1342547 Plan VIC 2025 gemeente Epe
Tekst van het document
Plan (verbijzonderde) interne controle 2025 Gemeente Epe
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
1
1. Inhoud 2.
3.
4.
5.
Inleiding............................................................................................................................................3 2.1
Waarom dit plan?.....................................................................................................................3
2.2
Belang van interne controle.....................................................................................................3
2.3
Doelstelling controleplan..........................................................................................................3
2.4
Leeswijzer..................................................................................................................................4
Actualiteiten 2025.............................................................................................................................4 3.1
Ontwikkelingen.........................................................................................................................4
3.2
Speerpunten VIC 2025..............................................................................................................5
3.3
Rechtmatigheidsverantwoording.............................................................................................5
Kaders voor de controle....................................................................................................................6 4.1
Normenkader van de gemeente...............................................................................................6
4.2
Toleranties................................................................................................................................7
Organisatie van Interne controle......................................................................................................8 5.1
Begrip ‘interne controle’...........................................................................................................8
5.2
Controleaanpak.........................................................................................................................8
5.3
Materialiteit..............................................................................................................................9
5.4
Rapportering...........................................................................................................................10
5.5
Tijdsplanning...........................................................................................................................10
Bijlage 1: het controleproces nader toegelicht..............................................................................12 Uitgangspunten uitvoering en vastlegging.............................................................................12 Bepalen significantie processen.............................................................................................12 Gemeentebrede risicoanalyse significante processen...........................................................12 Aanpak controle per significant proces..................................................................................13 Aanpak niet-significante processen........................................................................................16 Bijlage 2: Verbijzonderde Interne Controle functie........................................................................18 Bijlage 3.1: Significante processen.................................................................................................22 Bijlage 3.2: niet significante processen..........................................................................................23
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
2
2. Inleiding 2.1
Waarom dit plan?
Als gemeente hebben we maatschappelijk doelen, legio activiteiten en veel bedrijfsprocessen. We bekostigen die met publiek geld en moeten voldoen aan wet- en regelgeving. Hierover zijn we verantwoording verschuldigd aan de burger en in eerste instantie het college aan de gemeenteraad. In de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet staat dat de gemeente er voor moet zorgen dat “aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan” en dat “de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst“. Deze opdracht is uitgewerkt in de Financiële verordening, die de gemeenteraad vaststelt. Voor de uitvoering van het onderzoek naar de rechtmatigheid hebben wij dit controleplan voor 2025 geschreven.
2.2
Belang van interne controle
Een goed opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en control. Voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken. En voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken. Met dit controleplan kunnen de controles met structuur en efficiency worden gedaan. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te monitoren, verbeteringen te signaleren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat bij de inrichting van de administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle aangetoond dat (wel of niet) aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. De uitkomsten van de Interne controle worden gebruikt voor het opstellen de Rechtmatigheidsverantwoording. Het controleplan sluit aan op het controleprotocol en het normenkader, dat door de gemeenteraad wordt vastgesteld.
Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening. Het normenkader bevat de inventarisatie van de relevante regelgeving van hogere overheden en van de gemeente zelf. Onder gemeentelijke regelgeving vallen verordeningen en raadsbesluiten. Voor de rechtmatigheidscontrole gaat het om de bepalingen in regelgeving waar voor de gemeente financiële consequenties uit kunnen voortvloeien. Slechts die kaders die een financiële rechtmatigheidscomponent hebben worden opgenomen in het normenkader.
2.3
Doelstelling controleplan
Dit controleplan bevat een uitwerking van de verbijzonderde interne controle (verder: VIC) binnen onze organisatie. De VIC heeft tot doel de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties vast te stellen. De werkzaamheden van de VIC zijn er daarmee op gericht om vast te stellen dat er geen afwijkingen van materieel belang zijn in de verantwoording voor wat betreft rechtmatigheid. Dat betekent onder meer: Te voldoen aan het normenkader, inclusief wet- en regelgeving en verordeningen.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
3
Meer grip te krijgen op onze bedrijfsprocessen en ervoor te zorgen dat de bijbehorende beheersmaatregelen adequaat zijn. Vast te stellen dat de organisatie effectief en efficiënt haar doelstellingen kan behalen. Te waarborgen dat de jaarrekeninggegevens juist, tijdig en volledig zijn. Continu te leren en verbeteren door middel van de plan-do-check-act cyclus. Betrokkenheid te bevorderen bij proceseigenaren, medewerkers en bestuurders. Het college meer inzicht te geven in de interne beheeromgeving voor de rechtmatigheidsverantwoording. Het risico op misbruik en oneigenlijk gebruik en fraude te verminderen. Een adequate bijdrage te kunnen leveren aan de accountantscontrole.
In hoofdstuk 4 wordt dit nader uitgewerkt.
2.4
Leeswijzer
In de controleplan gaan we eerst in op ontwikkelingen die belangrijk zijn voor onze organisatie op het gebied van verantwoording en (interne) controle. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 het kader voor de controle toegelicht. In hoofdstuk 4 is het controleproces uiteen gezet, waaronder de uit te voeren werkzaamheden, maar ook het object voor controle, de rapportering en de planning. Een beschrijving van de rol en positie van de VIC functie is opgenomen in bijlage 2.
3. Actualiteiten 2025 3.1
Ontwikkelingen
Een aantal ontwikkelingen binnen en buiten de gemeente heeft invloed op de organisatie van de Verbijzonderde interne controle. De volgende ontwikkelingen zijn te noemen:
Op 16 april is in het Staatsblad het Besluit van 21 maart 2025 tot wijziging van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) gepubliceerd. Als gevolg van de wijzigingen van het BBV en BADO geldt voor de rechtmatigheidsverantwoording vanaf begrotingsjaar 2025 een nieuwe gemaximeerde grens voor fouten en onduidelijkheden samen van 2% op basis van lasten (exclusief dotaties aan reserves). De wijzigingen gaan in voor verantwoordingen over het begrotingsjaar 2025. Ook voor de accountantscontrole geldt een gewijzigde tolerantie van 2% van de lasten (exclusief dotaties aan reserves). Dit heeft naar verwachting gevolgen voor de accountantscontrole, onder meer vanwege het volgende: De accountant kan met een hogere tolerantie met grotere controlestappen door de jaarrekening heen; Dit betekent mogelijk minder significantie processen; En mogelijk lagere aantallen voor wat betreft steekproeven; Dit betekent veelal een lastenverlichting voor de ambtelijke organisatie: de controle hoeft minder diepgaand uitgevoerd te worden. Daar staat tegenover dat: het onderscheid tussen fouten en onzekerheden verdwijnt. Dit geeft een extra noodzaak om de controle op prestatielevering in het sociaal domein goed te organiseren.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
4
De grondslag wijzigt naar puur de lasten exclusief reservemutaties (was: inclusief toevoegingen aan de reserves). Voorgaande heeft gevolgen voor de kaderstelling in de financiële verordening: de verantwoordingsgrens wordt vastgesteld door de Raad. Ook dienen de controletoleranties verwerkt te worden in het controleprotocol.
3.2
Speerpunten VIC 2025
Vanuit de controle 2024 zijn enkele aandachtspunten naar voren gekomen, die van belang zijn voor de controle van 2025: o Aanbestedingen: De grootste onrechtmatigheden bij gemeenten ontstaan op het gebied van EU aanbestedingen. Door juridische uitspraken worden de regels steeds verder aangescherpt. In de afgelopen jaren traden binnen de gemeente Epe de grootste onrechtmatigheden ook met name op in het proces van EU aanbestedingen. Mede daarom wordt dit ook in 2025 als een hoger risico gezien en zal dit een uitvoerige en intensieve controle vragen. Voor de controle op rechtmatigheid van aanbestedingen 2025 wordt door de VIC een integrale controle uitgevoerd op crediteuren met bestedingen groter dan 50k. Vervolgens zal de accountant gebruik maken van de werkzaamheden die uitgevoerd zijn door de VIC en deze analyse integraal beoordelen. o Prestatielevering sociaal domein: Door de wijziging van de BADO is het van belang dat de gemeente Epe nadere acties uitzet op de prestatielevering van het sociaal domein. Dit om de onzekerheden in dat proces te minimaliseren. o Subsidieproces: in de rapportage van VIC en managementletter van de accountant is genoemd dat in de uitvoering van het subsidieproces risico’s zijn, omdat de ontvangst en behandeling van een aanvraag niet uniform plaats heeft en een subsidieregister ontbreekt.
o Begrotingsafwijkingen: in afstemming met de financieel adviseurs zal worden nagegaan hoe de informatieverstrekking rondom begrotingsafwijkingen kan worden doorontwikkeld. Mede door wijzigingen van de externe regelgeving zal ook de interne regelgeving naar verwachting dienen te worden aangescherpt. Met name op kredieten is dit een aandachtspunt. o Voor 2025 identificeren we de (im) materiele vaste activa als speerpunt. In voorgaande jaren werden de transacties binnen deze categorie niet expliciet betrokken in de controle, mede doordat de VIC vooral gericht was op de programmarekening, de transacties die vooral op de balans belanden viel binnen de P&C. Voor 2025 gaan we de VIC verbreden naar alle transacties die door de gemeentelijke administratie lopen, ook als deze leiden naar een positie op de balans (balansmutaties).
In de VIC rapportages 2025 zullen wij specifiek ingaan op de voortgang en de uitkomsten van deze controles.
3.3
Rechtmatigheidsverantwoording
De VIC is voor het college een instrument om de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties te toetsen. De inzet van de VIC is daarmee gericht op de volgende doelen:
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
5
Controle rechtmatigheid: controle van de rechtmatigheidseisen. Deze controle is met name gericht op het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Controle getrouwheid: controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze controle is met name gericht op het toetsen van de getrouwheid.
Voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn door de wetgever criteria genoemd. Dit zijn de rechtmatigheidscriteria die buiten de controle van de accountant vallen (= getrouwheidscontrole). In onderstaande tabel is dit onderscheid in beeld gebracht: Verantwoordi ng Accountant
Rechtmatigheidscriterium 1.
Calculatiecriterium
2.
Valuteringscriterium
3.
Adresseringscriterium
De juistheid van de adressering van de rechthebbende waar een financiële stroom naar toe is gegaan vastgesteld is.
4.
Volledigheidscriterium
De volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn.
5. Aanvaardbaarheidscriterium
College van B&W
Toelichting Er wordt vastgesteld dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn. De juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtingen wordt vastgesteld.
De financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen.
6.
Leveringscriterium
De juistheid van de ontvangen levering heeft plaatsgevonden.
7.
Begrotingscriterium
De financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting.
8.
Voorwaardencriterium
Voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden.
9. Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats vindt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen (M&O).
De criteria in bovenstaande tabel onder accountant vallen onder het getrouwheidsoordeel van de accountant. De rechtmatigheidsverantwoording beslaat alleen het begrotingscriterium, voorwaardencriterium en M&O-criterium. Er blijft wel een zekere overlap tussen het doel van de accountantscontrole en het doel van de (verbijzonderde) interne controle. De accountant controleert de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording, die op basis van de VIC wordt opgesteld. Het is daarom van belang dat er afstemming plaatsvindt tussen de accountant over de werkzaamheden van de VIC en de werkzaamheden van de accountant. Uitgangspunt is dat dubbele werkzaamheden en dubbele uitvraag binnen de organisatie zoveel mogelijk wordt voorkomen. In de uitvoering van de VIC zorgen wij voor een maximale aansluiting tussen de uitgevoerde verbijzonderde interne controle en door de extern accountant te verrichten werkzaamheden.
4. Kaders voor de controle 4.1
Normenkader van de gemeente
Het normenkader (voor een rechtmatigheidscontrole) betreft de externe wetgeving en de eigen regelgeving (o.a. verordeningen) waaruit handelingen met financieel gevolg tot stand komen. Ook andere besluiten van de raad met een kaderstellend karakter en die
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
6
bepalingen bevatten over financiële beheershandelingen, zijn een verplicht onderdeel van het normenkader (begroting, raadsbesluiten over investeringsvoorstellen, beleidsnota’s).Het normenkader wordt jaarlijks vastgesteld door de raad.
4.2
Toleranties
Goedkeuringstolerantie (getrouwheid) De goedkeuringstoleranties van de accountant is voorgeschreven door het BADO en wordt gebruikt voor het uiteindelijke oordeel van de accountant. Dit percentage is vastgesteld op 2% van de omvangsbasis. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente en het waterschap exclusief de toevoegingen aan de reserves. De goedkeuringstoleranties zegt iets over de diepgang van de controle. Als de goedkeuringstolerantie niet wordt overschreden, verstrekt de accountant in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring. Als de goedkeuringstolerantie wordt overschreden verstrekt de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de andere hieronder aangegeven verklaringen. De volgende goedkeuringstoleranties worden gehanteerd in de accountantscontrole(uit: Bado, geldend van 17-04-2025):
Materialiteit
Goedkeure nde verklaring
Verklaring met beperking
Verklaring van oordeelonth ouding/Afke urende verklaring
Afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle
≤ 2%
>2% – ≤ 4%
> 4%
Verder is in het controleprotocol een rapporteringstolerantie opgenomen voor de accountant van 1% van de materialiteit van de accountant (besluit raad). De rapporteringstolerantie is de grens waarboven fouten gerapporteerd moeten worden aan de raad. Verantwoordingsgrens (rechtmatigheid) Voor de rechtmatigheidsverantwoording word gewerkt met een verantwoordingsgrens. De verantwoordingsgrens is een marge voor rechtmatigheidsfouten én onduidelijkheden in het kader van de financiële rechtmatigheid. De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 2% van de totale lasten van de gemeente (exclusief reservemutaties). Fouten en onduidelijkheden worden met ingang van 2025 bij elkaar opgeteld. De verantwoordingsgrens voor de gemeente Epe wordt vastgesteld op 2%. Materialiteit controle Voor een efficiënte controle wordt in de uitvoering de laagste van de goedkeuringstolerantie en de verantwoordingsgrens gebruikt. Dat betekent dat de controle uitgevoerd wordt met een tolerantie van 2%.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
7
De uitvoeringsmaterialiteit wordt vastgesteld op 70% van de goedkeuringstolerantie. Met deze grens wordt aangesloten bij een percentage dat door meerdere grote accountantskantoren wordt gebruikt. In paragraaf 4.3 is dit concreet uitgewerkt.
5. Organisatie van Interne controle 5.1
Begrip ‘interne controle’
Interne controle is een verzamelnaam voor activiteiten die horen bij het beheersen van de beleids- en bedrijfsprocessen. Deze interne beheersing (IB) bestaat uit de uitvoering van de processtappen en de zichtbare interne controle op deze uitvoering (IC). Zo wordt vastgesteld of:
in opzet sprake is van een goede procesbeschrijving (AO); de processen worden uitgevoerd conform de beschreven opzet; de interne controlemaatregelen worden uitgevoerd conform de vereisten; de uitkomst van het werkproces rechtmatig of getrouw is weergegeven.
Binnen een proces onderkennen we 3 lijnen. In schema zijn dit de volgende:
1ste lijn
2de lijn
3de lijn
Management/ Interne Proces controle eigenaar Domein control
Verbijzonderde interne controle
Verantwoordelijk voor:
Verantwoordelijk voor het testen van de werking van beheersmaatregelen , de beoordeling van de samenwerking tussen de 1e en 2e
• Procesinrichting • Beleid • Budget • Risicobeheersing (strategisch, tactisch, operationeel)
Controleert (steekproefsgewijs ) de juiste inrichting, uitvoering en beheersing van processen. Ondersteunen de 1e lijn
lijn en het doen van verbetervoorstellen.
In het schema is te zien dat het uitgangspunt is dat de interne beheersing is geborgd in de eerste lijn en de tweede lijn dit ondersteunt. Domein control ondersteunt daarbij de 1 e lijn, gebruik makend van de resultaten van de 2e lijn. De derde lijn (VIC) toetst vervolgens de mate waarin de organisatie ’in control’ is en geeft een onafhankelijk en objectief oordeel over de AO/IB. Dit interne controle plan richt zich specifiek op de werkzaamheden van de derde lijn. Een uitwerking van de positie van de VIC binnen de organisatie is opgenomen in bijlage 2.
5.2
Controleaanpak
De controleaanpak is uitgewerkt in bijlage 1. Daarin is een toelichting opgenomen op het volgende:
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
8
-
Uitgangspunten voor de uitvoering en vastlegging. Selectie van de posten en processen die in de controle zitten. Risicoanalyse: hoe wordt de risicoanalyse opgebouwd. Aanpak van de controle per proces: een nadere toelichting op de werkzaamheden die per proces wordt uitgevoerd.
Vanwege het technische karakter van deze onderwerpen zijn deze in een bijlage opgenomen. Hierna wordt verder ingegaan op de materialiteit (op basis van de kaders uit paragrafen 3.1 en 3.2) en wordt de rapportage en planning toegelicht.
5.3
Materialiteit
In paragraaf 3.2 zijn de kaders voor de toleranties opgenomen. Deze toleranties bepalen de goedkeuringsmaterialiteit (= diepgang controle en marge voor fouten) en de rapporteringstolerantie (= grens waarboven fouten gerapporteerd moeten worden). De goedkeuringstoleranties (2%, conform BADO) wordt gebruikt voor het uiteindelijke oordeel van de accountant. De goedkeuringstolerantie is de som van de afwijkingen in de jaarrekening en onzekerheden in de uitvoering van de controle. De omvangsbasis is gelijk aan de totale lasten van de gemeente exclusief de toevoegingen aan de reserves.
Voor de uitvoering van de controle (w.o. steekproeven) wordt echter gebruik gemaakt van een lagere grens, om zo het risico op afwijkingen op totaalniveau (goedkeuringstolerantie) tot een passend laag niveau te brengen. Hierbij speelt mee dat een controle niet integraal plaatsvindt, maar op basis van steekproeven en analyses, waardoor er ‘ruimte’ moet zijn voor onontdekte fouten. De controlestandaarden voor de accountants schrijven daarom – aanvullend op de BADO - ook voor dat bij een controle een uitvoeringsmaterialiteit vastgesteld moet worden (COS 3201). De uitvoeringsmaterialiteit wordt vastgesteld op 70% van de goedkeuringstolerantie. Met deze grens wordt aangesloten bij een percentage dat door meerdere grote accountantskantoren wordt gebruikt. Indien de accountant de uitvoeringsmaterialiteit lager vaststelt, dan zal de uitvoeringsmaterialiteit van de accountant gevolgd worden. Dit geeft op basis van de begroting de volgende materialiteit:
Materialiteit
Grondslag
Lasten EXCL reservemutaties
111.171
Tolerantie Begroting 2025
Goedkeuringstolerantie Getrouwheid (accountant) Fouten & onzekerheden
2% 2.223
Verantwoordingsgrens Rechtmatigheid (college) Fouten & onduidelijkheden
Planningsmaterialiteit
2% 2.223
2.223
2% lasten (excl reserves)
1
Deze regeling behandelt de verantwoordelijkheid van de accountant met betrekking tot het toepassen van het begrip materialiteit bij de planning en uitvoering van een controle van financiële overzichten.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
9
Uitvoeringsmaterialiteit
1.556
70% van PM
De controle zal initieel ingericht worden gebruik makend van de bovenstaande materialiteit. De goedkeuringstolerantie stellen we vast op € 2.223.000,-. De uitvoeringsmaterialiteit (= wordt gebruikt voor de uitvoering van de controle) is een afgeleide van de goedkeuringsmaterialiteit, maar stellen we lager vast op € 1.540.000 (70%). Door de uitvoeringsmaterialiteit voorzichtig in te schatten, wordt het risico beperkt dat achteraf meer werk gedaan moet worden. Na het sluiten van de administratie zal een evaluatie gedaan worden in hoeverre deze materialiteit aansluit bij de realisatie.
5.4
Rapportering
De VIC werkzaamheden over het eerste halfjaar worden uitgevoerd in de periode juni – oktober ter voorbereiding op de interimcontrole van de accountant. In oktober wordt door de VIC voor het eerst gerapporteerd over de procesbeheersing voor de materiele processen. Dit zal initieel teruggekoppeld worden naar de procesbeheerders, om deze uiteindelijk samen te voegen in een rapportage aan het DT. In de rapportage worden onder meer eventueel gebleken tekortkomingen als bevindingen opgenomen. De tussentijdse rapportage geeft een beeld van de kwaliteit van de procesbeheersing. De controle over de uitvoering van de werkzaamheden in het tweede halfjaar vindt plaats in de periode oktober – februari, voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole van de accountant. Deze rapportage zal meer gericht zijn op de financiële rechtmatigheid. In deze rapportage worden de uitkomsten gedeeld van de financiële rechtmatigheidscontrole, de geconstateerde fouten en de evaluatie van de fouten. Afsluitend wordt een conclusie getrokken in hoeverre de gemeente rechtmatig gehandeld heeft in het boekjaar. De rapporten worden samen met een concept rechtmatigheidsverantwoording aangeboden aan het DT en aan het college. Het controledossier, de rapportage VIC en de rechtmatigheidsverantwoording worden aan de accountant aangeboden worden ter controle.
De accountant toetst vervolgens in hoeverre de rechtmatigheidsverantwoording getrouw is.
5.5
Tijdsplanning
Fase 1 – interim controle
In de volgende tabel wordt de planning van het VIC proces uitgewerkt: Periode
Actie
Juli Juli september
Opstellen controleplan Analyse processen middels werksessie per proces (opzet)
Augustus september
Uitvoering interne controle inclusief vastlegging: opzet en bestaan voor de materiele processen Actualisatie normenkader, toetsingskader controleprotocol DT 1e rapportage interne controle (procesbeheersing) Bespreking rapportage interne controle met de controller & DT.
September Oktober Oktober
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
Betrokken medewerker(s) VIC, concerncontroller VIC, proceseigenaren, senior medewerkers in proces, domeincontroller(s) VIC en proceseigenaren
Concerncontroller, VIC VIC VIC/concerncontroller/DT
10
Fase 2 - jaarrekeningcontrole
Periode
Actie
November
Interimcontrole accountant
Oktober -februari
Uitvoering 2e deel interne controle inclusief vastlegging. Niet materiële processen 2e deel van het jaar Opstellen 2e rapportage interne controle (financieel in control) Opstellen (concept) rechtmatigheidsverantwoording Bespreking rapportage interne controle met de concerncontroller & DT. Afronding controle door accountant Ondersteuning accountant zodat deze de controle zo efficiënt mogelijk kan uitvoeren.
Februarimaart Maart Maart Februari – April
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
Betrokken medewerker(s) VIC/accountant
VIC en proceseigenaren
VIC VIC/concerncontroller VIC/concerncontroller VIC
11
Bijlage 1: het controleproces nader toegelicht In deze bijlage is de controleaanpak voor een proces uitgewerkt.
Uitgangspunten uitvoering en vastlegging Belangrijke uitgangspunten van de controleaanpak zijn: Zoveel mogelijk controles te integreren. Maximale aansluiting zoeken bij de accountantscontrole, zodat de controle efficiënt verloopt en de belasting voor de organisatie beperkt wordt. Uitgebreide vastlegging. Controles worden zichtbaar vastgelegd, zodat deze ook gebruikt kunnen worden in een accountantscontrole. Onderliggende documenten worden zoveel mogelijk digitaal vastgelegd (bijvoorbeeld subsidiebeschikkingen, facturen, etc.). Zoveel mogelijk applicatie controls vastleggen met printscreens. Aantonen betrouwbaarheid lijstwerk Duidelijke aansluiting tussen de controlestukken en de financiële administratie Een aantal controles worden uitgevoerd in het voorjaar om de werklast gedurende het jaar te verdelen en voldoende spreiding over het jaar te realiseren.
Bepalen significantie processen Wij toetsen jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante (materiele) financiële bedrijfsprocessen en financiële bedrijfsprocessen met een hoog inherent risico. Een bedrijfsproces is in dit verband een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van administratieve organisatie en interne controle. Op grond van de hierboven gestelde goedkeuringstolerantie kan bepaald worden welke processen als financieel kritisch worden aangemerkt. Hierbij is met name de omvang in termen van bedragen van belang:
Omvang van de post en onderliggend proces. Object van de controle is de verantwoording in de jaarrekening. Dat betekent dat primair het niveau van de balans en van de baten en lasten van belang zijn voor deze grens. In de praktijk nemen we de stromen zoals deze in de IV3matrix gerapporteerd worden). We merken processen met een omvang groter dan de uitvoeringsmaterialiteit aan als significant.
Processen die qua omvang kleiner zijn dan de uitvoeringsmaterialiteit classificeren als niet-significant.
Gemeentebrede risicoanalyse significante processen Naast identificatie van de relevante processen op basis van omvang, wordt een analyse gedaan op het risico dat er een fout zit in een bepaalde post van de jaarrekening. De omvang is een randvoorwaarde. Processen die qua financiële omvang groter zijn dan de uitvoeringsmaterialiteit, zijn in principe materieel: in deze processen is een afwijking van materieel belang mogelijk. Of anders gezegd: processen met een financiële omvang die kleiner is dan de uitvoeringsmaterialiteit, kunnen geen afwijking van materieel belang veroorzaken (daarbij rekening houdend met een volledigheidsaspect). Vervolgens is het van belang in hoeverre een post/proces een inherent risico kent, of er significante risico’s bestaan en in hoeverre deze zaken intern beheerst worden:
inherent risico op onjuistheden - het risico op fouten in een post, zonder dat er controle of beheersing op plaatsvindt. Dit hangt vaak samen met het volgende:
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
12
complexiteit van de regelgeving: complexe regelgeving geeft inherent een hogere kans op een afwijking o bevindingen van voorgaand jaar; o wijzigingen in wet en regelgeving; o mate waarin IT-hulpmiddelen worden benut; o eventuele andere overwegingen (bijv. politieke focus). Significant risico - verder wordt beoordeeld in hoeverre er sprake is van een significant risico op afwijkingen binnen een proces, bijvoorbeeld vanwege: o Eventueel andere overweging (bijv. politieke focus). o Macro-economische factoren, zoals een crisis. Controlerisico - is het risico dat een onjuistheid niet wordt voorkomen of tijdig ontdekt en hersteld door de interne beheersingsmaatregelen van de huishouding. Hierin onderscheiden we de volgende mogelijkheden: o Nee: er zijn geen effectieve beheersmaatregelen o Ja met opmerkingen: er zijn effectieve beheersmaatregelen die deels borgen dat de financiële beheershandelingen getrouw en rechtmatig verlopen. Echter dekken de beheersmaatregelen het risico niet volledig af: er zijn aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden nodig o Ja: er zijn beheersmaatregelen die het risico op een afwijking van materieel belang waarborgen en deze zijn naar verwachting effectief. o
Op basis van deze analyse wordt de aanpak per post/proces bepaald. Hoe hoger de omvang en risico, hoe hoger de steekproeven zullen zijn. En omgekeerd: als er een laag risico bestaat en de beheersing op orde is (controlerisico laag), dan is een lagere steekproef nodig. Deze inschatting zal na de interim controle en bij de jaarrekeningcontrole geactualiseerd worden, zodat bij jaarrekeningcontrole een conclusie getrokken kan worden op procesniveau. De analyse van significante posten en processen is opgenomen in bijlage 3.
Aanpak controle per significant proces Jaarlijks starten we met de actualisering van de significante posten en processen en de risicoanalyse. Vervolgens worden per proces de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IC beoordeeld. Met de (verbijzonderde) interne controle wordt gekeken naar de opzet (hoe staat het op papier), het bestaan (wat is er werkelijk) en de werking (toetsing) van de beheersingsmaatregelen op procesniveau. De uitvoering van een (verbijzonderde interne controle) op een bedrijfsproces zal plaatsvinden in vijf verschillende fases, namelijk:
Fase 1: Het in kaart brengen van het bedrijfsproces (opzet) In deze fase wordt het bedrijfsproces in kaart gebracht door een (beknopte) procesbeschrijving op te stellen of te actualiseren. De procesbeschrijvingen worden gebruikt voor het beschrijven van de verrichten activiteiten c.q. handelingen, de daarbij betrokken (verantwoordelijke) functionarissen en de in- en uitgaande informatiestromen van het bedrijfsproces. De beschrijving is gericht op de AO/IB. Het streven is om de processen niet te gedetailleerd te beschrijven. Wel zal de essentie van de processen worden vastgelegd.
Fase 2. Risicoanalyse en controle opzet Risico-inschatting is het (continue) proces waarin de organisatie zich bezig houdt met het identificeren en analyseren van risico’s (zowel interne als externe risico’s). In de
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
13
risicoanalyse staat de vraag centraal: wat kan er fout gaan in het proces, met financiële (nadelige) gevolgen. In deze fase wordt de risicoanalyse met de belangrijkste functionarissen geactualiseerd en worden de functionarissen gevraagd aan te geven wat de belangrijkste risico’s binnen het proces zijn en hun visie op de deze risico’s. In 2025 wordt per proces een gesprek gepland met de proceseigenaren om de risico’s en beheersmaatregelen binnen een proces te beoordelen en de risicoanalyse te actualiseren. Fase 1 en fase 2 worden hiermee in 1 sessie samen genomen. Hierin wordt de risicoanalyse ook verwerkt.
Fase 3: Lijncontrole en (bestaan) Om vast te stellen of het proces in werkelijkheid ook daadwerkelijk verloopt zoals is beschreven, wordt een lijncontrole uitgevoerd. Dat betekent dat het proces van start tot afronding integraal doorlopen wordt. Het doel van de lijncontrole is vast te stellen of de procesbeschrijvingen juist zijn en dat de in de eerste fase geïdentificeerde controle maatregelen daadwerkelijk bestaan. Eventueel worden aanvullend op de lijncontrole testwerkzaamheden uitgevoerd op de belangrijkste interne beheersingsmaatregelen.
Fase 4: Testwerkzaamheden (werking) Op basis van de lijncontrole wordt bepaald welke beheersmaatregelen ook daadwerkelijk getoetst kunnen worden. Voor een beheersmaatregel is daarbij het volgende van belang: -
In hoeverre is het een routinematige handeling Welke altijd op dezelfde wijze werkt / wordt uitgevoerd (gedurende de verslagperiode) Zijn er vastleggingen waarmee de werking vastgesteld kan worden.
Door het uitvoeren van testwerkzaamheden kan een oordeel worden gegeven over de werking van deze interne beheersingsmaatregelen. Binnen procesgericht controleren onderkennen we de volgende strategieën: -
-
Systeemgerichte controle: testen van beheersmaatregelen, op basis van analyse van het proces (opzet en bestaan) wordt bepaald in hoeverre er beheersmaatregelen bestaan binnen het proces waarop gesteund kan worden. Indien er effectieve beheersmaatregelen bestaan binnen het proces (minimaal 2 voor een specifiek risico), kan gekozen worden voor controle van de effectiviteit van beheersmaatregelen. Gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd om afwijkingen van materieel belang op beweringniveau (richting) te ontdekken en omvatten detailcontroles van transactiestromen, posten in het financiële overzicht en onderdelen van de toelichting bij het financiële overzicht, alsmede gegevensgerichte cijferanalyse. Gegevensgerichte werkzaamheden worden uitgevoerd om in te kunnen spelen op het ingeschatte risico van een afwijking van materieel belang. Deze methode wordt gevolgd indien blijkt dat niet gesteund kan worden op beheersingsmaatregelen. Om de werking van de procesgang vast te stellen wordt, in geval niet gesteund kan worden op interne beheersingsmaatregelen, een transactiegerichte test uitgevoerd (gegevensgericht): hierbij wordt vastgesteld dat voor het proces de relevante transacties werken conform verwachting en deze juist en volledig worden verwerkt in de financiële administratie.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
14
De doelstelling van het uitvoeren van systeemgerichte werkzaamheden is beoordelen of een interne beheersingsmaatregel effectief heeft gewerkt. Het doel van een gegevensgerichte detailcontrole is om afwijkingen van materieel belang op beweringniveau te ontdekken. Omdat regelmatig blijkt dat de interne beheersingsmaatregelen niet alle (specifieke) risico’s afdekken, kunnen beide doelstellingen (werking beheersingsmaatregel en afwijkingen op beweringniveau) tegelijkertijd worden bereikt door onderzoek van de interne beheersingsmaatregelen en gegevensgerichte detailcontrole van dezelfde transacties, ook wel bekend als de "dual-purpose test": hierbij wordt een transactie(stroom) getest op effectiviteit van beheersing en worden gegevensgerichte detailcontroles uitgevoerd. Voor een transactiegerichte test geldt hetzelfde: hierbij wordt vastgesteld dat voor het proces de relevante transacties werken conform verwachting en deze juist en volledig worden verwerkt in de financiële administratie. Hiermee kan de omvang van de aanvullende gegevensgerichte controle beperkt worden. Voor een systeemgerichte controle is de mate (aantal) waarin een interne beheersingsmaatregel wordt uitgevoerd bepalend voor het aantal testen dat uitgevoerd zal worden. Voor een transactiegerichte test is de mate van optreden van de procesgang bepalend voor het aantal deelwaarnemingen.
Om een dual purpose test uit te voeren, wordt de hoogste van beiden genomen. Bij detailcontroles (gegevensgerichte controle) wordt waar mogelijk gebruikt gemaakt van key-items, waarbij de grootste transacties als key-item geselecteerd zal worden (om zo veel mogelijk zekerheid te verkrijgen over de verantwoorde bedragen). De toereikendheid van de aantallen voor de gegevensgerichte controle moeten in overleg met de accountant bepaald worden. Steekproeven De belangrijkste methoden voor het trekken van steekproeven zijn aselecte trekking, systematische trekking en willekeurige trekking. De steekproeven zullen overwegend aselect getrokken worden op basis van een eurosteekproef, waarbij tendentie in de selectie vermeden dient te worden. Hierbij wordt rekening gehouden met voldoende spreiding van de waarnemingen over het jaar heen en het feit dat alle euro’s onderdeel zijn van de steekproef (gelijke kans op selectie). In een aantal processen worden interne controlewerkzaamheden al standaard uitgevoerd op grond van organisatorische overwegingen. Voorbeelden hiervan zijn het bijhouden van het standenregister en het opstellen van aansluiting tussen de financiële administratie en de salarisadministratie door de adviseur interne controle / kwaliteit.
Fase 5: Evaluatie en vastlegging In de laatste fase van de uitgevoerde interne controle vindt de evaluatie van de interne beheersingsmaatregelen binnen het proces plaats en wordt de rapportage gevuld. Geconstateerde financiële fouten kunnen in drie categorieën worden ingedeeld: - Structurele fouten; dit zijn fouten waarvan de oorzaak bekend is, zodat de financiële gevolgen zijn door te rekenen en te herstellen. Als die analyse van de gevolgen van de gevonden foutoorzaak voldoende fouten boven tafel haalt, is extrapolatie niet meer nodig.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
15
-
-
Incidentele fouten; van deze fouten is de oorzaak niet bekend, zodat de accountant er rekening mee moet houden dat zij zich in de gehele massa kunnen voordoen. Extrapolatie is daarom nodig. Unieke fouten; deze fouten zijn van dien aard dat ze verder niet in de massa voorkomen. In feite zijn het fouten die zich eenmalig voordoen. Aangetoond moet worden dat de oorzaak van de fout zodanig van aard is dat deze ook daadwerkelijk verder niet meer voorkomt. Extrapolatie is niet nodig.
Er wordt altijd uitgezocht hoe de fout is ontstaan. Dit kan bijvoorbeeld door het uitvoeren van een aanvullende steekproef of het inkaderen van de massa waarin de fout kan plaatsvinden. Als de fout is ontstaan in het boekjaar waarover verantwoording wordt afgelegd dan kan deze vaak worden hersteld. Als de fout wordt geconstateerd in een volgend boekjaar, dan moet na het herstellen van de fout deze alsnog worden meegenomen in de foutenevaluatie. Als de extrapolatie van incidentele fouten leidt tot een onacceptabel grote financiële (hoger dan de tolerantie) fout, dan wordt er aanvullend onderzoek uitgevoerd. De steekproef wordt uitgebreid op het aspect van de geconstateerde fout. Geconstateerde onrechtmatigheden kunnen vaak worden hersteld door de gemeenteraad of het college. De volgende methodes zijn beschikbaar: • De gemeenteraad is bevoegd om een voorwaarde buitenwerking te stellen. Deze voorwaarde heeft dan geen interne en externe werking en leidt dan niet tot een rechtmatigheidsfout. • De gemeenteraad is bevoegd om een werkwijze goed te keuren. Bijvoorbeeld als subsidieaanvragen niet tijdig zijn ingediend maar toch zijn behandeld kan de raad besluiten dat dit rechtmatig is. Deze procedure heet de indemniteitsprocedure. • Op basis van een hardheidsclausule kan het college bevoegd zijn om per geval een onrechtmatigheid goed te keuren.
Het college kan dit enkel voor specifieke gevallen en mag niet een gehele massa goedkeuren, dit recht is voorbehouden aan de raad. Deze mogelijkheden bestaan voor afwijkingen op eigen regelgeving (door de raad bepaald). Voor afwijkingen van externe regelgeving (w.o. aanbestedingen) is dit niet mogelijk.
Aanpak niet-significante processen Niet significante processen kenmerken zich in eerste instantie doordat de omvang kleiner is dan de uitvoeringsmaterialiteit. Daaruit volgt dat deze voor de verantwoording in de jaarrekening niet-significant zijn. Daaronder vallen processen die regelmatig voor de gemeente vaak wel van belang zijn, onder andere uit het oogpunt van dienstverlening aan de burgers. De verantwoordelijkheid van de VIC gaat daarom verder dan de jaarrekening: de VIC wordt ook gebruikt als instrument voor het college en management om de kwaliteit en de rechtmatigheid van de processen te beoordelen. Met de verhoging van de controletolerantie voor de accountant vallen deze mogelijk buiten scope. Voor de VIC merken we daarom een nieuwe categorie aan in het controleplan: niet significante processen. Dit zijn processen die relevant geacht worden voor de gemeente, maar waarvan de omvang kleiner is dan de UM (met een ondergrens van 10% van de UM).
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
16
Omdat deze processen niet significant zijn voor de accountantscontrole, heeft de VIC meer vrijheid qua controleaanpak. Daarmee kan de controle meer risicogericht uitgevoerd worden (in plaats van: statisch onderbouwd). Voor deze processen is het uitgangspunt dat - waar van toepassing - de volgende werkzaamheden worden uitgevoerd: - Aansluiting met subadministratie - Lijncontrole - Cijferanalyse (met vorig jaar, begroting of onderliggende administratie) - Mogelijk aanvullende werkzaamheden op basis van een risicoanalyse, waaronder: o Lijncontrole o (risicogerichte) deelwaarneming o Data analyse - Evaluatie en Rapportage DT In bijlage 3 zijn de significante en niet significante processen opgenomen.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
17
Bijlage 2: Verbijzonderde Interne Controle functie Inleiding In dit hoofdstuk behandelen wij de inhoud van de verbijzonderde interne controle functie. We gaan achtereenvolgens in op de rollen en verantwoordelijkheden, waarom verbijzonderde interne controle, het normenkader van de verbijzonderde interne controle, de samenhang tussen de interne controle en de externe controle en de positionering van de VIC functie. De informatie uit de interne controles en de inbedding van de interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren.
Rollen en verantwoordelijkheden Het College van B&W is verantwoordelijk voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van de jaarrekening, en voor het daaraan ten grondslag liggende (financiële) beheer. De opdrachtverstrekking aan de accountant vindt plaats door de Raad. De Raad stelt in het controleprotocol het normenkader en de goedkeurings- en rapportagetoleranties vast. De accountant controleert de jaarrekening en verstrekt een verklaring waarin hij een oordeel geeft over het getrouwe beeld. De accountant is verantwoordelijk voor een degelijke en begrijpelijke onderbouwing van zijn oordeel in het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert zijn constateringen aan raad. De Raad heeft bij het vaststellen van de jaarrekening de mogelijkheid om met betrekking tot bepaalde onrechtmatigheden een indemniteitsprocedure te starten. Indien onrechtmatigheden voortkomen uit eigen regelgeving heeft de Raad de bevoegdheid om bij voldoende uitleg deze onrechtmatige handelingen achteraf te sanctioneren. Indien de regel goed is maar de naleving onvoldoende dan is de Raad verantwoordelijk om het college op te dragen maatregelen te nemen die een adequate naleving verzekeren. Het college is verantwoordelijk voor de getrouwheid en de rechtmatigheid van de uitvoering van het financiële en niet-financiële beheer.
Het college moet zodanige maatregelen treffen dat de getrouwheid en rechtmatigheid van de complete uitvoering gewaarborgd is. Een onderdeel hiervan is het laten opstellen van het normenkader en toetsingskader. Het college legt verantwoording af aan de Raad over de uitvoering van de werkzaamheden / werkprocessen en adequate vastlegging hiervan. Het college geeft een schriftelijke bevestiging af aan de accountant waarin het college verklaart de juiste en volledige informatie te verstrekken en de zaken benoemt die in het kader van de getrouwheid en rechtmatigheid van belang kunnen zijn.
Waarom verbijzonderde interne controle Het in beeld brengen van de procesrisico’s en de beheersingsmaatregelen zijn de basis voor een effectieve en efficiënte uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen ‘interne controle’ en verbijzonderde interne controle. Interne controle (ideale situatie) De basis van de interne controle is een goede administratieve organisatie en daarin ingebouwde interne beheersing. Elke proceseigenaar binnen onze gemeente heeft inzicht
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
18
nodig in “wat kan er fout gaan in mijn proces” en “welke maatregel heb ik getroffen om te voorkomen dat deze fout wordt gemaakt”. Het management zorgt ervoor dat de procesinrichting en het risicomanagement in de uitvoering van het proces zichtbaar en aantoonbaar is. Het management zal voor de uitvoering van het proces medewerkers inschakelen. In de sturingsvisie worden (daarvoor) de rollen van proceseigenaar, procesmanager en budgethouder beschreven. Deze interne controle in de 1e lijn moet geborgd zijn in het werkproces. Dit betekent niet dat alle afdelingen jaarlijks controles op basis van een steekproef moeten uitvoeren. In het werkproces moeten de beheersmaatregelen zijn ingeregeld. De uitvoering van de beheersmaatregel dient zichtbaar vastgelegd te worden. Naast interne controle in de 1e lijn is er ook interne controle in de 2e lijn. De tweede lijn wordt gevormd door interne controlemedewerkers2. Zij controleren (steekproefsgewijs) de juiste inrichting, uitvoering en beheersing van de processen. Deze controle richt zich met name op het toetsen van de financiële uitkomsten van de processen en voert werkzaamheden uit om de volledigheid van de opbrengstenverantwoording en juistheid van de kostenweergave vast te stellen. De interne controlemedewerkers bespreken de resultaten met de 1e lijn en doen verbetervoorstellen over de inrichting en uitvoering van processen.
De interne controlemedewerkers zijn in principe niet betrokken bij de uitvoering van de processen; zij werken wel nauw samen met de eerste lijn. Verbijzonderde interne controle Naast de interne controle is de verbijzonderde interne controle (VIC) te onderkennen. De verbijzonderde interne controle heeft als doel om vast te stellen dat processen beheerst worden, maar ook om tekortkomingen in de procesbeheersing en de uitvoering tijdig te onderkennen. Zodat ook tijdig actie kan worden ondernomen om correcties door te voeren. De VIC toetst waar mogelijk systeemgericht: de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan) en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante processen. (In eerste instantie is de controle gericht op processen met een grote financiële omvang). De controle is mede op basis van de rapportages van de interne controlemedewerkers (2e lijn) en eigen onderzoek. De interne auditor beoordeelt ook de samenwerking tussen de 1e en 2e lijn en doet verbetervoorstellen. De uitkomst van de audit is een rapport aan het college waarin met name wordt ingegaan op de getrouwheid en rechtmatigheid van de uitvoering van de processen. Op basis van dit rapport stelt het college een rechtmatigheidsverantwoording vast en biedt die aan de gemeenteraad aan.
De VIC richt zich voornamelijk op de zogenaamde getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van (financiële) beheerhandelingen. Dit betekent dat de VIC vooral gericht is op vaststellen van bijdragen aan: het juist gebruik van gedelegeerde bevoegdheden; het opvolgen van de wet- en regelgeving, gemeentelijke verordeningen, voorschriften, instructies, procedures betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van transacties en de daarbij behorende gegevensverwerking; betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, tijdigheid) en rechtmatigheid van informatievoorziening en verantwoordingrapportages. te waarborgen dat wij onze processen beheersen en financiële risico’s voldoende zijn afgedekt door adequate beheersmaatregelen; te waarborgen dat de interne beheersmaatregelen werken; 2
Dit kunnen ook externen zijn die op specifieke onderdelen bijdragen aan de interne controle, bv IT, fiscaliteiten, informatiebeveiliging.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
19
aanbevelingen te kunnen geven voor het verbeteren van de kwaliteit van de processen;
De verbijzonderde interne controle richt zich daarbij (ook) op: Zowel de 1e lijn als 2e lijn van interne controle. IT-audit. De focus gericht op de algemene IT-beheersmaatregelen en beheersmaatregelen in de afzonderlijke applicaties. Het primaire doel is het verbeteren van de kwaliteit van de bedrijfsvoering; de informatie uit de interne controles en de inbedding van de interne controlemaatregelen in de organisatie helpen om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren. Het secundaire doel is een maximale aansluiting te realiseren tussen de werkzaamheden van de externe accountant en de verbijzonderde interne controle zodat de accountant optimaal gebruik kan maken van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle functie. De uitvoering van de interne (lijn)controles zijn in 2025 in voorkomende gevallen nog onvoldoende om op te kunnen steunen. Daarom zijn de werkzaamheden van de VIC nog overwegend gegevensgericht. Ook de accountant heeft in de voorgaande jaren de controles gegevensgericht gedaan. Ons doel is om de (lijn)controles te versterken en te verbreden (naar meer processen)
Samenhang verbijzonderde interne controle en externe (accountants)controle Een doelstelling van gemeente Epe is een maximale aansluiting te realiseren tussen de uitgevoerde (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden en de door de accountant te verrichten (externe) werkzaamheden. Daarom is het belangrijk om onze accountant als adviseur te betrekken bij de aanpak van de VIC en de uitvoering van de VIC, waarbij het college wel de eigen verantwoordelijkheid blijft houden. Volgens de nadere voorschriften controle en overige standaarden (ook wel NV COS genoemd) toetst de accountant jaarlijks de kwaliteit van de opzet, de invoering (het bestaan), en de werking van de belangrijkste interne controlemaatregelen voor alle significante financiële bedrijfsprocessen. De mate waarin de accountant gebruikmaakt van de werkzaamheden van de VIC in het kader van de verbijzonderde interne controle is afhankelijk van • de mate waarin de organisatorische positie en relevante beleidslijnen en procedures van de interne auditfunctie de objectiviteit van de interne auditors ondersteunen; • het competentieniveau van de interne auditfunctie; en • de wijze waarop de interne auditfunctie een systematische en gedisciplineerde benadering hanteert, inclusief kwaliteitsbeheersing (w.o. reviewfunctie). Het is aan de accountant om een keus te maken in het gebruik van de VIC functie.
Normaal gesproken zijn 3 varianten mogelijk in het gebruikmaken van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle door de accountant: 1. Steunen op de VIC conform Standaard 610 (COS); 2. Deels gebruik maken van de werkzaamheden van de VIC, door de VIC als verlengstuk te gebruiken (voorbereiden, organiseren, verzamelen); 3. Niet steunen op de werkzaamheden van de VIC.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
20
De controle van de accountant vindt plaats op basis van variant 2. Het al dan niet op basis van COS 6103 gebruik maken van de VIC is een inschatting / keuze van de externe accountant. Accountantskantoren zijn erg terughoudend in het gebruikmaken van COS 610. In het gemeentelijke landschap komt dit niet of nauwelijks voor.
Positionering VIC De VIC functie bij gemeente Epe is sinds 2025 belegd bij de concerncontroller. De VIC functie wordt aangestuurd door de concerncontroller (CC) en heeft daarmee een onafhankelijke positie binnen de organisatie. Zowel de concerncontroller als de functionarissen VIC zijn door de noodzakelijke onafhankelijke positie rechtstreeks onder de gemeentesecretaris / algemeen directeur gepositioneerd. De concerncontroller is (adviserend) lid van het DT. Tot de verantwoordelijkheden van de CC behoort onder andere: Gevraagd en ongevraagd adviseren aan het bestuur, het concernmanagement en de teamleiders over: - (strategische) onderwerpen en knelpunten - de kwaliteit en de doelmatigheid van bedrijfsprocessen en van besluiten (juridische, financiële en beleidsmatige aspecten). Het op eigen initiatief of op verzoek (laten) verrichten van onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid beleid en van de organisatie of delen daarvan. Inrichten en onderhouden van risicomanagement, er op toezien dat risico’s en beheersmaatregelen periodiek worden geactualiseerd. De opzet en uitvoering van Verbijzonderde Interne Controle.
Voor een adequate uitvoering van de verbijzonderde interne controle (VIC) moet worden voldaan aan enkele randvoorwaarden: onafhankelijke positie van de interne controle functie; geen belemmeringen opgelegd door het bestuur of management; vaktechnische bekwaamheid van de interne controleur (uitvoering getrouwheidsen rechtmatigheidswerkzaamheden); (Inhoudelijke) Deskundigheid van de interne controleurs met betrekking tot het object van onderzoek; zorgvuldigheid: planning, begeleiding, beoordeling en vastlegging.
Invulling VIC 2025 De aanpak en uitvoering is momenteel belegd bij E&M Consultants. Hiermee is de vaktechnische bekwaamheid, de deskundigheid en zorgvuldigheid geborgd. Deze medewerkers hebben een opleiding gevolgd in de accountancy op universitair niveau. Deze functionarissen hebben veel ervaring met zowel externe als interne controle bij gemeenten.
3
In deze regeling staat beschreven hoe je als accountant moet handelen wanneer je gebruikmaakt van de werkzaamheden van een interne auditfunctie.
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
21
Bijlage 3.1: Significante processen Onderstaande processen zijn naar omvang Significant:
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
22
Bijlage 3.2: niet significante processen Onderstaande processen zijn niet significant voor de jaarrekening, maar merken wel aan als relevant voor de VIC
Controleplan - VIC 2025 gemeente Epe
23