BBV Beslisnota raad

Beslisnota voor de raad Onderwerp

Aanwijzen van contactpersonen op grond van de Wet open overheid en mandaatbesluit Woo

Programma

11 - Bestuur en organisatie

Portefeuillehouder

Dhr. dr. T.C.M. Horn

Zaaknummer

470496

Adviseur

van den Berg

Afdeling

Ondersteuning

E-mail adres

jolanda.van.den.berg@epe.nl

TE BESLUITEN OM 1.de griffiemedewerker en de raadsadviseur, als diens plaatsvervanger, aan te wijzen als Woo-coördinator. 2.de bevoegdheid te mandateren aan de griffier en diens plaatsvervanger om te besluiten op een verzoek op grond van artikel 4.1 van de Wet open overheid (Woo), inclusief verdagen op grond van voornoemde wet, voor zover het documenten over bestuurlijke aangelegenheden betreft die bij of onder de raad berusten en het verzoek niet als opheffing van opgelegde geheimhouding dient te worden opgevat. 3.de bevoegdheid te mandateren aan de griffier en diens plaatsvervanger om op grond van artikel 4:18 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) de verschuldigdheid en de hoogte van dwangsommen vast te stellen in zaken omtrent de Woo. 4.Het aanwijzingsbesluit en mandaatbesluit met terugwerkende kracht per 1 mei 2022 vast te stellen.

INLEIDING Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna: Woo) in werking getreden. De Woo heeft de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob) vervangen. Het doel van de Woo is een meer transparante en actief openbaar makende overheid. De Woo stelt voorop dat toegang tot publieke informatie een recht is dat voor iedereen geldt. Dit is nieuw ten opzichte van de Wob. De Woo verplicht tot actieve openbaarmaking van documenten in een 11-tal informatiecategorieën. Dit hoeft niet direct zodra de Woo in werking treedt, maar wordt gefaseerd ingevoerd. Voorbeelden van categorieën documenten zijn: agenda’s en besluitenlijsten van vergaderingen van uw college, organisatiegegevens, informatieverzoeken en de daarbij verstrekte informatie en schriftelijke oordelen in klachtprocedures. Verder introduceert de Woo ook een aantal (zorg)plichten, zoals de algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden. De implementatie van de wet zal een traject inhouden van ongeveer 8 jaar, waarbinnen vanuit het Rijk zal worden aangegeven welke verplichtingen zullen worden ingevoerd en wanneer. De wijze van implementatie zal verder uitgewerkt worden, waarbij uw college en de raad betrokken zullen worden. Per 1 mei jl. is het echter voor elk bestuursorgaan van de gemeente wel direct verplicht om een contactpersoon voor de Woo te hebben aangewezen.

Het college en de burgemeester hebben dit al gedaan bij besluit van 14 juni jl. (zaaknummer 442576). De juridisch adviseurs bij het team advies en administratie zijn aangewezen. Ook uw raad moet nog een contactpersoon aanwijzen. Verder heeft uw raad momenteel de afdoening van Wob-verzoeken gemandateerd aan de (plv.) griffier op grond van de Wob. Vanwege de komst van de Woo moet dit besluit worden geactualiseerd.

BEOOGD EFFECT Voldoen aan de wettelijke vereisten om de Woo- contactpersoon aan te wijzen. Het in mandaat verrichten van bevoegdheden heeft als effect heeft dat er slagvaardiger kan worden gehandeld, er binnen de wettelijke termijnen een besluit kan worden genomen en het bestuur wordt ontlast.

ARGUMENTEN 1.1 het aanwijzen van contactpersonen is een wettelijke plicht

Per 1 mei 2022 is er de verplichting voor bestuursorganen om over tenminste één contactpersoon te beschikken ter beantwoording van vragen van het publiek over de beschikbaarheid van informatie. Het is verder ook de bedoeling dat de contactpersoon de inwoner behulpzaam is bij het zoeken naar informatie en dat de contactpersonen eventuele journalisten en onderzoekers hierin begeleidt. De contactpersoon wordt met dit voorstel aangewezen. De rol van de contactpersoon is in december van afgelopen nog vrij fors gewijzigd, tijdens de behandeling van het wetsvoorstel Woo door de Eerste Kamer. Vervolgens bestond er lang onduidelijkheid over de noodzaak van een formeel aanwijzingsbesluit. Inmiddels zijn deskundigen het erover eens dat een aanwijzingsbesluit inderdaad noodzakelijk is. Er bestaat nog onduidelijkheid over de precieze invulling van de rol van contactpersoon. Daarom is er vooralsnog voor gekozen om de griffiemedewerker en de raadsadviseur als diens plaatsvervanger aan te wijzen als contactpersoon. De bedoeling is om eerst ervaring op te doen met de rol van contactpersoon zodat er een duidelijker beeld ontstaat van de inhoud daarvan. Er zal in een later stadium worden bepaald waar in de organisatie de rol van Woo-contactpersoon definitief belegd zal worden.

1.2 Dit voorstel past bij de ambitie van de gemeente Epe Gemeente Epe wil verbindend zijn om samen inwoners, maatschappelijk partners en bedrijven te investeren in de samenleving. Dat wil de gemeente doen vanuit een open en transparante houding. Met het aanwijzen van contactpersonen voor de Woo, voldoet de gemeente aan haar wettelijke verplichting en wordt de gemeente bovendien transparanter en slagvaardiger voor haar inwoners omdat de inwoner geholpen wordt met het vinden van informatie. 2.1 het in mandaat verrichten van bevoegdheden heeft als effect dat er slagvaardiger kan worden gehandeld en het bestuur wordt ontlast Met de komst van de Woo zijn de wettelijke beslistermijnen om op een verzoek op grond van de Woo te beslissen verkort. Binnen de raadscyclus is het dan onmogelijk om tijdig te kunnen beslissen op een dergelijk verzoek. Uw raad kan dan vervolgens door de verzoeker op grond van de Awb in gebreke worden gesteld. Als dan alsnog niet tijdig een besluit volgt op het verzoek verbeurt uw raad een dwangsom (oplopend tot zo'n 1300 euro). Door mandaat te verlenen aan de griffier kan tijdig een verdaging worden gestuurd, een besluit op een Woo-verzoek worden genomen en de griffier kan een besluit op een eventuele ingebrekestelling nemen.

KANTTEKENINGEN Er zijn geen risico’s te verwachten bij dit voorstel.

FINANCIËN Geen.

COMMUNICATIE De aangewezen medewerkers zijn al op de hoogte van de aanwijzing (intern). Eerste aanspreekpunt als Woo- coördinator voor zaken die de raad aan gaan, is de griffiemedewerker. De raadsadviseur fungeert als achtervang. Op what’s Epe zal een bericht worden geplaatst wie als contactpersonen Woo aangewezen zijn (intern) en wie van hen eerste aanspreekpunt is. Op de website zal een tekst worden toegevoegd dat gaat over de Woo en het indienen van Woo-verzoeken (extern).

UITVOERING Na vaststelling wordt het aanwijzingsbesluit Woo-coördinator en mandaatbesluit Woo en Awb gemeente Epe gepubliceerd op overheid.nl.