11-04 Transcript Commissie Bestuur

De heer …: Dat begrijp ik, als u het op personen wil toespitsen denk ik dat we het besloten moeten doen maar u zou misschien de vragen ook kunnen veralgemeniseren, kan ik me voorstellen. Mevrouw Van der Windt: Ja, dat is wel mogelijk, maar ik denk dat het voor … Nou ja, dat wel duidelijk is over wie het dan gaan, maar dat vind ik wat lastig. De voorzitter: Dan stel ik eerlijk gezegd voor om het dan even in beslotenheid te doen. Voor de mensen die thuis meekijken, we gaan nu een klein stukje, niet al te lang hoop ik, een besloten vergadering doen, dat heeft te maken met het feit dat in het volgende onderwerp dat er namen van mensen voorbij kunnen komen en dat … Ja, oké, en dan met de namen van de mensen met betrekking tot meer informatie, en dat hebben we liever niet, dus wij gaan even besloten. Betekent dat we even beeld op zwart, of wit eigenlijk gooien en dan komen we weer bij u terug. Dus tot … Oké, we zijn … Ja, iemand moet het doen. We zijn weer terug, voor de mensen die thuis meekijken, daar zijn we weer. Even aftikken hoe dit vervolgens naar de raad gaat, deze commissie mag dat bepalen. De keuzemogelijkheden zijn als volgt: hamerstuk, hamerstuk met stemverklaring, of een bespreekpunt. Hamerstuk, ik zie allerlei mensen hamerende bewegingen maken. Mijnheer IJsbrandy, bent u het daarmee eens of wilde u … O, oké, oké, goed zo. Nou, dan wordt het een hamerstuk, prima. 12.

Vaststellen rapportage 213a onderzoek Three Lines of Defense (FR) De voorzitter: Gaan wij door met het volgende agendapunt en dat is … Dank u wel voor uw komst, burgemeester. Hetzelfde. Dan gaan wij door naar agendapunt 12, vaststellen rapportage 213a onderzoek Three Lines of Defense. Daarvoor hebben wij wethouder Roduner nodig en die zat al helemaal klaar in de … Maar die is … Ja, dat zou kunnen. Er staat officieel een koffiepauze gepland maar ik … Hoeft niet hè? Nee hè, laten we gewoon maar even doorpakken, toch, mijnheer IJsbrandy? Ja, goed zo. Hartelijk welkom terug,

49

mijnheer Roduner. Three Lines of Defense. Ik neem aan, ik heb degene die ik hier het meest over heb gehoord over dit onderwerp is de heer Smit, dus ik neem aan dat ik mijnheer Smit ook maar het beste het eerste het woord kan geven op dit onderwerp, klopt dat? Wethouder? De heer Smit: Ik voel mij zwaar geforceerd nu door u, maar … Want we hebben het nu toch even over de Three Lines, hè? Ja zeker, nee, ik was even met mijn collega aan het praten. Het is een themapunt dat ik inderdaad al jaren meeneem in de auditcommissie en destijds toen ik nog voorzitter van de rekenkamercommissie was ook al vanuit die rol in de auditcommissie meenam. De organisatie heeft zijn kwetsbaarheid op de beheersing en het in control zijn in de eerste lijn. Ook nog een kwetsbaarheid waar het gaat om de ondersteuning door de tweede lijn. En, en dat herhaalt elke accountant, we zijn inmiddels aan de tweede bezig in die jaren, een enorm sterke derde lijn, onze eigen interne auditafdeling die heel veel corrigeerde en corrigeert. Daar is de afgelopen jaren een hele kleine verbetering in gekomen in de eerste en tweede lijn. Maar op zich niet toereikend.

En uit het onderzoek blijkt ook dat er nog flink wat moet gebeuren en ik wou het eigenlijk vrij kort houden, ook los van mijn tijd, mevrouw de voorzitter, is het gegeven dat je in 213a-onderzoek eigenlijk een verlengde ziet van de uitkomsten van het Berenschotonderzoek. En dat kan tot een, laten we zeggen, tot een bewustwording leiden, namelijk in beide rapportages blijkt dat de directie onvoldoende aanwezig is geweest en onvoldoende sturing heeft gegeven vanuit centrale kaders en centrale visie en centrale opdracht aan de organisatie. Dat gegeven is inmiddels bekend, dus de directie is aan zet en mag dat binnenkort ook ons gaan uitleggen hoe ze vanuit hun eigen positioneren en functioneren de organisatie beter gaan ondersteunen en aansturen. En als je naar de sheet 13 en 14 kijkt van dit onderzoek dan zie je ook dat daar een kwetsbaarheid in zit die opgelost moet worden. Dat betekent dat ik, dat zal ik maar even als persoon zeggen, als lid van de auditcommissie maar ook als OPHaarlem natuurlijk, nu niet waardeoordelen gaat uitspreken en verwachtingen gaat roepen voor de toekomst.

Het spannende is: de rapportage is er, het Berenschotprobleemveld wordt wel min of meer herhaald en nu is de kunst, en de wethouder hoor ik graag aan als het gaat om de oplossingsrichtingen en de aanpak, maar het is nu de kunst om inderdaad te bewijzen dat de eerste lijn sterker wordt in het in control zijn, de tweede lijn daar goed op aansluit maar niet overneemt, en de derde lijn niet meer ons enige veiligheidsventiel is, want dan loop je een risico als organisatie. Nou, ik wacht de komende tijd af. Het rapport kan een basis zijn voor een betere en gestructureerde aanpak van het al jarenlang wat moeizame proces. Dank u wel, mevrouw de voorzitter. De voorzitter: Dank u wel, mijnheer Smit. Mijnheer Trompetter. De heer Trompetter: Dank u wel, voorzitter. Ja, we hebben het hier heel vele malen over gehad, ook mijn fractie is hier heel erg kritisch op geweest. Actiepartij snapt de conclusie dat eerst een derde lijn van defense, dan in het advies van het grootste belang zijn voor de controle op de financiële rechtmatigheid en doelmatigheid, en dat de tweede lijn voornamelijk een adviserende en ondersteunende rol heeft. En aansluitend bij de heer Smit hebben wij de vraag: wordt het LOC-model geïmplementeerd en worden de aanbevelingen uit het onderzoeksprogramma overgenomen en komt er nog een actieprogramma? Dat zijn eigenlijk wel mijn vragen, dank u wel. De voorzitter: Dank u wel.

Mevrouw Wisse. Mevrouw Wisse: Dank u wel, voorzitter. Ja, het is inderdaad al jaren bekend dat het met de derde lijn heel goed gaat en de eerste en de tweede echt versterking nodig hebben. Het is goed om te lezen dat de directie daar nu inderdaad mee aan de slag gaat in het kader van het Berenschotrapport, maar wel heel laat. Ik lees in de brief van de auditcommissie dat de concerncontroller nu met een stappenplan gaat komen om de situatie te verbeteren met concrete ambities en tijdspaden. En wat dan denk ik heel belangrijk is, is dat de

50

auditcommissie ons heel goed op de hoogte houdt van hoe dat stappenplan zich verder ontwikkelt. Het is er nog niet, ik hoop dat het snel komt. Dank u wel. De voorzitter: Dank u wel, mevrouw Wisse. Mijnheer Van den Doel. De heer Van den Doel: Ja, kan ik niet zo veel aan toevoegen buiten de levels of control dat de zachte kant ook wordt benadrukt. En dan zie je ook gelijk in het stuk en de reactie van de directie dat dat best heel lastig is, want de directie zet heel duidelijk vast van jullie moeten dit en jullie moeten dat, jullie moeten zus. Dus dat is heel directief, maar goed, je moet ergens beginnen met een opdracht aan je organisatie, terwijl het moet gaan over begrip, in gesprek met elkaar gaan en dingen doen. Zo lastig is dat. En ik hoop dat het werkt, de lijnen zijn nu heel duidelijk aangegeven en de verantwoordelijkheden ook, de rol van de tweede lijn met name is verduidelijkt en net zoals andere sprekers zijn we erg nieuwsgierig naar de uitwerking hiervan, maar we hebben goede hoop. Dank u wel. De voorzitter: Dank u wel. Mevrouw Van der Windt. Mevrouw Van der Windt: Dank u wel, voorzitter. Ja, ik hoef niet te herhalen wat mijn voorgangers al hebben gezegd, het viel mij wel op dat het vrij lang heeft geduurd voordat wij dit rapport hier bij ons op de tafel hebben gekregen.

Het is goed om te lezen dat Haarlem in control is maar er is nog wel wat te winnen op het gebied van effectiviteit en aanspreekcultuur, en als we dan even terugkijken naar het Berenschotrapport dat we onlangs hebben besproken dan levert ook dit rapport toch weer een beeld op van een wat versplinterde organisatie waarin heel hard wordt gewerkt maar toch net wat onvoldoende focus is op de te bereiken resultaten. En ik vroeg me af: wat gaat het college samen met die directie doen om dat te verbeteren? Dank u wel. De voorzitter: Dank u wel. Mijnheer IJsbrandy. De heer IJsbrandy: Ja, dank u wel. Het is een, ja, belangrijk en ook wel complex onderwerp omdat het raakt aan de kaderstellende en controlerende rol van de raad. Het hangt ook samen met het hele thema rechtmatigheid, dat hadden we net ook al in het kader van de controles, maar de verandering daarin is dat het college verantwoordelijk wordt voor die rechtmatigheidscontrole. Op een andere manier dan voorheen, dus het is niet zo dat de derde lijn, dus de accountant, dat gaat doen. Het college moet dat zelf doen. En dan kijkt de accountant vervolgens of ze het goed hebben gedaan, dat is toch een ander soort rolverdeling dan er in het verleden was. En dat maakt het punt ook in die zin kritischer en ook gevoeliger voor het college. Ja, dan moeten we ook eens kijken naar hoe die planning & control-cyclus nu in elkaar zit.

Mijnheer Smit. De heer Smit: Nou, een kleinigheid, collega. De voorzitter: U heeft een interruptie van de heer Smit. De heer Smit: Ja, kleinigheid. De voorzitter: Mijnheer Smit, gaat uw gang. De heer Smit: Hoe betitelde u de derde lijn? De heer IJsbrandy: Dat is de accountant voor ons nu.

51

De heer Smit: Nee, dat is de eigen auditafdeling. Dus het is nog steeds intern. Ja, dit even ter verduidelijking. De heer IJsbrandy: Heel goed. Als we de planning & control-cyclus kijken, want dat is ook het punt met rechtmatigheid hè, je kan zeggen: ja, er zijn onrechtmatige uitgaven gedaan om dat ze bijvoorbeeld uitgingen boven wat er begroot was. Dan zijn ze onrechtmatig totdat de raad ze goedkeurt. Dus laat ik zeggen, de raad is eigenlijk constant het doekje voor het bloeden, dat alles wat neigt naar onrechtmatigheid kan eigenlijk opgelost worden door de raad het alsnog te laten sanctioneren. Dus dat is eigenlijk ook het spel wat er gespeeld wordt in een planning & control-cyclus, want er is een begroting, daar wordt in principe, ja, begroot, dus er worden grenzen gesteld van wat er per beleidsdomein uitgegeven mag worden. Maar vervolgens zien we al in voortgangsrapportages zien we die beleidsterreinen niet meer terugkomen, nee, we zien mutaties. We zien mutaties in termen van mee- en tegenvallers en we zien reservemutaties om de plooien glad te strijken. En vervolgens wordt aan de raad gevraagd: bent u het hiermee eens? En de raad zegt eigenlijk altijd ja, doe maar. Nou, dan krijgen we een jaarrekening en die jaarrekening is dan eigenlijk de neerslag van al die goedgekeurde mutaties in de jaarrekening op het niveau van beleidsvelden.

En zie daar, de rechtmatigheid is bereikt, want de raad heeft gaandeweg alle afwijkingen goedgekeurd. Kijk, op zo’n manier kan ik het ook hè, dus dat is natuurlijk een soort van, ja, werkwijze waarvan je nou niet zegt van nou, we zijn in control, want als je dan de jaarrekening vervolgens met die begroting vergelijkt dan zie je toch zeer aanzienlijke afwijkingen op beleidsveldniveau tussen wat er ooit begroot is geweest zoals we nu de begroting weer hebben liggen, en wat er dan een jaar later of anderhalf jaar later in die jaarrekening opduikt. Dus ja, ik denk dat daar ook een element zit van die rechtmatigheidsbeoordeling waarvan we zeggen van ja, gaat dat nou eigenlijk wel echt lekker en zijn we wel echt in control? Nogmaals, de rechtmatigheid die repareren we door eigenlijk de afwijkingen goed te keuren, maar dat betekent nog niet dat we dan ook echt in control zijn. De voorzitter: Mijnheer IJsbrandy, u heeft een interruptie van de heer Van den Doel. De heer Van den Doel: Ja, we zijn ook niet altijd in control omdat de bijdragen die we van het Rijk kunnen verschillen, zowel in de negatieve als in de positieve zin. Dus daardoor is het logisch dat een begroting wordt bijgesteld ‘…’ onzekerheden die je niet hebt.

Hoe had u dat opgelost willen zien? De heer IJsbrandy: Nou ja, door inkomsten en uitgaven natuurlijk te scheiden hè, bedoel je hebt een begroting en wat je vooral van je businessmanagers vraagt in je organisatie is dat ze het uitgavenkader om te beginnen maar eens aanhouden hè, dat is iets waar je ze op kan afrekenen en dat is vooral wat je met elkaar afspreekt. Dat je dan vervolgens natuurlijk op inkomstenniveau ook een discussie hebt te maken in de zin van past het totaal dan nog binnen het uitgavenkader met het inkomstenkader, en dat je als daar verschillen in zijn uiteindelijk tot reservemutaties komt, dat is natuurlijk niet meer dan logisch. Maar ja, het loopt nu allemaal erg door elkaar. Dus uitgavenverantwoordelijkheid, balansmutaties, het is allemaal eigenlijk een soort van mist die pas optrekt als we de jaarrekening krijgen. Ja, dan is het natuurlijk te laat, maar dan, ja, dan zien we opeens verschillen waar we eigenlijk niemand meer op kunnen aanspreken omdat we alle mutaties in het voorveld al goed hebben gekeurd. De heer Van den Doel: Maar ja, als je ergens meer geld voor krijgt wordt er ook deels door het Rijk verwacht dat je dat uitgeeft, dus je zit ook daar met je uitgaven soms gedwongen om te doen omdat dat hoort bij de inkomsten die je krijgt.

Dus ik snap uw pleidooi wel alleen ik denk dat werkt heel goed bij een bedrijf maar of dat bij een gemeente werkt, dat is maar de vraag omdat je die inkomsten en die uitgaven, dat je daar met of een openeinderegeling zit die je niet kan beheersen, waar je wel geld aan moet uitgeven, of dat je geld krijgt wat je onmiddellijk door moet zetten. Dus dat vervuilt dan eigenlijk altijd de oorspronkelijke begroting. Toch? Of …

52

De heer IJsbrandy: Nou ja, gelooft u mij, ik kan het u laten zien want ik reken het namelijk elk jaar uit, dat er zeg maar als je ook zelfs per beleidsveld de inkomsten in aanmerking neemt, dus de extra inkomsten die voor een beleidsveld gekregen hebt, en we gaan ervan uit dat je die ook mag uitgeven, dat je dan evengoed nog zeer aanzienlijke overschrijdingen ziet en dat kan soms met open einderegelingen te maken hebben, er zijn best, er zijn altijd verklaringen voor, daar ga ik onmiddellijk vanuit. Alleen het punt is: we sanctioneren ze eigenlijk gaande het jaar op een andere manier, waardoor we eigenlijk aan het eind van de rit met iets geconfronteerd worden waarvan we zeggen van hé, dat wijkt wel heel erg af. Maar we kunnen er eigenlijk niet meer op terugkomen omdat we de betreffende mutaties op een hele andere manier goedgekeurd hebben zonder dat we die koppeling hebben kunnen leggen met wat er in het beleidsveld aan de hand is. Want kijk waar ze de voortgangsrapportages of de Berap of wat dan ook, ja, daar staan meevallers en tegenvallers, maar dat is rijp en groen door elkaar en dat is niet direct aan het beleidsveld te koppelen, dus ja, in die zin worden we toch een beetje het bos in gestuurd en is die rechtmatigheidscontrole dus heel moeilijk te toetsen achteraf.

Nog een puntje over de organisatie is dat in feite ook de koppeling … De voorzitter: U heeft nog een interrup… U heeft, u heeft, u heeft … Mijnheer IJsbrandy. De heer IJsbrandy: Sorry. De voorzitter: U heeft nog een interruptie van de heer Smit. De heer Smit: Collega, zou het een oplossing zijn als wij in feite twee begrotingen meer zichtbaar houden, de oorspronkelijke begroting en de bijgestelde begroting en de jaarrekening? Want dan zie je drie stappen en dan kun je terugkijken naar de bijgestelde begroting op basis van tussentijdse besluitvorming van de raad en je kunt terugkijken naar het begin zoals hij opgesteld is, en dan is denk ik voor de analyse is er ook meer duidelijkheid te geven. De heer IJsbrandy: Ja zeker, ik kan u het A4’tje zo aanleveren waar dat in staat, dus dat is een vrij simpele exercitie om dat op die manier inderdaad transparant te houden. De heer Smit: Maar het is wellicht een suggestie dat dit vanuit concern control en de accountant wordt opgenomen, want dan is het officieel gemaakt, uiteraard. De heer IJsbrandy: Ja, uiteraard zou dat de voorkeur hebben, ja.

Ja, laatste punt wat ik nog even wilde benoemen is het feit dat natuurlijk als je over de eerste lijn praat, dus zeg maar de businessmanager in de organisatie, dan is eigenlijk de vraag: is die er altijd? Dus als we zeggen van we sturen eigenlijk op beleidsvelden want die begroten we en die rapporteren we in de jaarrekening, kun je nu werkelijk voor ieder beleidsveld ook iemand aanwijzen in de organisatie die er verantwoordelijk voor is dat bepaalde, ja, afgesproken waarden ook daadwerkelijk bereikt worden? Want als je zeg maar, als er geen echt een-op-een koppeling is tussen iemand in de organisatie met die verantwoordelijkheid en waar je uiteindelijk op wil sturen, dan moet je ook niet verbaasd zijn dat natuurlijk de eerste line of defense krakkemikkig is. Dus dat is ook een, ja, een toetsvraag eigenlijk nog van zijn die businessmanagers wel in de organisatie overal aanwezig en aanspreekbaar. Tot zover. De voorzitter: Dank u wel. Was dat het? Wethouder, het woord is aan u. Wethouder Roduner: Ja, ik zal het kort houden, voorzitter. Volgens mij heeft de heer Smit al gezegd: dit is gewoon een basis voor een goede aanpak, en ik denk ook wel dat we die aanpak moeten, in een breder

53

moeten pakken samen met de organisatieontwikkeling, want volgens mij al veel gememoreerd ook, er zit veel samenhang ook met het Berenschotrapport. Nou, dus er is ook voor gekozen om de opvolging dus te betrekken bij dat programma van die organisatieontwikkeling. De opvolging. Om te betrekken bij het programma van de organisatieontwikkeling en u krijgt daar dan dus ook binnenkort een informatienota ook over om, nou, hoe dat proces verdergaat. Er worden in de organisatie inmiddels stappen ook wel gezet hè, dus er zijn, nou, er wordt nagedacht over de gedeelde waarden, de waarden die deze organisatie heeft, er zijn op dit moment drie kernwaarden gedefinieerd, open, betrokken en betrouwbaar, dus dat zijn denk ik de eerste stappen om uiteindelijk tot een gedeelde visie te komen en met een organisatiekompas. Dus ik denk ook wel dat, nou ja, een aantal van de dingen die we constateren eigenlijk ook over de rol van de eerste lijn, samenhang ook met de derde lijn, ‘…’ is iemand inderdaad verantwoordelijk, is er duidelijk aanspreekbaar punt verantwoordelijk voor zowel een project, aanspreekbaar binnen de organisatie en ook aanspreekbaar op het financiële resultaat. Is dat overal duidelijk, is die dus ook in de eerste lijn uiteindelijk verantwoordelijk? Ik denk dat zijn punten die in dat stuk ook gewoon terug gaan komen.

Nou, volgens mij de LOC, de levers of control, dat is niet een implemen… Dat gaan we niet direct implementeren, ik bedoel het is bedoeld uiteindelijk om die, nou, wat dan in rapport genoemd wordt de systemen en de leefwereld, om ook een ander perspectief te schetsen over hoe je tegen dat model dat we gebruiken, die drie, three lines of defense, hoe je dat, ja, meer in de leefwereld van de organisatie kan betrekken en ook andere elementen daarbij kan betrekken. Dus het is een model wat gebruikt wordt maar het is niet dat we dit nu rücksichtslos gaan implementeren, maar het biedt wel gewoon voldoende handvaten om uiteindelijk die ontwikkeling met elkaar te maken. Nou, ik ben ook blij dat de auditcommissie heeft gezegd: we gaan dit regelmatig, we gaan dit volgen, we gaan dit vanuit onze auditcommissie gaan we ook kijken hoe zich dit ontwikkelt de komende periode. Wordt er dan ook op bijgepraat of meegenomen door de directie en de concerncontroller.

En ten aanzien van de rechtmatigheid, dus dat wordt inderdaad van rijkswege gaat dat veranderen, per 2022 als ik het goed heb, maar wij zijn nu al een pilot aan het doen om te kijken, ja, hoe zou je dat in dit jaar, het lopende jaar ervaren met elkaar, wat leren we daar dan van en zijn we dan op die manier, kunnen we onze organisatie ook klaarmaken om bij die veranderende wet- en regelgeving dat ook goed te implementeren? Volgens mij punt van u, u heeft het punt volgens mij al vaker gemaakt over die, hoe die begroting zich samenhangt naar die … Dat is even zoals hij is, ik denk niet dat ik in de eerste dagen als wethouder financiën de begroting helemaal anders ga doen, maar laten we volgende week gewoon de discussie hebben over de begroting zoals die is voor 2022. En dan gaan we gedurende het jaar ervaren hoe die zich ontwikkelt. De voorzitter: Mijnheer Smit. De heer Smit: Mag ik de wethouder nog één ding vragen? In uw woorden beaamt u in feite de samenhang en herkent u de gemeenschappelijke problematiek die zowel in de Berenschotrapportage zit als in de 213arapportage, in die zin dat je dus de aanpak ook inderdaad in gezamenlijkheid van die twee probleemstellingen moet zien. Wethouder Roduner: Ja, volgens mij heeft de directie dat ook in haar nota aangegeven.

Het gaat ook, ja, het gaat over het versterken van de eerste lijn gaat niet alleen maar over financieel maar gaat ook gewoon over nog beter in positie komen en daar hoort financiën natuurlijk bij. Gaat over eigenaarschap, verantwoordelijkheid, gaat over een cultuur die we met elkaar hebben, dus vraag je hulp als het nodig is, is die, wordt die aangereikt als je denkt dat mensen daarom vragen? Nou, dus dat is ook een bepaald cultuuraspect wat je gewoon … En dat zit ook tussen die eerste en tweede lijn bijvoorbeeld in, dus ja zeker.

54

De voorzitter: Verder geen opmerkingen? Nee? Nou, dank u wel wethouder. Zoals gezegd maar voor de kijkers thuis, agendapunt 14 is komen te vervallen. Komt misschien op een later tijdstip nog terug. 15. Concept raadsjaaragenda 2022 De voorzitter: Rest ons slecht nog agendapunt 15, en dat is echt voor deze raad alleen dus u mag naar huis naar uw kindjes. Concept raadsjaaragenda 2022, dit concept betreft alleen nieuwe punten voor de planning van de commissie bestuur. Aan deze commissie wordt gevraagd om aan te geven of er nog onderwerpen zijn die zij wil toevoegen die nog in 2022 vanuit de organisatie of vanuit het college worden verwacht. Ook wordt de commissie gevraagd of er belangrijke kaderstellende onderwerpen zijn waarvoor een startnotitie gewenst is. En na deze toevoegingen wordt het stuk nogmaals geagendeerd tijdens de vergadering van 9 december. Ik zie geen kreet van grote opwinding en vreugde. Nee. 16. Sluiting De voorzitter: Nou, aan mijn kant wel want dat betekent dat het is nu kwart over negen en volgens mij zijn we klaar met deze vergadering. Hartelijk dank voor uw komst en nog een fijne avond, want we hebben nog een hele lange avond te gaan. Dank u wel.

55