1. Management letter Deloitte 2022 Gemeente Haarlem

Informatienota

Onderwerp Management letter Deloitte 2022 Gemeente Haarlem Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2022/1595132 Roduner, F.J. 7.2 Algemene dekkingsmiddelen CC Kruiswijk, R. 023-5114997 rkruiswijk@haarlem.nl De accountant Deloitte heeft de management letter aangeboden na uitvoering van de interim controle in het najaar. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de internebeheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. De managementsamenvatting, pagina 5 t/m 20, bevat de bestuurlijke relevante bevindingen en aanbevelingen vanuit de interim controle. Per onderwerp komen de volgende punten aan de orde: 







Interne beheersing: de interne beheersing van de gemeente Haarlem is in de basis op orde. Voor de jaarrekeningcontrole 2022 zijn de toereikende onderbouwing en waardering van de grondexploitaties, de toename in het aantal SiSa-regelingen, het verloop binnen het Audit Team en het vormen van een voorziening voor verlofsparen belangrijke aandachtspunten. Frauderisicomanagement: in de frauderisicoscan die jaarlijks wordt besproken met de portefeuillehouder en auditcommissie is opvolging gegeven aan de eerder meegegeven aanbevelingen rondom het specifieker maken van de frauderisico’s en invulling gegeven aan het testen van bestaan en werking van de beschreven beheersmaatregelen. Grondexploitaties: er is verbetering aangebracht in de interne beheersing van de grondexploitaties, deze is in de basis op orde. Ten behoeve van het goede verloop van de controle zullen extra afspraken gemaakt worden tussen organisatie en accountant. Een gedegen onderbouwing van de geschatte kosten en opbrengsten is in het licht van de huidige uitdagingen (oplopende inflatie en rente en de stikstofproblematiek) een aandachtspunt bij de grondexploitaties. EU-aanbestedingen: ondanks dat de afgelopen jaren diverse maatregelen getroffen zijn rondom de naleving van interne- en Europese aanbestedingsregels en het dalen van de rechtmatigheidsfout in 2021

Kenmerk: 2022/1595132

1/4







Behandelvoorstel voor commissie

blijven de EU-aanbestedingen vanwege de complexe regelgeving en de omvang een belangrijk onderwerp van de accountantscontrole. IT audit: dit jaar heeft Deloitte een IT Maturity Assessment uitgevoerd, een nulmeting gericht op IT Governance, IT Risk management, Informatie en privacy, IT Leveranciers management en General IT Controls. Er zijn hierbij 5 volwassenheidsniveaus waarvoor voor IT Governance, IT Risicomanagement, IT Leveranciersmanagement niveau 3 wordt aangeraden en voor Informatieveiligheid en privacy niveau 4. Ondanks dat de conclusie is dat op dit moment in veel gevallen vastgelegde kaders, processen en procedures resulterend in een uniforme werkwijze ontbreken verwacht Deloitte wel dat het mogelijk is om de komende periode te groeien naar het gewenste volwassenheidsniveau. Ook wordt geconstateerd dat de gemeente Haarlem het afgelopen jaar stappen heeft gezet om IT binnen de organisatie in volwassenheid te laten groeien. Sociaal domein: er zijn verschillende maatschappelijke uitdagingen binnen het sociaal domein (TOZO, asielcrisis, schuldenproblematiek door toenemende inflatie). De gemeente heeft passende aandacht voor de wijze waarop de dienstverlenging wordt georganiseerd. In 2021 is extra onderzoek uitgevoerd door een extern bureau waarbij in de vorm van o.a.

huisbezoeken voor Wmo nader inzicht verkregen wordt in de rechtmatige besteding van PGB-bestedingen en de kwaliteit van de geleverde zorg. De gemeente is hierdoor beter in staat om fouten en onzekerheden te kwantificeren. Rechtmatigheidsverantwoording: vanaf 2023 is het college verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Bij de jaarrekening 2021 is reeds een pilot gehouden ter voorbereiding op deze wijziging met een aantal processen. Bij de jaarrekening 2022 zal deze pilot worden uitgebreid naar alle processen. De verantwoordingsgrenzen zijn reeds vastgesteld door de raad. De financiële verordening zal in het voorjaar 2023 hierop worden aangepast.

Het college stuurt de informatienota ter kennisname naar de commissie Bestuur. Deze rapportage, ook wel managementletter genoemd, is gericht aan de organisatie en vraagt van het college geen verdere actie.

Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 22 november 2022

N.v.t. 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie Bestuur vast.

Kenmerk: 2022/1595132

2/4

de secretaris,

de burgemeester,

Inleiding Het bijgevoegde rapport van Deloitte bevat de tussentijdse bevindingen en aanbevelingen van de accountant van de gemeente Haarlem naar aanleiding van de interim controle 2022. De rapportage is op 14 november besproken met de gemeentesecretaris en de wethouder Financiën en wordt op 6 december besproken in de auditcommissie. 2. Kernboodschap De interim controle maakt deel uit van de controle door de accountant op de jaarrekening 2022. Deze controle heeft als doel een goed beeld te krijgen van de bedrijfsprocessen van de gemeente Haarlem. De interim controle gaat vooraf aan de eindejaarscontrole en het verstrekken van de controleverklaring en het accountantsverslag. In de management letter verwoordt de accountant de aandachtspunten en bevindingen uit de interim controle. In de management letter wordt een samenvatting van aandachtspunten die voortgekomen zijn uit de interim controle. Deze aandachtspunten betreffen: 









Interne beheersing: de interne beheersing van de gemeente Haarlem is in de basis op orde. Voor de jaarrekeningcontrole 2022 zijn de toereikende onderbouwing en waardering van de grondexploitaties, de toename in het aantal SiSa-regelingen, het verloop binnen het Audit Team en het vormen van een voorziening voor verlofsparen belangrijke aandachtspunten. Frauderisicomanagement: in de frauderisicoscan die jaarlijks wordt besproken met de portefeuillehouder en auditcommissie is opvolging gegeven aan de eerder meegegeven aanbevelingen rondom het specifieker maken van de frauderisico’s en invulling gegeven aan het testen van bestaan en werking van de beschreven beheersmaatregelen. Grondexploitaties: er is verbetering aangebracht in de interne beheersing van de grondexploitaties, deze is in de basis op orde. Ten behoeve van het goede verloop van de controle zullen extra afspraken gemaakt worden tussen organisatie en accountant. Een gedegen onderbouwing van de geschatte kosten en opbrengsten is in het licht van de huidige uitdagingen (oplopende inflatie en rente en de stikstofproblematiek) een aandachtspunt bij de grondexploitaties.

EU-aanbestedingen: ondanks dat de afgelopen jaren diverse maatregelen getroffen zijn rondom de naleving van interne- en Europese aanbestedingsregels en het dalen van de rechtmatigheidsfout in 2021 blijven de EU-aanbestedingen vanwege de complexe regelgeving en de omvang een belangrijk onderwerp van de accountantscontrole. IT audit: volgt

Kenmerk: 2022/1595132

3/4





Sociaal domein: er zijn verschillende maatschappelijke uitdagingen binnen het sociaal domein (TOZO, asielcrisis, schuldenproblematiek door toenemende inflatie). De gemeente heeft passende aandacht voor de wijze waarop de dienstverlening wordt georganiseerd. In 2021 is extra onderzoek uitgevoerd door een extern bureau waarbij in de vorm van o.a. huisbezoeken voor Wmo nader inzicht verkregen wordt in de rechtmatige besteding van PGB-bestedingen en de kwaliteit van de geleverde zorg. De gemeente is hierdoor beter in staat om fouten en onzekerheden te kwantificeren. Rechtmatigheidsverantwoording: vanaf 2023 is het college verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Bij de jaarrekening 2021 is reeds een pilot gehouden ter voorbereiding op deze wijziging met een aantal processen. Bij de jaarrekening 2022 zal deze pilot worden uitgebreid naar alle processen. De verantwoordingsgrenzen zijn reeds vastgesteld door de raad. De financiële verordening zal in het voorjaar 2023 hierop worden aangepast.

De organisatie zal op basis van bovenstaande aandachtspunten aan de slag gaan om de gevraagde informatie tijdig beschikbaar te hebben en zal daar waar nodig afspraken maken met Deloitte om de controle zo soepel mogelijk te laten verlopen. 3. Consequenties De organisatie onderneemt de nodige acties om aan de aandachtspunten en aanbevelingen van de accountant te voldoen. 4. Vervolg Op 6 december 2022 wordt de management letter besproken in de auditcommissie. De management letter wordt vervolgens aan de commissie Bestuur aangeboden. Na de accountantscontrole van de jaarrekening 2022 worden college en raad door de accountant geïnformeerd met een verslag van bevindingen over de voortgang van de aanbevelingen. 5. Bijlage Bijlage 1: Management letter 2022 gemeente Haarlem van Deloitte.

Kenmerk: 2022/1595132

4/4