1008890 Afspraken samenspel Epe 2024 def

Lunettenbaan 51-53 3524 GA Utrecht 030-2334131 www.necker.nl

Afspraken samenspel gemeente Epe

Maart 2024

Op 7 december 2023 hebben gemeenteraad, college, griffie en het MT een constructieve werksessie gehad waarin de bestuurscultuur van de gemeente Epe is besproken. Onderzoek onder raadsleden, collegeleden en ambtenaren wees uit dat Epe overwegend een gemeenschapscultuur heeft, die gekenmerkt wordt door een pragmatische en consensusgerichte manier van werken enerzijds, en een informele en mensgerichte cultuur anderzijds. Dit beeld werd door alle deelnemers herkend. Tijdens de sessies werden de belangrijkste thema's die uit het onderzoek naar voren kwamen besproken; de kwaliteit van het debat, de informatievoorziening en informatiebehoefte, het samenspel tussen college en de raad en participatie. Tijdens elke ronde stond een andere vraag centraal: wat is het probleem, wat kan ik daaraan doen, wat heb ik daarvoor nodig en wat moet er op de korte termijn gebeuren? De gesprekken leidden per thema tot een aantal afspraken en intenties. Deze afspraken en intenties zijn uitgewerkt in het onderstaand manifest. De afspraken kunnen op een later moment worden verwerkt in werkwijzen en procedures. Het manifest kan ondersteunen bij:  Het stimuleren van goede gesprek tussen de raad en het college;  Het versterken van de rol en positie van de raad;  Het vergroten van de kaderstellende rol van de raad en  Het verbeteren van de afspraken over de informatievoorziening

1.

Kwaliteit en effectiviteit van het debat

De spil van de lokale democratie is het debat in de gemeenteraad. In de raad worden gezamenlijk besluiten genomen in het algemeen belang. De raad stelt de kaders voor de uitvoering van het beleid aan het college en controleert of het beleid binnen die kaders wordt uitgevoerd. De verschillende ideologieën die leven in de gemeenteraad horen daarbij goed naar voren te komen in het debat. De werkdruk van raadsleden en fractievolgers speelt daarin een grote rol. Een kwalitatief hoogwaardig debat vereist daarom ook een goede focus, waarbij beeld- en oordeelsvorming scherp onderscheiden worden. We gunnen elkaar de ruimte om onze mening te ventileren, maar we gaan ook bewust om met de tijd, zodat we zelf niet onnodig veel gebruikmaken van de schaarse tijd. Onder het onderwerp kwaliteit van het debat werden een groot aantal problemen onderscheden. Voorbeelden hiervan zijn gebrek aan afspraken rond spreektijd, herhalingen in het debat, ruimte voor het debat en onhelderheid over structuur en spelregels. Intenties:  We geven het mandaat aan woordvoerders binnen de fracties om hun bijdrage te kunnen leveren;  We plannen een nieuwe debattraining in op korte termijn;  We trainen de voorzitters om alle fracties uit te nodigen om deel te nemen aan het debat;  We organiseren een opfriscursus over de werking van de bestaande vergaderstructuur en de inrichting van de gemeentelijke

besluitvorming, bijvoorbeeld over schorsingen, termijnen, het contact met de ambtelijke organisatie en het maken van een punt van orde; 

2.

Of de herinrichting van de raadszaal de kwaliteit van het debat kan bevorderen wordt verschillend gedacht. We nemen op de korte termijn een besluit over het mogelijk herinrichten van de raadszaal.

Informatievoorziening en -behoefte

Goede informatievoorziening van het college aan de gemeenteraad vormt de kern voor de raad om zijn taken optimaal te vervullen. Dat geldt zowel voor de actieve als de passieve informatievoorziening. Ook bij politiek gevoelige onderwerpen dient het college de raad open, eerlijk en tijdig te blijven informeren. Het college heeft een essentiële rol in het begeleiden van raadsleden door de overvloed aan informatie. Hierbij moeten we ook bewust zijn van de beperkte ambtelijke capaciteit. We kiezen zorgvuldig de juiste raadsinstrumenten die aansluiten bij onze behoeften en het gewenste resultaat opleveren. Het bewustzijn van de gekozen raadsinstrumenten en de interactie met de griffie zijn van essentieel belang voor een effectieve uitvoering van onze taken als gemeenteraad. Intenties:  Waar mogelijk delen we conceptmoties voor aanvang van de raad;  We werken aan een omvattende lange termijn agenda;  Raadsinformatie wordt twee weken voor aanvang van een commissie beschikbaar gesteld aan raadsleden;  De raadsvoorstellen worden verbeterd door: o De aanleiding voor de behandeling van het raadsvoorstel te verduidelijken; o Door samenvattingen toe te voegen; o Door mogelijke alternatieve scenario's en beleidsafwegingen te benoemen in een raadsvoorstel;  Als we een vraag stellen, zorgen we ervoor dat het type vraag goed bij de informatiebehoefte past.

We proberen onze vragen zo efficiënt mogelijk te stellen en kijken of mondeling dan wel schriftelijk de best passende vorm is.

3.

Inwonersparticipatie

De gemeente Epe wil en moet beter aansluiten bij de veranderende vraag vanuit de samenleving; inwoners, bedrijven, instellingen, verenigingen en de gemeente werken samen aan een vitale en bloeiende samenleving. De gemeenteraad gaat actief naar inwoners toe en een open gesprek voeren. Daarom blijven we verschillende mogelijkheden voor inwoners aanbieden om mee te doen. Tegelijkertijd kan de betrokkenheid altijd nog beter. Er ligt een uitdaging om de verwachtingen van inwoners in participatieprocessen goed te managen, duidelijkheid te creëren over het proces, het doel en de uitkomst van participatie, de betrokkenheid van de raad op voldoende niveau te houden, het bereiken van representatieve groep inwonersproces.

Intenties:

 

 

We betrekken de gemeenteraad en inwoners vroegtijdig in het participatieproces door middel van een consultatie. We schetsen duidelijke kaders binnen het participatieproces voor de input van inwoners en de rol van de raad, college en ambtenaren in het proces; We evalueren participatietrajecten na afloop van het traject; We gebruiken helder taalgebruik in het participatietraject;

Participatiebijeenkomsten  Er vindt goede verslaglegging van de bijeenkomsten plaats;  Inwoners worden tijdig uitgenodigd voor de bijeenkomsten;  Raadsleden krijgen afschriften van de uitnodigingen van inwoners;  Inwoners worden op de hoogte gehouden wat er met hun input is gebeurd.

4.

Samenspel college, gemeenteraad en ambtelijke organisatie

De gemeenteraad en het college vormen gezamenlijk, elk vanuit hun eigen verantwoordelijkheid, het bestuur van de gemeente Epe. Een effectieve samenwerking tussen beide organen is cruciaal voor de bestuurskracht van Epe, wat uiteindelijk bepalend is voor de resultaten die gezamenlijk voor de inwoners van Epe worden behaald. De korte lijnen tussen de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie dragen bij aan effectief vergaderen en goed samenspel; het onderlinge contact, met name voor technische vragen, wordt gestimuleerd. Een goed functionerende samenwerking binnen het gemeentebestuur is van essentieel belang om het beste resultaat voor de inwoners van Epe optimaal te bereiken. Doormiddel van het organiseren van een feedback training kan de samenwerking in de gemeenteraad verder worden versterkt. Intenties:  De raad wordt in complexe dossiers eerder betrokken in het besluitvormingsproces, bijvoorbeeld door het gebruik van startnotities;  We koesteren en stimuleren het gebruik van de korte lijnen tussen raad en college en ambtelijke organisatie. In het contact zijn we ons bewust van onze rollen en taakstelling.  We organiseren een training om elkaar onderling feedback te geven;  We evalueren het raadsakkoord en de totstandkoming van het raadsakkoord.  We voeren periodiek het gesprek over het onderlinge samenspel