995404 Beslisnota Jaarstukken 2023

Beslisnota voor de raad Onderwerp

Jaarstukken 2023

Programma

11 - Bestuur en organisatie

Portefeuillehouder

Dhr. mr. drs. M.B. Heere

Zaaknummer

995404

Adviseur

Velzing

Afdeling

Ondersteuning

E-mail adres

erik.velzing@epe.nl

TE BESLUITEN OM 1. De jaarstukken 2023 vast te stellen met de volgende bedragen in de jaarrekening 2023: · totaal van de baten (incl. mutaties in de reserves): € 136.178.000 · totaal van de lasten (incl. mutaties in de reserves): € 126.837.000 · balanstotaal: € 110.101.000 · gerealiseerd resultaat (na mutaties in de reserves): € 9.341.000 voordelig 2. Van het positieve resultaat € 4.299.000 aan de reserve huisvesting vluchtelingen, statushouders en overige doelgroepen toe te voegen; 3. Het resterende positieve resultaat ad. € 5.042.000 toe te voegen aan de algemene reserve.

INLEIDING De concept jaarstukken 2023 van de gemeente zijn opgesteld (bijlage 1). De jaarstukken vormen het sluitstuk van de jaarlijkse planning en control cyclus en bestaan uit het jaarverslag, de jaarrekening en de rapportage over de uitkomsten van kerngegevens. De financiële jaarrekening 2023 sluit met een gerealiseerd positief resultaat van € 9.341.000. De controle van de jaarrekening door de accountant is nog niet afgerond. De rapportage over de uitkomsten kerngegevens is separaat opgenomen.

BEOOGD EFFECT Het afleggen van verantwoording door het college over het gevoerde bestuur en het ontlasten van het college van het financieel beheer over 2023.

ARGUMENTEN 1.1 Vaststelling van de jaarstukken is wettelijk verplicht. De Gemeentewet verplicht de gemeenteraad om de jaarstukken vast te stellen vóór 15 juli in het jaar volgend op het jaar waarop de begroting betrekking heeft. 1.2 Het college legt verantwoording af. De Gemeentewet bepaalt dat het college over elk begrotingsjaar verantwoording aflegt aan de raad over het gevoerde bestuur onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Met het vaststellen van de programmabegroting 2023 heeft de raad destijds het college geautoriseerd de begroting op programmaniveau uit te voeren. Van de geplande 70 activiteiten voor 2023 zijn er 41 afgerond. De overige activiteiten zijn nagenoeg allemaal gestart. Het niet kunnen afronden van activiteiten in het geplande jaar is deels veroorzaakt door beperkingen in de personele capaciteit als gevolg van de krappe arbeidsmarkt. De gemeente vangt dit deels op door het

inhuren van externe medewerkers. Ten opzichte van medewerkers die in dienst zijn is de opbouw van kennis, ervaring en interne expertise ten behoeve van de gemeente op de korte en lange termijn beperkter. De uitkomst van de rapportage over de kerngegevens geeft de statistische gegevens over diverse onderwerpen weer. Het financiële resultaat van de jaarrekening 2023 wordt vooral veroorzaakt door een saldo van voor- en nadelen die incidenteel van aard zijn. In de jaarstukken is in de financiële beschouwing een analyse opgenomen van de verschillen die ten grondslag liggen aan het voordelig resultaat. Het resultaat wordt in hoofdlijnen verklaard door voordelen (ten opzichte van de begroting) die zijn ontstaan bij de inkomsten uit de algemene uitkering uit het gemeentefonds (ca. 3 mln., hier staan deels ook hogere uitgaven tegenover), een groot voordeel op de uitkering van het Rijk voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne (€ 4,3 mln.), een voordeel bij de uitvoering van Maatschappelijke opvang en beschermd wonen (€ 1,1 mln.) en rentebaten (€ 0,4 mln.); grotere nadelen ten opzichte van de begroting zijn ontstaan door hogere kosten voor jeugdzorg (€ 0,5 mln.) en de uit te keren energietoeslag voor huishoudens met een laag inkomen (€ 1,5 mln., deze uitgaven waren niet begroot).

Een inhoudelijke toelichting op de voor- en nadelen per programma is opgenomen in de toelichting op de programmarekening. 1.3 Ten aanzien van rechtmatigheid heeft het college binnen het beleid en de afspraken met de raad gehandeld. Het jaar 2023 is het eerste jaar waarover het college in de jaarrekening een verantwoording opneemt over de financiële rechtmatigheid. Het college concludeert dat gehandeld is binnen het beleid en de gemaakte afspraken met de raad. Voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn in de financiële verordening de afspraken tussen raad en college vastgelegd. De regelgeving rond de financiële rechtmatigheid is aangescherpt. De belangrijkste wijziging is dat alle begrotingsoverschrijdingen dit jaar meetellen voor de verantwoording over de rechtmatigheid (overschrijdingen op de begrote lasten). Voorgaande jaren was het overschrijden van de begroting ook al onrechtmatig. Maar als een overschrijding van de lasten direct te relateren was aan extra baten, het een open-einde regeling betrof of dat de raad gedurende het jaar geïnformeerd was, hoefde de accountant deze niet mee te nemen in het oordeel. Voor 2023 is dit niet meer het geval en tellen alle overschrijdingen mee in het oordeel over de rechtmatigheid (opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording). Voor de rechtmatigheidsverantwoording wordt getoetst aan drie criteria: 1.

begrotingscriterium: opereert het college binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten; 2. voorwaardencriterium: vinden uitgaven plaats binnen de geldende wet- en regelgeving; 3. misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: zijn er voldoende maatregelen getroffen om te voorkomen dat misbruik of oneigenlijk gebruik gemaakt wordt van gemeentelijke regelingen en eigendommen. In de rechtmatigheidsverantwoording worden alle geconstateerde fouten meegenomen die aan één of meer van deze criteria voldoen. Voor gemeente Epe komen de totale onrechtmatigheden over 2023 uit op totaal € 7.116.000. Dit is meer dan de toegestane grens van € 3.805.000 (3% van de totale lasten). Dit bestaat voor begrotingsonrechtmatigheden uit een bedrag van € 6.201.000 en in relatie tot het voorwaardencriterium is sprake van onrechtmatigheden voor een bedrag van € 915.000. In kader van de begrotingsonrechtmatigheden voldoet € 6.028.000 (van de in totaal 6.201.000) aan minimaal één van de in de financiële verordening zogenaamde 'tenzij-criteria' (zie hieronder). Deze onrechtmatigheden zijn daarom na toepassing van de financiële verordening acceptabel en niet financieel onrechtmatig en passen binnen de gemaakte afspraken met de raad. Deze afwijkingen hoeven daarom niet nader te worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

De commissie BBV schrijft echter voor dat alle afwijkingen ten opzichte van de begroting in de rechtmatigheidsverantwoording worden verantwoord. Daarom tellen deze wel mee bij de verantwoording van het college. Ondanks dat de afwijkingen passen binnen het beleid, kan het college formeel niet aangeven dat de in de jaarrekening verantwoorde lasten rechtmatig tot stand zijn gekomen. Om deze situatie in de toekomst te voorkomen wordt (via de commissie planning en control) voorgesteld om in het vervolg (vanaf najaar 2024) bij elke voortgangsrapportage aan de raad ter vaststelling een begrotingswijziging aan te bieden. Op deze wijze zullen de afwijkingen tussen de vastgestelde programmabegroting (incl. begrotingswijzingen) en de realisatie bij de jaarrekening aanzienlijk lager worden. En daarmee zal ook de omvang van de ‘onrechtmatigheden’ afnemen.

In relatie tot het voorwaardencriterium is € 915.000 onrechtmatig doordat de Europese aanbestedingsrichtlijnen niet juist zijn toegepast. Vanaf 2023 maakt de gemeente meer gebruik van het dynamisch inkoop systeem, daarbij is ook het inkoopbeleid en het inkoopproces aangepast om de regelgeving beter te borgen. Vanuit het verleden lopen er nog enkele contracten door in 2024 die over de grens van de aanbestedingswetgeving gaan. Onderzocht wordt hoe deze contracten zo spoedig mogelijk op de juiste wijze aanbesteed kunnen worden. In de paragraaf bedrijfsvoering zijn de onrechtmatigheden nader toegelicht. Tot en met boekjaar 2022 maakte rechtmatigheid onderdeel uit van het oordeel van de accountant. Het oordeel van de accountant betreft vanaf 2023 'het getrouwe beeld' dat de jaarrekening geeft. De accountant neemt de rechtmatigheidsverantwoording mee in haar oordeel over het getrouwe beeld, omdat de rechtmatigheidsverantwoording een onderdeel van de jaarrekening is. In het kader hiervan is in de jaarrekening de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen en is in de paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting opgenomen. In de financiële verordening staat dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd, tenzij: a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. b.

Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. c. De overschrijding is opgenomen in een voortgangsrapportage. Na toetsing aan de afspraken met de raad resteert een netto rechtmatigheidsfout van € 1.088.000. Dit bedrag bestaat uit begrotingsonrechtmatigheden van € 173.000 en onrechtmatigheden in relatie tot het voorwaardencriterium van € 915.000. Op basis hiervan concludeert het college dat gehandeld is binnen de toegestane grens die met de raad is afgesproken. 1.4 Van diverse specifieke uitkeringen is de besteding verantwoord. In de jaarrekening is de voorgeschreven 'Sisa-bijlage' opgenomen. Hierin is van diverse specifieke uitkeringen die de gemeente ontvangen heeft, de besteding verantwoord. Deze zijn door de accountant gecontroleerd. Op basis van deze verantwoording vindt door het desbetreffende ministerie c.q. de provincie de definitieve vaststelling plaats. De Sisa-bijlage is opgenomen in de jaarstukken. 1.5 De accountant heeft de jaarrekening gecontroleerd. De jaarrekening 2023 is in opdracht van de raad gecontroleerd door de accountant. De accountant zal zijn bevindingen rapporteren aan de raad en een controleverklaring verstrekken bij de definitieve jaarrekening. Het college zal de punten uit de rapportage beoordelen en waar nodig voorzien van de nodige actie. Hiervoor wordt een actiepuntenlijst opgesteld.

De accountant heeft in de commissie Planning en Control op 13 juni 2024 inzicht gegeven in het proces en de stand van zaken met betrekking tot de controle. 1.6 Vaststelling van de jaarstukken ontlast het college van het verantwoorde financieel beheer. Dit is in de Gemeentewet bepaald. 1.7 De verwachting is dat de accountant tijdig een controleverklaring afgeeft. Uitgangspunt is dat de controleverklaring wordt afgegeven vóórdat de raad de jaarrekening behandelt. Met de accountant is afgesproken dat de strekking van de controleverklaring duidelijk is bij de behandeling in de commissie (27 juni). 2.1 Voor de gehele brede doelgroep vluchtelingen is op termijn de financiële dekking voor het realiseren van huisvesting onzeker. Aanvullend aan het realiseren van opvanglocaties voor Oekraïense vluchtelingen zijn we bezig met de ontwikkeling van huisvesting voor de groep statushouders en overige doelgroepen. De financiële dekking van deze investeringen is in de begroting 2023-2026 opgenomen. Per saldo zijn de rijksmiddelen voor 2025 en verder nog onbekend. Ook is nog niet duidelijk hoe de vraag naar opvangplekken voor vluchtelingen zich blijft ontwikkelen. Daarom wordt voorgesteld om de middelen te reserveren voor de huisvesting van zowel Oekraïners als andere vluchtelingen, statushouders en de overige doelgroepen.

Dit sluit aan bij besluitvorming bij de programmabegroting 2024-2027 in relatie tot de huisvesting van deze doelgroepen. 2.2. Onduidelijk is hoe de kosten en rijksmiddelen voor de huisvesting van Oekraïners zich vanaf 2025 zullen ontwikkelen. Als gevolg van nieuwe opvanglocaties per 2024 en de hiervoor afgesloten contracten moeten we in vergelijking met 2022 en 2023 in 2024 en verder aanzienlijk hogere kosten maken. Daarnaast is de

rijksvergoeding per gerealiseerde opvangplek aanzienlijk lager. Voor 2024 is de verwachting dat de kosten en opbrengsten in tegenstelling tot 2022 en 2023 ongeveer aan elkaar gelijk zullen zijn. De kosten bestaan onder andere uit huur van woonruimten, uitvoeringskosten, inzet van locatiecoördinatoren en inzet van beveiliging. De te ontvangen rijksmiddelen voor 2025 en verder zijn op dit moment nog niet bekend. Dit maakt het onzeker hoe de kosten en opbrengsten zich tot elkaar zullen verhouden vanaf 2025. 2.3 De middelen van het Rijk voor ontheemde Oekraïners hebben we in 2023 voor een groot deel niet besteed. Sinds ruim twee jaar worden ontheemde Oekraïners opgevangen in Epe. Voor de bekostiging hiervan hebben we voor 2023 middelen vanuit het Rijk ontvangen, die zijn vastgesteld op basis van normbedragen per beschikbare opvangplek. Hierop houden we ongeveer € 4,3 mln. over. De uitgaven lagen aanzienlijk lager dan de vergoeding die we van het Rijk ontvingen. 2.4 De overgebleven middelen hoeven niet te worden terugbetaald aan het Rijk. Het Rijk heeft de uitkering toegekend op basis van het gerealiseerde aantal beschikbare opvangplekken voor Oekraïners. Ongeacht de kosten die de gemeente hiervoor heeft moeten maken. Omdat de kosten lager waren dan de uitkering, mag de gemeente de overgebleven middelen houden.

Omdat deze niet hoeven te worden gereserveerd, zijn ze onderdeel van het saldo van de jaarrekening 2023. Ook al kan de gemeente ervoor kiezen om de overgebleven middelen in te zetten voor een ander doel, vinden wij het voor de hand liggen om de middelen te reserveren voor het doel waarvoor deze zijn ontvangen en ze daarvoor beschikbaar te houden. 3. Beleid is dat een voordelig resultaat wordt toegevoegd aan de algemene reserve. De inzet van een overschot in de algemene reserve wordt vervolgens betrokken bij de integrale afweging bij de begrotingsbehandeling 2025-2028.

KANTTEKENINGEN 1.1 De strekking van de controleverklaring van de accountant is nog niet duidelijk. In zijn controleverklaring geeft de accountant een oordeel of de jaarrekening een getrouw beeld geeft en of er in financiële zin rechtmatig is gehandeld. Op dit moment kan de accountant dit oordeel nog niet geven. Dit komt voornamelijk doordat bij de accountant nog een interne (kwaliteits-)review plaatsvindt. Hierdoor kan de accountant de controleverklaring en het verslag van bevindingen nog niet aanleveren. Naar verwachting zal in de loop van de komende weken voldoende duidelijkheid ontstaan, zodat de accountant de controle kan afronden. 2.1 De niet bestede middelen voor huisvesting van Oekraïners worden vooruitlopend op de begrotingbehandeling gereserveerd. Als regel worden niet bestede (en vrij inzetbare) middelen betrokken bij de integrale afweging bij de begrotingsbehandeling van het komende jaar. Door de vrijvallende middelen voor huisvesting van Oekraïners nu te reserveren, worden deze op voorhand afgezonderd om deze in te zetten voor het doel waarvoor deze beschikbaar waren gesteld.

FINANCIËN Aan de raad wordt voorgesteld om het gerealiseerde voordelige resultaat van de jaarrekening 2023 ad. € 9.341.000 als volgt te bestemmen: • aan de reserve huisvesting vluchtelingen, statushouders en overige doelgroepen € 4.299.000 toe te voegen in relatie tot het resultaat wat de gemeente heeft op de opvang van ontheemde Oekraïners als gevolg van hogere ontvangen middelen ten opzichte van de gemaakte kosten over 2023; • in overeenstemming met het financiële beleid in de Nota reserves en voorzieningen het resterende gerealiseerde voordelige resultaat ad. € 5.042.000 van de jaarrekening 2023 toe te voegen aan de algemene reserve.

COMMUNICATIE Via de gebruikelijke kanalen en met een persbericht worden inwoners en pers geïnformeerd De jaarstukken zijn in te zien via https://epe.begrotingsapp.nl/jaarrekening-2023.

UITVOERING

Na vaststelling zendt het college de jaarstukken naar gedeputeerde staten van de provincie Gelderland en het CBS.