Bijlage - 1 Programmabegroting HFA 2027-2030.pdf

PROGRAMMABEGROTING - PERIODE 2027 T/M 2030 -

HET FLEVOLANDS ARCHIEF MAART 2026

1

1. Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief (situatie 01-01-2026): Het Dagelijks Bestuur bestaat uit: De heer S. Kruis (namens gemeente Lelystad) Mevrouw A. Ponsioen (namens Het Rijk) De heer J. Klopman (namens provincie Flevoland)

Het Algemeen Bestuur bestaat uit: Het Dagelijks Bestuur De heer S. J. Lap (namens gemeente Dronten) De heer F. Brouwer (namens gemeente Urk) De heer J. Lodders (namens waterschap Zuiderzeeland) De heer S. Scheffer (namens gemeente Zeewolde)

2

Inhoudsopgave 1.

Samenstelling van het bestuur van Het Flevolands Archief (situatie 01-01-2026): ..............2

2.

Voorwoord ......................................................................................................................4

3.

Inleiding ...........................................................................................................................7

4.

Hoofdlijnen van de begroting ..........................................................................................8 4.1.

Algemeen ................................................................................................................ 8

4.2.

Indexering ............................................................................................................... 8

4.3.

Uitgangspunten Programmabegroting 2027 -2030 .................................................... 9

5.

Beleidsbegroting: programmabegroting .........................................................................10 5.1.

Programma Archivering ......................................................................................... 10

5.1.1.

Programmadoel: Wat willen we bereiken? ........................................................... 10

5.1.2.

Beoogde maatschappelijke effecten .................................................................. 10

5.1.3.

Effectenindicatoren ........................................................................................... 11

5.1.4.

Wat gaan we daarvoor doen? ............................................................................. 11

5.1.5.

Termijnagenda .................................................................................................. 19

5.1.6.

Programmabegroting ......................................................................................... 19

5.1.7.

Organisatie........................................................................................................ 20

5.1.8.

Normaliseren rechtspositie ambtenaren ............................................................. 20

5.1.9.

Huisvesting ....................................................................................................... 21

5.1.10.

Interne beheersing ............................................................................................. 21

5.1.11.

BTW ................................................................................................................. 21

5.1.12.

Duurzaamheid ................................................................................................... 22

5.1.13.

Automatisering .................................................................................................. 23

5.1.14.

Openbaarheidsparagraaf ................................................................................... 24

5.1.15.

Burgerparticipatie .............................................................................................. 24

5.2.

Financiële Paragrafen ............................................................................................. 25

5.2.1.

Onderhoud kapitaalgoederen ............................................................................ 26

5.2.2.

Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................ 26

5.2.3.

Financiering ....................................................................................................... 29

6.

Financiële begroting 6.1. Overzicht baten en lasten en de toelichting .................... 33

6.2.

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten ............................................. 34

6.3.

Meerjarenbegroting 2027-2030 .............................................................................. 34

6.4.

Balans 2027 – 2030................................................................................................. 42

Vaststellingsbesluit...............................................................................................................44

3

2. Voorwoord Voor u ligt de Programmabegroting 2027 – 2030 van Het Flevolands Archief (HFA), waarin we de ambities en inspanningen van HFA in één programma hebben vastgelegd, te weten: •

Archivering

Dit programma bestaat uit producten, activiteiten en financiële middelen en is gericht op het bereiken van vooral bepaalde maatschappelijke effecten. In het programma hebben we beschreven hoe we de effecten willen bereiken en we hebben een raming van baten en lasten gemaakt. HFA hanteert de volgende opbouw in het programma: 1. Wat willen we bereiken? 2. Wat gaan we daarvoor doen? 3. Wat mag het kosten? Dit is de tiende programmabegroting van HFA. Het hoogste orgaan van een publiekrechtelijke organisatie bepaalt de indeling van de Programmabegroting, binnen de kaders van het BBV. De andere planning & control documenten voor dat jaar volgen die indeling. Bij HFA werken we met een indeling van de Programmabegroting in één programma, het programma voor de primaire taken van HFA en dat is het programma Archivering. HFA is een openbaar lichaam met als doel om de archiefwettelijke taken van de deelnemers uit te voeren. Deelnemers van HFA zijn (na voorgenomen uittreding van het Rijk in 2027): de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk, Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Daarnaast blijft HFA natuurlijk gemandateerde taken voor het Rijk uitvoeren en zij blijven ons daarvoor vergoeden. In onze gezamenlijkheid zijn we efficiënter en kunnen we grotere kwaliteit bieden. Deelname in de Gemeenschappelijke Regeling betekent daarom een besparing van inspanning en kosten.

Deze inspanningen staan natuurlijk in nauw verband met reële bijdragen die benodigd zijn om de organisatie gezond te houden. Alleen zo kunnen de deelnemers in gezamenlijkheid op de juiste wijze inzet garanderen op de uitvoering van de wettelijke taken. Bij HFA onderzoek je het ontstaan en de ontwikkeling van de jongste provincie. Samen met jou maken wij de geschiedenis toegankelijk. Het Flevolands Archief heeft verhalen uit het dagelijks leven, is het jongste archief van Nederland, trekt voortdurend belangstelling uit de hele wereld, deelt de ontwikkeling van het opbouwen van een gemeenschap en is het enige archief ter wereld waar de totstandkoming van een polder volledig is vastgelegd. Waar je ook komt: onze verhalen spreken tot de verbeelding. HFA beheert de archieven over de grootste polder ter wereld en één van de grootste waterbouwkundige projecten die ooit zijn uitgevoerd. De basis van het archief is gevormd door de archieven van het Zuiderzeeproject uitgevoerd door het Rijk. Interessant hierbij is dat deze werkzaamheden veelal zijn vastgelegd op foto of film. Wat resulteert in een prachtige unieke beeldcollectie. Zowel bij onze interne als externe contacten vinden we bij HFA investeren in welzijn en duurzaamheid, verbinding en samenwerking belangrijk. We zijn authentiek, betrouwbaar, compleet en deskundig. Bij HFA hebben we respect voor mens en natuur.

We investeren samen met burgers en deelnemers op toekomstbestendige wijze in onze kennis en informatie. Wij en onze informatie zijn oorspronkelijk, transparant en kloppend. We zijn goed in wat we doen en zijn 4

daar trots op. In de komende periode willen we blijven investeren in onze deelnemers door toezicht uit te voeren en adviezen te geven over informatie- en archiefbeheer. De aan ons toevertrouwde collecties gaan we zo goed mogelijk bewaren, behouden en beheren. We blijven verbinding zoeken met die burger, waarvoor we ook collecties zo toegankelijk mogelijk willen maken. De benodigde investering op deze taken is echter afhankelijk van de door onze deelnemers investering in daarbij passende financiële middelen. HFA heeft zich met het meerjarenbeleidsplan 2025-2028 georiënteerd op de toekomstige positionering en het hiermee samenhangende verdere ontwikkelings- en toekomstperspectief. Vanaf 2024 hebben we met het bestuur de kaders voor de daar bijbehorende deelnemersbijdrage besproken en hebben deze per 2026 ook ingezet op een robuuste en wendbare organisatie in de uitvoering van de wettelijke taken. Hierbij houden we, binnen onze bescheiden formatie, systematische oog voor het waar mogelijk verminderen of elimineren van activiteiten die geen waarde toevoegen aan onze benodigde processen. Per 2027 is de uittreding van het Rijk uit de Gemeenschappelijke Regelingen een feit. In 2027 zorgen we met OCW dat de we gemaakte afspraken over de nieuwe vorm van samenwerken correct implementeren. In 2026 heeft het bestuur van HFA het kostenmodel voor het e-Depot geëvalueerd.

HFA zet in 2027 in lijn met het genomen besluit mogelijkheden en middelen in rond werkzaamheden en investeringen met betrekking tot het e-Depot. Door het bestuursbesluit rond de deelnemersbijdrage in 2025 kon HFA niet inzetten op het scenario van ‘toekomstbestendigheid’ en daarmee niet voor uitbreiding van de formatie voor ICT-deskundigen, archivarissen en het managementteam (MT). In 2027 houden we oog voor de benoemde risico’s op gebied van cybersecurity en nemen het bestuur zoals door hen gevraagd, mee in de maatregelen die HFA hiervoor moet nemen en de eventuele consequenties hierin voor onze deelnemers. De meerjarenbegroting vanaf 2027 toont een financieel evenwicht tussen baten en lasten, omdat HFA niet meer middelen uit wil geven dan het beschikbaar heeft. In de praktijk komt HFA zonder formatiegroei mensen en middelen tekort om uitdagingen (uit het scenario van toekomstbestendigheid) goed aan te pakken. Dit betreft onder andere aandachtspunten op het gebied van ICT en werkdruk. HFA weet daarom niet of het de opgenomen plannen en het meerjarenbeleidsplan wel ten uitvoer kan brengen zonder een mogelijke aanpassing in het door het bestuur ingezette scenario.

De ontwikkelingen rond de nieuwe archiefwet, technologische innovaties, geopolitieke onrust en de zoektocht naar passende en nieuwe samenwerkingsvormen met het Rijk en met stakeholders in de regio beïnvloeden in sterke mate onze agenda en inzet van (financiële) middelen voor de komende jaren. We blijven scherp op onze inzet in de verschuiving van gebruikersvragen en in gebruik van het (digitale) archief. Kortom, de Nederlandse archiefwereld blijft volop in beweging. De volledige gevolgen van al deze veranderende aspecten blijven lastig in te schatten, al is HFA zich zeer bewust van de risico’s. Aandachtspunt in de komende periode is dat met onvoldoende financiële middelen voor inzet op toekomstbestendigheid het voor HFA onhaalbaar is om het niveau van advisering, de digitaliseringstaken en de benodigde inzet op vernieuwing in hardware en software op het thema digitale veiligheid te waarborgen. Internationale ontwikkelingen blijven we volgen. HFA merkt natuurlijk ook gevolgen zoals inflatie, maar ook de instabiele bewegingen rond Big Tech. Op deze begroting passen we net zoals in 5

voorgaande jaren de nationale consumentenprijsindex (cpi) toe. We blijven indexaties en inflatie nauwlettend volgen. Tot op heden is het onze overheid gelukt om de gevolgen hiervan beperkt te houden. HFA is trots op de wendbaarheid en deskundigheid van haar medewerkers die met een klein team iedere keer weer grote resultaten heeft weten te boeken in de vervulling van de missie en ambities van onze organisatie. We hebben, anders dan veel andere organisaties, vooralsnog weinig moeite om de juiste krachten voor de uit te voeren taken te vinden. We hebben een gezonde organisatie met een goed op elkaar ingespeeld team, die ondanks de beperkte omvang zeer goed functioneert. Daarnaast blijft HFA een lerende organisatie die in contact staat met de samenleving. Dit stimuleert en motiveert het team. We evalueren ons eigen optreden en onze dienstverlening. We vernieuwen deze steeds op passende wijze. Hoewel de meerjarenbegroting een financieel evenwicht tussen baten en lasten toont, kan HFA geen tegenvallers opvangen. We spreken de hoop uit om ook in 2027 - 2030 met de deelnemers en met voldoende middelen de juiste inzet te kunnen garanderen. Het toegankelijk houden en maken van het informatiebeheer over de geschiedenis van Flevoland doen immers wij samen! Lelystad, 5 maart 2026 Namens het Managementteam van Het Flevolands Archief, De directeur,

Mw. drs. Marloes van der Sommen

6

3. Inleiding Deze programmabegroting volgt de vereisten uit het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), waarin de volgende indeling van de begroting wordt voorgeschreven: > Beleidsbegroting Programma Paragrafen > Financiële begroting Overzicht van baten en lasten Financiële positie Het programma van HFA In het hoofdstuk Archivering beschrijven we het programma als volgt: •

Programmadoel Beschrijving van het programma op hoofdlijnen.

•

Beoogde maatschappelijke effecten

•

Effectindicatoren

•

,,Wat gaan we hiervoor doen?” Beschrijving van de projecten die volgen uit het programma.

•

Termijnagenda Planning van de projecten t/m 2030. Dit overzicht actualiseren we jaarlijks.

•

,,Wat mag het kosten?” Programmabudgetten t/m 2030.

•

Vastgesteld beleid Interne beleidsdocumenten met betrekking tot het programma.

7

4.

Hoofdlijnen van de begroting

4.1.

Algemeen

Voor 2027 dekken we de inspanningen van HFA uit de reguliere bijdragen van de deelnemers, uit de structurele bijdrage voor de e-depotvoorziening en op projectbasis uit enkele toegekende fondsen en subsidies. Daarnaast hebben we slechts in beperkte mate nog bestemmingsreserves over, die we soms voor specifieke doelen kunnen aanwenden. Omdat deelnemers vanaf 2026 met een verhoging van deelnemersbijdragen met € 0,3 miljoen een structureel verschil tussen baten en lasten van HFA hebben opgelost, behoren managementteam (MT) en bestuur in de periode 2027 – 2030 samen na te gaan waar mogelijkheden om het weerstandsvermogen van HFA te verbeteren. Vanaf 2024 dragen deelnemers in de gemeenschappelijke regeling (GR) jaarlijks bij aan de gezamenlijke e-depotvoorziening. Deze structurele bijdrage hebben we gebaseerd op gezamenlijke afspraken, waaronder een berekening via het ‘kostenmodel’, dat oorspronkelijk met bedragen per inwoner rekent. We verwachten met deze bijdrage en de overige structurele bijdragen (inclusief loon- en prijsbijstelling) voldoende middelen voor HFA te hebben om haar beleid en taken uit te voeren. HFA heeft nu met een viertal overheidsorganisaties in beeld om aanvullende diensten bij in rekening te brengen om zo inspanningen van HFA vergoed te krijgen. Dit kan bijvoorbeeld door middel van dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) .

Over 2025 vergoeden twee partijen HFA hier al voor en het is een redelijke verwachting dat in 2027 alle vier deze partijen structureel bijdragen. HFA heeft een producten- en dienstencatalogus (PDC). Hiermee hebben we in 2025 de producten en diensten, die we bieden aan de deelnemers en welke producten en diensten een extra inspanning vereisen, inzichtelijk gemaakt. Deze PDC ontwikkelen we ook in 2027 verder door, passend bij behoeften van deelnemers en mogelijkheden van HFA. Tot slot geven we de bij het uitwerken van de Programmabegroting 2027 – 2030 gehanteerde uitgangspunten weer.

4.2.

Indexering

Loonontwikkelingen Om zo dicht mogelijk aan te sluiten bij de systematiek van het rijk hebben we in de Programmabegroting 2026 – 2029 voor de loonaanpassing de cao SGO als uitgangspunt gehanteerd. Vanaf 2026 past HFA cao sgo, een cao voor gemeentelijke organisaties, toe. De personeelskosten in 2027 zijn enerzijds gebaseerd op de jaarrekening 2025 en houden anderzijds rekening met een verlaging doordat HFA twee extern ingehuurde functies in 2026 met indiensttredingen beoogt in te vullen. Vervolgens houden we voor 2028 en verder (net zoals voorgaande jaren) het percentage van 1,5% aan voor verwachte toekomstige stijgingen van personeelskosten. Hoewel die toekomstige toenames nog niet zijn afgesproken in een cao, is dit een voorzichtige en verstandige werkwijze. In toekomstige programmabegrotingen passen we dit vervolgens aan op basis van de werkelijke afspraken (die in de loop van 2026 tot stand komen).

8

Prijsaanpassingen Voor prijsaanpassingen gaan we uit van het cijfer van het Centraal Planbureau (CPB). Deze instantie baseert dat weer op gegevens van het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS). In het bijzonder hanteren we de nationale consumentenprijsindex (cpi). Op basis van het CPB (2025) is een prijsstijging toegepast van 3%. HFA past dit al meerdere jaren toe en dit is landelijk gezien een aanvaardbare methode voor overheidsorganisaties. BBV HFA geeft met de meerjarenbegroting 2027 - 2030 vereiste inzichten. We lichten bestemmingsreserves en mogelijke investeringen toe. Ook leggen we nader uit hoe bijdragen van deelnemers door indexaties veranderen ten opzichte van voorgaande begrotingen. Met een risico-inventarisatie kwantificeren we ook de impact van mogelijke (bedrijfs)risico’s. Hoewel dit niet verplicht is, neemt HFA een toelichting over duurzaamheid en burgerparticipatie op. In 2024 stelde HFA haar Meerjarenbeleidsplan (MJBP) op voor de jaren 2025 - 2028.

4.3.

Uitgangspunten Programmabegroting 2027 -2030

Hieronder geven we de technische uitgangspunten weer die HFA hanteert bij het samenstellen van de programmabegroting 2027-2030: 1.

Voor de personeelskosten in 2027, nemen we enerzijds de gerealiseerde lasten uit 2025 als uitgangspunt en verwachten we anderzijds dat het HFA een kostenbesparing realiseert door twee functies niet meer structureel extern in te huren. Vanaf 2026 past HFA de cao sgo toe. Omdat betrokkenen in de cao nog een toename hebben afgesproken vanaf 2028, hanteren we vanaf 2028 voorzichtigheidshalve een toename van 1,5%. Omdat in 2025 en 2026 salarissen in de cao sgo al meer dan 6% toenamen, is het aanvaardbaar om komende tijd geen verdere, majeure aanpassingen daarin te verwachten.

2. Voor de prijsaanpassing van lasten (anders dan personeelskosten) gaan we uit van recente cijfers van het CPB voor de nationale consumentenprijsindex (cpi; 3%); 3. De begroting hebben we exclusief btw opgesteld;

9

5.

Beleidsbegroting: programmabegroting

5.1. 5.1.1.

Programma Archivering Programmadoel: Wat willen we bereiken?

Het programma Archivering omvat alle taken die HFA uitvoert, zowel de primaire als ondersteunende taken die allemaal in dienst staan van de primaire taken. De bedrijfsvoering maakt het functioneren van de interne organisatie en van de front- en backoffice van HFA mogelijk. Het gaat hierbij om de huisvesting van de collectie en organisatie, de interne ICTorganisatie, personeelsbeheer, financiën, het informatiebeheer en de ontwikkeling van de organisatie. Deze projecten hangen nauw samen met de primaire taken van Het Flevolands Archief, die eveneens onder dit programma vallen. Het Flevolands Archief beheert op professionele wijze informatie waarbij duurzaamheid, toegankelijkheid en betrouwbaarheid kernwaarden zijn. De Archiefwet 1995, de nieuwe ‘Archiefwet 2.0’ die naar verwachting vanaf 2027 ingaat en de daaraan gerelateerde regelgeving bepalen het takenpakket van Het Flevolands Archief. Ook de principes van archivistiek en dienstverlening bepalen de werkzaamheden van Het Flevolands Archief. Dit leidt tot de volgende taken: 1. het acquireren, bewaren, beheren (en nader toegankelijk maken) van overheidsarchieven, zowel digitaal als fysiek; 2. het acquireren, bewaren, beheren en toegankelijk maken van particuliere archieven, zowel fysiek als digitaal; 3. het aanbieden van betrouwbare informatie aan een breed publiek in fysieke en/of digitale vorm; 4.

het gelegenheid geven tot (wetenschappelijk) historisch en genealogisch onderzoek; 5. het (mee)ontwikkelen en onderhouden van een e-Depotvoorziening/ infrastructuur digitale duurzaamheid ten bate van het beheer van de digitale archieven van de deelnemers; 6. de archiefinspectie, zijnde het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archieven, ten behoeve van de deelnemers, zijnde de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland; 7. het fungeren als regionaal kennisinstituut met betrekking tot het archiefbeheer voor de deelnemers; 8. het verrichten van door één of meerdere deelnemers opgedragen andere taken. 5.1.2. Beoogde maatschappelijke effecten Het programma Archivering levert een bijdrage aan het benutten van het maximale rendement van het beheer en de toegankelijkheid van de collectie voor onderzoek en educatie, zowel via internet als op locatie. HFA is een compacte organisatie met een formatie-omvang van ongeveer 15 FTE. Onze medewerkers vervullen meestal meerdere functies en HFA zet hen in op meerdere projecten. Onze gezamenlijke e-depotvoorziening en het geheel van onze organisatie met producten en diensten is dusdanig kostenefficiënt, dat wij een besparing vormen voor al onze deelnemers (ten opzichte van het individueel uitvoeren per overheidsorganisatie).

10

5.1.3. Effectenindicatoren Voldoen aan de verplichtingen zoals vastgelegd in de GR en de Archiefwet.

5.1.4. Wat gaan we daarvoor doen? Projecten in het programma Archivering De volgende projecten staan op de projectagenda voor de periode 2027 en verder. HFA probeert deze projecten zo goed mogelijk uit te voeren met de beschikbare middelen: Reguliere werkzaamheden Op dagelijkse basis houdt Het Flevolands Archief zich primair bezig met het verwerven, beheren en behouden van overheids- en particuliere archieven. Naast materieel beheer van analoge archieven (inventariseren, bewerken, conserveren, restaureren) richten de werkzaamheden zich steeds meer op de verwerving en het beheren van digitale archieven. We werken in dat kader toe naar een infrastructuur voor duurzaam digitaal beheer, waar ook de deelnemers in de GR gebruik van kunnen maken. Wij zetten efficiënt in op de uitvoering van taken. Wanneer we door teruggang in capaciteit moeten afschalen op inzet, betekent dit dat we ook onze primaire, reguliere taken moeten afschalen. Deze taken zijn in de afgelopen jaren van dataficering van de overheid en toegenomen specifieke bevraging vanuit onze deelnemers complexer geworden. We zien, door keuze voor een beperkte, verhoogde deelnemersbijdrage, de noodzaak om ook in 2027 minder te investeren in ompakmateriaal, maar ook in de vervanging van verouderde armatuur die benodigd is bij de behoudtaken.

We moeten door beschikbaarheid van slechts beperkte middelen de lijn van stevige keuzes in ureninzet in ontsluiting van het materiaal doorzetten. Hierdoor schroeven we ook in 2027 de dienstverlening aan de burger terug. Daarnaast zijn we genoodzaakt ureninzet in advisering aan onze deelnemers te verlagen. Dit vangen we deels op met inzet via PDC. Door de beperkte middelen kunnen we in 2027 opnieuw geen uren inzetten op het verstevigen van ons netwerk en het actueel houden van onze kennis op het gebied van beheer en behoud. Sinds 2018 heeft HFA de ICT-omgeving en –systemen uitbesteed aan een Managed Service Partner. Het is dan ook belangrijk om te blijven toetsen of deze dienstverlening nog voldoet aan de geldende eisen en wetgeving. In 2025 heeft HFA een analyse laten uitvoeren en kreeg daarmee de resultaten gepresenteerd over de huidige IT-dienstverlening, de hardware, software, opslag en beveiliging door de ingehuurde externe partij. Hieruit is gebleken dat de ITdienstverlening zoals we die in 2025 van de betreffende IT-leverancier kregen, niet aansloot op onze organisatie-inrichting en de benodigde toekomstbestendigheid. Dit is dan ook de reden dat HFA in 2026 een benchmark in de vorm van marktverkenning heeft uitgevoerd. HFA voert inmiddels meer regie op de uitvoering van het IT-beheer om ook in 2027 aan de NIS2 en BIO te voldoen.

In 2027 zetten we in op de mogelijkheden rollen we de volgende investeringen uit die in ons meerjaren ICT-plan staan. De functioneel beheerders vormen de schakel tussen HFA en de nieuwe externe systeembeheerder. Zij vertalen de behoeften van HFA naar concrete acties en nemen de systeembeheerder hierin mee. Daarnaast adviseren zij over de optimale inzet van software. Ze ondersteunen bij het verbeteren van werkprocessen en projecten die direct verbonden zijn met de ICT-omgeving. Denk hierbij aan de virtuele studiezaal, digitale duurzaamheid, installeren van hardware en software en digitale dienstverlening.. Het programma Intern Archiefbeheer omvat een aantal projecten die HFA in de komende jaren uitvoert. Ook in 2027 zetten we de structurele inzet van scanning on demand voort, net als het preserveren van alle digitale bestanden. HFA maakt voor haar Collectie Beheer Systeem (CBS) sinds 2026 gebruik van een SAAS-oplossing van Deventit, Atlantis, waarbij we alle metadata en zichtexemplaren niet 11

alleen bij HFA, maar ook bij de leverancier Deventit in Bunschoten opslaan. We hebben een gezamenlijke raadpleegomgeving voor Atlantis en het e-Depot. Diverse toegangen zijn digitaal doorzoekbaar via www.hetflevolandsarchief.nl. Alle openbare persoonsgegevens over de burgerlijke stand, militieregisters en Zuiderzeesteunwet ontsluiten we ook via WieWasWie. We nemen de metadata en gekoppelde digitale bestanden op in Atlantis. In het collectiebeheersysteem gaan we verder met anonimiseren en crowdsourcing. We hebben dan ook een verbinding met Transkribus. In 2027 zetten we ook de verbetering van collectie- en depotbeheer voort. De personeels- en salarisadministratie beheren we in Afas. We optimaliseren de mogelijkheden die we hebben ingezet in Afas rond de financiële administratie, contracten- en verplichtingenadministratie, diverse rapportages. Ook ontwikkelen we de mogelijkheden rond administratie op projectniveau voort. Waar nodig kunnen we voor het inrichten van projecten externe hulp vragen. Gegevensbeheer/privacybeleid hebben we regulier belegd bij de Functionaris Gegevensbescherming (toezicht) en de Privacy Information Officer (advies). waarbij het privacyaspect altijd mee moet gaan in het opstellen van de organisatiebrede stukken en daar blijven we ook op monitoren. n.

Ook toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de deelnemers en advisering over uitvoering van de wettelijke taken behoort tot de primaire taken van HFA. Met minder capaciteit beschikbaar door de beperkte inzet van een verhoogde deelnemersbijdrage (die niet voorziet in formatiegroei), moet de ureninzet in advisering omlaag. Daarnaast blijft de doorontwikkeling rondom digitale archivering en de infrastructuur digitale duurzaamheid hoog op de agenda staan. Ook hier moeten we keuzes in doorlooptijd en mogelijkheden in maatwerk voor onze deelnemers maken door de mogelijke beperkingen in capaciteit waar we ons mee geconfronteerd zien. Medewerkers van HFA zijn zowel intern als extern betrokken bij het ontwikkelen en waarborgen van digitale duurzaamheid. Deze ‘digitale verduurzaming’ komt ook tot uitdrukking in het doorontwikkelen van de digitale dienstverlening. Bij het doorontwikkelen van de voorzieningen die nodig zijn voor de uitvoering van beheren van digitaal archief heeft HFA nauw contact met het netwerk van RHC’s. Voor 2027 moeten we opnieuw binnen de beschikbare structurele bijdragen bepalen hoeveel tijd we hiervoor beschikbaar kunnen maken. De uitvoering van alle benoemde projecten in deze programmabegroting, kan HFA enkel goed inzetten als de reguliere werkzaamheden, de basis van de organisatie, voldoende geborgd is. Projecten

Projectnummer 1 en 2 Doorontwikkeling inrichten HFA-archief inclusief beheerbeleid, Informatiebeleidsplan en aanpassen Data Capaciteit In 2027 zetten we de projecten vanuit het programmaplan van het bedrijfsvoeringarchief voort. Deze projecten dragen bij aan de verdere professionalisering van het informatiebeheer binnen het interne bedrijfsvoeringarchief van HFA. We actualiseren ons informatiebeleidsplan om onze visie tot 2028 te weerspiegelen en zetten de vervolgstappen om deze visie concreet te realiseren en verder te ontwikkelen.

12

Na de optimalisatie van de inrichting van ons bedrijfsvoeringsarchief waarborgen we onze duurzame toegankelijkheid. Door automatische kenmerken toe te voegen aan documenten die we binnen de organisatie aanmaken, zorgen we ervoor dat het bedrijfsvoeringarchief in 2027 optimaal duurzaam toegankelijk is. HFA blijft de beheerders van M365 actief informeren over softwarewijzigingen en -mogelijkheden door middel van trainingen. Daarnaast blijven wij ons oriënteren op de mogelijkheden die er zijn om minder afhankelijk te zijn van de “Bigtech” en onze soevereiniteit. In 2026 hebben wij de opslagruimte verder geoptimaliseerd als werkruimte (atelier) om de bestanden van onze deelnemers te verwerken en beschrijven als extra dienstverlening vanuit onze producten- en dienstencatalogus (PDC). Tevens gebruikt HFA deze werkruimte ook zelf voor het bewerken en het beschrijven van digitale bestanden die vervolgens overgebracht worden naar het Collectiebeheersysteem of het e-Depot. Ook in 2027 blijven we actief sturen op naleving van eisen rondom informatiebeveiliging, NIS2 (Cyberbeveiligingswet) en de AVG. In 2026 heeft HFA volgens de roadmap opgesteld de maatregelen die daarvoor waren vastgesteld doorgevoerd om te groeien in bedrijfsvolwassenheid en blijvend te voldoen aan wet- en regelgeving. Dit omvat onder andere het voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de NIS2.

De maatregelen en procedures op het gebied van informatiebeveiliging en cybersecurity voeren we volgens de PDCA-cyclus blijvend door. Ook op het gebied van privacy blijven we verbeteringen doorvoeren. Om het bewustzijn van medewerkers te behouden en vergroten, organiseren we regelmatig kennissessies en trainingen. Op deze manier blijven we als HFA werken aan een betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding.

Projectnummer 3 Inrichten financiële administratie conform BBV en wet- en regelgeving We bewaken in 2027 de voortgang van HFA in het uitvoeren van begrotingen. We volgen hoe de organisatie middelen inzet om doelen te bereiken. We gaan na waar we de financiële administratie efficiënter in kunnen richten. HFA wil in 2027 ook in de financiële administratie nog meer inrichten op het beheer van verplichtingen en budgetten, zodat de organisatie nog beter haar beperkte middelen kan beheersen. Automatisering is hierin een middel voor efficiencyverbetering en helpt ook om menselijke fouten te voorkomen.

Projectnummer 4 Diverse producten P&C-cyclus We voeren de Planning & Control cyclus uit en doen dat conform het BBV. In de periode 2027 – 2030 blijft HFA jaarrekeningen, begrotingen, bestuursrapportages en publieksjaarverslagen opstellen. Dit helpt HFA en haar bestuur om doelen te stellen en over (rechtmatige) besteding van middelen te verantwoorden.

Projectnummer 4.1 Doorontwikkeling interne controle Als organisatie voert HFA al meerdere beheersmaatregelen uit. Het is handig om die maatregelen van interne controle eens samengevat in beeld te brengen en vervolgens vanuit risico’s na te gaan waar extra aandacht of (standaard) acties handig kunnen zijn. HFA streeft een gestructureerde aanpak van interne controle na en overweegt een stapsgewijze aanpak.

13

HRM Reguliere werkzaamheden Advies en afstemming over diverse HRM-onderwerpen is gedurende het jaar een terugkerend onderwerp. Daarnaast bekijken we per jaar welke thema’s extra aandacht nodig hebben. In 2027 zijn kennisverbreding op gebied van de nieuwe archiefwet en de nieuwe dynamiek in samenwerking met het Rijk belangrijke onderwerpen. In 2026 hebben we een grote wijziging in MT en binnen Team financieel bewerkstelligd. In 2027 evalueren we de ingezette wijziging en ontwikkelen hierop door. We spelen in op pensionering van medewerkers en zetten in op correcte invulling en borging van de werkzaamheden na vertrek. We houden oog voor gezond en veilig werken en rollen verdere acties uit de update van RI&E uit 2026 uit. In 2027 evalueren we het Strategisch Personeelsplan (SPP) uit 2025 en stellen waar nodig bij via een nieuw formatieplan voor het bestuur, passend bij het volgende meerjarenbeleidsplan. Het MT blijft ook in 2027 met medewerkers in gesprek over verbinding: wat hebben we van elkaar nodig en hoe? Daarnaast blijft de behoefte binnen de organisatie bestaan voor een brede inzet op het gebied van eigenaarschap en verantwoordelijkheid beleggen. Dit is essentieel voor onze professionele doorontwikkeling. Deze vaardigheden zetten we in voor het versterken van en het inrichten van het informatiebeheer t.b.v. in de organisaties in de regio.

Als toezichthouder stimuleren we op deze manier de samenwerking tussen gemeenten en gemeenschappelijke regelingen.

Projectnummer 5 Doorontwikkelen HRM In 2026 hebben we de rol van HR-adviseur binnen de eigen organisatie geborgd. We hebben daarbij rekening gehouden met de behoeften die de organisatie heeft op gebied van een betrokken HR-adviseur en de verdere inrichting van HRM, passend bij HFA en haar medewerkers. In 2027 geeft het MT meer richting aan die behoeften, waarbij we inzetten op ontwikkeling van leiderschap, langs de lijnen van proactieve , verbindende communicatie, betrouwbaarheid, duidelijkheid en empathie. We zoeken naar toekomstbestendige en innovatieve manieren om de ontwikkelingen binnen HR om te zetten naar de juiste HR-instrumenten. Daarnaast hebben we oog voor de mogelijke inzet binnen andere organisatieontwikkelingen. We oriënteren ons op het inzetten van HR21 certificering van de HR-adviseur. Verder kijken we in 2027 naar de eventuele oprichting van een formele Personeelsvertegenwoordiging (PVT). De PVT heeft meer rechten dan de huidige personeelsvergadering o.a. formele afstemmingsmomenten met de directeur en/of HRM.

Uitvoering RI&E en doorontwikkeling gezondheids- en Arbobeleid De huidige RI&E is van februari 2023. In het laatste kwartaal van 2026 heeft HFA de RI&E geëvalueerd. Een update, respectievelijk vernieuwing van de RI&E voeren we in 2027 uit. De kans bestaat datHFa (deels) genoodzaakt is te verhuizen. Bij een verhuizing is een nieuwe RI&E noodzakelijk. In 2027 evalueren we opnieuw het kortdurend verzuim. Het MT bespreekt dan welke maatregelen eventueel nodig en zinvol zijn. DE HR-adviseur, directeur en preventiemedewerker continueren ook in 2027 een regelmatig Arbo-overleg. Ook evalueert het MT in 2027 de samenstelling en inzet van het BHV-team evalueren

Strategisch Personeelsplan Het MT evalueert in 2027 de stand van zaken over de uitvoering van het SPP, onder andere stand van zaken van interne -en externe ontwikkelingen en bepaalt of hier nieuwe stappen in de vorm van een update op nodig zijn. Mocht hier een behoefte aan een nieuw formatieplan ontstaan, brengt het MT dit in bij het bestuur. Het MT overweegt in 2027 opnieuw een medewerkerstevredenheid onderzoek te laten uitvoeren.

14

Projectnummer 6 Opleidingsplan Ook in 2027 wil het MT voldoende grip op de inzet van opleiding en ontwikkeling bij het personeel, passend bij interne en externe ontwikkelingen en behoeften bij de deelnemers. Het MT beoordeelt opleidingsaanvragen op noodzaak, nut en wenselijkheid en geeft duidelijkheid aan medewerkers over loopbaanontwikkelingen binnen HFA. Voor alle projectteams stelt het MT een opleidingsplan op voor noodzakelijke cursussen en opleidingen. Daarnaast kunnen medewerkers jaarlijks uiterlijk in augustus hun overige studie-aanvragen indienen bij het MT. Communicatie Reguliere werkzaamheden In de komende periode wil HFA nog steeds manieren vinden om onze huisstijl en logo toe te passen. Dit doen wij onder andere door laagdrempelige deelname aan geschiedenisplatforms en projecten van derden. Wij kunnen echter nog steeds niet voldoende gebruik maken van alle mogelijkheden die er liggen door beperkte financiële mogelijkheden.

Projectnummer 7 Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media In 2027 bouwen we onze naamsbekendheid verder uit. We gebruiken hiervoor Instagram, LinkedIn, Facebook en Bluesky. We zoeken naar alternatieven voor de platforms die aan Meta verbonden zijn, maar moeten daarbij ook in de gaten houden dat veel van onze volgers nog bij deze platformen blijven aangesloten. De factsheets die in het kort vertellen wat wij als HFA doen worden goed gebruikt, waardoor ook ambtenaren van onze deelnemers ons steeds beter weten te vinden. We brengen regelmatig een nieuwsbrief uit wanneer wij voldoende nieuws hebben.

Projectnummer 8 Gegevensbeheer/privacybeleid

Het Flevolands Archief moet als overheidsorganisatie medewerkers aanstellen die advies geven over privacy en controleren of we ons aan de privacyregels houden. We controleren daarom regelmatig onze digitale werkomgeving. Ook organiseren we bijeenkomsten om medewerkers en vrijwilligers bewust te maken van privacy en informatieveiligheid om hun kennis op peil te houden. De Wet open overheid (Woo) regelt dat iedereen informatie mag krijgen over het werk van de overheid. De Woo verplicht bestuursorganen om informatie uit 17 informatiecategorieën actief openbaar te maken. HFA voert deze verplichting stap voor stap uit volgens de landelijke regels. In 2027 gaan we hiermee verder. Beheer en Toezicht Archieftoezicht HFA voert toezicht uit op het informatie- en archiefbeheer bij de deelnemers en adviseert ook haar deelnemers daarover. De deelnemers brengen via periodieke en strategische overleggen de archivaris op de hoogte. Daarnaast monitort HFA de gemaakte samenwerkingsafspraken met de zogeheten Verbonden partijen en past deze waar nodig aan. In de PDC staat aangegeven welke diensten HFA aanbiedt voor de toezichthoudende taken. Beheer papieren archief Reguliere werkzaamheden 15

Toezicht op het informatie- en archiefbeheer bij de deelnemers in de GR en advisering over uitvoering van de archiefwettelijke taken is een primaire taak van HFA. Hoewel digitalisering en digitale duurzaamheid steeds meer de dagelijkse basis bepalen, blijven we ook in 2027 oog houden voor het papieren archief in ons beheer. HFA rapporteert in haar toezichtverslagen aan de deelnemers jaarlijks over het materieel beheer en behoud van de overgebrachte archieven en collecties. In 2027 zetten we de werkzaamheden voor het depotbeheer voort, verfijnen we de plaatsregistratie in het nieuwe collectiebeheersysteem en onderzoeken we daarbij de mogelijkheden voor het gebruik van barcodes. Via Scanning on demand gaan we verder met het digitaliseren van papieren archieven. Inzet op de archiefbeheertaken voert HFA ook uit binnen de kaders van de opgestelde PDC.

Projectnummer 9 Optimaliseren Archieftoezicht HFA gebruikt handreikingen, richtlijnen, procesbeschrijvingen en voorbeelden om veelvoorkomende onderdelen van het toezicht uniform en efficiënt te beoordelen. Daarnaast voeren we het archieftoezicht risicogericht uit, met heldere kaders en duidelijke aanbevelingen/prioriteiten. Zo versterken we de kwaliteit van ons toezicht en professionaliseren we onze organisatie verder. Ook ondersteunen we deelnemers actief bij de doorontwikkeling van hun informatie –en archiefbeheer. We bieden hulpmiddelen aan waarmee zij hun informatiehuishouding versterken en hun kennis van archiefbeheer verder vergroten. Dit alles doen we vanuit de kaders van de nieuwe Archiefwet, die per 1 januari 2027 is vastgesteld. HFA stimuleert de invoering van een periodieke en uitvoerbare hotspotmonitor bij de deelnemers.

Projectnummer 10 Toegankelijk maken Flevolandse bronnen (en rechtstitels) We bewerken ongeïnventariseerde archieven volgens de vastgestelde prioriteringslijst. Net als in voorgaande jaren blijven we fysiek archief, zoals papieren archieven en AVmateriaal inventariseren en toegankelijk maken. In 2027 verwachten we daarnaast ook een toename van digital-born archiefmateriaal. Deze digitale bestanden slaat HFA veilig en duurzaam op in het e-Depot. Dit brengt echter nieuwe uitdagingen met zich mee, waardoor we richtlijnen moeten opstellen voor het beheer van dit materiaal. Hierbij ligt de focus op het anders omgaan met de staat van het materiaal en het waarborgen van anonimisering en privacy. Deze maatregelen zorgen ervoor dat we niet alleen de toegankelijkheid en integriteit van het materiaal behouden, maar ook voldoen aan wettelijke en ethische normen voor digitale archivering. Wij blijven ons inzetten om onze archieven toegankelijk te maken voor bezoekers. Daarbij werken wij aan het verrijken van bestaande toegangen met metadata zodat ze nog beter vindbaar en interpreteerbaar zijn. Op deze manier streven we ernaar de bruikbaarheid van onze collectie te verbeteren.

Projectnummer 11 Overbrenging Bouwvergunningen Een aantal deelnemers zijn nog bezig met het uitvoeren van de benodigde stappen voor de overbrenging van de bouwvergunningen. Het betreft hierbij zowel analoge als digitale archieven. Ze bevinden zich op verschillende momenten in het traject. HFA blijft toezicht houden 16

op de planning en hun werkzaamheden, zodat deze deelnemers in 2027 hun laatste archiefblokken van bouwvergunningen overbrengen. Dankzij het nieuwe collectiebeheersysteem kunnen deelnemers via een raadpleegaccount de overgebrachte en gedigitaliseerde bouwvergunningen direct inzien zonder een aanvraag te hoeven indienen bij HFA.

Beheer Digitaal Archief Reguliere werkzaamheden HFA heeft de afgelopen jaren de e-Depotvoorziening opgezet. In 2026 heeft HFA de voorziening gelanceerd, hebben we de aansluitvoorwaarden opgesteld en de dienstverlening verder geoptimaliseerd. We zijn begonnen met reguliere overbrengingen volgens de planning van de deelnemers. Ook hebben we het e-Depot grondig geëvalueerd en de resultaten daarvan gerapporteerd voor een zorgvuldige en gedragen conclusie over de functionaliteiten en dienstverlening. In 2027 oriënteren we ons op verdere doorontwikkeling van de voorziening en een voortzetting van de dienstverlening. We volgen de ontwikkelingen in het werkveld op de voet en bewegen waar mogelijk mee met de veranderingen die deze met zich meebrengen. In 2026 hebben we daarnaast grote stappen gezet in de ontwikkeling van de interne informatiehuishouding. In 2027 zetten we die ontwikkeling voort en groeien door naar een volwassen informatiehuishouding.

Projectnummer 12 Voortgang e-Depot De afgelopen jaren heeft HFA een e-Depot geïmplementeerd en in gebruik genomen. Na een grote evaluatie in 2026 heeft HFA de dienstverlening verbeterd en verduidelijkt. We zetten in 2027 stappen richting verdere doorontwikkeling en verbetering van de voorziening en de dienstverlening voor de langere termijn. Hierbij zoeken we waar mogelijk de samenwerking met de deelnemers en bieden de ondersteuning en advisering volgens de vastgestelde producten- en dienstencatalogus.

Projectnummer 13, 14, 15 Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal In 2027 voldoet de website waar mogelijk aan de wettelijke toegankelijkheidseisen. Doormiddel van kleurstelling en andere visuele aanpassingen kunnen dan ook mensen met motorische en cognitieve beperkingen onze website goed doorzoeken. De telefoon, chat en e-mail blijven kanalen waar onze bezoekers ons weten te vinden. Door het succes van de Scanning on Demand staat steeds meer van onze collectie online.

Projectnummer 16 DTR3 digitalisering Het rijk digitaliseert nog steeds jaarlijks 50 meter van de rijkscollectie, welke berusten in de fysieke rijksarchiefbewaarplaatsen. Doordat de scanstraat van het Nationaal Archief in 2025/2026 van Heerlen naar Emmen is verhuisd, liep het jaarlijkse digitaliseren vertraging op. Eind 2026, begin 2027 verwacht het Nationaal Archief tranche 10 op te halen en te digitaliseren. De archiefmedewerkers en vrijwilligers bereiden de te digitaliseren archieven voor. Na digitalisering koppelt de functioneel beheerder de scans van de archiefbescheiden aan de

17

inventarisbeschrijvingen in het Collectiebeheersysteem en stellen we deze beschikbaar aan het brede publiek.

Projectnummer 17 Audiovisuele- en fotocollecties In 2027 zet Het Flevolands Archief (HFA) de inzet op digitalisering, behoud en ontsluiting van Flevolands audiovisueel (AV) en fotografisch erfgoed voort. De focus ligt op urgentiebeheersing, het afronden van in 2026 gestarte trajecten en het verder inrichten van randvoorwaarden voor duurzaam beheer. De AV-medewerker voert het meerjarenplan voor digitalisering en ontsluiting van de AV- en fotocollecties (2026–2031) gefaseerd uit, met prioriteit voor de meest urgente en kwetsbare materialen. Binnen Fase I (2026–2027) inventariseert, controleert en digitaliseert de AV-medewerker, zowel in-huis als extern, de resterende Rijksdienst filmrollen, glasdia’s en negatieven, in nauwe samenwerking met de depotbeheerder. Op basis van erfgoedwaarde en technische staat van de collectie stelt de AV-medewerker een geactualiseerde prioriteitenlijst op voor de aankomende jaren. Tegelijkertijd start de medewerker een inventarisatie- en digitaliseringspilot voor urgente magnetische en optische dragers. Alle resterende gedigitaliseerde en digitale materialen migreert en ontsluit het team (AV-medewerker, depotbeheerder en projectmedewerker) in het nieuwe collectiebeheersysteem Atlantis. Parrallel hieraan bepaalt het team welke collecties online gaan binnen de Crowdsourcing-omgeving, waarna vrijwilligers en het publiek deze digitaal ontsluiten.

De AV-medewerker werkt samen met de senior archivaris aan de planvorming voor een gespecialiseerd AV- en fotodepot, rekening houdend met eerder gemaakte afspraken en in samenwerking met de Provincie en het Batavialand. Investeringen op dit gebied zijn afhankelijk van beschikbare financiële middelen. De publieksmedewerker benut het AV- en fotomateriaal actief binnen educatieve en participatieprojecten, zoals Bronnen in de klas en Geschiedenislokaal. Door een actievere acquisitie van particuliere archieven en het project Wij Zijn Flevoland verkleint de AVmedewerker blinde vlekken in de collecties, vergroot de inclusieve representatie van de Flevolandse samenleving en stimuleert HFA de samenwerking met lokale organisaties, collega instituten en scholen. Ook de uitvoering van deze werkzaamheden verloopt in lijn met beschikbare capaciteit en middelen, waarbij HFA flexibel reageert op nieuwe urgente uitdagingen en kansen voor behoud en ontsluiting van waardevol erfgoed.

18

5.1.5. Termijnagenda Activiteit

2027

2028

2029

Projectnummer 1 en 2 Doorontwikkeling inrichten HFA-Archief inclusief beheerbeleid, informatiebeleidsplan en aanpassen Dat Capaciteit Projectnummer 3 Inrichten financiële administartie conform BBV en wet- en regelgeving Projectnummer 4 Diverse producten P&C-cyclus Projectnummer 4.1 Doorontwikkeling interne controle Projectnummer 5 Doorontwikkelen HRM Projectnummer 6 Opleidingsplan Projectnummer 7 Update Plan van Aanpak Communicatie/ Social Media Projectnummer 8 Gegevensbeheer/privacybeleid Projectnummer 9 Optimaliseren Archieftoezicht Projectnummer 10 Toegankelijk maken Flevolandse bronnen (en rechtstitels) Projectnummer 11 Overbrenging Bouwvergunningen Projectnummer 12 Voortgang e-Depot Projectnummer 13, 14, 15 Digitale dienstverlening: website/ontsluiting collecties/ Virtuele studiezaal Projectnummer 16 DTR3 digitalisering Projectnummer 17 Audiovisuele- en fotocollecties

5.1.6. Programmabegroting Programma Omschrijving

Saldo lasten Saldo baten Saldo Toevoegingen aan reserves Onttrekkingen aan reserves Saldo Programma

Begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

Begroting 2030

1.869.388 1.904.056 34.668

1.930.999 1.946.234 15.235

1.989.012 1.989.752 741

2.037.711 2.044.649 6.938

-34.668 0

-15.235 0

-741 0

-6.938 0

0

0

0

0

Toelichting: Het enige programma dat HFA kent is het programma ‘Archivering’. Alle baten en lasten en eventuele dotaties en onttrekkingen zijn dus toe te rekenen aan dit programma. Dit betreft een raming van kosten voor o.a. personeelskosten en benodigde overige middelen voor het programma, waarbij meerjarig rekening is gehouden met o.a. loon- en prijsstijgingen. De raming voor de baten betreft een toerekening van de geraamde ontvangsten van derden en deelnemers aan dit programma e.e.a. volgens de uitwerking volgens financiële bijlage van de Gemeenschappelijke regeling HFA.

19

2030

5.1.7. Organisatie Per 31 december 2025 is de organisatie als volgt samengesteld:

Opbouw organisatie Omschrijving Directeur Senior Archivaris Archivaris Junior Archivaris Medewerker audiovisuele collectie en fondsenwerving Communicatieadviseur Studiezaalmedewerker/PR Functioneel Beheerder Vrijwilligersmedewerker Archiefmedewerker Vrijwilligerscoördinator Medewerker Administratie Financiën P&O Adviseur ad interim Managementondersteuner Medewerker Administratie Financiën/HRM Senior Adviseur Digitale Informatie Financieel Adviseur/Controller ad interim Junior Adviseur Digitale Informatie Medewerker Specialist Metadatering Ondersteunend medewerker Archieven Projectmedewerker Totaal

Formatie 1 1 1 1 1 0,5 0,67 1,78 0,11 0,55 0,67 0,33 0,44 0,78 0,72 1 0,67 1 1 0,5 0 15,72

Fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte

Bezetting 1 1 1 1 0,89 0 0,67 1,78 0,11 0,55 0,67 0,33 0,44 0,78 0,72 1 0,67 0,89 0 0,5 1 15,0

Fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte fte

Op 31 december 2025 waren er 13 vrijwilligers bij Het Flevolands Archief. We plannen wekelijks korte overleggen in en organiseren maandelijks personeelsbijeenkomsten, waarbij de directeur en het MT de medewerkers bijpraat over het reilen en zeilen van HFA en waar kennisdeling centraal staat. De maatschappelijke verantwoordelijkheid van HFA als overheidsorganisatie brengt met zich mee dat HFA vakkennis aanwendt om beleidsmatige koersen uit te zetten. We hebben constructief overleg met beleidsverantwoordelijken binnen rijk, provincies, gemeenten en waterschap.

5.1.8. Normaliseren rechtspositie ambtenaren Op 1 januari 2020 is het wetsvoorstel voor de normalisatie van de rechtspositie van ambtenaren (WNRA) in werking getreden. Normalisering van de rechtspositie betekent dat:

20

a. het private arbeidsrecht van toepassing wordt op de rechtsverhouding tussen overheidswerkgevers en hun ambtenaren; b. de bestuursrechtelijke regels rond bezwaar en beroep in ambtenarenzaken komen te vervallen; c. de speciale regels voor het arbeidsvoorwaardenoverleg en de doorwerking daarvan worden vervangen door het reguliere cao-recht en zijn verwerkt in cao Rijk.

5.1.9. Huisvesting HFA is samen met Batavialand huurder van het pand Oostvaardersdijk 01-13 te Lelystad, dat in eigendom is van de provincie. De provincie Flevoland werd in 2017 eigenaar van het vastgoed. Het huidige contract loopt medio 2027 af. De optie tot verlenging bestaat bij wederzijds goedkeuren en uit gesprekken met ambtenaren van de provincie blijkt dat zij hier positief tegenover staan. Het bestuur van HFA heeft de voorkeur om langdurig op de huidige locatie te blijven. HFA ziet wel in dat meerdere aanpassingen nodig zijn. De provincie denkt mee in mogelijke aanpassingen voor HFA op de huidige locatie. HFA heeft in de loop der jaren, met een groeiend takenpakket en een groeiende formatie, nieuwe behoeften in huisvesting gekregen. Daarnaast hebben we te maken met een gebiedsontwikkeling bij Batavialand. HFA trad samen met verhuurder provincie Flevoland en een andere huurder op dezelfde locatie, Batavialand, in gesprek. Gezamenlijk gaan we na welke mogelijkheden HFA heeft om langdurig op dezelfde locatie te blijven als volwaardig archiefinstelling voor onze deelnemers. Het is nog onduidelijk of HFA meer ruimtes binnen het bestaande gebouw kan verkrijgen en ook is het niet duidelijk wanneer een verbouwing voor HFA kan beginnen.

5.1.10. Interne beheersing Interne beheersing is een proces, gericht op het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën: 1.

bereiken van strategische doelstellingen;

2. effectiviteit en efficiëntie van bedrijfsprocessen; 3. betrouwbaarheid van de financiële informatieverzorging; 4. naleving wet- en regelgeving. De organisatie rapporteert periodiek aan het bestuur door middel van bestuursrapportages. Daarnaast voert de externe accountant op gezette tijden ook controles uit op de jaarrekening.

5.1.11. BTW HFA is voor het grootste deel van zijn activiteiten geen ondernemer voor de Omzetbelasting, omdat geen sprake is van prestaties waar een rechtstreekse vergoeding tegenover staat. Voor bijdrage van het rijk is de vrijstelling van artikel 11-1-u Wet OB van toepassing. De bijdragen van de gemeenten, provincie en waterschap zijn belast.

21

5.1.12. Duurzaamheid [Niet verplichte toelichting over hoe HFA als organisatie met duurzaamheid omgaat] HFA is een organisatie die zichtbaar is in de maatschappij. Vanuit deze voorbeeldfunctie stelt de maatschappij eisen aan duurzaamheid op het gebied van klimaat en energie, innovatie en verbruik van materialen. Daarnaast focust HFA ook meer op andere onderwerpen binnen de bedrijfsvoering. Denk hierbij bijvoorbeeld aan huisvesting en afvalscheiding. We houden ook op kritische wijze wereldwijde ontwikkelingen in de gaten. Zo realiseren we ons dat juist het gebruik van software of artificial intelligence (a.i.) via data centers een hoog water- en/of elektriciteitsverbruik betekent. Wij begrijpen dat het beter is om dat verbruik te beperken. De aangesloten overheden financieren HFA als organisatie met publieke middelen om (o.a. historische) informatie beschikbaar te stellen en te behouden voor huidige en toekomstige generaties. Het is daarom een redelijke verwachting [en dat bedoelen we met de voorbeeldfunctie] dat HFA als publieke instelling niet onnodig veel middelen verbruiken en bijvoorbeeld ook zuinig met energie omgaan.

Primair is het onze taak om te zorgen dat we zowel analoge (papier, filmmateriaal etc.) als digitale informatie duurzaam bewaren en toegankelijk houden: van dusdanige kwaliteit dat bijvoorbeeld dia’s nog zichtbaar zijn in de toekomst en informatie in bewaarde objecten niet vergaat. Bij aanschaf van nieuwe materialen, zowel voor depotruimte als kantoorruimte, kijkt HFA naar aspecten als circulair gebruik, recyclen en energieverbruik. Bij afgeschreven materialen kijkt HFA binnen, in eerste instantie, gemeente Lelystad naar mogelijkheden voor circulair gebruik. Voor wat betreft huisvesting is HFA huurder in een gebouw dat onder beheer van de Provincie Flevoland staat. De Provincie Flevoland heeft duurzaamheid ook hoog in het vaandel en kijkt bij inrichting en aanpassingen specifiek naar duurzame oplossingen. HFA deelt het pand met Batavialand. Beide huurders maken actief afspraken (en pakken deze in gezamenlijkheid op) op gebied van afvalscheiding, energieverbruik en inzet van duurzame oplossingen bij bijvoorbeeld ongediertebestrijding en schoonmaak.

Nog geen verslaggevingsvereisten voor HFA voor wat betreft duurzaamheid

Enerzijds heeft HFA dus die voorbeeldfunctie: meegaan in wat de maatschappij verwacht op het gebied van duurzaamheid. Anderzijds geldt dat formeel er nog geen duurzaamheidsverslaggevingsvereisten voor gemeenschappelijke regelingen zoals HFA zijn. Dit komt hoofdzakelijk omdat er nog onduidelijkheid is over de vragen: ,,Hoe meten we duurzaamheid?”, ,,Hoe verantwoorden we daarover?” en ,,Hoe kan een ander dat betrouwbaar controleren?” Wat HFA al doet is: A. Collectiebeheer: zorgen dat onze archieven duurzaam zijn en blijven. Klimaatbeheersing is daarbij belangrijk. Klimaatbeheersing onderzoeken we actief. Zo is het voor duurzaam bewaren van archiefmateriaal belangrijk dat we eventuele schimmels tijdig ontdekken; B. Organisatorisch: HFA is voor wat betreft materialen geen grootverbruiker. De medewerkers werken hybride en ook gaan medewerkers verspreid in een kleine bezetting naar ons kantoor en archief. Veel praktische zaken hebben we al ingericht: zo gaat licht automatisch uit wanneer we een ruimte even niet gebruiken. Deze keuzes beperken ons energieverbruik; C. Locatie: met onze medegebruiker van het pand overleggen we structureel over huisvesting en afvalbeheer en hoe dat beter kan. 22

In 2024 heeft HFA ICT-deskundigen ingehuurd om te onderzoeken welke ontwikkelingen zoal in de ICT-omgeving van HFA zullen spelen. Uit een eigen inventarisatie blijkt dat meer dan de helft van de laptops en telefoons ouder is dan vijf jaar. We vervangen apparatuur wanneer dat noodzakelijk is en niet wanneer afschrijvingstermijnen verlopen. Hierbij is voor ons als archief natuurlijk wel dataveiligheid leidend. In 2025 schaften we nieuwe laptops en dockingstations aan. De oude laptops hebben we opgeslagen als reserve laptops. HFA gebruikt hardware zo lang mogelijk en vervangt pas wanneer dat noodzakelijk is. Dat is een goede instelling om duurzaam met middelen om te gaan.

Vooruitblik toekomst

Voor wat betreft innovatie volgen we landelijke ontwikkelingen. Zo is er een andere Regionaal Historisch Centrum (RHC) dat nu test onder begeleiding van een deskundige of – wanneer medewerkers afwezig zijn – na het uitzetten van de ventilatie de kwaliteit van de collecties nog steeds in orde blijft (en wat het effect is op schimmelvorming). Inhoudelijk is een innovatie voor het duurzaam bewaren van informatie ook digitalisering. Door nu zaken die kunnen vergaan in te scannen, kan men vervolgens in de toekomst nog schrift-, foto- en filmmateriaal terugkijken en gebruiken. Met dit onderwerp zijn we dan ook volop bezig. Voorbeelden hiervan zijn ook transcriberen (door schriftelijke teksten via scanning om te zetten naar digitale teksten) en describeren (wat het vervolgens leesbaar maken is van oude tekst naar huidige maatstaven voor taal). Zo maken we geschiedenis toegankelijk voor huidige en toekomstige generaties. HFA heeft in samenspraak met de deelnemers in de GR, bezig een e-depotvoorziening gerealiseerd. Daarnaast hebben we via facilitair overleg ook diverse gesprekken over verduurzaming van het pand dat we van de Provincie huren. Deze gesprekken vinden plaats met zowel Provincie als de medehuurder, Batavialand. Voor hardware overwegen we om bij vervanging nieuwe apparatuur aan te schaffen, die zo lang mogelijk meegaat.

Ook willen we mogelijkheden onderzoeken om hardware te hergebruiken (door middel van refurbishment of andere duurzame alternatieven).

5.1.13. Automatisering HFA heeft als (groeiende) organisatie een kleine formatie. De organisatie heeft twee functioneel beheerders. Softwarepakketten en oplossingen huurt HFA doorgaans bij externe leveranciers in. Automatisering bestaat bij HFA onder andere uit een supportsysteem met ondersteuning op de (interne of externe) werkplek. Het oplossen van storingen, ondersteuning van e-mail en kantoorsoftware, updaten en/of aanschaf van hardware (fysieke interne componenten en randapparatuur) en servers, het maken van back-ups en de aanschaf van fysieke en technische telecomcomponenten hebben we ingericht. Een externe systeembeheerder beheert dit, met de functioneel beheerders van HFA als eerste aanspreekpunt en achterwacht. HFA werkt volop samen met een in 2023 onderhands aanbestede leverancier aan de implementatie van de gezamenlijke e-depotvoorziening. Digitalisering van informatie en documentatie is een belangrijk aandachtspunt voor de organisatie. De ICT-omgeving van HFA verandert dusdanig snel en veel dat de organisatie in 2024 een onderzoek heeft uitgevoerd om nader in beeld te brengen wat HFA structureel nodig heeft aan middelen voor ICT op de lange 23

termijn. De organisatie heeft de eerste actiepunten in beeld en uitgezet en overweegt hoe we de volgende stappen verder oppakken. Dit is echter afhankelijk van de beschikbare financiële middelen.

5.1.14. Openbaarheidsparagraaf Op basis van artikel 3.5 van de Wet Open overheid (WOO) benoemen wij hierbij welke beleidsvoornemens wij zoal hebben op het gebied van de WOO. In mei 2022 is de WOO in werking getreden. De WOO legt als opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) meer nadruk op publicatie en openbaarmaking van toegankelijke documenten. Hiervoor heeft HFA een contactfunctionaris, verantwoordelijk voor het beheer en toezicht op de openbaarmaking, aangewezen. In de wet WOO worden 11 categorieën voor informatie omschreven. HFA heeft de toegankelijkheid van openbaar toegankelijk stukken vereenvoudigt en de infrastructuur van o.a. de website hierop aangepast. Onze beleidsvoornemens in de periode 2027 – 2030 zijn onder andere: - Het laten functioneren van onze aangewezen contactfunctionaris, die verantwoordelijk is voor het beheer en toezicht op de openbaarmaking; - Het verder beheren van onze informatie-architectuur ten aanzien van de 11 categorieën voor informatie omschreven, die de WOO beschrijft; - In 2024 heeft HFA ICT-deskundigen ingezet om te onderzoeken welke ontwikkelingen in de ICT-omgeving van HFA spelen. Dit heeft tot geleid tot inzichten en een roadmap, die we via een meerjarenplan uitrollen en monitoren; - We blijven werken aan het bewustzijn van onze medewerkers op het gebied van privacy, AVG en informatieveiligheid.