Presentatie Commissie PC 19022026

Financiën 2026-2030 Commissie P&C sessie 19 februari 2026

Inhoudsopgave • Introductie John van Eijk • Aanleiding • Doel van deze sessie • Waar willen we heen? • Wat is nodig (hoe?), onze gedachten • Stap voor Stap

Aanleiding Opvolging geven aan de Benen op Tafel sessie van 12 februari Gesprek tussen gemeenteraad, college en organisatie gaat bij behandeling van P&C-producten vaak over: • Het achterblijven van realisatie op de (bijgestelde) begroting; en • De raad is niet, of te weinig, in positie om (bij) te sturen. Dit, in combinatie met toenemende schaarste in middelen, is het maken van (politiek gevoelige) keuzes moeilijk.

Doel van deze sessie Gezamenlijk beeld delen vanuit de Benen op Tafel sessie: • Toekomstperspectief -> waar werken we heen, en waarom? • Waar staan we nu? • Welke stappen zetten om de basis op orde te krijgen? • Hoe zetten we dat in de tijd? • Wat vragen wij jullie?

Waar willen we heen?

Beweging naar een doelgerichte begroting: meer wendbaar en weerbaar

Van:

Budgetgestuurde taakuitvoering: Binnen het budget wordt getracht zoveel mogelijk taken uit te voeren.

Via:

Basis op orde: De taken en ambities en daaruit volgende prioriteiten zijn leidend. De financiën zijn daarop ingericht en worden ook zo gestuurd.

Naar: Sturing, processen, de inzet van mensen, de systemen en budgetten zijn ingericht op het realiseren van de gewenste uitkomst van taken en ambities

Beheerste sturing vraagt om doelvolwassenheid Budgetgestuurd Kenmerken

Doelgestuurd Gevolgen

Kenmerken

Gevolgen

Beschikbare budget is leidend.

Beperkt leiderschap.

Doelen zijn concreet en bekend

Leiders in hun rol

Doelen zijn niet concreet.

Mensen ervaren weinig richting en voelen zich overvraagd.

De prioriteiten zijn leidend.

Mensen ervaren richting en handelingsperspectief

Stapeling van taken.

Veel vergaderen en afstemmen.

De inzet van mensen en geld zijn erop ingericht en worden zo gestuurd

Werkgeluk en vitaliteit neemt toe

Realisatie vraagt veel tijd en uitleg.

Lerend vermogen laag.

Realistische begroting.

Effectiviteit neemt toe

Geen duidelijke governance ten behoeve van keuzes.

Zekere mate van spanning Raad, College en Ambtelijke organisatie

Begroting en realisatie zijn goed te volgen

Bijsturen kan

Governance is helder

Lerend vermogen groeit

Realisatie blijft achter

Voorbeeld Gemeentes • De raad beter in staat stellen om op hoofdlijnen te sturen • Verbind in de begroting de 3 W’s: • Wat willen wij bereiken? • Wat gaan wij daarvoor doen? • Wat mag het kosten?

Dit is toekomstmuziek!

Gemeente Weert

Gemeente Weert Dashboard Gemeente Stichtse Vecht

Huidige opzet verder uitbouwen

Fundament goed (basis op orde): Hoe dan? Kwaliteit

Tijdigheid

Leesbaarheid

Inzetten op heldere draaiknoppen (budget al dan niet beïnvloedbaar)

Verkorten doorlooptijden Ambtelijk, bestuurlijk, en Raad

Opzet van nota verbeteren

Nulmeting van de budgetten per jaar/coalitie programma

Planning P&C meer leidend in interne agenda’s.

Paraplutekst per product opnemen in de nota

Aantal P&C producten evalueren

Financiële- en inhoudelijke rapportages gelijktijdig presenteren en aan elkaar koppelen

Producten- en diensten catalogus (=PDC) maken

Beter gestandaardiseerde uitvraag bij cijferbesprekingen met budgethouders

Kwaliteit • Inzetten op heldere draaiknoppen • Een groot deel van de begroting ligt vast. • Maak (waar nodig en mogelijk) inzichtelijk: • welk deel van de begroting wettelijk is en welk deel voortkomt uit beleidskeuzes • welk budget nog te beïnvloeden is, en wat de impact hiervan is.

• Nulmeting van de budgetten per coalitie programma • (deel van de) Budgetten jaarlijks vanaf 0 opbouwen • Budgetten alloceren over de 12 maanden, zodat tussentijds inhoudelijkere vragen gesteld kunnen worden • In plaats van doorrol van budgetten, deze te koppelen aan activiteiten en uiteindelijk organisatiedoelen

• Beter gestandaardiseerde uitvraag bij cijferbesprekingen met budgethouders • Zorgt voor meer uniforme werkwijze en efficiëntere voorbereiding op cijferbesprekingen

• Aantal P&C producten evalueren • Jaarlijks 6 P&C producten met relatief lange looptijden zorgt voor overlap in de producten • De vraag is of het grote aantal P&C-producten het beoogde doel van effectieve sturing niet voorbijschiet, terwijl het tegelijkertijd een hoge werkdruk legt op de ambtelijke organisatie

Wettelijk vs niet-wettelijk - Taakvelden

Tijdigheid

Lange doorlooptijden van P&C producten beperkt de mogelijkheid tot effectieve sturing van de Raad

• Verkorten doorlooptijden Ambtelijk, bestuurlijk, en Raad • De Raad: relatief lange inleestijd (5-6 weken). • Mogelijkheid: verbeteren leesbaarheid nota’s • Mogelijkheid: werken met Ruwe versies - >Concept/finale versie gestuurd wordt

• Ambtelijk: 3 tot 9 weken • Relatief lange tijd voorbereiding van een raming/journaal • Door lange doorlooptijden in algeheel proces, ontstaat risico van last-minute nieuwe mutaties • Door lange doorlooptijden overlap in P&C producten.

• Het Bestuur: 5 tot 6 weken. • Doorlooptijd veelal gelijk aan ambtelijk apparaat

• Planning P&C meer leidend in interne agenda’s. • Mogelijkheid: P&C planning jaarlijks vastleggen, waarin overleggen met duidelijke doelstellingen geformuleerd worden

• Financiële- en inhoudelijke rapportages gelijktijdig presenteren en aan elkaar koppelen. Bijv: projectenrapportage.

Leesbaarheid • Opzet van Nota’s verbeteren, door de focus te verleggen van rapporteren op “Programma en nieuw/huidig beleid”-niveau, naar “Speerpunt en Product”-niveau • Mogelijkheid: Verplaats de journaaluitsplitsing naar de bijlage, en geef een korte samenvatting per product door middel van een paraplutekst. • Mogelijkheid: Kleine mutaties minder/niet toelichten in de journaaltekst.

Winternota nu

(voorbeeld uit 2024)

Journalen geven saldo per programma, maar niet welk product dit raakt. Terwijl de taken en budgetten wel aan producten gekoppeld zijn

Salarislasten raakt alle programma’s, en wordt derhalve 6x uiteengezet. De saldi in de tekst sluiten niet aan bij een individueel programma.

Winternota anders Uitsplitsing per Product verplaatsen naar de bijlage

Paraplu tekst per product opnemen, zoals ook gebruikt wordt in de jaarrekening

Leesbaarheid • Producten- en diensten catalogus (=PDC) maken. • De PDC legt vanuit de begroting een relatie tussen taken, doelen en middelen. • Hierbij volgen we de opzet van begroting die gepresenteerd wordt aan de raad, waar per speerpunt een product toegelicht wordt. • Het budgethouderschap is op dit moment niet toegespitst per product, maar op deelproject niveau toebedeeld. • Één budgethouder per product, zorgt voor één aansprekingspunt voor programma overstijgende producten. Dit bevordert integraal samenwerken. Bijvoorbeeld: vastgoed, sportvelden, toerisme.

Stap voor stap, een roadmap Naar: Sturing, processen, de inzet van mensen, de systemen en budgetten zijn ingericht op het realiseren van de gewenste uitkomst van taken en ambities

Samenvattend • Aanleiding • Doel (wat?) • Cijfers gekoppeld aan maatschappelijke doelen/speerpunten • Stuurinformatie ('draaiknoppen') • Leesbare P&C-producten • Actuele cijfers (in 'control' zijn)

• Wat is nodig (hoe?), onze gedachten • Meer wendbaar en weerbaar door beweging te maken van budgetgestuurd naar doelgestuurd • Fundament moet goed zijn (basis op orde). Aandacht voor • • •

Kwaliteit Leesbaarheid Tijdigheid

• Kwaliteit • Inzetten op heldere draaiknoppen • Nulmeting van de budgetten per jaar/coalitie programma • Beter gestandaardiseerde uitvraag bij cijferbesprekingen met budgethouders • Aantal P&C producten evalueren

• Tijdigheid • Verkorten doorlooptijden Ambtelijk, bestuurlijk, en Raad • Planning P&C meer leidend in interne agenda’s. • Financiële- en inhoudelijke rapportages gelijktijdig presenteren en aan elkaar koppelen

• Leesbaarheid • Opzet van Nota’s verbeteren, door de focus te verleggen van rapporteren op “Programma en nieuw/huidig beleid”-niveau, naar “Speerpunt en Product”-niveau • Producten- en diensten catalogus (=PDC) maken.

Wat vragen wij jullie? • Instemmen met de voorgestelde koers (het ‘wat’) vanuit de werkgroep, waarmee wij het vervolgtraject kunnen uitwerken (het ‘hoe’) • Instemmen met de voorstellen vanuit de werkgroep: • Vervallen van de Najaarsnota: terug naar een Zomer- en Winternota • Nieuwe opzet van de Nota: met ingang van de Zomernota 2026 • Kortere doorlooptijd Raad: verkorten inleestijd commissie met ca. 1 week