Jaarverslag commissie bezwaarschriften 2020-2021

Jaarverslag Commissie bezwaarschriften JAARGANG 2020/2021

Commissie bezwaarschriften gemeente Doesburg

Voorwoord Hierbij bieden wij het jaarverslag 2020/2021 van onze commissie bezwaarschriften aan. De gemeente Doesburg heeft ons eind 2019 als onafhankelijke leden van de commissie bezwaarschriften aangewezen c.q. benoemd. Daarmee geeft de gemeente aan dat zij waarde hecht aan toetsing en beoordeling van haar handelen in het algemeen en van voor bezwaar vatbare besluiten in het bijzonder. Wat wij als commissie voorstaan is in eerste instantie een luisterend oor bieden aan burgers die bezwaar hebben tegen besluiten van de gemeente. Wij denken als commissie met een neutrale en onafhankelijke blik de besluiten van de gemeente te kunnen beoordelen. Dat doen we op juridische basis uiteraard maar wij hebben daarbij ook oog voor bejegening en communicatie tussen gemeente en haar burgers. Wij beseffen dat de burger niet een gewone ‘klant’ is van de gemeente want ze kunnen nergens anders terecht en we vinden ook dat de gemeente een extra zorgplicht heeft om de burger zo goed mogelijk te bedienen. Onze hoorzittingen verlopen over het algemeen soepel en leiden vaak tot meer wederzijds begrip. Het is goed als ter zitting bezwaarde en behandelend medewerker elkaar nog eens uitleggen wat zij nu precies bedoelen of gemist hebben in het onderling contact. Nog mooier is het natuurlijk als al in de voorfase begrip ontstaat zodat wellicht een bezwarenprocedure kan worden voorkomen.

Wij doen ons werk met plezier en toewijding maar het voorkomen van een procedure heeft altijd de voorkeur. In dit jaarverslag vindt u de feiten en cijfers maar ook aanbevelingen om het beter te doen en de service en betrokkenheid altijd in het oog te houden en zo mogelijk ‘samen met’ de burger tot overeenstemming en besluitvorming te komen.

Met vriendelijke groet, namens onze commissie,

Jaap Blok, voorzitter

1

Inhoudsopgave 1. Inleiding ............................................................................................................................................... 3 2. Samenstelling van de commissie......................................................................................................... 3 3. Cijfermatige gegevens ......................................................................................................................... 3 3.1. Registratiesystematiek ................................................................................................................. 3 3.2. Aantal hoorzittingen en aantal behandelde bezwaarschriften 2020 ........................................... 3 3.3. Aantal hoorzittingen en aantal behandelde bezwaarschriften 2021 ........................................... 4 3.3 Ingekomen bezwaarschriften ........................................................................................................ 4 Bezwaarschriften 2020 .................................................................................................................... 5 Bezwaarschriften 2021 .................................................................................................................... 5 4. Conclusies en aanbevelingen ..............................................................................................................

5 4.1 Motiveren van verweer(schrift) .................................................................................................... 6 4.2 Leveren van maatwerk/preventie ................................................................................................. 6 4.3 Informele aanpak .......................................................................................................................... 6 4.4 Warme overdracht ........................................................................................................................ 6 5. Aanbevelingen in het kort ................................................................................................................... 6 6. Wat doet de organisatie met de aanbevelingen? ............................................................................... 7 Bijlage 1. Weergave per grafiek 2020 ..................................................................................................... 8 Bijlage 2. Weergave per grafiek 2021 ................................................................................................... 10

2

1. Inleiding Voor u ligt het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften gemeente Doesburg. De ‘verordening commissie bezwaarschriften gemeente Doesburg 2020’ regelt de taakstelling, de samenstelling en de wijze van functioneren van de bezwaarschriftencommissie. Ingevolge artikel 2, lid 1, van deze verordening is de commissie belast met de voorbereiding van de beslissing op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester van de gemeente Doesburg. Niet tegen alle besluiten van deze bestuursorganen kan bezwaar gemaakt worden. Een aantal besluiten is in de wet uitgezonderd. Ook kan het zijn dat voorafgaand aan het besluit een speciale procedure gevolgd is, waardoor direct beroep moet worden ingesteld bij de bestuursrechter.

2. Samenstelling van de commissie De bezwaarschriftencommissie bestaat uit vijf onafhankelijke leden. De commissie komt altijd op roulatiebasis bijeen en wel in die zin dat, inclusief de voorzitter, telkens drie van de vijf leden bij de hoorzittingen aanwezig zijn. De leden van de commissie bezwaarschriften worden benoemd door het college. De invulling van de commissie in 2020 en 2021 ziet er als volgt uit: - de heer mr. J. Blok (voorzitter); - de heer mr. M.J.S. van Helden; - de heer mr. S. Jansen; - mevrouw mr. P.M. den Hartogh; - de heer R. Willemse. Het secretariaat van de commissie bezwaarschriften wordt gevormd vanuit het team bedrijfsvoering van de gemeente Doesburg. Secretaris van de commissie waren in 2020/2021 mevrouw D. van Leeuwen en mevrouw J. Scheper.

3. Cijfermatige gegevens 3.1. Registratiesystematiek Bezwaarschriften worden op basis van de datum van ontvangst geregistreerd. Het aantal in een kalenderjaar ontvangen bezwaarschriften kan afwijken van het aantal bezwaarschriften dat gedurende dat kalenderjaar op de agenda van de commissie is geplaatst. Zo zijn bezwaarschriften die eind 2018 zijn ingekomen op het kalenderjaar 2018 geregistreerd terwijl de hoorzittingen voor die zaken hoofdzakelijk in 2019 hebben plaatsgevonden. Op dezelfde wijze zijn bezwaarschriften die eind 2019 zijn binnengekomen op dat kalenderjaar geregistreerd terwijl behandeling door de commissie (de hoorzitting) in februari of maart van het jaar 2020 heeft plaatsgevonden. Dit geldt ook voor geregistreerde zaken in 2020 die zijn afgerond in 2021.

3.2. Aantal hoorzittingen en aantal behandelde bezwaarschriften 2020 Het gemiddelde maandelijkse aanbod van bezwaarschriften is zodanig dat voor de behandeling ervan (hoorzittingen en beraadslaging) doorgaans één dagdeel volstaat. De commissie komt in de regel op de eerste maandag van elke maand bijeen. In onderling overleg kan desgewenst naar een andere datum worden uitgeweken.

3

Het afwijken van de planning gebeurt indien en zodra het aanbod van bezwaarschriften daartoe aanleiding geeft. Als het aantal te behandelen bezwaarschriften te groot is om in één dagdeel te behandelen, houdt de commissie een extra hoorzitting. Deze systematiek heeft, naast het bewaken van de in acht te nemen afhandelingstermijnen, als nevenvoordeel dat overvolle dan wel bijna lege commissie-agenda’s worden voorkomen. Hoorzittingen 2020 Maand 2020 Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Totalen

Dag en Datum Commissie nog niet van start Maandag 3 februari Maandag 2 maart Maandag 6 april Maandag 4 mei Maandag 8 juni Maandag 6 juli Maandag 3 augustus Maandag 7 september Maandag 5 oktober Maandag 2 november Maandag 7 december 11 Zittingen

Het aantal bezwaarschriften dat in de hoorzittingen van 2020 is behandeld kunnen we niet vergelijken. In het jaarverslag van 2021 kunnen we een vergelijking maken met betrekking tot bovenstaande gegevens.

3.3. Aantal hoorzittingen en aantal behandelde bezwaarschriften 2021 Ook in 2021 is het gemiddelde aantal bezwaarschriften zodanig dat voor de behandeling ervan (hoorzittingen en beraadslaging) doorgaans één dagdeel volstaat. Ook in 2021 komt de commissie, in de regel, op de eerste maandag van elke maand bijeen. In overleg kan er naar een andere datum worden uitgeweken. Hoorzittingen 2021 Maand 2021 Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November December Totalen

Dag en Datum Geen hoorzitting Maandag 1 februari Maandag 1 maart Maandag 12 april Maandag 3 mei Maandag 7 juni Geen hoorzitting Maandag 2 augustus Donderdag 30 september Maandag 4 oktober Maandag 1 november Maandag 6 december 10 Zittingen

3.3 Ingekomen bezwaarschriften Bezwaarschriften startdatum 2019 In 2019 zijn vijf zaken gestart die in 2020 zijn afgehandeld. Van deze zaken is één zaak die gebruik heeft gemaakt van de hoorzitting bij de commissie. Eén bezwaar is ingetrokken en bij drie bezwaren is

4

geen gebruik gemaakt van de hoorzitting. Bij deze laatste drie zaken is er afgezien van de hoorzitting door de bezwaarmakers (zie figuur 6).

Bezwaarschriften 2020 In 2020 zijn 26 bezwaarschriften binnengekomen en afgehandeld. Uit 2019 zijn 5 bezwaarschriften meegenomen voor afhandeling in 2020 en 32 bezwaarschriften zijn in 2020 binnengekomen maar de afhandeling ervan vindt plaats in 2021. In totaal bedroeg het onderhanden werk in 2020 dus 63 bezwaarschriften. In dit verslag bespreken we alleen de 26 afgehandelde bezwaren. De bezwaren die meegenomen zijn naar 2021, nemen we mee in de verslaglegging over 2021. Er zijn 10 bezwaren binnengekomen over aangelegenheden in het fysieke domein en 15 bezwaren uit het sociaal domein (zie figuur 1). Van de 26 binnengekomen bezwaarschriften zijn er 15 bezwaarschriften voorgekomen bij de bezwarencommissie. 10 Bezwaarschriften zijn afgehandeld zonder tussenkomst van de bezwarencommissie (zie figuur 2). Van de 11 bezwaarschriften die zijn afgehandeld zonder tussenkomst van de bezwarencommissie zijn 6 bezwaren ingetrokken (zie figuur 3). De commissie heeft 15 adviezen voor het college van B&W geschreven voor de 15 behandelde bezwaarschriften tijdens de hoorzittingen. Van deze 15 adviezen zijn er 4 niet ontvankelijk, 2 gegrond en 9 ongegrond verklaard (zie figuur 4). Het college heeft van de gegeven adviezen er 13 opgevolgd en is bij 2 afgeweken van het advies (zie figuur 5).

Bezwaarschriften startdatum 2020, afhandeling 2021 Het aantal bezwaren dat in 2020 is gestart en in 2021 wordt afgehandeld bedraagt 32. Deze zijn verder niet meegenomen in de analyse van 2020. Van deze 32 zaken zijn er medio 2021 inmiddels 11 afgerond De overige 21 zaken zijn in behandeling dan wel in de afrondende fase en worden meegenomen in het jaarverslag van 2021.

Bezwaarschriften 2021 In 2021 zijn er 33 bezwaarschriften binnengekomen en in 2021 afgehandeld. Uit 2020 zijn er 8 bezwaarschriften in 2021 afgerond. Het totaal aantal bezwaarzaken die in 2021 zijn afgerond bedroeg 41. Van de 8 gestarte bezwaarzaken in 2020 (en afgehandeld in 2021) was er 1 bezwaar ingetrokken en zijn er 7 ongegrond. Van de 33 gestarte en afgehandelde zaken van 2021 was er bij 3 zaken geen sprake van een bezwaar. 7 Zaken zijn gegrond, 6 ingetrokken, 2 niet-ontvankelijk en 15 ongegrond. In de grafieken figuur 7 en 8 staat een indeling en overzicht. Volledigheidshalve zij opgemerkt, dat elk afzonderlijk binnengekomen bezwaarschrift beoordeeld moet worden op de ontvankelijkheidsaspecten. N.B.: een groot deel van de ingediende bezwaarschriften wordt anderszins “opgelost”. Besluiten zijn achteraf gewijzigd, ingetrokken en/of bezwaren zijn ingetrokken. Bezwaarschriften worden dan niet meer in een hoorzitting behandeld. Van het horen kan krachtens artikel 7:3 Awb ook worden afgezien, indien het bezwaar – zonder enige twijfel – kennelijk niet-ontvankelijk is. De voorzitter van de commissie beslist, in samenspraak met de secretaris van de commissie, over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb.

4. Conclusies en aanbevelingen De commissie Bezwaarschriften vindt, voor zover de commissie dit kan beoordelen, dat de besluiten die zij zien in de bezwaarschriften, juridisch op orde zijn. Toch is zichtbaar dat er een stijgende lijn is in het aantal bezwaarzaken. In de ogen van de commissie kunnen er verbeterslagen worden gemaakt in het zorgen voor meer wederzijds begrip tussen organisatie en inwoner.

5

4.1 Motiveren van verweer(schrift) Eén van de zaken waar de commissie in 2020 op heeft ingezet samen met de organisatie is het motiveren van verweerschriften tijdens de zittingen door de medewerker die het besluit heeft voorbereid of genomen waartegen bezwaar is gemaakt. De medewerker legt het besluit en de motivering ervan goed uit. Dit leidt in het algemeen tot meer begrip bij de inwoner voor het genomen besluit en bij de medewerker voor het bezwaar. Inzicht in elkaars gedachtegang helpt bij het oplossen en het voorkomen van bezwaren.

4.2 Leveren van maatwerk/preventie De gemeente Doesburg zou de hardheidsclausule vaker in haar besluitvorming mogen gebruiken of goed motiveren waarom hiervan geen gebruik wordt gemaakt. De hardheidsclausule geeft de medewerker de mogelijkheid af te wijken van vastgestelde regels en wetten. Ook hier geldt dat het voor het begrip van de inwoner voor het besluit, helpt om het al of niet toepassen van een hardheidsclausule goed uit te leggen. Op deze manier kan de gemeente Doesburg zijn inwoners voorzien van maatwerk.

4.3 Informele aanpak Het is al met al raadzaam om bezwaren te voorkomen. Dat zal nooit geheel lukken, Er blijven altijd momenten waarop inwoner en gemeente het niet eens met elkaar worden, maar de gemeente Doesburg heeft wel als doelstelling om het aantal bezwaarprocedures terug te brengen. In de preventieve sfeer valt te denken aan het vaker inzetten van ‘de informele aanpak’. Gemeente en inwoner proberen dan voor de behandeling van de bezwaren bijvoorbeeld met mediation tot overeenstemming te komen of in ieder geval tot begrip voor elkaars standpunt dat ook zou kunnen leiden tot het intrekken van een bezwaar. Wanneer partijen niet tot overeenstemming komen, wordt vervolgens het bezwaarschrift met het volledige procesdossier doorgestuurd naar de commissie bezwaarschriften. De commissie juicht deze proactieve, oplossingsgerichte aanpak toe. Het bieden van een luisterend oor aan bezwaarmakers en het met elkaar hierover in gesprek gaan, kan knelpunten oplossen. Dit voorkomt tijdrovende, juridische procedures. Samenvattend is de commissie van mening dat de informele benadering van de gemeente een goede aanvulling zou zijn op de formele bezwarenprocedure. De commissie adviseert hierbij wel de wettelijke bezwarentermijn goed in de gaten te houden om termijnoverschrijdingen te voorkomen.

4.4 Warme overdracht De commissie pleit ook voor een ‘warme overdracht’ van besluiten die negatief uitpakken voor een inwoner. Als dit gebeurt voordat de inwoner een besluit in een brief thuis krijgt, kan dit aan de voorkant onbegrip of boosheid wegnemen en kan dit leiden tot een afname van de bezwaren.

5. Aanbevelingen in het kort 1. Zet meer in op de warme overdracht van negatieve besluiten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het voeren van een (telefoon)gesprek voorafgaand aan het moment dat de brief met besluit op de mat valt. Wees transparant in de gedachtegang die leidt tot het besluit. 2. Onderzoek mogelijke instrumenten voor een meer informele aanpak voorafgaand aan de behandelingen van bezwaarschriften in de commissie. Denk hierbij aan mediation. 3. Kijk naar het gebruik van de hardheidsclausule bij besluitvorming. Motiveer het niet inzetten ervan helder in besluiten. 4. Vraag in 2021/2022 hoe de inwoner de afhandeling door een externe bezwarencommissie ervaart.

6

6. Wat doet de organisatie met de aanbevelingen? 1. De aanbevelingen zijn besproken met de gemeentesecretaris, portefeuillehouder en in de teamoverleggen. 2. Er wordt ingezet op het mondeling toelichten van negatieve besluiten voordat de inwoners het besluit schriftelijk ontvangt. 3. In juridische kwaliteitsplan is het onderdeel ‘omgaan met de hardheidsclausule’ opgenomen. 4. Vanaf september 2021 onderzoekt een stagiaire in haar afstudeeropdracht de mogelijkheden voor de ‘informele aanpak’ binnen de gemeente Doesburg. Zij kijkt hierbij ook naar (pre-)mediation. 5. Vanaf maart 2022 wordt gewerkt met evaluatieformulieren voor de bezwaarmakers.

Doesburg, 2022.

Namens de commissie bezwaarschriften van de gemeente Doesburg,

De secretaris,

De voorzitter,

Digitaal ondertekend door J. Scheper op 04-04-2022

Digitaal ondertekend door J. Blok op 04-04-2022

Mw. J. Scheper

mr. J. Blok.

7

Bijlage 1. Weergave per grafiek 2020 Figuur 1: Verdeling fysiek en sociaal domein

Bezwaarschriften (26)

Figuur 3: Afgehandelde bezwaren zonder Commissie bezwaarschriften

Afgehandeld zonder commissie (11)

Fysiek domein (10)

Bezwaar ingetrokken (6)

Sociaal domein (15)

Overig (4)

Onterechte registratie (1)

Onterechte registratie (1)

Figuur 2: Afgehandeld met en zonder Commissie bezwaarschriften

Bezwaarschriften (26)

Figuur 4: Advies Commissie bezwaarschriften

Advies commissie (15)

Gebruik commissie (15) Zonder commissie (10)

Niet ontvankelijk (4)

Onterechte registratie (1)

Ongegrond (9)

Gegrond (2)

8

Figuur 5: Overgenomen advies door college

Figuur 6: Gestarte zaken in 2019, afgerond in 2020

Overgenomen advies (15)

Zaken gestart in 2019 en afgerond in 2020 (5)

Ongegrond (3) Overgenomen (13)

Afgeweken (2)

Gegrond (1)

Ingetrokken (1)

9

Bijlage 2. Weergave per grafiek 2021 Figuur 7: Afgehandeld met en zonder Commissie bezwaarschriften

Bezwaarschriften (41)

Gebruik commissie (31) Zonder commissie (10)

Figuur 8: Overzicht afhandeling zaken

Overzicht afhandeling zaken 2021

Geen sprake van bezwaar (3) Gegrond (7) Ingestrokken (7) Niet-ontvankelijk (2) Ongegrond (22)

10