dfb2cdf0-be16-40a1-ab6d-4035652c1911.pdf

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1.

Inleiding .......................................................................................................................... 3

2.

Samenvatting ................................................................................................................. 3

3.

Wat is inwonersparticipatie? ........................................................................................... 3 Waarom vinden we inwonersparticipatie zo belangrijk? ..................................................... 4 Wat valt niet onder inwonersparticipatie? ........................................................................... 4

4.

Doelen............................................................................................................................ 5

5.

Van visie naar uitvoering ................................................................................................ 5

6.

Rollen, taken en verantwoordelijkheden ......................................................................... 5

7.

Plan- en beleidsvorming (participatieparagraaf & startnotities) ...................................... 6

8.

Leidende principes en afspraken .................................................................................... 8

9.

Hoe gaan we aan de slag? ............................................................................................. 9 Stappenplan inwonersparticipatie ...................................................................................... 9 Drontens participatiemodel ................................................................................................ 9 Leefstijlmodel Motivaction .................................................................................................10

10.

Evalueren & leren ......................................................................................................11

11.

Implementatie ............................................................................................................11

Vaardigheden en expertise ...............................................................................................11 Continuïteit en kennis .......................................................................................................11 12.

Financiën ...................................................................................................................12

13.

Bijlages ......................................................................................................................12

Bijlage 1: Raadsvisie op inwonersparticipatie....................................................................13 Bijlage 2: Drontens stappenplan .......................................................................................14 Bijlage 3: Mate van participatie .........................................................................................28 Bijlage 4: Spelregels .........................................................................................................29

1. Inleiding Op 17 september stelde de gemeenteraad de raadsvisie op inwonersparticipatie vast. Wij kregen als college hiermee de opdracht om deze visie te vertalen naar concrete structuur en een integrale werkwijze. Want wat betekent deze visie voor de raad, ons als college en ambtelijke organisatie en wat zegt het over onze rollen, taken en verantwoordelijkheden? Deze nota is naar aanleiding van de raadsvisie op inwonersparticipatie maar de algehele context is meegenomen. Denk aan de participatiesamenleving, het coalitieakkoord ‘Naar nieuwe verbindingen’, de gemeentelijke opgaven (omgevingswet, Sociaal domein) en het adviesrapport van de Rekenkamer over inwonersparticipatie in de gemeente Dronten. Ten slotte zijn de resultaten van het onderzoek naar inwonersparticipatie onder inwoners, Adviesraad Sociaal Domein èn de resultaten van sessies met medewerkers meegenomen.

2. Samenvatting We kunnen en willen in deze huidige tijd niet meer zonder inwonersparticipatie. Maar waar begin je als je wilt dat inwonersparticipatie echt in het hart van je beleid komt? Inwonersparticipatie vereist een andere manier van denken en werken: een professionele en attente houding, serieus luisteren naar wat inwoners te zeggen hebben, verbindingen maken en lef hebben: zoeken naar wat wèl kan. Om van de raadsvisie op inwonersparticipatie te komen tot uitvoering, is de eerste stap om structuur aan te brengen door middel van een werkproces. Juist omdat inwonersparticipatie zo belangrijk is willen we er zorgvuldig mee omgaan. Daarom is het belangrijk helderheid te scheppen in de verschillende rollen, taken en verantwoordelijkheden. Succesvolle inwonersparticipatie gaat echt iets van ons vragen. Om de kracht van de samenleving echt aan te boren is mede-eigenaarschap van essentieel belang. Dit betekent dat de raad of het college aan de voorkant keuzes maakt over inwonersparticipatie en daarmee bewust afstand kan en wil doen van (een deel van) hun beslismacht. De volgende stap is de uitvoering. Daarom bieden wij concrete handvatten om inwonersparticipatie in de dagelijkse praktijk uit te voeren. We zijn gewend om vaak gelijk in het ‘hoe’ te schieten.

Maar juist voor inwonersparticipatie is het belangrijk om eerst heel goed stil te staan bij het ‘waarom’, het blijft namelijk een middel en is geen doel op zich. Hierin faciliteert ons stappenplan. Hierbij hangt samen het faciliteren van de organisatie. Wij zullen de organisatie actief helpen door het bieden van trainingen, samen te oefenen en te leren (van fouten). Ook hier komt LEF weer om de hoek kijken: Leren, Experimenteren en Funderen wat werkt.

3. Wat is inwonersparticipatie? Waar hebben we het over als we praten over inwonersparticipatie? In de praktijk blijkt dat er veel verschillende beelden leven, daarom stellen we met elkaar de volgende definitie vast:

Inwonersparticipatie is de deelname van inwoners en het maatschappelijk middenveld in de verschillende stadia van projecten, beleidsontwikkeling en –uitvoering. Deze nota inwonersparticipatie geeft dus aan wat wij als gemeente Dronten doen om inwonersparticipatie te bevorderen. Het gaat over een (nieuwe) manier van werken waarin wij participatief gaan werken. Zodat onze inwoners invloed krijgen en betrokken worden bij gemeentelijk beleid. Participatie betekent voor ons: een professionele en attente houding, serieus luisteren naar wat inwoners te zeggen hebben, verbindingen maken en lef hebben: zoeken naar mogelijkheden in plaats van problemen.

Waarom vinden we inwonersparticipatie zo belangrijk? Omdat het ons allemaal helpt om een mooiere gemeente te realiseren door samen op te trekken met de samenleving. We willen de betrokkenheid en invloed van bewoners bij het beleid en de planvorming van de gemeente vergroten. Er is een grote bron van kennis en kunde aanwezig bij onze inwoners, die bijdraagt aan beter beleid. We willen graag de logica van de inwoner volgen om zo ons beleid aan te laten sluiten bij hun leefwereld.

“Zo geldt ook voor het hondenbeleid: “We merken nu al dat de inbreng van inwoners erg waardevol is. Het voordeel is dat het beleid er beter op wordt en bovendien breder wordt gedragen. Het kan ook leiden tot suggesties waar we zelf niet aan hebben gedacht. Zo pleiten dierenartsen voor een voorlichtingsboekje voor hondeneigenaren, waarin staat wat er wordt verwacht van eigenaren van honden. Wat een goed idee!” - Mirjam Voerman, medewerker wijkgericht werken

Wat valt niet onder inwonersparticipatie? De volgende vormen van participatie worden in deze nota niet behandeld: - Overheidsparticipatie: de manier hoe de gemeente Dronten omgaat met initiatieven vanuit de samenleving. - Zelfbeheer (in eigen beheer nemen van voorzieningen) - Zichtbaarheid van het bestuur en de raad in de gemeente - Wettelijke taken van de gemeente. - Maatschappelijke participatie: De activiteiten van bewoners waardoor zij actief meedoen in de samenleving. - Het recht op inspraak en andere formele procedures die de betrokkenheid van bewoners regelen bij de besluitvorming in de gemeenteraad. - Bewonersinitiatieven en vrijwilligersactiviteiten in de wijk. De meeste bewonersinitiatieven hebben niet zozeer betrekking op plannen & beleid. Het zijn vooral doe-activiteiten van bewoners zelf. De gemeente heeft aparte subsidieregelingen om bewonersactiviteiten te ondersteunen zoals het bewonersbudget van Samen Actief. - De rol van adviesraden, zoals de WMO-raad en de Adviesraad Sociaal Domein.

4. Doelen Het overkoepelende doel is om een mooiere gemeente te realiseren door nieuwe verbindingen te maken met onze inwoners, (maatschappelijke) organisaties en ondernemers. Juist omdat inwonersparticipatie zo belangrijk is willen we er zorgvuldig mee omgaan. Het doel van deze nota is dan ook om samenhang te brengen in de praktijk van inwonersparticipatie in Dronten. Het geeft duidelijkheid over de rol van inwoners, (maatschappelijke) organisaties en ondernemers in participatietrajecten inclusief die van de gemeente zelf. Bovendien helpt het om besluitvorming over inwonersparticipatie naar voren te trekken. En tenslotte brengt het de organisatie in positie door het bieden van instrumenten en een werkwijze. Door op deze manier te gaan werken bedienen we op de beste manier onze inwoners, zijn verwachtingen helder en is de organisatie goed op elkaar afgestemd.

5. Van visie naar uitvoering Om te komen tot uitvoering en inwonersparticipatie tot een succes te maken, hanteren wij de visie op inwonersparticipatie als leidraad. Dit zijn de kaders die de raad stelt. De visie op inwonersparticipatie bestaat uit vijf uitgangspunten: -

Voor de inwoner zijn we één gemeente Dronten Onze inwoners staan centraal We geven onze inwoners eerder, vaker en waar mogelijk intensiever het woord en initiatief in onze beleidsplannen De dialoog vormt de basis Onze inwoners krijgen de kans om elkaars belangen te leren kennen en te begrijpen

In deze nota vertalen we deze uitgangspunten naar een concrete structuur en integrale werkwijze. Tot slot is er een stappenplan ontwikkeld. Dit stappenplan geeft concrete handvatten om invulling te geven aan deze nota en daadwerkelijk aan de slag te gaan.

Visie op inwonersparticipatie raad

Uitvoeringsnota inwonersparticipatie college

Stappenplan inwonersparticipatie organisatie

6. Rollen, taken en verantwoordelijkheden ‘Voor de inwoner zijn we één gemeente D ronten’ Goede samenwerking verreist duidelijkheid in rollen, taken en verantwoordelijkheden. Door dit goed te doen kunnen we voor de inwoner als één gemeente Dronten naar buiten treden.

De rol van de overheid verandert nu we intensiever samenwerken met de samenleving. Onze basishouding wordt in de geest van de Omgevingswet “ja, mits”. Aan de voorkant van elk beleid- en planvormingstraject denken we na over de rol die wij als gemeente (raad, college en organisatie) pakken. We denken na over de rol die we innemen in participatietrajecten en hoe we ons verhouden tot elkaar, de samenleving en andere stakeholders. Het college Wij, het college, zijn het bestuursorgaan van de gemeente dat verantwoordelijk is voor de uitvoering van beleid en ook de voorbereiding van de besluitvorming die hieruit voort komt. Het uitgangspunt voor inwonersparticipatie in de gemeente Dronten is dat het bestuurlijk orgaan dat beslissingsbevoegd is over een onderwerp, ook de beslissing met betrekking tot participatie en het niveau hiervan neemt. We zijn als college verantwoordelijk voor het betrekken van inwoners bij de voorbereiding en uitvoering van beleid en projecten. Bij projecten of beleidsontwikkelingen waar de raad verantwoordelijk is voor de besluitvorming, zullen we in de initiatief fase een voorstel doen aan de raad ten aanzien van participatie in de vorm van een startnotitie. Na goedkeuring van de raad is het college verantwoordelijk voor de voorbereiding en uitvoering, inclusief de keuze van in te zetten communicatie- en participatiemiddelen.

Tijdens het participatieproces bewaken wij de kaders die door de raad zijn gesteld, evenals eenduidigheid in communicatie met participanten en eventueel de media. Daarvoor onderhouden we goed contact met alle intern betrokken en zijn we transparant over zowel het proces als de uitkomsten daarvan. Om participatieprocessen tot een succes te maken stellen we bovendien voldoende middelen beschikbaar en dragen we zorg voor voldoende kennis en vaardigheden binnen de organisatie. De gemeenteraad De gemeenteraad heeft een bijzondere positie in participatieprocessen. Enerzijds hebben raadsleden de taak een antennefunctie te vervullen om signalen vanuit de samenleving op te vangen. Anderzijds is de gemeenteraad het hoogste besluitvormende orgaan van de gemeente. Het stelt de kaders vast en beoordeelt of het college die correct uitvoert. Het maken van een rol- en taakomschrijving voor de raad is voorbehouden aan de raad zelf. De organisatie De organisatie is grotendeels belast met de uitvoering. Medewerkers volgen de logica van de inwoner en worden getraind voor het begeleiden van participatieprocessen. Goede participatieprocessen vereisen verschillende competenties, zoals het opbouwen en onderhouden van een netwerk, communicatie, het gebruik van online participatietools, gesprekstechnieken, tijdig en consistent terugkoppelen, bewaken van kaders, etc.

Het is de uitdaging om multidisciplinaire teams samen te stellen, zodat verschillende competenties geborgd zijn.

7. Plan- en beleidsvorming (participatieparagraaf & startnotities) ‘We geven onze inwoners eerder, vaker en waar mogelijk intensiever het woord en initiatief in onze beleidspla nnen’ Als de gemeente besluit tot nieuwe planvorming en/of (doorontwikkeling van) beleid, dan zal voorafgaand aan de beginfase ook het niveau en de vorm van de inwonersparticipatie aan

de orde komen. Het uitgangspunt voor de inwonersparticipatie in de gemeente Dronten is om zo vroeg mogelijk het niveau van participatie te kiezen. Hierdoor kan inwonersparticipatie daadwerkelijk ook bij de start en het ontwerp van het plan plaatsvinden. Hierin wordt te allen tijde nagegaan of en nagedacht over: - Of inwonerparticipatie hier waardevol is: leent het vraagstuk zich voor participatie (voldoende beleids- & juridische ruimte en kennis) en zijn de randvoorwaarden (beschikbaarheid tijd en geld) vervuld? - Doel, tijdspad, rollen, (aantal) deelnemers en duur traject - Werkvormen: hoe richten we het inwonersparticipatietraject praktisch in? Welke vorm kiezen we? De keuze voor inwonersparticipatie (aan de voorkant) wordt op twee manieren vastgelegd en gedocumenteerd: 1. Paragraaf in bestuursopdracht: als onderdeel van de bestuursopdracht waarmee de plan- of beleidsvorming wordt gestart. Hierin worden ook belangrijke andere zaken beschreven die voor de start van plan- of beleidsvorming van belang zijn en voor de gekozen vorm van participatie; zoals de financiën die beschikbaar zijn voor de planof beleidsvoorbereiding (inclusief inwonersparticipatie) en het plan zelf. Deze bestuursopdracht wordt door het college vastgesteld. 2. Participatieplan: in een apart participatieplan, als het gaat om een omvangrijk participatieproces.

Ook het participatieplan wordt door het college vastgesteld, of in uitzonderlijke gevallen in de gemeenteraad. De keuze voor participatie (of het niet doen hiervan) wordt altijd beargumenteerd en schriftelijk vastgelegd in de participatieparagraaf van de bestuursopdracht of het separate participatieplan. De gemeenteraad wordt bij omvangrijke participatieprocessen altijd actief geïnformeerd. Het college kan besluiten dat het van belang is dat de gemeenteraad het niveau van participatie vaststelt (bijvoorbeeld bij een zeer politiek beladen onderwerp, zaken die direct ingrijpen op de levenssfeer van inwoners zelf, of bij beleid dat rechtstreeks ingaat op de betrekking tussen de gemeente en zijn bewoners), dan zal het de startnotitie voor het plan of het nieuwe beleid (waarin een participatieparagraaf of een participatieplan is opgenomen) aan de gemeenteraad sturen voor bespreking en goedkeuring. De gemeenteraad houdt zich dan het recht voor om het initiatief te nemen om het niveau van participatie in zijn vergadering te agenderen.

“Het beleidsplan van het sociaal domein is samen met de maatschappelijke instellingen binnen de gemeente Dronten gemaakt. We hebben bouwbijeenkomsten gehouden, waarbij de deelnemers konden meepraten over thema’s en themaplannen.” Jeroen Verburg, beleidsmedewerker sociaal domein Intern zal participatie ook constant onderwerp van gesprek zijn. Om als werkwijze te borgen, zal elk collegevoorstel en raadsvoorstel een participatieparagraaf gaan bevatten waarin de volgende vragen worden gesteld:

• Draagt inwonersparticipatie bij aan je projectdoel en is het een nuttig middel om groepen uit de samenleving te betrekken? (Stap 1 uit het stappenplan). Zo ja, met welk doel, welke doelgroepen en in welke vorm? (Stap 2-6 uit het stappenplan). • Zo nee, waarom niet? Deze vraag kan alleen maar beantwoord worden als men het stappenplan inwonersparticipatie heeft doorlopen. Het stappenplan is terug te vinden in bijlage 1.

8. Leidende principes en afspraken ‘Onze inwoners staan centraal’ De vastgestelde raadsvisie vertalen we hieronder naar leidende principes, afspraken en regels. 1. Participatie wordt altijd overwogen Bij ingrepen of besluiten van de gemeente die invloed hebben op de leefomgeving, stellen medewerkers, raads- en collegeleden (de gemeente) zich altijd de vraag:

Leidt participatie tot meerwaarde voor onze inwoners? Bij het beantwoorden van de vraag of participatie waardevol is wordt altijd gebruik gemaakt van ons stappenplan. Inwonersparticipatie moet meerwaarde hebben voor zowel de gemeente als de samenleving, participatie is een middel en geen doel op zich. 2. Participanten weten vooraf waar ze aan toe zijn Alle groepen die betrokken zijn weten vooraf welke mate van invloed ze hebben, wat het tijdspad en het plan van aanpak is van het participatietraject. Dit schept helderheid. De participatievorm wordt per projectfase en projectonderdeel duidelijk bepaald en kan per fase en onderdeel verschillen. 3. Communicatie is in een participatieproces essentieel en vanzelfsprekend. Gedurende het hele proces sluiten we aan bij de leefwereld van de samenleving en bij de logica van de inwoner om zo veel mogelijk inwoners te bereiken en verbonden te houden. Hierbij wordt rekening gehouden met de verschillen tussen groepen in de samenleving. Ook kijken we naar de verschillende leefstijlen in de wijken en buurten en passen daar onze communicatie (en participatie) op aan. 4. Participatie is maatwerk We werken volgens een vaste werkwijze waarbij ruimte is voor maatwerk. Ieder vraagstuk vraagt zijn eigen participatieplan. 5.

Diversiteit is belangrijk Uitgangspunt is dat zoveel mogelijk geïnteresseerden en belanghebbenden met verschillende invalshoeken en belangen meepraten. 6. Participatie wordt geëvalueerd Elk doorlopen participatieproces vereist een evaluatie om er ‘voortdurend van te leren’. Deze evaluatie doen we met alle betrokkenen en is onderdeel van onze vaste werkwijze.

7. Participatie verandert de verantwoordelijkheid van de overheid niet Als gemeente dienen we het algemeen belang. Het kan dus voorkomen dat niet alle betrokkenen het eens zijn met het inhoudelijke resultaat. Bij deze leidende principes horen spelregels. Die vindt u terug in bijlage 3

9. Hoe gaan we aan de slag? ‘De dialoog vormt de basis’

Stappenplan inwonersparticipatie Om onze organisatie te faciliteren in het ‘doen’ is een ‘Drontens’ afwegingskader ontwikkeld. Dit model leidt je door alle relevante vragen in een participatieproces heen en verwijst naar een gereedschapskist die op intranet beschikbaar is. Dit zorgt voor een eenduidige werkwijze in de organisatie naar buiten toe. Dit stappenplan vormt de basis van elk participatieplan. Het stappenplan inwonersparticipatie helpt om onderstaand model te vullen en bepaalt de volgordelijkheid van inwonersparticipatie binnen een project. Het stappenplan is terug te vinden in bijlage 2

Drontens participatiemodel De gemeente Dronten heeft een model voor inwonersparticipatie ontwikkeld. Inwonersparticipatie voor de gemeente Dronten betekent niet per se een vaste keuze voor een trede van participatie. Om deze flexibiliteit in te bouwen zal gewerkt gaan worden met onderstaand model. Dit model dwingt om aan de voorkant tijdens de plan- en beleidsvorming na te denken over de trede van participatie en hoe deze mogelijk varieert voor de verschillende deelnemers aan het proces en de fase waarin het project zich bevindt.

Om optimaal (projectmatig) te kunnen werken is het goed om voor en tijdens een project en het bijbehorende participatieproces na te denken over de mate van participatie per fase. Denk na of de trede van participatie voor alle deelnemers gelijk blijft voor elk onderdeel en in elke fase. Hierin afwisselen zorgt mogelijk voor een completer traject. In overeenstemming met het college kan dan besloten worden aanpassingen te maken. Dit model kan daarom meerdere malen tijdens of vooraf worden ingevuld, zelfs in overleg met de deelnemers aan een participatietraject. Om dit model goed in te kunnen uitvoeren hangt elke ‘participatietrede’ samen met een aantal kritieke vragen die in samenhang moeten worden beantwoord. Een toelichting hierop staat onder stap 5 (handleiding Drontens Participatiemodel) van het stappenplan. De gebruikte ‘participatietreden’ zijn: 1. Informeren 2. Raadplegen, consulteren 3. Adviseren 4. Co-creëren / coproduceren 5. (Mee)beslissen Zie voor een toelichting van de treden bijlage 3

Leefstijlmodel Motivaction ‘Onze inwoners krijgen de kans om elkaars belangen te leren kennen en te begrijpen ’ Het bureau Motivaction heeft een model ontwikkeld om inzicht te krijgen in waarden en drijfveren van inwoners, het Mentality model. Dit model onderscheidt 8 burgerschapsstijlen

waar de Nederlandse bevolking in ingedeeld kan worden. Met het model kan op Drontens gebiedsniveau (buurt, wijk, straat) bepaald worden hoe men over het algemeen benaderd wil worden en hoe men wil participeren. Deze gegevens kunnen ingeladen worden in Dronten maps, zodat bij de start van een project de leefstijlgegevens van een straat, wijk, of buurt meegenomen kunnen worden in het participatieplan. Het gebruik van het leefstijlmodel wordt nader toegelicht in het stappenplan Inwonersparticipatie.

10.

Evalueren & leren

Samen leren is een belangrijke stap in een participatieproces die vaak wordt overgeslagen. Dit is een gemiste kans. Door samen te leren van de opgedane ervaringen kunnen we onszelf verbeteren, ontdekken wat werkzame en belemmerende elementen waren en komen tot nieuwe inzichten. Een positief kritische en onderzoekende houding is daarbij noodzakelijk. Bij een onderzoekende houding gaat het niet over wat je weet of kan maar hoe je je opstelt. Dat je bijvoorbeeld bereid bent om te reflecteren en iets nieuws te leren. Dat je nieuwsgierig, omgevingsbewust, opmerkzaam maar ook bedachtzaam en positief kritisch bent. Onze 4 V`s helpen ons bij deze houding. Samen leren vraagt namelijk om vertrouwen en onderlinge verbinding. Niet iedereen voelt zich bekwaam om participatief te werken en moet zijn vakmanschap op dit gebied nog verder ontwikkelen. Inwonersparticipatie doet ook een beroep op onze vernieuwingskracht. Inwonersparticipatie is niet meer vrijblijvend. Aan de slag gaan met inwonersparticipatie vraagt lef. Je krijgt er toch mee te maken dus doe ervaring op: Leer, Experimenteer en Fundeer. Door samen te leren, experimenteren en te funderen als vast onderdeel in onze participatieplannen breiden we ons vakmanschap uit. Het samen leren moet je organiseren.

Door aan de voorkant na te denken over hoe het samen leren geborgd wordt in het participatieplan voorkom je dat deze belangrijke stap wordt overgeslagen. Bij het leren is het belangrijk dat er een compleet beeld ontstaat waarbij je alle betrokkenen in het leerproces betrekt. Denk aan de betrokken portefeuillehouder, raad, inwoners, ondernemers, maatschappelijke partners en ambtenaren.

11.

Implementatie

Het borgen van de nieuwe werkwijze van inwonersparticipatie valt of staat met verschillende onderdelen, waaronder vaardigheden, expertise continuïteit en kennis.

Vaardigheden en expertise Een regisseur inwonersparticipatie wordt aangesteld die als taakstelling heeft om het bestuur en de organisatie participatief werken eigen te maken. Deze persoon is verantwoordelijk voor de vertaalslag naar de praktijk; organiseert trainingen, coacht, signaleert, adviseert en jaagt aan. Deze persoon is de vraagbaak voor collega’s en faciliteert hen in het zelf doen en vervult een kritieke rol in het borgen van inwonersparticipatie in de organisatie.

Continuïteit en kennis Om continuïteit in de uitvoering van het beleid voor inwonersparticipatie te kunnen garanderen, is het belangrijk dat bepaalde zaken worden georganiseerd binnen onze organisatie: opleiding, archivering, aanjagen en het delen van successen.

-

In de gemeentelijke organisatie wordt extra aandacht besteed aan opleiding en ook de overdracht van kennis en vaardigheden op het gebied van inwonersparticipatie. Enerzijds om mensen goed op te leiden, anderzijds om te voorkomen dat kennis verloren gaat wanneer mensen de organisatie verlaten. Om het kennisniveau op peil te krijgen en onze organisatie te leren werken met deze nieuwe werkwijze worden trainingen georganiseerd. Door het integreren van het afwegingskader zorgen we dat de organisatie bekend raakt met de werkwijze en hiermee leert te werken. Tegelijkertijd voorkomen we dat voor elk participatietraject een extern bureau wordt ingehuurd waardoor er geen eenduidige werkwijze en uniforme aanpak is. Los daarvan nog het financiële aspect: door dit als organisatie zelf te doen, besparen we geld.

-

Archivering van trajecten van inwonersparticipatie, de structuur hiervoor wordt opgezet door de regisseur inwoners- en overheidsparticipatie.

-

Aanjagen: de ambassadeurs inwonersparticipatie hebben een aanjagende functie, of de mogelijkheid tot participatiemedewerkers zal onderzocht moeten worden. Zonder ambassadeurs en aanjagers komt inwonersparticipatie niet verder.

-

Het delen van successen en evaluaties op participatietrajecten wordt een belangrijke taak van de regisseur inwonersparticipatie. Zo wordt kennis van succesvolle trajecten gedeeld, gevierd en geborgen.

12.

Financiën

Het doorlopen van een participatieproces brengt kosten met zich mee. Ten eerste moet er geïnvesteerd worden in kennis en kunde van medewerkers. Daarnaast kunnen investeringen nodig zijn in communicatiemiddelen en in sommige gevallen is het verstandig om externe ondersteuning in te huren. Daarbij valt te denken aan bijvoorbeeld een onafhankelijk voorzitter of iemand met specialistische vaardigheden. Een investering in inwonersparticipatie kost aan de voorkant geld maar verdient zich terug door betere besluitvorming en groter draagvlak. Zo kunnen bijvoorbeeld tijd- en geld rovende bezwaarprocedures zoveel mogelijk worden voorkomen. Overige kosten komen ten laste van de projectbudgetten. De hoogte van deze budgetten hangen mede af van de omvang en het niveau van het participatietraject. De bekostiging van het beleid voor inwonersparticipatie is als volgt: • De kosten voor de participatietrajecten zelf worden opgenomen in de kosten voor planvoorbereiding en beleidsvoorbereiding. • Een regisseur inwoners- en overheidsparticipatie wordt opgenomen in de formatie.

13.

Bijlages

Bijlage 1: Raadsvisie op inwonersparticipatie

Bijlage 2: Drontens stappenplan Inwonersparticipatie in de gemeente Dronten

Inwonersparticipatie stap voor stap

Intro ‘Alles wat we doen, doen we met de samenleving.’ Dat staat in ons coalitieakkoord. Samen maken wij de gemeente Dronten. We streven ernaar dat inwoners van Dronten gelukkig zijn en dat het in Dronten prettig wonen en werken is. Ook omdat de samenleving zich betrokken voelt bij wat er in eigen omgeving, wijk en buurt gebeurt. Veel mensen willen daar ook over meepraten en meebeslissen. Daarom gaan we meer met elkaar in gesprek en meer uitleggen waarom we doen wat we doen. Waarbij we de samenleving niet alleen het gevoel maar ook de overtuiging kunnen geven dat de overheid er is voor de samenleving en niet andersom. Voor onze inwoners betekent dat meer ingangen en mogelijkheden tot meedenken en soms ook geduld. Processen kunnen langer duren als iedereen gehoord wordt. Waar meerdere belangen spelen, kan niet iedereen alles volledig naar de zin gemaakt worden. Het kan betekenen dat er soms ontevredenheid is over de uitkomst. We zijn wél altijd transparant over het proces en vooraf helder over verwachtingen, wat wel en niet kan. Maar hoe werkt dat in de praktijk voor jou als medewerker en voor ons als bestuurder? Hoe zorg je ervoor dat inwonersparticipatie werkt? Hoe zorg je ervoor dat van tevoren de verwachtingen helder zijn? Waar begin je? En is inwonersparticipatie echt altijd nodig? Dit stappenplan helpt je om antwoord te krijgen op al die vragen.

Het geeft je houvast in jouw project als het gaat om inwonersparticipatie. Dronten geeft je de ruimte, laten we met elkaar de ruimte pakken om zo samen meer mogelijk te kunnen gaan maken voor onze gemeente. Want alleen samen kunnen we werken aan en trots zijn op een beter, mooier en duurzamer Dronten. Hartelijke groet, Roelof Siepel Wethouder Inwonersparticipatie

Stap 1: Voordat je begint… Waarom willen we inwonersparticipatie? Voordat je aan de slag gaat is het belangrijk om intern duidelijk te hebben waarom je inwonerparticipatie gaat inzetten. Stem samen duidelijk af, zo voorkom je misverstanden en een valse start. En uiteindelijk teleurgestelde inwoners. Het is cruciaal om het waarom helder te hebben. We zijn gewend om snel in de ‘actiemodus’ te schieten, in de middelen. Het is makkelijk om met het ‘wat’ en het ‘hoe’ te beginnen, dat is namelijk ook gelijk concreet. Maar vergeet nooit dat inwonersparticipatie nooit het uiteindelijke doel is. ‘Omdat het de bestuurlijke wens is’ kan geen reden zijn om een inwonersparticipatietraject op te starten. Wat wil je bereiken met inwonerparticipatie in je project? Draagvlak vergroten aan de voorkant? Een betere kwaliteit? Nieuwe vormen van samenwerking leren? Of moet het van college of raad? Allemaal vragen waarop je eerst antwoord probeert te krijgen. Is participatie hier wel waardevol? Voordat je aan de uitvoering begint, is het wijs je af te vragen of je vraagstuk wel zo geschikt is voor inwonerparticipatie. Is er wel echt ruimte voor? Schat in welke vorm geschikt is door te kijken naar probleem en doelstelling, maar ook naar stakeholders en de formele rol & bevoegdheid van de organisatie. Bij stap 5 komen we hierop terug met het Drontens participatiemodel.

GO of NO GO? Dit is het GO/NO GO-moment. Als je niet duidelijk kunt krijgen waarom inwonersparticipatie nodig is, en of het eigenlijk wel nuttig is, dan is dit het moment om te stoppen en inwonersparticipatie niet in te zetten als middel in (deze fase van) je project: NO GO. De volgende stap is dan wel het informeren van inwoners, dus zorg ervoor dat je team Communicatie tijdig vraagt om advies. Is het waarom duidelijk en draagt inwonersparticipatie bij aan de projectdoelen? Dan heb je een GO en ga je verder met de stappen die nu volgen. GO!

Laat je afwegingen zien in college- en raadsvoorstel In de interne organisatie blijft inwonersparticipatie constant onderwerp van gesprek. Daarom zal elk collegevoorstel en raadsvoorstel een participatieparagraaf gaan bevatten waarin de volgende vragen worden gesteld: • Of bij de totstandkoming van het voorstel participatie met (groepen uit) de samenleving heeft plaatsgevonden of nog gaat plaatsvinden. Zo ja, in welke vorm, met welk doel en welke doelgroepen? • Zo nee, waarom niet? Een voorbeeld hiervan vind je op intranet > Organisatie > gereedschapskist inwonersparticipatie Hoeveel draagvlak heb je? Niet altijd gaan de handen op elkaar voor inwonerparticipatie. Partners, maar soms zelfs afdelingen staan hier heel verschillend in (nog los van politieke kleur). Vraag je af wat het draagvlak is en laat je niet verrassen door een gebrek daaraan. Stel vragen als: Hoe is de cultuur en het sentiment binnen de organisatie, afdeling of bij de volksvertegenwoordigers? Hoe is de onderlinge samenwerking?

Is er een cultuur van samenwerken tussen bijvoorbeeld een buurt en de gemeente? Is er een (negatieve of positieve) geschiedenis die het proces kan verstoren of verder helpen? Vragen, vragen, vragen Je weet waarom je inwonerparticipatie wilt gebruiken. Maar daarmee is nog lang niet alles beantwoord. Denk na over vragen als: Mag het mislukken? Is er tijdsdruk? Is er sprake van politieke gevoeligheid? Waar ligt het bevoegd gezag? Is het thema voldoende concreet om inwoners in beweging te krijgen? Een ezelsbruggetje is GROTIK, vanuit het projectmatig werken: Geld: is er voldoende budget aanwezig? Risico: welke risico’s en afhankelijkheden zijn er. Welke afwegingen moet je maken, welke gevoeligheden zijn er? Organisatie: heb tevoren helder wie opdrachtgever is, wie projectleider, welke projectleden en of en wanneer een projectplan klaar is. Is er voldoende capaciteit? Tijd: Wat is het tijdspad, waar zitten mijlpalen, projectfases, besluitvormingsmomenten? Informatie: alle beschikbare informatie die voorafgaand aan het project in de ontwikkelingsfase, tijdens de uitvoeringsfase en achteraf in de nazorgfase aanwezig is, er van buitenaf bijkomt en binnen het project wordt geproduceerd.

Kwaliteit: Welke standaarden en normen zijn er, welke meetinstrumenten ga je gebruiken? Is er voortgangsbewaking? Vind een haakje voor de start: wat is de context? Een logisch moment waarom je er juist nu mee zou beginnen. Is er bijvoorbeeld een motie ingediend die kansen biedt? Staan er aanknopingspunten in een nieuw collegeakkoord? Of wil een (nieuwe) bestuurder er mee aan de slag? Schrijf een startnotitie In de startnotitie leg je vooraf de voorwaarden voor participatie (zoals voor rolverdeling, tijd, geld) vast in een voor inwoners begrijpelijke startnotitie. Een voorbeeld hiervan vind je op intranet > Organisatie > gereedschapskist inwonersparticipatie

Stap 2: Fases Hoe ver ben je? Bepaal de fase waarin het vraagstuk zich bevindt en wat dit betekent voor het bereiken en betrekken van de inwoner. Zit je nog in de agendavorming of is er al beleid, besluitvorming of zelfs uitvoering? Of heb je alleen nog de evaluatie te doen? We werken binnen de gemeente Dronten met projectmatig werken, waarbij de volgende fases worden onderscheiden: Initiatieffase Definitiefase Ontwerpfase Uitvoeringsfase Realisatiefase Nazorgfase Realiseer je dat inwonersparticipatie in elke fase weer anders kan zijn. Zo is eigenlijk bijna elk project wel geschikt voor verschillende mate van inwonersparticipatie. Dus op voorhand nee zeggen tegen inwonersparticipatie is niet mogelijk. Het kan zo maar zijn dat in de uitvoeringsfase er een enorme mate van inwonersparticipatie mogelijk is.

Stap 3: Stakeholders Wie wil je bereiken? Denk goed na over wie je wilt bereiken. Waarom juist zij? Ken je ze al van eerder contact? Hoe kom je bij de juiste mensen? Maar ook bij de stille meerderheid? Van welke bestaande organisaties/overlegorganen/ structuren kun je gebruik maken? Wie vertegenwoordigen zij? Wie gaat hen uitnodigen en ermee in gesprek? Bestuur of ambtelijke organisatie? Per fase kunnen natuurlijk ook je stakeholders veranderen, let daar ook goed op. Bekijk, als dat nodig is, in de nieuwe fase opnieuw je stakeholders. In stap 5 gaan we dieper in op hoe je je stakeholders bepaalt en vertellen we meer over de participatiebox van SIR Communicatiemanagement. In deze box vind je onder andere meer over werkvormen.

Stap 4: Verwachtingen Wees helder over verwachtingen Toets vooraf goed wat de verwachtingen zijn in de organisatie, bij volksvertegenwoordigers en bij het college. Is de vorm ok? Weet iedereen er voldoende vanaf? Kunnen we de consequenties goed inschatten? Zijn we het eens over de hoeveelheid betrokkenheid en invloed? Bij deze stap schat je ook de haalbaarheid in. Kader zaken duidelijk af als: termijn, financieel, juridisch, inzet van personeel, etc. Waar kan het gaan knellen en wat kan beslist NIET? Wees ook helder over wat er met de oogst gebeurt. Als het goed is heb je jezelf deze vragen gesteld bij stap 1. Het is van belang dat je de uitkomsten daarvan deelt met de organisatie om zo zeker te weten of iedereen akkoord is. Verwachtingen vastleggen en delen Je hebt een helder doel, een concreet vraagstuk en iedereen binnen de organisatie is op de hoogte. Om misverstanden achteraf te voorkomen is het belangrijk dat alles nu duidelijk wordt vastgelegd en gedeeld. Leg afspraken, consequenties en kaders vast, zodat je hier op kunt blijven terugkomen (of van kunt afwijken, als iedereen dat wil). Denk verschillende scenario’s met elkaar door. Zo kom je beter beslagen ten ijs. Informeer betrokkenen Tijdig en regelmatig. Voor een inwoners is het heel vervelend om betrokken te worden, daar energie in te steken en vervolgens niets meer te horen, of pas na lange tijd weer.

Inwoners haken daarop af en zullen een volgende keer bedanken. Kun je een vraag nog niet beantwoorden? Maak dit expliciet, deel dit met elkaar, ook extern en houd het op de agenda. Staan we er nog steeds samen achter? Check gedurende het traject of we er allemaal nog steeds achter staan. Vanuit volksvertegenwoordiging, college, ambtelijke organisatie en externe betrokkenen. Verloopt het proces in lijn met de gemaakte afspraken? Wat is er nu nodig? Leg nieuwe afspraken vast. Zorg voor continuïteit Denk goed na hoe je het project organiseert. Organiseer bestuurlijk en ambtelijk opdrachtgeverschap/ dekking. Als er poppetjes wegvallen moet duidelijk zijn vastgelegd wat de afspraken zijn en wat de visie op het vervolg is. Ook wil je nu zorgen dat wat je leert wordt geborgd in de organisatie. Laat het hele proces niet te veel afhangen van 1 persoon, dat maakt het te kwetsbaar. Rapporteer Bij elk plan of beleidsstuk waarbij participatie heeft plaatsgevonden maak je een rapportage die je beschikbaar stelt als stuk voor de besluitvorming. Deze rapportage bevat in principe de volgende onderdelen: a. Een beschrijving van de belangrijkste kenmerken en statistieken (aantal bijeenkomsten, deelnemers, etc.) van het participatieproces b. Een overzicht van ingebrachte opvattingen en meningen c.

De verwerking van de participatie-opbrengst in het concept plan of beleidsvoorstel (geeft antwoord op de vraag: wat is er met de inbreng gedaan?) d. Het voorstel voor besluitvorming over het conceptplan of beleidsvoorstel op basis van een beoordeling van de participatie-opbrengst Een voorbeeld hiervan vind je op intranet > Organisatie > gereedschapskist inwonersparticipatie Stap 5: Handleiding Drontens Model

Als je alle bovenstaande stappen goed hebt doorlopen en hebt uitgewerkt waar mogelijk, dan pak je nu samen met je projectgroep het Drontens participatiemodel erbij. Dit model is ontwikkeld om met de projectgroep aan het begin van een inwonersparticipatietraject met elkaar een gedeeld besef van de opgave te krijgen. Let op: Doe deze analyse opnieuw zodra het project een nieuwe fase ingaat. 1. Fase projectmatig werken 1. Bepaal de fase waar het project waar je IWP voor in wilt gaan zetten. 2. Denk alvast na over de vervolgfases en wat dat doet voor je communicatie met betrokkenen. De mate van inwonersparticipatie kan verschillen per fase. 2. Actorenanalyse: wie is er in deze fase betrokken en welke rol geef je ze? Een actorenanalyse kan je helpen je te richten op de belangrijkste partijen. Door te divergeren en daarna weer te convergeren heb je een goed beeld van je omgeving en op wie je je primair kunt gaan richten. 1. Bedenk eerst alle mogelijke actoren die te maken zouden kunnen hebben met dit project in deze fase. Schrijf elke actor op een geeltje. De geeltjes plak je op een muur/wand, zodat goed te overzien is hoeveel het er zijn. 2. Sorteer en groepeer: kijk of je bepaalde actoren kunt clusteren. Misschien springen er opvallende actoren uit en misschien kun je onderscheid maken in geeltjeswolken met gemeente, belangengroepen, pers, ondernemers, inwoners etc.

3. Prioriteer: kijk welke actoren voor deze fase het belangrijkst zijn.

Welke rol geef je de actoren die prioriteit hebben in deze fase van het project? Hiermee breng je het krachtenveld in beeld, want de rol die een actor inneemt, zegt wat over zijn of haar mate van invloed. Beslissers: actoren die beslissingen nemen over het traject, beleid of project of delen ervan. Zij kunnen de ‘stekker eruit trekken’. Uitvoerders/leveranciers: actoren die een rol spelen bij de uitvoering van het traject, beleid of project of kennis kunnen leveren. Zij stellen kennis, middelen of bijv. mensen beschikbaar; Beïnvloeders: actoren die invloed uitoefenen (formeel of informeel) op het traject, beleid of project. Zij organiseren zich om invloed uit te oefenen op jouw traject, beleid of project. Gebruikers/afnemers: actoren die de gevolgen ervaren van het traject, beleid of project. Gebruiken of worden geraakt door de gevolgen van het traject, beleid of project.

3. mate van inwonersparticipatie Welke mate van inwonerparticipatie hebben de actoren in deze fase? Informeren De gemeente bepaalt zelf en informeert betrokkenen. Raadplegen/consulteren/inventariseren De gemeente bepaalt agenda en vraagt betrokkenen om een reactie. De gemeente is niet gebonden aan de uitkomst. Maar door te consulteren en te inventariseren krijg je reacties op je plan. Als je die reacties verwerkt voor besluitvorming dan heb je aan de voorkant gelijk een groter draagvlak. Adviseren/ verdiepen door dialoog De gemeente bepaalt de agenda, maar adviezen spelen een volwaardige rol. Door goed te luisteren en echt in gesprek zijn met inwoners kun je belangrijke informatie ophalen die kan bijdragen aan het succes van je project. Deze mate van participatie geeft veel ruimte voor inbreng en discussie. Er is sprake van deskundigheid en inhoudelijke kennis aan beide kanten. Coproduceren/ samen doen De gemeente en betrokkenen komen gezamenlijk een agenda overeen, waarna gezamenlijk naar oplossingen wordt gezocht. Meebeslissen Zelf beslissen op onderdelen binnen de kaders van de gemeente. De ambtelijke organisatie vervult een adviserende rol. Er is samenwerking op basis van gelijkwaardigheid met andere partijen. Resultaten hebben een bindende werking, de gemeente neemt de resultaten over.

Zelf organiseren Het college faciliteert en stelt kaders, maar is bij de totstandkoming en uitvoering niet direct betrokken. Wel kan de gemeente ondersteuning bieden (tijd, geld, deskundigheid, hulpmiddelen).

4. Waar gaat het over? En waar niet? Deze vraag gaat over verwachtingen en helderheid waar de participatie nu echt over gaat. Gaat het over de kleur van de muren of de invulling van de ruimte? Gaat het over de lantaarnpaal als geheel of de kleur van het licht? Omschrijf dit goed in je plan en wees helder over de verwachtingen.

Stap 6: En nu aan de slag! Hoe? Deze stap is het moeilijkst te nemen als organisatie, want omdat het zo nieuw is, is er in de organisatie zelf nog weinig ervaring. Participatie betekent voor ons: een professionele en attente houding, serieus luisteren naar wat inwoners te zeggen hebben, verbindingen maken en lef hebben; zoeken naar mogelijkheden in plaats van problemen. Zoals Pippi Langkous zei: “Ik heb het nog nooit gedaan, dus ik denk dat ik het wel kan.” Canvas SIR Communicatiemanagement Om met het hoe van inwonersparticipatie aan de slag te gaan, gebruik je het canvas van SIR. Door dit canvas in te vullen maak je tegelijkertijd een volgordelijkheid in het benaderen van je doelgroep. Het canvas vind je hier: intranet > Organisatie > gereedschapskist inwonersparticipatie De basis hiervoor heb je al gemaakt in de vorige stap. Je bepaalt fase het participatiedoel, daar hang je een publieksvraag aan. Je beschrijft precies wie je publiek is, wie de afzender gaat zijn (dat hoeft namelijk echt niet altijd de gemeente te zijn) en tenslotte bepaal je de gespreksvorm. Daarvoor gebruik je de participatiebox van SIR.

Participatiebox SIR Communicatiemanagement In de gemeente Dronten maken we gebruik van de participatiebox van SIR Communicatiemanagement. Per participatieonderdeel hebben zij verschillende werkvormen ontwikkeld die je kunt inzetten om inwoners te betrekken op verschillende niveaus. Elk team beschikt over een eigen participatiebox. Wil je een nieuwe participatiebox aanvragen? Neem dan contact op met de regisseur inwonersparticipatie.

Gereedschapskist Inwonersparticipatie op intranet Op intranet vind je een pagina met daarop allemaal formats die je kunt gebruiken voor je inwonersparticipatietraject. Je vindt hier voorbeelden van collegevoorstellen, raadsvoorstellen, startnotities, rapportages, voorbeelden uit de praktijk en nog veel meer. Doe er je voordeel mee! Kijk op intranet > Organisatie > gereedschapskist inwonersparticipatie En dan nog dit… Zorg ervoor dat inwoners op tijd (tenminste 1 week van tevoren) kunnen beschikken over alle informatie die zij nodig hebben en bied deze op verschillende manieren aan. De taal is begrijpelijk voor onze inwoners en boven alles mensgericht. Nodig inwoners tijdig (tenminste 2 weken van tevoren) uit voor bewonersavonden en organiseer deze bij voorkeur in de wijk zelf. Houd je doelgroep betrokken door een vraagstuk concreet te maken en voortgang te houden. Neem bijvoorbeeld inwoners mee op excursie. Plan nieuwe rondes niet te ver vooruit in de tijd, zorg ervoor dat er niet te veel tijd zit tussen afspraken. Nodig een inspirator uit. Een ervaren professional, die partijen enthousiast maakt om te durven beginnen. Deze kan vanuit de organisatie komen, of van buiten. Als hij/zij maar even blijft en geaccepteerd is door organisatie, bestuur en volksvertegenwoordiging. Vind een ambassadeur, hoog in de ambtelijke organisatie.

Hij of zij kan zorgen dat de organisatie in beweging komt en ruimte krijgt. Samen met een bestuurlijk voorvechter en liefst wat enthousiastelingen in de raad heb je een mooie driehoek om de participatie voort te stuwen. Waarborg een hoog niveau van dienstverlening. Zorg dat de bijeenkomst professioneel en gastvrij wordt georganiseerd. Laat je waardering blijken. Mensen doen vrijwillig mee. Ontlast ze waar het kan, creëer (bijvoorbeeld ook bestuurlijke) momenten/bijeenkomsten om de spirit erin te houden. Inhoudelijk, maar ook om successen Doe de check: Is iedereen nog steeds tevreden? Ga even terug naar het oorspronkelijke doel. Geldt dat doel nog steeds en zit je dan op de juiste weg? Maak knelpunten en belemmeringen zo snel mogelijk bespreekbaar!

Stap 7: afronden, evalueren en funderen Rond goed af Je hebt goede gesprekken gevoerd, nieuwe inzichten opgehaald, ervaringen en kennis gedeeld. Nu is het zaak het proces ook goed af te ronden. Blijf communiceren over resultaten en voortgang, ook na afloop. Evalueer intern In hoeverre hebben reguliere werkafspraken en regels invloed gehad in dit traject (bepalend/sturend)? Was afwijken mogelijk en/of noodzakelijk en wat was daarvoor nodig?

In hoeverre stimuleert of beperkt de organisatiecultuur de vernieuwing in dit traject of zelfs breder? Wat wil je met je collega’s anders organiseren bij volgende participatieprocessen? Hoe kun je jouw/jullie ervaringen binnen dit traject delen binnen en buiten jouw organisatie? Praat met alle betrokkenen/evalueer extern Deel met inwoners die hebben meegepraat of jij en betrokken collega’s, college, volksvertegenwoordiging en inwoners tevreden zijn over de gekozen participatievorm. Vraag dit uiteraard ook aan deelnemers zelf! Paste deze vorm bij het doel wat je samen vooraf hebt bepaald? Wat zijn de grootste succesfactoren geweest? Wat zou je een volgende keer hetzelfde doen? Wat zijn de grootste leerpunten geweest? Wat zou je een volgende keer anders doen? Wat heeft je het meest positief verrast en met wie ga je dat delen? Kortom: praat, reflecteer en deel!

Afsluiting We hopen dat we je met deze handleiding stap voor stap op weg hebben geholpen in jouw participatietraject met inwoners. Heb je vragen, ideeën, opmerkingen? Stel ze aan de regisseur inwonersparticipatie. We hebben ons bij het maken van deze handleiding en het model laten inspireren door Studio vers bestuur en het Factor C-model van de ringen van invloed. Tot slot willen we graag afsluiten met een mooie tekst van Mahatma Gandhi: “Alles wat je voor mij doet, maar niet met mij, doe je tegen mij” Iets waar je je als ambtenaar altijd bewust van moet zijn. Heel veel succes!

Bijlage 3: Mate van participatie 1. Informeren De gemeente bepaalt zelf de agenda voor besluitvorming en houdt betrokkenen op de hoogte. Dat kan via het hele scala van communicatiemiddelen (persoonlijk, druk, web, enzovoorts). De gemeente maakt dus zelfstandig beleid en kan daarvoor ook informatie van betrokkenen gebruiken (bewoners, ondernemers, organisaties, belangengroepen, enzovoorts). Opvragen van die informatie kan bijvoorbeeld ook via enquêtes, monitors, benchmarks. De betrokkenen hebben geen formele inbreng. Hun rol is toehoorder. Feitelijk is dit geen participatie; het is wel een voorwaarde voor participatie. 2. Raadplegen, consulteren De gemeente bepaalt zelf de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekspartners bij ontwikkeling van beleid. Persoonlijke meningen, ervaringen en ideeën worden geïnventariseerd, maar zijn voor de gemeente niet bindend. De rol van de participant is geconsulteerde. Plannen worden door de gemeente opgesteld en voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbenden worden meegenomen in het vervolgproces. 3. Adviseren De gemeente bepaalt de agenda, maar vraagt advies aan participanten. De betrokkenen kunnen ook problemen en oplossingen aandragen en met voorstellen komen. Alle ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid.

De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. Het kan voorkomen dat er tegenstrijdige adviezen vanuit de samenleving komen, deze weegt de gemeente op basis van het algemeen belang (paragraaf 5a). De rol van de participant is adviseur. 4. Co-creëren / coproduceren Gemeente en betrokkenen werken samen, bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. Formeel beslist de gemeente, maar die verbindt zich aan die oplossingen in de besluitvorming. De rol van de participant is samenwerkingspartner. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven. 5. (Mee)beslissen De betrokkenen beslissen (binnen kaders die de gemeente vooraf vaststelt en deelt). Gemeente is kaderstellend (vooraf) en controlerend/toetsend (achteraf). Het overdragen van beslissingsbevoegdheid kan bijvoorbeeld met een wijkbudget of met stemmen via het web.

Bijlage 4: Spelregels Onderstaand zijn een aantal spelregels hoe om te gaan met een participatieproces: 1. De gemeente beoordeelt bij plannen aan de hand van ons afwegingskader vooraf in hoeverre er mogelijkheden voor participatie zijn. Met dit afwegingskader zorgen we voor consistentie in de beoordeling. De gemeente organiseert geen participatieproces als er nauwelijks iets te beïnvloeden valt voor inwoners. 2. De gemeente legt vooraf de voorwaarden voor participatie (zoals voor rolverdeling, tijd, geld en terugkoppeling) vast in een voor alle partijen begrijpelijke startnotitie (zie paragraaf 5.g). 3. De gemeente zorgt dat inwoners op tijd (tenminste 2 weken van tevoren) beschikken over alle informatie die zij nodig hebben en biedt deze op de gewenste manieren aan. 4. Participatie betekent voor de gemeente: een professionele en attente houding, serieus luisteren naar wat inwoners te zeggen hebben, verbindingen maken en lef hebben; zoeken naar mogelijkheden. 5. De gemeente gebruikt begrijpelijke taal, namelijk B1 niveau. Daarnaast communiceert de gemeente op een eenduidige manier. 6. Wanneer er tussentijds wijzigingen optreden, dan laat de gemeente dit vroegtijdig aan inwoners weten. 7. De gemeente nodigt inwoners tijdig (tenminste 2 weken van tevoren) uit voor bewonersavonden en organiseert deze bij voorkeur zo dicht mogelijk bij de inwoners georganiseerd. 8.

De gemeente kijkt of participatietrajecten kunnen worden georganiseerd samen met partners zodat er verschillende afzenders zijn die inwoners uitnodigen. 9. De gemeente deelt vooraf de basisprincipes en spelregels met alle deelnemers van het participatietraject. 10. De gemeente informeert betrokkenen over de verwerking van- en de uitkomst van het participatietraject, de besluitvorming en het vervolg. Omdat dit een kritiek onderdeel is van het succes van een participatietraject, is deze hieronder verder uitgewerkt. De inbreng van de deelnemers aan de inwonersparticipatie en de totale opbrengst van het proces verschaft belangrijke informatie voor de besluitvorming. Het is daarom belangrijk dat die inbreng en opbrengst goed beschreven wordt en onderdeel uitmaakt van de besluitvorming. Bij elk plan of beleidsstuk waarbij participatie heeft plaatsgevonden zal de gemeente daarom een rapportage maken en die beschikbaar stellen als stuk voor de besluitvorming en delen met diegenen die deel uitmaakten van het participatietraject. Een dergelijke rapportage bevat in principe de volgende onderdelen: e. Een beschrijving van de belangrijkste kenmerken en statistieken (aantal bijeenkomsten, deelnemers, etc.) van het participatieproces f. Een overzicht van ingebrachte opvattingen en meningen g.

De verwerking van de participatie-opbrengst in het concept plan of beleidsvoorstel (geeft antwoord op de vraag: wat is er met de inbreng gedaan?) h. Het voorstel voor besluitvorming over het conceptplan of beleidsvoorstel op basis van een beoordeling van de participatie-opbrengst

De gemeente zal alle deelnemers aan het participatieproces actief informeren over de opbrengst van de participatie en de wijze waarop die is verwerkt in de voorbereiding voor de besluitvorming. Daarbij is het van belang uit te leggen welke opbrengst wel en niet is opgenomen in het plan of het beleid en ook te motiveren waarom.