1. Begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027 gemeenschappelijke regeling Cocensus

Raadsstuk

Onderwerp Begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027 gemeenschappelijke regeling Cocensus Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2022/810581 E. de Raadt 7.1 Lokale belastingen en heffingen Concern control W. Odekerken 06 38688045 wodekerken@haarlem.nl De gemeenschappelijke regeling Cocensus heeft de begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027 aangeboden. De gemeenteraad van Haarlem wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze hieromtrent voor 10 juni kenbaar te maken. De begroting 2023 is tijdig aangeboden door Cocensus. Door organisatie omstandigheden is de begroting niet eerder voor zienswijze aangeboden aan het College en de Raad waardoor de zienswijze van de commissie Bestuur pas na vaststelling van de begroting door Cocensus kan plaatsvinden. Met Cocensus is daarom een specifieke afspraak gemaakt. Indien op 16 juni een zienswijze van de Gemeenteraad Haarlem komt die afstemming vraagt met het bestuur van Cocensus, dan zal Cocensus uiterlijk 28 juni terugkoppeling geven. De begroting 2023 is gebaseerd op de uitgangspunten van de eerder vastgestelde Kadernota 2023. Op de Kadernota 2023 zijn geen zienswijzen ingediend. De begroting is opgesteld in lijn met de kadernota. Te vermelden verschillen zijn een lichte bijstellingen van de bijdragen van een aantal deelnemende gemeentes als gevolg van gehanteerde uitgangspunten/ontwikkelingen.

Daarnaast was in de kadernota het bedrag voor uitbreiding dienstverlening Haarlem parkeren en de gemeentelijke bijdrage van Haarlem samengevoegd, deze bedragen zijn in de begroting separaat opgenomen.

Behandelvoorstel voor commissie Relevante eerdere besluiten

De commissie Bestuur wordt verzocht advies te geven aan de raad over het voorstel van het college in paragraaf 2 en over de wijze van agendering van het raadsstuk in de raadsvergadering. Kadernota 2023-2027 GR Cocensus (2022/28855)

Kenmerk: 2022/810581

1/7

Besluit College d.d. 7 juni 2022

1. Het college stelt het voorstel aan de raad vast. 2. Het college besluit voorts de portefeuillehouder voor Financiën te machtigen om in het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling Cocensus in te stemmen met de Begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027, onder voorbehoud dat de zienswijze van de raad geen aanleiding geeft om het besluit te wijzigen. de secretaris,

Besluit Raad d.d. ………. (wordt ingevuld door de griffie)

de burgemeester,

De raad der gemeente Haarlem, Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders, Besluit: 1.

Aan de gemeenschappelijke regeling Cocensus kenbaar te maken dat de gemeente Haarlem geen bezwaar heeft tegen de vaststelling van de begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027.

de griffier,

de voorzitter,

1. Inleiding Cocensus is een gemeenschappelijke regeling (GR) waarin de deelnemende gemeenten de heffing en invordering van gemeentelijke belastingen en heffingen hebben uitbesteed. In de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) zijn eisen vastgelegd waaraan gemeenschappelijke regelingen moeten voldoen. De kadernota 2023-2027 is door het dagelijks bestuur Cocensus op 24 november 2021 vastgesteld en voor zienswijze aan de deelnemende gemeenten aangeboden. Op de kadernota Cocensus 2023-2027 zijn geen zienswijzen ontvangen. De begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027 zijn in concept vastgesteld in de bestuursvergadering van 11 maart 2022. De gemeenteraad van Haarlem wordt in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze hieromtrent voor 10 juni kenbaar te maken. Op 15 juni 2022 zal de begroting 2023 definitief vastgesteld worden in de vergadering van het Algemeen Bestuur van Cocensus. De begroting 2023 is tijdig aangeboden door Cocensus. Door organisatie omstandigheden is de begroting net eerder voor zienswijze aangeboden aan het College en de Raad waardoor de zienswijze van de commissie Bestuur pas na vaststelling van de begroting door Cocensus kan plaatsvinden.

Kenmerk: 2022/810581

2/7

Met Cocensus is daarom een specifieke afspraak gemaakt. Indien op 16 juni een zienswijze van de Gemeenteraad Haarlem komt die afstemming vraagt met het bestuur van Cocensus, dan zal Cocensus uiterlijk 28 juni terugkoppeling geven. 2. Voorstel aan de raad 1. Aan de gemeenschappelijke regeling Cocensus kenbaar te maken dat de gemeente Haarlem geen bezwaar heeft tegen de vaststelling van de begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027. 3. Beoogd resultaat Na het geven van de zienswijze door de gemeenteraad van Haarlem kan de GR Cocensus de begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027 definitief vaststellen. 4. Argumenten 1. Uitgangspunten De begroting 2023 is gebaseerd op de uitgangspunten van de eerder vastgestelde kadernota 20232027 van Cocensus. 2. Financiële kaders en de bijdrage aan Cocensus In de begroting 2023 is zichtbaar dat er een hogere bijdrage zal zijn voor de deelnemende gemeenten t.o.v. voorgaand jaar. Er is een drietal uitgangspunten gehanteerd om de bijdragen van de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling vast te stellen. Het gehanteerde inflatiepercentage is 2,0%, dit is conform het percentage opgenomen in de Kadernota 2023. Er is gebruik gemaakt van het CEP 2021, ondertussen is het CEP 2022 reeds gepubliceerd. Cocensus geeft aan dat de actualisatie van de begroting 2023 gedaan zal worden na het loonakkoord.

Naar verwachting wordt dit jaar een akkoord bereikt hierop. Voor de gemeentes Hillegom, Bergen, Uitgeest, Castricum en Heiloo heeft er een vermindering van de bijdrage plaatsgevonden in verband met kosten Klant Contact Centrum (KCC). Tot slot heeft het uitvoeren van Diftar geleid tot een verhoging van de bijdrage van de gemeentes Uitgeest, Castricum en Heiloo. Als gevolg van deze ontwikkelingen stijgen de totale geraamde baten van de GR Cocensus van € 14.910.000 in 2022 naar € 15.527.000 in 2023, een stijging van 4,1% incl. indexatie. Als gevolg van deze genoemde ontwikkelingen stijgt de bijdrage van Haarlem in 2023 van € 3.002.500 naar € 3.063.000.

Kenmerk: 2022/810581

3/7

3. Uitbreiding dienstverlening opdrachtgevers Met de opdracht gevende gemeenten wordt gesproken over de mogelijke overheveling van achtergebleven taken op het gebied van gemeentelijke belastingen of aanverwante activiteiten en over de uitbesteding van mogelijke nieuwe heffingen aan Cocensus. Ingaande oktober 2021 heeft de gemeente Haarlem een nieuwe scanoplossing ingezet voor de handhaving van het betaald parkeren op straat. Dit heeft tot gevolg dat het aantal naheffingsaanslagen en bezwaarschiften sterk zal toenemen, Cocensus heeft de overige inkomsten dan ook verhoogd met €295.000. Deze kosten dienen te worden betaald door parkeren zelf (vanuit de opbrengsten) en worden dus niet geïncorporeerd in de gemeentelijke bijdrage. 4. Schuldpositie Net als de gemeente heeft Cocensus te maken met de kasgeldlimiet (kortlopende schulden) en de renterisiconorm (langlopende schulden). De verwachting is niet dat Cocensus deze limieten zal overstijgen in 2023. Het saldo van de langlopende schulden bedraagt naar verwachting per 1 januari 2023 € 11.720.000 per 1 januari 2023. Het saldo van de leningen ligt circa € 1.800.000 lager dan de boekwaarde van de activa per 1 januari 2023. Dit verschil wordt met name verklaard, doordat Cocensus tracht zoveel mogelijk investeringen uit eigen middelen te financieren om rentelasten te beperken. 5. Risico’s en kanttekeningen 1.

KCC-activiteiten 2023 Bij de oprichting van Cocensus in 2007 is ervoor gekozen om een grote herkenbaarheid van de gemeente te handhaven, o.a. middels het logo van de gemeente op briefpapier en op enveloppen. In de loop van de jaren is de naamsbekendheid van Cocensus bij de inwoners van de deelnemende gemeenten gegroeid; in overgrote meerderheid weten burgers waar ze terecht moeten, in toenemende mate is dat nu ook digitaal. Inmiddels hebben 5 van de deelnemende gemeenten hun KCC-activiteiten belegd bij Cocensus, het belangrijkste argument hiervoor kwam van de KCCmedewerkers van de gemeente zelf: zij vinden dat ze de burgers onvoldoende direct kunnen helpen. Het Dagelijks Bestuur van Cocensus heeft ingestemd met het ontwikkelen van een voorstel om voor 2023 voor alle deelnemende gemeenten de front-office en dus het KCC-belastingen uit te voeren. Het voorstel zal voor wat betreft de technische aspecten in 2022 nader worden uitgewerkt. Voor de gemeenten die het KCC nog niet bij Cocensus hebben ondergebracht zal dit leiden tot een besparing op de (flexibele) formatie van de eigen KCC's. Het belangrijkste argument voor onderbrengen van de KCC activiteiten bij Cocensus is een snellere en directere dienstverlening aan de burgers. 2. Risico’s -

No Cure No pay

Kenmerk: 2022/810581

4/7

Cocensus ziet een forse toename van het aantal bezwaren, die zijn ingediend door de zogenaamde No Cure No Pay bureaus (NCNP). Van de ingediende bezwaren is meer dan de helft afkomstig van deze bureaus. Deze bureaus richten zich op de wet WOZ. Zij bieden hun diensten aan om namens de inwoners bezwaar te maken tegen de WOZ-beschikking. De wet WOZ is zodanig ingericht dat een taxatiewaarde wordt gezien als een exacte waarde. De NCNP bureaus vragen een doorlopende machtiging en op basis hiervan maken de bureaus bezwaar en gaan vervolgens in beroep. Indien de rechter besluit tot een aanpassing van de waarde ontvangt het bureau de proceskostenvergoeding van tussen de € 600 en € 1.200. De belastingbetaler krijgt een aanpassing van de waarde en een lagere aanslag van enkele tientallen euro’s per jaar. Er zijn reeds (bij de VNG) initiatieven aangedragen om geen exacte waarde vast te stellen, maar taxatiewaarden met een bandbreedte. Hierdoor behoeven geen bezwaren/beroepen gehonoreerd te worden als de waarde nog binnen deze bandbreedte blijft. Daarnaast is gevraagd om het fenomeen van de doorlopende machtiging te stoppen. Een volgende stap zou kunnen zijn dat het verdienmodel wordt teruggebracht. Het moment dat het model tot redelijke proporties wordt teruggebracht is er bij Cocensus in de volle breedte al snel sprake van een besparing van € 500.000.

- Personeel Ondanks dat het personeelsbestand van Cocensus de laatste jaren verjongt, zijn er nog relatief veel 55-plussers. Het ziekteverzuimpercentage ligt niet zozeer hoger in deze groep, echter is er wel een toename zichtbaar in de categorie van de meer ernstige ziektegevallen. Tot op heden is steeds gelukt om deze langdurige uitval op te vangen. - Inflatie De inflatie stijgt sterker dan in voorgaande jaren. Mogelijk stijgt deze nog verder. Dit zou gevolgen kunnen hebben voor de exploitatie van Cocensus, de bijdragen van de deelnemende gemeenten en de belastingtarieven. 3. Ontwikkelingen - Automatisering Cocensus is een uitvoeringsorganisatie belast met geautomatiseerde bulkprocessen. Automatisering is de ruggengraat van de organisatie en op het moment dat deze uitvalt, stagneert of fouten geeft levert dit direct grote organisatorische problemen op met financiële gevolgschade. Opvang wordt gerealiseerd door de adoptie van ‘ICT as a service’. Hiertoe wordt ICT afgenomen vanuit een servicemodel wat in alle ICT-voorzieningen voorziet. Dankzij deze 'full service' is Cocensus de komende jaren volledig ontzorgd en is de beschikbaarheid en de continuïteit zowel voor de medewerkers als voor de burgers geborgd. Gelieerd hieraan is het ‘Service Level Management' proces, waarin wordt toegezien op het besturen en beheersen van de kwaliteit en kwantiteit van de geleverde services.

Kenmerk: 2022/810581

5/7

Als onderdeel van het ‘Service Level Management' proces, zijn specifieke afspraken rond beveiliging en bescherming van persoonsgegevens gemaakt. Naast specifieke certificeringen van alle 'ketenpartners', zijn ook verwerkersovereenkomsten gesloten om de privacy van burgers te waarborgen op moment dat er door een derde partij onderhoudswerkzaamheden aan de ICT diensten en/of software worden verricht. Daarnaast worden door de partijen security assessments en audits uitgevoerd door een onafhankelijke en door de overheid geaccrediteerde partij. - Cybersecurity In de context van Cybersecurity en de digitale weerbaarheid wordt er binnen Cocensus een zeer strikt beleid gevoerd volgens het informatiebeveiligingsbeleid. Het tijdig optimaliseren van de beveiliging heeft Cocensus voorbereid op de komst van de AVG wetgeving en tevens het integrale informatiebeveiligingsbeleid opgeleverd (BIO). Gelet op de razendsnelle ontwikkelingen is het mogelijk dat nieuwe kwetsbaarheden moeten worden doorgrond met het oog op de toekomst. Hierbij worden diverse informatiebronnen gebruikt om inzichtelijk te maken welke mogelijke risico's er kunnen ontstaan. - Belastingportaal E-Gouw Met E-Gouw biedt Cocensus inwoners & bedrijven de mogelijkheid om hun belastinggegevens digitaal te raadplegen. Inwoners kunnen met hun DigiD en bedrijven via RSIN in combinatie met hun aanslagbiljetnummer inloggen.

In dit belastingportaal wordt samen met de leverancier voortdurend gewerkt aan het vereenvoudigen van de mogelijkheden voor burgers. Voor 2022 worden mogelijkheden onderzocht om het maken van bezwaar voor burgers nog laagdrempeliger te maken door het opnemen van een QR code op de aanslag, waarmee zonder DigiD versneld bezwaar kan worden ingediend. Op die manier wordt getracht de No Cure No Pay bedrijven die massaal bezwaar indienen de pas af te snijden. De automatiseringsgraad neemt in snel tempo toe. Omdat dat echter niet voor iedereen even vanzelfsprekend of gemakkelijk is, blijft er ook aandacht voor telefonisch of schriftelijk contact met de burgers. - Informatiebeveiliging en privacy Cocensus heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om de bescherming van persoonsgegevens en naleving van de privacywet- en regelgeving te borgen. Voornoemde beveiligingsmaatregelen voldoen aan het normenkader van de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). - Verdere ontwikkeling gemeenschappelijke regeling Cocensus De gemeenschappelijke regeling Cocensus heeft met een omvang van 13 deelnemende gemeenten in een beheersgebied van 750.000 inwoners en met een personeelsbestand van 130 formatieplaatsen (150 medewerkers) een solide omvang.

Het beheersgebied loopt van Hillegom tot Den Helder en bevindt zich voornamelijk aan de westkant van Noord-Holland en met Hillegom een klein gebied in Zuid-Holland. Op het moment dat er verzoeken komen tot toetreding tot de Gemeenschappelijke regeling Cocensus, mogelijk ook geïnitieerd door gemeentelijke herindelingen,

Kenmerk: 2022/810581

6/7

zal eerst nader onderzocht worden wat de gevolgen van verdere groei zijn voor de bedrijfsvoering en beheersbaarheid van de GR en wat de gevolgen zijn voor de huidige deelnemers van de GR. Hierbij geldt als uitgangspunt dat een eventuele uitbreiding zich bevindt binnen het benoemde beheersgebied van Cocensus. - Toeslagenaffaire Periodiek ontvangt Cocensus bestanden (Burgerservicenummers) van de Rijksbelastingdienst waarin mogelijk gedupeerden zijn opgenomen. Bij deze dossiers wordt indien van toepassing de openstaande schuld tijdelijk "on hold" gezet totdat er een beslissing is genomen in het specifieke dossier. Daarnaast ontvangt Cocensus periodiek bestanden inzake de afdoening van de desbetreffende dossiers, deze bestanden worden individueel beoordeeld en verder afgehandeld. Het gehele proces van de afhandeling van de toeslagenaffaire zal nog wel enkele jaren in beslag nemen aangezien mogelijk gedupeerden zich mogen aanmelden tot 01/01/2024. Er is voor de opdrachtgevers van Cocensus geen financieel risico van toepassing. 6. Uitvoering Na besluitvorming door de gemeenteraad wordt hierover gecommuniceerd met het dagelijks bestuur van de GR Cocensus. 7. Bijlage 1. Begroting 2023 en het meerjarenperspectief 2024-2027 GR Cocensus

Kenmerk: 2022/810581

7/7