Getekend bestuursbesluit 2e begrotingswijziging 2023 (geanonimiseerd)

triÎ>Ìut belastingeentrum

Notavoor

:

Vergadering bestuur Tribuut Belastingsamenwerking

Datum

5

7 september 2023

Onderwerp

Tweede begrotingswijziging 2023

Doel voorstel

oinformerend

Van

i

o opiniërend

_ X besluitvormend

(geanonimiseerd) e

Inleiding

Zoals in de brief van mei 2023 aan de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten al is toegelicht, is het aantal ingediende WOZ-bezwaren dit jaar explosief gestegen. De afhandeling van deze vele bezwaren gaat met veel kosten gepaard die we niet hebben begroot.

Deze begrotingswijziging is de tweede voor 2023. De eerste begrotingswijziging is 21 oktober 2022 in het bestuur vastgesteld en eind vorig jaar aan u voorgelegd in verband met de toetreding van de gemeente

Brummen

tot de

Gemeenschappelijke

Regeling

Tribuut

per

1 januari 2023.

In die

begrotingswijziging zijn ook wijzigingen meegenomen voor energie, hogere indexering, automatisering n uitbreiding van de formatie. In totaal was dat een bedrag van € 290.000,- dat voor 2023 grotendeels is gedekt door de middelen uit de algemene reserve.

Dit jaar hebben we een recordaantal reacties gehad op de versuurde aanslagen gemeentebelastingen Om een beeld te geven van de impact ditjaar, treft u hieronder een overzicht aan met de stand ten

opzichte van dezelfde periode vorig jaar. De genoemde NCNP-bureaus zijn commerciële partijen die bezwaar maken zonder daarvoor kosten n rekening te brengen bij de klant. Echter betaaltde gemeente een vergoeding voor de dienstverlening als een bezwaar gegrond is (No Cure No Pay regeling). De Tegeling is ooit ontstaan uit rechtsbescherming voor burgers.

2023

2022

[Toename

|Aantal objecten

171.570

161.000 [Toetreding Brummen

[Het aantal telefoontjes In de piek

21.000

13.000 B.000 extra

[Terugbelafspraken taxaleur

8.600

2.650 Ruim 3x zoveel

to.v. aantal objecten

5.0%

16%

|Aantal ingediende bezwaren

14000

3.400 Ruim 4x zoveel

Bezwaren o.v.

81%

27%

7.750|

1.870 Ruim 4x zoveel

56%

55% [Nagenoeg gelijk

aantal

objecten |AF

te

handelen

bezwaren

NCNP-|

_

bureaus

% NCNP-bureaus van totaal Toelichting

Voor veel inwoners is de stijging van de WOZ-waarde hoger uitgevallen dan verwacht. De gemeenten

waarvoor Tribuut de aanslagen verzorgt, zijn harder gestegen dan de landeliijke trend. Daarnaast merken we aan de reacties dat de WOZ-waarde 1 op t wordt gekoppeld aan belasting betalen. Deze

combinatie van feiten en emotie heeft veel reacties opgeleverd. De intensiteit van de reclamecampagne van de NCNP-bureaus was enorm. Maar ook Tribuut en de gemeenten hebben veel gecommuniceerd over de gestegen WOZ-waardes en opgeroepen contact op te nemen als men het niet eens is met de

waarde.

Dat

is massaal

gedaan.

We

hebben

dus

veel

meer

telefoontjes

beantwoord

en 1

(geano im se rd)

i

tribuut terugbelafspraken met klanten gemaakt om de waarde te bespreken. Maar ondanks al die inspanning is het aantal bezwaren ook enorm gestegen.

De reden van bezwaar maken was de afgelopen jaren meestal de staat van onderhoud van het pand, of de ouderdom van de voorzieningen, zoals de keuken en de badkamer. Dat was vorig jaar voor meer dan 50% van de gevallen de reden om de waarde aan te passen. Verder komt het soms voor dat de

uitgangspunten niet goed zijn geregistreerd, denk daarbij bijvoorbeeld aan de oppervlakte van de woning. We hebben deze analyse nog niet over 2023, maar er is geen reden aan te nemen dat het dit jaar anders is.

Nu we de terugbelafspraken hebben afgerond, richten we ons op de afhandeling van de bezwaren. Daar hebben we de rest van het jaar de tijd voor.

Uitgangspunten die van belang zijn bij het zoeken naar oplossingen:

*

Alle

bezwaarmakers

hebben

recht

op

een

adequate

afhandeling,

ongeacht

of een

belanghebbende zelf bezwaar maakt of dat een bureau dat doet; « _ We handelen alle bezwaren onderbouwd af;

°

We doen niets dat we niet uit kunnen leggen. Arlificiële intelligentie (A!) of machine learning (ML) kan als hulpmiddel worden gebruikt mits we duidelijke kunnen verklaren hoe een waarde tot stand komt;

«

We dienen behoud van kwaliteit en het ange termijn belang goed te borgen;

*

W

e

tot problemen leiden voor de herwaarderen volgend jaar, waardoorwe met achterstand starlen; Voor de herwaardering voor het komende belastingjaar moet voldoende tijd beschikbaar

streven naar afhandeling van de bezwaren voor 1 januari 2024. Overloop naar 2024 kan

blijven.

Om deze grote aantallen bezwaren allemaal tijdig te behandelen, hebben we alle oplossingen, hulpmiddelen en creativiteit nodig. De combinatie van alle maatregelen gezamenlijk moet de totaaloplossing bieden. Na veel gesprekken en uitzoekwerk komen wij tot onderstaande lijst van oplossingen die we overwegen. Deels zijn ze a in gang gezet Plan van aanpak Wat

Waarom

Bestaande inhuur taxateurs

Deze personen zijn al ingewerkt en via een aanbesteding

maximaal verlengen

In de contracten hebben we

geworven. Ze kennen de procedures en wij kennen de

opties opgenomen om de ingehuurde taxateurs te verlenging. Daar maken we

kwaliteit van het werk.

maximaal gebruik van. Op dit moment 5 taxateurs die we volgens het contract tot het

einde van het jaar kunnen verlengen.

Extra ondersteuning inhuren

Het is belangrijk de bezwaren zo veel als mogelijk is volgens de WOZ-tijdsijn van de

waarderingskamer af te ronden. We willen ook het volgende belastingjaar niet met

Het blijkt lastig extra inhuur te werven. We kijken ook of we voor algemene taken inhuur

met administratieve ervaring kunnen inzetten.

achterstanden starten.

‘Onderzoeken of robotisering oplossing biedt

Herhaalde, uniforme processen robotiseren scheelt handelingen

hebben we dit jaar kunnen

n kans op fouten.

automatiseren.

Het inboeken van bezwaren We zoeken

:

(geano im se rd)

triî>Ìut belastingeentrum

samen met collega's en samenwerkingspartners constant

naar

geautomatiseerde oplossingen

Wijkgerichte afhandeling van”

Het bundelen van bezwaren kun

'We kunnen de bezwaren het

bezwaren.

je doen op verschillende kenmerken. Op type objecten,

beste afhandelen per straat,

op basis van bureaus die

wijk of kem. Hiervoor kunnen grotendeels dezelfde

‘bezwaar hebben ingediend, of

referentieobjecten worden

per wijk, buurt of kern.

gebruikt. Ook is het lerend

vermogen daarmee geborgd voor volgend jaar. De taxateurs kunnen de ervaringen uit de bezwaren gebruiken voor de herwaardering voor volgend jaar. We

zoeken

naar

Een andere wijze van

Hiervoor vragen we offertes op.

ondersteunende

waardebepaling van hetzelfde

Dat kan een extra

automatisering die de waardebepaling kan toetsen.

object, kan een bevestiging

onderbouwing zijn van de

betekenen van de waarde, maar

waarde en daarmee

Onder andere met Al of

ook een signaal zijn voor extra

handhaving beter te

vooral ML

onderzoek. Een bevestiging

onderbouwen.

betekent een laag risico en kan tot snellere uitspraak leiden.

helpen ons waarderings-

is

Het kan ook

applicatie te toelsen. We

kunnen het zelfs gebruiken voor kwaliteitselecties en

Procesafhandeling door

De taxateurs handelen normaal

medewerkers buiten het team

gesproken het proces zelf af.

| waarderen.

risicogerichte controles. ‘Onderzoeken of het proces na uitspraak ook eenvoudig door

Maar er gaat veel tjd zitten in

medewerkers van andere

het verwerken en verzenden van

teams kan worden verwerkt

uitspraken. we

Hiermee ontlasten

de taxateurs.

Afstemming met collega's

‘Gebruik maken van ervaringen

voor ‘best practice’.

van collega's.

Met de collega's van andere samenwerkingsverbanden

delen we bevindingen die ons werk versnellen of

vereenvoudigen. Hiermee kunnen we bewezen

ervaringen toepassen. Vooral

bij samenwerkingsverbanden met dezelfde belasting- en waarderingsapplicaties.

‘Constante afstemming met _ | We hebben softwareleveranciers | Met Gouw{belastingpakket) en softwareleveranciers voor _ | nodig om applicaties te Ortax (waarderingsapplicatie)

verdere automatisering.

verbeteren.

stemmen we regelmatig af of

verbeteringen uitvoerbaar zijn. Ook leveren ze bij ons verbeteringen aan die bij andere gebruikers zijn doorgevoerd.

3

7

L(geanonimise rd)

tribuut belastingcentrum

‘Geautomatiseerd ontgrieven

Automatisch sorteren en

(redenen van bezwaar uitsplitsen) van bezwaren

ontgrieven van bezwaren geeft

Meerdere partijen (0.. Gouw belastingpakket) zijn aan het

de taxateur sneller inzicht en

testen met geautomatiseerd

duidelijkheid.

ontgrieven.

In juni verwachten

we een presentatie over de Tesultaten

Planning en monitoring van

de afhandeling.

Realistische planning en zichtbare resultaten zijn van belang voor de bijsturing en

Uit de verschillende systemen 1 overzicht maken wat de

'Handling van post

Een deel van de

hoofdljnen van de voortgang goed in beeld brengt. Als het mogelijk is bezwaren in

uitbesteden

bezwaarafhandeling gaat per post. Bezwaaruitspraken laten

‘kunnen we handelingen bij de

motivatie.

printbestanden aan te leveren

printen en versturen dooreen

_ | taxateurs weghalen.

‘bureau levert tijdswinst op.

Verder optimaliseren van

tekstblokken

We maken al veel gebruik van

_ | Samen met functioneei

tekstblokken, maar we kunnen _ | beheerders en jurist dat nog verbeteren voor de tekstblokken aanvullen of indiende bezwaren.

toevoegen.

Inhuur van jurist bij

De beroepszaken nemen veel _ | We kunnen een ervaren jurist

ondersteuning beroepen

tijd in beslag voor taxateurs.

inhuren op uur basis op afroep.

Extra ondersteuning kan daarbij helpen om te voorkomen dat rechtszaken niet goed

we

doortopen. De bestaande jurist bljft dan beschikbaar voor lopende zaken.

Deze lijst is constant aan bijstelling onderhevig. We hebben de indruk dat we met deze maatregelen de bezwaren tijdig kunnen afhandelen. Het team dat verantwoordelijk is hiervoor, heeft dat bevestigd. Personele impact

Onze medewerkers in het team Waarderen hebben de rest van dit jaar (2023) de focus op de afhandeling van bezwaren. Toch neemt dit niet weg dat er voor de andere afdefingen ook extra werk

bijkomt, maar dt zal minder grote impact hebben. Voor het team Waarderen, dat verantwoordelijk is voor de taxaties en bezwaarafhandeling, is deze focus noodzakelijk. Door de grote aantallen, veel extra inhuur en de het grote verantwoordelijkheidsgevoel binnen Tribuut,

moeten we aandacht blijven houden voor te veel werkdruk en werkstress. Het i dus goed regelmatig met elkaar te overleggen wat goed gaat en wat beter kan. We ontzorgen het team zo veel als mogelijk en vragen regelmatig wat we kunnen doen om het werk gemakkelijker te maken.

Veel inhuur en nieuwe medewerkers vraagt in eerste instantie om een investering van de vaste bezetting. Ook vergroot het kans op fouten. Door veel processen e standaardiseren en tekstblokken te gebruiken, verwachten we dat het risico op fouten beperkt blijft.

Tribuut scoort hoog op nemen van verantwoordelijkheid en op trots in het laatste onderzoek naar medewerkerstevredenheid. Daarmee voelen we ons ook verantwoordelijk voor de kwaliteit. Dat willen we niet zomaar door onze handen laten glippen. Keuzes voor efficiency moeten daarom onderbouwd worden genomen om negatieve effecten voor de lange termijn te beperken. Daar willen we onze medewerkers niet n telleurstellen.

(geanonimise rd)

_

tribuut belastingcentrum Waarderingskamer

De Waarderingskamer is de landelijke toezichthouder op de uitvoering van de wet Waardering Onroerende Zaken (WOZ). Ze voeren jaarlijks controles uit bij Tribuut om het proces van waardebepaling te controleren. De Waarderingskamer spreekt dan ook formeel haar oordeel uit over

de kwaliteit van het proces en de waardering. De beoordeling van Tribuut is ‘goed (4 sterren op een schaal van 5). Ook hebben ze voor de aanslagoplegging de wijze van waarderen voor belastingjaar 2023 gecontroleerd en akkoord gegeven vóór het verzenden van de aanslagen. In de overleggen die we plannen met de directieleden van de samenwerkingsverbanden, waarbij we de belangrijkste maatregelen bespreken, is de directeur van de Waarderingskamer ook aanwezig. Zij geven reflectie op de maatregelen en adviseren gemeenten en samenwerkingsverbanden over de effecten van de maatregelen. Er zijn geen maatregelen de wij doorvoeren waar de Waarderingskamer niet achter staat.

Lange termijn

De directeuren van samenwerkingsverbanden in Nederland hebben de staalsecretaris in een brief opgeroepen om op kortetermijn-maatregelenn te nemen om het verdienmodel van NCNP-bureaus te

beperken. Niet alleen de kosten voor de gemeenten voor bezwaarafhandeling lopen enorm op, ook het rechtssysteem [oopt vast door de grote aantallen beroepen van deze bureaus.

Daarom gaat de staatsecretaris een aantal maatregelen voorstellen aan de Tweede Kamer.

Twee

daarvan zouden volgend jaar alin kunnen gaan; een vermindering van de proceskostenvergoeding en de uitbetaling aan de belanghebbende en niet aan het bureau zelf. Ook wil de staatsecretaris dat er

eerst een belafspraak wordt ingepland met een taxateur voordat er formeel bezwaar mag worden ingediend. Het is nog onzeker of het lukt deze maatregelen door de Tweede Kamer te krijgen. Inter bekijken we wat we verder kunnen ondernemen om gegronde bezwaren te voorkomen. We voeren op dit moment al een inventarisatie uit om de onderhoudsstaat van woningen beter in beeld e

krijgen. Daarnaast overwegen we andere maatregelen, zoals het breder inzetten van de opname app of meer voormeldingen te sturen ruim voor de aanslagperiode. Daarmee is nog onzeker om in te schatten of 2023 een incident is wat betreft het aantal bezwaren of

dat er sprake is van een trendbreuk. We gaan voor het einde dit jaar evalueren hoe de afhandeling verloopt en met het bestuur bespreken of bijstelling van de processen of de begroting voor 2024 nodig is.

Financiële

impact

Personele inhuur

Het maximaal verlengen van de bestaande inhuur leidt tot een kostenoverschrijding van ca. € 475.000,vooral gericht op taxateurs die bezwaren afhandelen en backoffice voor dataverwerking en administratief afhandelen van bezwaren. Eventuele extra inhuur is daarin meegenomen voor een beperkt bedrag, omdat we ervaren dat inhuur op dit moment nauwelijks beschikbaar is. Een deel daarvan is als overbrugging voor vacature ruimte. We verwachten ca. € 50.000,- daarvan te dekken

met vacatureruimte en teruggaaf UWV. Dat betekent een netto overschrijding van € 425.000, Automatisering en robotisering

Met Gouw en Ortax hebben we contact over het inzetten van verbeteringen in de programmatuur met 0.a. robotisering voor repeterende werkzaamheden, maar ook over waardecheck via Al

We hebben een module van Ortax kunnen aanschaffen die de WOZ-waardes controleert met Machine

Learning. Dit helpt bezwaren onderbouwen, maar ook de komende herwaardering te ondersteunen. Dit

zijn dus investeringen die ook voor de lange termijn gebruikt kunnen worden. Voor 2023 vraagt dat een investering van ca € 17.000,-, waarvan ca. € 7.000,- structureel,

Met Gouw zoeken we vooral naar aanvullingen die optimalisering van processen om zo weinig mogelijk werk handmatig te moeten verwerken. Dat heeft geleid tot ca € 75.000.- investeringen en voorgenomen

WE d

m(geanonimise rd)

triî>Üut belastingcentrum

investeringen voor dit jaar. We investeren in robotisering voor het inboeken van bezwaren,

automatiseren van inlichtingen formulieren, voormeldingenmodulen, een agendemodule voor het inplannen van afspraken met taxateurs en training van de functioneel beheerders. De structurele kosten

uit deze investeringen zijn ongeveer € 10.000.-. Het merendeel bedraagt de aanschaf van licenties en

implementatiekosten.

Totaal betekent dat een bedrag ca. € 92.000,- voor investeringen in voor 2023, waarvan ca € 10,000,doorloopt naar komende jaren

Proceskostenvergoeding (PKV)

Het percentage bezwaren van NCNP-bureaus ligt nagenoeg gelijk aan vorig jaar en is uitgekomen op 56%. Bij het toekennen van een bezwaar door een NCNP-bureau bealen we ongeveer € 600,- aan proceskostenvergoeding voor twee punten volgens het stelsel dat is vastgesteld door het ministerie. We ontkomen dus niet aan het betalen van PKV bij een gegrond bezwaar van een bureau.

Het afgelopen jaar was het percentage gegronde bezwaren ongeveer 45%. Dit jaar verwachten we met een aanvullende manier van waardebepaling én omdat niet alle bezwaren goed onderbouwd zijn, een

lager percentage gegronde bezwaren. De verwachting is dat we van NCNP-bureaus tussen de 30% en de 45% gegronde bezwaren toekennen, waar een PKV voor moet worden betaald

Daarom hebben we drie scenario's gemaakt op hoog, midden en laag.

aantal NCNP

7750

_ aantalNCNP

7750

_ aantal NCNP

7750

% gegrond

30

%gegrond

37,5 _ %gegrond

45

aantal gegrond

2324

_ aantal gegrond

2906

_ aantal gegrond

3487

€ per gegr bezw

€600

_ € per gegr bezw

€600

_ €pergegrbezw

€600

TOTAAL bedrag

€1.400.000

_TOTAAL bedrag

€1.750.000

_ TOTAAL bedrag

€2.100.000

De totaalbedragen zijn afgerond.

In de begroting is voor 2023 is een bedrag van ca. € 535.000.- opgenomen voor de PKV.

Voorzichtigheidshalve gaan we uit van het hoogste scenario, dat zal leiden tot een toename van ca, €

1.565.000,- extra PKV voor 2023. In overleg met het bestuur hebben we voor het hoge scenario

gekozen. (n de aan de raad verzonden nofitie van mei 2023 hebben we toegelicht dat de toename minimaal 1 mijoen euro zal zijn. Dat getal komt uit scenario laag.) Conclusie

Hieronder zijn de extra kosten doorgerekend per gemeente, uitgaande van het hoge scenario. We gaan

daarbij uit van maximale inzet van eigen middelen uit reserves. Daarnaast hebben we n het verleden middelen opgehaald bij de gemeenten voor het project ‘gebruikersoppervlakte die we nu deels willen terugstorten. Voor niet-woningen liggen er nu namelijk geen plannen om hierin te investeren. Aan het

resullaat van boekjaar 2022 en aan het GO-project heeft gemeente Brummen niet bijgedragen. Zij

zullen dat dus alsnog moeten doen.

(geano im se rd)

triîaìut belastingcentrum

Extra personeelskosten

€

425.000,-

Extra investeringen in automatisering

€

92.000,

Extra proceskostenvergoeding (scenario hoog)

€1.565.000,-

Totaal

extra kosten

€2.082.000,-

Bij het afsluiten van de jaarrekening hebben we het bestuur voorgesteld de beschikbare algemene reserve, de winstbestemming en de gelden van het project 'gebruiksoppervlakte' te reserveren om deze

extra kosten te dekken. Gemeente Brummen heeft wel bijgedragen aan de algemene reserve, maar niet aan het resultaat van 2022 en aan het project GO. Daarom zal gemeente Brummen een extra bijdrage moeten betalen.

Dit is berekend op basis van de procentuele bijdragen aan de exploilatie van 2023 Dekking vanuit bestaande algemene reserve Dekking uit resultaat 2022 Dekking uit teruggaaf GO-project

€ € €

207.000,483723350.231,-

Extra bijdrage gemeente Brummen

€ 54858 + €1.095,812,-

Resteert verwachte extra kosten voor gemeenten

€

986.188,-

Als we deze verwachte extra kosten verrekenen per gemeente resulteert dit een bijdrage van:

Apeldoom Brummen Epe Lochem Voorst Zutphen Totaal

€ 489.263€ 51145 (plus € 54.858,- extra bijdrage) € 98311 € 107.943,€ 65081 €__174.445, € 986.188,-

Het plan van aanpak voor afhandeling van de bezwaren, welke aanleiding is voor deze begrotingswijziging is uitgebreid besproken met het bestuur in de vergadering van 1 juni. Het bestuur

heeft op dat moment mandaat gegeven te doen wat nodig is om de bezwaren goed en tijdig af e handelen. De procedure afwachten van een begrotingswijziging inclusief het afwachten van zienswijzen, is geen optie. Een groot deel van deze investeringen zijn daarom alin gang gezet. De PKV is een resultante van de afhandeling van bezwaren

Gezien de omvang van het bedrag is het niet mogelijk voor Tribuut dit uit eigen middelen voor te financieren. Daarom zal dit najaar een voorschot gefactureerd worden om niet in liquiditeitsproblemen

te komen. Natuurlijk zullen we er alles aan doen om de kosten te beperken, investeringen zo laag mogelijk te houden en inhuur niet langer verlengen dan noodzakelijk is. Tribuut geeft graag toelichting op het plan van aanpak aan de leden van de gemeenteraden als daar behoefte aan is.

(geanonimise rd)

_’\

tribuut Besluit

Het bestuur van Tribuut Belastingsamenwerking besluit; Bijeen in de vergadering d.d.7 september 2023; 1. Akkoord te gaan met de tweede begrotingswijziging 2023, 2.

De gemeenteraden van de deelnemende raden te informeren over dit besluit en de raden in

de gelegenheid te stellen een zienswijze in te dienen.

De voorzitter,

(geanonimise rd)

(geanonimiseerd) (geanonimise rd(geanonimiseerd) )