1. Concept Gunnings-criteria voor de aanbesteding van de dagelijks beheer- en groot onderhoudscontracten ten behoeve van de marktpartijen

Informatienota

Onderwerp Concept gunningscriteria voor de aanbesteding van de dagelijks beheercontracten en groot onderhoudscontracten ten behoeve van de marktpartijen Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2022/512313 Raadt, E. de 5.3 Overige beheerstaken PCM Tobben, P.G.J. 023-5113917 ptobben@haarlem.nl De huidige contracten voor het dagelijks beheer van de openbare ruimte en de contracten voor het groot onderhoud lopen dit jaar af. Daarom is de gemeente vorig jaar gestart met de voorbereiding van nieuwe (raam)contracten met als doel om per 1 januari 2023 het dagelijks beheer en groot onderhoud met nieuwe marktpartijen te kunnen voortzetten. Als bijlage worden de concept gunningscriteria voor de marktpartijen meegestuurd.

Behandelvoorstel voor commissie

Het college stuurt de informatienota ter bespreking naar de commissie Beheer. De commissie beheer heeft aangegeven mee te willen kijken met de aanbesteding van de nieuwe contracten voor dagelijks beheer en groot onderhoud.

Relevante eerdere besluiten

- Collegebesluit Start aanbesteding contracten onderhoud openbare ruimte, 13 april 2021.

Besluit College d.d. 5 april 2022

1. het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2022/512313

de burgemeester,

1/4

Inleiding De huidige langlopende contracten voor het dagelijks beheer van de openbare ruimte lopen op 31 december 2022 ten einde. De contracten voor het groot onderhoud (civiele aannemers en ingenieursbureaus) lopen 17 mei 2022 af. Daarom is de gemeente vorig jaar gestart met de voorbereiding van nieuwe (raam)contracten met als doel om per 1 januari 2023 het dagelijks beheer en groot onderhoud met nieuwe marktpartijen te kunnen voortzetten. De al gestarte groot onderhoudsprojecten binnen het huidige raamcontract kunnen na 17 mei 2022 nog worden voortgezet en afgerond. Nieuwe projecten die vanaf 17 mei 2022 tot 1 januari 2023 van start gaan worden (tijdelijk) apart aanbesteed. De contracten worden voor maximaal 8 jaar afgesloten. De mogelijkheid voor een tussentijdse beëindiging wordt geborgd. Voor deze contracten geldt een taakstellend budget dat bij de kadernota en programmabegroting wordt vastgesteld. De gunningscriteria zijn derhalve bepalend voor de definitieve keuze van de marktpartijen. Zie de concept gunningscriteria in de bijlagen. De uitgewerkte en definitieve gunningscriteria worden vanaf mei in de aanbesteding meegenomen.

Aanbesteding marktpartijen De gunningscriteria hebben betrekking op de aanbesteding van de dagelijks beheercontracten voor de domeinen asfalt en markeringen, riolering en grondwater, kunstwerken en oevers, beweegbare bruggen, openbare verlichting en verkeersregelinstallaties. Daarnaast gaat het om de aanbesteding van groot onderhoud, dat wil zeggen de raamcontracten voor civiele aannemers, voor ingenieursdiensten en voor directievoering en toezicht. Inbesteding Spaarnelanden De domeinen afval en reiniging, groen, spelen, elementenverhardingen en straatmeubilair, parkeren en coördinatie urgente meldingen, waarvoor niet deze gunningscriteria maar wel vergelijkbare criteria gelden, worden inbesteed bij Spaarnelanden. Deze in te besteden dagelijks beheercontracten worden eveneens opnieuw opgesteld en gaan ook per 1 januari 2023 in. Omdat bij de contracten met Spaarnelanden, vanwege de inbesteding, de doorlooptijd van de aanbestedingsprocedure niet van toepassing is, wordt het opstellen van deze nieuwe dagelijks beheercontracten later gestart (vanaf april 2022). Over de inbesteding zal het college daarom later, naar verwachting voor het zomerreces, bij de raad terugkomen. 2. Kernboodschap De huidige contracten voor het dagelijks beheer van de openbare ruimte en de contracten voor het groot onderhoud lopen dit jaar af.

Daarom is de gemeente vorig jaar gestart met de voorbereiding van nieuwe (raam)contracten met als doel om per 1 januari 2023 het dagelijks beheer en groot onderhoud met nieuwe marktpartijen te kunnen voortzetten. Als bijlage worden de concept gunningscriteria voor de marktpartijen meegestuurd.

Kenmerk: 2022/512313

2/4

3. Consequenties 3.1 De concept gunningscriteria komen voort uit de vastgestelde inkoopdoelstellingen De hoofddoelstelling is een doorlopend dagelijks beheer, levering van ingenieursdiensten en uitvoering van groot onderhoud. De subdoelstellingen zijn dat: - Haarlem en Zandvoort als regisserende gemeente kunnen opereren. - Doeltreffend, kostenbewust en efficiënt te werk wordt gegaan. - Duurzaamheid als uitgangspunt wordt gehanteerd. De voorgenoemde subdoelstellingen zijn als gunningscriteria verder uitgewerkt (zie bijlage). In deze uitwerking worden nog accenten en aanscherpingen aangebracht en medio mei definitief gemaakt. 3.2 Duurzaamheidsparagraaf De gemeente Haarlem heeft als doelstelling duurzaam te handelen, zet in op de productie en het (her)gebruik van circulaire producten en wenst de uitstoot van CO2 te beperkten. Duurzaamheidseisen zijn integraal in het contract verwerkt. De gemeente verwacht van opdrachtnemers de inbreng van kennis en innovatieve adviezen om de doelstelling te realiseren. 3.3 Biodiversiteit Seizoensgebonden maaien en meer biodiversiteit wordt in het contract meegenomen. Het uitgangspunt in de nieuwe contracten is niet gedetailleerd voorschrijven (het hoe) maar de achterliggende reden aangeven (het wat en waarom) en verwijzen naar vastgesteld beleid. Biodiversiteit vormt onderdeel van het domein Groen dat inbesteed wordt bij Spaarnelanden.

In de voorbereidingen is dit één van de onderwerpen die met Spaarnelanden worden besproken om explicieter op te kunnen nemen in de nieuwe contracten voor dagelijks beheer. In de huidige situatie heeft Spaarnelanden overleg met onze stadsecoloog om afspraken te maken over inzet van materieel, het maairegime per berm en zo de structuur van de bermbodem en de biodiversiteit te versterken. Ook houden de stadsecoloog en Spaarnelanden contact over wensen van inwoners en buurten en ideeën van andere experts. 3.4 Social return on investment Net als in de huidige contracten wordt ook in de nieuwe contracten een procesblad voor SROI opgenomen. Het wordt als eis in alle contracten opgenomen en volgt het gemeentelijke beleid. 3.5 Financiën Voor de nieuwe contracten wordt een taakstellend jaarbudget gereserveerd, gebaseerd op het voorafgaande jaar en rekening houdend met indexering. Dit budget wordt jaarlijks met de kadernota beschikbaar gesteld. Bij de afzonderlijke projecten voor groot onderhoud worden nog nadere overeenkomsten gesloten, waarbij het HCPP van toepassing is en waarbij tevens per project het benodigde krediet door de gemeenteraad wordt vastgesteld. Een aandachtspunt is de sterk gestegen materiaal- en brandstofprijzen. Dit kan op gespannen voet komen te staan met de gestelde eisen, waardoor partijen zouden kunnen afzien van de inschrijving.

4. Vervolg

Kenmerk: 2022/512313

3/4

Op 1 april jl. is de aanbesteding met een voorselectie van de dagelijks beheerdomeinen voor de marktpartijen gestart. Begin mei wordt de gunningsleidraad opgesteld, met daarin een nadere uitwerking van de gunningscriteria zoals opgenomen de bijlage, zodat de aanbesteding vanaf medio mei kan worden voortgezet met de geselecteerde marktpartijen voor de dagelijks beheer contracten. Begin mei gaat ook de voorselectie voor het groot onderhoud (de ingenieursdiensten en de civiele aannemers) van start. Vanaf eind juli wordt deze aanbesteding voortgezet met de geselecteerde marktpartijen. In april is tevens de voorbereiding voor de bij Spaarnelanden in te besteden dagelijks beheercontracten van start gegaan. In november van dit jaar wordt de aan- en inbesteding van alle nieuwe contracten zodat per 1 januari 2023 de werkzaamheden onder de nieuwe contracten kunnen worden voortgezet. Over de verdere voortgang wordt de commissie door middel van een informatienota rond het zomerreces geïnformeerd. 5. Bijlagen Concept gunningcriteria voor de aanbesteding van dagelijks beheer en groot onderhoud ten behoeve van marktpartijen, 24 maart 2022.

Kenmerk: 2022/512313

4/4