Infonota - Klimaatinstallatie raadzaal

Informatienota Raad Onderwerp

Klimaatinstallatie raadzaal

Programma

11 - Bestuur en organisatie

Datum

10-02-2026

Portefeuillehouder

Dhr. dr. T.C.M. Horn

Zaaknummer

1413640

Adviseur

Bart Atema

Afdeling

Realisatie en Beheer

Telefoonnummer E-mail adres

bart.atema@epe.nl

Bijlage(n)

KENNISNEMEN VAN Kennis te nemen van de voorgenomen aanpak en dekking voor de aanpassing van de klimaatinstallatie, vergaderopstelling en inrichting van de raadzaal.

INLEIDING De raadzaal van het gemeentehuis voldoet niet, daarom heeft de gemeenteraad een motie d.d. 17 juli 2025 en amendement gemeenteraad (1287557) ingediend. Deze informatienota geeft invulling aan genoemde motie en amendement. De afgelopen periode is onderzoek gedaan naar de klimaatinstallatie van de raadzaal, de conclusie is: - Installatie is technisch afgeschreven (niet meegenomen in de renovatie van 2020); - Ventilatie op dit moment onvoldoende (getest op 50%); - Tijdens renovatie zijn onderdelen van de installaties definitief uitgeschakeld; - Inregeling en aansturing niet in orde. Om te voldoen aan de juiste ventilatie, verwarming en koelingsvraag is er een plan met de huisinstallateur opgesteld om de klachten te verhelpen. Voor de herinrichting en aanpassing van de vergaderopstelling is in het presidium van 1 december 2025 in overleg met de griffie en de burgemeester de volgende aanpak geformuleerd: - Stap 1: nul-meting van huidige raadzaal; - Stap 2: referentiebezoeken; - Stap 3: scenariovorming opstellingen. In het desbetreffende presidium is vastgesteld dat - gezien de drukte van de gemeenteraad - alleen aan sessie 1 invulling wordt gegeven. Sessie 2 en 3 wordt doorgeschoven naar de nieuwe raad in 2026.

KERNBOODSCHAP Het college is voornemens - conform motie d.d. 17 juli 2025 en amendement gemeenteraad (1287557) - de klimaatinstallatie van de raadzaal aan te passen en de bijbehorende investering als volgt te dekken en te motiveren: 1. de investering ten laste van het positief saldo van de jaarrekening 2025 te brengen; 2. daartoe de raad bij de vaststelling van de jaarrekening 2025 een voorstel tot gedeeltelijke herbestemming van het positieve resultaat te doen voor de investering; 3. de raad via een informatienota te informeren over dit komende voorstel en dat in afwachting van de besluitvorming alvast wordt gestart met de uitvoering van de werkzaamheden, omdat: • De raad zelf al heeft aangegeven dat het klimaat in de raadzaal verbeterd moet worden;

• •

De bestaande installatie maar zeer beperkt functioneert, niet meer kan worden hersteld en is afgeschreven; zodat vervanging de enige optie is; De werkzaamheden nu moeten worden voorbereid, teneinde de werkzaamheden zoveel mogelijk tijdens het zomerreces van de raad te kunnen uitvoeren.

COMMUNICATIE Zodra de nieuwe raad (2026) is geïnstalleerd zal in overleg met de griffie en de burgemeester een traject worden opgestart om samen met een vertegenwoordiging van de gemeenteraad de vergaderopstelling van de raadzaal te ontwerpen, conform de stappen: - Stap 1: nul-meting van huidige raadzaal (reeds uitgevoerd en beschikbaar); - Stap 2: referentiebezoeken; - Stap 3: scenariovorming opstellingen.

VERVOLG Het college gaat er van uit dat zonder tegenbericht de raad met deze pragmatische aanpak kan instemmen