DigitaalvergaderenVergaderordeenTipsvoorvideovergaderen

Digitaal vergaderen (bedoeld voor raadsleden en fractievertegenwoordigers) Dit memo bevat een drietal onderdelen die u op weg moet helpen om het digitaal vergaderen te vergemakkelijken. Dit betreft: A. Afspraken over de vergaderorde B. Tips voor video-vergaderen C. Bijlage Instructie video-vergaderen A. Afspraken over de vergaderorde Andere tijden vragen om een andere werkwijze. De maatregelen in het kader van het coronavirus noodzaken ons te kiezen voor een andere manier van omgaan met elkaar in de vergadering dan u gebruikelijk gewend bent. De Spoedwet digitale besluitvorming maakt het mogelijk aanvullend op de Gemeentewet en uw Reglement van Orde een aantal praktische afspraken te maken. Aan te bevelen is deze in een eerste digitale vergadering te benoemen en iedereen vragen hiermee in te stemmen. Dit vergemakkelijkt de wijze waarop onderling met elkaar wordt vergaderd en de besluiten worden genomen. Deze afspraken zijn van tevoren kort gesloten met het presidium. Vergaderorde RTG De vergaderorde kent de volgende belangrijke aandachtspunten, waarvan een gedeelte al reeds bestaande afspraken zijn: 1. De voorzitter zal voordat de vergadering begint aan ieder aangemeld raadslid of fractievertegenwoordiger vragen zich present te melden (zichtbaar en hoorbaar). De griffier stelt vervolgens de presentielijst op.

Daarnaast moet het voor de online toeschouwers duidelijk zijn wie er aanwezig zijn. 2. Deelname aan een RTG-bijeenkomst vindt plaats door 1 lid per fractie per agendapunt. 3. Voorafgaand aan de bijeenkomst zal de griffie bij elk agendapunt via de fractievoorzitter inventariseren wie namens de fractie het woord wil voeren in de eerste termijn. Voor de tweede termijn vindt dit plaats na beantwoording door het college van b. en w. Indien gewenst kan dat ook via de chatfunctie kenbaar gemaakt worden. Zo ook kan via deze wijze een interruptie gevraagd worden. De microfoon van de deelnemers die niet spreken staat uit. 4. Technische vragen kunnen uitsluitend worden gesteld via Agora. 5. Ter vergadering kunnen alleen de (politieke) inhoudelijke vragen gesteld worden. Dat zijn vragen waarvan de antwoorden noodzakelijk zijn voordat de fractie een standpunt kan innemen en stemmen. 6. Inspraakmogelijkheden voor derden in de RTG geschiedt schriftelijk vooraf. De inspraakbijdrage wordt door de griffier voorgelezen en/of digitaal ter beschikking gesteld in het raadsinformatiesysteem. 7. Het werken met MS teams vereist een strakke vergaderdiscipline. Hiervoor zal nog een korte instructie worden gemaakt (spreek vooral via de voorzitter, gebruik van bijv. microfoons en het woord vragen via chatfunctie e.d.).

Vergaderorde raadsvergadering 1. De voorzitter zal voordat de vergadering begint aan ieder raadslid vragen zich present te melden (zichtbaar en hoorbaar), dit is in verband met het vergaderquorum en stemquorum. De griffier stelt vervolgens de presentielijst op. Daarnaast moet het voor de online toeschouwers duidelijk zijn wie er aanwezig zijn. 2. Het vragenkwartier vindt vooraf schriftelijk plaats. Daartoe worden de vragen uiterlijk donderdag voor 12.00 uur, voorafgaand aan de raadsvergadering, schriftelijk bij de griffie ingediend. Het college streeft er naar uiterlijk maandag om 12.00 uur, op de dag van de raadsvergadering, de beantwoording ter beschikking te stellen. De vragen en de beantwoording worden geplaatst in het raadsinformatiesysteem. 3. Voorafgaand aan de raadsvergadering zal de griffie bij elk agendapunt via de fractievoorzitter inventariseren wie namens de fractie het woord wil voeren in de eerste termijn. Voor de tweede termijn vindt dit plaats na beantwoording door het college van b. en w. Indien gewenst kan dat ook via de chatfunctie kenbaar gemaakt worden. Zo ook kan via deze wijze een interruptie gevraagd worden. De microfoon van de deelnemers die niet spreken staat uit. 4. Indienen moties of amendementen worden ingediend, dan is het gewenst tijdig vooraf (48 uur) de tekst te mailen aan de griffier.

Deze plaatst de moties en/of amendementen in het raadsinformatiesysteem, waardoor de moties en amendementen tijdig beschikbaar zijn voor eenieder. De indiener leest de tekst (het dictum) voor. 5. De voorzitter inventariseert voorafgaand aan elk punt of stemming verlangd wordt, en/of er een stemverklaring gewenst is. 6. Indien stemming wordt gevraagd vindt deze hoofdelijk plaats, tenzij het gaat over personen (schriftelijk). De voorzitter roept de namen af aan de hand van de presentielijst en het raadslid maakt zijn/haar stem kenbaar met ‘voor’ of ‘tegen’, zodra hij/zij in beeld is. De voorzitter gaat pas over tot het uitspreken van een volgende naam indien er geen misverstand kan ontstaan over de wilsuitdrukking van het raadslid. De griffier houdt aan de hand van de presentielijst bij wie voor of tegen heeft gestemd. 7. Indien de voorzitter de wilsuitdrukking van een raadslid om technische redenen niet heeft kunnen vaststellen heeft dit raadslid niet aan de stemming deelgenomen. 8. Een schriftelijke stemming vindt plaats via door de griffie beschikbaar gestelde stembriefjes. De raadsleden leveren uiterlijk binnen 24 uur na de vergadering het stembriefje persoonlijk in bij de griffie en tekenen aldaar de presentielijst. De voorzitter en griffier vormen in afwijking van het reguliere reglement van orde het stembureau. 9.

Op verzoek van een raadslid kan de voorzitter de vergadering tot nader order schorsen. Het is raadzaam dit tot een minimum te beperken. Tijdens de schorsing in een video-vergadering blijven de deelnemers actief in de vergadering. De voorzitter schakelt alle microfoons uit. Indien een deelnemer dat wenst kan hijzelf voor de duur van de schorsing zijn camera uitschakelen. Voordat de schorsing voorbij is, schakelt de deelnemer de camera microfoon weer in. De voorzitter stelt opnieuw aan de hand van de presentielijst vast of eenieder weer aanwezig is. Hoogkarspel, 20 april 2020 Presidium Drechterland.

2/8

B. Tips voor video-vergaderen Video-vergaderen kent beperkingen en is duidelijk anders dan fysiek vergaderen. Het vraagt de nodige discipline en kost veel energie. Hieronder volgen een 7-tal vergadertips. 1. Ga op een rustige plek zitten zonder omgevingsgeluid Iedereen die aan de video-vergadering meedoet, zit in een rustige ruimte. Ga niet voor een raam zitten en zorg voor een rustige achtergrond. Achtergrondgeluiden kunnen in een video-vergadering erg storend zijn. Zet uw telefoon op stil. 2. Stabiel internet is onmisbaar Om de hele vergadering goed te kunnen volgen is stabiel internet nodig. Bij onstabiel internet hapert de verbinding. Vraag daarom of uw huisgenoten tijdens de videovergadering geen films of programma’s kijken via internet. Denk aan Netflix. En ga op een plek zitten waar de ontvangst van het internet goed is. 3. Zet uw microfoon uit Als u niets zegt, zet u de microfoon uit. Dat kan door op het icoontje van de microfoon te klikken. Het icoontje kleurt dan rood met een streep er doorheen. Op die manier is de spreker het beste te verstaan. 4. Spreek via de voorzitter De voorzitter leidt de vergadering. U kunt alleen iets zeggen, als de voorzitter u het woord geeft. Van tevoren wordt via de mail gevraagd wie bij welk agendapunt het woord in 1e termijn voert. Als u het woord wilt in de 2e termijn of als reactie op de 1e termijn, gebruik de chatfunctie.

Als u het woord van de voorzitter krijgt, zet u eerst uw microfoon weer aan. 5. Dien vragen vooraf per e-mail in Video-vergaderen is bedoeld voor beeldvorming en eerste oordeelvorming (RTG) en meningsvorming en besluitvorming (Raad). Op die manier kunt u met elkaar standpunten uitwisselen en besluiten nemen. U kunt met elkaar efficiënt werken tijdens de videovergadering als u zich van tevoren voorbereidt. Uw vragen stelt u daarom (zo veel mogelijk) vooraf door een e-mail te sturen naar griffie@drechterland.nl Dit zijn uiteraard niet de (technische) vragen die vooraf zijn gesteld in Agora. 6. Houd uw bijdrage zo kort en concreet mogelijk Onderzoek toont aan dat de concentratie van deelnemers in video vergaderingen aanzienlijk lager is dan in normale vergaderingen. Houd uw bijdrage daarom zo kort en concreet mogelijk. 7. Vraag tijdig om ondersteuning als het niet lukt Vergaderen via een video-verbinding is voor veel raadsleden nieuw. De griffie helpt u graag. Neem ruim voor de vergadering contact op als u hulp nodig heeft.

.

3/8

C. Bijlage Instructie video-vergaderen

INSTRUCTIE VIDEOBELLEN /CHATTEN RAAD DRECHTERLAND De raad gaat de komende maanden digitaal vergaderen. Om dit mogelijk te maken is gekozen voor Microsoft Teams. Met de app Microsoft Teams kun je met één of meerdere personen videobellen en chatten met je iPad of een ander device. Voorwaarde is wel dat je de app download op je device. Het is ook mogelijk om de web-app te gebruiken. De griffie stuurt voor de vergadering een uitnodiging naar de raadsleden (fractievertegenwoordigers) en het college. In deze uitnodiging staat een link. Door hierop te klikken, kunt u deelnemen aan de vergadering. Stap 1: Downloaden app: Downloaden iPad  iPad: ga naar App store en zoek op MS teams en download de app

Stap 2: Inloggen bij Microsoft Teams 1. Open de app teams 2. Klik op ‘gratis registeren’

4/8

3. Registreer het e-mailadres waarop je ook je e-mails vanuit de griffie ontvangt en doorloop alle stappen. 4. Teams wil je berichten sturen. Klik op: Sta toe 5. Teams wil toegang tot de microfoon. Klik op: OK 6. Klik daarna op: Volgende (2x) en Begrepen Stap 3: Videovergaderen 1. Via de griffie ontvang je een mail om deel te nemen aan de vergadering en klik op deelnemen vergadering onder aan de mail.

2. In principe word je gelijk doorgeleid naar de app. Gebeurt dat niet en verschijnt het volgende scherm, klik dan op nu starten.

5/8

3. De volgende pop up komt in beeld. Vink Mijn keuze voor msteams-koppelingen onthouden en klik vervolgens op ‘koppeling openen’

4. Klik op het icoontje vervaag de achtergrond, zodat de achtergrond minder stoort en klik op nu deelnemen. Je kunt nu deelnemen.

6/8

Achtergrond vervagen

5. Klik op de chatfunctie. Er verschijnt een chatsessie links in beeld (zie onder stap 6) Om de microfoon aan te zetten klik op de microfoon. Nadat je iets gezegd of gevraagd hebt zet je de microfoon weer op dempen.

microfoon nn

chat

6. De chatfunctie kunt u gebruiken om aan te geven dat u het woord wilt, iets wilt vragen of een interruptie wilt. Je typt ‘woord’, ‘vraag’ of ‘interruptie’ in het tekstvak. De voorzitter weet dan nu dat u het woord wilt hebben.

7/8

NB. Lukt het niet om via de link in een vergadering te komen? In sommige gevallen kun je een foutmelding krijgen. Probeer dan het volgende: • In je agenda kopieer je de link "deelnemen aan Microsoft Teams vergadering" (klik met je rechtermuisknop op de link en kies "linkadres kopiëren" of "hyperlink kopiëren"). • Ga naar Google Chrome en klik op de 3 puntjes rechtsboven. Kies "Nieuw incognito venster". • Plak nu de link die je zojuist hebt gekopieerd in de adresbalk van het nieuwe venster (dat is meestal zwart gekleurd). Druk op Enter. • Krijg je nu Kennisgeving voor omleiding in beeld? Klik dan de link die begint met https://teams.microsoft.com aan. Je gaat dan naar de teams site. • Sta gebruik van je camera en microfoon toe. • Voer je naam in het daarvoor bestemde vakje in het scherm en klik op "nu deelnemen". Het kan zijn dat je even moet wachten tot iemand jou aan het gesprek laat deelnemen. De vergadering kan dan starten

8/8