1 Collegereactie op tweede evaluatierapport Referendumcommissie

Informatienota

Onderwerp Collegereactie op tweede evaluatierapport Referendumcommissie Nummer 2024/164071 Portefeuillehouder Wienen, J. Programma/beleidsveld 6.2 Gemeentelijk bestuur Afdeling CC Auteur Westerink, A. Telefoonnummer Email awesterink@haarlem.nl Kernboodschap In deze nota informeert het college de commissie Bestuur over zijn visie op het referendumproces in relatie tot het referendum over de ‘Nota Uitwerking parkeerregulering: Uitbreiding betaald parkeren in Haarlem’, dat op 6 maart 2024 plaatsvond. In het eerste deel van deze nota deelt het college zijn observaties met betrekking tot dit proces. In het tweede deel reageert het college op de aanbevelingen van de referendumcommissie in haar evaluatierapporten van 21 september 2023 en 4 juni 2024. In het derde deel schetst het college het vervolgproces in aanloop naar aanpassing van de Referendumverordening en werving van een nieuwe referendumcommissie. Streven is een aangepaste Referendumverordening in het eerste kwartaal van 2025 vast te stellen, waarna een nieuwe referendumcommissie kan aantreden. Behandelvoorstel voor Het college stuurt deze nota ter bespreking in de commissie Bestuur. Deze commissie bespreking volgt op een eerste bespreking van het evaluatierapport door de referendumcommissie over het referenduminitiatief in de commissie Bestuur op 13 juni 2024.

Tijdens die bespreking heeft de portefeuillehouder toegezegd dat het college met een reactie en aanvulling op het rapport zou komen. Deze nota voorziet daarin. Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 17 september 2024

Eerste bespreking evaluatie referendum in commissie Bestuur van 13 juni 2024. 1. Het college stelt de informatienota aan de commissie vast. de secretaris,

Kenmerk: 2024/164071

de burgemeester,

1/10

Inleiding Met deze nota informeert het college de commissie Bestuur over zijn visie op het referendumproces in relatie tot het referendum over de Nota uitwerking parkeerregulering, dat plaatsvond op 6 maart 2024. Het college doet dit door allereerst een aantal eigen observaties met de commissie te delen. Vervolgens reageert het college op de aanbevelingen en bevindingen uit de twee evaluatierapporten van de referendumcommissie van 21 september 2023 respectievelijk 4 juni 2024 over het referenduminitiatief. Tenslotte schetst het college het verdere proces in aanloop naar aanpassing van de Referendumverordening gemeente Haarlem 2022 en de werving van een nieuwe referendumcommissie. 1. Observaties van het college 1. Terugkijkend op het referendumproces constateert het college dat de concentratie van taken en verantwoordelijkheden bij de referendumcommissie bijgedragen heeft aan een soms enigszins gespannen relatie tussen de referendumcommissie en de gemeente. Dit gold onder meer voor de toon van de communicatie. Daarnaast leek de referendumcommissie op bepaalde momenten bijna partij te zijn of te worden in het referendumproces. De rollen die de verschillende betrokkenen in het referendumproces hebben, zijn op grond van de Referendumverordening gemeente Haarlem 2022 veranderd ten opzichte van de situatie die gold onder de vorige Referendumverordening.

Deze verandering heeft er mede toe geleid dat betrokkenen, die in het verleden een bepaalde rol hadden, deze nu niet pakten en ook niet konden pakken. Verduidelijking van de rollen in een aangepaste Referendumverordening kan helpen om in de toekomst weer een vloeiender referendumproces te krijgen. 2. Daarnaast bestond er onduidelijkheid over de ruimte die de raad heeft om een oordeel te geven over de mogelijke onderwerpen van een referendum en over de besluiten die daarvan op grond van de Referendumverordening uitgezonderd zijn. Het college acht het wenselijk dat dit in de toekomst aan de voorkant duidelijk is. De situatie, waarin hierover onduidelijkheid en verschillende opvattingen bestonden, leidde tot ruis en heeft bovendien de verhoudingen in de raad onder druk gezet. Het college vindt het daarom van belang dat over de mogelijke onderwerpen van een referendum en over de uitzonderingsgronden in een aangepaste Referendumverordening meer duidelijkheid komt. 3. Ook de afwikkeling van de subsidies heeft, zowel wat betreft de verlening als wat betreft de vaststelling, ruis opgeleverd. Daarnaast is er discussie ontstaan over de termijnen, waarbinnen een referendum redelijkerwijs georganiseerd kan worden. In deze discussie speelde de tijd die nodig is voor het subsidieproces een belangrijke rol.

Zo werd het proces van subsidieverlening een eigenstandige reden om een discussie te voeren over de termijnen die gelden in het referendumproces.

Kenmerk: 2024/164071

2/10

2. Evaluatie referendumcommissie en de collegereactie daarop De referendumcommissie heeft op 4 juni 2024 een tweede evaluatierapport uitgebracht over het ‘referenduminitiatief Nota Uitwerking parkeerregulering: Uitbreiding betaald parkeren in Haarlem’. Dit evaluatierapport is een vervolg op de eerste evaluatie van 21 september 2023 over het referenduminitiatief. In de vergadering van de commissie Bestuur op 13 juni 2024 vond over de evaluatie van 4 juni 2024 een eerste bespreking plaats. Tijdens deze bespreking heeft de portefeuillehouder toegezegd dat het college met een reactie komt ten behoeve van een meer uitvoerige vervolgbespreking in commissie en raad. Deze reactie volgt onderstaand. Het referendum vond plaats op 6 maart 2024. De referendumcommissie stelt in haar tweede evaluatierapport dat het referendumproces goed, maar niet probleemloos is verlopen, ondanks de inzet van alle betrokkenen. Zij legt daarbij een verband met de tijdsdruk die er was doordat er slechts drie maanden waren om het referendumproces te organiseren. Dit heeft, zo stelt zij, een zorgvuldig referendumproces onder druk gezet en wellicht geschaad. Zowel uit het tweede evaluatierapport als uit de eerste bespreking hiervan in de commissie Bestuur is duidelijk geworden dat de Referendumverordening gemeente Haarlem 2022 (in het vervolg: Referendumverordening) moet worden aangepast.

Het college zal daartoe, na vervolgbespreking in commissie en raad, uiterlijk in het eerste kwartaal van 2025 een voorstel aan u voorleggen. Zodoende is de periode waarin de Referendumverordening tijdelijk buiten werking is gesteld, waartoe de raad op 18 juli 2024 besloot, zo kort als nodig is voor een goede voorbereiding van een aangepaste verordening. Hieronder gaat het college in op een aantal punten en aanbevelingen uit beide evaluatierapporten. Dit betreft ook de zes aanbevelingen, die in het eerste evaluatierapport stonden. Bij de reactie op de evaluatie heeft het college ook opmerkingen betrokken, die zijn gemaakt door de leden van de commissie Bestuur en door de voorzitter van de referendumcommissie op 13 juni jl. Overigens zien niet alle punten en aanbevelingen uit het rapport op aanpassing van de Referendumverordening. Daar waar dat in de visie van de referendumcommissie en/of het college wel het geval is, wordt dat hieronder expliciet aangegeven. Aanbevelingen uit het Eerste evaluatierapport Referendumcommissie van 21 september 2023 In het Evaluatierapport van 21 september 2023 van de referendumcommissie over het Referenduminitiatief met betrekking tot de periode tot en maart 30 maart 2023, deed zij zes concrete aanbevelingen.

Deze aanbevelingen komen ook terug in het Totaaloverzicht van de aanbevelingen van de referendumcommissie, opgenomen in Bijlage 5 van het Evaluatierapport van 4 juni 2024, en zijn van 1. tot 6. genummerd.

Kenmerk: 2024/164071

3/10

De eerste vier aanbevelingen betreffen vooral de voorbereidingen van het referendum en zijn door het college grotendeels overgenomen in aanloop naar het referendum op 6 maart 2024. Meer specifiek beval de referendumcommissie het volgende aan: 1. Zorg ervoor dat conceptformulieren voor ondersteuningsverklaringen permanent gereed zijn, zowel de papieren als de digitale variant, zowel voor het inleidend als voor het definitieve verzoek. 2. Borg de toegankelijkheid voor ondersteuningsverklaringen met behulp van papieren handtekeningenlijsten binnen de mogelijkheden van de AVG. Op deze aanbeveling gaat het college onder aanbeveling 8 nader in. 3. Plaats (ook) op de website van de gemeente (haarlem.nl) de relevante informatie over het referenduminstrument voor burgers. 4. Blijf kiesgerechtigden de mogelijkheid bieden om ondersteuningsverklaringen op papier af te leggen, naast de digitale mogelijkheid. Aanbeveling 5 luidt als volgt: ‘Neem in de verordening op dat het besluit van de raad over het inhoudelijk verzoek en de inhoudelijke bespreking van het ontwerp raadsbesluit in dezelfde raadsvergadering dient plaats te vinden.’ Reactie college Als het college op een later moment een voorstel voor aanpassing van de Referendumverordening aan de raad doet, zal het college hierin ook advies geven hoe in een dergelijke situatie te handelen.

In Aanbeveling 6 stelt de referendumcommissie, dat zij een nadere toelichting op de uitzonderingsgronden van artikel 2 uit de Referendumverordening verhelderend acht. Zij geeft aan bereid te zijn een dergelijke toelichting (in concept) op te stellen. Deze toelichting is te vinden in Bijlage 2 van het evaluatierapport van 4 juni 2024 en is getiteld ‘Voorstel toelichting uitzonderingsgronden artikel 2, tweede lid, van de Referendumverordening.’ Reactie college Het college waardeert het, dat de referendumcommissie een voorstel heeft opgesteld. Het college stelt voor om het voorstel te betrekken bij de voorbereiding van de aanpassing van de Referendumverordening, inclusief de toelichting op de Referendumverordening, en zal deze voorbereiding op zich nemen na de bespreking van het evaluatierapport en van de reactie van het college daarop in de commissie Bestuur en de raad. Het college zal daarbij niet alleen voorstellen doen betreffende de tekst van de toelichting op de uitzonderingsgronden, maar mogelijk ook

Kenmerk: 2024/164071

4/10

betreffende de uitzonderingsgronden zoals deze nu in de huidige Referendumverordening zijn opgenomen. Aanbevelingen en bevindingen uit het Tweede evaluatierapport Referendumcommissie In de reactie van het college op het Tweede evaluatierapport van 4 juni 2024 volgt het college de opbouw van dit rapport en de daarin opgenomen aanbevelingen en bevindingen. Start definitief verzoek Ondersteuningsverklaringen De referendumcommissie stelt dat de fase van het definitieve verzoek goed is verlopen. Kleine onvolkomenheden zijn voortvarend opgelost door de gemeente. De referendumcommissie heeft eerder informeel geadviseerd dat op het moment dat de benodigde 4.000 geldige ondersteuningsverklaringen ontvangen zijn, de overige ondersteuningsverklaringen niet meer gecontroleerd hoeven te worden op geldigheid. Wel dienen deze verklaringen opgenomen te worden in het totaaloverzicht. Concreet beveelt zij aan (Aanbeveling 7) om artikel 6, zesde lid van de Referendumverordening aan te vullen met ‘Als het benodigde aantal geldige ondersteuningsverklaringen is behaald, hoeven overige verzoeken niet gecontroleerd te worden.

De voorzitter maakt wel het totaal aantal verklaringen bekend.’ Reactie college Het college gaat ervan uit dat de referendumcommissie, daar waar zij spreekt over ‘overige verzoeken’, doelt op ‘overige verklaringen’ en stelt voor om deze aanbeveling in een aangepaste Referendumverordening over te nemen. Dit betekent dat in de toekomst de ondersteuningsverklaringen worden gecontroleerd, totdat er ten minste 4.000 geldige ondersteuningsverklaringen zijn ontvangen. Papieren ondersteuningsverklaringen Op dit punt beveelt de referendumcommissie aan (Aanbeveling 8) dat de gemeente onderzoekt welke mogelijkheden er zijn om papieren ondersteuningsverklaringen te blijven gebruiken op een voor de inwoners zo laagdrempelige manier en zonder schending van de regels uit de AVG aangaande privacybescherming, naast de nu gehanteerde methode dat een ingevuld formulier afgegeven kan worden op het gemeentehuis. In haar eerste evaluatierapport (zie ook hierboven) deed zij een aanbeveling over de mogelijkheid om aan de hand van handtekeningenlijsten ondersteuningsverklaringen op te halen.

Kenmerk: 2024/164071

5/10

Reactie college Het college merkt hierover op al eerder te hebben aangegeven (Toezegging nr. 2023/1759824, zie 1 (notubiz.nl)) dat het tegemoetgekomen is aan het eerste advies van de referendumcommissie door kiesgerechtigden de keuze te laten of zij hun steun wilden geven via een papieren formulier of via de digitale mogelijkheid. Het college heeft daarbij niet gekozen voor het gebruik van handtekeningenlijsten. Daarbij spelen privacyaspecten inderdaad een rol. Als initiatiefnemers met papieren lijsten langs de deuren gaan waarop namen, adressen, geboortedata en handtekeningen staan, is het risico dat daarmee iets misgaat groter dan nodig en verantwoord. Zeker nu er een goed en veiliger alternatief is gevonden door de mogelijkheid te bieden een papieren ondersteuningsverklaring bij de gemeente in te leveren, naast de meest gebruikte digitale methode via MijnHaarlem. Dit acht het college laagdrempelig genoeg en is ook praktisch goed uitvoerbaar. Daarmee wordt naar mening van het college bovendien voldaan aan de eis uit artikel 5, eerste lid, aanhef en onder f van de AVG, dat passende technische of organisatorische maatregelen worden genomen voor een passende beveiliging en ter bescherming tegen onder meer onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

Besluit over referendum, datum en vraagstelling Wat betreft het proces-verbaal van de beoordeling van de ingediende ondersteuningsverklaringen, beveelt de referendumcommissie aan (Aanbeveling 9) om daarin op te nemen hoeveel ondersteuningsverklaringen op papier en digitaal zijn afgelegd en tevens om aan te geven waarom of waardoor ondersteuningsverklaringen niet geldig zijn. Reactie college Het college is van mening dat het proces-verbaal zodoende onnodig uitgebreider wordt. Het procesverbaal is een sluitstuk van het referendumproces en moet voldoen aan hetgeen hierover in de Referendumverordening (en tot op zekere hoogte de Kieswet) is gesteld. Het college is wel bereid om deze gegevens te delen waar nodig en gevraagd, maar stelt voor om deze niet bij voorbaat toe te voegen aan het proces-verbaal. Waar het gaat om het aangeven waarom of waardoor ondersteuningsverklaringen niet geldig zijn, geldt dat dit alleen maar kan voor die verklaringen waarvan de geldigheid onderzocht en vastgesteld is. De referendumcommissie beveelt op dit punt aan dat, als het benodigde aantal geldige ondersteuningsverklaringen is behaald, overige verklaringen niet gecontroleerd hoeven te worden op geldigheid (zie Aanbeveling 7).

Kenmerk: 2024/164071

6/10

Benodigde tijd voor de organisatie van het hele referendumproces Het bepalen van de referendumdatum, rekening houdend met de genoemde termijn van twaalf weken in artikel 9, eerste lid van de Referendumverordening, is een bevoegdheid van de raad. Het college heeft, nadat de raad hierover in november 2023 een besluit nam, vervolgens zijn taken op het terrein van subsidieverlening, organisatie van en voorlichting over het referendum opgepakt en uitgevoerd. In Aanbeveling 10 stelt de referendumcommissie dat bij het bepalen van de referendumdatum rekening gehouden moet worden met de verschillende onderdelen van het referendumproces, zoals het organiseren van de dag van de stemming en het proces van de subsidieverlening en met de verschillende recesperiodes. Reactie college Het college informeert de raad hoeveel tijd het nodig heeft om een referendum te organiseren en voor het proces van de subsidieverlening. Dit is in aanloop naar het referendum op 6 maart 2024 ook gebeurd. Het college zag goede mogelijkheden om de praktische aspecten, samenhangend met de organisatie en subsidieverlening, te ondervangen en had geen reden om aan te geven dat er meer tijd nodig was.

Stemming over het raadsvoorstel Op dit punt beveelt de referendumcommissie aan (Aanbeveling 11) om artikel 5, zevende lid, van de Referendumverordening als volgt te verduidelijken (…) ‘De stemming over het ontwerp-raadsbesluit zoals dat luidt na verwerking van eventuele aangenomen amendementen wordt aangehouden tot de eerstvolgende vergadering na de dag waarop de uitslag van het referendum wordt bekendgemaakt.’ Reactie college Het betreft hier de bevoegdheid van de raad met betrekking tot de besluitvorming door de raad. Het college zal de raad adviseren over de wenselijkheid van de voorgestelde aanpassing, wanneer het een voorstel voor aanpassing van de Referendumverordening doet. Het subsidieproces Termijnen Het college constateert dat er tijdsdruk zit op het subsidieproces, zoals de referendumcommissie ook stelt in haar rapport. Het college stelt vast dat een zekere tijdsdruk inherent is aan het referendumproces en vraagt zich af of de subsidie een reden moet zijn om dat hele proces uit te rekken.

Kenmerk: 2024/164071

7/10

Om in de toekomst aan de tijdsdruk met betrekking tot het subsidieproces tegemoet te komen, stelt de referendumcommissie in Aanbeveling 12 voor om in de Referendumverordening, in aanvulling op artikel 10, derde lid, op te nemen: a) Dat de aanvraagtermijn voor subsidies niet eerder kan starten dan twee weken na de bekendmaking van de subsidiemogelijkheid en b) Dat voldoende rekening gehouden moet worden met recesperiodes. Maximumbedrag subsidieaanvraag In Aanbeveling 13 stelt de referendumcommissie voor om de formulieren voor de subsidieaanvraag op de volgende punten te verduidelijken: -

-

Er kan geen subsidie worden aangevraagd voor meer dan het vastgestelde maximumbedrag. Als meer dan het vastgestelde maximum wordt aangevraagd, wordt de aanvraag niet in behandeling genomen, uiteraard nadat de mogelijkheid is geboden de subsidieaanvraag op dit punt te herstellen. Er kan meer dan één keer subsidie worden aangevraagd door een aanvrager. Elke separate subsidieaanvraag dient een zelfstandige activiteit te betreffen.

Kwaliteit subsidieaanvraag Het college is het, zoals hierboven ook aangegeven, eens met de stelling van de referendumcommissie dat het subsidiebureau onder tijdsdruk moest werken. Dit heeft in enkele gevallen inderdaad geleid tot knelpunten, die vervolgens moesten worden hersteld. Subsidiecategorie neutraal De referendumcommissie constateert dat veel subsidieaanvragen de categorie neutraal betroffen en voorts dat deze categorie in interpretatie en toepassing problematisch blijkt. Zij beveelt daarom aan (Aanbeveling 14) om de verantwoordingsverplichting van de subsidieontvanger met betrekking tot de gekozen categorie te verduidelijken en doet daartoe een concrete tekstsuggestie. Zij stelt verder voor (Aanbeveling 15) om de terminologie in artikel 10, tweede lid onder c. ‘het bevorderen van het debat over het ontwerp raadsbesluit op neutrale wijze te bevorderen’ te verduidelijken en daaraan toe te voegen ‘hierbij komen zowel de standpunten van voor- als tegenstanders naar voren’. Reactie college Het college constateert dat de subsidieverstrekking niet alleen geleid heeft tot tijdsdruk in het referendumproces, maar ook tot onrust en verwarring. Zo was het onder meer in enkele gevallen moeilijk om te beoordelen onder welk deelplafond een bepaalde subsidie zou moeten worden verstrekt. Vooral de categorie neutraal is in interpretatie en toepassing problematisch gebleken.

Kenmerk: 2024/164071

8/10

De doelmatigheid en acceptabele hoogte van subsidie voor materialen, ingezette instrumenten en de organisatie van activiteiten roepen discussies op en doen afbreuk aan het draagvlak voor het referendum. Daarnaast blijkt het moeilijk de subsidieaanvragen goed en zorgvuldig te beoordelen. Het proces van subsidieverstrekking levert extra tijdsdruk op het referendumproces op. Het college stelt daarom voor om in de toekomst geen subsidie meer te verstrekken in het kader van het referendumproces en de Referendumverordening op dit punt aan te passen. Voorlichting gemeente Wat betreft het objectieve en neutrale karakter van de door de gemeente te verstrekken voorlichting stelt de referendumcommissie, dat de concepttekst van de informatiefolder niet neutraal en objectief genoeg was. Op haar advies van 17 januari 2024 zou niet zijn gereageerd. Dit is echter onjuist. Op 1 februari 2024 heeft het college het advies van de commissie met een brief beantwoord (zie bijlage). Deze brief is ten onrechte niet in de evaluatie betrokken. Het college acht het overigens ook ongewenst dat een referendumcommissie waardeoordelen uitspreekt over bestuursorganen van de gemeente. De organisatie van het referendum De referendumcommissie stelt dat de organisatie van de referendumdag goed is verlopen.

Wel constateert de referendumcommissie dat zij gedurende het proces te maken heeft gehad met drie verschillende projectleiders. Het ligt, zo stelt zij, voor de hand om voor één vaste projectleider te kiezen. Op dit punt is de portefeuillehouder in de commissie Bestuur op 13 juni 2024 al kort ingegaan. Daarin heeft hij aangegeven dat er eerst een projectleider is geweest die zich bezig heeft gehouden met de bestuurlijke advisering in het voorbereidingsproces. Vervolgens heeft een projectleider zich vooral gericht op de (praktische) organisatie van het referendum. Zij vertrok echter tijdens het proces van voorbereiding van het referendum wegens een andere baan buiten de gemeente Haarlem. In de laatste fase is het projectleiderschap noodzakelijkerwijs door iemand anders opgepakt. Het college is het overigens eens dat één vaste projectleider gedurende het hele proces de voorkeur verdient. De dag van de stemming en het besluit van de raad De referendumcommissie stelt dat de dag van de stemming in termen van proces en procedure goed is verlopen. In deze bevinding kan het college zich goed vinden. Klachten De referendumcommissie geeft in haar rapport aan, dat een formele klacht over het referendumproces is afgehandeld door de klachtencoördinator van de gemeente en niet is doorgestuurd naar de referendumcommissie. Naar aanleiding hiervan beveelt zij aan, dat alle

Kenmerk: 2024/164071

9/10

klachten die over het referendumproces gaan, moeten worden doorgestuurd naar de referendumcommissie conform artikel 4, eerste lid aanhef en onder d. van de Referendumverordening. Zij acht het van belang dat alle bij het referendumproces betrokkenen hiervan op de hoogte zijn. Deze aanbeveling is in lijn met het door de referendumcommissie genoemde artikel 4 onder d. van de Referendumverordening. Onder e. van artikel 4 staat bovendien, dat de referendumcommissie tot taak heeft ‘klachten te behandelen in het kader van de toezichttaak, genoemd onder d.’. Het college constateert dat deze aanbeveling volgt uit de formulering in de verordening. 3. Verdere proces Na behandeling van de evaluatie door de referendumcommissie en de collegereactie daarop in de commissie Bestuur zal het college komen met een overzicht van onderwerpen die op basis van de behandeling in de commissie Bestuur in ieder geval aan de orde komen bij de wijziging van de Referendumverordening. Dit overzicht wordt ter kennis van de raad gebracht. Vervolgens zal het college komen met een eerste concept voor een aangepaste Referendumverordening, te agenderen en te bespreken in de commissie Bestuur.

Op basis van deze bespreking komt het college vervolgens met een voorstel voor een aangepaste Referendumverordening ter vaststelling, waarin zal zijn meegenomen wat uit de bespreking van het concept in de commissie Bestuur komt. Na vaststelling van de aangepaste Referendumverordening kan de raad een nieuwe referendumcommissie benoemen. De werving van nieuwe leden voor deze commissie wordt in het vierde kwartaal van 2024, in nauwe samenwerking en afstemming met de griffie, ter hand genomen. 4. Bijlagen A. Begeleidende brief tweede evaluatierapport d.d. 4 juni 2024 B. Tweede evaluatierapport referendumcommissie d.d. 4 juni 2024 C. Collegereactie op advies over voorlichting door de gemeente d.d. 1 februari 2024

Kenmerk: 2024/164071

10/10