20210133022 1. Jaarstukken 2020 gemeenschappelijke regeling Cocensusu

Collegebesluit

Onderwerp Jaarstukken 2020 gemeenschappelijke regeling Cocensus Nummer 2021/133022 Portefeuillehouder Rog, M.R.J. Programma/beleidsveld 7.1 Lokale belastingen en heffingen Afdeling CC Auteur Kruijf, P. de Telefoonnummer 023-5113045 Email pdekruijf@haarlem.nl Kernboodschap De gemeenschappelijke regeling Cocensus legt door middel van het indienen van de jaarstukken verantwoording af over de dienstverlening in 2020. De jaarrekening is voorzien van een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid. De accountant heeft echter geen goedkeurende verklaring voor de rechtmatigheid van de jaarrekening afgegeven. Dat wordt met name veroorzaakt doordat bij de renovatie van de nieuwe huisvesting van Cocensus er onvoldoende rekening is gehouden met de regels van Europese Aanbesteding. Het Algemeen bestuur heeft de directeur de opdracht gegeven om het Inkoopbeleid te professionaliseren en het bestuur jaarlijks in een eerder stadium te informeren over de inkopen en aanbestedingen. Tevens is het verslag van bevindingen over 2020 ingediend voor wat betreft de verantwoording van de opbrengsten van Haarlem. Er zijn geen tekortkomingen geconstateerd ten aanzien van de aanslagoplegging door Cocensus. Het college constateert dat deze heeft plaatsgevonden binnen de (financiële) kaders. Het college stemt daarom in met de jaarrekening.

De jaarrekening sluit met een voordelig saldo van afgerond € 227.000. Dit bedrag zal worden gerestitueerd aan de deelnemende gemeenten. Behandelvoorstel voor Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie Bestuur, omdat in commissie het kader van informatievoorziening ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen hier afspraken over zijn vastgelegd. Relevante eerdere Niet van toepassing besluiten Besluit College Besluit: d.d. 18 mei 2021 1. In te stemmen met de jaarstukken 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus 2. Het besluit ter informatie aan te bieden aan de commissie Bestuur. de secretaris,

Kenmerk: 2021/133022

de burgemeester,

1/6

1. Inleiding Cocensus is een gemeenschappelijke regeling waarin veertien gemeenten de heffing en invordering van belastingen hebben uitbesteed. De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bepaalt waaraan gemeenschappelijke regelingen moeten voldoen. Ingevolge artikel 19 van de gemeenschappelijke regeling wordt de rekening over het afgelopen jaar, het jaarverslag en de accountantsverklaring voor 1 april toegezonden aan de besturen van de deelnemende gemeenten. Het Algemeen bestuur stelt de jaarstukken voor 1 juli vast. 2. Besluitpunten college 1. In te stemmen met de jaarstukken 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus 2. Het besluit ter informatie aan te bieden aan de commissie Bestuur.

3. Beoogd resultaat Het vaststellen van een oordeel over de jaarrekening 2020 van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus. 4. Argumenten Terugblik op ontwikkelingen 2020 Huisvesting Cocensus heeft de beschikking over een tweetal kantoorpanden, de hoofdvestiging in Hoofddorp en een dependance in Alkmaar. Per 31 december 2021 eindigt het huurcontract voor het kantoorpand van Cocensus in Hoofddorp, omdat het gebied waar het kantoorpand gevestigd is, geheel nieuw ontwikkeld gaat worden. Na een uitgebreid herhuisvestingstraject is gekozen om beide locaties samen te brengen. Per 18 oktober 2019 is Cocensus eigenaar geworden van een pand in Heemskerk. Het pand wordt omgebouwd tot een duurzaam kantoorpand. Op 1 april 2021 zal de nieuwe locatie worden betrokken. Project herwaarderen naar m2 Op initiatief van de Waarderingskamer is er een wetsvoorstel aangenomen om met ingang van 2021 de waarde van objecten (woningen en niet-woningen) te waarderen/taxeren op basis van vierkante meters in plaats van kubieke meters. Dit betekent niet alleen een wijziging van de waarderingssystematiek maar ook een volledige inventarisatie van de juiste vierkante meters. Het project zal eind mei 2021 afgerond zijn. Omdat de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), die de gemeenten beheren, voor een deel dezelfde informatie bevat, is en blijft afstemming over en

Kenmerk: 2021/133022

2/6

weer nodig om te zorgen dat ook de BAG gelijktijdig is aangepast. Voor Haarlem loopt het project volgens planning. Corona Ook op de belastingprocessen heeft Corona invloed gehad. Enerzijds, omdat al het personeel thuis is gaan werken en anderzijds om in de invordering van belastingen onderscheid te maken tussen natuurlijke personen en ondernemers, door invordering uit te stellen en ondernemers in de gelegenheid te stellen contact op te nemen met Cocensus en individuele afspraken te maken over betalingsregelingen (betalingsregelingen op maat). Bedrijfsvoering Corona Klanten van Cocensus hebben geen hinder ondervonden van het thuiswerken van de medewerkers. Cocensus is steeds gewoon bereikbaar gebleven. Voor 2021 wordt het thuiswerk herzien, waarbij nagedacht wordt over het faciliteren van sommige voorzieningen. Op 1 januari 2020 is de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wrna)in werking getreden waardoor de arbeidsrechtelijke (rechts)positie van ambtenaren gelijk is aan die van werknemers in de private sector. Alle aanstellingen van medewerkers zijn omgezet naar een arbeidsovereenkomst. Gemeenschappelijke regeling De Gemeenschappelijke regeling is in 2020 uitgebreid met de gemeenten Uitgeest, Castricum en Heiloo. Klachtenregeling In 2020 zijn door de klachten coördinator 24 klachten geregistreerd. Hiervan waren vijf klachten gegrond of deels gegrond.

De meeste klachten hebben betrekking op invordering (11 klachten). Er waren 3 klachten over gedragingen van een medewerker. Deze zijn afgehandeld door de klachten coördinator. Wanneer indieners niet tevreden zijn over de wijze waarop de klacht word afgehandeld, kan op grond van de AWB, de klacht bij een externe organisatie worden ingediend. Cocensus is daarvoor aangesloten bij de Nationale Ombudsman. In 2020 zijn daar 6 klachten ingediend. Hiervan zijn 5 klachten zonder nader onderzoek afgedaan en 1 klacht is met interventie beëindigd. In 2020 is sprake geweest van één integriteitsschending van regelgeving. Dit heeft geleid tot een gesprek met de betrokken medewerker en een schriftelijke waarschuwing. Formatie De bezetting in 2020 was 5 fte lager dan de goedgekeurde formatie. In 2020 hebben 8 medewerkers Cocensus verlaten en er zijn 13 nieuwe medewerkers in dienst getreden o.m. als gevolg van de

Kenmerk: 2021/133022

3/6

toetreding van de zogenaamde UCH-gemeenten. Het ziekteverzuim is met 0,3% gedaald van 5,5% naar 5,2%. Het ziekteverzuim van de Nederlandse gemeenten bedroeg in 2019 5,8%.

Resultaat De jaarrekening van Cocensus sluit met een voordelig resultaat van ruim € 227.000 De uitkomst wordt veroorzaakt door:   

een voordeel op formatie (2 vacatures) een voordeel van afgerond € 100.000 een voordeel op huisvestingslasten van € 40.000 door o.m. thuiswerken een voordeel op baten van € 120.000 doordat gemeenten extra werkzaamheden door Cocensus lieten verrichten.

Conform bestendig beleid zou dit aan de algemene reserve moeten worden toegevoegd. De algemene reserve bedraagt al € 250.00 een maximum dat eerder is afgesproken. Besloten is het batig saldo te restitueren aan de deelnemende gemeenten. Financiële verantwoording over 2020 De werkzaamheden van Cocensus zijn in 2020 uitgevoerd binnen de vastgestelde financiële kaders. De gerealiseerde lasten van € 14,7 miljoen zijn in overeenstemming met de gewijzigde begroting 2020 (€ 14.862.000). De begroting 2020 is tussentijds budgettair-neutraal bijgesteld. De belangrijkste wijzigingen betroffen lasten en baten vanwege de toetreding van de gemeenten Castricum, Heiloo en Uitgeest, incidentele kosten voor de herhuisvesting en een voordeel op personeelslasten vanwege de Covid-19 maatregelen en het thuiswerken.

Wet Normering topinkomen In het kader van de Wet Normering Topinkomens (WNT) en de daaruit voortvloeiende publicatieplicht is geconstateerd dat het inkomen van de directeur aan de norm voldoet. In 2020 is er bij de Cocensus geen sprake geweest van inhuur van topfunctionarissen. Weerstandsvermogen en risico’s Naast de gepresenteerde jaarrekeningcijfers is het van belang om enerzijds inzicht te verschaffen in de mee- en tegenvallers die zich kunnen voordoen (de risico's) en anderzijds de mogelijkheden om tegenvallers op te kunnen vangen (weerstandscapaciteit). Dit geeft een beeld van hoe gezond de financiële positie van Cocensus is en een beeld van in hoeverre Cocensus in staat is om tegenvallers op te vangen zonder dat dit tot bezuinigingen dwingt. Omdat Cocensus een uitvoerende organisatie is, is vastgelegd dan een algemene reserve van € 250.000 toereikend is tegenvallers op te vangen. De algemene reserve heeft per 31-12-2020 een omvang van € 250.000.

Kenmerk: 2021/133022

4/6

Controleverklaring en Verslag van bevindingen De accountant heeft een goedkeurende verklaring van getrouwheid afgegeven voor wat betreft de in de jaarrekening opgenomen en verantwoorde bedragen. De accountant heeft echter geen goedkeurende verklaring voor de rechtmatigheid van de jaarrekening afgegeven. Dat wordt met name veroorzaakt doordat bij de renovatie van de nieuwe huisvesting van Cocensus er onvoldoende rekening is gehouden met de regels van Europese Aanbesteding. Tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur heeft de accountant aangegeven dat de toelichting van de directeur over de gevolgde werkwijze helder is en uitlegbaar, maar desalniettemin voldoet de gevolgde keurs niet aan de strakke regels van Europese Aanbesteding. De motivatie van de directeur is als bijlage 5 bijgevoegd. Uit de notitie blijkt ook dat er geen bestuurlijke betrokkenheid of afstemming is geweest inzake de gevolgde koers. Als bijlage 6 is voorts nog een korte notitie van de accountant bijgevoegd, waarin wordt uitgelegd dat de afkeurende verklaring inzake de rechtmatigheid geen impact heeft op de rechtmatigheid binnen de deelnemende gemeenten. De verantwoording in de jaarrekening is zodanig verwerkt, dat deze afkeurende verklaring niet doorwerkt naar het boekjaar 2021.

Het Algemeen bestuur heeft de directeur de opdracht gegeven om het Inkoopbeleid te professionaliseren en het bestuur jaarlijks in een eerder stadium te informeren over de inkopen en aanbestedingen. Afgesproken is om hier een afzonderlijke notitie over op te stellen, die wordt behandeld in de vergadering van het Algemeen Bestuur in juni 2021. Voorts is vastgelegd dat Cocensus periodiek, via de bestuursrapportages (per 1 april en 1 augustus), de stand van zaken weergeeft met betrekking tot inkopen en aanbestedingen in de vorm van een periodieke spendanalyse en de planning van de aanbestedingen. Tevens is het verslag van bevindingen 2020 ingediend voor wat betreft de verantwoording van de opbrengsten naar Haarlem. Het oordeel van de accountant luidt dat de verantwoording over de opbrengsten en debiteurensaldi van de belastingen en heffingen juist en volledig is weergegeven, in overeenstemming met de eisen van de Dienstverleningsovereenkomst 2019 en de gemeentelijke belastingverordeningen die van toepassing zijn. Er zijn geen tekortkomingen geconstateerd ten aan zien van de aanslagoplegging door Cocensus.

5. Risico’s en kanttekeningen Door de opbouw van een algemene reserve naar het afgesproken niveau van € 250.000 is het risico op tekorten die direct ten laste van de deelnemende gemeenten komen, verminderd.

Kenmerk: 2021/133022

5/6

6. Uitvoering Het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Cocensus wordt geïnformeerd over de zienswijze van het college ten aanzien van de jaarrekening 2020.

7. Bijlagen 1. Jaarstukken 2020 Gemeenschappelijke regeling Cocensus 2. Accountantsverslag 3. Controleverklaring 4. Controlememorandum 5. Toelichting directeur inkopen 2020 6. Notitie doorwerken rechtmatigheid

Kenmerk: 2021/133022

6/6