8e421a37-b62f-495c-aecd-9bb5a9ac5e68.pdf

Dronten : 06 april 2021 Verzonden : 08 april 2021 Kenmerk : U21.002591/IMF/MH Uw brief van : Uw kenmerk : Inlichtingen : heer Hanekamp

*U21.002591*

Leden van de raad

Onderwerp:

Registreren en archiveren in de gemeente Dronten

Betreft portefeuille wethouder van Amerongen

Geachte leden van de raad, De berichtgeving van Omroep Flevoland over gewiste mailboxen van de gemeente Almere en daarnaast de schriftelijke vragen die de ChristenUnie daarover stelde, waren voor het college aanleiding om nader onderzoek te doen: hoe gaan we in de gemeente Dronten om met het archiveren van onder andere e-mails? We hebben geïnventariseerd wat de Archiefwet 1995 en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zeggen, wat ons eigen beleid is en hoe zich dat tot elkaar verhoudt. We hebben niet alleen Het Flevolands Archief (HFA) geraadpleegd, maar ook de VNG en onze buurgemeenten. De bevindingen en uiteindelijke conclusie leest u hieronder. Juridisch kader De overheid is verplicht om bepaalde informatie voor een bepaalde periode te bewaren. Die periodes kunnen variëren in termijnen. Dat staat in de Archiefwet 1995. In deze informatie van de overheid staan vaak persoonsgegevens. Daarom moeten overheidsorganisaties zich niet alleen aan de Archiefwet 1995 houden, maar ook aan de AVG. Het doel van de Archiefwet 1995 is het bewaren van belangrijke informatie. De AVG is gericht op bescherming van persoonsgegevens. Hierbij is dataminimalisatie een belangrijk uitgangspunt. Dit houdt in dat organisaties alleen díe persoonsgegevens mogen verwerken die echt noodzakelijk zijn voor het beoogde doel. De Archiefwet 1995 en de AVG hebben dus verschillende uitgangspunten.

Hierdoor moeten overheidsorganisaties in de praktijk soms het belang van archivering afwegen tegen het belang van bescherming van persoonsgegevens. Bijlage(n):

--

1

De Rede 58 8251 EX Dronten

Postbus 100 8250 AC Dronten

Telefoon: +140321

www.dronten.nl

Datum Bladnr. Kenmerk

: 06 april 2021 :2 : U21.002591/ IMF/ MH

Hoe doen we het in Dronten? (Het beleid in Dronten)** In de gemeente Dronten hebben we het ‘E-mail protocol digitaal berichtenverkeer gemeente Dronten’: is een mail belangrijk voor een dossier, dan voegt de desbetreffende ambtenaar (wethouders zijn ook ambtenaren) die aan de relevante zaak toe in het zaaksysteem. Binnen de gemeente Dronten worden zaken/documenten en dossiers op deze manier volgens de voorschriften van de Archiefwet 1995 en archiefselectielijsten bewaard. Op 60 dagen na uitdiensttreding wordt het account van een ambtenaar verwijderd (inclusief mailbox). We bewaren mailboxen van ambtenaren en bestuurders dus niet oneindig. Ambtenaren en bestuurders zijn zelf verantwoordelijk voor het registeren van ‘archiefwaardig’ e-mailverkeer in het daarvoor bestemd Document Management Systeem (DMS). Berichten (waaronder ook Whatsapp-berichten*** en sms-berichten) die in het DMS worden opgeslagen, worden conform de wettelijke termijnen bewaard. Het archiveren is dus een menselijke handeling, waar we afhankelijk van zijn. In de praktijk blijkt dat het archiveren niet bij iedere ambtenaar een vanzelfsprekende handeling is. Dit zou je natuurlijk het liefst willen automatiseren. Een simpele oplossing is om alle mailboxen voor altijd te bewaren. De AVG en de archiefselectielijsten staan dat echter niet toe. Daarom moet aan dataminimalisatie worden gedaan.

Dit houdt in dat organisaties alleen díe persoonsgegevens mogen verwerken die echt noodzakelijk zijn voor het beoogde doel. Dus ja, belangrijke mails moeten bewaard worden, maar nee niet alle mailboxen mogen zomaar altijd bewaard worden. Dat vereist afweging. Hoe moeten we het doen? De gemeente Dronten heeft een archivaris van Het Flevolands Archief (HFA) benoemd tot gemeentearchivaris. Hiermee heeft de gemeente Dronten, samen met enkele andere Flevolander gemeenten en het Waterschap Zuiderzeeland, dezelfde archivaris. De archivaris van HFA brengt jaarlijks rapport uit aan de gemeenteraad van Dronten over de stand van zaken van het archief. We vroegen haar om advies over hoe deze afweging gemaakt moet worden. De gemeentearchivaris zegt hierover het volgende: “Mede gezien de recente ontwikkelingen bij Almere en de discussies die nu gaande zijn zal ik in het jaarverslag over 2020 adviseren om vooralsnog de richtlijnen te volgen van de rijksoverheid. Dat betekent: afhankelijk van rollen/functies mailboxen van vertrokken ambtenaren en bestuurders nog voor een bepaalde periode (rijk houdt 10 jaar aan) of zelfs permanent te bewaren als dat nodig blijkt. Dit uit voorzorg en in afwachting van de adviezen die nog gaan volgen. Uiteraard zal e.e.a. met de betrokken ambtenaren en bestuurders moeten worden afgestemd.

Zij zullen in de gelegenheid moeten worden gesteld om de persoonlijke berichten uit de mailbox te verwijderen. Daarnaast is het onvermijdelijk dat de mailboxen ook materiaal bevatten dat eerder vernietigbaar is. Deze oplossing verdient dan ook niet de schoonheidsprijs.” We hebben de VNG ook gevraagd om advies. De VNG zegt het volgende over het archiveren: Vrijwel alle gemeenten, maar ook de rijksoverheid en andere decentrale overheden worstelen met de bewaring van e-mail. Er zijn nog nauwelijks organisaties die erin geslaagd zijn om archivering van onder andere e-mail en Whatsapp-berichten onder controle te brengen. Momenteel zijn wel enkele grote steden en departementen aan het onderzoeken of ze gebruik kunnen maken van een methode die hierin ondersteunt. Het advies van de VNG is te wachten op de ervaringen van de koplopers en hoe die varen.

*: Beantwoording vraag 1 ChristenUnie **: Beantwoording vraag 2 ChristenUnie ***: Beantwoording vraag 3 ChristenUnie

Datum Bladnr. Kenmerk

: 06 april 2021 :3 : U21.002591/ IMF/ MH

In het overleg van gemeentesecretarissen Flevoland op 1 april 2021 is ook over dit actuele onderwerp gesproken. De gemeentesecretarissen roepen de VNG op om met een handreiking te komen. De gemeente Lelystad heeft vrij recent een plan van aanpak gemaakt om de basis op orde te krijgen. Afgesproken is dat dit kan dienen als voorbeeld voor andere Flevolandse gemeenten. Uit het overleg is gebleken dat het een paar jaar tijd kost om de zaken goed op orde te krijgen. Het is immers niet een kwestie van een knop omzetten. Het moet én digitaal goed worden ingeregeld én het heeft een gedragscomponent. Het college vindt de verschillende interpretaties van hoe het moet zorgelijk: we willen het goed doen, maar wat goed is, is nog lastig te definiëren*. Zoals u kunt lezen is het een complexe opgave, waar verschillende instanties ook verschillende meningen en adviezen over hebben. Hoe gaan we het doen? Op korte termijn maken we gebruik van de invoering van het nieuwe zaaksysteem, Djuma, om bij onze ambtenaren en bestuurders meer bewustwording te creëren over het belang van registreren van e-mails, Whatsapp-berichten en sms-berichten in het zaaksysteem en dus het archiveren hiervan. Het nieuwe zaaksysteem maakt het registreren en archiveren al een stuk laagdrempeliger, wat helpend is voor onze ambtenaren en bestuurders.

Zo werken we op korte termijn in ieder geval aan het beter registreren en archiveren. We gaan met belangstelling het plan van aanpak van Lelystad lezen en nemen over wat kan en wat helpt. We bewaren de mailboxen van ambtenaren en bestuurders uit dienst nu tot nader order. Op lange termijn gaan we ons beraden op de verschillende adviezen van de archivaris en de VNG en kijken we uit naar hun handreiking en aanbeveling als gevolg van de verschillende pilots die zij op dit moment uit hebben gerold in de grote gemeenten. Daarnaast zullen we in nauw contact blijven met onze buurgemeenten over dit onderwerp en waar dat kan samen optrekken.

Hoogachtend, het college van de gemeente Dronten,

drs. T. van Lenthe Secretaris

*: Beantwoording vraag 1 ChristenUnie **: Beantwoording vraag 2 ChristenUnie ***: Beantwoording vraag 3 ChristenUnie

drs. J.P. Gebben Burgemeester