Uitwerkingsplan verbetering lokaal bestuur

Uitwerkingsplan verbetering lokaal bestuur 09 november 2021 Opgesteld door:

Hans de Goede, Diana Oosterhoff, Jan Willem Vos, Ellis de Vries en Bertie Hendriks

Aanleiding In opdracht van de gemeenteraad is in het voorjaar van 2021 een Quick Scan Lokale Democratie (QSLD) uitgevoerd onder inwoners, raadsleden, ambtenaren en collegeleden van de gemeente Epe. Hiermee beoogt de raad de banden met de inwoners te versterken, beter aan te sluiten bij hun wensen en behoeften en de lokale democratie te versterken. De hoofdvraag van deze QSLD luidde: Vormen wij een goed en respectabel bestuur in de gemeente Epe? De uitkomsten van de QSLD zijn in juli 2021 gepubliceerd. Naar aanleiding daarvan heeft de commissie die de QSLD heeft begeleidt (de begeleidingscommissie), een concept verbeteragenda opgesteld. Deze verbeteragenda vormt een onderdeel van de besluitvorming door de raad. Om de concept verbeteragenda nader uit te werken heeft de raad vervolgens een werkgroep ingesteld.

Werkwijze Deze werkgroep bestond uit de raadsleden Hans de Goede, Diana Oosterhoff, Bertie Hendriks, Ellis de Vries en Jan Willem Vos. Zij hebben de afgelopen maanden het voorliggende uitwerkingsplan opgesteld, en daarbij gekeken naar de positie die de raad heeft ten opzichte van de inwoners, het college, de ambtenaren, en als raad onderling. De werkgroep heeft intensief gesproken met: -

Een deel van begeleidingscommissie van de QSLD, te weten burgemeester de heer T. Horn, wethouder de heer E. Visser, raadslid mevrouw A. Van Loon en de heren W. van ’t Einde en M. de Jong (inwoners); - De heer T. Horn, burgemeester, in zijn hoedanigheid als voorzitter van de raad; - Mevrouw D. Kattenberg, als griffier, en mevrouw C. Ponsen, als communicatiestrateeg van de raad; - De collegeleden, dhr. E. Visser, mw. De Waard-Oudesluijs en dhr. Aalbers; - Mevrouw Kats, gemeentesecretaris; - Twee ambtenaren ruimtelijke ordening, namelijk de heren M. Heere en H. Van Bolderen; - Inwoners van de kernen Epe en Vaassen tijdens een inloopspreekuur op 02 oktober 2021. De werkgroep wil iedereen die zijn of haar steun aan onze opdracht heeft betuigd, daarvoor van harte bedanken. Door een gezamenlijke inzet kunnen we voorstellen doen die in het belang zijn van de gemeentelijke democratie en van de inwoners van Epe. Samen bereiken we immers meer. Dit uitwerkingsplan In deze notitie doet de werkgroep enkele voorstellen om de gemeenteraad beter tot zijn recht te laten komen. De gemeenteraad is immers eindverantwoordelijk voor het totale handelen van de gemeente. Het goed functioneren van de raad is daarmee een voorwaarde voor het goed functioneren van de hele gemeente. Dat betekent niet dat

1

alles op dit moment fout en slecht is geregeld, maar dat de raad open moet zijn in zijn zelfreflectie. Uit de gevoerde gesprekken is gebleken dat het college op tal van terreinen een goede verbinding heeft met de inwoners van Epe en dat het de gemeenteraad ook tijdig meeneemt in zijn communicatie. We vinden het van belang dat hier uit te spreken. Uit de QSLD blijkt echter wel dat de verbinding tussen gemeenteraad en inwoners onder spanning staat. Verder viel op dat de meeste kritiek van de inwoners betrekking heeft op het ruimtelijke domein en de openbare ruimte. Hieronder verkennen we hoe de gemeenteraad zich een betere informatiepositie kan verwerven. Die informatiepositie is van belang om de controle op het gemeentelijke beleid en de verbinding met de inwoners te verbeteren. Daarom schenken we hieronder aandacht aan de verschillende relaties die de gemeenteraad heeft met de inwoners, de ambtelijke organisatie en het college. Ook kijken we naar waar de raad zelf voor staat. De voorstellen in dit uitwerkingsplan zijn een aanvulling op de verbeteragenda van de QSLD. Het plan is vooral bedoeld als een procesdocument. Het gaat immers om een proces van leren en verbeteren. Daarbij doen we wel enkele duidelijke suggesties, die we als concrete verbetervoorstellen ter besluitvorming aan de raad voorleggen.

1. Relatie gemeenteraad-inwoners Als direct gekozen orgaan vertegenwoordigt de gemeenteraad vanzelfsprekend de inwoners van de gemeente Epe in het gemeentebestuur. Toch behoeft deze relatie een nadere duiding, te meer omdat de afstand tussen het gemeentebestuur en de inwoners nu te groot is. De inwoners zijn mondiger en meer betrokken dan vroeger, en geven het gemeentebestuur meteen feedback op zijn besluitvorming. Daarbij spreken zij als eerste de gemeenteraad, als hun vertegenwoordiger, aan. Daarnaast willen de raadsleden bij diezelfde inwoners de belangstelling voor de lokale democratie levendig houden. Met hen eens in de vier jaar tijdens de verkiezingen het gesprek over de lokale democratie aangaan is te weinig en volstaat niet meer. De lokale democratie is ermee gediend dat inwoners niet alleen achteraf op een juridische wijze betrokken worden, maar ook vooraf proactief benaderd worden. De raad wil niet alleen over en tot de inwoners spreken, maar vooral ook mét hen. Dit wordt verder uitgewerkt in het nog vast te stellen communicatieplan van de gemeenteraad. Verbeteringen -

-

-

Haal als raad jaarlijks een aantal concrete thema’s op bij de inwoners opdat de raad hen volledig kan ondersteunen. Dat betekent dat raadsleden gezamenlijk actief de dorpen, de buurten en het buitengebied ingaan. De gemeenteraad heeft hiermee in de periode 2014-2018 al goede ervaringen opgedaan, namelijk in de ‘dorpsgesprekken’. Bundel de aandacht voor de wijkinitiatieven, zowel financieel als organisatorisch. Door vanuit de gemeente één loket te organiseren is het mogelijk inwoners sneller en beter te helpen bij het voorbereiden en uitvoeren van een wijkinitiatief. Dit biedt hen mogelijkheden voor zeggenschap. Er zijn andere varianten om zeggenschap te regelen. Zo zijn in de gemeente Tilburg inwoners in 2011 eigenaar geworden van een maatschappelijk wijkcentrum. Dat bleek een succes te zijn. Maar ook voorbeelden op het gebied van groenvoorziening en cultuur zijn denkbaar. Naast het algemene budget voor de gemeente stelt de raad de democratische kaders vast; deze evalueert hij ook regelmatig.

2

-

-

-

Haal als raad jaarlijks bij de bezwarencommissie, de klachtencoördinator en de gebiedsregisseurs onderwerpen op die bijzondere aandacht vragen. Houd als raad bij het evalueren van beleid of het opstellen van nieuw beleid een aantal ‘huiskamer’-gesprekken hierover met betrokken inwoners. Deze informatie kan een belangrijke input leveren voor dat nieuwe beleid en inwoners krijgen er daarmee vroegtijdig invloed op. Dit versterkt de verbinding tussen inwoners en gemeentebestuur. De huiskamergesprekken die bij voor de uitvoering van het afvalstoffen- en grondstoffenbeleid zijn gehouden, kunnen daarbij als voorbeeld dienen. Ga samen met het college op zoek naar een verdere versteviging van de positie van de raad in de regionale samenwerking; dit komt de inwoners ten goede. Een voorbeeld hiervan is het initiatief ‘Grip op samenwerking’. De taken van de raad zijn de afgelopen jaren in regioverband zwaarder geworden, bijvoorbeeld door de jeugdzorg, PlusOV of in de veiligheidsregio, terwijl zijn invloed als gevolg van de regionale arrangementen is afgenomen. Dat is een tegenstrijdig ontwikkeling die veel inwoners niet begrijpen. Onderzoek en creëer nieuwe mogelijkheden voor inwoners om het beleid en de uitvoering daarvan door de gemeente te beïnvloeden.

2. Onderlinge relatie binnen de raad De gemeenteraad is eindverantwoordelijk voor het totale handelen van de gemeente. Het goed functioneren van de raad is een voorwaarde voor het goed functioneren van de hele gemeente. Verbeteringen -

-

-

-

-

Werk niet met dichtgetimmerde coalitieakkoorden. Deze dragen niet bij aan het duale functioneren van de raad. Een soepel functionerend gemeentebestuur brengt met zich mee dat een raadslid van de coalitie niet alle collegevoorstellen standaard accepteert, en dat een raadslid van de oppositie niet alle voorstellen van het college standaard afkeurt. Ieder kan hier zijn of haar eigen afweging in maken. Een raadslid is immers gekozen zonder last of ruggespraak. Ieder raadslid is verantwoordelijk voor zijn of haar eigen ontwikkeling zodat deze zijn of haar rol in de gemeenteraad zo goed mogelijk uit kan voeren. De griffie kan de eenheid binnen de raad helpen vergroten; hier past een groter structureel budget bij. Op deze manier kan de kwaliteit van de gemeenteraad verbeteren. Om de optimale samenwerking tussen de ambtelijke ondersteuning (=college) en de griffie (=raad) te bewerkstelligen, is er meer aandacht nodig voor de positie van de griffier en de faciliteiten van de griffie. Dit draagt bij aan een sterkere positie van de raad. Draag als raad het college en het presidium op om de informatievoorziening richting de raad te verbeteren door een duidelijke termijnagenda te hanteren. Deze agenda, uitgewerkt per kalenderjaar, maakt vooraf duidelijk wanneer binnen de raadsperiode welke onderwerpen gaan spelen.

Door hiervoor een voorstel aan de gemeenteraad aan te bieden kan deze beter anticiperen op toekomstige ontwikkelingen. Ook wordt zo voorkomen dat raadsagenda’s te vol lopen met besluitpunten. Zorg voor een toereikend aantal fractievolgers om de raadsleden meer ondersteuning te bieden. Dat past bij de omvang van de werkzaamheden die bij het raadslidmaatschap horen. De griffie moet dit verbeterpunt nader onderzoeken.

3

3. Relatie gemeenteraad-college De gemeenteraad stelt de kaders, controleert, bepaalt de financiën en vertegenwoordigt de inwoners. Het college voert uit wat de gemeenteraad hem heeft opgedragen. Deze onderlinge verhouding maakt dat er een directe relatie is tussen de gemeenteraad en het college. Verbeteringen -

-

-

-

-

-

-

Manage als college de verwachtingen van zowel inwoners als raadsleden. Communiceer volledig, duidelijk en toegankelijk naar de inwoners en de raad en doe dat tijdig. Hierdoor kan de raad, en daarmee de inwoners, zich beter een mening vormen over het te nemen besluit. Vergeet nooit een proces uitdrukkelijk te evalueren, ook als dat proces goed verlopen is. Het college neemt de raad daarin mee. Wees open over de zaken waarvan geleerd is binnen een proces. Een open houding is van cruciaal belang. Communicatie is immers een essentiële pijler voor de verbinding met de inwoners en de raad. Het college bedenkt vooraf hoe het een proces kan organiseren om mee te denken en ideeën op te halen. Daarbij past een proactieve houding bij het delen van informatie en het inregelen van een participatietraject, zonder dat alles binnen vastomlijnde kaders vastligt. Het college en de raad zien inwoners als een direct aanspreekpunt. Enerzijds omdat inwoners veel zelf kunnen en moeten regelen, anderzijds omdat ze voor het gemeentebestuur een belangrijke bron informatie zijn. Het college dient erop toe te zien dat de dienstverlening van de gemeente verder verbeterd wordt. Door telefoontjes en e-mailberichten tijdig te beantwoorden, kan de afstand tussen de inwoners en de gemeente kleiner worden.

Bij impactvolle dossiers biedt het college de raad de mogelijkheid om in de fase van samen meedenken te bepalen welk participatietraject passend is. Dit draagt bij aan wederzijds begrip van de complexiteit van deze dossiers. De verwachting is dat dit een aantal keer per jaar voorkomt. Deze werkwijze is van toepassing voor alle beleidsterreinen, waaronder de ruimtelijke ordening en de openbare ruimte. Om het samenspel in het gemeentebestuur te bevorderen, benadert het college moties en amendementen op een open wijze. Deze houding draagt eraan bij dat besluiten beter gedragen worden.

4. Relatie gemeenteraad-ambtelijke organisatie De ambtelijke organisatie staat dagelijks ten dienste van het college. Wil de raad zijn functie goed uit kunnen oefenen, dan is het van groot belang dat ambtenaren hun directe en technische ondersteuning bieden. De relatie tussen de raad en de ambtelijke organisatie is indirect; deze relatie behoeft aandacht om de raad zijn volksvertegenwoordigende rol goed uit te laten voeren. Daarbij is de technische knowhow van de ambtelijke organisatie van wezenlijk belang. Een goede relatie tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie de ambtelijke organisatie is bovendien belangrijk, omdat inwoners aangeven meer betrokken te willen zijn bij de besluitvorming. Verbeteringen -

De ambtelijke organisatie biedt altijd technische en inhoudelijke ondersteuning aan de gemeenteraad. Voor het goed functioneren van de raad is het van wezenlijk belang dat raadsleden bij de ambtelijke organisatie informatie op kunnen halen.

4

-

-

-

-

De gemeenteraad is gebaat bij de beschikbaarheid van technisch goede informatie. Dat kan op individueel niveau maar ook in groepsverband door middel van een informatiebijeenkomst. Voor de ambtelijke organisatie is de gemeenteraad het hoogste orgaan. De raad kan een andere koers varen dan het college vooraf bedacht had. Dit betekent dat de ambtelijke adviezen aan het college niet per definitie opvolging krijgen vanuit de raad. Ambtenaren en raadsleden moeten het begrip voor elkaars positie verder versterken door met elkaar in gesprek te gaan. Als een ambtenaar angst of huivering heeft voor het functioneren van de gemeenteraad, draagt dit niet bij aan een goede verbinding tussen de ambtenaar en de raad. De griffie kan hierbij een goede rol vervullen. Het raadslid informeert de griffie altijd vooraf als hij of zij een ambtenaar om technische bijstand vraagt. Deze technische gesprekken tussen gemeenteraad en ambtenaar hebben nooit een politiek karakter. Politieke vragen horen thuis in de raadszaal en niet tijdens gesprekken tussen ambtenaar of raadslid. De inzet van de griffier is een belangrijk hulpmiddel voor de relatie tussen de ambtelijke organisatie en de gemeenteraad.

5