20210137995 1. Ontwerpbegroting 2022 gemeenschappelijke regeling Cocensus

Raadsstuk

Onderwerp Ontwerpbegroting 2022 gemeenschappelijke regeling Cocensus Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2021/137995 Rog, M.R.J. 7.1 Lokale belastingen en heffingen CC Kruijf, P. de 023-5113045 pdekruijf@haarlem.nl De gemeenschappelijke regeling Cocensus heeft de ontwerpbegroting 2022 aangeboden. De gemeenteraad van Haarlem wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze hieromtrent voor 1 juni kenbaar te maken. De begroting 2022 is gebaseerd op de uitgangspunten van de eerder vastgestelde Kadernota 2022. Op basis van de afgegeven zienswijzen van de gemeentebesturen is begrotingsruimte omgezet naar een verlaging van de gemeentelijke bijdrage t.o.v. 2021. De bijdrage van Haarlem daalt van afgerond € 3.051.000 naar € 3.003.000 in 2022.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 6 april 2021

Dit is mogelijk doordat de nieuwe huisvesting lagere jaarlasten kent en omdat het project waarderen naar m2 in 2022 is afgerond. De extra incidentele lasten van dit project waren gedekt binnen de bestaande exploitatie en vallen nu vrij. De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. https://gemeentebestuur.haarlem.nl/Vergaderingen/Commissiebestuur/2021/11-februari/17:10/Kadernota-2022-2026-GRCocensus/20201212720-1-Kadernota-2022-2026-GR-Cocensus-1.pdf 1. het college stelt het voorstel aan de raad vast. 2. Het college besluit voorts de portefeuillehouder voor Financiën te machtigen om in het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Cocensus in te stemmen met de ontwerpbegroting 2022, onder voorbehoud dat de zienswijze van de raad geen aanleiding geeft om het besluit te wijzigen. de secretaris,

de burgemeester,

Kenmerk: 2021/137995

1/6

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1. Aan de gemeenschappelijke regeling Cocensus kenbaar te maken dat de gemeente Haarlem geen bezwaar heeft tegen de vaststelling van de ontwerpbegroting 2022. de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Cocensus is een gemeenschappelijke regeling (GR) waarin de deelnemende gemeenten de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en heffingen hebben uitbesteed. In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn eisen vastgelegd waaraan gemeenschappelijke regelingen moeten voldoen. De begroting dient voor 1 juli door het algemeen bestuur van GR Cocensus vastgesteld te zijn. Daartoe zendt het dagelijks bestuur de ontwerpbegroting uiterlijk 8 weken daarvoor aan de deelnemende gemeenteraden. De gemeenteraad van Haarlem wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze omtrent de ontwerpbegroting 2022 voor 1 juni kenbaar te maken.

2. Voorstel aan de raad 1. Aan de gemeenschappelijke regeling Cocensus kenbaar te maken dat de gemeente Haarlem geen bezwaar heeft tegen de vaststelling van de ontwerpbegroting 2022.

3. Beoogd resultaat Na het geven van de zienswijze door de gemeenteraad van Haarlem kan de GR Cocensus de begroting 2022 definitief vaststellen.

Kenmerk: 2021/137995

2/6

4. Argumenten De ontwerpbegroting 2022 is gebaseerd op de uitgangspunten van de eerder vastgestelde kadernota van Cocensus.

Financiële kaders en de bijdrage aan Cocensus De Kadernota 2022 liet enige financiële ruimte zien. In de begroting 2022 is dit nu vertaald in een lagere bijdrage van de deelnemende gemeenten. In de eerste plaats is het uiteindelijk gehanteerde inflatiepercentage iets lager dan aangehouden in de Kadernota 2022. Meer recente cijfers hebben er toe geleid dat een percentage van 1,33% is aangehouden in plaats van 1,5%. In de tweede plaats zijn in de begroting eerder geraamde kosten van de uitvoering van het WOZ-project (taxeren naar m2) vervallen, omdat het project dit jaar wordt afgerond. Tenslotte wordt in de loop van 2021 de nieuwe huisvesting betrokken waardoor de huisvestingslasten in 2022 e.v. lager uitvallen dan de huidig geraamde kosten van huisvesting in Hoofddorp en Alkmaar. Deze waren nog niet verwerkt in de kadernota. Als gevolg van deze ontwikkelingen dalen de totale geraamde lasten van de GR Cocensus van € 15.138.000 in 2021 naar € 14.910.000 in 2022, een daling van 1,5% incl. indexatie. Als gevolg van deze drie genoemde ontwikkelingen daalt de bijdrage van Haarlem in 2022 van afgerond € 3.051.000 naar € 3.003.000. Schuldpositie De schuldpositie is nauw verwant met investeringen die de GR Cocensus doet. Deze investeringen zijn beperkt en gericht op bedrijfsvoering. Het saldo van de langlopende schulden bedraagt € 6.706.000 tegen € 7.361.000 per 1 januari 2020.

Het saldo van de leningen is € 6,7 miljoen lager dan de boekwaarde van de activa. Dit verschil wordt met name verklaard, doordat Cocensus tracht zoveel mogelijk investeringen uit eigen middelen te financieren om rentelasten te beperken. Risico’s en ontwikkelingen Proces In het verlengde van de ISO-certificering vindt jaarlijks een uitgebreide risico-inventarisatie plaats. Deze inventarisatie met de daaraan gekoppelde beheersmaatregelen wordt elk kwartaal besproken in het managementteam van Cocensus en éénmaal per jaar in de vergadering van het Bestuur van Cocensus. De beheersmaatregelen worden jaarlijks in de externe ISO-audit tegen het licht gehouden.

Kenmerk: 2021/137995

3/6

Belangrijkste risico’s Als gevolg van de verhuizing eind maart 2021 zijn de bestaande huurcontracten in Hoofddorp (einddatum 31- 12-2021) en Alkmaar (einddatum 31-12-2023) voortijdig opgezegd per 30 april 2021. Voor de vestiging Hoofdorp worden de kosten afgewikkeld in de begroting 2021. Voor de (afkoop van de) kosten van huur van het pand in Alkmaar wordt overleg gevoerd met de eigenaar. Indien er geen nieuwe huurder wordt gevonden dan zullen de kosten in de orde van 350.000 euro belopen. Deze zullen dan gedekt moeten worden uit de exploitatie en de Algemene Reserve van Cocensus. Mocht er eerder een andere huurder worden gevonden, dan is het risico lager en mocht er al snel een andere huurder worden gevonden dan is het risico nihil.

Daarnaast wordt een forse toename van het aantal bezwaren, die zijn ingediend door de zogenaamde No Cure No Pay bureaus (NCNP), geconstateerd. Van de ingediende bezwaren in 2020 was meer dan de helft afkomstig van deze bureaus. De wet WOZ, is zodanig ingericht dat een taxatiewaarde wordt gezien als een exacte waarde. De rechterlijke macht kan hier in meegaan in beroepsprocedures. De NCNP bureaus vragen een doorlopende machtiging en op basis hiervan maken de bureaus bezwaar en gaan vervolgens in beroep. Indien de rechter besluit tot een (marginale) aanpassing van de waarde ontvangt het bureau de proceskostenvergoeding van tussen de € 600 en € 1.200. De belastingbetaler krijgt vaak een marginale aanpassing van de waarde en het bureau ontvangt de proceskostenvergoeding. Er zijn reeds (bij de VNG) initiatieven aangedragen om geen exacte waarde vast te stellen, maar taxatiewaarden met een bandbreedte. Hierdoor behoeven geen bezwaren/beroepen gehonoreerd worden als de waarde nog binnen deze bandbreedte blijft. Dit initiatief heeft nog niet tot resultaat geleid. Voor Cocensus (alle gemeenten) worden de lasten die hieruit voortvloeien op € 500.000 geraamd. Ontwikkelingen Cocensus is een uitvoeringsorganisatie belast met geautomatiseerde bulkprocessen.

Automatisering is de ruggengraat van de organisatie en op het moment dat deze uitvalt, stagneert of fouten geeft levert dit direct grote organisatorische problemen op met financiële gevolgschade. Opvang wordt gerealiseerd door de adoptie van ‘ICT as a service’. In 2019 is een start gemaakt met het uitbesteden van de werkzaamheden ICT door middel van een service level agreement (SLA’s), verder is er in 2019 een contract afgesloten voor het beheren van de data van Cocensus. Dankzij deze ‘full service’ is Cocensus de komende jaren volledig ontzorgd en is de continuïteit zowel voor de medewerkers als voor de burgers geborgd. Bij de outsourcing zijn specifieke afspraken rond beveiliging en bescherming van persoonsgegevens gemaakt. Naast specifieke certificering van het datacenter en van de softwareleverancier van de belastingapplicatie zijn ook verwerkersovereenkomsten gesloten om de privacy van burgers te waarborgen op moment dat er door een derde partij onderhoudswerkzaamheden aan de software worden verricht.

Kenmerk: 2021/137995

4/6

Cocensus beheert een belastingportaal. Hiermee worden inwoners en bedrijven de mogelijkheid gegeven om hun belastinggegevens digitaal te raadplegen. Inwoners kunnen met hun DigiD en bedrijven via RSIN in combinatie met hun aanslagbiljetnummer inloggen. In dit belastingportaal wordt gewerkt aan het vereenvoudigen van de mogelijkheden voor burgers. Zo is het sinds 2 jaar een stuk gemakkelijke om een bezwaar of een kwijtscheldings-verzoek in te dienen, zowel digitaal als vertrouwd via de post. Ook de machtiging voor automatische incasso kan digitaal worden afgegeven, maar op verzoek worden jaarlijks nog zo’n 3.000 machtigingen per post verzonden naar burgers die dat niet digitaal willen of kunnen afgeven. In 2020 is het betalen via Ideal geïntroduceerd en daar is ontzettend veel gebruik van gemaakt. In 2021 worden mogelijkheden aangeboden om zelf mutaties aan te brengen ten behoeve van de aangifte (hondenbelasting of toeristenbelasting) verder vereenvoudigd en in 2022 wordt het voor de burgers nog weer eenvoudiger gemaakt om kwijtschelding aan te vragen, om hulp bij betaling aan te vragen en om bezwaar te maken tegen de aanslag. De automatiseringsgraad neemt in snel tempo toe. Omdat dat echter niet voor iedereen even vanzelfsprekend of gemakkelijk is, blijft er ook aandacht voor telefonisch of schriftelijk contact met de burgers.

In de bijsluiter bij de belastingaanslagen wordt duidelijk vermeld dat er naast digitaal contact ook persoonlijk contact met Cocensus mogelijk is. Met ingang van 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) ter vervanging van de Wet bescherming persoonsgegevens in werking getreden. Cocensus heeft maatregelen genomen, vooral gericht op het versturen en ontvangen van gegevens waarbij persoonsgegevens betrokken zijn. Bij de behandeling van een verzoek tot levering van gegevens aan een deelnemende gemeente dient vooraf aangegeven te worden welke wettelijke grondslag aan het verzoek ten grondslag ligt. Ingeval een wettelijke grondslag ontbreekt kan levering niet plaatsvinden. Kan er wel tot levering worden over gegaan, dan zal dit op een beveiligde wijze plaatsvinden. Voor wat betreft de beveiliging wordt direct na de verhuizing de BIO (baseline informatiebeveiliging overheid), afgerond en geïmplementeerd. De gemeenschappelijke regeling Cocensus heeft met een omvang van 14 deelnemende gemeenten in een beheersgebied van 750.000 inwoners en met een personeelsbestand van 130 formatieplaatsen (150 medewerkers) een solide omvang. Het beheersgebied loopt van Hillegom tot Den Helder en bevindt zich voornamelijk aan de westkant van Noord-Holland en met Hillegom een klein gebied in Zuid-Holland.

Op het moment dat er verzoeken komen tot toetreding tot de Gemeenschappelijke regeling Cocensus, mogelijk ook geïnitieerd door gemeentelijke herindelingen, zal eerst nader onderzocht worden wat de gevolgen van verdere groei zijn voor de bedrijfsvoering en beheersbaarheid van de GR en wat de gevolgen zijn voor de huidige deelnemers van de GR. Hierbij geldt als uitgangspunt dat een eventuele uitbreiding zich bevindt binnen het benoemde beheersgebied van Cocensus.

Kenmerk: 2021/137995

5/6

5. Risico’s en kanttekeningen De risico’s zijn in de voorgaande paragraaf vermeld.

6. Uitvoering Na besluitvorming door de gemeenteraad wordt hierover gecommuniceerd met het dagelijks bestuur van de GR Cocensus. 7. Bijlagen 1. Ontwerpbegroting 2022 GR Cocensus en meerjarenbegroting

Kenmerk: 2021/137995

6/6