20200991803 Getekend collegebesluit bij Raadsstuk 2

Raadsstuk

*ƒ* Gemeente Haarlem

Onderwerp Actualisering nota Verbonden partijen in Haarlem Nummer

202ll/^_____________________________________________

Portefeuillehouder

Programma/beleidsveld

Rog, M.___________ 6.2 Gemeentelijk bestuur______________________________________________

Afdeling____________

CC________________________________________________________________

Auteur______________

Kingma, E.C.M._______

Telefoonnummer_____

0235113042___________________________________________________

Email_______________

ekingma@haarlem.nl________

Kernboodschap

De nota 'Verbonden partijen in Haarlem' is in 2009 vastgesteld en in 2015 herzien. Elke vier jaar wordt de nota herzien op basis van nieuwe inzichten en ontwikkelingen. Herziening is in 2019 met een jaar uitgesteld, in afwachting van

o.a. wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen, een onderzoek van de Rekenkamercommissie naar de governance van Spaarnelanden en de herijking van het systeem van risicoclassificatie van verbonden partijen en gesubsidieerde

instellingen. Na bespreking van de nota in de commissie Bestuur op 20 mei 2021 en 17 juni 2021 is de nota verder aangepast._______________________________ Behandelvoorstel voor commissie

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het

raadsstuk in de raadsvergadering._______________________________________ Relevante eerdere besluiten

'Verbonden partijen in Haarlem' in de raad d.d. 22 januari 2009 (2008/218834) 'Verbonden partijen in Haarlem' in de raad d.d. 11 juni 2015 (kenmerk

2014/475087)___________ Besluit College d.d. 21 september 2021

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast.

de secretaris.

Besluit Raad

d.d.......... (wordt ingevuld door de

griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haariém, Gelezen het voorstel v^n het collage van burgemeester en wethouders.

Besluit: 1. De nota/Verbonden partijen in Haarlem 2021' vast te stellen.

2.

De rjóta 'Verbonden partijen in Haarlem' van 11 juni 2015 (2014/475087)

in te trekken.

de voorzitter,

de griffier.

Kenmerk: 2020/991803

1/4

1. Inleiding In 2009 heeft de raad het kader voor de omgang met verbonden partijen voor het eerst vastgesteld

met de nota 'Verbonden partijen in Haarlem (BIS 2008/218834)'. In 2015 is de nota herzien

(2014/475087). Sinds deze herziening zijn er diverse ontwikkelingen geweest en nieuwe inzichten ontstaan die

hebben geleid tot aanpassing van de nota. De aangepaste nota is aan de commissie Bestuur ter bespreking voorgelegd. Deze bespreking heeft ertoe geleid dat de aangepaste nota in opbouw en uitwerking is herzien.

2. Voorstel aan de raad Het college stelt de raad voor: 1. De nota 'Verbonden partijen in Haarlem 2021' vast te stellen. 2. De nota 'Verbonden partijen in Haarlem' van 11 juni 2015 (2014/475087) in te trekken. 3. Beoogd resultaat Een actueel kader voor de omgang met verbonden partijen, aangepast aan nieuwe ontwikkelingen

en inzichten.

4. Argumenten De commissie Bestuur heeft op 20 mei 2021 en 17 juni 2021 de herziene nota Verbonden partijen besproken. Deze bespreking heeft nieuwe gezichtspunten opgeleverd die ertoe leiden dat de nota

qua opbouw en uitwerking is herzien. Het betreft de volgende punten. Nota is een zelfstandig leesbaar document met technische bijlagen De commissie uitte de behoefte aan een nota die zelfstandig leesbaar is. De vorige opzet van de nota was kort en krachtig, met veel uitwerkingen en detailinformatie in bijlagen. In het herontwerp van de

nota is alle inhoudelijke informatie over de omgang met verbonden partijen in de nota zelf geplaatst en beperken de bijlagen zich tot meer technische informatie. De opbouw van de nota is zo geordend dat eerst wordt ingegaan op wat verbonden partijen zijn. Vervolgens is een afwegingskader/beslisboom voor het aangaan van een relatie met een verbonden partij opgenomen. Daarna wordt de relatie met de verbonden partij en het onderhouden van de

relatie beschreven. En er wordt uitgebreid stilgestaan bij de gemeentelijke governance (de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden in de gemeente) ten aanzien van verbonden partijen.

Kenmerk: 2020/991803

2/4

*1*

4*

Aandacht voor gemeentelijke governance De raad heeft een groeiende betrokkenheid bij de omgang met verbonden partijen. In de besprekingen in de commissie Bestuur kwam naar voren dat er behoefte is aan een overzichtelijke beschrijving van de rolverdeling tussen de raad en het college. Ook wil men duidelijkheid over de

informatievoorziening en verantwoording van het college aan de raad over zaken die zich in en ten aanzien van de verbonden partijen afspelen. In deze behoefte is voorzien door de rol en positie van zowel college als raad te belichten en in het bijzonder de verhouding daartussen te schetsen. Zo is onder andere opgenomen hoe het proces verloopt wanneer tot het aangaan van een relatie met een nieuwe verbonden partij wordt besloten en wie op welk moment daarin een besluit neemt

(paragraaf 3.2). Ondersteunende instrumenten, zoals een overzicht van wettelijke bevoegdheden van beide bestuursorganen en een informatieprotocol (bijlage 8.6) dat is toegespitst op deelnemingen, bieden hierin extra handvatten. Ook in de leidende principes (kaders) voor de omgang met verbonden partijen heeft de rolverdeling een duidelijkere plaats gekregen (principes 12 t/m 18). Beheer van deelnemingen De aandacht van de raad gaat op dit moment in het bijzonder uit naar gemeentelijke deelnemingen in privaatrechtelijke rechtspersonen (lees: vennootschappen). Voor het beheer van verbonden vennootschappen zijn in de nota concrete raadsinstrumenten van sturing opgenomen en toegelicht

(paragraaf 5.2). Commerciële ruimte verbonden partij (20%) De raad heeft zich tot doel gesteld om scherp te sturen op prestaties van deelnemingen, waarbij onder meer de behoefte is om kaders te stellen voor de 20% commerciële ruimte die deelnemingen

in beginsel ter beschikking staat. De nota verbonden partijen biedt hiervoor het volgende handvat. Als een deelneming waarin de gemeente een belang heeft groter dan 50% andere dan de gebruikelijke uitvoeringswerkzaamheden wil gaan verrichten (b.v. (commerciële) activiteiten die buiten het statutair doel of de in de gemeenschappelijke regeling opgenomen belangen vallen en/of

de 20% vrije ruimte te boven gaan), waarmee ook mogelijke financiële of andere risico's gepaard gaan, of als buiten de kaders en beleidsdoelen wordt getreden, wordt niet overgegaan tot het maken van afspraken dan nadat de raad hierover is geïnformeerd en in staat is geweest inbreng te leveren.

In het bijzonder wat betreft overheidsvennootschappen geldt dat de 20% ruimte om

(markt)activiteiten buiten de initiële opdrachten te verrichten, wordt ingevuld met inachtneming van de statutaire doelen van de betreffende vennootschap. Dit geldt als kader voor deze marktactiviteiten. Als activiteiten buiten het statutair doel vallen, worden deze niet verricht zonder dat de aandeelhouder goedkeuring heeft gegeven aan een wijziging op dit punt en de raad hierover

vooraf in staat is geweest zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken.

Kenmerk: 2020/991803

3/4

Specifiek wat betreft Spaarnelanden houdt dit in dat bijvoorbeeld de inzameling van bedrijfsafval als

'branche'-eigen geldt. Activiteiten zoals die vallen onder iZoof staan verder van het primair proces af en vallen daarmee onder de verplichting de raad hierover vooraf te raadplegen. Raad van Commissarissen Ook ten aanzien van de benoeming van commissarissen die toezicht houden op deelnemingen wil de

raad greep houden. In beginsel wordt een zittingsduur van een commissaris van vier jaar met de

mogelijkheid van een eenmalige herbenoeming van vier jaar als wenselijk beschouwd. Hierna moet herbenoeming (voor nog eens twee jaar en een eventuele verlenging met twee jaar) worden gemotiveerd waarbij een afweging moet worden gemaakt tussen continuïteit van kennis en ervaring en te zeer vergroeid zijn met het bedrijf.

Informatieprotocol deelnemingen (bijlage 8.6) Door middel van eerdergenoemd informatieprotocol zijn tussen college en raad concrete afspraken gemaakt over de informatievoorziening en de verantwoording van het college aan de raad gedurende de verschillende fasen van een gemeentelijke deelneming (oprichting/deelname; looptijd;

beëindiging).

5. Risico's en kanttekeningen N.v.t. 6. Uitvoering De uitvoering van de nota bestaat uit het bekend maken van de kaders bij raad, college, organisatie

en verbonden partijen en het vervolgens toepassen ervan. 7. Bijlagen 1. Nota Verbonden partijen in Haarlem 2021, Beleidskader en gemeentelijke governance

Kenmerk: 2020/991803

4/4