Document · PDF

1 Jaarverslag incl jaarrekening met was getekende controleverklaring

Gemeenteraad 12 mei 2022, gemeente EpeBij agendapunt: Vaststelling Lijst ingekomen stukken11.906 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Niet gevonden in dit document.

Jaarverslag en jaarrekening 2021

Datum: maart 2022 Status: bestuursvergadering 18 maart 2022 Auteur: Michel van Schooten en Bert Groot Wesseldijk

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Inhoudsopgave Voorwoord ................................................................................................................................................. 3

Jaarverslag ................................................................................................................................................ 4 1

Programmaverantwoording ............................................................................................................ 4 1.1

Programmaonderdeel 1.1: Waarderen ................................................................................... 4

1.2

Programmaonderdeel 1.2: Gegevensbeheer WOZ ................................................................ 7

1.3

Programmaonderdeel 1.3: Heffen .......................................................................................... 8

1.4

Programmaonderdeel 1.4: Invordering ................................................................................. 10

1.5

Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice .................................................................................. 12

1.6

Algemene dekkingsmiddelen ................................................................................................ 13

1.7

Overzicht van de kosten van overhead ................................................................................ 13

Paragrafen .................................................................................................................................... 14 2.1

Weerstandsvermogen........................................................................................................... 14

2.2

Financiering .......................................................................................................................... 16

2.3

Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 18

Jaarrekening ........................................................................................................................................... 21 3

Balans ........................................................................................................................................... 21 3.1

Activa .................................................................................................................................... 21

3.2

Passiva ................................................................................................................................. 22

Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening ........................................................................ 23

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling ..................................................................... 24 5.1

Algemeen .............................................................................................................................. 24

5.2

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening .......................................... 24

5.3

Balans ................................................................................................................................... 24

5.4

Toelichting ............................................................................................................................ 25

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Voorwoord Resultaat De jaarrekening van 2021 geeft een positief resultaat. In de eerste maanden hebben we een wijziging van de begroting 2021 voorgesteld. Achteraf is gebleken dat de ingezette wijzigingen niet allemaal volledig over 2021 zijn doorgevoerd. Daarmee was het budget ook niet volledig nodig. Wat betreft de eenmalige uitgaven: deze zijn deels betaald uit de reguliere begroting. De werkplekaanpassingen zijn nog niet uitgevoerd. Dat bedrag zit in het resultaat, maar we moeten het nog wel uitvoeren en het bedrag dus meenemen naar 2022. Uiteindelijk heeft dat geresulteerd in een positief resultaat van € 163.000,- en is de onttrekking aan de reserve van het opstartbudget niet nodig geweest. Dat is wat Tribuut betreft aanleiding deze reserve -vermeerderd met een deel van het resultaatgrotendeels uit te keren aan de deelnemende gemeenten. In het resultaat is overigens de ‘nabetaling’ van de CAO verwerkt. In de CAO is besloten met terugwerkende kracht een bedrag te vergoeden aan alle medewerkers voor de flexibele inzet en het thuiswerken. Dit was natuurlijk niet begroot, daarom is het resultaat fors lager dan we in de financiële voortgang in oktober hebben voorspeld. Het betrof een bedrag van ruim € 72.000,-. Gevolgen pandemie Corona beheerste in 2021 ook Tribuut. Onze medewerkers hebben in 2021 veel thuisgewerkt.

Hoewel het kantoor in Epe is ingericht om ook met corona veilig te kunnen werken, hebben de meeste medewerkers, conform het advies van de rijksoverheid, veel thuisgewerkt. Voor een aantal van onze klanten zijn de consequenties veel groter geweest. Er zijn veel gesprekken gevoerd over uitstel van betalingen en maatwerktrajecten. Ook gemeenten hebben gevraagd om van enkele belastingen de oplegging uit te stellen. Gelukkig kunnen we dit maatwerk leveren en hebben we daarvoor ook extra budget. Interne organisatie Naar aanleiding van een onderzoek van Rijnconsult en het vertrek van één van de managers is de organisatie aangepast. De teams worden nu op HR taken ook direct aangestuurd door de teamleiders. Die blijven overigens als meewerkend voorman acteren. De vrijgekomen formatieruimte hebben we ingezet om de kwetsbare functies structureel te ondersteunen. Zo is er meer bezetting op Functioneel beheer. De vacature voor een aanvulling op onze juridisch beleidsadviseur is helaas nog niet ingevuld. Voorlopig maken we nog incidenteel gebruik van inhuurkrachten om de juridische kennis aan te vullen. Tribuut Belastingcentrum Bert Groot Wesseldijk Directeur a.i.

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Jaarverslag 1

Programmaverantwoording

1.1

Programmaonderdeel 1.1: Waarderen

Het uitvoeren van de Wet waardering onroerende zaken (WOZ) ten behoeve van de deelnemende gemeenten. Door middel van (modelmatige) waardebepaling en marktanalyse van alle objecten wordt de juiste WOZ-waarde en grondslag voor de OZB vastgesteld. Op basis hiervan worden vervolgens de WOZbeschikkingen en het WOZ-taxatieverslag opgesteld. De uitvoering van de activiteiten dient plaats te vinden conform het toetsingskader en de richtlijnen van de waarderingskamer. De ambitie is om toe te werken naar het oordeel ‘goed’. Wat hebben we bereikt? Wij werken toe naar de beoordeling ‘goed’ van de waarderingskamer. De afgelopen jaren zijn de controles van de Waarderingskamer intensiever geworden. Enerzijds door verschuiving van aandacht naar de objectkenmerken. Anderzijds doordat het oordeel van de Waarderingskamer bij grote organisaties als Tribuut, niet alleen bepaald wordt door de Kwaliteit taxaties, maar ook door beoordeling van de Procesbeheersing, binnen alle processen die de WOZ betreffen. Dus ook alle activiteiten betreffende bezwaar, beroep en gegevensbeheer. We zijn in goed overleg met de Waarderingskamer. In 2020 hebben we heel hard gewerkt om voor Lochem, Voorst, Epe en Zutphen in 2021 op gebruiksoppervlakte te waarderen. Dit was een hele omschakeling in de taxaties. In 2021 hebben we dit voor Apeldoorn opgepakt.

Nadat we in 2021 Epe, Lochem, Voorst en Zutphen op gebruiksoppervlakte hebben beschikt, hadden we eind 2021 de taxaties voor Apeldoorn op gebruiksoppervlakte klaar staan. We hebben, nadat we de taxaties voor alle gemeentes klaar hadden staan de inspectie van de Waarderingskamer gehad. Deze is goed verlopen en inmiddels hebben wij toestemming gekregen om in februari 2022 te beschikken. Uit de door ons ingevulde vragenlijsten blijkt net als vorig jaar dat de waardering goed aansluit bij het marktniveau en de ratio’s van de verkochte objecten goed zijn. Tevens is er op gelet dat consistent gewaardeerd is. In 2020 heeft een onderzoek van de procesbeheersing plaatsgevonden en hierbij is het oordeel van de Waarderingskamer op Voldoende gebleven. Opvallend was wel dat de Waarderingskamer zelf in de gesprekken aangeeft helemaal niet zoveel belang te hechten aan het verschil tussen een eind oordeel Voldoende of Goed. Wederom is aangegeven dat wij bij Tribuut heel goed bezig zijn. Het eindoordeel van de waarderingskamer is, mede omdat dit meerdere clusters en processen betreft, ondanks de complimenten die wij over de herwaardering krijgen, moeilijk te wijzigen. Mede op basis van onze overleggen met de Waarderingskamer is er een besluit genomen om nog meer te investeren in de objectkenmerken. We gaan in 2022 aan de slag om de secundaire kenmerken te controleren en te optimaliseren.

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

KPI 3: Aantal verzonden beschikkingen per maand Norm: WOZ-tijdlijn (95% voor 1 maart beschikt) Apeldoorn Epe

Lochem

Voorst

Zutphen

Februari (95%)

99,00%

99,40%

99,30%

98,50% 98,80%

Maart (97%)

99,70%

99,80%

99,50%

99,30% 99,80%

April (99%)

100,00%

99,90%

99,20%

99,60% 100,00%

Mei (100%)

100,00%

100,00% 100,00% 99,70% 100,00%

Duiding Voor 1 maart waren alle gemeenten boven 95% beschikt, wat de norm van de waarderingskamer is. Doordat de gemeentes Epe, Lochem, Voorst en Zutphen in 2021 voor het eerst op gebruiksoppervlakte beschikt zijn, was er sprake van extra controles, waardoor het % wat lager was dan waar wij naar streven. De komende jaren gaan we weer uit van een hoger % bij de eerste run. In april, mei, juni zijn aanvullende kohieren gedraaid met resterende objecten. Naar aanleiding van bezwaren ontstaan er nog af en toe nieuwe objecten door samenvoeging of splitsing. Zo ook voor Epe in mei, deze worden dan in het eerstvolgende kohier beschikt. Ook zijn nieuwe objecten ontstaan doordat er niet gekoppelde percelen worden opgevoerd en getaxeerd en nog een aantal nieuw opgeleverde panden. Ook worden bij niet-woningen soms nieuwe aanslagen verstuurd naar nieuwe gebruikers. Het terugbeltraject direct na de aanslagen was in 2021 weer een succes, gelet op de overwegend positieve reacties. Er zijn in 2021 totaal 3289 terugbelverzoeken na de beschikkingen afgehandeld door het cluster Waarderen. In 2020 waren dit er 3060 en in 2019 2406. Dit is het gevolg enerzijds van de wat hogere waardestijgingen en anderzijds hebben we dit ook extra gepromoot en weten mensen ons steeds beter te vinden. De nieuwe herwaardering (dus voor belastingjaar 2022) met ORTAX is, net als vorig jaar, wat later op gang gekomen.

Dit komt enerzijds omdat de bezwaren in 2021 meer en intensiever waren en anderzijds omdat we nu de gemeente Apeldoorn op gebruiksoppervlakte hebben getaxeerd, wat een hele andere wijze van taxeren is en waarvoor extra controles nodig waren. We zijn er wel trots op dat we desondanks van alle gemeentes ruim boven de gestelde norm van de Waarderingskamer (dit is 95%) in de eerste run kunnen beschikken. Bezwaarafhandeling In 2019 was een groot deel van de taken van voormalig BBB verschoven naar het Cluster Waarderen. De verantwoordelijkheid voor de WOZ-uitspraken en het fiatteren is bij de taken gekomen, waarbij in 2019 het maken van de uitspraken hierbij grotendeels nog door een externe jurist was gedaan. In het kader van het Lean Traject Bezwaren hebben we het proces zo ingericht, dat we sinds 2020 het gehele traject na het inboeken van de WOZ-bezwaren binnen het cluster Waarderen hebben afgehandeld. Hierbij maakt de taxateur de conceptuitspraak, die vervolgens door de fiatteur gecontroleerd wordt. Op deze wijze zijn we efficiënter gaan werken en houden we het vier-ogen-principe in stand. Doordat de taxateur ook over een aantal standaard tekstblokken beschikt, worden de uitspraken bovendien uniformer en is de kans op fouten kleiner. Hierdoor zijn wij ook kostenbesparender gaan werken. Het aantal bezwaarschriften is in 2021 iets meer gebleken dan in 2020.

Daarbij zien we, dit is een landelijk beeld, een toename van de No Cure No Pay (NCNP)-bureaus. Dit maakt de afhandeling van bezwaren, mede door de daarbij komende hoorzittingen, intensiever. Door een combinatie van stijgende WOZwaardes en door de waardering op gebruiksoppervlaktes, zijn de aantallen in Epe, Lochem, Zutphen en Voorst in 2021 toegenomen, terwijl er in gemeente Apeldoorn minder waren. In 2022 verwachten we weer

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

meer bezwaren dan in 2021, waarbij de verwachting is dat het aantal in Apeldoorn sterker zal stijgen dan de andere gemeentes. Apeldoorn Epe

Lochem Voorst Zutphen Tribuut

Afgeronde bezwaren*

1.975

333

428

190

477

3.379

Waarvan gegrond

892

198

261

116

277

1.744

Waarvan ongegrond

1.184

178

192

239

1.890

Openstaande bezwaren

Totaal

1.976

480

3.383

333

428

190

*Een bezwaarschrift kan uit meerdere regels bestaan en kan voor een deel gegrond zijn en voor een deel ongegrond.

Duiding Er zijn in 2021 meer WOZ-bezwaren binnen gekomen dan in 2020. Dit is enerzijds logisch vanwege de gestegen waardes, maar dit komt ook door meer activiteit van NCNP-bureaus. Opvallend is hierbij dat het aantal WOZ-bezwaren Epe, Lochem, Voorst en Zutphen is toegenomen, terwijl dit in Apeldoorn is afgenomen. De verklaring hierin is dat de eerste vier gemeentes in 2021 voor het eerst op gebruiksoppervlakte zijn gewaardeerd, waardoor er sprake is van grotere verschillen in de waardeontwikkeling tussen verschillende objecten. Dit komt enerzijds doordat de waardering op gebruiksoppervlakte een andere waarderingsmethodiek is dan op inhoud, anderzijds ook doordat alles opnieuw is ingemeten en fouten uit het verleden in de objectkenmerken zijn gecorrigeerd of rechtgetrokken. De gemeente Apeldoorn wordt in 2022 voor het eerst op gebruiksoppervlakte gewaardeerd en we verwachten daarom voor Apeldoorn voor 2022 een toename in de bezwaren. Van de ingediende bezwaarschriften is ongeveer de helft afkomstig van NCNP-bureaus. Dit aantal is in de loop van de jaren toegenomen en wij proberen met goede communicatie en laagdrempelige terugbelafspraken hierop in te spelen en te voorkomen. Per 31 december 2021 staat er nog een klein aantal dossiers in de werkvoorraden waar nog geen uitspraak naar verstuurd is. Deze zijn in beeld en worden zo spoedig mogelijk afgehandeld.

Hieronder zitten recent binnen gekomen bezwaren (bijvoorbeeld n.a.v. van een later kohier of gebruikersaanslag) en verzoeken voor een ambtshalve beoordeling.

Wat heeft het gekost? Uit onderstaande tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 198.172 voordeliger uitvalt dan begroot. Begroting na wijziging

Begroting

Realisatie

Saldo

Lasten

€ 2.057.418

€ 1.859.246

€ 198.172

Baten

€0

€ 2.057.418

€ 1.859.246

€ 198.172

Resultaat

In 2021 is er een onderbesteding geweest van de algemene organisatiekosten. Dit komt onder andere doordat de post “Onvoorzien” niet is gebruikt. Tevens zijn de proceskosten lager uitgevallen. Verder is er een overschrijding op het inhuurbudget, de beoogde efficiencywinst is in dit cluster nog niet bereikt. Er zijn geen baten gerealiseerd.

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

1.2

Programmaonderdeel 1.2: Gegevensbeheer WOZ

Het verzamelen, actualiseren en beheren van basisgegevens, benodigd voor de goede uitvoering van de wet WOZ omvat dit programmaonderdeel. Goed gegevensbeheer legt de basis voor de correcte uitvoering van het programmaonderdeel Waarderen en vormt een essentieel onderdeel tussen de basisregistraties BAG-BGT-WOZ in de toekomstige Samenhangende Objecten Registratie (SOR). Wat hebben we bereikt? Op personeelsgebied was de uitbreiding met twee fte voor het team WOZ in de uitvoering meest relevant voor 2021. Nu is er een efficiëntere uitvoering van de hoofdprocessen en ontstaat er tijd voor optimalisering. Er zijn drie nieuwe medewerkers gestart (waarvan één ter vervanging). Inwerken en begeleiden is hierbij belangrijk. Het leertraject voor de basis neemt een jaar in beslag, een investering in de toekomst dus. Op werkgebied was de grootste wijziging het opnemen van de gebruiksoppervlakte (GO) van de gemeente Apeldoorn bij de objecten. De impact van het GO, met alle bijkomende taken, is groot voor team WOZ. De gebruiksoppervlakte is in de WOZ opgenomen zodat alle woningen binnen ons werkgebied mede op basis van het GO wordt gewaardeerd. Loket31 is de partij die het GO voor alle woningen opnieuw heeft bepaald. In het voorjaar zijn de GO’s ingelezen in de WOZ en bij de BAG aangeleverd om dit te verwerken.

In de beheerfase wordt het belangrijk om de GO’s bij de BAG en de WOZ structureel gelijk te houden. Continu worden er wijzigingen doorgevoerd. Met duidelijke afspraken over het proces, de werkwijze en optimalisatie van het bestandsbeheer kunnen we beide basisregistraties synchroon laten lopen. Ook voor de gemeente Apeldoorn worden verschillen gesignaleerd, opgelost en weer uitgewisseld met de BAG. De hoeveelheid belemmert het tempo. Daarom oriënteren we ons (ook) op technische oplossingen. Het team Waarderen kon aan de slag om de woningen op het GO te gaan taxeren. Voor de WOZ bracht dit ook vele vragen over het GO met zich mee. Inmiddels is duidelijk dat de impact van omzetting naar de gebruiksoppervlakte op het team WOZ in 2021 groot was en primair een structureel onderdeel van het takenpakket is geworden. Verder is de werkwijze uit 2020 ten aanzien van vergunningen geoptimaliseerd. Aan de werkwijze van inventariseren is een nieuw onderdeel toegevoegd. We registreren op objectniveau nu ook administratieve WOZ-objecten. Deze niet-actieve objecten helpen om de processen efficiënter te kunnen uitvoeren. Denk aan spreiding van het proces over het jaar; de werkdruk aan het einde van het jaar is daardoor lager en het proces In aanbouw kunnen we dan ook efficiënter afhandelen.

Dit is nog niet volledig uitgekristalliseerd maar als team kijken we met grote tevredenheid terug op deze nieuwe ontwikkeling. De focus blijft ook op de LV WOZ gericht. We verwachten dat aantal foutberichten elk jaar vermindert. De afhankelijkheid van GouwIT hierbij is groot. Belangrijkste opdracht wordt de synchronisatie van de LV met onze WOZ-administratie; alle verschillen moeten simpelweg worden opgelost. In 2021 is de actualiteit en volledigheid toegenomen door de inzet van diverse teams. Team Heffen ontdubbelde subjecten en team Waarderen wijzigde de inrichting van GouwIT ten aanzien van de beschikkingsstatus van objecten. Team WOZ werkt het adressenbestand (buiten Tribuut) op en heeft de zwevende subjecten in de LV verwijderd. Helaas is de nieuwe confrontatietool met de LV niet beschikbaar gekomen in de laatste versie GouwIT. De Waarderingskamer volgt de ontwikkelingen met behulp van de LV WOZ nauwgezet. Samenwerken met de gemeentelijke BAG/BGT is nu, en voor de toekomstige SOR, van groot belang. Tribuut heeft dit in 2021 tijdens bezoeken onder de aandacht gebracht bij de vijf gemeenten. Beide partijen (h)erkennen het belang om de samenwerking meer vorm te gaan geven. De impact van de WOZ hierbij is groot vanwege de noodzakelijke verfijning en kent daardoor ook financiële consequenties.

Oog voor de keten, het algemeen belang, tussen gemeente en Tribuut helpt bij het maken van keuzes die voor de processen in de WOZ belangrijk zijn. Ten aanzien van ICT, specifiek GouwIT, blijkt dat de impact van nieuwe releases steeds groter wordt. In 2021 kent de aprilversie te veel consequenties en is daarom zelfs uitgesteld. Het vele testen dat hierbij

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

komt kijken vraagt de nodige capaciteit van het team WOZ (en Tribuut). Van vernieuwingen in de software kunnen we dus nog niet profiteren. Voor het Kadaster geldt dat wensen niet zijn opgenomen in de nieuwe versie die in november is geïnstalleerd. Gevolg is dat we de mutaties minder efficiënt kunnen verwerken. Naast deze in het oog springende highlights gaan de reguliere taken zoals het Kadaster, de vraagprijzen, de BAG-extracten etc. ‘gewoon’ door. Resumerend was dit een mooi en wederom intensief jaar voor team WOZ! Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 188.946 voordeliger uitvalt dan begroot. Begroting wijziging

Begroting

Realisatie

Saldo

Lasten

€ 1.185.946

€ 997.000

€ 188.946

Baten

€0

€ 1.185.946

€ 997.000

€ 188.946

Resultaat

In 2021 is er een onderbesteding geweest van de algemene organisatiekosten. Dit komt onder andere doordat de post “Onvoorzien” niet is gebruikt. Verder is er een overschrijding op het inhuurbudget, dit wordt mede veroorzaakt door het GO-project. Wel is er sprake van een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.

1.3

Programmaonderdeel 1.3: Heffen

Het verzamelen, actualiseren en beheren van basisgegevens ten behoeve van de belastingheffing en inning voor de deelnemende gemeenten en het opleggen van subject- en object gebonden aanslagen en gemeentelijke heffingen zijn de onderdelen van dit programma. Op basis van de door de raden van de deelnemende gemeenten vastgestelde verordeningen, legt de belastingorganisatie aan de belastingplichtigen een aanslag op. Een belangrijk aandachtspunt is de toenemende mate van automatisering en koppelingen met landelijke systemen. Dit maakt dat de rol van de heffingsambtenaar evolueert en de nadruk meer komt te liggen op controles aan de voorkant van het proces in plaats van aan de achterkant. Door middel van opleiding en training wordt het personeel ondersteund in deze ontwikkeling. Tot dit programma behoort ook het correct en tijdig afhandelen van heffingsbezwaren. Wat hebben we bereikt? Het jaar 2021 is voor het cluster Heffen een uitdagend jaar geweest. Ondanks het vele thuiswerken en het vertrek van collega’s zijn we erin geslaagd om de hoofdprocessen grotendeels goed te laten verlopen. Er zijn geen achterstanden bij het inlezen en verwerken van de GBA-mutaties, stufvordering-bestanden, automatische verminderingen en heffingsbezwaren. Het oplossen van foutmeldingen bij het synchroniseren van subjecten richting LV WOZ heeft wel een achterstand opgelopen.

Oorzaak hiervan is dat oude subjecten niet door het synchronisatieproces komen. Voor het oplossen van de foutmeldingen zijn we afhankelijk van GouwIT. Daarnaast hebben we op dit moment nog niet de beschikking over een tool om geautomatiseerd te controleren of de gegevens in de LV WOZ overeenkomen met onze eigen administratie. Nu gebeurt dit nog handmatig. In de nieuwe jaarrelease van GouwIT vinden we hiervoor de nodige oplossingen. Per 1 januari 2021 heeft de Gemeente Epe diftar (registratiesysteem inzameling afval) ingevoerd. De voorbereidingen en de testfase voor de implementatie zijn goed verlopen. Ondanks een zorgvuldig testtraject is het definitieve bestand met inzamelmiddelen pas in mei 2021 door Circulus uitgeleverd. Er waren problemen met de registratie van de gechipte containers. Circulus heeft eerst een correctieslag Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

gemaakt voordat het bestand met inzamelmiddelen in mei is uitgeleverd aan Tribuut. Vanaf dat moment worden de mutatiebestanden, net als voor de andere vier gemeenten, twee keer per week uitgewisseld met Circulus. In juli 2021 zijn de eerste tussentijdse afrekeningen Epe succesvol verzonden. Ook nieuw zijn de belastingaanslagen voor de Parkeervergunningen Apeldoorn. Na een korte testfase is in mei 2021 nagenoeg geruisloos de aanslagverwerking van de Parkeervergunningen overgenomen van de Gemeente Apeldoorn. Voor alle gemeenten zijn bijna alle aanslagen van de verschillende belastingsoorten opgelegd (Apeldoorn heeft de reclamebelasting 2021 nog aangehouden). De reguliere aanslagoplegging is o.a. op verzoek van de gemeenten anders verlopen dan gepland. KPI 4: Aantal opgelegde kohieren per maand Norm: jaarlijkse kohierplanning Q1 januarimaart Q2 apriljuni Q3 juliseptember Q4 Oktoberdecember

Apeldoorn

Epe

Lochem

Voorst

Zutphen

90%

80%

90%

80%

100%

90%

100%

Duiding Op verzoek van de gemeenten zijn (i.v.m. de coronacrisis) verschillende (onderdelen van) kohieren aangehouden en dus niet conform planning opgelegd. Door de vertraging bij Circulus zijn de tussentijdse rekeningen voor Epe ook niet op tijd verzonden. Deze KPI is daarom -net als in 2020- niet gehaald. Voor de toeristenbelasting zijn diverse controles (ter plaatse) uitgevoerd. Over het algemeen kunnen we concluderen dat de ingevulde aangiftes overeenkomen met de boekhouding van de ondernemers. Voor de gemeente Apeldoorn en Zutphen is in het laatste kwartaal van 2021 een huis-aan-huiscontrole voor de hondenbelasting in verschillende wijken in de gemeenten uitgevoerd. Resultaat is een hogere opbrengst hondenbelasting in beide gemeenten. Beoordelingsprotocollen subjecten Gegevensbeheer van de Basisadministraties Personen en Niet-natuurlijke personen. De focus ligt op kwaliteitsverbetering van de subjectgegevens van niet natuurlijke personen. In verband met het berichtenverkeer naar de LV WOZ hebben we de volledigheidscontrole van de BSN en RSIN van de (nieuwe) natuurlijke en niet natuurlijke personen ingebouwd in ons proces. Wekelijks draaien en verwerken we deze. Onjuistheden worden via Digi-koppeling terug gemeld aan de verschillende basisregistraties. De juiste registratie heeft, zoals eerder genoemd, onze specifieke aandacht.

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Bezwaarafhandeling Apeldoorn Epe

Lochem

Voorst

Zutphen

Tribuut

Afgeronde bezwaren*

249

111

360

860

Waarvan gegrond

157

146

451

Waarvan ongegrond

173

227

564

Openstaande bezwaren

Totaal

339

112

140

381

1.043

Een bezwaarschrift kan uit meerdere regels bestaan en kan voor een deel gegrond zijn en voor een deel ongegrond.

Duiding Het cluster Heffen is vanaf 1 februari 2019 verantwoordelijk voor het correct en tijdig afhandelen van bezwaarschriften met betrekking tot opgelegde aanslagen heffingen. Er zijn in 2021 totaal 1043 heffingsbezwaren binnengekomen bij het team Heffen. We plukken nu de vruchten van de doorontwikkeling van de uitspraakbrieven. De kwaliteit en snelheid van afhandelen is hierdoor sterk verbeterd. Dat een groot deel van de bezwaren gegrond zijn verklaard, is een jaarlijks terugkomend beeld. Dit komt doordat de kleinste mutatie, (net verhuisd, geen hond meer, geen huurder meer van een bedrijfspand) al tot een gegrond bezwaar leidt. Bezwaarmakers van heffingsbezwaren hebben vaak een gegronde reden om bezwaar te maken. Er staan momenteel nog 10 heffingsdossiers van 2021 open. Dit betreft (proforma)bezwaren waarvoor nog aanvullende stukken moeten worden aangeleverd of waarvoor een adviesaanvraag bij de gemeente uitstaat. Om het aantal formele bezwaarschriften terug te brengen, leggen wij een sterke focus op het proactief en informeel afhandelen van bezwaren. Er zijn in 2021 bijna 1.000 informele bezwaren afgehandeld.

Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 85.761 voordeliger uitvalt dan begroot. Begroting wijziging

Begroting

Realisatie

Saldo

Lasten

€ 1.253.716

€ 1.169.655

€ 84.061

Baten

€0

€ 1.700

€ 1.253.716

€ 1.167.955

€ 85.761

Resultaat

Het batig saldo wordt onder andere verklaard door een lagere besteding op de post “Onvoorzien.” Echter hoofdzakelijk wordt dit saldo veroorzaakt door een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn wel baten gerealiseerd. Deze baten zijn afkomstig door de bijdrage van de gemeente Lochem over de controle van de toeristenbelasting.

1.4

Programmaonderdeel 1.4: Invordering

Het gehele proces van doelgerichte acties om de opgelegde aanslagen in te vorderen en te verwerken. Dit hoofdproces zorgt ervoor dat alle belastingschuldigen betalen, een betalingsregeling treffen, kwijtschelding ontvangen en er schuldhulpverlening plaatsvindt bij invordering. Dit binnen het kader van het beleid van de individuele deelnemende gemeenten. Verwerking van automatische incasso, versturen van betalingsherinneringen, aanmaningen en dwangbevelen en in voorkomende gevallen het oninbaar verklaren van de belasting vindt hier plaats. Het proces invordering omvat ook de financiële afdracht aan

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

de gemeenten. Vanuit een klantgerichte houding worden alle openstaande bedragen correct, tijdig, consistent en efficiënt ingevorderd. Wat hebben we bereikt? 2021 is voor team Invordering een jaar geweest waarin wij verder zijn gegaan met ons eerder ingezette beleid van sociaal invorderen en de focus op contact met klanten. In de loop van 2021 werden coronamaatregelen versoepeld, op basis hiervan hebben wij contact gehad met alle ondernemers en zzp’ers welke uitstel hadden aangevraagd. Voor de openstaande aanslagen zijn maatwerkafspraken gemaakt. Op kwijtscheldingsgebied werd het jaar begonnen met een afhandelingsachterstand van 2020. In de loop van 2021 is deze achterstand weggewerkt en over het jaar 2021 hebben wij grip gekregen op de werkvoorraden. Hierdoor is de overloop van openstaande verzoeken naar 2022 minimaal te noemen. KPI 5: % geïnde bedragen ten opzichte van totaal opgelegd (-/- KWS, oninbaar en uitstel) Norm: 1 jaar na dagtekening: 98% 2 jaar na dagtekening: 99,5% 3 jaar na dagtekening: 99,9% Apeldoorn Epe Lochem Voorst Zutphen 1 jaar oud 98,8 % 99,6 % 99,2 % 99,6 % 99,2 % 2 jaar oud 99,6 % 99,8 % 99,7 % 99,8 % 98,7 % 3 jaar oud 99,7 % 99,8% 99,8 % 99,9 % 99,8 % Duiding Ondanks alle pericelen rond Covid-19 is dit amper terug te zien in de inningspercentages voor 1 en 2 jaar oud. Het percentage voor 3 jaar oud ligt net onder de 99,9% bij 4 van de 5 gemeenten.

Dit komt omdat in 2020 en 2021 het invorderingstraject grotendeels heeft stilgelegen. Inmiddels zijn deze zaken weer opgepakt. Kengetallen bij KPI 5: Kwijtschelding Apeldoorn Epe Lochem Voorst Zutphen Automatische KWS 3.390 335 394 250 1.140 Ontvangen 2.791 236 325 171 868 Afgehandeld 2.561 309 162 816 (91,76%) 227 (96,19%) (95,08%) (94,74%) (94,01%) % Toegekend 1.147 (41,10%) 94 (39,83%) 140 (43,08%) 85 (49,71%) 351 (40,44%) Duiding In 2021 is iets minder automatische kwijtschelding verleend ten opzichte van 2020. Dit komt door de achterstand in werkvoorraad waardoor er minder verzoeken getoetst konden worden voor de meerjarenkwijtschelding. Wat betreft het toekenningspercentage van de reguliere aanvragen, dit ligt lager dan in 2020, maar gelijk met 2019. Zoals al aangegeven komt dit door de achterstanden van 2020, hierdoor hebben wij in 2020 eerst met voorrang de verzoeken opgepakt welke reageerden op een opvraagbrief. In 2021 hebben wij geen achterstanden in werkvoorraad gehad en kon dan ook de gestelde verwerkingstijden halen, waardoor mensen welke geen informatie aanleverende ook in het jaar 2021 nog afgewezen konden worden.

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Wat heeft het gekost? Uit de tabel blijkt dat het gerealiseerde resultaat € 220.530 nadeliger uitvalt dan begroot. Begroting na wijziging

Begroting

Realisatie

Saldo

Lasten

€ 1.038.490

€ 1.259.020

€ -220.530

Baten

€0

€ 1.038.490

€ 1.259.020

€ -220.530

Resultaat

Het negatieve saldo wordt veroorzaakt door overschrijding van het inhuurbudget. Extra inhuur is noodzakelijk geweest omzet er nog aantallen in Kwijtscheldingen weggewerkt diende te worden, alsook door Corona. Wel is er sprake van een lager dan begrootte doorbelasting vanuit de Overhead. Er zijn geen baten gerealiseerd.

1.5

Programmaonderdeel 1.5: Frontoffice

Binnen het programmaonderdeel Frontoffice valt alle eerstelijns klantcontact met de burger en het inboeken van bezwaarschriften. Uitgangspunt is dat de afdeling Frontoffice het eerste aanspreekpunt voor belastingplichtigen van alle deelnemende gemeenten is. De breed inzetbare Frontofficemedewerkers hebben kennis van alle belastingprocessen en zorgen voor het behandelen van klantvragen en klachten, zodat er zo min mogelijke klantvragen bij de backoffice terecht komen. Daarnaast boekt Frontoffice alle bezwaarschriften tegen de WOZ-waarde, gemeentelijke heffingen of invorderingskosten in. Tot dit programmaonderdeel behoort ook het verzorgen van publieksinformatie, algemene informatieverstrekking en het bekendmaken en publiceren van regelgeving via de website van Tribuut. Wat hebben we bereikt? Eind 2020 hebben de medewerkers van Tribuut een mobiele telefoon en laptop ontvangen. Deze voorziening maakt het mogelijk om vanuit huis mee te draaien in de telefoon. Dat heeft geleid tot meer flexibiliteit voor de medewerkers van het team, en wordt als zeer positief ervaren. Eind 2021 is de test om e-mail te integreren in de belastingapplicatie van GouwIT gelukt. Hiermee staan e-mail en ‘papieren’ post nu gelijk aan elkaar voor wat betreft verwerking.

Bezwaarschriften en verzoeken om kwijtschelding worden nu geautomatiseerd binnengehaald in de belastingapplicatie om daar verwerkt te worden. Voorheen werd dit handmatig gedaan en was dit een tijdrovende klus, vooral in een periode waarin de aanslagen gemeentebelastingen zijn verstuurd. In 2022 gaan wij dit verder ontwikkelen en onderzoeken of het een meerwaarde heeft om andere e-mail stromen ook geautomatiseerd binnen te laten komen in de belastingapplicatie. Inmiddels wordt alle door ons ontvangen post digitaal verwerkt. Hiermee is het project digitalisering post afgehandeld. Natuurlijk zullen wij scherp blijven op nieuwe mogelijkheden als die zich voordoen. Tribuut heeft op www.tribuut.nl een omgeving waar de klant inlogt om persoonlijke zaken digitaal te regelen. Eind 2021 hebben wij een project voor verbetering van deze digitale omgeving opgestart. Binnen Tribuut is een werkgroep opgericht waarin alle teams vertegenwoordigd zijn. Tribuut levert input aan een landelijke werkgroep die, samen met andere samenwerkingsverbanden, gebruik maken van de belastingapplicatie van GouwIT. Zo kunnen we de digitale omgeving voor de klant verder verbeteren. Wij gaan ervan uit dat wij in 2022 mooie stappen kunnen maken. Ieder jaar wordt het proces inboeken bezwaarschriften weer efficiënter. In 2021 zijn er stappen gemaakt.

Dagelijks zien wij hoeveel stukken er ingeboekt zijn maar ook wat de voorraad van in te boeken stukken

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

is. Voorheen was dit een handmatige actie. Voor 2022 staat het verder automatiseren via Tableau op de planning. Wat heeft het gekost? Het gerealiseerde resultaat van programma Frontoffice valt € 89.334 nadeliger uit dan begroot. Begroting wijziging

Begroting

Realisatie

Saldo

Lasten

€ 604.480

€ 693.814

€ -89.334

Baten

€0

€ 604.480

€ 693.814

€ -89.334

Resultaat

1.6

Algemene dekkingsmiddelen Begroting wijziging

Begroting

Realisatie

Saldo

Gemeentelijke bijdragen

€ 6.140.050

€0

Totaal

€ 6.140.050

€0

Eind 2018 heeft het bestuur van Tribuut het projectplan voor de conversie naar gebruiksoppervlakten goedgekeurd, en heeft daar een projectbudget aan gekoppeld. Na de vereiste zienswijzeperiode is dit budget in een begrotingswijziging verwerkt. Maar in 2020 is niet het gehele budget uit de jaarschijf verbruikt. Dat deel van het budget dat in 2020 is ontvangen, maar niet in 2020 is aangewend, wordt als vooruit ontvangen bedrag op de balans opgenomen. Tenslotte zijn er overige, niet begrootte baten gerealiseerd. Deze negatieve baten bestaat uit een vordering op de gemeente Epe voor het voorschieten van de verbouwingskosten. In de jaarrekening 2019 is deze als baten opgenomen en zal nu verrekend worden.

1.7

Overzicht van de kosten van overhead Begroting wijziging

Begroting

Realisatie

Saldo

Lasten

€ 1.995.052

€ 2.097.949

€ -102.897

Baten

€0

€ 1.995.052

€ 2.097.949

€ -102.897

Resultaat

Er speelt een aantal factoren mee bij het ontstaan van het negatieve saldo. De post Onvoorzien is niet ingezet, echter er is behoorlijk geïnvesteerd in de ontwikkeling en aanbestedingen binnen Tribuut. Hierdoor is er een negatief resultaat ontstaan.

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Paragrafen

2.1

Weerstandsvermogen

Bij de oprichting van Tribuut is afgesproken dat Tribuut de financiële buffer zo beperkt mogelijk houdt om financiële tegenvallers op te vangen. Het resultaat van de GR wordt verdeeld in dezelfde verhouding als de bijdrage van de gemeenten over de totale begroting. Dat kan winst zijn, maar ook verlies. Dat betekent dat we financiële tegenvallers achteraf in rekening brengen bij de deelnemende gemeenten. Tribuut loopt echter, zoals elke organisatie, wel verschillende risico’s. Een deel hiervan wordt al afgedekt door het treffen van maatregelen, zoals het afsluiten van verzekeringen. De risico’s worden verder ingeschat en met passende maatregelen zo veel als mogelijk voorkomen. Inmiddels geeft het bestuur aan wel een beperkte reserve te willen aanleggen om de belangrijkste risico’s op te kunnen vangen. De weerstandscapaciteit van Tribuut bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet voorziene uitgaven (financiële tegenvallers) te dekken. Voor Tribuut betreft dit een bedrag van € 50.000 dat als structurele post in de begroting onder de noemer ‘onvoorzien’ is opgenomen. Om de risico’s voor de latende gemeenten verder te beperken, heeft Tribuut formeel de mogelijkheid om een reserve te vormen van maximaal 5% van de exploitatiekosten.

Op grond van artikel 21 lid 5 van de Gemeenschappelijke Regeling Tribuut belastingsamenwerking zijn de deelnemers verplicht er zorg voor te dragen dat Tribuut altijd over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen naar derden te kunnen voldoen. Dit betekent dat de deelnemende gemeenten zelf ook maatregelen moeten treffen om eventuele risico’s af te dekken. Risico’s Ultimo 2021 kunnen de risico’s als volgt worden beoordeeld: Proceskostenvergoeding De vergoede proceskosten zijn over 2021 opnieuw gestegen met ca. 12%. In 2022 zijn de objecten voor Apeldoorn voor het eerst gewaardeerd op basis van gebruiksoppervlakten in plaats van inhoud. Ervaring leert dat een dergelijke stelselwijziging leidt tot extra bezwaren. In de begroting zijn de proceskosten meerjarig op € 500.000,- gezet. Afgelopen jaar is het nog gelukt daar binnen de blijven. Ondanks het reëel begroten onderkennen we een restrisico op dit onderwerp ter grootte van ca. € 100.000,-. Beleidsharmonisatie Een oorspronkelijke opdracht, geformuleerd in het bedrijfsplan, was beleidsharmonisatie. Maar we zien dat in de verordeningen van deelnemers al dan niet kleine, complexe belastingsoorten, maar ook de grote algemene belastingsoorten, worden voorzien van verschillende grondslagen.

Hoe kleiner en complexer de belastingsoort, dan wel hoe gedifferentieerder de grondslag, hoe kwetsbaarder en bewerkelijker de uitvoering -en daarmee zijn dus ook de samenhangende kosten- hoger. Niet alleen is een harmonieuzer belastingbeleid van groot belang om de kosten en kwetsbaarheid te verminderen en kwaliteit te verbeteren, maar ontstaat hierin ook een risico. Daar waar belastingsoorten of afwijkende grondslagen worden ingevoerd, zien we complexiteit en kosten stijgen en komt de kwaliteit van de uitvoering onder druk te staan. Het financieel risico van het uitblijven van beleidsharmonisatie en/of het toevoegen van complexe belastingsoorten en/of grondslagen wordt echter geschat op nihil, omdat de huidige werkwijze in de begroting is opgenomen. Uitbreiding De belangstelling van de gemeente Brummen heeft een positieve invloed op Tribuut. De medewerkers zijn trots op Tribuut en dragen dat graag uit. Ze weten ook dat het bestaansrecht van Tribuut daarmee wordt versterkt. Goed om te benoemen dat het aansluiten van een nieuwe gemeente kan leiden tot risico’s in de bedrijfsvoering. Hoewel we implementatiekosten zullen verrekenen met gemeente Brummen, kunnen er indirect kosten ontstaan die niet zijn voorzien. Ook het samenvoegen van de database is een

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

potentieel risico voor fouten en daarmee extra werk. Een goede voorbereiding is dus cruciaal. We schatten dat risico op ca. € 50.000,-. Corona Terwijl we dit jaarverslag schrijven, zijn de coronamaatregelen nagenoeg opgeheven. Dat leidt tot veel enthousiasme bij onze inwoners, die het normale leven graag weer op willen pakken. Maar enkele ondernemers in ons werkgebied kampen nog met veel onzekerheden en soms nog met schulden die afbetaald moeten worden. We hebben daarom in 2021 extra werk verzet om maatwerk te kunnen leveren. Ook op dit moment vraagt invordering bij deze doelgroepen extra aandacht. Er bestaat een risico dat er toch weer nieuwe (corona)beperkingen worden afgeroepen en dat dit bedrag niet voldoende is. Het bepalen van dit risicobedrag is echter van zoveel onzekere factoren afhankelijk dat we daar nu geen bedrag voor opnemen als risico. Inflatie

We begroten de kosten voor 2023 en verder met de indexatie die in de septembercirculaire wordt gepubliceerd. Echter constateren we tussen september en december 2021 een enorme inflatiestijging. De energieprijzen en lonen zijn daar een belangrijke oorzaak van. We zien b.v. in ICT-contracten al indexaties van 5% voor 2022. Dat is enkele procenten hoger dan in de septembercirculaire. Ook verwachten we daarmee dat de loonstijging hoger zal zijn dan was voorzien in september jongstleden. Daarom kwantificeren we dit risico van ca 2% van de exploitatie, zijnde € 130.000,-. Samengevat zijn de risico’s te kwantificeren op ca € 280.000,-. Dit bedrag zal uitgangspunt zijn voor het besluit van het bestuur om eventueel een reserve aan te houden om deze risico’s op te vangen. In het besluit ‘jaarrekening en winstbestemming 2021’ wordt dit concreet gemaakt.

Financiële kengetallen Op basis van het Besluit Begroting en Verantwoording moeten een aantal kengetallen in de paragraaf Weerstandsvermogen worden opgenomen. In onderstaande tabel worden deze kengetallen gepresenteerd: Financiële kengetallen

Realisatie 2020

Realisatie 2021

1a. Netto schuldquote

-0,41%

0,004%

1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen -0,41%

0,004%

2. Solvabiliteitsratio 3. Grondexploitatie

0,4% NVT

0,44% NVT

4. Structurele exploitatieruimte

NVT

5. Belastingcapaciteit

NVT

Beoordeling en toelichting financiële kengetallen De verschillende, afzonderlijke financiële kengetallen zoals hierboven gepresenteerd, zeggen nog weinig over de beoordeling van de financiële positie van Tribuut. Zo hoeft een schuld geen nadelig effect te hebben op de financiële positie, maar is dat afhankelijk of en wat er aan eigen vermogen en baten tegenover die schuld staat en hoe groot de kans is dat de schuld weer wordt afgelost. Het is dus, met andere woorden, niet mogelijk om een individueel kengetal te gebruiken voor de beoordeling van de financiële positie. De kengetallen zullen altijd in samenhang moeten worden bezien, omdat ze alleen gezamenlijk en in hun onderlinge verhouding een goed beeld kunnen geven van de financiële positie van Tribuut.

Netto schuldquote en netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Hoe hoger de schuld, hoe hoger de netto schuldquote. De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van Tribuut ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de eventuele aflossingen. Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Solvabiliteitsratio Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin Tribuut in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Dit kengetal is nagenoeg nihil omdat wij volledig gefinancierd worden door de aangesloten gemeenten.

2.2

Financiering

Ons financieringsvraagstuk is van beperkte omvang. Dit heeft te maken met het feit dat de begroting vooral bestaat uit personeelslasten of daaraan gerelateerde kosten. De financieringsrisico’s zijn om die reden beperkt. Algemene ontwikkelingen De treasuryfunctie is gebaseerd op de Wet Fido en maakt onderdeel uit van de PIOFACHsamenwerkingsovereenkomst die met de gemeente Apeldoorn is afgesloten. Tribuut heeft geen leningen uitstaan. Ook neemt Tribuut sinds 1 maart 2016 deel aan het schatkistbankieren. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de Wet Fido een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop de organisatie haar financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd <1 jaar) mag financieren. Deze norm bedraagt 8,5% van het begrotingstotaal aan lasten voor bestemming, dus met uitzondering van de stortingen in de reserves. Het begrotingstotaal per 1 januari 2021 bedraagt na begrotingswijziging € 6.140.050. De kasgeldlimiet bedraagt daarom € 521.904. Onderstaande tabel laat zien dat de kasgeldlimiet in het tweede en derde kwartaal zijn overschreden door grote crediteuren die net voor het einde van het kwartaal binnenkomen. Denk aan de nota’s voor de DVO’s met Apeldoorn en Epe. 1e kwartaal

2e kwartaal

3e kwartaal

4e kwartaal

Netto vlottende schuld

€ -479.898

€ -745.208

€ -739.518

€ -409.262

Kasgeldlimiet

€ 521.904

Ruimte onder limiet

€ -42.006

€ 223.304

€ 217.614

€ -112.642

Renterisiconorm Het renterisico op de lange financiering wordt wettelijk begrensd door de renterisiconorm. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal, met een minimum van € 2.5 miljoen en is niet overschreden in 2021. Begroot 2021 Maximaal renterisico op vaste schuld

Realisatie 2021

Begroot 2020

€0

Renterisiconorm

€ 2.500.000

Ruimte onder limiet

€ -2.500.000

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Financiering Wij hebben een eenvoudige rol op treasurygebied. De behoefte is minimaal. Daar waar behoefte is aan financiering zal eerst worden gekeken of aan deze behoefte voldaan kan worden door een aanvullende (incidentele) bijdrage van de deelnemende gemeenten. Tribuut streeft naar optimale financiële afstemming met de deelnemende gemeenten. Hierbij ligt de nadruk op het zo efficiënt mogelijk doorsluizen van de belastinginkomsten naar de deelnemende gemeenten. Daarnaast wordt de bevoorschotting van de gemeenten zodanig afgestemd dat het aangaan van leningen tot een minimum wordt beperkt. Tribuut werkt met gescheiden bankrekeningen voor de bedrijfsvoering en belastinginning.

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

2.3

Bedrijfsvoering

Het organogram is als volgt:

Formatie staf en management: 7,45 fte. (Huidige bezetting is 6.14 fte)

ICT-visie en werken vanuit de Cloud De ICT-visie is geactualiseerd in 2020. Strekking is dat we voor de desktopprogramma’s de richtlijnen van de gemeente Apeldoorn volgen. Apeldoorn is ook beheerder van onze server, die overigens apart staat van de eigen server. Het versaasen van de belangrijkste grote applicaties zoals GouwIT, Ortax e.d. is al deels gerealiseerd. Maar hier moet meer regie op worden gevoerd vanuit Tribuut. Dat is door personeelswisselingen blijven liggen. Op dit moment richten we daar beter beheer op in en worden we op dit vlak ondersteunt door Apeldoorn wat betreft contract- en leveranciersmanagement. Bedrijfsvoering Ten aanzien van huisvesting is het tweede deel (met herziening van de begane grond) gekoppeld aan een het plan om maatregelen te nemen om het binnenklimaat van Tribuut te verbeteren. Helemaal noodzakelijk nu het coronavirus ook vraagt om ventilatie terwijl dat -los van het openzetten van ramenbinnen het pand van Tribuut niet mogelijk is. De eigenaar van het gebouw (gemeente Epe) heeft naar

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

aanleiding van resultaten een bedrag gebudgetteerd voor 2022. We verwachten dit binnenkort concreet in een plan om te zetten en nog in 2022 uit te voeren. Wat betreft inkoop hebben we samen met een inkoop-adviesbureau alle urgente knelpunten en risico’s weggewerkt. Gelet op de schaalgrootte van Tribuut is ervoor gekozen om de samenwerking met twee ondersteunende gemeenten verder uit te bouwen en te verstevigen. Om zo toekomstbestendig te kunnen gaan organiseren. De preventie voor Arbo-omstandigheden is opgenomen in de DVO met Epe en afspraken rondom o.a. financiële en ICT-ondersteuning in de DVO met Apeldoorn. Wij hebben de intentie om in 2022 beide DVO’s opnieuw vast te leggen. Tenslotte heeft corona ook thuiswerken noodzakelijk gemaakt binnen Tribuut. Daarom zijn alle medewerkers in 2020 van een mobiele telefoon voorzien om vanuit de telefooncentrale te kunnen bellen en gebeld te worden. Ook hebben de medewerkers eind december 2020 hun laptop in ontvangst genomen. In 2021 hebben de meeste medewerkers veel thuisgewerkt. Eind 2021 is het beleid voor thuiswerken na het corona-tijdperk voorgelegd aan de OR voor instemming. De OR is inmiddels akkoord en we verwachten het beleid per 1 april 2022 te implementeren.

Personeel en Medezeggenschap Omdat we gestopt zijn met het HRM systeem van Performance Management zijn we nog op zoek naar een vervangend systeem van HRM gesprekken en vastlegging. In deze gesprekken wordt er ook gesproken over de ontwikkelingen van de medewerker en hun bijdrage aan de ontwikkeling van Tribuut op gebied van kwaliteit, kostenbeheersing en innovatie. Natuurlijk kunnen er ook afspraken gemaakt worden over trainingen of cursussen. Door corona is er uiteindelijk geen vervolg gegeven aan de Green Belt opleiding voor Lean. Een aantal collega’s zouden deze opleiding gaan volgen. Dit staat nog op de planning zodra deze mogelijkheden er weer zijn. We merken dat collega’s het lastig vinden om tijd te nemen om met een andere bril te kijken naar de processen. Oorzaak is de werkdruk. We moeten dit blijven stimuleren en tijd voor vrijmaken omdat ‘als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg’ te doorbreken. In 2021 is er een kleine wijziging in de organisatie aangebracht. Het vertrek van één van de managers heeft aanleiding gegeven van de omstandigheden gebruik te maken. De senioren hebben nu ook leidinggevende taken. De teamleiders blijven wel gewoon meewerkend voorman. De vrijgekomen formatieruimte is gebruikt om kwetsbare positie(s) te verbeteren. Voor functioneel beheer hebben we een uitbreiding gerealiseerd naar 2 fte.

De vacature voor juridisch medewerkers is nog niet ingevuld. De middelen gebruiken we op dit moment deels om extra ondersteuning in te huren. Verder zijn door vertrek en uitbreiding van de formatie meerdere vacatures uitgezet. De inhuur willen we fors afbouwen en beperken tot de piekperiode. Het gemiddeld ziekteverzuim is gedurende 2021 teruggelopen van ca 5% begin van het jaar, naar minder dan 2% de laatste maanden. Hier zijn wij trots op. De betrokkenheid van medewerkers is groot en thuiswerken geeft extra flexibiliteit. Dat draagt bij aan een lager verzuim is onze inschatting. De samenwerking met de OR is constructief. We hebben veel openstaande onderwerpen in goed overleg kunnen verwerken. We hebben respectievelijk advies en instemming gevraagd over het wijzigen van de HR-verantwoording naar de teamleiders en het thuiswerkbeleid. Planning & Control Wat betreft logging van handelingen in de diverse systemen kan hierop nog onvoldoende gesteund worden op systeem-controles. Dit betekent dat er door de accountant meer gegevensgerichte controles gedaan zullen moeten worden. In 2022 zal hier op geïnvesteerd worden om vanuit de diverse systemen betere controles te kunnen uitoefenen. Hierdoor zullen de interne controles betere inzichten opleveren en uiteindelijk kan er data gedreven sturing gegeven worden. Tribuut streeft naar voldoende aantoonbaar in control te zijn.

In 2022 is er een nieuw beleid omtrent Risicomanagement vastgesteld. In dit beleid zullen diverse controles worden opgevoerd die door het jaar heen zullen worden uitgevoerd. De aanloop naar

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

de Rechtmatigheidsverklaring is wederom uitgesteld. We volgen de ontwikkelingen en zijn er al deels op voorbereid. Organisatie Het organisatie ontwikkeltraject door Rijnconsult is in 2021 is grotendeels doorlopen. Uit dit traject is een routekaart ontwikkeld die handvatten heeft gegeven voor de doorontwikkeling van Tribuut. Deze doorontwikkeling is in 2021 nagenoeg afgerond.

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Jaarrekening Door middel van een jaarrekening, jaarverslag en bijbehorende controleverklaring van de onafhankelijke accountant wordt door de directie verantwoording afgelegd aan het bestuur over het gevoerde financiële beheer in een bepaald begrotingsjaar.

Balans

De balans is een momentopname en geeft inzicht in de vermogenstoestand op een specifieke datum. Aan de debetzijde van de balans zijn de activa/bezittingen opgenomen. Onder deze bezittingen vallen niet alleen tastbare bezittingen, maar ook vorderingen op derden. De creditzijde van de balans geeft de passiva/financieringsbronnen weer. Dit betreft onder andere gevormde voorzieningen en reserves en schulden op lange en korte termijn. Tribuut heeft op 31 december 2021 geen door derden aangegane geldleningen gewaarborgd en geen garantiestellingen afgegeven voor natuurlijke personen of rechtspersonen.

3.1

Activa

31-12-2021

31-12-2020

€ 31.666

€ 51.608

Uitzettingen in 's Rijksschatkist

€ 1.178.846

€ 1.219.893

Nog te ontvangen

€ 786.537

€ 526.157

Banksaldi

€ 90.508

€ 69.968

Vooruitbetaalde facturen

€ 56.417

€ 439.227

€ 2.143.975

€ 2.306.853

Materiële vaste activa Uitzettingen met een looptijd van <1 jaar

Liquide Middelen

Overlopende Activa

Totaal activa

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

3.2

Passiva

31-12-2021

31-12-2020

Eigen vermogen Algemene Reserve € 739.080 Gerealiseerd resultaat € 163.015

€ 327.199

Door te storten belastingen € 380.875

€ 381.979

Nog te betalen bedragen € 510.774

€ 701.294

Schulden met een looptijd <1 jaar

Overlopende passiva Nog uit te betalen resultaat boekjaar € 0

€ 26.506

Vooruit ontvangen bedragen € 350.231 Totaal passiva

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

€ 2.143.975

€ 869.875 € 2.306.853

Overzicht van baten en lasten in de jaarrekening

Inzicht in de resultaten per programma, waarbij een vergelijking wordt gemaakt met de programmabegroting 2021.

Begroting (€ x 1000) Lasten

Baten

Saldo

Gewijzigde Begroting (€ x 1000)

Realisatie (€ x 1000)

Lasten

Baten

Saldo

Baten

Saldo

Waardebepaling

€ 2057

-€ 2057

€ 2057

-€ 2057

€ 1859

-€ 1859

Gegevensbeheer

€ 1186

-€ 1186

€ 1186

-€ 1186

€ 997

-€ 997

Heffen

€ 1254

-€ 1254

€ 1254

-€ 1254

€ 1170

Invordering

€ 1038

-€ 1038

€ 1038

-€ 1038

€ 1259

-€ 1259

Frontoffice

€ 604

-€ 604

€ 604

-€ 604

€ 694

-€ 694

€ 6140

Gemeentelijke bijdragen

€ 6140

Gerealiseerd totaal saldo van baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Gerealiseerd Resultaat

€ 6140

€0

€ 6140

€0

€ 6140

€ 412

€ 108

€0

€ 6086

€ 6661

€ 575

€ 412

€ 6140

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

€ 6140

€0

€ 6140

€0

-€ 1171

€ 6140

Opstartbudget Project GBO

€2

€ 6498

€ 412

€ 6661

€ 163

Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling

5.1

Algemeen

De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).

5.2

Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening

De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop de diensten of goederen geleverd zijn (lasten-baten stelsel). Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begroting jaar, worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q. schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume, worden sommige personele lasten toegerekend aan de periode waarin uitbetaling plaatsvindt. Denk daarbij aan componenten zoals ziektekostenpremie ten behoeve van gepensioneerden, overlopende vakantiegelden verlofaanspraken en dergelijke. Voor arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van een jaarlijks vergelijkbaar volume wordt geen voorziening getroffen of op andere wijze een verplichting opgenomen. De referentieperiode is dezelfde als die van de meerjarenraming, te weten vier jaar.

Als er sprake is van (eenmalige) schokeffecten (bijvoorbeeld reorganisaties) dient wel een verplichting opgenomen te worden. De mutaties in de reserves worden gescheiden verantwoord. Het jaarrekeningresultaat is hierdoor zowel voor als na de storting in dan wel onttrekking uit de reserves inzichtelijk.

5.3

Balans

Vaste activa De materiële vaste activa met economisch nut worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Afschrijvingen vinden plaats op basis van de lineaire afschrijvingsmethode zoals is vastgesteld in de nota Activering- en afschrijvingsbeleid. Vlottende activa en passiva Vorderingen zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Voor verwachte oninbaarheid is een voorziening in mindering gebracht. De voorziening wordt statisch bepaald op basis van de geschatte inningskansen. Liquide middelen en overlopende posten zijn tegen nominale waarde opgenomen. De vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen de nominale waarde. Reserves Algemene reserves zijn reserves waar het algemeen bestuur geen specifieke bestemming aan heeft gegeven. Bestemmingsreserves zijn reserves waar het algemeen bestuur een specifiek doel aan heeft gegeven.

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Voorzieningen Voorzieningen kunnen in overeenstemming met de BBV worden gevormd als sprake is van: • • •

5.4

Verplichtingen en verliezen, waarvan de omvang op de balansdatum onzeker is, maar wel redelijkerwijs kunnen worden geschat. Op balansdatum bestaande risico’s, die kunnen leiden tot verplichtingen of verliezen, waarvan de omvang al redelijkerwijs kan worden geschat. Toekomstige kosten, mits de oorsprong ligt voorafgaande aan de balansdatum en de voorziening strekt tot gelijkmatige verdeling van de lasten over een aantal begrotingsjaren.

Toelichting op de balans per 31-12-2021

Vaste activa Verloop boekwaarde overige investeringen met economisch nut Boekwaarde

Boekwaarde Investeringen

31-12-2020 € 51.608

Overige materiele vaste activa

Afschrijvingen

€0

31-12-2021

€ -19.941

€ 31.666

In 2021 hebben geen investeringen op de vaste activa plaats gevonden. De stand van deze post is dan ook € 0. De afschrijvingen die hebben plaats gevonden zijn conform het afschrijvingsbeleid berekend op € 19.941 Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar De in de balans opgenomen uitzettingen, met een looptijd van één jaar of minder, kunnen als volgt gespecificeerd worden: Uitzettingen in ’s Rijksschatkist betreft de deelname van Tribuut aan het zogenaamde schatkistbankieren per 1 maart 2016. Dit houdt in dat eventuele positieve banksaldi bij het Rijk worden uitgezet. Het drempelbedrag voor Tribuut bedraagt tot en met 30 juni 2021, op basis van het begrotingstotaal, € 250.000. Vanaf 01 juli 2021 tot en met 31 december 2021 bedraagt het drempelbedrag € 1.000.000. Omdat de geldstroom uit gronde van de bedrijfsvoering van Tribuut minimaal is ten opzichte van de belastingengeldstroom is dit drempelbedrag niet toereikend voor het totale betalingsverkeer van Tribuut. Onderstaande tabel laat zien dat in het eerste kwartaal het drempelbedrag is overschreden. Oorzaak hiervan is de combi-aanslag die eind februari is bezorgd in het verzorgingsgebied van Tribuut. Dit heeft in de maand maart geleid tot veel (grote) betalingen in zeer korte tijd, waardoor het banksaldo op de belastingrekening sneller opliep dan er afgeboekt kon worden naar de schatkist. Kwartaal 1

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

Drempelbedrag

€ 250.000

€ 1.000.000

Gemiddeld per dag

€ 619.440

€ 210.529

€ 113.011

€ 123.787

Overschrijding drempelbedrag

€ 369.440

NVT

Jaarverslag en jaarrekening Tribuut 2021

Ultimo 2021 is het saldo op ’s Rijksschatkist als volgt opgebouwd: Belastingrekening: Bedrijfsvoeringsrekening Invorderingskosten en nog door te storten belastinggelden € 959.772

Totaal uitzettingen in ’s Rijksschatkist

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11399450/1