1412433 Beslisnota raad Ontwikkelingen renovatie bibliotheek Epe

Beslisnota voor de raad Onderwerp

Ontwikkelingen renovatie bibliotheek Epe

Programma

2 - Actief in Epe

Portefeuillehouder

Dhr. mr. drs. M.B. Heere Dhr. G. van den Berg

Zaaknummer

1412433

Adviseur

van Oene

Afdeling

Ontwikkeling Samenleving

E-mail adres

louchan.van.oene@epe.nl

TE BESLUITEN OM Besloten om: 1. De renovatie van de bibliotheek voort te zetten; 2. Een aanvullend krediet van € 164.000,- beschikbaar te stellen vanuit de reserve ‘huisvesting onderwijsvoorzieningen/maatschappelijke accommodaties’.

INLEIDING INLEIDING In april 2025 besloot de gemeenteraad om De Bibliotheek Noord Veluwe te renoveren en door te ontwikkelen, passend bij de visie op toekomstbestendige maatschappelijke accommodaties. De totale kosten van de renovatie waren begroot op €938.000. Een deel van deze kosten neemt de bibliotheek zelf voor haar rekening. Met het raadsbesluit zijn zowel de Rijksbijdrage (Specifieke Uitkering, kortweg SPUK) van €220.000 als een aanvullend gemeentelijk krediet van €474.000 beschikbaar gesteld. Inmiddels is er een aantal financiële tegenvallers, maar ook financiële meevallers te melden. In totaal leidt dit tot een tekort van €164.000, maar door een mogelijke duurzaamheidssubsidie (DUMAVA) kan dit tekort nog flink lager uitvallen. Uitkomsten actuele kostenraming Na selectie van het ontwerpteam (mei–juni 2025) is in september–december 2025 gewerkt aan een gedetailleerd ontwerp. De geactualiseerde kostenraming overschrijdt het geraamde budget met ongeveer € 338.000 (exclusief btw). Na onderzoek blijkt aftrek van de btw mogelijk. Dat leidt tot een voordeel van circa € 220.000 op basis van de nieuwe kostenraming. Specifieke Uitkering (SPUK) verlening De SPUK middelen moeten uiterlijk eind 2026 besteed zijn, deze datum is al één jaar uitgesteld waardoor verder uitstel niet is toegestaan. De renovatie moet daarom snel starten om terugbetaling te voorkomen.

Vertraging brengt het risico met zich mee dat (een deel van) de SPUK vervalt. In dit voorstel wordt onderbouwd waarom het extra krediet benodigd is.

BEOOGD EFFECT Na een positief besluit starten met de renovatie om de SPUK-middelen volledig te benutten, zodat de bibliotheek na renovatie beschikt over een modern, duurzaam, fysiek toegankelijk en multifunctioneel gebouw dat ontmoeting stimuleert.

ARGUMENTEN

1.1 Behoud van de volledige SPUK (rijksbijdrage) is mogelijk Door een aanvullend krediet beschikbaar te stellen, kan tijdig gestart worden met de renovatie en kan de gehele SPUK ingezet worden. 1.2 Tegen beperkte extra kosten kan het pand toekomstbestendig worden gemaakt De Gemeenteraad wordt gevraagd om €164.000 aanvullend krediet beschikbaar te stellen. Daarnaast kan er, door wijzigingen in de subsidieregeling van het Rijk, nu ook DUMAVA subsidie voor dit project worden aangevraagd. Deze financiële meevaller, als de subsidie wordt toegekend betekent dat het extra benodigde krediet €90.000 tot €130.000 lager uitvalt. Indien de renovatie niet wordt voortgezet, moeten de SPUK middelen grotendeels worden terugbetaald, terwijl er al kosten gemaakt zijn en ook nog investeringen nodig zijn om het bibliotheekpand de komende jaren verhuurbaar te houden. Voor tijdelijke maatregelen (dakbedekking, cv-ketels, brandveiligheidsmaatregelen en hellingbaan vluchtroute) komen de minimale investeringen uit op € 150.000. Hierbij wordt niet voldaan aan de minimale eisen die het Rijk stelt wat betreft energielabel. Dat betekent dat een aanzienlijk deel van het oorspronkelijk krediet van de raad alsnog benodigd is, terwijl het resultaat minimaal is. 1.3.

De huidige locatie voldoet aan de uitgangspunten van de visie op toekomstbestendige maatschappelijke accommodaties De huidige locatie van de bibliotheek is goed bereikbaar, zowel te voet, met de fiets als met de auto. Na renovatie is het pand ook goed fysiek toegankelijk. Daarnaast voldoet het pand na renovatie volledig aan de uitgangspunten duurzaam en gezond. Renovatie biedt ook mogelijkheden voor beter multifunctioneel gebruik van het pand. Voor multifunctioneel gebruik wordt een leescafé en multifunctionele ruimte ingericht, die bijvoorbeeld voor workshops, lezingen en als studielokaal gebruikt kan worden. In de huidige en toekomstige situatie wordt het pand ook gebruikt door het formulierenteam, taalpunt, lezingen en Epe Verduurzaamt. 1.4. Uit eerdere ambtelijke verkenningen is geen alternatieve locatie naar voren gekomen die geschikter is dan de huidige locatie Bij de besluitvorming over de renovatie van de bibliotheek in april 2025 is ook gesproken over door alternatieve locaties voor de bibliotheek in Epe. Globaal onderzoek laat zien dat daar op dit moment geen locatie voor is. Een uitgebreid locatieonderzoek (en eventuele realisatie van de bibliotheek op een andere locatie) kost veel tijd, waardoor de renovatie pas later gestart kan worden en de SPUK middelen terugbetaald zullen moeten worden.

De SPUK is locatiegebonden en kan derhalve niet voor een alternatieve locatie worden ingezet. 1.5. De geraamde kosten van de uitvoering van de renovatie en verduurzaming zijn hoger dan verwacht De kostenraming, zoals toegevoegd bij het raadsvoorstel van april 2025, is vergeleken met de nieuwe kostenraming van 6 januari 2026 om de oorzaken van budgetoverschrijding in beeld te brengen. Deze zijn hieronder uitgesplitst:

• • •

• •

De huidige dakconstructie op het dak past niet binnen de vergunning en moet verwijderd worden, waardoor een alternatieve oplossing voor de dak verhoging gerealiseerd moet worden. Er worden extra maatregelen getroffen tegen brandoverslag naar de appartementen (welke deels op de bibliotheek gebouwd zijn) en er wordt een brandmeldinstallatie gemonteerd. Vloerverwarming blijkt niet mogelijk (uitgangspunt bij raadsvoorstel 2025), daarom is er gekozen voor een andere installatie om gasloos te verwarmen. Deze past wegens de plafondhoogte, draagconstructie en gebruik van de bibliotheek uitsluitend op het dak, wat kostenverhogend werkt. Na participatie met omwonenden is een aanpassing van de kleur van de dakinstallaties opgenomen en wordt rekening gehouden met de plaatsing van de dakinstallatie (geluid), om tegemoet te komen aan hun wensen. Bij het dakonderzoek is geconstateerd dat het diverse hoogteverschillen heeft, welke nu zorgen voor lekkages en plaatsing van zonnepanelen niet optimaal mogelijk maakt. In het ontwerp is daarom meegenomen dat het dak geëgaliseerd wordt.

1.6. Het ontwerp is sober en doelmatig opgesteld, met de visie op toekomstbestendige maatschappelijke accommodaties als kader Bij het ontwerp is uitgegaan van een gebouw dat moet voldoen aan eisen op het gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid en gezondheid zoals geformuleerd in de visie op toekomstbestendige maatschappelijke

accommodaties. Verder is er een zo sober en doelmatig mogelijk ontwerp gemaakt om de kosten zo laag mogelijk te houden. Verdere besparingen lijken niet realistisch. 1.7. Verdere financiële risico’s zijn beperkt Voor het ontwerp is aanvullend onderzoek gedaan naar het dak, de vloer, de constructie, brandveiligheid en de mogelijkheden voor installaties. Er is daardoor een goed beeld van de noodzakelijke werkzaamheden en de staat van het pand. Met de werkzaamheden wordt voldaan aan de huidige regelgeving.

KANTTEKENINGEN 1.1. Multifunctioneel gebruik zou nog breder kunnen Het huidige pand voldoet na renovatie aan de uitgangspunten van de visie op toekomstbestendige maatschappelijke accommodaties. Hoewel het gebouw multifunctioneler ingericht wordt blijven de mogelijkheden beperkt. Vanuit de visie zou het mooier zijn om de bibliotheek in een multifunctionele accommodatie te huisvesten, bijvoorbeeld in combinatie met functies als onderwijs, sport, cultuur en/of welzijn in hetzelfde pand. De huidige locatie leent zich hier niet voor. 1.2. De kostenraming is een momentopname Hoewel de kostenraming zorgvuldig is uitgevoerd, blijft het een momentopname en een tussenstand. De aanbesteding van de werkzaamheden moet nog plaatsvinden en pas dan zijn de kosten van de werkzaamheden definitief. Ook tijdens de renovatie kunnen eventuele onvoorziene kosten optreden, hiervoor is een post onvoorzien in de raming opgenomen.

FINANCIËN In bijlage 1 is een overzicht gemaakt van het huidige budget, de nieuwe raming en de opbouw van het benodigde krediet. Btw-aftrek mogelijkheden In het raadsvoorstel van april 2025 is aangegeven dat de mogelijkheden voor btw-compensatie in beeld gebracht zouden worden. Na intern onderzoek en een check bij de fiscalist is bevestigd dat er mogelijkheden zijn voor btw-aftrek op het investeringsbedrag. Dat kan door te werken met een andere verhuurconstructie aan de bibliotheek. Het btw-voordeel van circa € 220.000 is al verrekend in de bedragen, het gevraagde krediet is exclusief btw. Bij het opstellen van het nieuwe huurcontract wordt afgestemd met de belastingdienst zodat de benodigde voorwaarden opgenomen worden in dit contract. SPUK De SPUK-middelen moeten in 2026 worden ingezet. Vertraging betekent verlies van middelen, met name voor onderdelen (modernisering) die pas laat in de renovatie plaatsvinden. Er wordt onderzocht of het mogelijk is de SPUK in te zetten voor andere onderdelen voor de renovatie dan waar de SPUK voor is aangevraagd, zodat de SPUK uitgegeven kan worden aan de werkzaamheden die als eerst uitgevoerd worden. Subsidie Duurzaam Maatschappelijk Vastgoed (DUMAVA) Door stapeling van regelingen (vanaf 2026 mogelijk) kan op basis van de voorlopige kostenraming tussen €90.000 en €130.000 aan DUMAVA worden aangevraagd.

Toekenning is in oktober en daarom niet meegenomen in het krediet.

COMMUNICATIE Er is intensief samengewerkt met de bibliotheek en de adviseurs uit het ontwerpteam. In 2025 zijn twee omwonendenbijeenkomsten gehouden en de zorgen van omwonenden zijn waar mogelijk verwerkt in het ontwerp. In de vervolgfasen blijven omwonenden en inwoners actief geïnformeerd via projectpagina, nieuws, gerichte communicatie en waar nodig aanvullende informatiebijeenkomsten. Op deze manier blijven zij tijdig en duidelijk op de hoogte van het vervolg en is er ruimte voor vragen en aandachtspunten. De raad is tot nu toe op de hoogte gehouden via de nieuwsbrief ‘toekomstbestendige accommodaties’ en de projectpagina. Verder is een onderdeel van de informatienota van december 2025 gewijd aan de voortgang bij de bibliotheek.

UITVOERING

Na een positief besluit worden betrokkenen geïnformeerd en start de aanbesteding, waarna de werkzaamheden ingepland en uitgevoerd kunnen worden.