Bijlage 2: Jaarstukken 2020
Tekst van het document
Jaarstukken 2020
2
INHOUD Algemeen .......................................................................................................................................4 Inleiding......................................................................................................................................................... 4 Jaarverslag .....................................................................................................................................6 Programma archief ....................................................................................................................................... 6 Programma overhead ................................................................................................................................... 8 Paragrafen .................................................................................................................................................... 9 jaarrekening ................................................................................................................................. 13 Overzicht van baten en lasten ..................................................................................................................... 13 Incidentele baten en lasten .........................................................................................................................
15 Begrotingsrechtmatigheid .......................................................................................................................... 16 Wet normering topinkomens (WNT) ........................................................................................................... 17 Balans .......................................................................................................................................................... 18 Vaststellingsbesluit ................................................................................................................................... 211 Bijlagen ........................................................................................................................................ 22 Overzicht van baten en lasten naar taakveld .............................................................................................. 22 Bijdragen van de deelnemende gemeenten ................................................................................................ 22
3
ALGEMEEN INLEIDING Algemeen Voor u liggen de jaarstukken 2020 van het Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Deze jaarstukken zijn net zoals 2019 opgesteld volgens de nieuwe regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De getoonde primitieve begroting in de cijfers van deze jaarstukken sluiten niet aan met de cijfers van de vastgestelde primitieve begroting. In de vastgestelde primitieve begroting van 2020 is namelijk nog geen rekening gehouden met de afsplitsing van de overhead. In deze jaarstukken is de primitieve begroting optisch aangepast om een goed vergelijk met de realisatie te kunnen maken. Beknopt overzicht 2020 Overzicht van de belangrijkste gebeurtenissen en werkzaamheden van het streekarchivariaat in 2020. Het corona virus en de daarmee gepaard gaande maatregelen hadden voor een aanzienlijk deel van 2020 invloed op de werkzaamheden van de medewerkers en vooral van de vrijwilligers. Op twee van de drie locaties konden de werkzaamheden van de medewerkers, met inachtneming van de te nemen maatregelen, nog redelijk worden voortgezet. Op de derde locatie waren de genomen maatregelen dusdanig dat we een groot deel van het jaar niet aanwezig waren. De maatregelen kwamen voor de vrijwilligers en bezoekers veel harder aan; zij mochten niet meer komen.
Op verzoek van de gemeenten was de archiefdienst alleen nog in beperkte mate en op afspraak te bezoeken voor het inzien etc. van bouwdossiers. Ambtenaren, architecten, aannemers, makelaars en burgers hoefden zo dus geen tijdsverlies in de procedure voor bouwplannen te ondervinden. Naast dit alles speelde ook de langdurig verminderde personele bezetting een belangrijke rol bij de te verrichten werkzaamheden. Pas in het najaar kon hier een gedeeltelijke oplossing voor worden gevonden. Regelmatig werden werkzaamheden, voor zover mogelijk, thuis uitgevoerd. Het betrof hier dan met name het maken van overzichten of verslagen. In de tweede helft van het jaar werd er relatief veel tijd besteed aan het voorbereiden voor het opzetten van een e-depot en de perikelen rond de inzage van het archief van de enquêtecommissie P&O Zevenaar. Het kritisch beoordelen van de documentatiecollecties werd voortgezet. Enkele onderdelen van die collecties (met name ansichtkaarten en foto’s) konden met nieuw materiaal worden aangevuld. De oudste edities van verschillende lokale of regionale kranten werden in eigen beheer gedigitaliseerd. Een gedeelte daarvan werd op de website geplaatst. De rest volgt. Enkele kleinere archieven in de archiefbewaarplaatsen werden ontsloten en omgepakt. De digitale toegangen zullen door bezoekers op de studiezaal en via de website geraadpleegd kunnen worden.
De laatste verouderde computers werden vervangen, zodat we nu overal over moderne en beter beveiligde hard- en software beschikken.
4
De gemeenten Doesburg en Zevenaar stelden extra uren beschikbaar voor het op orde brengen van de bouwdossiers. Deze werkzaamheden werden verricht door de archiefassistent. De samenwerking met onze collega’s van het Regionaal Archief Zutphen en het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers werd voortgezet. Met de laatste werd regelmatig overleg gevoerd over het opzetten van een e-depot en aansluiting daarvan op hun e-depotvoorziening. De eerste restaureerde enkele tientallen charters (oorkonden) uit Zevenaar voor ons. De samenwerking met het museum de Roode Tooren in Doesburg en het Liemers Museum in Zevenaar kon ook worden voortgezet. Dankbaar werd gebruik gemaakt van elkaars collecties en mogelijkheden op diverse terreinen. De vorig jaar geopende beeldbank werd sporadisch aangevuld met nieuw materiaal.
Algemeen/archiefwerkzaamheden. In 2020 is er tijd (door werknemers en/of in mindere mate vrijwilligers) besteed aan: (Zoals hierboven al aangegeven werd er aan diverse onderdelen beduidend minder tijd besteed vanwege de corona maatregelen.) - Het zuurvrij verpakken van archieven van verschillende gemeenten - Het inventariseren van enkele archieven en collecties - Digitaliseren van indexen en inventarissen - Digitaliseren van diverse edities lokale kranten (o.a. Koning en Grondwet Doesburg vanaf 1860) - Bijhouden van de Facebookpagina - Advisering gemeenten met betrekking tot substitutie archiefbescheiden, overdracht archieven, ambtelijke samenwerking en het opzetten van een e-depot - Het scannen van bouwtekeningen, kaarten, foto’s, dia’s fotonegatieven en ansichtkaarten Ook de komende jaren zullen we aan een groot deel van deze projecten en werkzaamheden verder werken. Ontwikkelingen 2021. In 2021 zullen de werkzaamheden ook nog door de beperkende maatregelen in verband met het corona virus worden bepaald. Met name de primaire werkzaamheden zullen voorrang krijgen. Daarnaast zal er ook verder worden gewerkt aan het opbouwen van een e-depot. Het ligt in de bedoeling om enkele audits op inspectiegebied te gaan doen. Een nieuwe Gemeenschappelijke Regeling zal aan de gemeenten worden voorgelegd. Deze zal echter eerst nog een tijdelijk karakter hebben.
Over enkele ingrijpende delen zal nog overeenstemming verkregen moeten worden. Tenslotte zal er, eindelijk, een heldere toekomstvisie moeten komen. Eentje die voor iedereen acceptabel is en jaren mee zal kunnen.
5
JAARVERSLAG PROGRAMMA ARCHIEF Wat wilden we bereiken? De antwoorden op deze vragen zijn opgesloten binnen de doelstelling van de GR. Volgens artikel 3 heeft het streekarchivariaat tot doel het behartigen van de gemeenschappelijke belangen van de deelnemers voor het beheer van hun archiefbescheiden zoals omschreven in de Archiefwet 1995. Beleidskaders
1. Wettelijke taken van de streekarchiefdienst op basis van de Archiefwet 1995. Artikel 32 1. De gemeentelijke archiefbewaarplaats wordt beheerd door een gemeentearchivaris, die in het bezit dient te zijn van een diploma archivistiek of, zo geen zodanige archivaris mocht zijn benoemd, door de secretaris. 2. Voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archief bescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats, is, onder de bevelen van burgemeester en wethouders, met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze wet belast de gemeentearchivaris. Over dit toezicht stelt de gemeenteraad een verordening vast, welke aan gedeputeerde staten wordt medegedeeld. 3. De gemeentearchivaris wordt door de gemeenteraad benoemd, geschorst en ontslagen. 2. Ministeriële regelingen voor archiefvorming en archiefbeheer. Drie regelingen geven een nadere uitwerking van de Archiefwet op het terrein van materialen, ontsluiting en bewaarplaats. 3. Financiële verordening en Controleverordening (artikel 212 en 213 van de Gemeentewet). Bij besluit van 2 november 2004 heeft het Algemeen Bestuur de “Financiële verordening” en de “Controleverordening” vastgesteld. Op 9 mei 2005 is de “Financiële verordening” gewijzigd.
De gemeente Zevenaar verzorgt namens het dagelijks bestuur de boekhouding, de financiële administratie en het kasbeheer. De gemeente Zevenaar regelt tevens de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. 4. Overige regelgeving. Bij de bepaling van het beleid en het beheer dient, naast de onder sub 1 en 2 vermelde regelingen, rekening gehouden te worden met de volgende externe en interne regelgeving: • Gemeentewet; • Wet Gemeenschappelijke regelingen; • Besluit Begroting en Verantwoording; • Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten; • Raamwet EEG-voorschriften; • Archiefwet 1995; • Gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg; • Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Zevenaar; • Wet op de omzetbelasting 1968; 6
• • • •
Wet op het BTW-compensatiefonds: Regeling schatkistbankieren decentrale overheden; Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector; Vennootschapsbelasting.
Met ingang van 1 januari 2016 geldt dat ook de lokale overheden belastingplichtig zijn voor de vennootschapsbelasting. Dit geldt in beginsel ook voor gemeenschappelijke regelingen zoals de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg. Gezien de aard van de activiteiten van onze gemeenschappelijke regeling achten wij de kans klein dat wij vennootschapsbelasting moeten gaan betalen. Als gevolg van voorgaande is in de jaarrekening 2019 geen belastinglast uit hoofde van vennootschapsbelasting verantwoord. Beleidsindicatoren (verplicht) Volgens het BBV worden onderstaande beleidsindicatoren verplicht opgenomen in de begroting. Deze beleidsindicatoren voor de bedrijfsvoering worden voor het Streekarchivariaat als geheel vermeld en gerelateerd aan het totaal aantal inwoners van de deelnemende gemeenten.
Indicator Formatie Bezetting Apparaatskosten Externe inhuur Overhead
Definitie FTE per 1.000 inwoners FTE per 1.000 inwoners Kosten per inwoner Kosten als % van totale loonsom plus inhuur Kosten als % van de totale lasten begroting
Werkelijk Begroting Werkelijk 2019 2020 2020 0,030 0,040 0,038 0,032 0,040 0,038 2,66 3,16 2,99 4,0% 0,0% 6,3% 42,6% 35,9% 45,1%
PROGRAMMA ARCHIEF Wat hebben we gedaan? Volgens artikel 4 heeft het streekarchivariaat ter verwezenlijking van de in artikel 3 aangegeven doelstelling tot taak: • het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers door een daartoe bevoegd streekarchivaris, die voldoet aan de bij of krachtens de Archiefwet 1995 gestelde eisen; • het gevraagd of ongevraagd doen van aanbevelingen aan de deelnemers over de archiefbewaarplaatsen, de aan hun archieven te besteden zorg, en andere aangelegenheden die verband houden met het beheer van archieven; • het verstrekken van informatie aan de deelnemers of aan derden over de in de archieven aanwezige bescheiden.
7
Wat heeft het gekost? Werkelijk Primitieve Na 2019 begroting wijziging
Werkelijk 2020
Verschil
Archief Lasten Baten - Overige - Bijdragen gemeenten
143.859
194.417
194.417
166.093
28.324
15.197 131.839
750 193.667
750 193.667
14.125 151.174
13.375 -42.493
Saldo
3.177
-
-
-794
-794
Dotatie aan de bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve
3.177 -
-
-
794
794
-
-
-
-
-
Saldo na bestemming
De afwijkingen op dit programma worden toegelicht bij het overzicht van baten en lasten , programma archief (onderdeel jaarrekening).
PROGRAMMA OVERHEAD Wat wilden we bereiken? De ondersteunende taken voor een efficiënte uitvoering van het programma archief worden verzameld in een apart programma overhead. Wat hebben we gedaan? De overheadkosten bestaan uit de salariskosten van de streekarchivaris, de kosten van de administratie, accountantskosten en verzekeringskosten. Wat heeft het gekost? Werkelijk Primitieve Na 2019 begroting wijziging
Werkelijk 2020
Verschil
Overhead Lasten
131.222
126.084
126.084
136.439
-10.355
Baten -Overige -Bijdragen gemeenten
131.222
126.084
126.084
136.439
10.355
Saldo Dotatie aan reserves Saldo na bestemming
-
-
-
-
-
8
De afwijkingen op dit programma worden toegelicht bij het overzicht van baten en lasten , programma overhead (onderdeel jaarrekening).
PARAGRAFEN Inleiding In de paragrafen wordt ingegaan op het beleid met betrekking tot de beheersmatige aspecten van de gemeenschappelijke regeling. In het Besluit Begroting en Verantwoording staat aangegeven dat in de begroting tenminste de volgende paragrafen opgenomen moeten zijn: • • • • • • •
Weerstandsvermogen en risicobeheersing Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Bedrijfsvoering Lokale heffingen Verbonden partijen Grondbeleid
De paragrafen “onderhoud kapitaalgoederen”, “lokale heffingen”, “verbonden partijen” en “grondbeleid” zijn niet op het Streekarchivariaat van toepassing. De overige paragrafen staan hieronder toegelicht. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Inleiding Bij het weerstandsvermogen gaat het om de mate waarin de gemeenschappelijke regeling (GR) in staat is middelen vrij te maken om substantiële tegenvallers op te vangen. Bij het weerstandsvermogen gaat het dus om de robuustheid van de begroting. Door aandacht voor het weerstandsvermogen, voorkom je dat elke financiële tegenvaller dwingt tot bezuinigen. Het weerstandsvermogen kan betrekking hebben op het begrotingsjaar zelf, maar het kan ook betrekking hebben op meerdere begrotingsjaren. Voor het beoordelen van de robuustheid van de begroting is inzicht nodig in de omvang en in de achtergronden van de risico’s en de aanwezige weerstandscapaciteit.
Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden waarover de GR’s beschikken om niet begrote kosten die onverwachts en substantieel zijn te dekken, zoals bijvoorbeeld de algemene reserve. a) Het streekarchivariaat heeft binnen haar begroting een kleine post onvoorzien. Gezien het karakter van de GR (puur uitvoerend) zijn lasten redelijk nauwkeurig te ramen en zijn incidenten zeldzaam. b) Overschotten c.q. tekorten wikkelt het streekarchivariaat bij de jaarrekening af via de aangesloten gemeenten. Het streekarchivariaat heeft om deze reden geen algemene reserve. 9
Financiële kengetallen
Netto schuldquote
Werkelijk Begroting 2019 2020 0% 0,6%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte
0% 5,91% 0%
0,6% 0,0% 0,0%
Werkelijk 2020 1,4% 1,4% 3,1% 0%
Netto schuldquote De netto schuldquote bestaat uit twee kengetallen: a. netto schuldquote: dit kengetal geeft inzicht in het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de eigen middelen. Het geeft een indicatie van de mate waarin de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie drukken. Hoe lager het percentage hoe beter. b. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen: Om inzicht te verkrijgen in hoeverre er sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel in- als exclusief doorgeleende gelden weergegeven (netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen). Voor het Streekarchivariaat bedraagt het percentage van de netto schuldquote in 2020 1,4%. De gecorrigeerde netto schuldquote komt eveneens uit op 1,4%. Het Streekarchivariaat leent geen bedragen door aan derden. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Voor de beoordeling van de financiële positie is het van belang te kijken naar de structurele baten en structurele lasten. Heeft de gemeenschappelijke regeling structurele ruimte in de begroting om de eigen lasten te dragen of is er sprake van een tekort .
Omdat het saldo van baten en lasten bij het Streekarchivariaat wordt doorberekend aan de deelnemende gemeenten is er geen sprake van een jaarrekeningresultaat en is de structurele exploitatieruimte dus 0.
Financiering De administratie, alsmede het geldelijk beheer van het streekarchivariaat, worden door de gemeente Zevenaar gevoerd. Het betalingsverkeer loopt via een rekening van de gemeente Zevenaar bij de Bank Nederlandse Gemeenten. De gemeente Zevenaar voert daarmee de treasuryfunctie van het Streekarchivariaat uit. Dit gebeurt op grond van de Wet Fido en het treasurystatuut. Kasgeldlimiet Begroting Werkelijk 2020 2020
Bedragen x € 1.000 10
Omvang van de begroting 1 januari Kasgeldlimiet in % van omvang begroting Toegestane kasgeldlimiet
320 8,50% 27
320 8,20% 26
Vlottende schuld
0
73
Vlottende middelen Netto vlottende schuld
0 0
69 4
Toegestane kasgeldlimiet netto vlottende schuld Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)
27 0 27
26 4 22
De kasgeldlimiet stelt dat de gemiddelde netto vlottende schuld < 1 jaar van een gemeenschappelijke regeling in een kwartaal niet hoger mag zijn dan 8,2% van het begrotingstotaal (€ 320.000). Dit betekent dat het Streekarchivariaat maximaal € 26.000 aan kort geld (kasgeld) mag aantrekken. De netto schuld op korte termijn bedraagt op 31 december 2020 € 4.000 en blijft daarmee binnen de kasgeldlimiet. De kasgeldlimiet is niet per kwartaal weergegeven omdat deze cijfers niet precies uit de administratie berekend kunnen worden. Omdat de bijdrage van de gemeenten per kwartaal in rekening wordt gebracht blijft de kasgeldlimiet in alle kwartalen onder de toegestane limiet.
11
Renterisiconorm Begroting Werkelijk 2020 2020
Bedragen x € 1.000 Omvang van de begroting 1 januari renterisiconorm in % van omvang begroting Toegestane renterisiconorm
320 20% 52
320 20% 52
Renteherzieningen Aflossingen Renterisico
0 0 0
0 0 0
Renterisiconorm Renterisico Ruimte (+) c.q. overschrijding (-)
52 0 52
52 0 52
De renterisiconorm bepaalt dat jaarlijks maximaal 20% van het begrotingstotaal onderhevig mag zijn aan renteherziening en renteherziening. Hiermee wordt een maximum gesteld aan het renterisico op langlopende geldleningen. Omdat het Streekarchivariaat geen vaste geldleningen heeft is er ook geen sprake van een renterisico. Schatkistbankieren Schatkistbankieren houdt in dat lokale overheden overtollige financiële middelen moeten afromen naar de schatkist van het Rijk. Op basis van artikel 9 van de regeling Schatkistbankieren is het Streekarchivariaat vrijgesteld van schatkistbankieren voor decentrale overheden. Bedrijfsvoering Voor de archiefbescheiden zijn de voorschriften van de gemeente Zevenaar omtrent de zorg, de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop, van overeenkomstige toepassing. Op de medewerkers van het streekarchivariaat zijn de arbeidsvoorwaarden van de gemeente Zevenaar, vastgelegd in de Cao-gemeenten.
12
JAARREKENING OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN Werkelijk Primitieve Na 2019 begroting wijziging
Werkelijk 2020
Verschil
Lasten Programma archief Programma overhead
143.859 131.222
194.417 126.084
194.417 126..084
166.093 136.439
28.324 -10.355
Totale lasten
275.081
320.501
320.501
302.532
17.969
Baten Programma archief Programma overhead Bijdragen gemeenten archief Bijdragen gemeenten overhead
15.197 131.839 131.222
750 193.667 126.084
750 193.667 126.084
14.125 151.174 136.439
13.375 -42.493 10.355
Totale baten
278.258
320.501
320.501
301.738
-18.763
Saldo
3.177
-
-
-794
-794
Dotatie aan bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve
3.177 -
-
-
794
794
-
-
-
-
-
Saldo na bestemming
Toelichting programma archief Hieronder worden de programma’s archief en het programma overhead toegelicht. In een tabel wordt het programma onderverdeeld in soort kosten. Daarna worden de afzonderlijke posten zo nodig toegelicht.
13
Werkelijk Primitieve Na Werkelijk 2019 begroting wijziging 2020 Verschil Lasten Salarissen en sociale lasten Overige personeelslasten Personeel van derden Automatisering en kantoorbehoeften Kantoorartikelen en diversen Studiekosten Telefoon en internet Lidmaatschappen en abonnementen Algemene kosten en post onvoorzien Jubileum Streekarchivariaat Kosten aanschaf boekwerken Toekomstvisie Afschrijvingslasten Totale lasten
123.375 326 9.177 2.539 102 3.535 504 1.066 2.215 460 562 143.859
179.707 100 5.340 3.000 440 1.270 2.898 660 1.000 194.417
179.709 100 5.340 3.000 440 1.270 2.868 660 1.000 194.417
142.197 68 16.299 2.036 206 170 559 2.037 1.442 286 794 166.093
37.512 32 -16.299 3.304 -206 2.830 -119 -767 1.456 374 1.000 -794 28.324
Baten Overige opbrengsten Bijdragen gemeenten archief Totale baten
15.197 131.839 147.036
750 193.667 194.417
750 193.667 194.417
14.125 151.174 165.299
13.375 -42.493 -29.118
Saldo
3.177
-
-
-794
-794
Dotatie aan bestemmingsreserve Onttrekking bestemmingsreserve
-3.177 -
-
-
794
794
-
-
-
-
-
Saldo na bestemming
Salarissen en sociale lasten Het verschil met begroot 2020 is dat met name de vacature projectleider e-depot nog niet is ingevuld. Personeel van derden Dit betreft inhuur voor e-depot. Tijdens begroting van 2020 was dit nog niet bekend en dus ook niet begroot. Automatisering Deels van het begrote bedrag voor 2020 is uitgeven in 2019. Studiekosten Wegens Corona is aantal begrote cursussen niet doorgegaan.
14
Lidmaatschappen en abonnementen Er is een nieuw wettelijk verplicht lidmaatschap Werkgeversvereniging bijgekomen. Algemene kosten en onvoorzien Door Coronacrisis is het jaarlijks uitje niet doorgegaan. i.p.v. daarvan zijn er manden met streekprodukten en VVV-bonnen aan de vrijwilligers overhandigd. Toekomstvisie De plannen zijn vooruitgeschoven Overige opbrengsten Voor de gemeenten Doesburg en Zevenaar zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van bouwvergunningen. Bij Doesburg is € 6.201,25 en bij Zevenaar is € 6.201,25 gedeclareerd. Toelichting programma overhead Werkelijk Primitieve Na Werkelijk 2019 begroting wijziging 2020 Verschil Lasten Salarissen en sociale lasten Assurantie Administratie Accountantskosten Totale lasten
94.461 555 22.145 14.060 131.222
92.138 471 22.475 11.000 126.084
92.138 471 22.475 11.000 126.084
101.069 571 22.699 12.100 136.439
-8.931 -100 -224 -1.100 -10.355
Baten Bijdragen gemeenten archief
131.222
126.084
126.084
136.439
10.355
Saldo
-
-
-
-
-
Dotaties reserves
-
-
-
-
-
Saldo na bestemming
-
-
-
-
-
Salarissen en sociale lasten Hier worden de salarislasten van de streekarchivaris verantwoord. De salariskosten van de leidinggevende worden volgens de BBV-voorschriften tot de overhead gerekend, ook als deze ook uitvoerende taken verricht. Het verschil bedraagt € 8.931. Dit is deels te verklaren doordat de streekachivaris vanaf augustus 2020 4 uur in de week extra is gaan werken. Tevens is in de begroting geen rekening is gehouden met verkoop verlofuren ad € 2.079.
INCIDENTELE BATEN EN LASTEN De jaarrekening van de gemeenschappelijke regeling dient structureel in evenwicht te zijn. Daarmee wordt bedoeld dat alle structurele lasten worden gedekt door structurele baten. In de jaarrekening 2020 is in het programma archief een incidentele bate opgenomen van in totaal 15
€ 14.125. Het betreft diverse kleine ontvangen leges en extra inkomsten voor bouwvergunningen ad € 12.402,50. Omdat het saldo van alle kosten en opbrengsten aan de deelnemende gemeenten worden doorberekend is in 2020 daarom ook sprake van eenzelfde incidentele last.
BEGROTINGSRECHTMATIGHEID Begroting Werkelijk definitief 2020 Lasten Programma archief Programma overhead
194.417 126.084
166.093 136.439
Verschil 28.324 -10.355
Deze begrotingsafwijkingen passen binnen het bestaande beleid maar zijn niet eerder gemeld omdat bij het streekarchivariaat geen tussentijdse rapportage plaatsvindt. Voor een verklaring van de verschillen zie de toelichting op de baten en lasten 2020.Voorgesteld wordt om de jaarstukken 2020 inclusief de overschrijding vast te stellen.
16
Wet normering topinkomens (WNT) Leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking Gegevens 2020 bedragen x € 1
A.G.B. Koster
Functiegegevens
STREEKARCHIVARIS 01/01 – 31/12
Aanvang en einde functievervulling in 2020 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,04
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
77.881
Beloningen betaalbaar op termijn
13.196
Subtotaal
91.076
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum -/- Onverschuldigd betaald en nog niet terugontvangen bedrag Bezoldiging
201.000
Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan Toelichting op de vordering wegens onverschuldigde betaling Gegevens 2019
N.v.t.
0 91.076
N.v.t.
bedragen x € 1
A.G.B. Koster
Functiegegevens
STREEKARCHIVARIS 01/01 – 31/12
Aanvang en einde functievervulling in 2019 Omvang dienstverband (als deeltijdfactor in fte)
1,0
Dienstbetrekking?
ja
Bezoldiging Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen
72.510
Beloningen betaalbaar op termijn
11.780
Subtotaal
84.290
Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum
194.000
Bezoldiging
84.290
Topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder NAAM TOPFUNCTIONARIS J. Goossen D. Jansen L.W.C.M. van der Meijs A.J. van Hout L.J.M. Riswijk
FUNCTIE VOORZITTER / PENNINGMEESTER SECRETARIS BESTUURSLID BESTUURSLID BESTUURSLID
17
BALANS Waarderingsgrondslagen balansposten Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeenschappelijke regeling. Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven. De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van de BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs die ook Het Streekarchivariaat hanteert. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. Bij materiële vaste activa is het onderscheid van belang tussen activa met een economisch nut en activa in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut Een investering met economisch nut: • is verhandelbaar; • kan bijdragen aan het genereren van middelen; • moet geactiveerd worden (m.u.v. kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde).
De geactiveerde kosten in 2020 voor de aanschaf van de PC’s is een investering met economisch nut en wordt in 4 jaar afgeschreven.
Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente (BBV)
Overzicht van baten en lasten. Kosten worden toegerekend aan het verslagjaar waarop deze betrekking hebben.
18
Balans Activa VASTE ACTIVA
Ultimo 2020
Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut Totaal vaste activa VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen
6.561
3.177
6.561
3.177
69.292 95
3.414 -
-
47.097
-
26 -
69.387 75.948
50.536 53.713
Liquide middelen Banksaldo Overlopende activa Vooruitbetaalde kosten Overige nog te ontvangen bedragen Totaal vlottende activa Totaal activa
Passiva VASTE PASSIVA
Ultimo 2019
Ultimo 2020
Eigen vermogen Bestemmingsreserves
Ultimo 2019
2.383
3.177
2.383
3.177
Vlottende schulden met een looptijd korter dan 1 jaar Overige schulden Banksaldo Crediteuren
47.054 26.426 85
50.536 -
Totaal vlottende passiva Totaal passiva
73.536 75.948
50.536 53.713
VLOTTENDE PASSIVA
19
Toelichting balans Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut
Totaal per balanssoort
Aanschafwaarde Cumulatieve afschrijving Boekwaarde 1-1-2020 Investeringen 2020
Overige materiele Totaal vaste activa 0
0
0
0
3.177
3.177
4.178
4.178
Desinvesteringen
0
0
Afschrijvingen
794
794
Bijdragen van derden
0
0
Afwaarderingen Boekwaarde 31-122020
0
0
6.561
6.561
Uitzettingen met een looptijd korter dan 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen De vorderingen bestaan uit het restant verschuldigde bijdrage van de deelnemende gemeenten over 2019 (€ 1.811), 2e voorschot 2020 gemeente Westervoort (€ 18.091,50), 2e voorschot 2020 gemeente Doesburg (€ 36.987,50) en een vordering voor een bouwvergunningsproject van de gemeente Zevenaar en gemeente Doesburg (€ 12.402). Liquide middelen Banksaldo Het bankverkeer, inclusief onderlinge verrekeningen met de gemeente Zevenaar, loopt via de rekening bij de Bank Nederlandse Gemeenten. Het tekort op het banksaldo per 31 december 2020 bedraagt € 26.426. Eigen vermogen Bestemmingsreserves Verloop bestemmingsreserves
Reserve afschrijvingslasten PC's
3.177
VerminOnttrekdering kingen afschrijvingen activa 794
Totaal
3.177
-
Naam reserve
Saldo 11-2020
20
Toevoegingen
-
794
Saldo 31-122020 2.383
2.383
Vlottende schulden met een looptijd korter dan 1 jaar Overige schulden De overige schulden bestaan uit nog te betalen facturen 2020 (€ 2.817), afrekening 2020 deelnemende gemeenten (€ 32.137) en een raming van nog te betalen accountantskosten 2020 (€ 12.100) Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen Volgens het BBV wordt in de toelichting op de balans de niet uit de balans blijkende belangrijke financiële rechten en verplichtingen vermeld waaraan het Streekarchivariaat voor toekomstige jaren is verbonden. Dit betreft meerjarige financiële verplichtingen zoals bijvoorbeeld langlopende huurcontracten of leasecontracten. Voor Het Streekarchivariaat zijn dit de verlofrechten ad € 5.881. Gebeurtenissen na balansdatum N.v.t.
VASTSTELLINGSBESLUIT De Streekarchiefcommissie van het "Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg" stelt de jaarstukken 2020 vast waarbij ook is besloten in te stemmen met: • de overschrijding van de budgetten; • het activeren van de PC’s en deze af te schrijven in 4 jaar met ingang 2021;
Aldus vastgesteld door de Streekarchiefcommissie van het "Streekarchivariaat De Liemers en Doesburg" in haar vergadering van …. juli 2021.
De secretaris,
21
De voorzitter,
BIJLAGEN OVERZICHT VAN BATEN EN LASTEN NAAR TAAKVELD Werkelijk Primitieve Na 2019 begroting wijziging
Werkelijk 2020
Verschil
Lasten 0.4 Overhead 0.10 Mutaties reserves 5.4 Musea
131.222 3.177 143.859
126.084 194.417
126.084 194.417
136.439 166.093
-10.355 28.324
Totaal lasten
278.258
320.501
320.501
302.532
17.969
Baten 0.4 Overhead 0.10 Mutaties reserves 5.4 Musea
15.197
750
750
794 14.125
794 13.375
Totaal baten
15.197
750
750
14.919
14.169
Saldo
263.061
319.751
319.751
287.613
32.138
131.222 131.839
126.084 193.667
126.084 193.667
136.439 151.174
10.355 -42.493
-
-
-
-
-
0.4 5.4
Bijdragen gemeenten Bijdragen gemeenten
BIJDRAGEN VAN DE DEELNEMENDE GEMEENTEN Krachtens artikel 23, lid 3 van de gemeenschappelijke regeling geschiedt de verdeling van de kosten over de samenwerkende gemeenten voor de ene helft naar het aantal inwoners volgens de laatstelijk door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers en voor de andere helft naar de op grond van hun bezoldiging gekwalificeerde werktijden van de personeelskosten van het streekarchivariaat in de samenwerkende gemeenten. De door de gemeenten te betalen kosten bedragen € 287.613 Op grond van bovenstaande regeling komt ten laste van de deelnemende gemeenten: op basis van het aantal inwoners per 1 januari 2020: Doesburg Duiven Westervoort Zevenaar
11.077 / 25.126 / 14.971 / 43.750 /
94.924 x 94.924 x 94.924 x 94.924 x
0,5 x 0,5 x 0,5 x 0,5 x 22
287.613 287.613 287.613 287.613
= = = =
16.781 38.065 22.681 66.280
naar rato van de werktijden: Doesburg Duiven Westervoort Zevenaar
91,2 / 21,6 / 18,2 / 132,7 /
263,7 x 263,7 x 263,7 x 263,7 x
0,5 x 0,5 x 0,5 x 0,5 x
287.613 287.613 287.613 287.613
= = = =
49.735 11.779 9.925 72.367
De deelnemende gemeenten hebben in 2020 voorschotten verleend op de hierboven berekende bedragen. Per saldo is heeft de gemeente een bedrag van € 32.137 tegoed , berekend als volgt: gemeente Doesburg Duiven Westervoort Zevenaar
bijdrage 2020 66.516 49.844 32.606 138.647 287.613
verleend voorschot te verrekenen 73.975 - 7.459 55.483 - 5.639 36.183 - 3.577 154.109 - 15.462 319.750 -32.137
Laatst genoemd bedrag is op de balans opgenomen onder overige nog te betalen bedragen.
23