5.c Jaarstukken 2023 SSC DeSom
Tekst van het document
Jaarstukken 2023 SSC DeSom
Zichtbaar, verbonden, klaar voor de toekomst!
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1. Het jaarverslag ................................................................................................ 6 1.1 Inleiding ................................................................................................................... 6 1.2 De organisatie .......................................................................................................... 7 1.3 De medewerkers .....................................................................................................11 1.4 Programmaverantwoording .....................................................................................14 1.5 Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV) .......................20 1.6 Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo) ...............................................25 Hoofdstuk 2.
De jaarrekening .............................................................................................26 2.1 Balans per 31 december 2023 ................................................................................26 2.2 Het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening over het begrotingsjaar .........28 2.3 Toelichtingen ..........................................................................................................32 2.4 Kosten en baten van overhead ...............................................................................48 2.5 Overzicht baten en lasten per taakveld ...................................................................49 2.6 Rechtmatigheidsverantwoording .............................................................................50
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
2
Aan de leden van het Algemeen Bestuur van SSC DeSom Wognum, 10 april 2024 Voor u liggen het jaarverslag en de jaarrekening over 2023 van de gemeenschappelijke regeling SSC DeSom, het Shared Service Centrum ICT voor Westfriesland. SSC DeSom en haar deelnemers hebben een roerig en bewogen jaar achter de rug. Begin 2023 is afscheid genomen van de directeur en zijn noodzakelijke personele en organisatorische wijzigingen doorgevoerd. Dit heeft uiteraard veel impact gehad op de regionale samenwerking, het bestuur, de organisatie en de medewerkers van SSC DeSom in het bijzonder. Net als in 2022, is ook in 2023 wederom veel aandacht besteed aan het doorvoeren van maatregelen om de weerbaarheid verder te vergroten en beveiligingsdreigingen te verminderen. In goede samenwerking met de deelnemers is de overeengekomen segmentatie opgepakt en succesvol doorgevoerd. Hiermee is het 'aanvalsoppervlak' bij alle deelnemers, substantieel verminderd. Omdat het in 2022 opgestelde Meerjarenplan informatiebeveiliging niet is aangenomen door het Algemeen Bestuur, is in samenwerking met de deelnemers in 2023 een nieuw en geactualiseerd Uitvoeringsplan informatiebeveiliging voor 2024-2025 opgesteld. Een gedragen plan voor een langere periode. Het Algemeen Bestuur heeft het plan eind 2023 vastgesteld. Belangrijk is dat we de continuïteit en benodigde financiën voor een langere periode weten te borgen.
Begin 2023 is het rapport 'Stip op de horizon' opgesteld door de deelnemers. Dit rapport beschrijft de visie op informatievoorziening en automatisering voor de komende jaren, zowel bij de deelnemers als bij SSC DeSom. Aansluitend is deze visie door SSC DeSom gezamenlijk met de hoofden bedrijfsvoering van de deelnemers verder uitgewerkt in het gewenste nieuwe dienstverleningsconcept. Op verzoek van de deelnemers is SSC DeSom vervolgens gevraagd hiervoor een businesscase ‘DeSom 2.0’ op te leveren. Deze is eind 2023 aan de deelnemers aangeboden. Het bestuurlijke proces loopt nog en zal naar verwachting begin 2024 tot besluitvorming leiden. Het bestuur gaat ervan uit dat de besluitvorming positief zal zijn en daarom wordt de businesscase uitgewerkt in een transitieplan voor 2024-2026. Zodat ‘DeSom 2.0’ vanaf 2026 van start kan gaan. Dit zal leiden tot een wijzigingen in de huidige DVO's en financiële afspraken omdat in het nieuwe dienstverleningsconcept de basisdienstverlening wijzigt en daarnaast nieuwe flexibelere diensten worden ontwikkeld. De personele en organisatorische wijzigingen in 2023 hebben flinke weerslag gehad op de werkdruk. Ook de uitwerking van ‘Stip op de horizon’ heeft veel extra inzet gevergd.
Door prioritering, het slim combineren van werkzaamheden en dankzij extra inspanningen van alle betrokkenen heeft SSC DeSom haar dienstverlening op het gewenste niveau weten te behouden. In 2023 is veel werk verricht om alle medewerkers, colleges en de gemeentelijke dienstverlening in hybride vorm te kunnen laten werken. Naast de reguliere dienstverlening, is ook veel extra inzet geleverd voor 145 projecten vanuit de deelnemers/regio en 40 vanuit de SSC DeSom. Dit extra werk betrof zelfs 30% meer dan voorgaande jaren.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
3
SSC DeSom heeft voor projectcapaciteit gebruik gemaakt van de zogenaamde flexpoolconstructie met een aantal gespecialiseerde ICT detacheringsbureaus, net als voorgaande jaren. Jaarresultaat 2023 SSC DeSom heeft een negatief eindresultaat geboekt van € 50.000. In de Najaarsrapportage 2023 was per saldo een bijraming van lasten opgenomen van € 260.000. Daar de Najaarsrapportage 2023 niet is vastgesteld werd daarom een nadelig resultaat van € 260.000 verwacht. Het nadelig resultaat is beperkt gebleven tot € 50.000 vanwege enkele incidentele meevallers, welke in de verschillenanalyse in paragraaf 2.3 van deze jaarstukken nader worden toegelicht. Wij willen de Adviescommissie, de Klankbordgroep, de informatiemanagers, contractmanagers, de CISO’s en natuurlijk de medewerkers van SSC DeSom bedanken voor hun inzet in 2023. Mede dankzij hun betrokkenheid en inzet hebben we veel kunnen realiseren. Ook danken we onze collega’s bij de gemeenten, bij WerkSaam Westfriesland en onze leveranciers voor de samenwerking, de feedback en de medewerking. In dit document treft u de verantwoording aan over het gevoerde beleid en beheer over het dienstjaar 2023. Het Jaarverslag is vooral de inhoudelijke verantwoording over wat we in 2023 hebben gedaan.
De Jaarrekening is vooral een verantwoording over de cijfers: • Wat zijn de werkelijke lasten en baten en de verschillen ten opzichte van de begroting; • Wat is de boekwaarde van onze bezittingen (activa) en hoe zijn die gefinancierd (passiva); • Wat is het financieel resultaat over 2023. Onderdelen van de jaarrekening zijn: • Balans; • Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; • Toelichting op de balans; • Overzicht van baten en lasten met toelichting en analyse jaarresultaat Er zijn gedurende 2023 veel extra inspanningen geleverd door alle betrokkenen. Het bestuur heeft eind 2023 vastgesteld dat SSC DeSom desondanks haar dienstverlening op het gewenste peil heeft weten te behouden en dat het gelukt is om gezamenlijk de negatieve spiraal te doorbreken en de stijgende lijn weer op te pakken. Er is weer vertrouwen in de toekomst.
Hoogachtend, namens het Dagelijks Bestuur van SSC DeSom,
J. Franx, voorzitter.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
M.A. Vrolijk, directeur (a.i.) SSC DeSom.
4
Leeswijzer Hoofdstuk 1 bevat de informatie over de resultaten van SSC DeSom als organisatie. Verder is in dit hoofdstuk de programmaverantwoording en de paragrafen opgenomen. Hoofdstuk 2 bevat de jaarrekening met de balans en het overzicht van baten en lasten met een toelichting op de afwijkingen van € 15.000 en hoger en verdere toelichtingen en informatie.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
5
Hoofdstuk 1. Het jaarverslag 1.1
Inleiding
Zoals in de aanbiedingsbrief beschreven is 2023 voor SSC DeSom en haar deelnemers een roerig en bewogen jaar geweest. Begin 2023 is afscheid genomen van de directeur en zijn aanvullende personele en organisatorische wijzigingen doorgevoerd. Dit heeft uiteraard veel impact gehad op de regionale samenwerking, het bestuur, de organisatie en de medewerkers in het bijzonder. Ondanks deze moeilijke omstandigheden moest SSC DeSom de overeengekomen dienstverlenings- en bedrijfsvoeringstaken zien uit te voeren en liepen er gelijktijdig meer projecten dan voorgaande jaren, zowel van SSC DeSom als van de deelnemers. Het wegvallen van meerdere medewerkers op sleutelposities heeft uiteraard veel impact gehad op de SSC DeSom organisatie en de medewerkers en is niet zonder slag of stoot verlopen. Ook moest dit aanvankelijk vooral intern opgevangen worden, wat uiteindelijk niet houdbaar bleek. De functie van directeur is door het bestuur per direct tijdelijk ingevuld. Ondanks deze moeilijke omstandigheden hebben de medewerkers van SSC DeSom veel veerkracht en flexibiliteit getoond en gezamenlijk de dienstverlening op peil weten te houden. Ook de vele projecten zijn niet stil komen liggen en er zijn zelfs nieuwe initiatieven opgepakt. Zoals in de aanbiedingsbrief is gememoreerd is de dienstverlening niet in het geding gekomen en zijn er op een aantal terreinen belangrijke stappen gezet.
De segmentatie, een nieuw breed gedragen meerjaren uitvoeringsplan informatiebeveiliging en het uitwerken van ‘Stip op de Horizon’ in een haalbare businesscase. Al met al, als wij de balans opmaken kunnen we concluderen dat er in 2023 veel bereikt en gerealiseerd is. Exploitatie Basis voor de exploitatie is de vastgestelde Begroting 2023. De begroting wordt op twee momenten integraal beoordeeld. In de voorjaarsrapportage ligt de nadruk op toetsing van uitgangspunten bij de begroting. Bij de najaarsrapportage wordt met name beoordeeld of geraamde budgetten naar verwachting toereikend zullen zijn of moeten worden bijgesteld. In 2023 is gelijktijdig met de voorjaarsrapportage een begrotingswijziging voorgelegd aan het bestuur, beide zijn aangenomen. De aangeboden Najaarsrapportage 2023 is in december 2023 wegens ontbreken van unanimiteit niet door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De verschillen tussen raming en werkelijk zijn daarom in deze jaarstukken omvangrijk. Stand van zaken van eerder beschikbaar gestelde kredieten wordt nader toegelicht bij paragraaf 1.4. Toegepaste verrekenmethodiek De kostentoedeling vindt plaats in de vorm van een bijdrage, die bij de deelnemende gemeenten en afnemer WerkSaam Westfriesland in rekening wordt gebracht. De bijdrage, die van de deelnemende gemeenten wordt gevraagd, is gebaseerd op het aantal inwoners (t-1).
Voor afnemer WerkSaam Westfriesland is de bijdrage vastgesteld op een vast bedrag. Dat bedrag wordt jaarlijks geïndexeerd.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
6
1.2
De organisatie
De rol van SSC DeSom De rol van SSC DeSom als inhoudelijke technische beheerexpert en de bijdrage in de dienstverleningsketen is in 2023 feitelijk niet veranderd. Het is afgelopen jaren zichtbaar geworden, dat de overstap naar het afnemen en leveren van diensten vanuit een hybride Cloud omgeving veranderingen veroorzaakt, die meer complexiteit met zich meebrengen. Opdrachten voor het uitbreiden/verbeteren van de digitale dienstverlening en het steeds meer data gedreven werken, vragen continue technologische aanpassingen en verdere doorontwikkeling van dienstverlening inclusief competenties en kennis van de medewerkers van SSC DeSom en de deelnemers. Ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie In 2023 is op verzoek van de deelnemers in samenwerking met de hoofden bedrijfsvoering van de deelnemers een nieuw dienstverleningsconcept beschreven ‘DeSom 2.0’ dat naar verwachting, als hier bestuurlijk toe besloten wordt, komende jaren tot veranderingen bij zowel SSC DeSom als de deelnemers gaat leiden. Ongeacht de besluitvorming hierover zal ook in komende jaren continuïteit, informatieveiligheid, ondersteunen van eindgebruikers en het technisch beheer van onze gemeenschappelijke infrastructuur de corebusiness van SSC DeSom blijven. Maar deelnemers willen daarnaast meer flexibiliteit en minder afhankelijk zijn van elkaar.
De gemeente Medemblik heeft in 2021 de lopende dienstverleningsovereenkomst voor de ondersteuning bij de personeels- en salarisadministratie voor SSC DeSom beëindigd. SSC DeSom is sinds 1 januari 2023 zelf verantwoordelijk voor de personeels- en salarisadministratie en maakt hiervoor gebruik van AFAS met partner Simplex. Eind 2023 is in goed overleg met gemeente Medemblik afgesproken om ook de dienstverleningsovereenkomst voor de Functionaris Gegevensbescherming te beëindigen omdat deze niet meer voldeed aan de behoefte die SSC DeSom op dit vlak heeft en gemeente Medemblik deze capaciteit zelf nodig had. SSC DeSom zal daarom in 2024 voorlopig extern elders Privacy diensten afnemen. In 2022 heeft het Algemeen Bestuur besloten dat de kaderbrieven en begrotingen niet meer beleidsarm worden opgesteld, ingaande Kaderbrief 2024 en Begroting 2024. Samenwerking In 2023 is de samenwerking tussen de deelnemers en SSC DeSom geïntensiveerd. ‘Stip op de Horizon’, het dienstverleningsconcept ‘DeSom 2.0’ en het Uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025, maar ook de succesvolle uitvoering van de vele gemeenschappelijke projecten zijn hier enkele resultaten van. De ‘Stip op de Horizon’, opgesteld door de deelnemers, is uitgewerkt in een haalbare businesscase ‘DeSom 2.0’.
De deelnemers herkennen zich in de businesscase en het bestuur omarmt de ambities en de opzet van een ‘nieuwe’ ‘DeSom 2.0’. ‘DeSom 2.0’ staat voor een nieuwe wijze van dienstverlening waarbij de deelnemers zelf keuzes kunnen maken zonder rekenschap aan andere deelnemers. Dit biedt meer vrijheid in beleidskeuzes en kiezen van een eigen roadmap bij de deelnemers. ‘DeSom 2.0’ biedt standaard diensten aan en kan als deelnemers dat willen ook extra (maatwerk) diensten en projectondersteuning leveren. De gewenste start van ‘DeSom 2.0’ wordt verwacht in 2026. Eén en ander zal leiden tot organisatorische en personele aanpassingen binnen SSC DeSom en haar deelnemers. Daarnaast zal hierdoor de financiële huishouding vanaf 2026 substantieel wijzigen. Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
7
Op het moment van schrijven van dit jaarverslag loopt het bestuurlijke proces nog en is SSC DeSom in afwachting van besluitvorming over ‘DeSom 2.0’. Op de as van de samenwerking zijn er in 2023 verder de volgende activiteiten te melden: • leveren van advies en ondersteuning bij regionale (inkoop)projecten; • hulp bij regionale inkooptrajecten; • gezamenlijke deelname aan landelijke VNG aanbestedingen; • periodieke ICT afstemming met gemeente Hoorn. Informatiebeveiliging en privacy, wat hebben we gerealiseerd en wat nog niet. In dit onderdeel gaan wij in op de resultaten op het gebied van de informatiebeveiliging. Het IT landschap is continue in beweging en de ontwikkelingen binnen informatiebeveiliging gaan snel. Innovatie, datagebruik, klantwensen en gebruikers leggen een steeds hogere druk op de IT. Hiernaast nemen ook de risico’s toe. Dagelijks lezen we in de krant over succesvolle aanvallen op bedrijven, kritische infrastructuren en overheden. Dwingende adviezen en aanbevelingen vanuit wet- en regelgeving, bijvoorbeeld het moeten voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (de BIO) en het opvolgen van de adviezen van de VNG en de landelijke Informatie Beveiligingsdienst (de IBD), maken het noodzakelijk veel tijd en aandacht te besteden aan security en informatiebeveiliging en hier structureel in te investeren.
In 2023 werd duidelijk dat ook de Europese richtlijnen voor NIS2 in aantocht zijn en dat we ons hierop voor zullen moeten gaan bereiden. In 2024, conform het uitvoeringsplan informatiebeveiliging 2024-2025, gaat SSC DeSom van start met ISO 27001 en 27002 certificering en zal zich mede richten op de richtlijnen vanuit NIS2. In 2023 is het (cyber)dreigingsniveau onveranderd hoog geweest en heeft dit veel van onze aandacht gevergd. Ook dit jaar zijn er weer verschillende voorbeelden geweest van landelijke en gemeentelijke overheidsorganisaties, die zijn aangevallen door cybercriminelen, met vaak ingrijpende gevolgen voor de dienstverlening. SSC DeSom probeert hen voor te blijven door steeds proactief te reageren door uitbreiding van monitoring instrumenten, firewalls en maatregelen op de inrichting van onze informatiebeveiliging en systemen en haar medewerkers adequaat op te leiden. Doorlopend versterken en borgen wij onze security- en architectuurformatie door opleiding en doorstroom van eigen personeel. In 2023 is in regionaal verband (samen met de Informatiemanagers en CISO van de deelnemers en SSC DeSom) een analyse van de belangrijkste gewenste ontwikkelingen met bijhorende maatregelen op gebied van informatiebeveiliging gemaakt. Deze ontwikkelingen zijn vervolgens opgenomen in het uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025.
Om dit plan te toetsen en te bepalen welke maatregelen voor SSC DeSom en de deelnemers het meest relevant zijn, heeft SSC DeSom extern een technische risico analyse laten uitvoeren. Vervolgens is hierover een advies uitgebracht aan het Bestuur. Het Algemeen Bestuur heeft in december het uitvoeringsplan Informatiebeveiliging 2024-2025 goedgekeurd. In 2023 is verder gewerkt aan diverse Informatiebeveiligingsprojecten, sommige in het kader van onderhoud, doorontwikkeling of optimalisatie van bestaande systemen, inrichting en processen. Andere betrof totaal nieuwe maatregelen, zoals bijvoorbeeld Netwerksegmentatie. SSC DeSom heeft in 2023 wederom het certificaat van Data Pro gekregen op de toepassing van de AVG binnen onze organisatie. Voor de functionaris Gegevensbescherming (FG) maakte SSC DeSom in 2023 gebruik van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) hierover met de gemeente Medemblik. Deze DVO is eind 2023 beëindigd.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
8
SSC DeSom is in 2023 ook wederom geaudit op de inrichting, het gebruik en de borging van al haar ICT processen en heeft vervolgens voor 2023 ook weer de ISAE 3402 Type II verklaring verkregen. Dit is een bijzondere prestatie, die ook voordelen biedt bij de jaarlijkse accountantscontrole bij onze deelnemers. 2023 is waarschijnlijk wel het laatste jaar dat SSC DeSom een ISAE 3402 audit zal laten uitvoeren, omdat vanaf 2024 SSC DeSom zal starten met ISO 27001 en 27002 certificering en inrichting. Tussen beide zit overlap, ISO 27001 certificering gaat echter verder dan ISAE 3402 en sluit beter aan op de BIO en NIS2. Communicatie en dienstverlening SSC DeSom besteed veel tijd en aandacht aan communicatie en verbetering van de dienstverlening. Door het grote aantal eindgebruikers (dit aantal is in 2023 zelfs gestegen naar 2250) en het forse personeelsverloop bij de deelnemers blijken eindgebruikers vaak niet goed op de hoogte van afspraken over de dienstverlening en blijft het lastig om alle eindgebruikers persoonlijk te bereiken, te bedienen en aan verwachtingen te voldoen. Dit is in de basis ook niet een taak voor SSC DeSom, voor interne communicatie en het inwerken van nieuwe medewerkers zijn de deelnemers en WerkSaam immers zelf verantwoordelijk.
Communicatie over de dienstverlening vanuit SSC DeSom verloopt daarom vooral via de hiervoor door de organisaties aangestelde contactpersonen (Informatiemanagers, Contractmanagers en CISO’s) en platformen. Om de beschikbare resources zo goed mogelijk te benutten tracht SSC DeSom haar processen zo efficiënt mogelijk in te richten en legt SSC DeSom specifieke focus op de zelfredzaamheid van de medewerkers van de aangesloten organisaties. Hiervoor worden continue aanpassingen op de website (eindgebruikers komen dan op een Extranet) en in Topdesk gedaan. Door de ‘Topdesk’ Portal aan te passen kunnen medewerkers daar eenvoudig oplossingen van veel voorkomende werkzaamheden vinden. Op die manier kunnen de medewerkers op een zelf gekozen moment, dus ook buiten kantoortijden, zelf kijken of er een oplossing bestaat. En als dat niet lukt een melding aanmaken of opzoeken wat de status van hun melding is. Ook in 2023 is vol ingezet op de doorontwikkeling van de interne (ITIL) processen. Met name: • incidentmanagement, • configuratiemanagement, • probleemmanagement, • changemanagement, • continuïteitsmanagement. Dit heeft de volgende resultaten gegeven: • Een bijna volledig geautomatiseerde vulling van de CMDB (Configuratie Management Data Base). • Standaard rapportages (in Topdesk en in Power BI) om intern de processen te kunnen meten en meer grip op langer lopende issues te krijgen.
Maar ook betere monitoring van de workload per medewerker waardoor meldingen niet onnodig lang open blijven staan. Voor de deelnemers en WerkSaam zijn deze standaard rapportages desgewenst ook beschikbaar maar dan zijn deze gericht op hun eigen organisatie. • Met betrekking tot de ontwikkeling van expertisegroepen is dit jaar de telefooncentrale aangepast en krijgt bellers een beperkt aantal keuzemogelijkheden. Door het inzetten van expertisegroepen trachten wij een gebruiker sneller en beter te kunnen helpen.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
9
Financiële administratie SSC DeSom is zelf verantwoordelijk voor de uitvoer, kwaliteit en continuïteit van het financieel beheer. Er is in 2023 wederom extra energie gestoken in het doorontwikkelen en actualiseren van het financieel beleid, de financiële processen en de procesbeschrijvingen. Het interne controleplan op de financiële processen is, ook in samenspraak met de accountant verder vervolmaakt als onderdeel van een continue kwaliteitsproces. De door Publieke Sector Accountants (PSA) aangereikte aanbevelingen zijn doorgevoerd. Mede door de verbeterde inrichting van de financiële processen en het goed functionerende financiële team is het financieel beheer goed belegd en kan meer tijd worden besteed aan de administratieve organisatie en interne controle. Ook de voor de gewijzigde rechtsmatigheidsverantwoording en fraude verantwoording benodigde aanpassingen zijn in 2023 in samenspraak met PSA doorgevoerd en door het bestuur bekrachtigd.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
10
1.3
De medewerkers
De directie en medewerkers van SSC DeSom blijven zich bewust van de externe en interne ontwikkelingen op het gebied van informatievoorziening, informatisering en automatisering. We zien in de periode 2023-2026 een sterke ontwikkeling van een E-overheid (elektronisch) naar een I-samenleving (informatie gedreven) in een hybride werkomgeving. Medewerkers willen meebewegen met deze ontwikkelingen en daarbij is een strategisch personeelsbeleid onontbeerlijk. In overleg met de personeelsvertegenwoordiging (OR), is door de directie van SSC DeSom al eerder (in 2019 in verband met de DWO werkplek en de Hybride Cloud Infrastructuur) een strategisch personeelsplan (SPP) opgesteld met het doel het personeelsbestand gezond en wendbaar te houden. We willen een gepaste balans tussen kernbezetting en flexibele schil bereiken ondanks de moeilijke positie bij de werving van ICT personeel op de huidige arbeidsmarkt. Het plan is dynamisch ingericht en wordt periodiek aangepast aan nieuwe ontwikkelingen. In 2023 is SSC DeSom geconfronteerd met het vertrek van medewerkers, waaronder die van enkele vaste spilfuncties. En het tijdelijk wegvallen van diverse medewerkers door ziekte. Alleen de functie van directeur is per direct tijdelijk ingevuld. De andere posities werden aanvankelijk vooral intern opgevangen, wat uiteindelijk niet houdbaar bleek.
Vervolgens is hier ook deels externe vervanging voor aangetrokken. Het mag duidelijk zijn dat deze transities leiden tot extra werkdruk vanwege het tijdelijk moeten opvangen van deze taken en het inwerken van nieuwe (tijdelijke) medewerkers. Sinds december 2022 maakt SSC DeSom gebruik van een externe vertrouwenspersoon. SSC DeSom is te klein om deze rol intern in te kunnen vullen. Procesinrichting Vanuit de geïnventariseerde behoefte aan kwalitatieve medewerkers is er een match gemaakt met de meest wenselijke organisatiestructuur en functie-inhoud. Zo zijn de operationele functies nu zo generiek mogelijk beschreven. Voor elke functie geldt dat één of meer elementen uit het bedrijfsvoeringsmodel (zie onderstaande afbeelding) onderdeel uit kunnen maken van die functies.
Ieder blad stelt een cluster van taken voor. De overlappingen van de bladen geeft de communicatiegebieden weer, spreek je collega’s rechtstreeks aan. Het totaal – een windmolen – is effectief/geeft energie zolang alle bladen van de molen de juiste vorm hebben en optimaal (samen)werken. In gezamenlijkheid dragen zij verantwoordelijkheid voor het geven van energie aan onze deelnemers en intern. Anders gezegd; álle medewerkers van SSC DeSom zijn ervoor verantwoordelijk, dat het eindproduct goed is! Tenslotte, de as van de molen symboliseert de aansturing; niet top-down management maar veel meer sturing vanuit gezamenlijkheid, procesmatig monitoren en coördinatie. Medewerkers worden bijgeschoold als duidelijk wordt, dat er een lacune bestaat tussen benodigde en beschikbare kennis. Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
11
Medenzeggenschap Er is in 2023 twee wekelijks informeel overleg en maandelijks formeel overleg met de OR geweest. De OR heeft in 2023 weer gezamenlijk een training gevolgd. Organisatiestructuur overzicht
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
12
Opleidingen De ontwikkelingen in de techniek gaan snel. Dat betekent dat het personeel continue moet worden opgeleid zodat zij de techniek kunnen bijhouden. Ook de ontwikkelingen op het negatieve vlak (cybercriminaliteit) gaan snel en ook daar moeten we de ontwikkelingen bijhouden en in dit geval voorblijven. Om deze ontwikkelingen bij te houden moeten alle (technische) medewerkers van SSC DeSom zich certificeren in de voor hun specifieke functie relevante opleidingen. In 2023 is door de beschreven majeure ontwikkelingen en hoge werkdruk als gevolg daarvan, begrijpelijkerwijs veel minder tijd beschikbaar geweest voor scholing van personeel. Waar mogelijk zijn wel opleidingen gevolgd. Overige ontwikkelingsinspanningen: • Er is aandacht geweest voor de verschillende technische opleidingen, onder andere in Azure (Cloudoplossing). Medewerkers van technisch beheer hebben zich verder gespecialiseerd in Azure in verband met het beheer van de hybride omgeving. Dit is een continue proces. • De beheerexperts binnen SSC DeSom hebben zich nog verder ontwikkeld binnen het Microsoft platform. Per afdeling zaten daar verschillen in, van SC 900 voor Frontoffice tot en met SC 300 voor technisch beheer. Een aantal medewerkers hebben zich verder ontwikkeld in Office365/SharePoint/Teams beheer. Ook hebben een aantal van hen een PowerBI opleiding gevolgd.
• Diverse medewerkers hebben in 2023 additionele Microsoft certificaten behaald. • Een aantal medewerkers hebben in 2023 een maatwerktraining voor Netwerkbeheer Fundamentals gevolgd, deze werd op twee verschillende niveaus aangeboden (basis en expert). • Een aantal medewerkers hebben een specifieke Linux opleiding gevolgd. • Een aantal medewerkers hebben specifieke ITIL-processen gevolgd waarmee we de procesinrichting en -uitvoering verder kunnen verbeteren (foundation en practioner). • Er is specifieke training met betrekking tot monitoring gevolgd (Splunk). • Daarnaast zijn er specifieke strategische opleidingen gevolgd op gebied van architectuur, security en auditing. • Diverse medewerkers hebben in 2023 een security certificaat behaald. • Alle medewerkers van SSC DeSom hebben in 2023 Awareness trainingen gevolgd. Dit is een continue proces. • Alle medewerkers van SSC DeSom hebben instructie gehad in verband met de overgang naar het nieuwe personeelssysteem. • Een aantal medewerkers hebben specifieke (beheer)opleidingen gehad in verband met de overgang naar het nieuwe personeelssysteem. • Verder hebben medewerkers verschillende seminars en webinars gevolgd en zijn er vakbladen beschikbaar om zich op persoonlijk en zakelijk niveau te kunnen blijven ontwikkelen. • Diverse medewerkers hebben op hun vakgebied beurzen en seminars bezocht en deelgenomen aan kennissessies.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
13
1.4
Programmaverantwoording
De missie SSC DeSom biedt effectieve, efficiënte en toekomstgerichte ICT dienstverlening aan haar deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland. Betrouwbaarheid, continuïteit, beveiliging, regie, klantgerichtheid en innovatie zijn onze kernwaarden. De doelstellingen: • Borgen van de continuïteit en betrouwbaarheid; • Verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening; • Verbeteren van de efficiency; • Regie op specialistische kennis; • Optimaliseren van uitvoeringsaspecten; • Financiële voordelen door onder andere gezamenlijk inkoop; • Aandacht voor integrale veranderkracht, innoveren indien mogelijk (in opdracht en middelen beschikbaar); • Minder meerkosten; • Meer mogelijkheden creëren tot verdere vormen van ICT samenwerking op langere termijn; • (Door)ontwikkelen en beheren Hybride Cloud Infrastructuur en nieuwe digitale werkplek.
Wat hebben we bereikt? • De kwaliteit van de ICT dienstverlening is van een constant niveau gebleken; • Stabiele, betrouwbare systemen; • Geen noemenswaardige verstoringen, een zeer lage ‘down time’ tijdens productie-uren; • Goede beschikbaarheid van het netwerk en de werkplekken; • De samenwerking met de deelnemers, afnemer en in de regio is voortgezet en zelfs geïntensiveerd; • Cloudbeleid, dat is opgesteld in samenwerking met de deelnemers wordt toegepast, maar er wordt ook gezamenlijk gekeken naar verdere doorontwikkeling hiervan; • De bij de hybride Digitale Werk Omgeving (DWO) bijbehorende beheer- en beveiligingstoepassingen worden beheerd door SSC DeSom, maar ook hierbij wordt gezamenlijk gekeken naar verdere doorontwikkeling hiervan; • In 2022 is gezamenlijk met de regionale Informatiemanagers en SSC DeSom advies met betrekking tot de doorontwikkeling van de werkplek uitgebracht, resulterend in een tweetal opdrachten vanuit de Adviescommissie voor zogenaamde Proof of Concepts (POC). De POC voor de vervanging van de VDI/CAD omgeving kreeg de hoogste prioriteit en moest als eerste opgepakt worden. Dit heeft in 2023 geleid tot de vervanging van de verouderde VDI omgeving.
De POC voor de opvolger van de verouderde Citrix werkplek moest uitgesteld worden en is pas eind 2023 gestart, deze loopt nog; • In 2023 is tussen Medemblik en SSC DeSom op verzoek van de deelnemers een nieuwe huurovereenkomst voor de serverruimten afgesloten voor de in Wognum achtergebleven RAAS servers van de gemeenten. De gemeenten willen ook dat SSC DeSom voor hen de dagelijkse tapewissel blijft uitvoeren; • Aanvullende beveiligingsmaatregelen zijn getroffen, waaronder Netwerksegmentatie; • De monitoring is verder uitgebreid en zowel security-, system- als procesmonitoring is verbeterd; • Certificering op de toepassing en het gebruik van de AVG door SSC DeSom (Data Pro Certificering); • De ISAE 3402 Type II verklaring is wederom behaald; • De Topdesk inrichting en de SSC DeSom beheerprocessen zijn geoptimaliseerd; • Deelname aan diverse VNG aanbestedingen/contracten. • In 2023 is eindelijk de juridische procedure van de beëindigde VNG GT Connect aanbesteding afgewikkeld. Hiervoor is in de Voorjaarsrapportage budget toegekend; Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
14
• • •
• •
In 2023 heeft SSC DeSom een aanbesteding ten behoeve van levering van werkplekapparatuur ten behoeve van de Dienst werkplek uitgevoerd en de nieuwe processen i.v.m. een nieuwe leverancier en nieuwe apparatuur geïmplementeerd; In 2023 is de digitale Telefoniecentrale en de bijbehorende clientsoftware geüpgrade; In 2023 heeft SSC DeSom de technische basis architectuur in de Architectuurtooling geïmplementeerd en is er een start gemaakt met het realiseren van koppelingen voor de vulling met de technische componenten, dit zal komende jaren verder doorontwikkeld moeten worden. In 2023 is het Microsoft contract verlengd. In 2023 heeft SSC DeSom meegewerkt aan het innovatieproject van SED voor de ontwikkeling van Atlas, dit betreft een Azure Kubernetes landing zone op het Azure platform van SSC DeSom, SED wil op dit platform een aantal GEO bronnen ontsluiten.
Wat hebben we daarvoor gedaan? • Levering van producten en diensten uit de PDC waaronder werkplekken en telefonie; • ICT ondersteuning op 1e en 2e lijns niveau over de afgenomen producten en diensten uit de PDC via de servicedesk; • Beheer en onderhoud van de ICT infrastructuur van SSC DeSom; • Werkplekbeheer; aan- en afsluiten van werkstations, randapparatuur en telefoon op het LAN, het installeren, implementeren en configureren van werkstations en de reparatieafhandelingen van werkstations; • Internet; aansluiting van de netwerkinfrastructuur aan het publieke internet en bewaking en preventie van virus, hacking of andersoortige aanvallen van buitenaf; • Zorgen dat printen, scannen en kopiëren mogelijk is en het technisch beheer en onderhoud op de multifunctionals; • Wifi; draadloos internet en draadloos toegang tot de netwerkinfrastructuur; • Technisch applicatiebeheer van de applicaties mits geïnstalleerd op de SSC DeSom omgeving; • ICT advies (aanvullende dienstverlening); • Technische ondersteuning bij ICT projecten (aanvullende dienstverlening); • Projectondersteuning; leveren van kennis en advies aan de deelnemers bij het uitvoeren van projecten of bij de voorbereiding daarvan (aanvullende dienstverlening); • Beveiligingsbeheer; • ICT ondersteuning bij audits; • Uitwijk op de infrastructuur; • Back-up en restore; het bewaren van alle data op netwerkschijven van de
deelnemers; • ICT ondersteuning bij crisisbeheersing; • ICT ondersteuning bij verkiezingen; • ICT inkoopondersteuning; • Contractbeheer van contracten van SSC DeSom; • Beheer Configuratie management data base (CMDB); • Certificaatbeheer (aanvullende dienstverlening); • Financiële administratie van SSC DeSom; • De HRM functie uitgevoerd binnen SSC DeSom (dienstverleningsovereenkomst met gemeente Medemblik voor ondersteuning, advies P&O en juridische zaken is beëindigd); • Piketdienst tijdens avondopenstellingen van de gemeenten; • Aanvullende dienstverlening geleverd; • Invulling gegeven aan nieuwe ontwikkelingen; • Ontwikkelen interne organisatie; • Samenwerking regionaal; • Stageplaatsen geboden aan ICT-ers in opleiding (MBO, HBO ICT en/of Security).
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
15
De gemeentelijke en regionale projecten en extra werkzaamheden voor de deelnemers en afnemer vallen niet onder de begroting van SSC DeSom, maar worden direct doorbelast aan de opdrachtgever. In het licht van de begroting en jaarrekening is 2023 een extreem druk jaar geweest. Er is hard gewerkt aan de corebusiness ‘het beheer’ en onze interne processen. Daarnaast is er hard gewerkt aan de vele projecten en alle nieuwe ontwikkelingen als gevolg van de door de gemeenten ontwikkelde visie op ‘Stip op de Horizon’ en ‘DeSom 2.0’. De besteding van beschikbaar gestelde kredieten in 2023 wordt hieronder nader toegelicht. Investering voor Hardware werkplekken personeel SSC DeSom (€ 75.000) Via de Voorjaarsrapportage 2022 is de aanvraag voor een nieuw investeringskrediet voor de jaren 2022 tot en met 2024 voor de noodzakelijke aanschaf van apparatuur voor nieuw personeel en de gedeeltelijke vervanging van bestaande, defecte of niet meer toegestane apparatuur geaccordeerd. Het restantkrediet per 31 december 2023 bedraagt € 36.404. Dit restantkrediet zal de komende tijd verder worden aangewend. Investering voor Meubilair en inventaris werkplekken personeel SSC DeSom (€ 25.000) In 2023 is ten laste van dit investeringskrediet uit 2019 € 3.870 uitgegeven.
Het krediet wordt aangewend voor noodzakelijke aanschaf van meubilair voor nieuw personeel en vervanging van bestaand meubilair op Arbo-advies. Het restantkrediet per 31 december 2023 bedraagt € 8.972. Dit restantkrediet zal komende jaren verder worden aangewend. Investering voor Project Vervanging VDI infrastructuur (€ 75.000) Het krediet voor het project Vervanging VDI infrastructuur is in de Voorjaarsrapportage 2023 aangevraagd en geaccordeerd. Alle werkzaamheden voor dit project zijn in 2023 uitgevoerd en afgerond. Uiteindelijk is ten laste van het krediet een bedrag van € 69.669 gekomen waardoor er een restantkrediet van € 5.331 is overgebleven, die niet zal worden uitgegeven. Het krediet is inmiddels afgewikkeld.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
16
Beleidsindicatoren De voorgeschreven te publiceren beleidsindicatoren voor 2023 zijn: Taakveld 0 - Bestuur en ondersteuning Naam indicator Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead
Eenheid
Bron
Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van de totale loonsom + totale kosten inhuur externen % van totale lasten
Eigen gegevens Eigen gegevens Eigen begroting
Indicator jaarrekening 2023 0,278 0,253 € 32,34
Eigen begroting Eigen begroting
19% 100%
Algemene dekkingsmiddelen De algemene dekkingsmiddelen zijn de gemeentelijke bijdragen van de deelnemers aan de regeling en de bijdrage van afnemer WerkSaam Westfriesland. De gemeentelijke bijdragen van de deelnemers zijn daarbij gebaseerd op het aantal inwoners (t-1). Bij afnemer WerkSaam Westfriesland wordt jaarlijks een vast bedrag plus indexatie in rekening gebracht. Voor 2023 bedraagt deze bijdrage € 662.000 (afgerond). Een overzicht van de bijdragen van de deelnemers en afnemer WerkSaam Westfriesland is in paragraaf 2.2 van de jaarrekening opgenomen. De kosten van overhead Op basis van voorschriften moet in de programmaverantwoording een onderscheid worden gemaakt tussen de kosten van overhead en de overige kosten. De kosten van overhead in 2023 bedragen in totaal afgerond € 9.525.000 en hebben betrekking op alle kosten, behalve rente. Heffing van vennootschapsbelasting SSC DeSom is ondernemer en valt in principe onder de vennootschapsbelasting. Voor samenwerkingsverbanden is echter sprake van vrijstelling als wordt voldaan aan de volgende drie voorwaarden: 1 de activiteiten worden verricht voor de participerende rechtspersonen; 2 de activiteiten zouden niet zijn belast als ze bij de individuele deelnemers zouden worden verricht; 3 de participanten dragen naar evenredigheid bij in de kosten van de activiteiten.
Voor de dienstverlening aan de deelnemers wordt aan deze drie voorwaarden voldaan. Echter, er worden ook diensten geleverd aan een niet-participerende rechtspersoon, WerkSaam Westfriesland. Ten aanzien van deze dienstverlening zijn wij (op basis van advies van belastingdeskundigen) tot de volgende conclusie gekomen: • De activiteiten voor de deelnemers en die voor WerkSaam Westfriesland vormen twee aparte activiteiten; • De activiteiten voor de deelnemers vormen een onderneming waarvoor de samenwerkingsvrijstelling kan worden toegepast; • Het is niet te beoordelen of de activiteiten voor WerkSaam Westfriesland in 2023 per saldo winstgevend zijn, maar als dat zo is, is er nog geen sprake van een onderneming, omdat er nog niet over een reeks van jaren geregeld overschotten zijn behaald. Bovendien wordt dat voordeel niet beoogd; • Op basis hiervan zijn wij van mening dat inzake het resultaat in 2023 geen sprake is van heffing van vennootschapsbelasting. In 2023 heeft de Belastingdienst het standpunt van SSC DeSom wederom bevestigd door voor het belastingjaar 2022 een definitieve nul-aanslag vast te stellen. Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
17
Gebruik van de post Onvoorzien Het budget voor onvoorziene uitgaven is in 2023 niet aangesproken.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
18
Wat heeft het gekost? OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN
Infrastructuur en werkplekken Afschrijvingen Aanschaf licenties Audits licenties Verbruikskosten cloud Onderhoud Rente Organisatiekosten Salaris en sociale premies Personeelsgerelateerde budgetten Inhuur derden Informatiebeveiliging Overige bedrijfskosten Inkoop diensten bij gemeenten Huur kantoorruimte Huur en energie serverruimten Bijdrage ondersteunende diensten Inkoop diensten bij derden Huur verbindingen Huur datacenter Externe dienstverleningscontracten Verwerking salarisadministratie
Bedragen afgerond op € 1.000 Primitieve Gewijzigde Begroting 2023 Begroting 2023 Werkelijk 2023 Verschil € € € € € €
713.000 € 1.289.000 € 28.000 € 263.000 € 268.000 € 10.000 €
781.000 € 1.409.000 € 28.000 € 263.000 € 283.000 € 10.000 €
709.000 € 1.388.000 € 1.000 € 134.000 € 253.000 € 2.000 €
72.000 21.000 27.000 129.000 30.000 8.000
€ € € € €
3.188.000 € 80.000 € 134.000 € 67.000 € 121.000 €
3.418.000 € 80.000 € 134.000 € 396.000 € 121.000 €
3.195.000 € 46.000 € 744.000 € 245.000 € 358.000 €
223.000 34.000 -610.000 151.000 -237.000
€ € €
214.000 € 114.000 € 45.000 €
214.000 € 124.000 € 45.000 €
247.000 € 10.000 € 8.000 €
-33.000 114.000 37.000
€ € € €
232.000 € - € 147.000 € - €
232.000 € - € 257.000 € - €
150.000 € 115.000 € 235.000 € 15.000 €
82.000 -115.000 22.000 -15.000
€
10.000 €
10.000 €
- €
10.000
Subtotaal lasten (A) €
6.923.000 €
7.805.000 €
7.855.000 €
-50.000
€ €
6.261.000 € 662.000 €
7.069.000 € 662.000 €
7.069.000 € 662.000 €
-
Subtotaal baten (B) €
6.923.000 €
7.731.000 €
7.731.000 €
-
Subtotaal baten en lasten (B -/- A) €
- €
-74.000 €
-124.000 €
50.000
Onvoorzien
Vaste bijdrage deelnemers Bijdrage WerkSaam Westfriesland
Diverse dienstverlening Kosten projecten deelnemers
€
- €
- €
530.000 €
-530.000
Kosten telefonie/multifunctionals/PDC-producten
€
- €
- €
1.142.000 €
-1.142.000
Subtotaal lasten (C) €
- €
- €
1.672.000 €
-1.672.000
Doorbelasting projecten deelnemers
€
- €
- €
530.000 €
530.000
Doorbelasting telefonie/multifunctionals/PDCproducten
€
- €
- €
1.142.000 €
1.142.000
Subtotaal baten (D) €
- €
- €
1.672.000 €
1.672.000
Subtotaal baten en lasten(D -/- C) €
- €
- €
- €
-
Gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten (B + D -/- A -/- C)
€
- €
-74.000 €
-124.000 €
-50.000
Onttrekking van reserves Toevoeging aan reserves Mutaties reserves
€ € €
- € - € - €
74.000 € - € 74.000 €
74.000 € - € 74.000 €
-
Gerealiseerd resultaat
€
- €
- €
-50.000 €
-50.000
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
19
1.5
Paragrafen conform het Besluit begroting en verantwoording (BBV)
Artikel 26 van BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als in de begroting opgenomen zijn. Van belang zijn de volgende paragrafen: • weerstandsvermogen en risicobeheersing; • financiering; • bedrijfsvoering. De paragraaf ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ is bedoeld voor de kapitaalgoederen wegen, riolering, water, groen en gebouwen. De kapitaalgoederen bij SSC DeSom betreffen echter ICT equipment. Hierdoor is het niet vereist een beschrijving op te nemen. Er is dan ook geen paragaaf ‘Onderhoud kapitaalgoederen’ opgenomen. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin SSC DeSom in staat is substantiële tegenvallers op te vangen, zonder dat de continuïteit van de bedrijfsvoering in gevaar komt. Bij de beoordeling van het weerstandsvermogen van SSC DeSom moet de weerstandscapaciteit worden bezien in relatie tot mogelijke risico’s. De weerstandscapaciteit bestaat uit vrij aanwendbare middelen, onbenutte inkomstenbronnen en bezuinigingsmogelijkheden. Tot de vrij aanwendbare middelen horen alle reserves met een vrij aanwendbaar karakter.
In het kader van de financiële risicobeheersing zijn de volgende beheersmaatregelen genomen: • Binnen SSC DeSom zijn budgethouders benoemd; • Elk kwartaal worden de extra kosten aan de deelnemers en afnemer doorberekend; dit betreft kosten van projecten, telefonie, printers en PDC-bestellingen; • Er zijn structurele overleggen op de diverse niveaus met diverse gremia (Bestuur, bedrijfsvoering, Informatiemanagement en Informatiemanagement, worden knelpunten, prioriteiten en planning afgestemd met contactpersonen van de deelnemers en WerkSaam Westfriesland; • Maandelijks wordt de budgetuitputting in het managementteam van SSC DeSom besproken en geanalyseerd; • Bij gesignaleerde risico’s worden er maatregelen genomen. Doel hierbij is vermindering/vermijden van het risico, acceptatie van het risico of overdracht van het risico. Het aantal risico’s waarvoor het weerstandsvermogen moet worden aangesproken is beperkt. Om toch inzicht te krijgen is een risicomatrix opgesteld. De risicomatrix, die in de Begroting 2023 is opgenomen, is gedurende 2023 opnieuw beoordeeld. Dit heeft niet geleid tot wijzigingen. De risicomatrix treft u hieronder aan. Voor 2023 is het jaarresultaat € 50.000 negatief. Dit bedrag blijft echter buiten het weerstandsvermogen, omdat voor dit bedrag een voorstel voor resultaatbestemming wordt gedaan. Op 31 december 2023 bedraagt de algemene reserve € 161.000.
Gezien een mogelijke aanspraak op het weerstandsvermogen van € 173.750 uit de risicomatrix is het huidige weerstandsvermogen (algemene reserve plus post Onvoorzien, in totaal € 171.000) daarmee niet toereikend, maar is het verschil van € 2.750 dermate gering, dat een verdeling van het ongedekte risico over de deelnemers achterwege is gelaten.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
20
Risicomatrix Risico
Verantwoordelijk
Risicobeschrijving
Cybera a nva l l en en/of cybercri mi na l i tei t
Di rectie
Cybera a nva l l en door ha ckers , wa a rdoor Reduceren continuïtei t va n de s ys temen wordt bedrei gd of da tal ekken worden veroorza a kt. Cybercri mi na l i tei t neemt fors toe, hel a a s ook qua compl exi tei t. We zi en, da t het hel a a s ni et beperkt bl i jft tot enkel voudi ge a a nva l l en, ma a r da t deze ook va a k worden gecombi neerd.
€
197.000
Mogel i jk (10 tot 25%)
€
39.250
Geen goede centra l e regi e en bevei l i gi ng op SAAS opl os s i ngen
Da gel i jks bes tuur
Indi en gemeenten of WerkSa a m Reduceren Wes tfri es l a nd SAAS opl os s i ngen gebrui ken, di e ni et vi a het centra l e SSC DeSom Identity en Acces Ma na gement zi jn a a nges l oten, neemt het ri s i co op bevei l i gi ngs i nci denten en da tal ekken toe.
€
100.000
Mogel i jk (10 tot 30%)
€
27.500
Incompl i a ncy door gewi jzi gde voorwa a rden s oftwa rel evera nci ers
Da gel i jks bes tuur
Ora cl e en Mi cros oft wi jzi gen continue de Reduceren voorwa a rden voor het gebrui k va n hun producten. Hi er i s hun verdi enmodel op geba s eerd. Zi j hebben het recht om ja a rl i jks onze l i centiepos i tie te control eren.
€
450.000
Mogel i jk (5 tot 10%)
€
45.000
Ontvl echting va n WerkSa a m Wes tfri es l a nd
Al gemeen bes tuur Mogel i jkhei d beëi ndi gen va n di ens tverl eni ngs overeenkoms t SSC DeSom door WerkSa a m Wes tfri es l a nd.
Accepteren
€
600.000 Onwa a rs chi jnl i jk (0 tot 5%)
€
27.000
Beëi ndi gen va n contra cten met Di rectie onze l evera nci ers
Het eventueel beëi ndi gen va n contra cten Accepteren met onze l evera nci ers (bi jvoorbeel d door fa i l l i s s ement of door gewi jzi gde oms tandi gheden of wet- en regel gevi ng) ka n een ri s i co voor continuïtei t en vei l i ghei d veroorza ken.
€
400.000
Mogel i jk (5 tot 10%)
€
25.000
Ti jdi ge i nvul l i ng va n va ca tures en wervi ng ges chi kt pers oneel
Verva ngende (externe) ca pa ci tei t za l (l a ngduri g) moeten worden i ngehuurd.
€
50.000
Mogel i jk (5 tot 20%)
€
10.000
€
173.750
Di rectie
Totaal
Beheersmaatregel
Reduceren
Inschatting schade
Inschatting kans
Weerstandsvermogen
Toelichting beheersmaatregelen: De risico-eigenaar speelt een belangrijke rol in het bepalen van c.q. adviseren over de maatregelen, die genomen moeten worden. Hierbij is er keuze uit de volgende strategieën: • • • •
Accepteren: Bij acceptatie zal de eventuele financiële schade volledig door de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt. Reduceren: Omgaan met een risico vereist aanpassing van bijvoorbeeld de organisatie, procedures, systemen en organisatiecultuur. Elimineren: Dit houdt in dat het beleid waardoor een risico ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vormgegeven of geen beleid gestart wordt, dat een risico met zich meebrengt. Overdragen/verzekeren: Dit kan door het beleid, dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt of door het afsluiten van een verzekering.
Voor wat de bedragen in de risicomatrix betreft, is het de verwachting, dat de ontwikkelingen in 2023 met betrekking tot de steeds frequentere dreigingen van cybercriminelen tot een mogelijke aanpassing van de risicomatrix in de Begroting 2025 kan leiden. Dit zal mede afhankelijk zijn van de besluitvorming met betrekking tot de veranderopgave DeSom 2.0 als voortvloeisel uit het beleidsplan ‘Stip op de Horizon’.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
21
Kengetallen
Jaarverslag jaar t Kengetallen: 1a. Netto schuldquote 1b. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen 2. Solvabiliteitsratio 3. Structurele exploitatieruimte 4. Grondexploitatie 5. Belastingcapaciteit
Verloop van de kengetallen Verslag 2022 Begroting 2023 Verslag 2023 29% 29% 21% 29% 5% 0% n.v.t. n.v.t.
29% 7% 0% n.v.t. n.v.t.
21% 2% -1% n.v.t. n.v.t.
1a. / 1b. De netto schuldquote (gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen) weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regeling ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als kritische grens wordt 100% aangehouden (bron: VNG). De gemeenschappelijke regeling zit hier ruim onder. De daling van het kengetal ten opzichte van 2022 heeft vooral te maken met de aflossing op de langlopende geldleningen, die ten behoeve van het project Vervanging on-premise infrastructuur zijn aangetrokken. 2. Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Het eigen vermogen van een gemeenschappelijke regeling bestaat uit de reserves en het resultaat uit het overzicht van baten en lasten. 3. Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een gemeenschappelijke regeling heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting wordt het onderscheid gemaakt tussen structurele en incidentele lasten.
De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves gedeeld door de totale baten en uitgedrukt in een percentage. 4. / 5. Deze kengetallen zijn niet van toepassing op de gemeenschappelijke regeling daar geen sprake is van een grondexploitatie en belastingopbrengsten. Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo Presentatie van het structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo (bedragen x € 1.000) Saldo baten en lasten Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Begrotings- of jaarrekeningsaldo Waarvan incidentele baten en lasten (saldo) Structureel begrotings- of jaarrekeningsaldo
Begroting 2022 Begroting 2023 -10 10 -
-
Verslag 2023 -124 74 -50 1 -51
Begroting 2024 Begroting 2025 Begroting 2026 -
-
-
Toelichting: De incidentele baten en lasten van bestellingen en opdrachten, die de deelnemers en afnemer plaatsen bij SSC DeSom, bedragen per saldo € 0. Verder is er in 2023 één incidentele onttrekking aan de algemene reserve van € 74.000 (exploitatieresultaat van dienstjaar 2022 naar dienstjaar 2023 overgeheveld) en een incidentele verkoop van meubilair voor een bedrag van € 1.000 geweest. Het bedrag van de onttrekking is in 2023 in zijn geheel uitgegeven. Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
22
Financiering In januari 2023 is voor een periode van zes maanden een kasgeldlening van € 2.000.000 aangetrokken. Om deze kasgeldlening af te lossen is voor een zelfde bedrag in juli 2023 een nieuwe kasgeldlening voor een periode van vijf maanden aangetrokken, die op zijn beurt in december 2023 is afgelost. Voor de maanden december 2023 en januari 2024 is echter opnieuw een kasgeldlening van € 1.500.000 aangetrokken om de liquiditeit van SSC DeSom op peil te houden. Verder is in de loop van 2023 € 605.000 op de bestaande langlopende leningen afgelost, die in het kader van het project Vervanging on-premise infrastructuur zijn afgesloten. Het totaal van de langlopende leningen per 31 december 2023 bedraagt derhalve € 1.858.000. De totale rentelast voor het jaar 2023 met betrekking tot deze leningen bedraagt € 2.000. Als gevolg van artikel 4 van de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) dient gelijktijdig met het jaarverslag gerapporteerd te worden over de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. SSC DeSom heeft het beleid om de looptijd van leningen zoveel mogelijk gelijk te houden aan de looptijd van de investeringen zodat renterisico’s zoveel als mogelijk worden beperkt. De kasgeldlimiet geeft de maximale toegestane omvang van de kortlopende schulden (met een looptijd korter dan 1 jaar) aan. Deze kasgeldlimiet bedraagt € 568.000 en is in 2023 niet overschreden.
Kasgeldlimiet: Omvang begroting per 1 januari 2023 is € 6.922.700 (= grondslag) Omschrijving (bedragen x € 1.000) Toegestane kasgeldlimiet: - in procenten van de grondslag - in een bedrag Omvang vlottende korte schuld: - opgenomen gelden korter dan één jaar - schuld in rekening-courant - gestorte gelden door derden korter dan één jaar - overige geldleningen, niet zijnde vaste schuld Totaal omvang vlottende korte schuld Vlottende middelen: - contante in kas - tegoeden in rekening-courant - overige uitstaande gelden korter dan één jaar Totaal vlottende middelen Toets kasgeldlimiet: - totaal netto-vlottende schuld - toegestane kasgeldlimiet Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
1e kwartaal 2023
2e kwartaal 2023
3e kwartaal 2023
4e kwartaal 2023
8,2% 568
8,2% 568
8,2% 568
8,2% 568
462 0 0 1.667 2.129
531 0 0 2.000 2.531
626 0 0 2.000 2.626
850 0 0 2.500 3.350
0 1.372 835 2.207
0 1.792 679 2.471
0 1.431 1.486 2.918
0 2.246 883 3.129
-78 -568 646
60 -568 508
-291 -568 859
221 -568 347
23
De norm voor het renterisico stelt een grens aan financiering op lange termijn. De norm bedraagt € 2.500.000. Deze norm is niet overschreden. Renterisiconorm:
Omschrijving (bedragen x € 1.000) Renteherzieningen op leningen o/g Betaalde aflossingen Renterisico Begrotingstotaal Het bij Ministeriële Regeling vastgestelde percentage Regeling Renterisiconorm Toets renterisiconorm Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)
2023 0 605 605 6.923 20% 2.500 1.385 1.895
Het EMU-saldo is het saldo van de inkomsten en uitgaven van de overheid. Decentrale overheden moeten inzicht geven in de berekening van hun aandeel in dit EMU-saldo. Deze informatie wordt middels enquêtes aangeleverd bij het Centraal Bureau voor de Statistiek. EMU-saldo: Omschrijving (bedragen x € 1.000)
Verslagjaar 2023
Verslagjaar 2022
1.
Saldo van baten en lasten vóór toevoeging aan c.q. onttrekking uit reserves
-124
-108
2.
Afschrijvingen ten laste van de exploitatie
-709
-797
3.
Bruto dotaties aan de balanspost Voorzieningen ten laste van de exploitatie
6
0
4.
Investeringen in (im)materiële vaste activa, die op de balans worden geactiveerd
92
200
5.
Baten uit bijdragen van andere overheden, de Europese Unie en overigen, die niet op de exploitatie zijn verantwoord
0
0
6.
Baten uit desinvesteringen in (im)materiële vaste activa (tegen verkoopprijs), voor zover niet op de exploitatie verantwoord
0
0
7.
Aankoop van grond en de uitgaven aan bouw-, woonrijp maken e.d., die niet op de exploitatie staan
0
0
8.
Baten bouwgrondexploitatie voor zover niet in de exploitatie verantwoord
0
0
9.
Lasten op balanspost Voorzieningen voor zover deze transacties met derden betreffen
0
0
10. Lasten in verband met transacties met derden, die niet via de exploitatie lopen, maar rechtstreeks ten laste van de reserves worden gebracht
0
0
11. De bij verkoop van effecten te verwachten boekwinst Berekend EMU-saldo
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
0
0
-735
-705
24
Bedrijfsvoering Personeelsformatie Ultimo 2023 bedraagt de formatie 39,8 fte. Facilitaire organisatie Het personeel van SSC DeSom is gehuisvest in Wognum waar diverse werkruimten in gebouw Zuid van de gemeente Medemblik worden gehuurd. De huisvesting is volledig aangepast aan de huidige wensen en eisen. De huur van serverruimte voor de datacenters van SSC DeSom was aanvankelijk in 2022 beëindigd, maar op verzoek van de deelnemers huurt SSC DeSom sinds 1 januari 2023 weer één rack in de serverruimte van de gemeente Medemblik voor de RAAS servers van de deelnemers. Hiervoor is in mei 2023 een allonge aan de huurovereenkomst toegevoegd. Verder werd SSC DeSom in 2023 ondersteund door de gemeente Medemblik op het gebied van facilitaire zaken (waaronder archivering), gegevensbescherming en huisvesting. Ziekteverzuim Het ziekteverzuimpercentage van SSC DeSom over 2023 is 6,14%. Salariskosten Op een budget Salariskosten van € 3.418.000 is in 2023 een bedrag van € 3.195.000 uitgegeven. Aan de inhuur voor (tijdelijke) opvulling van vacatures of tijdelijke versterking of ziektevervanging is een bedrag van € 744.000 uitgegeven op een budget van € 134.000. In tegenstelling tot andere dienstjaren is er in 2023 geen budget Salariskosten overgeheveld naar het budget Inhuur om de kosten van de inhuur te compenseren.
Dit in verband met het niet vaststellen van de Najaarsrapportage 2023 door het Algemeen Bestuur in december 2023. Met de overheveling worden namelijk de begrote salariskosten van openstaande functies, die door inhuur worden opgevuld, overgebracht naar het budget Inhuur. Gevolg is wel, dat er een onderschrijding op budget Salariskosten en een overschrijding op het budget Inhuur is ontstaan. Rechtmatigheidsverantwoording Door het niet vaststellen van de Najaarsrapportage 2023 door het Algemeen Bestuur in december 2023 zijn er op de begrotingsbudgetten zowel onder- als overschrijdingen blijven bestaan. Echter, op totaalniveau blijven deze onder- en overschrijdingen binnen de door het Algemeen Bestuur vastgestelde rapporteringsgrens van € 51.000. Frauderisico Om het frauderisico zoveel mogelijk te beperken is de reeds bestaande frauderisicoanalyse met daarin omschreven de risico’s en de te nemen beheersmaatregelen wederom in 2023 geactualiseerd. Tot dusver heeft het Dagelijks Bestuur overigens geen signalen van fraude waargenomen.
1.6
Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid (Woo)
De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 in werking getreden. De Woo heeft de Wet openbaarheid bestuur (Wob) vervangen. In dit kader publiceert SSC DeSom alle agendastukken van het Algemeen Bestuur in aanloop naar de bestuursvergadering tijdelijk op de website van SSC DeSom. In 2023 zijn er bij SSC DeSom geen Woo verzoeken voor het opvragen van informatie binnengekomen die betrekking hadden op SSC DeSom.
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
25
Hoofdstuk 2. De jaarrekening 2.1 Balans per 31 december 2023 (bedragen x € 1.000) ACTIVA
31-12-2023
Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut
2.052
2.052
Totaal vaste activa
510 402
Liquide middelen Banksaldi
482
Totaal vlottende activa Totaal generaal
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1
2.670 2.670
2.052
Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Uitzettingen in 's Rijks schatkist
Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen
31-12-2022
2.670
912
762 507 255
482
405 405
1.100 1.100
936 936
2.494 4.546
2.103 4.773
26
(bedragen x € 1.000) PASSIVA
31-12-2023
Vaste passiva Eigen vermogen Algemene reserve Gerealiseerde resultaat
161 -50
Voorzieningen Voorziening verlofsparen Vaste schulden met een rentetypische looptijd van één jaar of langer Onderhandse leningen van: binnenlandse banken en overige financiële instellingen
31-12-2022
111
235 161 74
6 6
0 0
1.858 1.858
2.463 2.463
Totaal vaste passiva
1.975
2.698
Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige kasgeldleningen Overige schulden
2.426
1.910
Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van het volgende begrotingsjaar komen Totaal vlottende passiva Totaal generaal Gewaarborgde geldleningen Garantstellingen
Jaarstukken 2023 SSC DeSom, versie 1.1