1 Informatienota voortgang intensivering i-domein

Informatienota

Onderwerp Informatienota voortgang intensivering i-domein Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

2025/475519 Raadt, E. de 7.3 Overhead ID K. Radstake 0653272412 kradstake@haarlem.nl; Om in het i-domein de basis op orde te brengen, zijn er bij de Decemberrapportage 2024 extra middelen beschikbaar gesteld. Het nieuwe datacenter van de gemeente Haarlem is inmiddels opgeleverd, en alle geplande grote vervangingsprojecten voor 2025 zijn gestart. Het gaat onder andere om de vervanging van het financieel pakket en om de vervanging van het HRM-pakket. Ook zijn er 12 extra formatieplaatsen ingevuld. Er is in 2025 minder geld uit de reserve i-domein gehaald dan eerder gedacht, omdat een aantal projecten een langere doorlooptijd kennen, zoals de implementatie van de Cloudvisie. Daar zijn meerdere redenen voor, zoals geopolitieke ontwikkelingen en het later invullen van de formatieplaatsen door krapte op de arbeidsmarkt. Bij de Bestuursrapportage 2025 wordt de onttrekking aan de reserve bijgesteld op basis van de dan beschikbare informatie. Het college stuurt de informatienota ter bespreking naar de commissie Bestuur.

Relevante eerdere besluiten

Het college heeft toegezegd dat er voor het zomerreces een voortgangsrapportage over de verbeteringen in het I-domein ter bespreking wordt aangeboden aan de commissie Bestuur. Met deze informatienota wordt aan deze toezegging voldaan. Decemberrapportage 2024, paragraaf Bedrijfsvoering (2024/2039584) in raadsvergadering d.d. 19 december 2024.

Besluit college d.d. 27 mei 2025

1. Het college van burgemeester en wethouders stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2025/475519

de burgemeester,

1/6

1. Aanleiding Bij de Decemberrapportage 2024 heeft de gemeenteraad extra middelen ter beschikking gesteld om in het i-domein de basis op orde te brengen en om invulling te geven aan de nodige vernieuwing op het gebied van digitalisering, datakwaliteit en informatiebeveiliging. Deze extra middelen zijn noodzakelijk, omdat een deel van het applicatielandschap is verouderd en om de digitale dienstverlening op niveau te houden. Door verouderde applicaties te vervangen verbetert tevens de gebruiksvriendelijkheid en neemt het productieverlies af, doordat meer processen goed kunnen worden geautomatiseerd. Los van de het wegwerken van achterstanden staan er ook nieuwe opgaven voor onze deur. Wetgeving en ontwikkelingen in de markt als AI maken investeren in de kwaliteit en governance van data noodzakelijk. In de paragraaf Bedrijfsvoering van de Kadernota 2026 komt dit onderwerp terug. Op dit moment ligt de taak om de informatie digitaal veilig te houden grotendeels binnen de organisatie zelf. Met de overstap naar een Cloud-omgeving komt een groter deel van deze taak te liggen bij professionele partijen, die daar meer in gespecialiseerd zijn en beter zijn toegerust op de “wapenwedloop” met hackers. De overstap naar een Cloud-omgeving is bevestigd met een raadsbesluit (2024/494142).

In deze informatienota wordt beschreven welke activiteiten in de eerste maanden van 2025 zijn opgepakt en wordt de raad op de hoogte gebracht van de voortgang rondom de inzet van de aangevraagde middelen in het i-domein. 2. Toelichting In de volgende paragrafen staat welke acties inmiddels t.b.v. achterstallig onderhoud en vernieuwing in gang gezet zijn. Per onderdeel is beschreven welke activiteiten in de eerste maanden van 2025 zijn opgepakt. Onderstaande tabel toont de aangevraagde middelen uit de Decemberrapportage 2024. De tabel geeft een totaaloverzicht van de verwachte kosten voor de komende vier jaar. De ‘I’ staat voor

Kenmerk: 2025/475519

2/6

incidentele lasten en de ‘S’ voor structurele lasten. A. Operationele kosten Het datacenter is zover als mogelijk af. In 2024 zijn alle hard- en software waarvan de contracten in 2024 afliepen vervangen. Dit ter voorbereiding op de migratie naar de Cloud. Het enige component dat nog gerealiseerd moet worden, is de back-up disaster & recovery oplossing. Deze oplossing is noodzakelijk om te zorgen dat onze gegevens altijd hersteld kunnen worden als ze om welke reden dan ook (brand, cyberaanvallen, ransomware) moeten worden hersteld. Hiervoor is vanuit bestaande middelen een budget beschikbaar. De planning is om de nieuwe oplossing eind 2025 in productie te nemen. De Europese aanbesteding is in april 2025 gepubliceerd. De dubbele operationele lasten doen zich voor op het moment dat applicaties naar de Cloud overgaan maar nog niet volledig en alleen in de Cloud functioneren. In 2025 is daarvan nog geen sprake zodat het geraamde budget (€ 600.000) niet zal worden benut. Een ander traject dat loopt, heeft tot doel snel in te grijpen bij potentiële cyberdreigingen. Het zogenaamde Managed Detection and Response (MDR) richt zich op het continu monitoren en analyseren van verdachte netwerkactiviteiten. Hiervoor wordt een geschikte MDR-oplossing geselecteerd en geïmplementeerd. De verwachting is dat eind 2025 de basis opzet van de MDR oplossing in productie wordt genomen (fase 1).

Op dit moment is het offerteproces in gang gezet. Dit traject wordt overigens gedekt uit de bestaande begroting dus niet uit de bij de Decemberrapportage toegevoegde middelen. B. Begeleiding Cloudimplementatie (betreft vernieuwing) Geopolitieke ontwikkelingen maken dat de vraag aan de orde is of herijking van de visie op Clouddiensten nodig is. Volgens planning wordt 6 juni 2025 de nieuwe Nederlandse Digitaliseringsstrategie gepubliceerd. Deze nieuwe strategie van het Rijk stuurt aan op het gezamenlijk inzetten van cloud-technologie, met een eigen soevereine overheidscloud en een centrale overheidsmarktplaats voor cloudtechnologieën. Dat heeft mogelijk consequenties voor het tempo van onze eigen cloud-transitie. De planning van de transitie naar de cloud is daarnaast ook minder zeker geworden door ontwikkelingen in de geopolitieke situatie. De afhankelijkheid van een beperkt aantal Amerikaanse Big techleveranciers van cloud-oplossingen staat op gespannen voet met de uitgangspunten die zijn vastgelegd in de Haarlemse Cloud-visie: we kiezen voor Public cloud tenzij dat strijdig is met onze publieke waarden. Een en ander heeft impact voor onze projectplanning. Totdat anders wordt besloten, gaan de voorbereidingen voor de migratie naar de Cloud echter wel door. Momenteel loopt het voorbereidingstraject samen met een deskundige derde partij. Dit is een traject van 3 maanden, met

Kenmerk: 2025/475519

3/6

als uiteindelijk resultaat een plan van aanpak hoe de migratie in de toekomt moet worden uitgevoerd. Hierna zal een Europese aanbesteding starten voor het selecteren van een implementatiepartner en een Cloud provider. Om die reden wordt de in dit jaar geraamde € 500.000 geraamd voor externe ondersteuning niet benut. In het Investeringsplan wordt rekening gehouden met kosten voor transitie naar de Cloud. Extern onderzocht wordt welke kosten bij de transitie worden gemaakt. Dit is voor de gemeente maar ook in gemeenteland een nieuwe ontwikkeling waardoor de kosten nog moeilijk zijn in te schatten. Als de uitkomst van dit onderzoek er is, wordt voorgesteld om de in het Investeringsplan opgenomen bedragen om te zetten naar de exploitatie. C. Vervangingen/vernieuwingen Bij de vervanging van grote applicaties is het onderscheid tussen onderhoud en vernieuwing niet altijd scherp te maken, vaak gaat het om een combinatie. Voor de volgende applicaties is gestart met de werkzaamheden voor de vervanging. Financiële systeem Dit betreft het gemeentelijke financiële systeem. Aangezien de leverancier per 1 januari 2026 stopt met ondersteuning en doorontwikkeling, is vervanging noodzakelijk en om die reden al eerder in gang gezet. Daarbij is het nieuwe systeem een aanzienlijke verbetering qua gebruiksgemak en inzicht.

De aanbesteding was succesvol en naar verwachting wordt de implementatie eind 2025, volgens schema, afgerond. Het budget van het project is € 2,25 miljoen. Het bedrag is in 2022 vastgesteld, maar naar verwachting niet toereikend. De verwachte overschrijding ligt tussen de € 250.000 en € 600.000. Deze overschrijding kan worden opgevangen uit de beschikbare middelen binnen het idomein. E-HRM Het e-HRM project betreft de vervanging van het huidige HRM systeem inclusief alle koppelingen naar andere systemen. Het doel is om de HRM processen te optimaliseren, de datakwaliteit te verbeteren en te werken volgens de uitgangspunten van het organisatiekompas. Het project loopt iets voor op schema. In mei wordt gestart met de inrichting en implementatie, zodat het systeem vanaf 1 januari 2026 in gebruik kan worden genomen. De projectkosten passen binnen het budget. Zaaksysteem Verseon Voor de vervanging van Verseon is een architectuur uitgewerkt en vastgesteld volgens de visie Common Ground, het accent ligt daarbij op vernieuwing van de centrale voorzieningen voor documentopslag en zaakgericht werken. De vervanging wordt in zes deelprojecten gerealiseerd waarvan er inmiddels drie gestart zijn. De gestarte deelprojecten hebben betrekking op het verifiëren van de werking van de architectuur en de voorbereiding van de migratie van gegevens van Verseon naar de nieuwe architectuur.

De projecten maken onderdeel uit van een zogeheten

Kenmerk: 2025/475519

4/6

‘proeftuin’, waarbinnen wordt getest hoe en of bepaalde structuren werken zoals we binnen de organisatie nodig hebben. Enkele deelprojecten starten later dan gepland. Daardoor bestaat de kans dat dit jaar niet het volledige budget wordt benut. Bovendien is met de kosten voor een groot deel rekening gehouden in het Investeringsplan zodat er substantieel minder wordt uitgegeven op deze post dan geraamd. MOR+ Dit jaar gebruiken we om het voorbereidend werk te doen om uiteindelijk in 2026 tot betere dienstverlening te komen rond meldingen openbare ruimte. d. Overige IV-werkzaamheden Het OT-netwerk binnen de gemeente is een combinatie van glasvezel en mobiele verbindingen dat zorgdraagt dat met fysieke assets in de gemeente gecommuniceerd en aangestuurd kan worden (camera’s, verkeersregelinstallaties etc.). De planning is om het netwerk medio 2026 volledig in beheer te hebben. Per 1 april 2025 is de eerste beheerder in dienst getreden en is de projectgroep gestart met het aanpakken van de knelpunten, het overnemen van het beheer en het realiseren van NIS2-compliance. Het project verloopt volgens planning en ruim binnen budget. Het is echter nog onzeker of het volledige netwerk binnen de gestelde termijn aan de NIS2-richtlijnen zal voldoen. E.

Datamanagement/datakwaliteit De in de Decemberrapportage 2024 toegekende middelen voor het verbeteren van datamanagement en datakwaliteit worden in 2025 en 2026 volledig ingezet voor personeel dat eerder is aangenomen met tijdelijke middelen (datagedreven werken). Met deze middelen is de formatie uitgebreid met een chief data officer, een adviseur datagovernance (één in 2025, met uitbreiding in 2026), en extra personele capaciteit voor centrale ondersteuning (het dataloket) in de vorm van een junior analist. Vanaf 2026 worden de middelen daarnaast gebruikt voor de ontwikkeling en het beheer van een datafundament, waarmee de gemeente efficiënter data kan verwerken en beter kan toezien op privacy, beveiliging, consistentie en hergebruik van data. De eerder geplande uitgaven zullen naar verwachting volledig worden benut. F. Leveranciersmanagement, contractbeheer en contractmanagement Het contractmnaagementsysteem wordt in het derde kwartaal 2025 opgeleverd. Verder zijn e contracten meer gecentraliseerd. In de tweede helft van 2025 wordt doorgewerkt aan de vorming van zogenaamde Service Level Agreements. Dit maakt sturen op afspraken makkelijker en ontstaat meer grip. Daarnaast is een contractmanager aangesteld die aan de slag gaat met de verdere professionalisering van het contractmanagement voor de IV contracten.

In de tweede helft van 2025 wordt gestart met de werving van een tweede contractmanager. Er wordt een pas op de plaats gemaakt totdat de gedachtenvorming over de inrichting van het

Kenmerk: 2025/475519

5/6

leveranciersmanagement en contractbeheer en -management binnen het domein Bedrijfsvoering afgerond is. Deze onderbesteding is tijdelijk, omdat later alsnog versnelling plaatsvindt. G. Overig vernieuwing Om de organisatie voor te bereiden op de mogelijkheden en risico’s van AI en daar op termijn van te kunnen profiteren is een aan aantal acties uitgevoerd. Er is beleid vastgesteld met Do’s en Don’ts voor de inzet van AI en er is vanuit bestaande middelen een AI-coördinator aangesteld die tot taak heeft om de ontwikkelingen te begeleiden en te stimuleren. Daarnaast zal op korte termijn een centraal beheerde voorziening voor Generatieve AI, vergelijkbaar met ChatGPT, beschikbaar worden gesteld aan alle medewerkers waarmee geoefend en geëxperimenteerd kan worden. 3. Resultaten en/of consequenties Over het algemeen is sprake van een voortvarende implementatie. Het nieuwe datacenter van de gemeente Haarlem is inmiddels opgeleverd, en alle geplande grote vervangingsprojecten voor 2025 zijn gestart. Ook zijn er 12 extra formatieplaatsen ingevuld. Zoals toegelicht is ook sprake van onderbesteding op een aantal punten. Er is bij de Decemberrapportage 2024 een reserve ingesteld om het uitgavenritme over de jaren heen flexibeler te maken gelet om de ontwikkelingen die inherent zijn aan het i domein. 4.

Uitvoering en vervolg De externe ontwikkelingen en veranderende wetgeving maakt het nodig om regelmatig de te behalen resultaten te herijken. Niet uit te sluiten is dat door externe ontwikkelingen een keer op de “pauzeknop” zal moeten worden gedrukt. Om dit te ondervangen wordt in de eerste helft van 2025 gewacht met het vaststellen van welke onttrekkingen dit jaar aan de reserve i-domein nodig zijn. Later in het jaar is dat beter in te schatten. Bij de Bestuursrapportage 2025 zal hierover worden gerapporteerd en zal worden voorgesteld de onttrekking indien nodig aan te passen. Rapportage komt via de reguliere P&C-cyclus terug. 5. Bijlagen Niet van toepassing.

Kenmerk: 2025/475519

6/6