1 Aandeelhoudersvergadering ROM InWest InWest Regio 12 juni 2025

Collegebesluit

Onderwerp Aandeelhoudersvergadering ROM InWest en InWest Regio 12 juni 2025 Nummer Portefeuillehouder Programma/beleidsveld Afdeling Auteur Telefoonnummer Email Kernboodschap

2025/507152 Berkhout, R.A.H. 4.2 Economie, toerisme en cultuur CC Moolen, J. van der / Jongkees, P.H.G. jvandermoolen@haarlem.nl Haarlem is aandeelhouder van ROM InWest B.V. (4,57%) en sinds eind 2024 ook aandeelhouder van InWest Regio BV (2,29%). Gevraagd wordt om als aandeelhouder in te stemmen met een aantal besluiten, waaronder besluiten met betrekking tot de financiële verantwoording voor het boekjaar 2024, decharge van de bestuurders en commissarissen, herbenoeming van de commissarissen, en de inbesteding van het ‘Programma Investeringsgereed Innovatief MKB NoordHolland (PIM Noord-Holland)’. Voor de herbenoeming van de leden van de raad van commissarissen van ROM InWest en InWest Regio dient een collegebesluit genomen te worden.

Behandelvoorstel voor commissie

Ter informatie voor commissie Bestuur

Relevante eerdere besluiten

Raadsvoorstel Participatie Haarlem in Regionale Ontwikkel Maatschappij Metropoolregio Amsterdam en Noord-Holland Noord (ROM MRA/NHN) (2021/ 359737) Het college van burgemeester en wethouders besluit: 1. In te stemmen met de herbenoeming van de drie huidige leden van de raad van commissarissen voor de voorgestelde periodes.

Besluit college d.d. 10 juni 2025

de secretaris,

Kenmerk: 2025/507152

de burgemeester,

1/3

1. Aanleiding Op de agenda van de aandeelhoudersvergadering staan onder andere de financiële verantwoording voor het boekjaar 2024, decharge van de bestuurders en commissarissen, herbenoeming van de commissarissen, en de inbesteding van het ‘Programma Investeringsgereed Innovatief MKB NoordHolland (PIM Noord-Holland)’. In bijlage 1 Annotatie agenda AvA ROMInWest en ROMInWest Regio – 12 juni 2025 wordt dieper ingegaan op de agendapunten. 2. Beoogd resultaat Als aandeelhouder besluit het college over de wijze waarop het zijn stem zal uitbrengen op de aandeelhoudersvergadering. In de gecombineerde Aandeelhoudersvergadering ROM InWest en InWest Regio 12 juni 2025 worden diverse besluiten gevraagd. Met de herbenoeming van de leden van de raad van commissarissen van ROM InWest en InWest Regio voor afwijkende termijnen, wordt een gefaseerde vervanging geregeld waarbij elk jaar een lid aftreedt. 3. Onderbouwing voorstel De leden van de raad van commissarissen van ROM InWest en InWest Regio zijn op 7 oktober 2021 benoemd voor een periode van 4 jaar. De huidige benoemingstermijn eindigt op 6 oktober 2025. Om te vermijden dat de hele raad in een keer opstapt, is er een gefaseerde vervanging geregeld waarbij er elk jaar een lid aftreedt. De drie leden worden herbenoemd voor resp. drie maanden, een jaar en drie maanden en twee jaar en drie maanden.

Op grond van artikel 17.2 van de statuten van ROM InWest is goedkeuring vereist van de AvA voor benoeming van RvC leden. 4. Risico’s en kanttekeningen In bijlage 1 Annotatie agenda AvA ROMInWest en ROMInWest Regio – 12 juni 2025 wordt ingegaan op de behandeling van de diverse agendapunten. 4.1 Kanttekeningen Er is een voorstel om de raad van commissarissen uit te breiden naar 4 leden. Daarover wordt nu geen besluit gevraagd. Het gewijzigde profiel van de RvC zal aan de aandeelhouders worden voorgelegd tijdens de AvA van 27 november 2025. Tevens zullen dan ter benoeming twee kandidaten worden voorgesteld waarvan één lid ter vervanging van dhr. Singh. 5. Consequenties en uitvoering In bijlage 1 Annotatie agenda AvA ROMInWest en ROMInWest Regio – 12 juni 2025 wordt ingegaan op de behandeling van de diverse agendapunten. De portefeuillehouder Economische Zaken (R.H. Berkhout) is verhinderd om de gemeente Haarlem te vertegenwoordigen tijdens de gecombineerde aandeelhoudersvergadering Rom InWest en InWest Regio van 12 juni 2025. De onderwerpen die op de agenda staan zijn vooraf besproken met zowel de

Kenmerk: 2025/507152

2/3

portefeuillehouder Economische zaken van Haarlem (R.H. Berkhout) en de portefeuillehouder Financiën van Zandvoort (G.J. Bluijs), beide delen dezelfde mening over de geagendeerde onderwerpen. Er wordt daarom volmacht aan de portefeuillehouder Financiën van Zandvoort (G.J. Bluijs) verleend. 6. Bijlagen Bijlage 1. Annotatie agenda AvA ROM InWest en InWest Regio – 12 juni 2025 Bijlage 2. Agenda Aandeelhoudersvergadering ROM InWest en InWest Regio 12 juni 2025 Bijlage 3. Voorlegger financieel resultaat ROM InWest Bijlage 4. Voorlegger financieel resultaat ROM InWest QA Bijlage 5. ROM InWest samenvatting onderzoeksverslag 20 mei 2025 Bijlage 6. InWest Regio – notulen AVA 28-11-2024 Bijlage 7. ROM InWest – notulen AVA 28-11-2024

Kenmerk: 2025/507152

3/3