881975 Beslisnota Aanwijzingsbesluit FG

Beslisnota voor de raad Onderwerp

Aanwijzingsbesluit FG

Programma

11 - Bestuur en organisatie

Portefeuillehouder

Dhr. dr. T.C.M. Horn

Zaaknummer

881975

Adviseur

van der Meer

Afdeling

Ondersteuning

E-mail adres

anne.van.der.meer@epe.nl

TE BESLUITEN OM 1. Mevrouw A.R. van der Meer met terugwerkende kracht per 1 augustus 2023 aan te wijzen als Functionaris Gegevensbescherming als bedoeld in artikel 37 lid 3 en artikel 38 en 39 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming; artikel 36 van de Wet Politiegegevens (Wpg) en artikel 26f van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg) voor de gemeenteraad. 2. De Functionaris Gegevensbescherming aan te wijzen als toezichthouder als bedoeld in titel 5:2 van de Algemene wet bestuursrecht.

INLEIDING Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) in werking getreden. Deze verordening vereist van een organisatie als de onze de benoeming van een Functionaris Gegevensbescherming (hierna: FG). Voor deze is een vacature ontstaan. Dat vraagt een nieuwe FG aan te wijzen, wederom voor de drie voornoemde bestuursorganen. Sinds 1 januari 2019 zijn de Wet politiegegevens (hierna: Wpg) en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (hierna: Wjsg) van kracht. Hiervoor dient een FG aangewezen te worden. Gezien hiervoor nog geen FG is aangewezen, wordt voorgesteld ook hiervoor een nieuwe FG aan te wijzen, wederom voor de drie voorgenoemde bestuursorganen. De burgemeester en het college hebben reeds tot deze aanwijzingen besloten.

BEOOGD EFFECT Voldoen aan de vereisten die de AVG, de Wpg en de Wjsg aan onze organisatie stellen.

ARGUMENTEN 1.1 Beleggen van de taken bij deze functionaris is de meest logische keuze. Het college van B&W is verantwoordelijk voor ‘alles’ wat te maken heeft met de bescherming van persoonsgegevens binnen de gemeente en de FG ziet hier op toe, adviseert en stuurt bij. De FG helpt o.a. bij de afhandeling van klachten op het gebied van privacy, politiegegevens en justitiële en strafvorderlijke gegevens (ombudsfunctie, adviseert bij incidenten over de ernst en omvang daarvan en beheert bijbehorende beleidskaders van de Gemeente Epe. De FG doet jaarlijks verslag aan het college en geeft aanbevelingen die strekken tot verdere optimalisering van de bijbehorende beleidsvoering. De werkzaamheden rond privacy, politiegegevens, informatieveiligheid, justitiële en strafvorderlijke gegevens en overige relevante wetgeving, zijn op dit moment belegd bij de eenheid Juridische Zaken. Mevrouw A.R. van der Meer is reeds privacy officer (PO) van onze gemeente. De PO adviseert over privacywetgeving, het nemen van maatregelen ter borging hiervan (in processen en systemen) en de praktische toepassing ervan. De PO begeleidt Privacy Impact Analyses (PIA’s) (doorlichten processen waarin privacygevoelige gegevens worden verwerkt), draagt het privacy beleid actief uit en zorgt voor een actueel verwerkingenregister.

Eveneens draagt zij in een leidende rol zorg voor het monitoren en implementeren van nieuwe wetgeving en beleidskaders die bij de AVG horen (zoals de hiervoor genoemde wetgeving). Het ligt voor de hand de als PO opgebouwde kennis en ervaring van mevrouw Van der Meer te benutten bij het aanwijzen van een FG. Daarnaast beschikt zij over de juiste vaardigheden en heeft zij de juiste opleidingen gevolgd. 2.1 Om de taken als FG te kunnen uitvoeren, moet deze FG beschikken over bevoegdheden. Voor een belangrijk deel zijn deze in de AVG, de Wpg en de Wjsg opgenomen. Voor de volledigheid wordt de FG daarnaast aangewezen als toezichthouder als bedoeld in titel 5:2 van de Algemene wet bestuursrecht.

KANTTEKENINGEN N.v.t.

FINANCIËN N.v.t.

COMMUNICATIE Naast de verplichte registratie van de benoeming van een FG, zal deze benoeming natuurlijk in- en extern gecommuniceerd worden. De benoeming van een FG als zodanig is geen besluit dat ter advisering of instemming aan de OR moet worden voorgelegd.

UITVOERING De FG zal zichzelf de komende tijd gaan introduceren in de organisatie vanuit haar nieuwe rol en de taken vanaf 1 augustus 2023 overnemen van de huidige FG.