20210283062 1. Rapportage adviescommissie samenwerking Zandvoort-Haarlem

Raadsstuk

Onderwerp Rapportage adviescommissie samenwerking Zandvoort-Haarlem Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2021/283062 Botter, J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Berg, K. van den 023-5113046 kvandenberg@haarlem.nl Mede naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie door bureau Berenschot van de ambtelijke samenwerking tussen Zandvoort en Haarlem, hebben in de periode tussen augustus 2020 en februari 2021 gesprekken plaatsgevonden tussen de colleges van beide gemeenten. Daarin is het niet gelukt tot overeenstemming te komen over het oplossen van (financiële) knelpunten. Daarom hebben de colleges samen besloten de geschillenregeling van de Gemeenschappelijke Regeling Zandvoort-Haarlem in werking te stellen.

Behandelvoorstel voor commissie

Op grond daarvan heeft een adviescommissie een rapportage en advies opgesteld, waar beide college zich vooraf aan hebben verbonden. De financiële kern van het advies is dat in de eerste plaats de efficiëncykorting van € 540.000 per jaar in vijf gelijke stappen naar nul wordt afgebouwd, te beginnen in 2021. Dit ontslaat college en organisatie niet om te blijven zoeken naar een zo efficiënt mogelijke uitvoering van werkzaamheden. In de tweede plaats adviseert de commissie dat Zandvoort voor een deel van de overige knelpunten € 156.000 per jaar extra betaalt aan Haarlem, ingaande 2021. Het college van Haarlem stelt de raad voor de adviezen van de commissie over te nemen. De commissie bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college en de wijze van agendering van het raadsstuk in de raad.

Relevante eerdere besluiten

2021/156404, Adviesvraag geschillencommissie gemeenschappelijke regeling 2021/268391, Planning rapportage adviescommissie geschillenregeling

Kenmerk: 2021/283062

1/6

Besluit College d.d. 25 mei 2021

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. De adviezen van de Geschillencommissie over te nemen. 2. De vergoeding van Zandvoort aan Haarlem inzake de ambtelijke samenwerking vanaf 2021 te verhogen overeenkomstig het advies van de Geschillencommissie en dit te verwerken in de Bestuursrapportage 2021 en de Programmabegroting 2022-2026. 3. De efficiencykorting in 5 stappen af te bouwen conform het voorstel van de geschillencommissie. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Mede naar aanleiding van de tussentijdse evaluatie door Berenschot van de ambtelijke samenwerking tussen Zandvoort en Haarlem, hebben in de periode tussen augustus 2020 en februari 2021 vier gesprekken plaatsgevonden tussen de colleges van beide gemeenten. Op de agenda stonden de versterking van de samenwerking en het oplossen van (financiële) knelpunten. De gesprekken hebben niet geleid tot overeenstemming over de financiële knelpunten. Daarom hebben de colleges samen besloten de geschillenregeling van de Gemeenschappelijke Regeling ZandvoortHaarlem in werking te stellen. Deze regeling houdt in dat een geschillencommissie een advies opstelt over de betreffende kwestie. De ambtelijke samenwerking tussen Zandvoort en Haarlem is formeel vastgelegd in de Gemeenschappelijke Regeling en het Dienstverleningshandvest. Het Dienstverleningshandvest bevat onder andere financiële afspraken over de bedragen die Zandvoort aan Haarlem vergoedt voor de dienstverlening. Eén van deze afspraken betreft dat op de bijdrage van Zandvoort aan Haarlem een efficiencykorting in mindering wordt gebracht. Deze efficiencykorting en de eerder genoemde

Kenmerk: 2021/283062

2/6

knelpunten maken deel uit van de vraagstelling. Van de financiële knelpunten is door de directie van gemeente Haarlem een lijst samengesteld. De vraag aan de Geschillencommissie luidt als volgt: “Beoordeel deze lijst met financiële knelpunten en daarbij de efficiencykorting aan de hand van het Dienstverleningshandvest, in het licht van de tussenevaluatie door Berenschot, en kom tot een redelijke uitkomst, waar beide partijen voor de toekomst mee verder kunnen. Betrek hierbij de afspraken over de overheadkosten.“ De colleges hebben afgesproken zich aan het uitgebrachte advies te conformeren en de consequenties voor te leggen aan de raden. In dit raadsvoorstel geeft het college van Haarlem hier invulling aan. 2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De adviezen van de Geschillencommissie over te nemen. 2. De vergoeding van Zandvoort aan Haarlem inzake de ambtelijke samenwerking vanaf 2021 te verhogen overeenkomstig het advies van de Geschillencommissie en dit te verwerken in de Bestuursrapportage 2021 en de Programmabegroting 2022-2026. 3. De efficiencykorting in 5 stappen af te bouwen conform het voorstel van de geschillencommissie. 3. Beoogd resultaat Beide colleges beogen met het inschakelen van de adviescommissie een objectief advies te krijgen over het oplossen van de geconstateerde financiële knelpunten. 4.

Argumenten 4.1 Het advies voldoet aan de opdracht De Geschillencommissie heeft een handzaam advies uitgebracht, waarin duidelijk en met argumenten omkleed een advies wordt gegeven aan beide colleges over het oplossen van de knelpunten. Daarmee heeft de Geschillencommissie voldaan aan haar opdracht. Tevens heeft de Geschillencommissie enkele aanvullende adviezen opgenomen, die voortkomen uit haar adviestraject. Op deze adviezen gaat het college nader in onder het kopje 4.5 Nadere adviezen van de Geschillencommissie. 4.2 Uitkomst van het advies over de efficiëncykorting De Geschillencommissie adviseert om de efficiëncykorting van € 540.000 (prijspeil 2021) vanaf 2021 in 5 stappen tot nul af te bouwen. Uit het rapport: “De commissie constateert dat de evaluatie geen grondslag heeft opgeleverd, dat de efficiencykorting geen nadere onderbouwing kent en dat de realisatie ervan niet wordt gemonitord. De commissie is van mening dat hiermee de grondslag ontbreekt om naar

Kenmerk: 2021/283062

3/6

de toekomst toe tot een realistische benadering van de efficiencyvoordelen van de samenwerking te komen. Uit de gesprekken met beide colleges concludeert de commissie dat beide colleges in het kader van een nieuwe set van financiële afspraken afscheid willen nemen van de efficiencykorting. Vanwege het ontbreken van een grondslag en de discussies die nu en in de toekomst hieruit (gaan) voortvloeien, adviseert de commissie de efficiencykorting niet langer deel te laten uitmaken van de financiële afspraken in artikel 9.”. 4.3 Uitkomst van het advies over de knelpuntenlijst De Geschillencommissie constateert dat van de lijst uit 2020 met 14 knelpunten er 7 een incidenteel karakter hebben. Omdat het jaar 2020 inmiddels is afgesloten beperkt de Geschillencommissie zich tot de structurele knelpunten, voor een totaalbedrag van € 1.052.000 (actueel bedrag € 866.000). Het advies hierover valt in 4 punten uiteen. 1) Voor enkele knelpunten neemt de Geschillencommissie een eerder door de controllers van beide gemeenten uitgebracht advies over om de kosten hiervan niet aan Zandvoort door te belasten. Het gaat daarbij om een bedrag van € 440.000. 2) Het knelpunt voor materiële budgetten voor handhaving (€ 136.000, bijgesteld naar € 100.000) is inmiddels opgelost doordat Zandvoort dit in de begroting heeft verwerkt.

3) Over de knelpunten overhead ter grootte van€ 310.000 (neerwaarts bijgesteld tot € 170.000) oordeelt de Geschillencommissie op grond van de omschrijving van het begrip overhead en het ontbreken van duidelijkheid omtrent nieuwe overheadkosten in de huidige afspraken, dat deze kosten moeten zijn gedekt vanuit de door Zandvoort betaalde overheadvergoeding inclusief het mee-ademprincipe. Voor de toekomst adviseert zij nadere afspraken te maken over nieuwe ontwikkelingen in de overhead sfeer, want die doen zich uiteraard wel voor. 4) Over de overige knelpunten ter grootte van € 166.000 (neerwaarts bijgesteld tot € 156.000) adviseert de Geschillencommissie dat deze naar Zandvoort kunnen worden doorbelast op basis van het bedrag van € 156.000, aangezien deze kosten direct zijn gerelateerd aan uitvoerende taken waarmee Zandvoort al dan niet expliciet heeft ingestemd. Deze taken zijn: ontwikkeling stelsel Basisregistraties € 8.000, opbouw en beheer Basisregistratie Ondergrond € 15.000, uitvoering Bbnug € 10.000, data-analyse sociaal domein € 35.000, servicenormen KCC € 23.000, inzet bestuurssecretariaat € 65.000. 4.4 Betekenis en geldigheidsduur van het advies De Geschillencommissie benadrukt in haar advies dat het gaat om een totaalpakket. Het totaalpakket houdt in dat de vergoeding van Zandvoort aan Haarlem na afloop van de afbouwregeling € 696.000 per jaar toeneemt.

Deze toename is gebaseerd op enerzijds de redelijkheid dat de efficiëntiekorting geen realistische grondslag kent en anderzijds de redelijkheid dat van Haarlem verwacht mag worden dat bij nieuwe taken en investeringen nadrukkelijk keuzes aan Zandvoort worden voorgelegd.

Kenmerk: 2021/283062

4/6

De Geschillencommissie geeft nadrukkelijk aan dat het advies strekt tot aan de totale eindevaluatie in 2022, in de verwachting en onder de voorwaarde dat dan voor de periode daarna nieuwe afspraken worden gemaakt. Anders blijft het advies gelden. 4.5 Nadere adviezen van de Geschillencommissie 1) Dienstverleningsovereenkomst De Geschillencommissie adviseert duidelijke afspraken te maken over wat verstaan moet worden onder: reguliere dienstverlening, nieuwe taken en maatwerk-ontwikkelprojecten. En tevens in samenhang hiermee het kostenverdeelmodel onder de loep te nemen. Daarbij geeft de Geschillencommissie als richting aan te onderzoeken of voor de reguliere dienstverlening als objectief criterium het inwoneraantal kan worden gebruikt. Het voordeel van een dergelijke verdeelsleutel is volgens de Geschillencommissie dat de discussie over knelpunten in de reguliere dienstverlening wordt beperkt. Deze werkwijze vraagt wel om verregaande harmonisatie van de reguliere dienstverlening. Het risico bestaat anders dat de grondslag voor de kosten tussen beide gemeenten te veel varieert en daarmee aanleiding is voor discussie. Het college van Haarlem neemt dit advies ter harte en zal samen met het college van Zandvoort de mogelijkheden (laten) onderzoeken.

2) Governance De Geschillencommissie constateert in haar advies dat de positie van de gemeenteraden in de samenwerking tot nu toe niet sterk is. De raden moeten beter worden meegenomen in de stappen die de colleges zetten en in de overwegingen die de ambtelijke organisatie maakt. Een betere afstemming tussen raden en colleges kan bijdragen aan het vertrouwen en de samenwerking in de organisatie te herstellen. De commissie adviseert daarom minimaal één keer per jaar als gezamenlijke raden bijeen te komen voor het kweken van onderling begrip en het uitwisselen van ideeën. Daarnaast zal geïnvesteerd moeten worden in een betere informatievoorziening en besluitvorming over voorgenomen wijzigingen in taken en kosten-verdeelmodel, via de reguliere planning & control-cyclus of via afzonderlijke raadsvoorstellen. Het college stelt voor om de beide griffiers aan de raden een voorstel te doen hoe deze bijeenkomsten vorm te geven, ervan uitgaande dat beide raden deze bijeenkomsten wenselijk achten. De Geschillencommissie vraagt ook aandacht voor de positie en ondersteuning van het college van Zandvoort. En zij adviseert beide colleges om regelmatig, eenmaal per maand, overleg te voeren.

Dit voor meer gezamenlijkheid en synergie van de dienstverlening, het beleid en de investeringsagenda, maar ook voor de versterking van de samenwerking en het vroegtijdig signaleren en oplossen van knelpunten.

Kenmerk: 2021/283062

5/6

5. Financiële gevolgen De Geschillencommissie adviseert om de efficiencykorting van € 540.000 (prijspeil 2021) in een periode van 5 jaren af te bouwen, te beginnen in 2021. Tevens adviseert de Geschillencommissie om een structureel bedrag van € 156.000 inzake knelpunten te honoreren. Het financieel effect van beide adviezen is een verhoging van de jaarlijkse vergoeding aan Haarlem van € 264.000 in 2021 tot € 696.000 structureel vanaf 2025 (zie ook tabel op volgende pagina). Omdat het college op voorhand heeft aangegeven het advies van de Geschillencommissie over te nemen en aan de raad voor te leggen beschouwd het college de geïnventariseerde knelpunten met deze voorgestelde oplossing als afgedaan. Overzicht effect advies Geschillencommissie Bedragen x € 1.000 Bedragen met een – teken zijn voordelig/dekking

2021

2022

2023

2024

2025

2026

Effect afbouw efficiencykorting Effect verhogen vergoeding voor knelpunten Advies geschillencommissie

108 156 264

216 156 372

324 156 480

432 156 588

540 156 696

540 156 696

6. Risico’s en kanttekeningen De adviezen van de geschillencommissie worden aan beide raden voorgelegd. Implementatie en opvolging van de adviezen en financiële consequenties is afhankelijk van de besluitvorming in beide raden. 7. Uitvoering Na besluitvorming in beide raden de wijzigingen financieel technisch te verwerken in de Bestuursrapportage 2021/Programmabegroting 2022-2026. 8. Bijlagen Rapportage adviescommissie samenwerking Zandvoort-Haarlem

Kenmerk: 2021/283062

6/6