b37e922f-43cd-42d7-ba21-67c2819d2574.pdf
Tekst van het document
DIV
Provincie Flevoland
Postbus 55
1 7 FEB. 2022
8200 AB Lelystad Telefoon
(0320)-265265 Fax
(0320)-265260 E-mail
College van Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Dronten Postbus 100 8250 AC DRONTEN
n W. 2022
Bijlagen
Uw kenmerk
provincie@Flevoland.nl Website
www.flevoland.nl
Ons kenmerk
2847452
Onderwerp
Beoordeling interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer 2020 - 2021
Geacht college,
In deze brief stellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de uitvoering van het informatieen archiefbeheer in uw gemeente in 2020, met een doorkijk naar 2021. Het oordeel voor uw gemeente luidt redelijk adequaat. In het onderstaande geven wij u een toelichting op deze beoordeling. Wij ontvingen op 31 augustus 2021 de toezichtinformatie van u. Naar aanleiding hiervan voerden onze toezichthouders op 21 september 2021 een verificatiegesprek met uw ambtelijke vertegenwoordiging.
Onze beoordeling over 2020 is gebaseerd op dezelfde wettelijke criteria als in voorgaande jaren. Uit het verslag en de aanvullende informatie verkregen in bovenstaand gesprek blijkt dat zich sinds de vorige beoordeling de volgende positieve ontwikkelingen hebben voorgedaan:
• •
U heeft een nieuw zaaksysteem in gebruik genomen dat ook uw centrale archiefapplicatie is. Hiermee komt er een einde aan de hybride digitale archivering in meerdere systemen. In de uitvoering van het programmaplan Digitale Transformatie is er aandacht voor het organisatiebreed uitdragen van goed informatiebeheer
Inlichtingen bij
Doorkiesnummer
Bezoekadres
E. de Jonge
0320-265242
Visa rendd reef 1
Lelystad
Biadnummer
2 Ons benmerh:
2847452
Wij complimenteren u met deze ontwikkelingen. Aan een aantal wettelijke eisen wordt echter niet (geheel) voldaan. De belangrijkste verbeterpunten zijn:
1. 2.
3.
4.
5.
6.
Er hebben migraties plaatsgevonden waarbij informatie uit verschillende applicaties naar uw nieuwe zaaksysteem is overgegaan. Formaliseer deze migratie door migratieverklaring op te maken en deel deze met uw gemeentearchivaris. Artikel Ie van de Archiefwet schrijft voor dat permanent te bewaren archieven in afwachting van overbrenging in een goedgekeurde archiefruimte moeten worden geplaatst. In het Archiefbesluit 1995 is beschreven waaraan een archiefruimte moet voldoen. Op dit moment voldoet uw archiefruimte niet aan de wettelijke eisen. Wij spraken af dat u inzichtelijk maakt welke permanent te bewaren archieven in deze ruimte staan en wat de omvang is. In de overgang naar uw nieuwe zaaksysteem is ongestructureerde informatie vastgelegd in jaar-dossiers. Daarmee kan onvoldoende nauwkeurig de termijnen voor vernietiging en overbrenging worden toegekend. Breng in kaart hoeveel van dit soort dossiers zijn gevormd, wat hun omvang is en wat de bewaartermijn van deze dossiers is, zodat deze alsnog adequaat beheerd kunnen worden. De bouwvergunningen vanaf 1950 kennen een achterstand in de overbrenging. Deze dossiers zijn grotendeels gedigitaliseerd maar de juiste metadata ontbreekt. In de fysieke vorm zijn deze dossiers onvoldoende bewerkt om voor overbrenging in aanmerking te komen. Bewerk de archieven zodanig dat deze overgedragen kunnen worden.
Er zijn achterstanden in de bewerking van diverse archieven. Loop deze achterstanden in en heb daarbij aandacht voor de archivering in uw nieuwe zaaksysteem zodat daar geen achterstanden ontstaan. Bovenstaande aandachtspunten behoeven uw aandacht. Stel een plan van aanpak vast waarin u uitvoering denkt te geven aan bovenstaand aanbevelingen. Dit plan dient ook een tijdpad en een onderbouwing van de benodigde mensen middelen te bevatten. Wij ontvangen dit plan graag voor 1 februari 2022.
Wat wordt van uw gemeente gevraagd? Wij vertrouwen erop dat de aandachtspunten uit deze brief worden opgepakt. Om de uitvoering van het plan van aanpak te volgen zullen wij een tussentijds gesprek inplannen. Op basis van de Bestuursovereenkomst Interbestuurlijk Toezicht 2019 ontvangen wij daarnaast jaarlijks voor 15 juli 2022 graag opnieuw informatie over de stand van zaken met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer. Deze informatie zullen wij dan opnieuw beoordelen en met u bespreken. Toezichtregime komende jaren Wanneer gemeenten als‘redelijk adequaat' worden beoordeeld passen wij een regulier toezichtregime toe. Dat houdt in dat u ons toezichtinformatie toezendt. Wij beoordelen deze informatie en bespreken onze bevindingen met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Vervolgens zenden wij uw college een beoordelingsbrief.
Toezicht op andere domeinen Naast toezicht op uw informatie- en archiefbeheer toetsen wij ook uw taakuitvoering op de terreinen omgevingsrecht, huisvesting vergunninghouders en financiën. Vanwege een ander beoordelingsritme door wettelijke bepalingen, ontvangt u hiervan op een ander tijdstip onze toezichtbrieven.
Bladnummer
3 Ons kenmerk:
2847452
Horizontale verantwoording Wij geven u in overweging om in het kader van de horizontale controle onze toezichtbrieven naar uw gemeenteraad te sturen.
Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Flevoland, de secretaried® voorzitter.
/
drs. DJ. Tijl - L. Verbeek