1 Artikel 213a-onderzoek naar privacybeleid

Collegebesluit

Onderwerp Artikel 213a-onderzoek naar privacybeleid Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

Behandelvoorstel voor commissie

Relevante eerdere besluiten Besluit College d.d. 12 maart 2024

2024/338830 Raadt, E. de 6.2 Gemeentelijk bestuur CC Konijnenbelt, C.M.C. 3064 ckonijnenbelt@haarlem.nl Het college onderzoekt jaarlijks twee beleidsonderwerpen op doelmatig- en doeltreffendheid. In de Programmabegroting 2022-2026 (blz. 42) heeft het college aangegeven een 213a-onderzoek te doen naar Privacybeleid van de gemeente. De aanvang van het onderzoek is vanwege prioritering verlaat waardoor afronding in 2024 heeft plaatsgevonden. Met dit collegebesluit wordt het onderzoekrapport en de bestuurlijke reactie hierop vastgesteld. Het college stuurt dit besluit ter informatie naar de commissie bestuur en de rekenkamercommissie. Het is aan de commissie te bepalen of zij het onderzoek willen agenderen voor bespreking. Programmabegroting 2022-2026 Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. Het 213a onderzoek naar het Privacybeleid vast te stellen; 2. De bestuurlijke reactie op het onderzoek, inclusief fasering van de aanbevelingen, vast te stellen. de secretaris,

Kenmerk: 2024/338830

de burgemeester,

1/3

1. Inleiding Het college onderzoekt jaarlijks twee beleidsonderwerpen op doelmatig- en doeltreffendheid. In de Programmabegroting 2022-2026 (blz. 42) heeft het college aangegeven een 213a-onderzoek te doen naar het Privacybeleid. In 2018 trad de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking. Met name de AVG stelde nieuwe eisen op het gebied van privacybescherming. Deels ging het om zaken die volledig geregeld en afgerond moesten worden (bijvoorbeeld het inrichten van een register van verwerkingen en het aanstellen van een FG), deels ging het om doorlopende inspanningsverplichtingen zoals het doen van risicoanalyses (gegevensbeschermingseffectrapportages/DPIA’s), verbeteren van processen en versterken van kennis en bewustzijn. Geëvalueerd is in hoeverre de gemeente nu voldoet aan de eisen van de AVG. 2. Besluitpunten college Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. Het 213a onderzoek naar het Privacybeleid vast te stellen; 2. De bestuurlijke reactie op het onderzoek, inclusief fasering van de aanbevelingen, vast te stellen. 3. Beoogd resultaat De aanbevelingen uit het rapport geven richting voor het verder verbeteren van het Privacybeleid. 4. Argumenten 1. Het college voldoet hiermee aan de toezegging uit de Programmabegroting 2022-2026. 2.

Leren van het verleden en van andere gemeenten Het uitvoeren van 213a onderzoeken stelt het college in staat periodiek de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid te onderzoeken. De lessen die hieruit worden getrokken geven vaak aanleiding verbeteringen door te voeren. In dit onderzoek zijn bovendien best practices van andere gemeenten gezocht en genoemd. Hiermee wordt het lerend vermogen van de organisatie ondersteund. 5. Risico’s en kanttekeningen Niet alle aanbevelingen kunnen in een keer worden opgevolgd. In de bestuurlijke reactie op het rapport is aangegeven hoe fasering in opvolging van de aanbevelingen vorm krijgt.

Kenmerk: 2024/338830

2/3

6. Uitvoering In de bestuurlijke reactie is beschreven hoe de aanbevelingen opvolging krijgen. In 2024 wordt de basis gelegd door 1. het overkoepelend beleid te actualiseren (Q3/4) ; 2. de governance te beschrijven voor het hele I-domein (Q3/4); 3. de privacyverklaring te actualiseren (Q1); 4. DPIA-werkwijze vast te leggen en het format aan te passen (Q3). Opvolging van de andere aanbevelingen volgt in 2025. 7. Bijlagen 1. 213a rapport Privacybeleid 2. Bestuurlijke reactie op 213a onderzoek Privacybeleid

Kenmerk: 2024/338830

3/3