2 Bijlage 1 Reactie college sept 2023 openstaande Duisenberg aanbevelingen 2019 2020 en 2022

Reactie college aanbevelingen commissie Duisenberg Light methode Jaarstukken 2019, 2020 2022 jaarstukken 2018 enen2019 21 september 2023 Concerncontrol

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2.

Aanbevelingen 2019 / 2020 / 2022

3

2.1

Aanbeveling 2019

3

2.2

Aanbevelingen 2020

4

2.3

Aanbevelingen 2022

5

2

1.

Inleiding In 2023 is voor de vierde keer onderzoek naar twee beleidsvelden uitgevoerd met behulp van de Duisenberg Light methode. Deze methode is in de plaats gekomen van het jaarlijkse RKC onderzoek naar de jaarstukken. Tevens zijn er nog verschillende openstaande aanbevelingen uit eerdere jaren. In dit document wordt de laatste stand van zaken over alle openstaande aanbevelingen weergegeven. In algemeenheid is het volgende afgesproken met de RKC en daarmee ook voor de Duisenberg Light methode: - Dat een aanbeveling zo geformuleerd moet zijn dat deze afdoeningsgrond bevat die het mogelijk maakt om en duidelijk maakt hoe een aanbeveling af te doen. - Dat aanbevelingen niet open blijven staan wanneer de context wezenlijk veranderd is. Als in een aanbeveling of stand van zaken gebruik gemaakt wordt van de bewoording ‘heeft permanente aandacht nodig’, voldoet dit niet aan het afdoeningscriterium. Zoals met de RKC en commissie Bestuur op 9 september 2021 afgesproken zijn punten met permanente aandacht onder gebracht bij de auditcommissie. In deze collegereactie wordt veelal teruggegrepen op de collegereactie openstaande aanbevelingen maart 2023 en de collegereactie aanbevelingen Jaarstukken 2022, er zit dan ook weinig nieuwe informatie in dit overzicht.

2.

Aanbevelingen 2019 / 2020 / 2022 2.1 Aanbeveling 2019 Digitalisering primaire werkprocessen in fysieke en sociale domein opnemen in ICT strategie (2020/0609756) Stel een ICT-strategie op die meer tempo maakt met digitalisering van primaire werkprocessen in het fysieke en sociale domein. Conclusie voor Identiek aan vorige reactie college: Het college deelt de mening dat afdoening digitalisering een omvangrijke en complexe opgave is die alle aspecten van de gemeente raakt. Tijdens de raadsbijeenkomst van 10-11-2022 stelt de raad dat de door het college toegezegde digitaliseringsstrategie niet voor de behandeling van de begroting aan de raad is voorgelegd. Ook is er nog geen duidelijkheid over wanneer deze nota en ook de roadmap wordt voorgelegd. Om die reden is besloten deze aanbeveling als nog niet opgevolgd te beschouwen. Het duurt langer om de plannen voor digitalisering concreet te krijgen. De uitwerking van de informatienota Prioritering 2023 speelt hierin mee. Het kost meer tijd en inspanning dan ingeschat om de lopende en geplande projecten op te halen en weer terug te vertalen naar doelstellingen waar de

3

raad zich in kan herkennen en om de prioriteiten vanuit de verschillende domeinen op elkaar af te stemmen. Het college beschouwd de aanbeveling daarom als nog op te volgen.

2.2 Aanbevelingen 2020 Onderbouwing doelstelling en prestaties (2021/0371821) Formuleer in de begroting en het jaarverslag kort en krachtig een onderbouwde missie, een onderbouwde visie, de acties die daaruit volgen en wat dit mag kosten. Conclusie voor De specifieke missie, visie en acties op doelniveau worden beschreven in de afdoening bovenliggende beleidsdocumenten. In de P&C documenten wordt vervolgens naar deze stukken verwezen en gelinkt. Het college heeft aangeven dat het abstractieniveau van begroting en jaarrekening hoger ligt dan van specifieke bovenliggende beleidsstukken. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan. Op 23 juni 2022 is door de raad het advies overgenomen van de rapporteurs waarin zij aangeven bij de behandeling van de Jaarstukken 2021 aan alle commissies te vragen of de aanbeveling is opgevolgd. Dit heeft er toe geleid dat, na de behandeling in de commissies, de raad heeft besloten tijdens de raadsvergadering van 10-11-2022 de aanbeveling als niet opgevolgd te beschouwen. De raad heeft besloten de nieuw te benoemen rapporteurs te vragen deze aanbeveling nader te specificeren en hierover in gesprek te gaan met de portefeuillehouder conform de Haarlemse Duisenberg Light werkwijze. De nieuwe rapporteurs zullen aan de hand van de volgende programmabegroting advies uitbrengen aan de raad of die programmabegroting wel dit inzicht biedt.

Dit advies zal dan beschikbaar zijn ten behoeve van de behandeling van de Jaarstukken 2022 (juni 2023). Bij de behandeling van de Jaarstukken 2022 op 29-06-2023 heeft de raad het advies van de rapporteurs overgenomen om de aanbeveling als niet afgedaan te beschouwen, maar om deze aanbeveling te vervangen door een nieuwe aanbeveling van de huidige rapporteurs waarin zij deze aanbeveling nader concretiseren. De raad is via het raadsstuk Duisenberg onderzoeken 2023 (aanbeveling 1 in dit raadstuk) gevraagd deze nieuwe aanbeveling over te nemen. Deze aanbeveling zou dus vervangen moeten worden door nieuwe aanbeveling ‘Aanpassing formats nota's en gebruik eenduidige en begrijpelijke termen’ (2023/1384442). Echter staan nu beide aanbevelingen open. Het college blijft van mening dat de aanbeveling is opgevolgd en beschouwt deze daarmee nog steeds als afgedaan. Informatie bij doelen (2021/0371812) Neem informatie over geldende beleidskaders, speerpunten en aandachtspunten op bij doelen Conclusie voor In de begroting wordt reeds verwezen met hyperlinks naar beleidskaders en afdoening de daarbij behorende uitvoeringsprogramma’s. Aangezien er bij de begroting wordt gestuurd op een hoger aggregatieniveau en er druk ligt om de begroting leesbaar te houden, wordt voor specifieke detailinformatie verwezen naar individuele beleidsstukken. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan.

4

De vorige Duisenbergrapporteurs hebben aangegeven dat de beoordeling hiervan door de nieuwe rapporteurs wordt opgepakt. De nieuwe rapporteurs zullen aan de hand van de Programmabegroting 2023-2027 advies uitbrengen aan de raad of die programmabegroting wel dit inzicht biedt. Dit advies zal dan beschikbaar zijn ten behoeve van de behandeling van de Jaarstukken 2022 (juni 2023). Bij de behandeling van de Jaarstukken 2022 op 29-06-2023 heeft de raad het advies van de rapporteurs overgenomen om de aanbeveling als niet afgedaan te beschouwen, maar om deze aanbeveling te vervangen door een nieuwe aanbeveling van de huidige rapporteurs waarin zij deze aanbeveling nader concretiseren. De raad is via het raadsstuk Duisenberg onderzoeken 2023 (aanbeveling 1 in dit raadstuk) gevraagd deze nieuwe aanbeveling over te nemen. Deze aanbeveling zou dus vervangen moeten worden door nieuwe aanbeveling ‘Aanpassing formats nota's en gebruik eenduidige en begrijpelijke termen’ (2023/1384442). Echter staan nu beide aanbevelingen open. Het college blijft van mening dat de aanbeveling is opgevolgd en beschouwt deze daarmee nog steeds als afgedaan.

2.3 Aanbevelingen 2022 Aanpassing formats nota's en gebruik eenduidige en begrijpelijke termen (2023/1384442) Conclusie voor afdoening

A. De eerste voorgestelde vraag ‘Waarom doen we dit?’ is bij sommige doelen eenvoudig kernachtig te beantwoorden en bij andere doelen is dit niet in enkele zinnen te vatten. Voor de begroting en jaarrekening geldt dat het abstractieniveau hoger ligt dan in specifieke beleidsstukken, namelijk het niveau van programma’s. Daarom is in de begroting en de jaarrekening de missie en de visie beschreven op programmaniveau en niet op beleidsveldniveau. De specifieke missie, visie en acties op doelniveau (per beleidsveld) worden beschreven in de betreffende beleidsdocumenten. Deze worden in de programmabegroting opgesomd vooraan bij elk programma. Het college constateert dat voor programma 6, waar doel ‘Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad’ onderdeel van is, kaderstellende beleidsdocumenten ontbreken in de Programmabegroting 2022-2026 en heeft hier verbetering in aangebracht in de Programmabegroting 2024-2028. De overige vragen ‘Wat willen we bereiken’, ‘Wat gaan we daarvoor doen/hebben we gedaan’, ‘Wat hebben we bereikt’ en ’Wat gaat het kosten/wat heeft het gekost?’ vormen de structuur van het bestaande programmadeel in de P&C producten. Om deze aanbeveling op te volgen stelt het college voor het eerder ontworpen en gebruikte format voor raadsstukken af te stoffen en weer als standaard te gaan hanteren. In dit format (zie bijlage 2

5

‘Format Raadsstuk’ wordt (onder andere) gevraagd om de volgende vragen te beantwoorden: Waarom nu dit collegebesluit? Wat is er nodig om de tekst te begrijpen? (Context) Wat wil je bereiken met dit besluit? Wat zijn de argumenten? Financiën en Communicatie/ participatie Wat zijn de risico’s en kanttekeningen? Hoe ziet de uitvoering er uit? Deze vragen lijken erg op de vragen uit de aanbeveling. Derhalve acht het college dit een goede manier om de gewenste informatie te bieden middels een methode die de organisatie gewend is. Verder roept deze aanbeveling op om meer te kwantificeren middels effect- en prestatie-indicatoren. Echter, sommige onderwerpen zijn erg kwalitatieve onderwerpen. Het gaat om een beweging die geprobeerd wordt in gang te zetten, dit laat zich minder makkelijk meten in cijfers dan andere doelstellingen (zoals bijvoorbeeld het aantal bomen in Haarlem). B. De beantwoording van deze vragen vormt de structuur van het huidige programmadeel in de P&C producten. Het college erkent dat in deze teksten soms consequenter verwezen kan worden naar nota’s middels hyperlinks, bijvoorbeeld bij vaktermen, begrippen en nadere toelichting van beleid. Het college heeft hier bij de clusterteksten van Programmabegroting 2024-2028 verbetering in aangebracht. C. Zie bovenstaande. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan.

Doelen helderder, controleerbaar en stuurbaar (2023/1384454) Conclusie voor afdoening

A. Het doel waar dit deel van de aanbeveling over gaat ‘Kwalitatieve groei toerisme met aandacht voor de leefbaarheid bewoners’ was onderdeel van de doelenbomen opgenomen in de begroting en Jaarstukken 2022. Dit doel is niet opgenomen in de huidige doelenbomen, vastgesteld door de raad op 26-01-2023. B. De huidige reactie van het college is gelijk aan de collegereactie op de aanbevelingen Jaarstukken 2022: Participatie kenmerkt zich door tweerichtingsverkeer tussen gemeentelijke organisatie en burgers. Derhalve is zowel top-down als bottom-up communicatie en acties de kern van participatiebeleid. De initiatiefnemer kan zowel gemeente als burger/ondernemer/ontwikkelaar zijn. De burger kan participeren in plannen van de overheid (burgerparticipatie) en de overheid kan participeren in plannen van de burger (overheidsparticipatie). Beide vallen onder het doel meer participatie en zodoende acht het college het niet wenselijk om hier scheiding aan te brengen in de formulering van de doelstelling. Wel dienen beide gemonitord te worden (ontwikkelingen), daarom is er wel een scheiding aangebracht in effect en prestatie. In november 2023

6

wordt een nieuwe nota participatiebeleid aangeboden aan de raad, waarin de definities van deze begrippen helder beschreven worden. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan. Bijdrage verbonden partijen aan doelen (2023/1384469) Conclusie voor afdoening

Als reactie op deze aanbeveling heeft het college met ingang van de Programmabegroting 2024-2028 per verbonden partij niet alleen het bijbehorende programma, maar ook het bijbehorende beleidsveld en doel opgenomen in paragraaf 3.6 Verbonden partijen. Voor het doel ‘Meer Haarlemmers participeren in het besturen van de stad’ uit beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur hebben de verbonden partijen Spaarnelanden en met ingang van 1 januari 2023 Buurts een rol. In de aanbestedingen die er in 2022 zijn gedaan is de ontwikkeling van het bottomup participatie ook vastgelegd in de overeenkomsten. Het college erkent dat dit duidelijker vermeld dient te worden in de tekst bij deze verbonden partij en heeft dit opgenomen in de Programmabegroting 2024-2028. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan.

Aansluiting financiën doelenboom en onderscheid going concern activiteiten en budgetten (2023/1384482) Conclusie voor afdoening

De huidige reactie van het college is gelijk aan de collegereactie op de aanbevelingen Jaarstukken 2022: Na aanleiding van de Duisenberg aanbeveling 'Toezegging rapporteren in ontwerpbegroting 2020, 2. Maak financieel inzichtelijk wat de besteding van middelen is op het niveau van doelen en prestaties en niet alleen op beleidsveld- en programmaniveau' (2019/560113) is tijdens de raadsbijeenkomst op 21 juni 2022 toegezegd om in de Programmabegroting 2023-2027 meer inzicht te geven in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties. Hier is opvolging aan gegeven door de productenraming (tot op dat moment als bijlage bij de begroting en jaarstukken) in de doelenbomen van de begroting op te nemen. De aangepaste doelenbomen die meer inzicht verschaffen in de samenhang tussen middelen, doelen en prestaties zijn bij de Programmabegroting 20232027 beschikbaar gesteld. De raad heeft vastgesteld dat de aanbeveling daarmee is afgedaan. Hiermee wordt inzichtelijk wat er begroot / gerealiseerd is voor de doelen van de Gemeente Haarlem en vullen het jaarverslag en de jaarrekening elkaar aan, waarbij de koppeling tussen beiden duidelijk is zonder een herhaling van elkaar te zijn. In het Jaarverslag 2023 zal voor het eerst conform de opstelling van de Programmabegroting 2023-2027 verantwoord worden.

Per beleidsveld inzicht geven in alle lasten van concernactiviteiten acht het college als detailinformatie die niet hoort bij het abstractieniveau van de begroting en jaarstukken. Er wordt gerapporteerd op het niveau dat er gestuurd en verantwoord wordt. De raad stuurt op beleidsveldniveau en daar is de informatie op afgestemd. Hiermee is voor het college deze aanbeveling afgedaan.

7

Kwantificeren en samenvatten van informatie en specifieke verwijzingen opnemen (2023/1384495) Conclusie voor afdoening

De huidige reactie van het college is gelijk aan de collegereactie op de aanbevelingen Jaarstukken 2022: De samenhang tussen doelen, prestaties en indicatoren wordt weergegeven in de doelenbomen, die opgenomen worden per programma in de P&C producten. De kaderstellende beleidsnota’s, waarin een uitwerking staat van aanleiding, doelen en beoogde effecten, worden in de programmabegroting opgesomd vooraan bij elk programma. Het college erkent dat in de verantwoordingsteksten soms specifieker verwezen kan worden middels hyperlinks naar onderliggende beleidsdocumenten, bijvoorbeeld bij begrippen als een ‘kwaliteitstoerist’ naar de nota waarin een definitie hiervan opgenomen is. Hier zal met ingang van de Jaarstukken 2023 extra aandacht aan worden besteed. Hiermee stelt het college deze aanbeveling af te doen bij de Jaarstukken 2023.

Toelichten toevoegingen en onttrekkingen reserves (2023/1384513) Conclusie voor afdoening

De huidige reactie van het college is gelijk aan de collegereactie op de aanbevelingen Jaarstukken 2022: Paragraaf 6.5 ‘Analyse en toelichting per beleidsveld’ uit de jaarstukken vermeld per beleidsveld de lasten, baten, toevoegingen aan reserves en onttrekkingen aan reserves, zowel begroot als gerealiseerd en het verschil hiertussen. Indien er bij toevoegingen en onttrekkingen uit reserves een verschil bestaat tussen begroot en gerealiseerd dan wordt dit tekstueel toegelicht onder de tabel.

Nieuwe raadsconferentie (2023/1080370) Conclusie voor afdoening

Deze aanbeveling is niet gedaan als onderdeel van het onderzoeksrapport naar de Jaarstukken 2022 en bijbehorend raadstuk, maar is opgenomen in het advies van de rapporteurs aan de raad aangaande de afdoening van openstaande Duisenberg aanbevelingen uit 2018/2019/2020 welke door de raad is vastgesteld bij de behandeling van de Jaarstukken 2022. Het is voor het eerst dat in een advies van de rapporteurs aangaande openstaande aanbevelingen een nieuwe aanbeveling wordt opgenomen. Voorstel voor afdoening van deze aanbeveling is om bij de start van een nieuwe coalitieperiode een doelenbomenconferentie te organiseren, dus niet nog een keer tijdens deze coalitieperiode. Het college sluit zich hiermee aan bij de suggestie die hiertoe in de commissie Bestuur is gedaan.

8

Dit is een uitgave van gemeente Haarlem, 21 september 2023

Tekst: Concerncontrol, Fotografie: -, Ontwerp: -, Drukwerk: ________________________________ Postbus 511 2003 PB Haarlem Tel. 14 023 haarlem.nl 9