Raadsbesluit 30 september 2021 Benoeming accountant (2021-84).pdf

Aan de raad

AGENDAPUNT NR. 7.8 Doetinchem, 22 september 2021

ALDUS VASTGESTELD 30 SEPTEMBER 2021 Benoeming accountant Te besluiten om: 1. Baker Tilly te benoemen tot accountant voor minimaal twee jaar (jaarrekening 2021 en 2022) met een optie voor verlenging van vier x 12 maanden. 2. De griffie te verzoeken een raadsvoorstel voor te bereiden voor het instellen van een auditcommissie van de gemeenteraad. Inleiding De huidige overeenkomst voor accountantsdiensten met Baker Tilly BV loopt tot 2021. Voor de benoeming van een accountant vanaf 2021 hebt u op 25 maart 2021 het plan van aanpak Aanbesteding accountantsdiensten vastgesteld. U hebt de raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten ingesteld en gemandateerd om een accountant te selecteren. De raadswerkgroep heeft conform uw opdracht onderstaande werkzaamheden uitgevoerd: a. het uitvoeren van het aanbestedingsproces, met name het vaststellen van de aanbestedingsstrategie; b. het opstellen en vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding; c. het opstellen en vaststellen beoordelingscriteria en wegingsfactoren; d. het beoordelen van de binnengekomen offertes; e. beoordelen van de presentatie van de inschrijvers; f. selecteren accountant op basis van gunningscriteria van het aanbestedingsdocument. Met de voordracht van Baker Tilly is de opdracht van de raadswerkgroep afgerond. Met dit voorstel benoemt u de nieuwe accountant. Argumenten 1.1.

U benoemt de accountant voor twee jaar eventueel aangevuld met vier keer 12 maanden. Conform het plan van aanpak benoemt u de accountant voor minimaal twee jaar met een optie voor verlenging van vier keer 12 maanden. Deze jaren zijn dus optioneel voor zowel de gemeente als de accountant. Concreet betekent dit een benoeming van 1 oktober 2021 tot 15 juli 2023 (periode controle jaarrekening) met daarna de optie om het contract maximaal vier keer met 12 maanden te verlengen. U kunt na de eerste twee jaar samen met de accountant de wederzijdse verwachtingen evalueren ten aanzien van de controleaanpak en terugkoppeling naar de gemeenteraad. De optiejaren bieden de mogelijkheid om het contract te verlengen zonder opnieuw aan te besteden. 1.2 De raadswerkgroep heeft overeenkomstig uw opdracht een nieuwe accountant geselecteerd. De raadswerkgroep bestond uit de raadsleden B.H.M. Ernst (voorzitter), P.J.A.O.M. Moors, M.J.G. Wijers en raadsopvolger R. Ooms. De overige leden waren wethouder Bulten, de concerncontroller, een beleidsmedewerker concerncontrol en de inkoopadviseur. Op 16 april 2021 is de aanbesteding openbaar gepubliceerd. Er zijn geen inschrijvingen ontvangen. Hierna heeft de raadswerkgroep gekozen voor een procedure onderhandelingen zonder voorafgaande aankondiging.

Deze procedure is mogelijk op voorwaarde dat de oorspronkelijke voorwaarden van de aanbesteding niet wezenlijk veranderen. Hier is voor gekozen om op tijd (oktober) een accountant te kunnen benoemen.

2 Doetinchem, 22 september 2021 De raadswerkgroep heeft met drie partijen individueel gesproken om te horen wat de belemmeringen waren om in te schrijven. De raadswerkgroep heeft naar aanleiding hiervan de aanbesteding op een aantal punten aangepast; deze wijzigingen zijn in lijn met de aanbestedingsleidraad en zijn geen wezenlijke wijzigingen. Na publicatie van de aangepaste aanbesteding heeft één accountant ingeschreven. De raadswerkgroep heeft de inschrijving en de presentatie van de inschrijver beoordeeld. Tijdens de presentatie kwamen onder meer de volgende onderwerpen aan de orde:  de controleaanpak van de accountant (onder meer planning; mate van controle en periodiciteit; risico’s en maatregelen);  de manier waarop de accountant wil bijdragen aan de deskundigheidsbevordering van de gemeenteraad en het college;  informatievoorziening aan de gemeenteraad en  hoe geeft de accountant invulling aan maatschappelijk verantwoord ondernemen. Op basis van de offerte en de presentatie heeft de raadswerkgroep besloten om Baker Tilly voor te dragen als accountant. 2.1 Met een auditcommissie kan de gemeenteraad zich meer uitspreken over de diverse facetten van de accountantscontrole. De raadswerkgroep concludeert dat een auditcommissie van toegevoegde waarde kan zijn voor zowel gemeenteraad als de accountant.

De commissie kan bijvoorbeeld de planning en invulling van de bijeenkomsten tussen gemeenteraad en accountant voorbereiden. Er is een ruime variatie aan vormen van overleg binnen een auditcommissie, communicatie met de gemeenteraad, inbedding in de gemeente en samenstelling van de auditcommissie. Om die reden adviseert de raadswerkgroep om het instellen van een auditcommissie aan de raad voor te leggen. Tot die tijd willen de huidige leden van de raadswerkgroep de bijeenkomsten tussen gemeenteraad en accountant voorbereiden. Financiën De gemeente sluit een contract af voor € 120.845. Dit bedraagt meer dan het huidige budget (2021 € 99.900). Bij de Eerste bestuurlijke monitor 2022 en bij de kadernota 2023/begroting 2023 komt het college met een voorstel tot bijstelling van het budget. Kanttekeningen Niet van toepassing. De raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten, De loco-griffier,

De voorzitter,

M.A. Schennink-Braaksma

B.H.M. Ernst

De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van de raadswerkgroep Aanbesteding accountantsdiensten over benoeming accountant; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; besluit: 1. Baker Tilly te benoemen tot accountant voor minimaal twee jaar (jaarrekening 2021 en 2022) met een optie voor verlenging van vier x 12 maanden. 2. De griffie te verzoeken een raadsvoorstel voor te bereiden voor het instellen van een auditcommissie van de gemeenteraad. Aldus besloten in zijn vergadering van 30 september 2021,

, griffier

, voorzitter