20220337408 Bijlage 2. 'De Was wordt tabel bij de Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022
Tekst van het document
Bijlage 2 ‘De was/wordt tabel” bij de Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022
Was
Is
Toelichting
Artikel 1 eerste lid De Auditcommissie is een commissie ingesteld op grond van artikel 84 van de Gemeentewet. Artikel 1 lid 2 Onder de accountant wordt verstaan de accountant als bedoeld in artikel 213 tweede lid van de Gemeentewet.
Artikel 1 eerste lid Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de Auditcommissie.
Redactioneel aangepast en toegevoegd dat de accountant belast is met de controle op de jaarrekening. Verder zijn ter nadere verduidelijking de onderdelen c en d toegevoegd.
Artikel 1 tweede lid In deze verordening wordt verstaan onder: a. de commissie: de auditcommissie; b. de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; c. de raad: de gemeenteraad; d. het college: het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 3 derde lid De Auditcommissie adviseert de raad over: a.
b.
het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole; de selectie van de accountant.
Artikel 2 eerste lid De Auditcommissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, en het kunnen vervullen van zijn toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.
Deze is vanwege de huidige werkwijze en de gewenste taakuitbreiding in de Verordening opgenomen en schept meer duidelijkheid over de taken van de Auditcommissie. In lid 2 wordt een nadere toelichting opgenomen wat in ieder geval onder deze taken kan worden verstaan.
Artikel 2 tweede lid, sub a tot en met c
Artikel 2 tweede lid sub a In het programma van eisen worden ook de aanvullende diensten opgenomen en dat is hiermee aangepast.
a. het vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole; b. de aanwijzing van de accountant. c. de beëindiging van de samenwerking met de accountant voor de controle van de jaarrekening en daarmee het intrekken van de
Artikel 2 tweede lid sub b Ingevolge artikel 213 lid 2 van de Gemeentewet wijst de raad een of meer accountants aan. De juiste term is daarom aanwijzen en niet selecteren of benoemen. Artikel 2 tweede lid, sub c De raad is ook bevoegd de aanwijzing van de accountant in te trekken. Het lijkt dan ook logisch het advies hierover dat de Auditcommissie de raad hierover adviseert en dit expliciet te benoemen. Artikel 2 derde lid Hiermee wordt geregeld dat de Auditcommissie over een
____________________________________ Bijlage ‘was/wordt’ tabel bij Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022
1
Was
Is
Toelichting aanwijzing van de accountant.
breed scala aan onderwerpen voorstellen aan de raad daarover kan voorleggen of de raad over adviseren.
Artikel 2 derde lid De auditcommissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen voorstellen uit te brengen en deze onderwerpen te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten voor in ieder geval de in het tweede lid van dit artikel onder a tot en met c genoemde onderwerpen. Artikel 2 vierde lid De Auditcommissie overlegt met de accountant over de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening, met name voor wat betreft de volgende onderwerpen: a. goedkeurings- en rapporteringstoleranties; b. het normenkader; c. door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten; d. de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de frequentie en inrichting; e. post- en prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken. adviseert hierover aan de raad.
Artikel 2 tweede lid sub d de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening aan de hand van het interne auditplan en het controleprotocol voor de accountantscontrole en met name voor wat betreft: i. de goedkeurings- en rapporteringstoleranties; ii. door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten; iii. de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de frequentie en inrichting; iv. prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.
Conform de huidige werkwijze bespreekt de Auditcommissie de opdrachtformulering aan de hand van het interne auditplan en het controleprotocol voor de accountantscontrole.
Artikel 3 lid 4 sub b het normenkader;
Artikel 2 tweede lid sub e. het normenkader financiële rechtmatigheid en de wijze van agendering van het normenkader in de raad;
Dit is de juiste benaming voor het normenkader en biedt een nadere verduidelijking. Het normenkader wordt alleen in de Auditcommissie behandeld voordat het ter besluitvorming wordt geagendeerd in de raad. Dit betekent dat de Auditcommissie ook adviseert over de wijze van agendering in de raad (hamerstuk, hamerstuk met stemverklaring of bespreekpunt).
Artikel 3 tweede lid Ook kan de Auditcommissie over andere rapportages van de accountant met hem overleggen en hierover adviseren aan de raad
Artikel 2 tweede lid sub f het rapport van bevindingen van de interim-controle
Hier wordt de rapportage genoemd waar de Auditcommissie volgens de huidige werkwijze over spreekt.
Artikel 3 tweede lid De Auditcommissie overlegt met de accountant over de controles en
Artikel 2 tweede lid sub g het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de
Het normenkader is in artikel 2 lid 2 sub e apart eruit gelicht (zie voor onderbouwing de toelichting bij dit onderdeel). Artikel 3 tweede lid sub iv Het woord ‘post’ (art 2 vierde lid onder sub e vorige verordening) is weggelaten, omdat het is niet duidelijk wat hiermee wordt bedoeld. Met prioriteiten wordt ook bedoeld het meegeven van speerpunten namens de gemeenteraad waarover de accountant in zijn verslag over rapporteert.
Door de reikwijdte van het eerste lid van artikel 2 en artikel 2 tweede lid sub m wordt de mogelijkheid geboden om ook over andere rapportages zoals bijvoorbeeld van de accountant te overleggen en te adviseren en hoeft dit niet specifiek nog zo in de verordening te worden opgenomen. Dit is een nadere precisering en is ook vanwege de huidige werkwijze nu expliciet in de verordening opgenomen.
____________________________________ Bijlage ‘was/wordt’ tabel bij Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022
2
Was
Is
rapportages die deze uitbrengt ten behoeve van de raad en adviseert hierover aan de raad.
jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring
Artikel 3 vijfde lid De Auditcommissie evalueert met de accountant of de uitvoering van de controle van de jaarrekening overeenkomstig opdracht heeft plaatsgevonden.
Artikel 2 tweede lid sub h de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en of deze overeenkomstig de opdracht hebben plaatsgevonden
De evaluatie gaat ook over de werkzaamheden en kan daarmee breder worden opgevat, waardoor aspecten als de onderlinge samenwerking en die met de interne organisatie kunnen dan ook aan de orde komen bij de evaluatie.
Artikel 2 tweede lid sub i tot en met sub m
Dit betreft een taakuitbreiding die de Auditcommissie voorlegt aan de raad en die een directe relatie heeft met de huidige taken van de Auditcommissie.
i. de opvolging van de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle; j. de vaststelling, uitwerking en naleving door het college van de verordeningen in de zin van artikelen 212 van de Gemeentewet inzake uitgangspunten voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie; k. de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer; l. De jaarrekeningen en overige documenten uit de P&C cyclus van verbonden partijen, voor zover dit raakt aan de financiële positie van de gemeente of de governance, en de raad de commissie hiertoe opdracht geeft. m. andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan hetgeen onder a tot en met k van dit artikel is genoemd.
Toelichting
Artikel 2 tweede lid sub i Dit heeft een directe link met de huidige werkzaamheden van de Auditcommissie en zorgt ervoor dat de Auditcommissie kan overleggen en adviseren over de opvolging van de aanbevelingen en de voortgang kan monitoren. De Auditcommissie gaat met de accountant en de interne adviseurs in gesprek over de stappen die zijn gezet of maatregelen die zijn getroffen en waar deze toe leiden. Ook monitort zij de voortgang. Artikel 2 tweede lid 2 sub j Artikel 212 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. In Haarlem zijn deze thans vastgelegd in de Financiële verordening. De auditcommissie krijgt als opdracht om te volgen hoe het College deze vastgestelde uitgangspunten toepast, en hierover desgewenst met de adviseurs in gesprek te gaan en de raad te adviseren over zijn bevindingen. Ook kan de Auditcommissie de raad adviseren over de vaststelling van deze verordening op het moment dat deze opnieuw moet worden vastgesteld. Dit betreft een taakuitbreiding die volgens de Auditcommissie aansluit bij haar andere taken. Artikel 2 tweede lid sub k Dit betreft een taakuitbreiding die volgens de Auditcommissie aansluit bij haar andere taken.
Artikel 2 tweede lid sub l De auditcommissie denkt ook een bijdrage te kunnen leveren, als de raad haar daartoe een opdracht verstrekt, te overleggen en adviseren over de financiële positie van bepaalde verbonden partijen. Dit zal niet standaard voor alle Verbonden Partijen gebeuren, maar zal voor een selectie van toepassing zijn bijvoorbeeld als het vermoeden er is dat de bedrijfsvoering van verbonden partijen substantieel invloed (gaat) hebben op de financiële positie van de gemeente of risico’s met zich meebrengt. Van belang hierbij is dat er sprake moet zijn van een raakvlak met de financiële positie van de gemeente of de governance. Artikel 2 tweede lid sub m Dit betreft ook een taakuitbreiding die in meer algemene bewoordingen is geformuleerd waardoor er ruimte is om hier onder onderwerpen onder te scharen die nu nog niet in beeld
____________________________________ Bijlage ‘was/wordt’ tabel bij Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022
3
Was
Is
Toelichting zijn. Dit is ook conform de huidige werkwijze. Zo bespreekt de Auditcommissie sinds twee jaar over de frauderisicoscan, nadat zij hier zelf navraag over heeft gedaan. Verder heeft zij de wens uitgesproken ook te willen spreken over:
Risicobeheersing bij grote projecten; Realistisch begroten; De stand van zaken opvolging Duisenberg aanbevelingen De jaarrekeningen en overige documenten uit de Planning & Controlcyclus van een selectie van Verbonden Partijen voor zover het betreft de financiële positie van de Verbonden Partijen in relatie tot de financiële positie van de gemeente, De Planning & Controlkalender (de commissie bekijkt namens de raad of de stukken voor de raad op de gewenste tijdstippen en wijze worden aangeleverd en geeft aan waar nog nadere actie op gewenst is). Informatiewaarde van de jaarrekening en begroting (met kwaliteit van informatie wordt bedoeld dat de financiële informatie zoals deze in begroting, kadernota en jaarrekening wordt gepresenteerd, voldoende inzicht en houvast biedt voor de kaderstellende en controlerende taken van de raad). Horizontale verantwoording. Artikel 2 derde lid De auditcommissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen voorstellen uit te brengen en te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten voor in ieder geval de in het tweede lid van dit artikel onder a tot en met c genoemde onderwerpen.
Dit betreft ook een taakuitbreiding die in meer algemene bewoordingen is geformuleerd waardoor er ruimte is om hier onder onderwerpen onder te scharen die nu nog niet in beeld zijn.
Artikel 2 vierde lid De Auditcommissie is tijdens het aanbestedingstraject de beoordelingscommissie die belast is met de selectie van de accountant. Zij laat zich hierbij ondersteunen en raadgevend adviseren door de commissiegriffier, de concerncontroller en desgewenst andere functionarissen. Zij laat zich hierbij ondersteunen en raadgevend adviseren door de commissiegriffier, de concerncontroller en desgewenst andere functionarissen.
Deze werkwijze wordt sinds de instelling van de Auditcommissie gehanteerd en nu ook opgenomen in de verordening.
Artikel 2 vijfde lid 5 In het kader van de uitoefening van de in dit artikel genoemde taken is de commissie bevoegd
Hiermee wordt geregeld dat de Auditcommissie ook over andere onderwerpen meer informatie kan opvragen die zij nodig acht voor de uitoefening van haar taken. De Auditcommissie overlegt nu jaarlijks over bijvoorbeeld de frauderisicoanalyse, nadat de Auditcommissie hier navraag
____________________________________ Bijlage ‘was/wordt’ tabel bij Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022
4
Was
Is
Toelichting
informatie in te winnen bij het college en elders over alle voor haar relevant te achten onderwerpen.
over heeft gedaan. Het lijkt de Auditcommissie beter om een wat meer algemene tekst op te nemen om daarmee te voorkomen dat de opsomming van onderwerpen te limitatief is. De Auditcommissie kan naar eigen goeddunken dan bepalen welke informatie zij nodig heeft voor een goede uitoefening van haar taken.
Artikel 2 eerste lid De Auditcommissie bestaat uit drie raadsleden vanuit de Rekenkamercommissie waaronder de voorzitter van de Rekenkamercommissie en één raadslid uit de commissie Bestuur die geen lid is van de Rekenkamercommissie. De leden hebben stemrecht.
Artikel 3 eerste lid De commissie bestaat uit vijf raadsleden waarvan ten minste één raadslid uit de commissie Bestuur.
Gezien het aandachtsgebied van de commissie Bestuur acht de Auditcommissie het raadzaam om vast te houden aan de bepaling dat één lid uit de commissie Bestuur moet komen. Door ten minste twee leden uit een oppositiepartij als lid van de AC te benoemen wordt duidelijk gemaakt dat de redelijke afspiegeling betrekking heeft op een redelijke verhouding tussen coalitie en oppositie.
Artikel 2 tweede lid De leden worden door de raad benoemd en ontslagen.
Artikel 3 derde lid De leden worden door de raad benoemd voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.
In de huidige verordening is de duur van de zittingsperiode niet opgenomen, terwijl de intentie wel was dat de zittingsperiode gelijk is aan die van de leden van de zittende raad. Voor deze commissie is het opbouwen van de juiste expertise en continuïteit van groot belang. Daarom wordt het hier expliciet opgenomen in de nieuwe verordening. Gelet op het technisch karakter van de besprekingen, en de inhoudelijke bijdrage die wordt verwacht van de leden, worden geen plaatsvervangers benoemd.
Artikel 2 lid 2 De leden worden door de raad benoemd en ontslagen.
Artikel 3 lid 4 Het lidmaatschap van de Auditcommissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raads- en/of commissielid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.
De focus komt nu meer te liggen op de mogelijke en reële situaties waarin het lidmaatschap van de Auditcommissie kan komen te vervallen en die in de vorige verordening niet als zodanig waren geregeld.
-
Artikel 3 vijfde lid De leden van de Auditcommissie worden bij afwezigheid niet vervangen.
Volgens de huidige werkwijze en nu in de verordening opgenomen.
Artikel 2 lid 6 De voorzitter van de Rekenkamercommissie is tevens voorzitter van de
Artikel 3 zesde lid De Auditcommissie kiest uit haar midden een voorzitter en
Nu er geen sprake meer is tussen een personele unie met de Rekenkamercommissie is het nodig een bepaling op te nemen hoe de voorzitter en plaatsvervangend voorzitter worden gekozen.
Artikel 2 lid 3 Een lid wordt in ieder geval ontslagen als hij geen deel meer uitmaakt van de Rekenkamercommissie of de commissie Bestuur.
Artikel 3 tweede lid De benoemde leden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste twee raadsleden moeten komen uit een niet in het college vertegenwoordigde partij. Van elke in de raad vertegenwoordigende fractie kan maximaal één raadslid in de commissie worden benoemd.
Het stemrecht is verwijderd. De commissie wordt geacht technisch te adviseren, en daarom is de ervaring dat er niet of nauwelijks stemmingen nodig zijn.
Artikel 2 lid 4 Het lidmaatschap eindigt aan het einde van de raadsperiode.
____________________________________ Bijlage ‘was/wordt’ tabel bij Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022
5
Was
Is
Toelichting
Auditcommissie.
een plaatsvervangend voorzitter.
De voorzitter van de Auditcommissie maakt tegelijkertijd ook deel uit van de commissie en kan derhalve ook inhoudelijk deelnemen aan de vergadering.
Artikel 2 lid 7 De ondersteuning wordt verricht door de secretaris of plv. secretaris van de Rekenkamercommissie.
Artikel 3 zevende lid De Auditcommissie wordt ondersteund door een commissiegriffier, die door de griffier wordt aangewezen.
Dit is conform de huidige praktijk aangepast en in de Verordening opgenomen. N.b. bij de aanstellingsuren van de secretaris van de RKC is geen rekening gehouden met het bieden van deze ondersteuning en vandaar is deze passage komen te vervallen.
Artikel 2 lid 5 Als adviseurs van de Auditcommissie treden op de concerncontroller, de gemeentesecretaris en de wethouder financiën.
Artikel 3 achtste lid De Auditcommissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de concerncontroller, de commissiegriffier, de wethouder financiën en overige functionarissen werkzaam op het gebied van de coördinatie van de beleidscyclus en de interne controle en de accountant. Zij kunnen door de Auditcommissie worden uitgenodigd voor een (onderdeel van de) vergadering.
De accountant wordt door de Auditcommissie ook een adviseur beschouwd en daarom ook als zodanig genoemd. Tevens wordt hiermee de mogelijkheid geboden om ook andere functionarissen als adviseur uit te nodigen zoals nu regelmatig het geval is voor de interne auditors. Voor alle adviseurs geldt nu dat zij voor (delen van) de vergadering worden uitgenodigd. Dit is nu uitdrukkelijk aangegeven.
Artikel 3 lid 1 De Auditcommissie bevordert de afstemming van diverse onderzoeken en controles die ingevolge de artikel 182, 213 en 213a van de Gemeentewet worden uitgevoerd en adviseert hierover aan de raad.
Vervallen
Het is de Rekenkamercommissie die al enige tijd de raad voorziet van advies omtrent de onderzoeken die door het college ingevolge artikel 213a van de Gemeentewet zijn uitgevoerd.
Artikel 4 eerste lid De commissie vergadert in beslotenheid, tenzij de commissie anders bepaalt.
Gezien de aard van de te bespreken onderwerpen en de gewenste openheid waarmee over deze onderwerpen kan worden gesproken met de accountant en de interne adviseurs wordt er nu in beslotenheid vergaderd. Het besloten karakter van de vergaderingen van de Auditcommissie stimuleert om met open vizier en zonder politieke (bij)bedoelingen de discussie te voeren. De stukken van de Auditcommissie inclusief de verslagen zijn alleen voor raads- en commissieleden wel via de website te raadplegen. Voor de in artikel 3 lid 3 genoemde onderwerpen maakt de Auditcommissie een openbaar advies aan of voorstel voor de gemeenteraad waarin zij ook zakelijk verslag doet over het besprokene tijdens haar vergadering(en). Door de ‘tenzij-bepaling’ kan voor bepaalde onderwerpen er voor worden gekozen om af te zien van beslotenheid.
Artikel 4 tweede lid De commissie vergadert zo vaak zij nodig acht en in ieder geval zes keer per jaar volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema.
Gelet op het huidige takenpakket en de gewenste takenuitbreiding, denkt de Auditcommissie dat het realistisch is om uit te gaan van minimaal zes vergaderingen.
Artikel 4 Frequentie van vergaderen De Auditcommissie vergadert zo vaak zij nodig oordeelt.
De Auditcommissie lijkt het nuttig om minstens eenmaal per jaar af te stemmen met de Rekenkamercommissie over de samenhang tussen de onderwerpen die zij in hun respectievelijke vergaderingen bespreken en de raad over
____________________________________ Bijlage ‘was/wordt’ tabel bij Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022
6
Was
Is
Toelichting adviseren. Deze samenhang zal zich met name richten op technisch-financiële aspecten.
Artikel 4 derde lid De vergadering van de commissie vindt doorgang indien tenminste drie van de vijf leden aanwezig zijn.
Volgens de werkwijze vindt de commissie doorgang als tenminste drie van de vier leden aanwezig zijn. Dat was niet in de verordening opgenomen en is nu alsnog opgenomen (uitgaande van vijf leden).
Artikel 4 vierde lid De voorzitter bepaalt in samenspraak met de leden van de commissie plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.
Volgens de huidige werkwijze en nu in de verordening opgenomen.
Artikel 4 vijfde lid De oproep met daarbij de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste zeven dagen voor aanvang van de vergadering via de website van de gemeente bekendgemaakt.
Volgens de huidige werkwijze nu in de verordening opgenomen.
Artikel 4 zesde lid Van iedere vergadering wordt van het besprokene een zakelijke weergave in een verslag opgenomen, waarbij de standpunten van de commissieleden worden vermeld. De commissiegriffier draagt zorg voor agendering van dit concept verslag in de eerstvolgende vergadering van de commissie. Het verslag wordt door de commissie vastgesteld.
Volgens de huidige werkwijze nu in de verordening opgenomen.
Artikel 2 lid 1 … De leden hebben stemrecht
Artikel 4 zevende lid In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.
Dit betreft een vastlegging van de huidige werkwijze. In haar adviezen en voorstellen streeft de commissie naar consensus, en indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt. Achtergrond hiervan is dat gezien de complexiteit van de materie een afwijkend inhoudelijk standpunt, dat niet wordt gesteund door de meerderheid van de commissie, van belang kan zijn voor de gemeenteraad. Hiermee wordt tevens benadrukt dat de auditcommissie geen politieke functie heeft.
Artikel 6 Inwerkingtreding
Artikel 7 Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.
Formulering conform hetgeen thans gebruikelijk is.
Deze verordening treedt de dag na publicatie in werking.
____________________________________ Bijlage ‘was/wordt’ tabel bij Verordening Auditcommissie gemeente Haarlem 2022
7