Rekenkamerbrief DoeMee Onderbesteding-Den Helder 20260415

Doe Mee 2025: Onderbesteding Rekenkamerbrief DoeMee Onderbesteding-Den Helder 20260415 1 van 5 Rekenkamerbrief Den Helder. Geachte raadsleden, Zoals u weet heeft de rekenkamer van Den Helder in 2025 deelgenomen aan een landelijk rekenkameronderzoek naar onderbesteding van gemeentelijke middelen ( zie bijlage 1 voor toelichting). Met deze brief willen wij u informeren over de resultaten van dat onderzoek. Voordat we de conclusies en aanbevelingen presenteren, is het goed om kort in te gaan op het onderwerp. Waarom heeft de rekenkamer meegedaan aan het landelijk onderzoek naar onderbesteding gedaan? Het antwoord op die vraag is dat het voor een gemeenteraad in een aantal opzichten vervelend is als bij het vaststellen van de jaarrekening blijkt dat in het voorgaande jaar veel geld is overgebleven. Want dat geld was door de gemeenteraad in de begroting aan een bepaald doel toegekend. Mogelijk is het doel wel behaald maar goedkoper uitgevallen. Of de werkzaamheden zijn niet uitgevoerd. Of anderszins is het geld niet aan het oorspronkelijke doel uitgegeven. En omdat het jaar inmiddels allang voorbij is, kan het ook niet meer aan iets anders worden besteed. Voor de raad wordt dat probleem vergroot als dit jaarlijks gebeurt, en als het gaat om aanzienlijke bedragen. Budgetten worden in schaarste bepaald, waarbij soms bezuinigingen of niet leuke keuzes worden gemaakt.

Die blijken dan achteraf niet nodig te zijn geweest. In een recent rapport van BDO staat dat alle gemeenten samen in 2024 bijna € 2 miljard hebben overgehouden. Eerder in 2025 stelden onderzoekers van de Vrije Universiteit 1 dat gemeenten onbenutte middelen anders moeten inzetten. Tegelijkertijd signaleert BDO 2 ook dat op langere termijn de houdbaarheid van de gemeentelijke financiën minder rooskleurig is dan het nu lijkt. Het is zeker waar dat de gemeentelijke financiële positie in algemene zin de afgelopen jaren is verbeterd. Hoe komt dat nu echt? Om die reden hebben meer dan 110 gemeentelijke rekenkamers van 138 gemeenten samen laten onderzoeken of onderbesteding in hun ge- meente voorkomt, wat de omvang ervan is, op welke terreinen het gebeurt en of daarvoor een verklaring is. Die kennis geven we mee aan de raad, die de informatie de komende jaren kan gebruiken bij een kritische beschouwing van de begroting en collegevoorne mens, om zo beter te kunnen sturen. Opmerking: De cijfers van Den Helder worden in het rapport vergeleken met de gemiddelde cijfers van de deelnemende gemeentes van de M50 groep. 1 Budding, T., Gradus, R., & Mol, A. (2025). Veel gemeenten kunnen met inzet onderuitputting en reser- ves ravijn oplossen. ESB. https://esb.nu/wp-content/uploads/2025/03/000-000_Budding3.pdf 2 BDO, Benchmark Nederlandse gemeenten 2026, p.

14 Doe Mee 2025: Onderbesteding Rekenkamerbrief DoeMee Onderbesteding-Den Helder 20260415 2 van 5 Conclusies en aanbevelingen Totaalbeeld : Saldo Begroting en realisatie In Den Helder blijkt dat in zeven van acht onderzochte jaren sprake was van positieve finan- ciële resultaten bij de jaarrekening. Dat kan duiden op een planning die niet is gehaald. Maar ook dat in een late fase in een jaar extra middelen aan de gemeente beschikbaar zijn gesteld die niet meer besteed konden worden. Den Helder heeft de laatste 5 jaar in december sub- stantiële extra middelen beschikbaar gekregen. Opvallend in 2024 is dat in de laatste begroting van dat jaar nog een positief resultaat werd voorzien. Uiteindelijk was het resultaat negatief, echter wel aanzienlijk beter dan de oor- spronkelijke begroting van 2024. Conclusies en aanbevelingen Constateringen en Conclusies 1) Extra bijdragen uit het gemeentefonds verklaren veel van de meevallers in de baten. Vaak komt dit geld pas in de loop van het jaar beschikbaar, te laat om nog te besteden of om de begroting nog aan te passen. 2) Naast het gemeentefonds zijn ook andere rijksmiddelen een belangrijke verklaring voor onderbesteding. Het onderzoek laat voorbeelden zien, zoals middelen voor sportakkoor- den en de opvang van Oekraïners. Vaak stonden extra lasten tegenover die extra baten. In Den Helder bleef per saldo in 2023 en 2024 geld over.

3) Een verklaring voor onderbesteding is zogenaamd planningsoptimisme waardoor het niet lukt om de geplande lasten daadwerkelijk te besteden. 4) De onderbezetting in de capaciteit van de ambtelijke organisatie kan ook leiden ook tot onderbesteding. In Den Helder was de gemiddelde onderbezetting in 2024 minder dan 1% €10.000 €5.000 €0 €5.000 €10.000 €15.000 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 Saldo van baten en lasten Begroot Laatste begroting Rekening Meevaller Tegenvaller Doe Mee 2025: Onderbesteding Rekenkamerbrief DoeMee Onderbesteding-Den Helder 20260415 3 van 5 van de formatie. “Gemiddeld” over heel Den Helder wil echter niet zeggen dat onderbe- zetting binnen een specifiek domein daar toch zorgt voor onderbesteding. Terwijl het financieel gezien over het geheel uit middelt. 5) De inhuur van extern personeel overschrijdt elk jaar ruimschoots de begrote bedragen . Het totaal van gemiddelde bezetting van intern personeel plus het aantal extern inge- huurde fte overschrijdt ook de beschikbare formatieruimte. 6) Er is gekeken naar de afschrijvingen. Het blijkt dat in de begroting sprake is van over- schatting van de lasten voor afschrijvingen. Overschatting van afschrijvingen is veelal een signaal dat er vertragingen zijn bij de uit- voering van grote projecten. 7) Grondexploitaties zijn gevoelig voor procedures en doorlooptijden.

Om die reden is daar ook naar gekeken, waarbij we kijken naar de periode 2017-2024 en de periode 2020-2024 om toeval uit te filteren. In periode 2017-2024 : Lasten vallen tegen en baten van grondexploitatie vallen mee. Dat wijst op versnelde verkoop van grond of op veel hogere kosten en verkoopprijzen dan waar mee was gerekend. In de latere jaren (2020-2024) is een verschuiving zichtbaar naar minder baten dan lasten. 8) Uit het onderzoek blijkt ook dat ontvangen en betaalde rente een rol spelen bij onderbe- steding. Rentelasten zijn regelmatig lager dan verwacht en rentebaten nemen vanaf 2022 juist toe. De nog onbestede rijksmiddelen spelen hierin een belangrijke rol, naast de ont- wikkeling van de marktrente. 9) Tot slot is er sprake van onderschatting van belastingen (anders dan OZB), met name in 2023 en 2024 v.w.b. Toeristenbelasting. 10) Daarnaast laten de algemene bevindingen zien dat huuropbrengsten en leges vaak pe s- simistisch worden ingeschat. Dit geldt ook voor Den Helder. Aanbevelingen aan de raad U als raad heeft mogelijkheden om in meer of mindere mate bij te sturen op de besteding van middelen in de begroting. De rekenkamer doet aanbevelingen om meer grip te krijgen op het fenomeen onderbesteding. In het landelijke rapport staan ook aanbevelingen voor andere partijen om de informatievoorziening rondom begrotingen en rekeningen te verbeteren.

Uit- eindelijk dragen die aanbevelingen ook bij aan het goed kunnen invullen van uw rol om mid- delen toe te wijzen aan de maatschappelijke doelen die u in Den Helder wilt bereiken. Via uw netwerk en de activiteiten van het college van B&W richting organisaties als VNG kunt u die aanbevelingen ook ondersteunen. Uit de conclusies komen de volgende concrete aanbevelingen voor de raad: 1. Vraag bij elke begrotingswijziging (die extra lasten voor het lopende jaar betreft) of er voldoende ambtelijke capaciteit is om het project voor te bereiden en uit te voeren. Vraag Doe Mee 2025: Onderbesteding Rekenkamerbrief DoeMee Onderbesteding-Den Helder 20260415 4 van 5 ook of externe partijen ook voldoende capaciteit hebben om het project daadwerkelijk uit te voeren. Soms is het nodig om tussentijds een nieuw project te autoriseren, maar laat bij twijfel de financiële en personele gevolgen in het volgende begrotingsjaar vallen. Vuist- regel: na de zomer nog extra lasten honoreren levert een hoog risico op onderbesteding op, dat geld kan vaak niet meer in het lopende jaar worden besteed. 2. Bespreek bij elk signaal van extra baten , waarvoor wordt voorges teld om ze nog in het lopende jaar te besteden, of het nog wel lukt om die baten in te zetten in het lopende jaar.

Weeg af de middelen toe te voegen aan de algemene reserve dan wel aan een be- stemmingsreserve gericht op besteding volgend jaar. Opm.: Extra baten/middelen die na de zomer beschikbaar komen, k unnen in de praktijk veelal niet meer in het lopende jaar worden besteed. 3. Maak bij de behandeling van de kadernota en de begroting een expliciet bespreekpunt van de trend van de eigen baten uit belastingen, leges en huren. Hier is vaak sprake van on- derschatting van de opbrengsten. 4. Vraag het College om informatie over de belangrijkste kostensoorten op hoofdlijnen met een vergelijking tussen begroting en rekening (omdat dit niet standaard in de begroting en rekening wordt vermeld). Kijk dan kritisch naar de ontwikkelingen bij lasten e igen perso- neel en inhuur, afschrijvingen in plaats van kapitaallasten, belasting en leges exclusief de OZB, rentelasten en -baten. Bespreek deze informatie in de auditcommissie. 5. In de paragraaf bedrijfsvoering (jaarrekening 2024: pg.73) staat financiële informatie over ‘Personeel en Inhuur’. Vraag het college om de raad goed te informeren over voortgang van activiteiten, eventuele personele knelpunten, oorzaken daarvan en acties om ze aan te pakken.

Doe Mee 2025: Onderbesteding Rekenkamerbrief DoeMee Onderbesteding-Den Helder 20260415 5 van 5 Bijlage 1 : Onderbesteding: wat is het? De gemeenteraad besluit bij de begrotingsbehandeling over financiële middelen om doelen te gaan bereiken. Gedurende het jaar kan de gemeenteraad de begroting wijzigen, hetzij om nieuwe doelen te realiseren, hetzij omdat blijkt dat er te veel of te weinig middelen beschik- baar zijn gesteld voor een eerder vastgesteld doel. Een begroting is een plan voor de besteding van middelen. Dat betekent dat er altijd afwij- kingen aan het eind van het jaar zullen zijn. Er zijn voor dit onderzoek drie vormen van on- derbesteding onderscheiden: 1. Minder productie, dienstverlening, subsidieverstrekking of projecten realiseren dan gepland waardoor lagere lasten in een begrotingsjaar ontstaan; 2. Het niet volledig gebruiken van toegekende lasten voor productie, dienstverlening, subsidieverstrekking of projecten terwijl die taken wel zijn gerealiseerd. Met andere woorden: het werk kon goedkoper worden gedaan. 3. Het niet volledig (kunnen) benutten van begrote of gedurende het jaar beschikbaar gekomen baten om de beoogde productie, dienstverlening, subsidieverstrekking of projecten tot stand te brengen. Onderbesteding gaat daarmee niet alleen om minder middelen besteden dan gepland maar ook om meer opbrengsten dan verwacht.

Gemeenten zijn voor hun opbrengsten in hoge mate afhankelijk van het Rijk. Dus als het Rijk aan de knoppen draait, dan heeft dat directe gevol- gen voor gemeenten. Ook opbrengsten waarvoor de gemeente geld van anderen dan het Rijk krijgt kunnen afwijken van de verwachting. Uit eerdere onderzoeken naar onderbesteding zijn een aantal factoren af te leiden die on- derbesteding kunnen verklaren. We noemen die hieronder kort. a. Planningsoptimisme: denken dat het lukt om een bepaalde taak uit te voeren zonder voldoende rekening te houden met vertraging in doorlooptijden van besluitvorming, b. Capaciteit, zowel ambtelijk als bij feitelijke uitvoerders: er zijn te weinig mensen om alle geplande taken uit te voeren, c. Tijd, dat wil zeggen moment van beschikbaar komen van middelen: het gebeurt vaak dat in de laatste maanden van het jaar (december zelfs) extra middelen beschikbaar komen. Die kunnen meestal pas volgend begrotingsjaar worden uitgegeven. d. De raming in de begroting is niet goed. Dat zegt iets over interne processen binnen de gemeente