03. KPI-verslag 2020 bijlage 1 verzonden 2 juni

Registratienummer Z21.081781 / D21.750288

Bijlage 1: Totaallijst aanbevelingen gemeente Goes t.b.v. verslag ten behoeve van de horizontale verantwoording verslagjaar 2020 KPI

Onderwerp

Toelichting

Aanbeveling voor 2021 Actualiseer de Archiefverordening en de Beheerregeling informatiebeheer na invoering van de nieuwe Archiefwet. Onderzoek of er een hotspotmonitor moet worden ingesteld

Lokale regelgeving 1.1/ 1.2

Archiefverordening/ Beheerregeling informatiebeheer

De archiefverordening is naar aanleiding van de vaststelling van de nieuwe aanpassingswet Wnra niet meer aangepast.

1.3

SIO

1.5.a.

Gemeenschappelijke Regelingen

De coronacrisis is al hotspot aangewezen, echter niet als onderdeel van een hotspotmonitor (zie ook KPI 6.3.d). Het opstellen van een hotspotmonitor heeft namelijk nogal wat impact op de organisatie; het kost veel tijd voor zowel inrichting als uitvoering. De gemeente Goes neemt deel aan een aantal gemeenschappelijke regelingen.

1.5.a

SamenwerkingsVerbanden: het sociale domein

1.7

Uitbesteding archieftaken

Er is een start gemaakt met het onderzoek naar archivering m.b.v. het dienstverleningsconcept Mens Centraal. Mens Centraal is een dienstverleningsconcept voor de ondersteuning bij sociaal maatschappelijke vraagstukken van individuele burgers en groepen. Mens Centraal is ontwikkeld door de VNG, Divosa en het Ministerie van Sociale Zaken Als onderdeel van het kwaliteitssysteem is een applicatie-portfolio opgesteld. Vul deze applicatie-portfolio aan met gegevens over het laten hosten van gegevens in de verschillende applicaties.

Onderzoek bij deelname aan een Gemeenschappelijke Regeling of er voorzieningen zijn getroffen voor de zorg van deze archiefbescheiden. Breng het archiefbeheer in deze ketenorganisatie in beeld en bekijk of het informatiebeheer volgens de wetgeving wordt uitgevoerd.

Overleg met de afdeling ICT over het laten hosten van externe gegevens in de verschillende applicaties: kijk welke maatregelen zijn getroffen in het kader van faillissement, beslaglegging, afsluiten van verwerkersovereenkomsten, escrow-overeenkomst e.a.

Pagina 2

Middelen en Mensen 2.2. b

2.2. b

3.1.c 3.5.

4.1.a

4.2.b/c

5.1.

Structurele achterstanden

Gemeentearchief Er is een plan van aanpak voor inventarisatiewerkzaamheden aanwezig. Echter, dit overzicht is niet meer up-todate.

Stel een nieuw plan van aanpak op voor de inventarisatie van archieven ouder dan 20 jaar. Neem in dit plan van aanpak ook een planning mee voor de materiele zorg van de archieven. Structurele achterstanden Gemeentearchief Maak inzichtelijk hoeveel Er is een achterstand in de manuren nog nodig zijn om inventarisatiewerkzaamdeze inventarisatiewerkheden ontstaan. zaamheden te kunnen verrichten Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e -depot Applicaties (digitaal)

Als onderdeel van het kwaliteitssysteem is een applicatie-portfolio opgesteld. Bedrijfsnoodplan De laatste update van het gemeentelijke bedrijfsnoodplan Heeft plaatsgevonden in 2016. Interne kwaliteitszorg en toezicht

Bekijk per vakapplicatie de ontbrekende functionaliteiten. Toets het onderdeel archiefruimten/ archiefbewaarplaats/ Bekijk of dit onderdeel nog up-to-date is.

Kwaliteitssysteem

Op 22 mei 2018 is het Uit de archiefinspectie blijkt kwaliteitssysteem dat er geen sprake is van archiefbeheer vastgesteld. In jaarlijkse monitoring. Zorg dit voorstel is opgenomen dat dat er jaarlijks wordt er jaarlijks een evaluatie zal geëvalueerd. plaatsvinden. Kwaliteitszorgsysteem Deze archieforganisatie Onderzoek de toepassing Oud archief werkt niet op basis van een van een kwaliteitszorgsysteem. De kwaliteitszorgsysteem voor organisatie doet niet mee het Gemeentearchief Goes aan een landelijke benchmarking Ordening, authenticiteit en context, toegankelijkheid en duurzaamheid papieren en digitale archiefbescheiden Overzicht van vakapplicaties

Er is een overzicht opgesteld van alle vakapplicaties met de werkprocessen. Dit overzicht is echter niet volledig: zo ontbreken in het overzicht o.a. de gemeentelijke websites/databases, werkarchieven (mailapplicaties, netwerkschijven of op papier). *Overzicht van sociale mediakanalen ontbreekt; beleid voor het archiveren van tekstberichten uit de sociale media wordt verder uitgezet.

Vul de applicatie-portfolio aan met de ontbrekende gegevens.

Pagina 3

5.1.

Informatiebeleidsplan en informatiebeheerplan.

5.1.

Visie “van voorbodeboek naar e-depot”.

5.3

Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden op Duurzame materialen en gegevensdragers analoog

Metadata zijn nog niet getoetst aan het landelijke toepassingsprofiel Toetsing van de duurzaamheidseisen heeft niet plaatsgevonden

5.5.

Kwaliteitscontrole materiele zorg

Kwaliteitscontrole is niet uitgevoerd.

5.7.

RODIN

5.95.11

Bewaarstrategie

Er heeft geen onderzoek plaatsgevonden of de eisen van RODIN onderdeel kunnen uitmaken van een kwaliteitssysteem Een bewaarstrategie is niet geïmplementeerd.

7.1

E-depot

5.4.

In 2020 is dit beleid- en beheerplan nog niet vastgesteld. Het informatiebeleidsplan moet worden opgesteld door de afdeling ICT van GRDB Deze visie is in 2012 opgesteld. Einddatum van deze visie is 2015.

Stel na de vaststelling van het informatiebeleidsplan een informatiebeheerplan op. Stel een nieuwe visie op voor het Gemeentearchief; geef in deze visie een duidelijke en eenduidige strategie aan. Toets de metadata aan het landelijk toepassingsprofiel. Controleer of de printers voldoen aan de wettelijke eisen en bekijk of het papier, toners en gegevensdragers voldoen aan de duurzaamheidseisen en leg dit schriftelijk vast in een totaaloverzicht. Stel een certificatenadministratie op voor kwaliteitscontrole materiele zorg. Onder verpakkingsmaterialen voor opslag verstaan we archiefmappen- en omslagen, tabsstroken, archiefdozen en etiketten. Onderzoek of de eisen van RODIN onderdeel kunnen uitmaken van een kwaliteitssysteem

Stel een bewaarstrategie op en neem hierin mee: -verplichte opslagformaten -functionele eisen -compressie/encryptie -conversie en migratie Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats Startgesprek met het Zeeuws Archief heeft nog niet plaatsgevonden omdat er nog geen digitale archiefbescheiden gevormd zijn die ouder zijn dan 20 jaar.

Bekijk de “aansluitkit” van het Zeeuws archief en onderzoek of er al intern actie ondernomen moet worden.

Pagina 4

8

Ter beschikkingstelling van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden. Klanten- of Uitlening van Stel een klanten- of bezoekersreglement archiefbescheiden, een bezoekersreglement op. reglement voor fysiek bezoek Zorg dat dit digitaal van de publieksruimte, beschikbaar is via het afwijziging van raadpleging archiefbeheersysteem. en zijn niet opgenomen in Maak hiervoor gebruik een klanten- of van het bezoekersreglement. kwaliteitshandvest van de BRAIN.