20220056077 2. Bijlage 1 Strategisch personeelsbeleid

In personeelsgesprekken wordt de ervaren werkcultuur een vast onderdeel van gesprek. Ook tijdens het exitgesprek en in de exit-enquête wordt hier bijzondere aandacht aan besteed. In 2020 is een netwerk van D&I-ambassadeurs gevormd. Deze groep heeft een belangrijke signalerende functie als ogen en oren. Zij verrijken en verdiepen het beeld over hoe het met de organisatie gaat op het gebied van diversiteit inclusie, en wat ons te doen staat. Het gesprek met ambassadeurs heeft tijdens de pandemie onder druk gestaan, maar krijgt een impuls.

12

Qlikview bezetting peildatum oktober 2021 Bijna net zoveel vrouwen als mannen topambtenaar bij gemeenten | BNR Nieuwsradio 14 SI 65219 TK Kamerbrief - De Barometer Culturele Diversiteit komt per 1 juli 2020 beschikbaar 13

24

Als volgende stap is het nodig om aan te sluiten bij het organisatiekompas en het onderwerp mee te nemen in het leiderschapsprogramma dat doorontwikkeld wordt in 2022. Hiermee wordt het onderwerp breder verankerd binnen de organisatie. Aan de hand van de Nederlandse Inclusiviteitsmonitor wordt opnieuw gemonitord in hoeverre het bewustzijn op het gebied van D&I groeit en wij een steeds prettiger en inclusievere cultuur ontwikkelen ten opzichte van de meting in 2019. Diversiteit en inclusie blijven hoog op de agenda staan.

6.4 Misstanden en ongewenst gedrag Wij werken voortdurend aan een inclusieve en open cultuur, waarin we met respect voor elkaar samenwerken en integer handelen. In een deze cultuur moeten medewerkers zich vrij en veilig voelen om zich te kunnen uiten, dilemma’s te bespreken, en om misstanden of ongewenst gedrag te melden. Directie en managers dragen deze boodschap consequent uit, en in interne communicatie wordt hier aandacht aan besteed. Idealiter voelt iedereen zich vrij om misstanden of ongewenst gedrag te bespreken met de eigen leidinggevende. Voor het bespreken van vragen en dilemma’s met betrekking tot misstanden en ongewenst gedrag kunnen medewerkers ook terecht bij vertrouwenspersonen. De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, waardoor medewerkers hun verhaal kwijt kunnen. Zij ondersteunen bij het zoeken naar oplossingen van het vraagstuk of bij stappen die de medewerker kan nemen. De vertrouwenspersoon heeft een geheimhoudingsplicht. Dat betekent dat alles wat wordt besproken tussen medewerkers en een vertrouwenspersoon vertrouwelijk blijft. Met ingang van 1 mei 2019 geldt er een gemeentelijke regeling met betrekking tot het melden van een vermoeden van een misstand: Regeling melden vermoeden misstand gemeente Haarlem 2019.

Doel van deze nieuwe meldingsregeling is het bevorderen van het melden door medewerkers van hun vermoedens van misstanden, met een duidelijke procedure en een duidelijke plek waar de melding kan worden neergelegd en door de werkgever worden opgepakt. Als er vermoedens van een misstand hebt en hierover een melding wilt doen, kunnen medewerkers terecht bij het Meldpunt Integriteit. Op Intranet wordt uitgelegd hoe medewerkers zich kunnen melden en wat er gebeurt met een melding. Met ingang van de regeling zijn de leden van het Meldpunt Integriteit externe deskundigen, zonder binding met of betrokkenheid bij de gemeente Haarlem of de gemeente Zandvoort. Dit sluit beter aan bij een zo onafhankelijk en objectief mogelijke behandeling van meldingen over vermoedelijke misstanden. Het Meldpunt Integriteit valt onder directe verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris. Het melden bij het Meldpunt Integriteit zorgt voor een heldere en consequente afhandeling van meldingen. Met een centrale registratie van alle meldingen krijgt de organisatie daarnaast zicht op trends en ontwikkelingen. Het is in het belang van de organisatie dat misstanden aan het licht komen en worden beëindigd. Een melder wordt op geen enkele wijze in zijn (rechtspositionele) positie benadeeld, als hij of zij te goeder trouw handelt en geen persoonlijk gewin heeft bij de melding.

Een misstand is niet hetzelfde als ongewenste omgangsvormen op de werkvloer zoals bijvoorbeeld pesten, (seksueel) intimiderende of vijandige gedragingen of uitlatingen in de werksfeer. Daarvoor bestaat een aparte regeling: Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen.

25

7.

Aanpak De uitdagingen en ambities op het gebied van werven, binden, boeien, behouden, organisatieontwikkeling, diversiteit en inclusie vragen om een gerichte en integrale aanpak. Aan de hand van dit strategisch personeelsbeleid wordt het programma organisatieontwikkeling voortgezet, worden HR-beleid en -instrumenten ontwikkeld en richten we onze communicatieuitingen op de interne en externe arbeidsmarkt. We werken zo aan harde interventies, zoals aanpassingen in beleid, systemen en processen. En aan zachte interventies, zoals ontwikkeling van een inclusieve cultuur, gedrag en (persoonlijk) leiderschap. Daarbij kiezen we voor een interdisciplinaire en projectmatige aanpak. Het uitwerken van de vier doelen vraagt betrokkenheid van de hele organisatie. In de uitvoering houden we oog voor wensen, behoeften en context van de organisatie en medewerkers. We volgen actualiteiten en ontwikkelingen en analyseren of die van invloed zijn op ons werkgeverschap. We kiezen voor een aanpak die ons helpt mee te bewegen met de maatschappelijke opgaven van Haarlem en Zandvoort. Een aanpak langs de lijnen van het organisatiekompas. We versterken gegevensmanagement en informatievoorziening aan het management, directie en bestuur, zodat we kunnen zien of interventies effect hebben of bijsturing nodig hebben. We ontwikkelen daartoe een dashboard.

Periodiek evalueren we, toetsen we of we de goede dingen doen en of we de dingen goed doen. Indien nodig sturen we bij of passen we onze prioriteiten aan om ons doel te bereiken. De gemeenteraad van Haarlem wordt via de paragraaf Bedrijfsvoering in de jaarrekening en programmabegroting geïnformeerd over de voortgang.

26

Bijlage 1 Personeelskenmerken en kengetallen

Tabel 1 Kenmerken personeelsbestand 2016 t/m 2020 in vergelijking met referentiegroepen 100.000+ gemeenten (A&O fonds personeelsmonitor 2020)

Pensionering

2021

2022

2023

2024

2025

2026

2027

5

22

28

29

44

37

49

Totaal tot 2027

214

Tabel 2 Aantal medewerkers dat tot 2027 de AOW-leeftijd bereikt

27

Tabel 3 In- en uitstroom in vergelijking met 100.000+ gemeenten (A&O fonds personeelsmonitor 2020)

28

De interne en externe ontwikkelingen en hun relatie tot strategisch personeelsbeleid is hieronder visueel weergegeven:

De samenstelling van ons personeelsbestand geeft op hoofdlijnen inzicht in de personele ontwikkelingen van onze organisatie. Kijkend naar de verhouding man-vrouw constateren we dat procentueel gezien er binnen in onze organisatie meer vrouwen dan mannen werkzaam zijn. De uitstroom neemt de laatste jaren toe. De verwachting is dat dit de komende jaren alleen maar zal toenemen, gezien het aantal medewerkers dat de komende jaren wegens het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd uit stroomt. Van de 1.500 medewerkers bereikt 14% binnen zes jaar de AOW-leeftijd. Zij kunnen er echter voor kiezen eerder met pensioen te gaan. Dat moet tijdig onderwerp van gesprek zijn tussen manager en medewerker in het kader van het SPP. De afgelopen jaren is de gemiddelde leeftijd van medewerkers gedaald. Dit kan verschillende effecten hebben. Eén daarvan is bijvoorbeeld dat jongere medewerkers makkelijker van baan wisselen en zich dus sneller zullen laten verleiden elders in dienst te treden. Deze groep nadrukkelijk binden en boeien is heel belangrijk om deze kennis binnen te houden (en tevens te besparen op de kosten van werving en selectie). Dit zou ook kunnen leiden tot een grotere noodzaak om tijdelijk externe capaciteit in te huren om dit op te vangen. Datzelfde zou kunnen gelden voor een eventuele toename van zwangerschap en ouderschapsverlof. Enzovoort.

(het goed volgen van deze ontwikkelingen is van groot belang. Daar worden de rapportages van HR in de toekomst steviger op ingericht).

29

Figuur 4 Verhouding mannen en vrouwen in 2021

30

Bijlage 2 Analyse uitstroomcijfers en -redenen Als uitgangspunt zijn de uitstroomdata van onze eigen organisatie genomen. Deze worden vergeleken met de Personeelsmonitor gemeenten 2020/AO fonds 100.000 + gemeenten. Hierbij komen de volgende aspecten van uitstroom aan bod: • Redenen van uitstroom • Uitstroomcijfers per domein/afdeling Redenen van uitstroom Categorieën uitstroom In de gemeente Haarlem zijn de volgende categorieën uitstroom vastgelegd in het systeem voor 2020 en 2021. redenen voor uitstroom 2020 (%) Arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV 2% Een andere, hiervoor niet genoemde reden 3% Einde arbeidsovereenkomst door opzegging, door toedoen of op initiatief van de werknemer 57% Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 15% Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, e.d.) 20% Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet) 1% Overlijden 2% 100%

2021 (%) 1% 1% 71% 10% 15% 0% 3% 100%

Tabel 4 Categorieën uitstroom 2020 en 2021 De meest voorkomende reden voor uitstroom “Einde arbeidsovereenkomst door opzegging, door toedoen of op initiatief van de werknemer” betreft 72% van 131 vertrekkende medewerkers. Dit betekent dat 94 personen van af 1 januari 2021 tot en met 31 oktober 2021 onze organisatie op eigen initiatief hebben verlaten. Dit is de categorie die hier relevant is. Analyse uitstroomredenen Voor de analyse is gebruik gemaakt van enerzijds de resultaten van de online exit enquête die aan vertrekkende medewerkers wordt toegestuurd en anderzijds een rondgang langs de afdelingsmanagers/HR adviseurs. Daaruit komt het volgende beeld naar voren: Algemeen • Een toenemend krappe arbeidsmarkt, waardoor onze medewerkers actiever worden benaderd en ‘verleid’ door andere werkgevers, ook als zij zelf niet op zoek zijn • De huidige jonge generatie medewerkers verandert sneller van baan en heeft minder behoefte aan zekerheid, dan de oudere generaties (toen zij jong waren)

31

Online Exit enquête Op basis van de resultaten van de exit-enquête (ingevuld door 3115 van de 94 op eigen initiatief vertrekkende medewerkers, dat is 33%16) komt een diversiteit aan redenen naar voren. Duidelijk is dat de individuele ervaringen zeer gevarieerd zijn. Meest voorkomende aanleiding is een andere baan bij de overheid/in bedrijfsleven (waarbij de krappe arbeidsmarkt vermoedelijk een rol speelt) of pensioen. Bij verdiepende vragen (door een kleiner aantal ingevuld) wordt opgemerkt: Minder werkdruk, minder reisafstand, meer doorgroei-/ontwikkelmogelijkheden. Bij de vraag welke factoren nog meer van toepassing zijn geweest op de beslissing de gemeente Haarlem te verlaten wordt o.a. gemeld: Op zoek naar andere werksfeer, betere samenwerking met collega’s of leidinggevende, een organisatie waar talent en kwaliteiten beter worden gewaardeerd. Een enkeling geeft aan dat politiek-bestuurlijke en bureaucratische processen mede van invloed waren. Een ander vertrekt omdat zijn of haar leidinggevende ook vertrekt. Het grootste deel van de respondenten is tevreden of zeer tevreden over de kwaliteit van de door de leidinggevende gevoerde gesprekken. Slechts een klein deel is daarover ontevreden. Dit heeft overigens geen effect gehad op het vertrek.

Twee respondenten zijn van mening dat het belangrijk is bij het personeelsbeleid rekening te houden met een hoger salaris en minder werkdruk. Rondgang management/HR adviseurs • De HR adviseurs zijn binnen hun afdelingsportefeuilles nagegaan welke uitstroomredenen bekend zijn bij de leidinggevenden. Dit betreft met name het ontbreken van doorgroeimogelijkheden, loopbaankansen elders, hoge werkdruk, ad hoc opdrachtverstrekking vanuit bestuur en management, salaris en werkklimaat. • Vaak wordt er geen gesprek over gevoerd tussen medewerker en manager bij vertrek, de vraag is of we de high potentials voldoende in beeld hebben en daar beleid op hebben om ze vast te houden en doorgroei aan te bieden. Dit maakt deel uit van de verdere uitwerking van het Strategisch Personeelsbeleid. Uitstroomcijfers De veruit meest voorkomende reden voor uitstroom is ‘einde arbeidsovereenkomst door opzegging, door toedoen of op initiatief van de werknemer’. Oftewel, medewerkers die de organisatie vrijwillig verlaten omdat zij elders werk hebben gevonden. Ontwikkeling uitstroom 2016 – 2020 In onderstaande grafiek is zichtbaar hoe het uitstroompercentage zich in de afgelopen jaren ontwikkeld heeft t.o.v. gemiddelde uitstroompercentages van de 100.000+ gemeenten (bron: Personeelsmonitor 2020 A&O fonds):

15

12,5% jonger dan 35 jr; 62,5% 35 t/m 55 jr; 25% 56 jr en ouder; Alle respondenten hebben een functie op HBO of WO niveau; Van de respondenten was 57,1% korter dan 3 jaar in dienst; 28,6% 11 t/m 21 jr; 14,3% langer dan 21 jaar 16 Het is niet verplicht deze in te vullen; 33% is geen ongebruikelijk percentage

32

Figuur 5 Uitstroompercentages gemeente Haarlem en 100.000+ gemeenten

• De uitstroom van de gemeente Haarlem is de afgelopen twee jaar gelijk of zit onder het gemiddelde van de 100.000+ gemeenten. • Over 2021 is de uitstroom in Haarlem 10,5%. Over 2021 zijn nog geen gegevens beschikbaar van 100.000+ gemeenten.

33

Uitstroom per domein/afdeling • In 2021 hebben 153 medewerkers de gemeente Haarlem verlaten. In onderstaande tabel is de uitstroom per afdeling en leeftijdscategorie weergegeven.

25 tot 35 jaar

35 tot 45 jaar

45 tot 55 jaar

55 tot 60 jaar

6

16

13

9

3

16

63

637

1

2

1

4

57

7,1%

3

2

2

3

10

63

15,9%

1

2

6

4

5

6

2 2

2

Fysiek domein*

2

4

10

Bedrijven

2

1 1

Afdeling Sociaal domein* Economie, Cultuur, Duurzaamheid en Wonen Jeugd, Onderwijs en Sport Klantcontactcentrum

1

Maatschappelijke Ondersteuning Schulden Minima en Sociale Recherche Veiligheid en Handhaving

1

2

1

Werk en Inkomen

Beheer en Beleid Openbare Ruimte

Bestuur en Communicatie

1

8

86

5,8% 12,4%

2

6

114

5,3%

11

1

13

41

386,5

10,6%

1

2

1

3

10

72

11,2%

3

6

1

11

41

27,2%

1

52

2,0%

1

2

60

3,3%

2

2

7

60

10,0%

2

28

7,4%

1

6

8

76

6,5% 10,3%

1

1 6

13

5

12

49

477,5

1

2

1

1

6

52

7,8%

1

1

3

40,0%

2

30

6,8%

2

35

5,8%

1

3

33,3%

4

7

51

12,0%

2

3

35

5,7%

3

10

31,6%

10

51

20,0%

7

67

9,0%

3

75

1,3%

2

32

6,3%

Boven de sterkte Concerncontrol

1

1

Data, Informatie en Analyse

2

Directie Facilitaire Zaken

1 2

1

Financien

1

Griffie HRM

1

1

2

2

1

3

Informatievoorziening

4

2

1

Interne Dienstverlening

1

1

Juridische Zaken

1

1

Managementondersteuning*** Totaal

15,5%

130

3

5

6,4%

110

5

Project- en contractmanagement

Bedrijfsvoering / staf

79

17 16

1

1

5

4 1

Programma- en Gebiedsmanagement 1

1 4

1

Vergunningen, Toezicht en Handhaving

13

28

9,9%

1

Omgevingsbeleid

Vastgoed

60 jaar Uitstroom en ouder 2021

gem. aantal Uitstroom mdw (%)

< dan 25 jaar

29

33

3 1 1

1

2

37

5,4%

9

41

153

1501

10,2%

* op basis van portefeuille-indeling / ** in "boven de sterkte" zitten mdw-ers bovenformatief en politiek verlof /*** afdeling managementondersteuning is per 1 oktober opgeheven

Tabel 5 Uitstroom naar afdeling en leeftijdscategorie in 2021

34

Verdeling uitstroom naar leeftijd De uitstroom is relatief gelijkmatig verdeeld over de leeftijdscategorieën. 2019

Leeftijd uit dienst jonger dan 25 25 tot 35 jaar 35 tot 45 jaar 45 tot 55 jaar 55 tot 60 jaar 60 jaar en ouder

aantal medewerkers 3 15 21 32 9 38 118

2020 % 3% 13% 18% 27% 8% 32% 100%

aantal medewerkers 4 21 24 27 13 38 127

2021 % 3% 17% 19% 21% 10% 30% 100%

aantal medewerkers 13 28 29 33 9 41 153

% 8% 18% 19% 22% 6% 27% 100%

Tabel 6 Leeftijd bij uitdiensttreding 2019 t/m 2021 In onderstaande tabel is de uitstroom naar leeftijdsklasse bij de gemeente Haarlem over 2020 en 2021 vergeleken met de percentages uit de Personeelsmonitor gemeenten 2020 over het jaar 2020. Het uitstroompercentage naar leeftijdsklasse geeft aan hoeveel medewerkers uit een leeftijdsklasse zijn uitgestroomd ten opzichte van alle medewerkers (uit alle leeftijdsklassen) die uitgestroomd zijn.

Figuur 6 Uitstroompercentage naar leeftijdsklasse, vergelijking met 100.000+ gemeenten A&O fonds personeelsmonitor Wat hier bij op valt: • Het percentage uitstroom van de groep medewerkers jonger dan 25 jaar (33,4%) is bij de gemeente Haarlem hoog: dit betreft 13 medewerkers op basis van gemiddeld 40 medewerkers in deze leeftijdscategorie. • In de gemeente Haarlem is de uitstroom van de leeftijdscategorieën tussen 25 en 55 jaar aanzienlijk hoger dan in vergelijking met het gemiddelde van de 100.000+ gemeenten. • De categorie van 60 jaar en ouder is de tweede grootste groep en komt met 16,4% bij de gemeente Haarlem overeen met de door het A&O fonds gemiddelde van 16,4%.

35

Uitstroom naar duur arbeidsrelatie Het is opvallend dat van de uit dienst tredende medewerkers circa 40% minder dan twee jaar bij de gemeente gewerkt heeft. Afgelopen drie jaar had circa 60% een arbeidsrelatie van minder dan 5 jaar. 2019

2020

19%

aantal medewerkers 23

18%

25

21%

27

21%

> 2 jaar ≤ 5 jaar

9

8%

27

21%

> 5 jaar ≤ 10 jaar

11

9%

7

6%

> 10 jaar ≤ 20 jaar

28

24%

20

16%

> 20 jaar ≤ 30 jaar

11

9%

7

6%

> 30 jaar ≤ 40 jaar

6

5%

5

4%

> 40 jaar en langer

6 118

5% 100%

11 127

9% 100%

duur arbeidsrelatie ≤ 1 jaar > 1 jaar ≤ 2 jaar

aantal medewerkers 22

%

%

2021 aantal mede% werkers 12% 18

27 46 18 27 11 1 5 153

18% 30% 12% 18% 7% 1% 3% 100%

Tabel 7 Duur arbeidsrelatie van uit dienst tredende medewerkers 2019 t/m 2021 Uitstroom naar leeftijd en arbeidsduur van medewerkers Onderstaande grafieken tonen de uitstroom naar leeftijd, afgezet tegen de arbeidsduur van medewerkers.

Figuur 7 Uitstroom naar leeftijd, afgezet tegen de arbeidsduur van medewerkers in 2019

36

Figuur 8 Uitstroom naar leeftijd, afgezet tegen de arbeidsduur van medewerkers in 2020

Figuur 9 Uitstroom naar leeftijd, afgezet tegen de arbeidsduur van medewerkers in 2021

37

Bijlage 3 In-, Door- en Uitstroomproces en HR-beleid Het In- Door- en Uitstroomproces (‘IDU’) dat de medewerker doorloopt en die de kaders schept voor het HR-beleid.

38

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 25 januari 2022

________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 39