Voortgang acties zienswijzen

Beantwoording nota’s van zienswijzen begroting 2022-2025 Versie: november 2021 (wijzigingen t.o.v. de vorige versie in rood weergegeven)

Gemeente

Zienswijze

Reactie

Voortgang

Lochem

Algemene opmerking Ondanks dat de begrotingswijziging 2021 geen gevolgen heeft voor de bijdrage van de gemeenten, betreffen dit voor een gedeelte structurele kosten die doorwerken in de begroting 2022. Vanaf 2020 worden wij geconfronteerd met steeds hogere kosten voor Tribuut. De samenwerking zou juist moeten zorgen voor een daling van de kosten voor de deelnemende gemeenten. Wij gaan ervan uit dat u alles doet binnen uw mogelijkheden om de kosten zo laag mogelijk te houden tegen een goede kwaliteit van dienstverlening. Corona kosten inzichtelijk maken De stijging van de kosten wordt voor een gedeelte veroorzaakt door Corona. Dit komt door onder andere inefficiency van de processen en extra tijd voor de invordering. Deze kosten lijken nu structureel in de begroting verwerkt. Wij verzoeken u inzichtelijk te maken welke kosten veroorzaakt worden door Corona en hoe dit meerjarig is opgenomen in de begroting, tevens welke gevolgen deze extra kosten hebben voor de gemeente Lochem. Afbouw oude kostenverdeelsystematiek Wij hebben begrepen dat er problemen zijn met de berekening van de afbouw van de oude kostenverdeelsystematiek; de verschil egalisatie. Wij verzoeken Tribuut om er alles aan te doen om deze op de

Genoemde algemene opmerking is één van de doelstellingen van Tribuut. Hoewel de taken zijn uitgebreid en wij niet alle kosten zelf kunnen beïnvloeden, blijft Tribuut blijft hieraan werken.

We blijven analyses uitvoeren bekijken wat overbodig is bij het opmaken van de begroting. Zie ook de opmerkingen bij de zienswijze van Apeldoorn.

De Corona kosten betreffen vooral het op grote schaal behandelen van extra verzoeken tot kwijtschelding en uitstel van betaling / betalingsregelingen door de impact van Corona. Deze kosten hebben wij voor zowel 2021 als 2022 begroot. Uw opmerking is terecht dat het vanaf 2023 ook doorloopt. Wij hebben de definitieve begroting hierop aangepast. Tribuut zal een overzicht aanleveren met de begrote coronakosten per gemeente. In 2019 is de verschilegalisatie berekend en verdeeld over de deelnemers. Inmiddels is er in het productaanbod dermate veel gewijzigd dat het niet meer terug te halen is hoe deze kosten nu op de juiste manier dienen te worden verrekend. De

In de definitieve begroting is er vanaf 2023 € 100.000,- verminderd op de inhuur van personeel. De werkelijke en begrote Coronakosten per gemeente zijn opgenomen in het bestuursbesluit Toekomstplan en begroting 2022 – 2025 AFGEROND

Lochem

Lochem

Vast bedrag opgenomen in begroting (x € 1000,-) 2021 2022 2023 Apeldoorn -66 -37 -18 Epe 55 24 12

1

juiste manier te berekenen en te verwerken in de definitieve begroting 2022. Tevens uiteraard inzichtelijk te maken wat dit betekent voor de gemeente Lochem.

Lochem

Voortgang financiële ontwikkelingen De raad verzoekt tussentijds geïnformeerd te worden door Tribuut over de financiële ontwikkelingen om zo inzichtelijk te krijgen en grip te houden op wat Tribuut doet om de kosten zo laag mogelijk te houden.

Apeldoorn

Uit de door uw bestuur op 9 april vastgestelde begrotingswijziging 2021 blijkt dat u zowel incidentele als structurele kosten in de begroting 2021 en volgende heeft verwerkt. In de ontwerpbegroting 2022 wordt echter niet duidelijk aangegeven dat de meer dan trendmatige verhoging van de gemeentelijke bijdrage een gevolg is van de op 9 april 2021 vastgestelde begrotingswijziging 2021. De opbouw van de gemeentelijke bijdrage behoort transparant en duidelijk te zijn. Wij verzoeken u daarom in de begroting 2022 -2025 duidelijk aan te geven wat de oorzaak is geweest van deze structurele lastenstijging (al dan niet uit het verleden).

Apeldoorn

In 2020 heeft u als gevolg van een stijging van het aantal ingediende bezwaren door met name de no cure no pay bureaus en de hiermee gepaard gaande vergoedingen voor proceskosten een structurele wijziging van de begroting van €418.000 (aandeel Apeldoorn €220.000)

impact t.o.v. van het oorspronkelijk besluit is overigens zeer gering. Wij stellen daarom voor de bedragen over de resterende jaren als een harde berekening op te nemen conform het overzicht bij sluitvorming in 2019. Doelstelling van Tribuut is om naast de begroting en de jaarrekening in het voorjaar ook in het najaar een voortgangsrapportage over de eerste helft van het jaar aan te leveren aan het bestuur.

De onderstaande tekst is in de begroting opgenomen samen met een tabel met de structurele bedragen. Parallel aan het opmaken van de begroting 20222025 is er een begrotingswijziging opgesteld voor het lopende jaar 2021. Deze begrotingswijziging is uitgangspunt geweest voor deze begroting. Indexeringen zijn dus toegepast op de gewijzigde begroting van 2021. Er daarom geen aansluiting bij de oorspronkelijke begroting 2021 te vinden, zonder deze begrotingswijziging. Om u daarin mee te nemen vindt u hieronder de structurele aanpassingen van de budgetten nogmaals vermeld. Hierover is dus al een besluit genomen in bestuursvergadering van 9 april 2021. Het aanpassen van de begroting stelt ons, mede ingegeven door de zienswijzen van de gemeente op de conceptbegroting 2022 – 2025, voor de vraag hoe de stijging van de kosten beperkt kan worden en daarmee de lastenstijging voor de

Lochem Voorst Zutphen AFGEROND

-10 4 18

-5 3 15

-3 2 8

Na lange tijd problemen met het voortgangssysteem te hebben gehad verwachten we dat binnenkort weer actueel te zijn. Er is een verkorte versie van de voortgang naar het bestuur gestuurd. Vanaf 2022 kunnen we weer integrale actuele voortgangsrapportages opleveren Is opgenomen in de definitieve begroting. AFGEROND

Bijlage toelichting bezwaren ontwikkeling is toegevoegd. De investeringen zijn toegelicht in de begroting.

2

doorgevoerd. In 2021 wordt de begroting gewijzigd als gevolg van structurele kosten op het gebied van personeel (met name inhuur), ICT en deurwaarderskosten. Graag ontvangen wij, nog voor de definitieve vaststelling van het Toekomstplan 2022-2025 inclusief begroting een toelichting van u betreffende de ontwikkeling van de lasten en de en op welke wijze u de lastenontwikkeling gaat beïnvloeden. Tevens ontvangen wij graag een toelichting op de gedane/toekomstige investeringen en de (te verwachten) effecten van die investeringen zodat deze gemonitord kunnen worden.

Zutphen

De gemeenteraad heeft besloten in te stemmen met de ontwerpbegroting. Omdat een structurele bezuiniging niet wordt gerealiseerd is het verzoek aan Tribuut om haar werkzaamheden in het vervolg, los van nieuwe ontwikkelingen die niet door Tribuut zijn te beïnvloeden zoals Covid, binnen het

gemeenten te beperken. Daarvoor worden de volgende acties uitgezet: • DVO Apeldoorn en Epe doorlopen en evt. aanpassen op taken die Tribuut zelf goedkoper kan uitvoeren door een voortschrijdend inzicht. • De verhouding inhuur t.o.v. vast personeel verder verfijnen en daarmee wellicht vast personeel relatief goedkoper kan worden ingezet en duurdere inhuur kan worden voorkomen. • ICT beleid en inkoop expertise daarvan herijken (o.a. door cloud oplossingen) • Invulling MT door vertrek manager opnieuw bezien. • Kwetsbare functies evalueren (o.a. n.a.v. Rijnconsult rapport) • Proceskosten NCNP-bureaus analyseren en benchmarken • Continu verbeteren doorontwikkelen om processen efficiënter in te richten en handmatig werk beperken • Er worden gesprekken gevoerd met enkele gemeenten om eventueel aan te sluiten bij de samenwerking. Het mag duidelijk zijn dat dit de kostenverdeling positief zal beïnvloeden. Tribuut zal komend jaar onderzoeken welke besparing kunnen worden gerealiseerd en zal in de begroting van 2023 weergeven wat het resultaat daarvan is. In de definitieve begroting is al een eerste aanpassing gedaan.

• DVO’s moeten nog worden besproken met de aanbieders • Personele verhouding zal deels verschuiven. Monitoring op de kosten van inhuur blijft noodzakelijk • De rol van de vertrokken manager wordt niet meer ingevuld • Door vertrek van de manager willen we de ruimte benutten voor extra uren functioneel beheer en regie op de ICT, de benoemde kwetsbare functies • PKV worden geëvalueerd na afronding van de bezwaren • Continu verbeteren kan stijging van kosten voorkomen. Eind dit jaar willen we weer starten met verbeterprocessen • Er is nog belangstelling om aan te sluiten maar daarvoor zijn lange en zorgvuldige processen noodzakelijk

Er zijn meerdere acties benoemd die we tot aan de begroting van 2023 moeten onderzoeken om te bekijken of besparingen mogelijk zijn. In de kolom hierboven zijn ze uitgeschreven.

3

Apeldoorn

Apeldoorn

Epe

beschikbaar gestelde budget uit te voeren. Gelet op de omvang van de extra lasten en de krappe financiële situatie van de gemeente Zutphen is het verzoek aan Tribuut om in 2022 te onderzoeken of de besparing niet alsnog kan worden gerealiseerd en bij de opstelling van de begroting 2023 hierover te rapporteren. Wij zijn enigszins kritisch ten aanzien van het gevolgde aanbiedingsproces van de stukken. U had onze raad voor 15 april 2021 de algemene financiële kaders en beleidsuitgangspunten (Kadernota) moeten toesturen. Wij vertrouwen er echter op dat u de met u afgesproken termijnen in de toekomst beter zult opvolgen. Tenslotte danken wij u en uw medewerkers voor de extra inspanningen die u het afgelopen jaar als gevolg van de coronacrisis hebben geleverd. De tekst van de aanbiedingsbrief en die van de ontwerpbegroting 2022 sluiten niet goed op elkaar aan. De ontwerpbegroting 2022 wordt gepresenteerd alsof de kosten niet meer dan trendmatig zijn gestegen. In de aanbiedingsbrief wordt hier genuanceerder over gesproken. Uw bestuur heeft op 9 april de begroting 2021 gewijzigd en daarin zowel incidentele als structurele lastenverhogingen opgenomen. Wij verzoeken u de presentatie in de definitieve begroting zodanig aan te passen dat duidelijk wordt wat de oorzaak is van deze meer dan trendmatige structurele lastenstijging.

Door enkele wisselingen in de personele bezetting zijn de stukken te laat verzonden. Dat spijt ons oprecht, we gaan ervanuit dat ons dat niet nogmaals overkomt.

Voorbereidingen worden getroffen om het proces tijdig te laten verlopen.

Wij zullen de dankzegging overbrengen en zijn u hier zeer erkentelijk voor. Wij hebben ons werk mede dankzij ondersteuning uit Apeldoorn ook thuis goed kunnen uitvoeren. Dank daarvoor. De onderstaande tekst is in de begroting opgenomen samen met een tabel met de structurele bedragen.

AFGEROND

Tekst is opgenomen in definitieve begroting. AFGEROND

Parallel aan het opmaken van de begroting 20222025 is er een begrotingswijziging opgesteld voor het lopende jaar 2021. Deze begrotingswijziging is uitgangspunt geweest voor deze begroting. Indexeringen zijn dus toegepast op de gewijzigde begroting van 2021. Er daarom geen aansluiting bij de oorspronkelijke begroting 2021 te vinden, zonder deze begrotingswijziging. Om u daarin mee te nemen vindt u hieronder de structurele aanpassingen van de budgetten nogmaals vermeld. Hierover is dus al een besluit genomen in bestuursvergadering van 9 april 2021.

4

Epe

Verder maken wij ons zorgen over het feit dat voor het tweede jaar op rij via een begrotingswijziging een structurele lastenverhoging wordt doorgevoerd. Dat duidt erop dat er onvoldoende grip is op de financiën. Uit de ontwerpbegroting blijkt onvoldoende welke inspanningen Tribuut doet om de lasten(ontwikkeling) te beheersen. Een van de pijlers onder de samenwerking is een structurele besparing van de lasten. Wij verzoeken u in de definitieve begroting ons nader te informeren over welke inspanningen Tribuut gaat doen om de lastenontwikkeling van de afgelopen jaren om te buigen, dan wel aan te geven waar de extra lasten in 2022 concreet tot kwaliteitsverbetering gaan leiden.

Het aanpassen van de begroting stelt ons, mede ingegeven door de zienswijzen van de gemeente op de conceptbegroting 2022 – 2025, voor de vraag hoe de stijging van de kosten beperkt kan worden en daarmee de lastenstijging voor de gemeenten te beperken. Daarvoor worden de volgende acties uitgezet: • DVO Apeldoorn en Epe doorlopen en evt aanpassen op taken die Tribuut zelf goedkoper kan uitvoeren door een voortschrijdend inzicht. • De verhouding inhuur t.o.v. vast personeel verder verfijnen en daarmee wellicht vast personeel relatief goedkoper kan worden ingezet en duurdere inhuur kan worden voorkomen. • ICT beleid en inkoop expertise daarvan herijken (o.a. door cloud oplossingen) • Invulling MT door vertrek manager opnieuw bezien. • Kwetsbare functies evalueren (o.a. n.a.v. Rijnconsult rapport) • Proceskosten NCNP-bureaus analyseren en benchmarken • Continu verbeteren doorontwikkelen om processen efficiënter in te richten en handmatig werk beperken • Er worden gesprekken gevoerd met enkele gemeenten om eventueel aan te sluiten bij de samenwerking. Het mag duidelijk zijn dat dit de kostenverdeling positief zal beïnvloeden.

Zie beantwoording Apeldoorn hierboven.

5

Epe

Epe

Tot slot wijzen wij u erop dat wij de algemene financiële en beleidsmatige kaders pas op 20 april hebben ontvangen. Wettelijk had u die voor 15 april aan ons moeten toezenden. Veel andere gemeenschappelijke regelingen stellen deze kaders al eerder vast en sturen deze ook eerder (tijdig) toe. Wij begrijpen dat u dit in het verleden kon integreren in de ontwerpbegroting, omdat u deze al voor 15 april aan ons kon toezenden. Wanneer dat niet haalbaar blijkt, is het noodzakelijk dat u tijdig de kaders aan ons aanbiedt. Dat biedt de raad de mogelijkheid om tijdig en ordentelijk een zienswijze op te stellen. In dit verband attenderen wij u op het wetsvoorstel Wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen en enige andere wetten in verband met het versterken van de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen. Daarin wordt onder meer voorgesteld om voortaan 12 weken termijn te hanteren voor het inzenden van zienswijzen. Tot slot vragen wij uw aandacht voor een aantal meer technische onduidelijkheden c.q. onjuistheden in de ontwerpbegroting 2022. • In de tabel onder 4.1 op pagina 29 dalen de lasten in 2023 ten opzichte van 2022 met ruim € 200.000.

Wat is de oorzaak van deze forse daling, die zich vooral voordoet op de piofach- en directe materiële kosten? • Het totaal van de gemeentelijke bijdrage in de tabel onder 4.2 op pagina 30 ligt voor de jaren 2023 en verder boven de geraamde lasten uit de tabel onder 4.1. Dat zou betekenen dat het eigen vermogen van Tribuut toeneemt. Dat wordt in de geprognosticeerde balans op pagina 31 echter niet weergegeven. Is de gemeentelijke bijdrage voor de jaren 2023 en verder wel juist opgenomen? Zo ja, waarom ligt deze boven

Door enkele wisselingen in de personele bezetting zijn de stukken te laat verzonden. Dat spijt ons oprecht, we gaan ervanuit dat ons dat niet nogmaals overkomt.

Voorbereidingen worden getroffen om het proces tijdig te laten verlopen.

•

AFGEROND

•

De daling van € 213.000,- heeft te maken met eenmalige kosten voor het project Secundaire Object Kenmerken die in 2022 uitgevoerd zal worden. De optelling in tabel 4.1 klopt inderdaad niet. De afschrijvingskosten ad € 28.000,- zijn daar per ongeluk niet in meegenomen. Dit is in de definitieve begroting gecorrigeerd. De afschrijvingskosten zitten echter wel in de berekende bijdrage van de gemeenten in tabel 4.2, waardoor de bijdrage van de gemeende door dit onderdeel niet wijzigt.

6

Voorst

de geraamde lasten en waarom werkt dat niet door in het eigen vermogen van Tribuut. Motie ‘Zorgen kosten beheersen Tribuut’ Overwegende dat: • commerciële bedrijven zich vaker en indringender aanbieden om kosteloos voor inwoners bezwaren te maken; • Tribuut vervolgens bij ieder gegrond bezwaar van een “no cure no pay bedrijf” proceskostenvergoedingen moet betalen oplopend tot € 750,- exclusief de ambtelijke (personeel)kosten; • proceskosten alleen betaald hoeven te worden als een derde bezwaar maakt en het bezwaar gegrond is; • het aantal bezwaarschriften “van no cure no pay bedrijven” jaarlijks toeneemt (in 2021 bij Tribuut al boven de • 60% van het totaal aantal bezwaren); • nu voor gegronde bezwaren aan “no cure no pay bedrijven” € 600.000,- aan proceskostenvergoedingen wordt betaald; • de structurele lasten van Tribuut de afgelopen twee jaren fors zijn gestegen; • de gemeenteraad de gelegenheid heeft om een zienswijze in te dienen op de 1e wijziging van de begroting 2021 en het Toekomstplan met begroting 2022-2025;

Tribuut is constant op zoek naar mogelijkheden om het aantal gegronde bezwaren (zeker van NCNP bureaus) te verlagen. In het najaar maakt Tribuut een vertaling van de analyse van bezwaren naar mogelijkheden om gegronde bezwaren beperken. We zullen dit breed insteken en expertise van alle betrokken daarvoor benutten. Daarin moeten we wellicht ook buiten de reguliere kaders gaan denken om deze later te toetsen aan mogelijk risico’s om daarna een afweging te maken of we dat risico willen aangaan. Dit zullen we voorleggen aan het bestuur.

Later dit jaar zullen we de bezwaren analyse bespreken met verschillend betrokkenen en bekijken hoe we bezwaren en vooral PKV bij NCNPbureaus kunnen voorkomen.

van mening dat: • de rekening van de proceskosten op het bordje komt van alle belastingbetalers; • het percentage (gegronde) bezwaren van “no cure no pay bedrijven” zorgelijk groeit en Tribuut alles moet doen om dat naar beneden te krijgen;

7

• •

• • •

•

een brede voormelding voor de aanslag het probleem mogelijk kan verkleinen; als bezwaar maken door belanghebbenden zelf ‘veel’ laagdrempeliger en eenvoudiger is, derden (commerciële procesbedrijven) overbodig zijn; de mogelijkheden voor een drempeltarief per bezwaarmaker onderzocht mag worden; we zorgen hebben over het feit dat Tribuut nu voor het tweede jaar op rij via begrotingswijzigingen (grote) extra structurele lastenverhogingen doorvoert; ondanks dat de kostenstijging Toekomstplan en begroting 2022 voor Voorst op dit moment beperkt blijft, maken wij (net als het college) ons zorgen of Tribuut voldoende grip heeft op haar financiën om haar lasten te beheersen;

draagt het college van burgemeester en wethouders op: • de zorgen van de gemeenteraad van Voorst naar voren te brengen als zienswijze en Tribuut dringend te verzoeken zich optimaal in te zetten om de kostenbeheersing in de hand te houden en zo min mogelijk bezwaren te krijgen;

8