Bijlage - 1 Programmabegroting HFA 2027-2030.pdf

5.1.15. Burgerparticipatie [Niet verplichte toelichting over hoe HFA als organisatie met burgerparticipatie omgaat] In brede zin gaat burgerparticipatie over hoe burgers mee kunnen beslissen, betrokken worden en invloed kunnen hebben op wat in Nederland gebeurt. HFA hoort als publiekrechtelijk lichaam bij de overheid. Als organisatie zijn we bewust van onze rol ten behoeve van burgers. Participatie valt bij ons terug te vinden in bijvoorbeeld: A. Project als Vele Handen ‘Dijken van polders’ (zie onze publieksjaarverslagen), waarbij we de burger opriepen om metadata aan te vullen; B. Spin-off van Vele Handen waarbij we jongeren van mbo in contact brachten met ouderen om samen zoektermen te verzinnen en aan te leveren bij fotomateriaal (de ouderen vertelden wat ze op de foto’s zagen en de jongeren pasten dit aan op de computer). In de periode 2027 – 2030 gaat HFA hieraan verder werken met onder andere: 1.

‘Wij zijn Flevoland’ is een project waarmee we de hiaten in onze collecties proberen aan te vullen, middels community archiving, met verhalen en materiaal van ondergerepresenteerde groepen. In dat kader hebben we ook contact met een externe organisatie die moslima-archieven samenstelt en hebben we via de bibliotheek diverse 24

contacten gelegd in Flevoland om in de toekomst ook met een dergelijk samenwerkingsproject te kunnen starten. 2. Proactieve contacten met verenigingen om te horen wat zij belangrijk vinden om te bewaren voor het complete verhaal over Flevoland. 3. Actieve betrokkenheid bij ‘Het Verhaal van Flevoland’ vanuit de provincie. 4. HFA is samenwerkingspartner voor Techkwadraat regio Flevoland. In dit samenwerkingsverband gaat HFA samen met vele andere partijen om educatie en techniek dichter bij elkaar brengen voor burgers. Een van de gezamenlijke doelen is het geven van inzichten aan (jeugdige) burgers over mogelijkheden in technologieonderwijs. 5. Andere landelijke netwerkorganisaties zoals via het Nieuwe Instituut.

Overige Bij HFA krijgen burgers ook de gelegenheid om als vrijwilliger te helpen om doelen van de organisatie te helpen realiseren. We bewaken dat vrijwilligerswerk daadwerkelijk het karakter van vrijwilligerswerk heeft en geen werk betreft, waarvoor bezoldiging nodig is. Voor elke vrijwilligersorganisatie is het van belang dat het vrijwilligersmanagement goed op orde is. HFA werkt structureel aan een goed vrijwilligersbeleid- en management en dat willen wij graag ook aan de buitenwereld laten zien. HFA is in 2024 gestart met het Goed Geregeld traject en heeft dit in 2025 afgerond. HFA is beloond met het VrijwilligerswerkNL-Keurmerk ‘Vrijwillige Inzet Goed Geregeld’ (en dat heette voorheen het NOV-keurmerk). Door middel van het uitzetten van een tevredenheidsonderzoek (wat ook onderdeel is van het traject), is gebleken dat de vrijwilligers zeer tevreden zijn met het vrijwilligerswerk en zich ook gewaardeerd blijven voelen bij HFA. Het Goed Geregeld traject dwingt de organisatie om structureel kritisch te blijven kijken naar het eigen beleid en management en laat zien wat er verbeterd of heringericht moet worden. Waar mogelijk, bieden wij een werkervaringsplek (WEP) aan burgers aan, zodat zij door het opdoen van werkervaring de kans krijgen om een afstand tot de arbeidsmarkt te overbruggen.

5.2.

Financiële Paragrafen

Het jaarverslag dient volgens artikel 9 van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) te bestaan uit een aantal paragrafen waarin de verantwoording is vastgelegd met betrekking tot relevante beheersmatige aspecten. Het betreft de paragrafen: 1.

Onderhoud kapitaalgoederen

2. Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing 3. Financiering 4. Bedrijfsvoering 5. Lokale Heffingen 6. Grondbeleid 7. Verbonden partijen 25

Voor Het Flevolands Archief zijn de paragrafen Lokale Heffingen en Grondbeleid niet van toepassing. De paragraaf Verbonden Partijen is evenmin van toepassing, omdat er geen partijen zijn waarin het Flevolands Archief een bestuurlijk of financieel belang heeft. Onderstaand komen de resterende paragrafen aan bod.

5.2.1. Onderhoud kapitaalgoederen Ten aanzien van de in het BBV genoemde kapitaalgoederen zijn de inventaris en installaties, automatisering en materiaal van toepassing op HFA. Het BBV geeft aan dat gemeenten en provincies onder andere met betrekking tot wegen en gebouwen onderhoudsplanningen moeten hebben vanwege de soms grote bedragen en risico’s die aan kapitaalgoederen zijn verbonden. HFA beschikt niet over gebouwen waarvoor planmatig onderhoud is vereist. Het onderhoud van de panden komt voor rekening van de verhuurder. Derhalve heeft HFA geen meerjarenonderhoudsplan opgesteld. HFA is op dit moment gehuisvest in een gehuurd pand, te weten het pand Oostvaardersdijk 01-13. Het onderhoud voor dit pand behoort toe aan de verhuurder, Provincie Flevoland. Waardering en afschrijving van activa Volgens het bepaalde in artikel 59 van het BBV worden alle materiële vaste activa met economisch nut geactiveerd. HFA beschikt niet over materiële vaste activa met een maatschappelijk nut. Investeringen schrijft HFA volgens de nota ‘Investering- en afschrijvingsbeleid’ 2019 af met ingang vanaf het jaar volgend op het investeringsjaar. Als uitgangspunt voor het activeren geldt dat activering plaatsvindt rond objecten met een economische gebruiksduur, die aanzienlijk langer is dan één jaar en waarbij het activeren dus redelijk en aanvaardbaar is.

5.2.2. Beleid weerstandsvermogen en risicobeheersing Onder risico verstaat het BBV een mogelijke gebeurtenis die het realiseren van strategische of operationele doelen belemmert. Vanuit deze definitie hebben we de risico’s van HFA benoemd. Deze risico’s dekt HFA af door maatregelen als het afsluiten van verzekeringen, het vormen van voorzieningen, het creëren van bestemmingsreserves en het inrichten van de administratieve organisatie en interne controle. Regelmatig rapporteert HFA in tussentijdse bestuurlijke rapportages over de stand van zaken van de risico’s. HFA bespreekt daarbij of de organisatie beheersmaatregelen heeft uitgevoerd en of die het gewenste effect hebben. HFA gebruikt dat moment van bespreken om nieuwe risico’s in beeld te brengen en/of aanvullende beheersmaatregelen te treffen. Weerstandscapaciteit Bij de weerstandscapaciteit gaat het om de mate waarin HFA in staat is om middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit aanpassing van het beleid vereist. Het BBV geeft aan dat het weerstandsvermogen bestaat uit: a. de algemene reserve b. de stille reserves c. de post voor onvoorziene uitgaven d. de onbenutte belastingcapaciteit

26

Aangezien HFA alleen een algemene reserve heeft, is de weerstandscapaciteit op dit moment € 67.516,- (stand 31 december 2025). Het nog te bestemmen resultaat 2025 is negatief € 19.401,-. De onderdelen ‘stille reserves’, ‘onvoorziene uitgaven’ en ‘onbenutte belastingcapaciteit’ zijn voor HFA niet van toepassing. De bestemmingsreserves van HFA, welke niet meetellen in het weerstandsvermogen, waren op 31 december 2025 € 81.091 (na onttrekkingen). In totaal bedraagt het eigen vermogen van HFA € 148.607. De algemene reserve van HFA mag maximaal 10% van de bijdrage van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling zijn. De totale, reguliere bijdrage bedroeg € 1.098.124. De algemene reserve mag dan 10% hiervan bedragen en dat is € 109.812. De huidige stand van de algemene reserve is € 67.516 en valt daarmee binnen de norm. De omvang van de algemene reserve is dus in lijn met wat onze gemeenschappelijke regeling voorschrijft en is dus rechtmatig. Risicobeheersing Voor de bekostiging van de uitvoering van haar taken is HFA nagenoeg geheel afhankelijk van de bijdragen van het ministerie van OCW, de provincie Flevoland, de gemeenten Dronten, Lelystad, Urk en Zeewolde en het waterschap Zuiderzeeland. Vanaf 2024 verkrijgt HFA voor de edepotvoorziening jaarlijkse bijdragen vanuit provincie, gemeenten en waterschap ter dekking van de structurele kosten van een e-depotvoorziening.

In de financiële bijlage van de tekst van de Gemeenschappelijke Regeling (p. 13) is het volgende opgenomen over financiële risico‘s: ‘Er kunnen zich calamiteiten of andere onvoorziene omstandigheden voordoen, die niet binnen

de eigen begroting van Het Flevolands Archief kunnen worden opgevangen en waarvoor de deelnemers dienen te voorzien in de kosten die hieruit voortvloeien. Gelet op de hierboven genoemde structurele bijdragen, worden de kosten alsdan in beginsel volgens de volgende percentages verdeeld: Rijk (OCW/M&C) 49% De Provincie Flevoland 8% Gemeente Lelystad 20% Gemeente Dronten 10,5% Gemeente Urk 5% Gemeente Zeewolde 5,5% Waterschap Zuiderzeeland 2%’

De bovenstaande percentages zijn de percentages die in de huidige tekst van gemeenschappelijke regeling Het Flevolands Archief (GR HFA) staan opgenomen. Met de voorgenomen uittreding van het Rijk als deelnemer in de gemeenschappelijke regeling, veranderen de percentages, omdat het Rijk dan geen risicodrager meer is. Het bestuur neemt hierover met de wijziging van de GR HFA in 2026 een besluit over wat de nieuwe percentages zijn vanaf 2027.

Risico-inventarisatie Een risico is de kans op het optreden van een onvoorziene (doorgaans negatieve) gebeurtenis van materieel belang, met als gevolg uitstroom van middelen uit de organisatie. Zowel met Dagelijks Bestuur (DB) als met het Algemeen Bestuur (AB) heeft HFA risico’s (waaronder ook frauderisico’s) besproken. Voor frauderisico’s hebben we waar mogelijk passende maatregelen in de interne beheersing genomen. Bepaalde frauderisico’s doen zich 27

vanwege de beperkte omvang van HFA als organisatie niet of zelden voor. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan samenspanning bij (Europese) aanbestedingen of fraude bij betalingen. Aanbestedingen komen zelden voor en indien zij zich voordoen, huurt de organisatie ter begeleiding externe expertise in. Betalingen controleren we zorgvuldig enerzijds en anderzijds is het aantal personen dat betalingen kan vervullen zeer beperkt. Dergelijke risico’s zijn met AB en DB besproken en in een intern, vertrouwelijk document vastgelegd als frauderisicoanalyse. De risicoanalyse van HFA hebben we vertaald naar een risicoinventarisatie, waarin we meerdere (bedrijfs)risico’s vertaald hebben naar een mogelijke uitstroom van middelen door daarin de kans van optreden en omvang van mogelijke, benodigde middelen te betrekken. # Thema

1 Partners

2 Calamiteit

Gebeurtenis

Oorzaak

Samenwerking Batavialand verval / stagneert (beperkt operationeel risico) Brand of natuurramp depot's

Verandering visie BL op (Beperkt Meer zelf betalen. Minder samenwerking (of een operationeel risico) (synergie) voordelen conflict) wellicht. Calamiteit

Gevolg

Archieven ernstig beschadigd (of vernietigd)

3 Buitenwereld Ransomware of andere Hacken van database Data niet meer schade door derden met of andersoortige aanval toegankelijk informatie van HFA of van buitenaf deelnemers 4 Buitenwereld Exit-traject leverancier e- Diverse (faillissement, Uitfaseren depot conflict, overmacht) applicatie, migratie naar nieuwe omgeving

Mogelijke oplossingen

Financieel effect

Eens in Kans Benodigde de jaren weerstandscapaciteit

€

10.000,00

10

10 €

1.000

1) CHV - plan; € 2) Grootschalig conserveren en restauratie toepassen en alternatieve opslag Backup bestanden € terugzetten

100.000,00

25

4 €

4.000

50.000,00

10

10 €

5.000

€

50.000,00

10

10 €

5.000

€ €

20.000,00 60.000,00

10 5

10 € 20 €

2.000 12.000

€

100.000,00

3

33 €

33.333

€

62.333

€

67.516

Escrow overeenkomst, contracten herzien en migratie naar nieuwe, dan aan te schaffen alternatieve omgeving 5 Buitenwereld Claim auteursrechten Onvolledige registratie Claims van derden Schikken 6 Partners Huisvesting: andere Huurcontract loopt en Huidige locatie Uitbreiding nodig op locatie nodig door groei HFA groeit als voldoet wellicht niet huidige locatie of of aflopen contract organisatie meer dan meer verhuizen verwacht 7 Intern Langdurige afwezigheid Vertrek/ziekte Onvoldoende Inhuren van tijdelijke medewerkers of medewerkers of capaciteit voor medewerkers arbeidsconflict verschil van inzicht uitvoeren taken Benodigd weerstandsvermogen (algemene reserve nu) Huidig weerstandsvermogen Verhouding (beschikbaar/nodig)

De risico-inventarisatie is geen uitputtende opsomming en bevat wel de belangrijkste risico’s, voor zover deze bekend zijn ten tijde van het opstellen van deze meerjarenbegroting. Het weerstandsvermogen heeft betrekking op de relatie tussen enerzijds weerstandscapaciteit oftewel financiële positie (liquiditeit en solvabiliteit) en anderzijds de niet voorzienbare risico’s welke van materiële betekenis kunnen zijn voor de financiële positie. De algemene reserve bevat als weerstandvermogen € 68k, terwijl de mogelijke impact van risico’s een omvang van ongeveer € 60k voorschrijft. Het verhoudingsgetal is voor HFA na 2025 daarom ongeveer 1,1. 1,1 is groter dan 1. Het niveau van het weerstandsvermogen is zo bezien voldoende. Het is verstandig voor HFA en haar deelnemers om te overwegen om (1) aanvullende, specifieke

28

1,08

bestemmingsreserves te vormen voor over risico’s en/of (2) de algemene reserve te verhogen bij gelegenheid.

Vergelijking met voorgaande begroting Ten opzichte van de risico-inventarisatie in de voorgaande meerjarenbegroting, zien we een drietal zaken net even anders. Omdat we ons huisvestingscontract telkens kunnen verlengen in termijn van vijf jaren, is de kans daarop hoogstens één op de vijf jaren. HFA heeft net als andere werkgevers in Nederland structureel meer last van ziekteverzuim en huurt ook vaker vervangend personeel in. Het bedrag van de kosten van ziekteverzuim hebben we daarom verhoogd. Het risico op hacking hebben we nu breder omschreven, omdat de aard of complexiteit van het risico anders is. Verbonden partijen Het Flevolands Archief (HFA) is als gemeenschappelijke regeling een verbonden partij voor: a. het Rijk; b. de provincie Flevoland; c. de gemeente Dronten; d. de gemeente Lelystad; e. de gemeente Urk; f. de gemeente Zeewolde; g. het waterschap Zuiderzeeland. HFA heeft zelf geen samenwerkingsverbanden met derde partijen met een verantwoordelijkheid of beslissingsbevoegdheid in een bestuur.

5.2.3. Financiering Algemeen ‘Treasury’ is het sturen en beheersen van het verantwoorden en het toezicht houden op: a. de financiële vermogenswaarden; b. de financiële geldstromen; c. de financiële posities en d. de hieraan verbonden risico’s. De treasuryparagraaf is voor de begroting en jaarrekening verplicht gesteld. Dit vloeit direct voort uit de Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO). Het belangrijkste uitgangspunt volgens deze wet is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in twee kwaliteitseisen. Zo is het aangaan en verstrekken van geldleningen door HFA alleen toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. Daarnaast moeten uitzettingen een prudent karakter hebben en mogen ze niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico’s. Om de risico’s verder te beperken worden de kasgeldlimiet en de renterisiconorm door de Wet FIDO gehanteerd. Wegens de in begin 2021 vastgestelde mandaat- en ondermandaatregeling bleek een Treasurystatuut niet nodig voor HFA. Daarmee verviel de noodzaak en heeft HFA geen verdere actie ondernomen.

29

Wet verplicht Schatkistbankieren (Wet vSB) De wet vSB (zonder leenfaciliteit) houdt in dat decentrale overheden en door hen opgerichte gemeenschappelijke regelingen, al hun overtollige liquide middelen en beleggingen moeten aanhouden bij het ministerie van Financiën. Er is een vrijstellingsgrens voor het afstorten van overtollige liquide middelen. Het bedrag dat een gemeenschappelijke regeling zoals HFA buiten het schatkistbankieren mag houden is € 1.000.000,-. Omdat HFA een kleine organisatie is met een begroting van minder dan € 2 miljoen aan baten en omdat de organisatie zelf regelmatig bedragen overmaakt aan het Rijk bij het schatkistbankieren, blijft HFA beneden dit drempelbedrag. Zo voldoet HFA aan de regels van het schatkistbankieren. Berekening benutting drempelbedrag schatkistbankieren (bedragen x € 1000) Verslagjaar (1)

Drempelbedrag

1000 Kwartaal 1

(2) (3a) = (1) > (2) (3b) = (2) > (1)

Kwartaalcijfer op dagbasis buiten 's Rijks schatkist aangehouden middelen Ruimte onder het drempelbedrag Overschrijding van het drempelbedrag

Kwartaal 2

Kwartaal 3

Kwartaal 4

209

98

81

91

791

902

919

909

-

-

-

-

Omdat de begroting van HFA in de periode 2027 - 2030 een jaarlijkse omvang van minder dan € 2 miljoen aan lasten heeft, is het drempelbedrag van € 1 miljoen leidend. In 2025 is HFA hier in alle kwartalen ruim onder gebleven. Momenteel voldoet HFA aan de normen van het schatkistbankieren, handelt de organisatie hierin rechtmatig en is de verwachting redelijk dat HFA dit blijft doen. Renterisiconorm Doel van deze norm is het beperken van de gevolgen van een stijgende kapitaalmarktrente op de rentelasten van de organisatie. Dit wordt bereikt door een limiet te stellen aan dat deel van de vaste geldleningen waarover het rentepercentage in een bepaald jaar moet worden aangepast aan de geldende markttarieven. De norm stelt dat per jaar maximaal 20% van de vaste schuld in aanmerking mag komen voor herfinanciering of renteherziening, waarbij een minimum geldt van € 2,5 mln. Over dat minimumbedrag mag dus altijd risico worden gelopen. Omdat HFA alles met eigen middelen financiert en dus geen geldleningen heeft afgesloten, overschrijdt HFA het minimum niet en voldoet aan de norm. HFA handelt rechtmatig. Kasgeldlimiet Met de kasgeldlimiet is in de wet FIDO een norm gesteld voor het maximumbedrag waarop een gemeente (en in het verlengde daarvan dus HFA) de financiële bedrijfsvoering met kortlopende middelen (looptijd < 1 jaar) mag financieren.

Deze norm bedraagt 8,5% van de begroting of minstens € 0,3 miljoen. Doel van deze limiet is het beperken van de vlottende schuld. De meerjarenbalans in deze begroting toont structureel dat kortlopende schulden beneden dit bedrag blijven in de periode 2027– 2030 volgens onze prognose. Kengetallen Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Op 15 mei 2016 is het BBV gewijzigd. In de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ moeten de volgende 4 kengetallen worden opgenomen. 30

De kengetallen zijn getallen die de verhouding uitdrukken tussen bepaalde onderdelen van de begroting of de balans en kunnen helpen bij de beoordeling van de financiële positie. Deze kengetallen hebben geen functie als normeringsinstrument maar zijn bedoeld om de financiële positie van HFA voor de Algemeen Bestuursleden inzichtelijker te maken. 31-12-2027

31-12-2028

31-12-2029

31-12-2030

Netto schuldquote

3%

2%

2%

-2%

Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

-10%

-10%

-10%

-10%

Solvabiliteit (EV/TV)

53%

55%

57%

58%

Structurele exploitatieruimte

8%

7%

7%

7%

Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de organisatie ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Omdat HFA geen leningen heeft en wel financiële vaste activa [door vooral de vordering op het Rijk uit hoofde van het schatkistbankieren], is de ‘netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen’ nul of dichtbij nul. HFA heeft geen langlopende schulden, heeft voldoende middelen vanuit begroting en bestemmingsreserves voorhanden en is in die zin gezond qua financiering. Solvabiliteit Solvabiliteitsratio’s zijn indicaties voor het vermogen van een organisatie om aan haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. Afgelopen jaren was het solvabiliteitsratio van HFA doorgaans hoger dan 65% en regelmatig 70%. In de meerjarenbalans daalt dit verhoudingspercentage [van eigen vermogen ten opzichte van totaal vermogen] omdat het vreemd vermogen komende jaren hoger schatten dan in het voorgaande jaren was, omdat in 2024 vooruitontvangen bedragen van het Rijk voor de cao-overstap onder overlopende passiva staan en in een jaar of vijf worden aangewend.

Structurele exploitatieruimte Dit kengetal is van belang om te kunnen beoordelen welke structurele ruimte een organisatie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is. HFA heeft geen geldleningen opgenomen en financiert lopende uitgaven met lopende inkomsten en bijdragen van de deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling en overige bijdragen. De 31

structurele exploitatieruimte is positief. Dit betekent dat structurele inkomsten voldoende zijn om kosten van structurele aard te kunnen dekken. Dit is ook een indicatie dat HFA financieel gezond is. Rechtmatigheid In jaarrekeningen neemt HFA een rechtmatigheidsverantwoording op. Daarbij hanteert het bestuur een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door het Algemeen Bestuur bepaald en bedraagt 2 % van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee doorgaans ongeveer €38.000,-. De rapporteringsgrens is overigens 1 % van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves. HFA verantwoordt met de jaarrekening over het financieel rechtmatig handelen, zoals in haar financiële beheersverordening 2025 en normenkader 2025 benoemd staat. Praktisch houdt dit onder andere in: -

het binnen de begroting besteden van middelen aan daarvoor bestemde doelen en op gepaste wijze daarover rapporteren aan het bestuur;

-

zich houden aan de Europese aanbestedingsregels;

-

het volgen van de regels van schatkistbankieren.

HFA is een kleine overheidsorganisatie met specifieke taken op het gebied van archivering. De organisatie heeft geen complexe processen zoals het verstrekken van subsidies aan derden. Omdat de organisatie een beperkte omvang heeft, blijven de meeste diensten, die de organisatie bij derden inkoopt, beneden Europese drempelbedragen. Gezien de ruime minimumgrenzen voor het schatkistbankieren, lukt het HFA ook om zich structureel aan de regels van het schatkistbankieren te houden. Het management stelt het bestuur van HFA gedurende het lopende boekjaar telkens door middel van bestuursrapportages tijdig op de hoogte van eventuele afwijkingen ten opzichte van de meerjarenbegroting. EMU-saldo HFA heeft geen EMU-saldo berekend. Dit komt omdat het EMU-saldo slechts relevant is voor het verantwoorden door gemeentes, provincies en rijksoverheden over hun eigen organisaties in EU verband. Het verband leggen tussen uitgaande en binnenkomende geldstromen is daarom niet relevant voor een gemeenschappelijke regeling zoals HFA.

32

6.

Financiële begroting

6.1.

Overzicht baten en lasten en de toelichting 2027

Baten

Lasten

Programma Archieven

1.904.056

Algemene dekkingsmiddelen Heffing VPB Bedrag onvoorzien

1.904.056

Taakveld 0.1 Overhead Taakveld 0.5 Treasury Taakveld 5.5 Cultureel Erfgoed Saldo baten en lasten Onttrekkingen en toevoegingen aan de reserves (Taakveld 0.10 mutaties reserves) Resultaat (Taakveld 0.11 resultaat van de rekening baten en lasten)

Saldo

1.869.388

34.668 1.904.056

0

0

0

0

537.433

-537.433

15.000

1.000

14.000

1.889.056

1.330.955

558.101 34.668 -34.668

0

0

0

Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van overhead, het bedrag voor de heffing vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Volledigheidshalve hebben we hierbij ook inzicht gegeven in diverse taakvelden van HFA. Voor het begrotingsjaar ziet dit er als volgt uit Archieven: Archivering is het programma, waarop alle baten en lasten van HFA betrekking hebben. Algemene dekkingsmiddelen: onder deze post hebben we de bijdragen van de deelnemers in de gemeenschappelijk regeling verantwoord. Overhead: De overhead bevat het relatieve deel van personeelskosten dat volgens de BBV notitie overhead daartoe te rekenen valt. Praktisch hebben we het relatieve deel aan overheadsfuncties in de totale formatie in FTE (gebaseerd op cijfers in voorgaande jaren) toegepast op begrote personeelskosten, geïndexeerd en zo toegerekend aan dit taakveld. Taakveld Treasury betreft bankkosten en/of rentes. Taakveld Cultureel Erfgoed betreft de primaire taken van HFA op het gebied van archivering. Bedrag onvoorzien: Eenmalige (onvoorziene) bedragen/ compensatie. HFA begroot onvoorziene kosten niet separaat. Enerzijds beschouwen 10% van de kosten als zijnde incidenteel van aard, anderzijds hebben we de algemene reserve en/of bestemmingsreserves voor generieke of specifieke tegenvallers. Heffing VPB: HFA voorziet geen heffing VPB.

HFA verricht immers geen activiteiten waarvoor de organisatie vennootschapsbelastingplichtig is.

33

6.2.

Overzicht structurele en incidentele baten en lasten Lasten

Begroting

Begroting

2027

2028

Structureel Incidenteel Totaal Lasten Baten Structureel Incidenteel Totaal baten Saldo (baten - lasten) Onttrekkingen en toevoegingen reserves Resultaat

Begroting

Begroting

1.682.449 186.939 1.869.388

1.737.900 193.100 1.930.999

2029 1.790.110 198.901 1.989.012

2030 1.833.940 203.771 2.037.711

1.826.556 77.500 1.904.056 34.668

1.873.734 72.500 1.946.234 15.235

1.922.252 67.500 1.989.752 741

1.972.149 72.500 2.044.649 6.938

-34.668 0

-15.235 0

-741 0

-6.938 0

HFA schat in dat 10% van de jaarlijkse lasten een incidenteel karakter heeft. Ook beschouwt HFA de overige baten als incidenteel. HFA past het voorzichtigheidsbeginsel toe (om baten te schatten wanneer zij zeker zijn en kosten in te schatten wanneer HFA deze verwacht). Omdat we begrotingsneutraal begroten, is het begrote resultaat telkens nul in komende jaren. Wel geldt dat we om bestemmingsreserves zo goed mogelijk aan te wenden, te zijner tijd hogere onttrekkingen voor kunnen stellen gedurende de betreffende jaren. Zoals gebruikelijk stelt het management van HFA dergelijke onttrekkingen of dotaties op gepaste wijze voor in bestuursrapportages en bestuursvergaderingen.

6.3.

Meerjarenbegroting 2027-2030

Nr

Omschrijving

Realisatie 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

Begroting 2028

Begroting 2029

Begroting 2030

Lasten 1 Personeel 2 Bedrijfsvoering 5,7,9,11 Collectiebeheer, Archiefbeheersysteem Dienstverlening en Archiefbewaarplaats 13 E-depot Projecten 15 Afschrijvingen

1.381.622 275.209

1.264.804 247.390

1.330.000 250.000

1.351.280 282.500

1.372.900 290.975

1.394.867 309.704

86.191 119.173 59.914 21.791

91.639 135.000 65.000 30.000

94.388 140.000 30.000 25.000

97.219 145.000 30.000 25.000

100.136 150.000 45.000 30.000

103.140 150.000 50.000 30.000

1.943.900

1.833.833

1.869.388

1.930.999

1.989.012

2.037.711

1.098.124

1.403.558

1.445.665

1.489.035

1.533.706

1.579.717

421.590 273.649

426.983 95.000

380.891 77.500

384.700 72.500

388.547 67.500

392.432 72.500

Totaal baten

1.793.363

1.925.541

1.904.056

1.946.234

1.989.752

2.044.649

Saldo

-150.536

91.707

34.667

15.235

741

6.938

Toevoegingen aan reserves en voorzieningen Onttrekkingen aan reserves en voorzieningen

0 131.135

91.707 0

34.667 0

15.235 0

741 0

6.938 0

Saldo van baten en lasten

-19.401

0

0

0

0

0

Totaal lasten Baten 2 Bijdragen rijk, gemeenten en provincie en waterschap Bijdrage E-depot 4 Overige bijdragen en overige baten

34

Toelichting op de lasten en baten:

NB I: Zoals gebruikelijk, zijn de cijfers over 2026 onveranderd ten opzichte van de meerjarenbegroting 2026 – 2029. Eventuele begrotingsaanpassingen stelt het management via bestuursrapportages op gepaste wijze voor aan het bestuur van HFA.

Saldo van baten en lasten na onttrekkingen of dotaties In 2027 begroten we een dotatie van meer dan € 34k. In daaropvolgende jaren kennen dotaties een beperkte omvang. HFA begroot een dotatie, wanneer de organisatie een overschot heeft. HFA heeft begrotingsneutraal begroot: door middel van dotaties of onttrekkingen is het uiteindelijke, begrote resultaat telkens € 0,-. Het positieve resultaat vooraf onttrekkingen of dotaties is van beperkte omvang en komt hoofdzakelijk doordat deelnemers van HFA vanaf 2026 (via reguliere bijdragen) de organisatie zijn gaan compenseren voor gestegen kosten. Hierdoor ontstond een begrotingsevenwicht per 2026. De volgende zaken zijn nog niet begroot: 1.

Indexering van de Rijksbijdrage in 2026 en verder Het Rijk bepaalt autonoom de indexatie over de rijksbijdragen en keert deze indexering doorgaans in het derde kwartaal van een jaar uit. In voorgaande jaren indexeerde het Ministerie van OCW meer dan wij hadden begroot. Het effect varieert tussen €20k en €30k per jaar. Voor 2026 en verder is deze indexatie niet begroot.

2. Verhoging van deelnemersbijdrage en/of bijdrage voor e-Depot vanaf 2027 Tot en met 2026 betaalt het ministerie van OCW € 50k per jaar aan HFA voor de opstartfase van een e-depotvoorziening. Vanaf 2027 vervalt deze bijdrage. Hoewel HFA aan het bestuur heeft voorgesteld om deelnemers dit te laten compenseren via de eigen bijdrages voor de e-depotvoorziening, heeft het bestuur hier nog niet toe besloten. HFA blijft (om op hetzelfde niveau dienstverlening te kunnen voortzetten) wel uitgaven behouden voor het e-Depot. Het bestuur kan ook overwegen om HFA via de reguliere bijdragen te compenseren vanaf 2027. 3. Kosten van ziekteverzuim Net zoals andere werkgevers kan HFA kosten maken voor ziekteverzuim van werknemers. Zoals gebruikelijk, begroot HFA deze kosten niet. Deze kosten staan in de risicoinventarisatie opgenomen en zitten daarmee als het ware in de algemene reserve van HFA. Omdat landelijk gezien ziekteverzuim toegenomen is afgelopen jaren, is dit wel een ontwikkeling om te blijven volgen. 4. Onvoorziene kosten Zoals gebruikelijk, begroot HFA onvoorziene kosten niet als aparte categorie en heeft HFA de financiële ruimte niet om onvoorziene kosten te begroten. De elders in deze begroting opgenomen risico-inventarisatie geeft wel een weergave van diverse risico’s en mogelijke omvang en vergelijkt die via de kans van optreden met de omvang van het eigen vermogen.

Als kleine gemeenschappelijke regeling zal het bestuur jaarlijks samen met de organisatie behoren na te gaan hoe het tegenvallers kan opvangen en waar gelegenheid is om het weerstandsvermogen te verbeteren.

35

Lasten Personeel Met betrekking tot de personeelslasten als onderdeel van de beheerskosten geldt dat voor HFA de rechtspositieregeling van het Rijk van toepassing is. De raming salarissen inclusief vakantiegelden en overige personele lasten is in eerste instantie gebaseerd op de bestaande lasten uit de jaarrekening 2025 en op ontwikkelingen in 2026. De personeelskosten in 2027 zijn enerzijds gebaseerd op de jaarrekening 2025 en houden anderzijds rekening met een verlaging doordat HFA twee extern ingehuurde functies in 2026 met indiensttredingen beoogt in te vullen. Jaarlijks verhogen wij dit bedrag vanaf 2028 met de indexering (van 1,5% gebaseerd op de minimale verwachting voor nog te maken cao-afspraken vanaf 2026) en wat verwachte uitgaven rondom de cao-overstap. Bedrijfsvoeringskosten De lasten zijn gebaseerd op de realisatie 2025, waarin ook wat eenmalige uitgaven zaten rondom de voorgenomen uittreding van het Rijk. HFA maakte ook kosten voor een cao-overstap. Daarom schatten we de bedrijfsvoeringskosten vanaf 2027 op € 250.000,- in. Vanaf 2028 neemt dit toe met (1) een prijsindex van 3%. Vanaf 2028 verwachten we (2) een verandering in huisvesting en meer kosten voor duurzaamheid. Daarom begroten we alvast zo’n € 20k extra voor bedrijfsvoeringskosten vanaf 2028.

Collectiebeheer/ Archiefbeheersysteem /Dienstverlening en Archiefbewaarplaats De lasten zijn gebaseerd op de begroting 2025 en voor 2026 - 2029 verhoogd met een prijsindex van 3%. Het Flevolands Archief maakt gebruik van een eigen collectiebeheersysteem (CBS), zijnde Atlantis om de beheerde archieven en collecties goed te kunnen beheren. Atlantis combineert de toegangen op de archieven en collecties, de fysieke bergplaats, de bezoekersregistratie, de uitleenadministratie, de beperkingen van de openbaarheid etc. Het collectiebeheersysteem vormt de basis voor de presentatie van de archieven op de website. E-Depot en projecten De lasten voor e-Depot en projecten zijn gebaseerd voor de lasten in de jaarrekening van 2025 en schatten we structureel in op circa €200k vanaf 2026 in deze kostencategorie voor uitgaven aan derden. In de jaren daarop neemt dit af, omdat in 2025 bleek dat HFA deze kosten beter kan beheersen. Zo verkreeg HFA in 2025 ook subsidies om . Het grootste deel van de kosten voor het e-depotvoorziening betreft overigens salariskosten (en die begroot HFA onder personeelskosten). Het bestuur heeft eind 2022 een schatting van € 0,4 miljoen aan structurele kosten voor de e-depotvoorziening aanvaard als zijnde reëel. Een deel hiervan is bedoeld ter dekking van drie FTE voor medewerkers om het e-Depot in te richten en te beheren.

Daarnaast verwacht HFA kosten voor ontwikkeling en implementatie, de aanschaf van ICT-middelen en jaarlijkse licentiekosten voor software van een SaaS-dienstverlening door een externe leverancier. Afschrijvingen De afschrijvingskosten hebben we berekend op basis van de geraamde boekwaarden van de investeringen per 31 december 2024 en onze verwachte investeringen in komende jaren. In 2025 stelt HFA een ICT-plan op om meer inzicht te verkrijgen in mogelijke investeringen in ICTmiddelen. HFA verwacht vervangingsinvesteringen uit te voeren voor meerdere laptops en 36

mobiele telefoons, die al ouder zijn dan vijf jaar. Afschrijvingen vinden conform de nota Investerings- en Afschrijvingsbeleid plaats op de volgens het BBV gebruikelijke afschrijvingstijdsduren. Investerings- en afschrijvingsoverzicht 2026- 2029 Programma Begroting 2027 Verbouwingen en inrichtingen Computerapparatuur

Begroting 2028

10.000 15.000 25.000

10.000 15.000 25.000

Begroting 2029 10.000 20.000 30.000

Begroting 2030 10.000 20.000 30.000

HFA heeft in voorgaande jaren geïnvesteerd in enerzijds verbouwingen van haar werkomgeving (zoals aanpassingen aan de studiezaal en inrichting depot voor audiovisuele collecties) en anderzijds in ICT-middelen (waaronder vervanging van hardware). Deze ontwikkelingen zetten zich weliswaar in de periode 2027 – 2030 voort, maar de verwachting is redelijk dat afschrijvingslasten stabiel blijven. In de periode 2027-2030 overwegen we onder andere de volgende investeringen: 1. Een sluis en andere aanpassingen aan het depot voor de audiovisuele collectie (AV); 2. Vervanging van verouderde hardware (laptops, mobiele telefoons en dergelijke) voor medewerkers; 3. Klimaattechnische aanpassingen aan depots; 4. Een nieuwe firewall (upgrade in hardware en software); 5. Een in hoogte verstelbare ‘ompaktafel’; 6. Meubilair voor een ‘scanstraat’/’scankamer’ (tafeltjes, eenvoudige bureaustoel); 7. Verrijdbare bijzetkastjes; 8. Stellingkasten voor een (toekomstige) opslagruimte bij de kantoorwerkplekken (voor het veilig opslaan van computerapparatuur en andere hardware); 9. In hoogte verstelbare balie studiezaal; 10. Nieuwe servers. Met de bestuursrapportages houdt het management van HFA het bestuur op gepaste wijze op de hoogte van voorgenomen investeringen. Deze investeringen zijn afhankelijk van de beschikbare financiële middelen.

37

Baten Reguliere bijdragen Rijk, gemeenten, provincies, waterschap en derden

Gr deelnemers Rijksbijdrage Provincie Flevoland Gemeente Lelystad Gemeente Dronten Gemeente Zeewolde Gemeente Urk Waterschap Zuiderzeeland Totaal

Voorgestelde, Historische minimale bijdrage Historische aanpassing voor volgens GR indexaties noodzakelijke Totale HFA t/m 2026 Bijdrage 2026 kosten in 2027 bijdrage 2027 € 416.000 € 306.345 € 722.345 € 21.670 € 744.015 € 66.765 € 39.322 € 106.087 € 3.183 € 109.270 € 167.560 € 98.426 € 265.986 € 7.980 € 273.966 € 88.571 € 51.787 € 140.358 € 4.211 € 144.569 € 48.251 € 27.474 € 75.725 € 2.272 € 77.997 € 43.612 € 24.930 € 68.542 € 2.056 € 70.598 € 15.000 € 9.515 € 24.515 € 735 € 25.250 € 845.759 € 557.799 € 1.403.558 € 42.107 € 1.445.665

Gehanteerde indices: Conform artikel 19, derde lid, van de gemeenschappelijke regeling past HFA de bijdragen jaarlijks aan op de correctie voor loon- en prijsstijgingen. Rijksbijdrage en de overige deelnemers prijsindex 3% op basis van de nationale consumentenprijsindex (cpi) van het Centraal Planbureau (CPB). Hoewel het Rijk als deelnemer vermoedelijk vanaf 1 januari 2027 uittreedt, heeft zij toegezegd haar bijdrage aan HFA voort te zetten via een specifieke uitkering (SPUK). Het Rijk bepaalt dan nog steeds zelfstandig of en voor welk bedrag indexaties op de rijksbijdrage plaatsvinden. Voor de begroting verandert de berekeningssystematiek van bijdragen daarom nu niet. Bijdragen e-Depot Vanaf 2022 verstrekt het Rijk incidentele compensaties. Vertaling van de relevante bedragen zijn opgenomen in onze begroting 2025 - 2028 (€ 50k jaarlijks tot en met 2026): RHC’s ontvangen ieder een zogeheten kenniscomponent op het terrein van

informatie, archief en digitalisering. Deze bedraagt als vast bedrag (d.w.z. geen indexering) € 50.000 per RHC gedurende vijf jaar [van 2022 tot en met 2026]. Na vijf jaar stopt deze overbruggingstoelage. De deelnemers van de GR (minus het Rijk) maken, zoals gezamenlijk in 2023 afgesproken, de volgende jaarlijkse bedragen over vanaf 2024 ter financiering van structurele kosten voor de edepotvoorziening. Deze bijdrage is voor 2025 aangepast op de meeste recente cijfers van inwonersaantallen van gemeentes (2024), zoals het Centraal Bureau voor Statistiek (CBS) die verzameld heeft voor gemeentes. Het inwonersaantal van de provincie is verkregen via allecijfers.nl.

Bijdrage e-depotvoorziening per deelnemer van 2027

38

Organisatie Lelystad Dronten Urk Zeewolde Provincie Flevoland Waterschap Zuiderzeeland Totaal

€ per jaar € € € € € € €

116.480 61.677 30.488 33.400 100.407 38.439 380.891

Via het ‘kostenmodel’ is deze bijdrage op basis van inwonersaantallen (in kolom ‘Q’) als volgt berekend:

Organisatie Lelystad Dronten Urk Zeewolde Provincie Flevoland Waterschap Zuiderzeeland Totaal

1.

P (= prijs) € € € € € €

Q (= C (=corG (= R (= eenheid) rectie) grootte) risico) 1,10 84.713 1 1 1,10 44.856 1 1 1,10 22.173 1 1 1,10 24.291 1 1 1,10 456.395 0,16 1 1,10 84.713 0,33 1

U (= A (= uitzonarchief) dering) € per jaar 1 1,25 1 € 116.480,38 1 1,25 1 € 61.677,00 1 1,25 1 € 30.487,88 1 1,25 1 € 33.400,13 1 1,25 1 € 100.406,90 1 1,25 1 € 38.438,52 € 380.891

Indexering van de bijdrage voor het e-Depot

Vanaf 2024 dragen deelnemende gemeentes, de provincie en het waterschap aanvullende middelen bij voor de gezamenlijk e-depotvoorziening. Deze is met het ‘kostenmodel’ gebaseerd op onder andere een bijdrage van €1,10per burger. Dit bedrag per burger is niet geïndexeerd sinds 2022. De bijdrage over 2026 is zoals gebruikelijk aangepast aan recente inwonersaantallen. Vanaf 2027 draagt OCW geen € 50k per jaar meer bij. Omdat de bijdrage per burger sinds 2024 niet is geïndexeerd, adviseert HFA het bestuur om een aanpassing naar €1,35per burger toe te passen in het kostenmodel. Het bestuur kan alsnog besluiten dit te doen vanaf 2027. Overige baten De raming voor ‘overige bijdragen en overige baten’ heeft HFA gebaseerd op werkelijke baten 2025 en voor 2027 – 2030 structureel aangepast, door voor een handvol zaken per jaar voorzichtig baten te schatten: Overige opbrengsten 2027 2028 2029 2030 Dienstverleningsovereenkomsten (DVO's) 30.000 35.000 35.000 40.000 Rente 15.000 15.000 20.000 20.000 Cao-overstap 20.000 10.000 0 0 Fondsenwerving 7.500 7.500 7.500 7.500 Overige dienstverlening, waaronder PDC 5.000 5.000 5.000 5.000 Overig 0 0 0 0 Totaal 77.500 72.500 67.500 72.500 (1) Opbrengsten uit eventuele dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) HFA verleent diensten aan deelnemende overheidsorganisaties.

De deelnemers in de gemeenschappelijke regeling HFA (GR HFA) hebben ook verbonden partijen, waarop archivarissen van HFA inspecties uitvoeren. Omdat deze inspanningen in omvang zijn toegenomen afgelopen jaren, sluit HFA dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met 39

zulke overheidsorganisaties af om inspanningen vergoed te krijgen. HFA is al door twee partijen voor inzet 2025 vergoed. HFA begroot in de periode 2027 – 20230 stijgende inkomsten uit vier geïnteresseerde overheidsorganisaties. (2) Rentebaten De rentebaten bevinden zich inmiddels rond de vijftienduizend euro op jaarbasis. Door de groeiende baten (naar € 2 miljoen per jaar) nemen deze overige opbrengsten verder toe; (3) Vergoedingen van het Rijk voor de cao-overstap van HFA Eind 2024 heeft HFA van OCW € 170k ontvangen vooruitlopend op kosten, die HFA mogelijk maakt in een cao-overstap. De kosten daarvan liggen deels na de overstap in 2026. In de eerste jaren verwacht HFA bij de overstap zelf extra kosten te maken (voor het bepalen van nieuwe salarissen, aanpassingen in het salarissysteem en dergelijke). In 2027 schat HFA € 20k daarom van deze middelen uit de overlopende passiva aan te wenden (als overige baten) en in 2028 resteert € 10k. (4) Fondsenwerving In 2025 ontving HFA drie subsidies voor ongeveer € 30k. Vanaf 2027 begroot HFA structureel één subsidie van een overheidsorganisatie of fonds, voor € 7,5k per jaar. (5) Overige dienstverlening HFA verricht af en toe aanvullende dienstverlening en begroot dit voorzichtigheidshalve op € 5k per jaar. Zoals afgesproken met deelnemers, past HFA haar producten- en dienstencatalogus (PDC) toe.

De opgenomen schattingen zijn passend gezien de incidentele aard, de beperkte omvang van de overige baten en de gemaakte afspraken met onder andere deelnemers, het Ministerie van OCW en andere partijen hierover. Toelichting over bestemmingsreserves

Toevoegingen en onttrekkingen aan reserves Na 2025 zien naar verwachting de bestemmingsreserves er als volgt uit: Omschrijving

Stand per

Stand per

Stand per

Stand per

31

31

31

31

december

december

december

december

2027

2028

2029

2030

Bestemmingsreserve geconditioneerde depotruimte AV-collectie Afschrijvingsreserve herinrichting studiezaal

50.598

47.598

44.598

41.598

16.493

12.493

8.493

4.493

Totaal bestemmingsreserves

67.091

60.091

53.091

46.091

Algemeen De (specifieke) onttrekkingen aan deze bestemmingsreserves zijn nog niet bepaald voor 2026 en verder. De afschrijvingsreserves voor het depot van de audiovisuele collecties (AV) en voor de studiezaal hebben een structureel karakter. Vanaf 2027 schrijft HFA minstens € 4k per jaar hierop af in totaal en de organisatie onttrekt middelen daarvoor aan deze bestemmingsreserves.

40

Zoals gebruikelijk is, doet HFA tijdens de begrotingsjaren door middel van bestuursrapportages voorstellen aan het bestuur om op gepaste wijze aan deze bestemmingsreserves middelen te kunnen onttrekken.

Toelichting per bestemmingsreserve – bestaande bestemmingsreserves BR voor beheer en behoud Audiovisuele en fotocollectie (AV-collectie) In voorgaande jaren heeft HFA middelen verkregen om haar audiovisuele en fotocollectie (AVcollectie) te beheren en te behouden. HFA heeft de ambitie om de separate depotruimte voor audiovisueel materiaal optimaal in gebruik te nemen. Ter dekking hiervan heeft HFA destijds middelen gereserveerd in deze bestemmingsreserve om de toekomstige afschrijvingslasten na ingebruikname te dekken. De omvang van deze bestemmingsreserve is gebaseerd op de oorspronkelijk geschatte omvang van projecten rondom de audiovisuele projecten. Het is voor 2027 - 2030 de verwachting dat HFA deze depotruimte intensiever kan gebruiken en ook nieuwe digitaliseringsacties op de collectie uit kan voeren. Onttrekking van de reserve vindt op zijn vroegst vanaf 2027 plaats omdat dit het boekhoudkundige gebruik van HFA is bij investeringen (om een jaar na ingebruikname van activa te beginnen met afschrijven). De jaarlijkse afschrijvingen vanaf 2027 zijn dan circa € 3k per jaar om in tien jaren af te schrijven. Met onze AV-medewerker schatten we vervolgens in hoe we de resterende middelen inzetten om eerder gestelde doelen voor de audiovisuele- en fotocollectie te realiseren op de lange termijn (inclusief digitalisering).

HFA heeft in het verleden al middelen geïnvesteerd in deze depotruimte en wil plannen maken om de technische uitdagingen op het gebied klimaatbeheersing op te lossen. Audiovisueel materiaal heeft voor langdurige bewaring een gekoelde ruimte nodig.

Afschrijvingslasten herinrichting studiezaal

In voorgaande jaren heeft HFA geïnvesteerd in de herinrichting van de studiezaal. De kosten van de investering schrijft HFA na ingebruikname in 5 jaar af. Vanaf boekjaar 2022 schrijft HFA hierover af en dit bedraagt circa € 4k per jaar. De afschrijvingen en onttrekkingen zet HFA komende jaren voort.

Toelichting per bestemmingsreserve – mogelijk nieuw te vormen bestemmingsreserves Omdat het weerstandsvermogen (ofwel het eigen vermogen) van HFA afgelopen jaren is afgenomen, is het verstandig om bij gelegenheid nieuwe reserves te vormen. Het bestuur kan in de toekomst overwegen om nieuwe bestemmingsreserves te vormen. Dit kan bijvoorbeeld uit het resultaat over toekomstige jaren gebeuren. Onderwerpen van projecten, waarvoor het bestuur van HFA nieuwe bestemmingsreserves kan vormen, zijn onder andere:

1.

Huisvesting Samen met de provincie, die zowel deelnemer in de gemeenschappelijke regeling als onze huidige verhuurder is, onderzoekt HFA scenario’s voor huisvesting op de lange termijn. HFA gaat onder na of het op de huidige locatie kan blijven door in het bestaande gebouw meer ruimtes te huren en te verbouwen samen met de provincie. Dit suggereert zowel eenmalige als structureel extra kosten. Een bestemmingsreserve kan daarin voorzien.

41

2. Overige (bedrijfs)risico’s In de risico-inventarisatie van deze meerjarenbegroting staan risico’s, die het bestuur eerder in beeld heeft gebracht. Deze hebben we vertaald naar kans van optreden in jaren en impact. Het bestuur kan overwegen om voor dergelijke risico’s aanvullende bestemmingsreserves te vormen. Een voorstel om nieuwe bestemmingsreserves te vormen kan het management van HFA bijvoorbeeld via de 1e bestuursrapportage 2026 aan het bestuur doen.

6.4.

Balans 2027 – 2030

BALANS VAN HET FLEVOLANDS ARCHIEF Activa Vaste activa: Materiele vaste activa Vlottende activa: Uitzettingen Liquide middelen Overlopende activa

Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Voorzieningen Netto vlottende schulden: Kortlopende schulden & vlottende passiva

31-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

31-12-2028

31-12-2029

31-12-2030

121.958

121.958

121.958

121.958

121.958

121.958

68.414 99.787 112.033

160.121 99.787 112.033

238.896 100.996 56.717

244.131 100.996 56.717

234.872 100.996 56.717

177.702 99.787 112.033

402.193

493.899

518.567

523.802

514.543

511.481

31-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

31-12-2028

31-12-2029

31-12-2030

148.607

240.315

274.981

290.216

290.957

297.895

25.617

25.617

35.617

45.617

55.617

65.617

227.968

227.968

207.968

187.968

167.968

147.968

402.193

493.899

518.567

523.802

514.543

511.481

NB: Zoals gebruikelijk, zijn de cijfers over 2026 onveranderd ten opzichte van de meerjarenbegroting 2026 – 2030. De meerjarenbalans laat zien dat (in lijn met de meerjarenbegroting) het eigen vermogen in beperkte toeneemt. De omvang van het weerstandsvermogen blijft een aandachtspunt. HFA geeft de cijfers van het eigen vermogen als totaal weer. Het eigen vermogen is de som van algemene reserve, bestemmingsreserves en resultaat.

Toelichting op de balans 2027-2030 Activa Vaste activa De boekwaarden hebben we gebaseerd op de waarden per 31 december 2025 en vervolgens aangepast met wat schattingen voor mogelijke investeringen en begrote afschrijvingen. Vlottende activa De raming 2027-2030 voor Vorderingen (uitzetting), overlopende activa en liquide middelen hebben we in eerste instantie gebaseerd op waarden uit de jaarrekening 2025.

42

Vervolgens hebben we [voor balansevenwicht] een toename van de activa geschat om de verwachte stijging in het eigen vermogen en vreemd vermogen te volgen. Passiva Eigen vermogen Het eigen vermogen is nu als de som van algemene reserve, bestemmingsreserve en resultaat weergegeven. De algemene reserve blijft naar verwachting binnen een bedrag van 10% van de bijdrage van de deelnemers (waaronder de bijdrage vanuit de Rijksoverheid). Dat is rechtmatig. Bestemmingsreserve ontwikkelen zich in de praktijk naar gelang het resultaat. De bestemmingsreserves nemen af door de begrote onttrekkingen of nemen toe door begrote dotaties, die zich in de meerjarenbegroting voordoen om begrotingsneutraal te blijven. De bestemmingsreserves zijn elders in deze meerjarenbegroting uitgebreider toegelicht. Kortlopende schulden De raming 2027-2030 voor kortlopende schulden hebben we gebaseerd op de jaarrekening 2025 met als aanname dat deze gelijksoortig blijft. We verwachten wel afnames, omdat we onder de overlopende passiva van OCW middelen hebben ontvangen voor de cao-overstap en die verwachten we ook aan te wenden in de periode 2027 – 2030.

43

Vaststellingsbesluit Aangeboden door de directeur van Het Flevolands Archief Als ontwerpbegroting 2027-2030 opgesteld en aangeboden aan het Algemeen Bestuur op 25 juni 2026. De directeur van Het Flevolands Archief

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

Algemeen Bestuur Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van Het Flevolands Archief op 2 juli 2026.

de directeur,

de voorzitter,

mw. drs. M.P.H. van der Sommen

dhr. S. Kruis 44