20220193090 1. Vaststelling Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2022
Tekst van het document
Collegebesluit
Onderwerp Vaststelling Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2022 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap
Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 5 juli 2022
2022/193090 Wienen, J. 6.2 Gemeentelijk bestuur JZ Barwari, R. 023-5115522 rbarwari@haarlem.nl Op 19 december 2017 heeft het college het Mandateringsbesluit 2018 vastgesteld. Tussen december 2017 en nu zijn incidentele mandaatbesluiten vastgesteld. Regelmatig moet het Mandateringsbesluit (integraal) worden beoordeeld en waar nodig aangepast aan wijzigingen in wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie. Het is dan ook wenselijk om nu het bestaande Mandateringsbesluit 2018 te vervangen door een nieuw (geactualiseerd) besluit.Het betreft mandatering van bevoegdheden van college en burgemeester. Om die reden is het besluit tot vaststelling van het Mandateringsbesluit een gezamenlijk besluit, een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft. Dit besluit wordt ter informatie toegestuurd aan de commissie Bestuur. - Vaststellen Organisatiestatuut 2018, Mandateringsbesluit 2018 en Budgethoudersregeling 2018 (2017/486858) in college van 19 december 2017 Het college Besluit: 1. Het Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2022 vast te stellen. de secretaris,
Besluit Burgemeester d.d. 5 juli 2022
de burgemeester,
De burgemeester Besluit: - Het Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2022 vast te stellen. De burgemeester,
Kenmerk: 2022/193090
1/6
1. Inleiding Het Mandateringsbesluit en het bijbehorende mandatenregister van de gemeente Haarlem hebben betrekking op de bevoegdheden die het college en de burgemeester aan de ambtelijke organisatie (en in sommige gevallen: aan derden) opdragen. Op 19 december 2017 hebben het college en de burgemeester, een ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, het Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2018 vastgesteld (2017/486858). Tussen 2018 en nu zijn incidentele mandaatbesluiten vastgesteld. Regelmatig moet het Mandateringsbesluit integraal worden beoordeeld en aangepast aan wijzigingen in wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de gemeentelijke organisatie. Het is dan ook wenselijk het bestaande Mandateringsbesluit 2018 te vervangen door een nieuw geactualiseerd besluit. Het Mandateringsbesluit omvat algemene spelregels over het gebruik van mandaten (inclusief volmachten en machtigingen voor privaatrechtelijke rechtshandelingen en feitelijke handelingen) inclusief een register, waarin per organisatieonderdeel de bevoegdheden zijn opgenomen die door middel van mandaten kunnen worden uitgeoefend. De actualisatie die nu plaatsheeft betreft het mandatenregister. De algemene regels voor mandatering zijn ongewijzigd. Bij deze actualisatie worden tevens de tussentijdse mandaatbesluiten, waartoe het college (resp.
de burgemeester) heeft besloten sinds de laatste vaststelling van het Mandateringsbesluit op 19 december 2017, in het mandatenregister ingepast. 2. Besluitpunt college Het college van burgemeester en wethouders Besluit: - het Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2022 vast te stellen. 3. Beslispunt burgemeester De burgemeester Besluit: - het Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2022 vast te stellen. 4. Beoogd resultaat Met dit besluit wordt de mandatering van de bevoegdheden van het college en de burgemeester aangepast aan de actualiteit. Daarmee wordt voorkomen dat besluiten namens het college of de burgemeester onbevoegdelijk worden genomen en daardoor geen rechtskracht hebben.
Kenmerk: 2022/193090
2/6
5. Argumenten Mandatering faciliteert een efficiënte en tijdige afhandeling van zaken In diverse wettelijke regelingen zijn bevoegdheden toegekend aan bestuursorganen van de gemeente. Om de bestuursorganen te ontlasten en sneller te komen tot afdoening van zaken, kunnen deze bevoegdheden worden gemandateerd aan personen die werkzaam zijn in de ambtelijke organisatie (of in voorkomende gevallen: daarbuiten). Deze personen kunnen dan in naam en onder verantwoordelijkheid van het bestuursorgaan besluiten nemen en ondertekenen. Mandaten worden verleend aan afdelingsmanagers Uitgangspunt van het Mandateringsbesluit is dat mandaten zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd, maar wel aansluitend bij managementverantwoordelijkheid. Dit betekent dat mandaten in beginsel aan afdelingsmanagers worden verleend. Mandaat kan ook in voorkomende gevallen worden verleend aan externe partijen, bijvoorbeeld aan personen die werkzaam zijn in verbonden partijen die wettelijke taken voor Haarlem uitvoeren. Degene aan wie mandaat is verleend (de mandaathouder) kan op grond van het Mandateringsbesluit op zijn of haar beurt ondermandaat verlenen aan (ondergeschikte) medewerkers, mits dit passend is gelet op de aard van de bevoegdheid en de functie van de betreffende medewerker. Indien ondermandaat niet is toegestaan, is dit bij het betreffende mandaat vermeld.
Het Mandateringsbesluit betreft college- en burgemeestersbevoegdheden, mandaten van andere bestuursorganen en financiële mandaten zijn separaat geregeld Het Mandateringsbesluit van Haarlem betreft de mandatering van bevoegdheden van het college en de burgemeester aan de ambtelijke organisatie. Mandaten van degenen die hun bevoegdheden direct aan een wet ontlenen, zoals ambtenaren belast met heffing en invordering van gemeentelijke belastingen of de leerplichtambtenaar, staan in afzonderlijke mandateringsbesluiten. Financiële bevoegdheden zijn evenmin opgenomen, want deze staan los van het Mandateringsbesluit en worden apart geregeld in de budgethoudersregeling. Ook de mandatering van bevoegdheden van de raad (aan de griffier) zijn bij separaat besluit geregeld. Een aantal wijzigingen is doorgevoerd ten opzichte van het Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2018 Er is een aantal inhoudelijke aanpassingen doorgevoerd en er zijn enkele redactionele en technische veranderingen aangebracht, met het oog op een betere leesbaarheid. Tussentijdse incidentele mandaatbesluiten die sinds de inwerkingtreding van het Mandateringsbesluit 2018 zijn vastgesteld, zijn ingepast (geconsolideerd). De volgende inhoudelijke wijzingen zijn doorgevoerd (de belangrijkste worden vermeld).
Kenmerk: 2022/193090
3/6
Mandatenregister - Algemene mandaten Besluiten op verzoeken op grond van Woo, Who en AVG Het mandaat om te besluiten op Woo-verzoeken wordt aangevuld met de overige wetten die betrekking hebben op informatie en gegevensverwerking en op grond waarvan een verzoek kan worden ingediend, zijnde: - Wet open overheid (inwerking getreden op 1 mei 2022 en vervanger van de Wet openbaarheid van bestuur) - Wet hergebruik overheidsinformatie (hergebruiksverzoek) - Algemene verordening gegevensbescherming (informatieverzoeken, zoals inzage en vergetelheid; artikel 13 t/m 23 AVG). Handhaving van de medewerkingsplicht zoals bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht Sinds 1 juli 2021 heeft het college de algemene bevoegdheid om via een last onder bestuursdwang of dwangsom naleving van de plicht aan een toezichthouder af te dwingen. Voor een effectieve handhaving van de medewerkingsplicht wordt mandaat verleend aan afdelingsmanagers. Besluiten inzake subsidieverstrekking In het huidige Mandateringsbesluit zijn de mandaten met betrekking tot subsidieverstrekking per afdeling verschillend geregeld. Het is wenselijk om daar meer eenduidigheid in aan te brengen. Met de wijziging wordt beoogd dat de mandateringsregeling rondom subsidieverstrekking efficiënt en uniform is en voor elke afdeling op dezelfde wijze is geregeld.
Subsidieverstrekking op grond van de Algemene Subsidieverordening Haarlem 2021 en aanverwante wet- en regelgeving wordt gemandateerd aan de afdelingsmanager van een vakafdeling die tevens budgethouder is op het terrein van de te verstrekken subsidiegelden. Mandaten per afdeling Afdeling Data, Informatie en Analyse Het college geeft volmacht aan de medewerker werkzaam op de afdeling DIA die is belast met het beheer van de Basisregistratie Kadaster publiekrechtelijke beperkingen om feitelijke handelingen te verrichten conform de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken. Afdeling Economie, Cultuur Duurzaamheid en Wonen, afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving en afdeling Maatschappelijk Ondersteuning De Huisvestingswet en de Huisvestingsverordening gemeente Haarlem zijn per ingang van 1 januari 2022 gewijzigd. Dat brengt mee dat de artikelnummers die in het huidige Mandateringsbesluit staan niet meer aansluiten op de geldende wet- en regelgeving. In de Huisvestingsverordening Haarlem
Kenmerk: 2022/193090
4/6
2022 is daarnaast aan aantal nieuwe bevoegdheden toegevoegd, bijvoorbeeld op het gebied van opkoopbescherming. Afdeling Klantcontactcentrum en afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving Op grond van artikel 87 van het Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens (RVV) kan het college besluiten nemen met betrekking tot het verlenen, wijzigen en intrekken van (dag)ontheffingen met inachtneming van geldend beleid en regelingen. Het college verleent mandaat van de hierboven genoemde bevoegdheid aan de afdelingsmanagers van de afdeling Vergunningen, Toezicht en Handhaving en de afdeling Klantcontactcentrum. Afdeling Klantcontactcentrum De reeds gemandateerde collegebevoegdheden en burgemeestersbevoegdheden met betrekking tot of verband houdend met de organisatie van verkiezingen zijn geherformuleerd en geactualiseerd. Afdeling HRM en Bijlage 2 Mandaten en volmachten personeelszaken Een belangrijke wijziging in het Mandaatregister en bijbehorende bijlage 2 ziet op de bevoegdheden op het terrein van personeelsmanagement. Het college is de werkgever van het ambtelijk personeel. In verband met de slagvaardigheid is de directie gemandateerd een aantal werkgeversbevoegdheden uit te voeren. Deze mandaten aan de directie zijn passend bij de zwaarte van de bevoegdheden en worden om die reden niet aan de afdelingsmanager HRM overgelaten.
Het gaat om de volgende bevoegdheden: -Besluiten tot het afwijken van de Reiskostenregeling woon- werkverkeer (mandaat aan de directeur van de betreffende afdeling). Onderstaande bevoegdheden zijn toegevoegd aan het Mandaatregister (mandaat aan voltallige directie): -Bij nieuwe of gewijzigde taken besluiten op de indeling van een takenpakket in een HR21 functiebeschrijving, met uitzonding van leidinggevende functies -Besluiten tot het toevoegen van een HR21 functiebeschrijving aan het functieboek HR21 gemeente Haarlem. Dit betreft nieuwe mandaten die gebaseerd zijn op de Procedureregeling functiebeschrijvingen en functiewaardering gemeente Haarlem (vastgesteld door het college op 24 september 2019) zoals opgenomen in het Personeelshandboek van gemeente Haarlem. Afdeling Omgevingsbeleid In artikel 6.1, eerste lid, van het Besluit omgevingsrecht is een algemeen adviesrecht aan het college van burgemeester en wethouders toegekend met betrekking tot aanvragen om omgevingsvergunningen voor projecten binnen hun gemeente, ten aanzien waarvan zij niet zelf het bevoegd gezag zijn. Gezien de korte termijn van twee tot vier werken waarin het advies uitgebracht
Kenmerk: 2022/193090
5/6
dient te worden, wordt aan de afdelingsmanager van de afdeling Omgevingsbeleid mandaat verleend voor het uitbrengen van advies namens het college aan andere bestuursorganen. 6. Risico’s en kanttekeningen Mandatering van de bevoegdheid tot het toepassen van een hardheidsclausule Uitgangspunt bij de bevoegdheid tot het toepassen van een hardheidsclausule, indien hierin in de regelgeving wordt voorzien, is dat deze bevoegdheid niet wordt gemandateerd De hardheidsclausule is bedoeld voor uitzonderlijke en onvoorzienbare gevallen. Het is van belang dat bestuurlijke verantwoordelijkheid wordt gedragen voor gevallen waarin hardheid leidt tot het afwijken van of het buiten werking stellen van regelgeving, en eventueel ook (ongewenste) precedentwerking dreigt. Bij wijze van uitzondering op dit uitgangspunt is bij de vaststelling van de Huisvestingsverordening Haarlem 2017 en later in 2022 Woonservice gemandateerd voor het afhandelen van verschillende urgentieaanvragen. WoonService is een coöperatie ten behoeve van woningzoekenden voor het samenbrengen van vraag en aanbod van (sociale) huurwoningen. Deze mandatering bevordert de praktische uitvoerbaarheid en maakt het mogelijk om de vereiste snelheid in het traject te behouden. Het is echter niet in lijn met het algemeen uitgangspunt om voor de bevoegdheid tot toepassing van een hardheidsclausule geen mandaat te verlenen.
Dit mandaatbesluit zal bij de volgende actualisatie van het Mandateringsbesluit tegen het licht worden gehouden. Tot die tijd geldt de afspraak dat Woonservice het college actief informeert als toepassing van de hardheidsclausule wordt overwogen. 7. Uitvoering De verleende ondermandaten zijn niet in het Mandaatregister verwerkt. Na vaststelling van het Mandateringsbesluit zullen de ondermandaten ook worden herzien en geactualiseerd. hoeft geen collegebesluit genomen te worden. Het Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2022 wordt na vaststelling bekendgemaakt in het elektronische gemeenteblad. 8. Bijlage - Bijlage 1: het Mandateringsbesluit gemeente Haarlem 2022
Kenmerk: 2022/193090
6/6