Raadsvoorstel Functionaris Gegevensbescherming gemeenteraad.ll.pdf

Advies

Raadsvoorstel-advies Aan:

de gemeenteraad

Portefeuillehouder:

Burgemeester De Boer

Van team: Adviseur: E-mail:

Informatie en Techniek Petra Blekkink p.blekkink@denhelder.nl

Betrokken portefeuillehouder: Classificatie:

Openbaar

Kenmerk: 0000567872 Datum voorstel: 7 april 2026

Onderwerp:

Voorstel tot aanwijzen Functionaris Gegevensbescherming gemeenteraad Den Helder

Publiekssamenvatting: De gemeenteraad moet volgens de privacywetgeving een Functionaris Gegevensbescherming (FG) hebben. Deze functionaris houdt toezicht op hoe de gemeenteraad met persoonsgegevens omgaat. In de praktijk werkt één FG al voor zowel het college als de gemeenteraad, maar voor de raad is dat nog niet formeel geregeld. Daarom wordt voorgesteld dat de gemeenteraad het college toestemming geeft om de FG ook officieel voor de raad aan te wijzen. Dit zorgt voor duidelijke afspraken en een goede uitvoering van de privacywetgeving. Er zijn geen extra kosten of gevolgen voor inwoners. Geadviseerd besluit: De gemeenteraad besluit het college mandaat te verlenen voor het aanwijzen van de Functionaris Gegevensbescherming voor de gemeenteraad.

Aanleiding en context Op grond van artikel 37 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn alle overheidsorganen verplicht een Functionaris Gegevensbescherming (FG) aan te wijzen. De gemeenteraad is een apart bestuursorgaan en geldt, naast het college van burgemeester en wethouders, als een zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de eigen processen en de ondersteuning door de griffie. Hoewel in de praktijk één FG toezicht houdt op zowel de ambtelijke organisatie als de gemeenteraad, ontbreekt voor de gemeenteraad een formeel aanwijzingsbesluit. Om deze formele verplichting correct te borgen en efficiency en uniformiteit in de uitvoering te bevorderen, wordt voorgesteld dat de gemeenteraad het mandaat aan het college van burgemeester en wethouders verleent om de FG voor de raad aan te wijzen. Doelen en resultaten Met dit voorstel wordt beoogd de formele verplichtingen uit de AVG op een zorgvuldige en efficiënte wijze te borgen. Door de gemeenteraad mandaat te laten verlenen aan het college om de Functionaris Gegevensbescherming voor de raad aan te wijzen, ontstaat een duidelijk en juridisch houdbaar kader voor de toezichtfunctie op zowel het college als de raad.

Dit leidt tot uniformiteit in privacytoezicht, vermindert bestuurlijke belasting voor de raad en waarborgt dat één onafhankelijke FG op consistente wijze kan toezien op de gehele gemeentelijke organisatie. Het resultaat is een transparante en goed verantwoorde invulling van de wettelijke verplichtingen, passend bij de governance-structuur van de gemeente.

0000567872- pag. 1 van 3

Kaders en omstandigheden De verplichting voor overheidsorganen om een Functionaris Gegevensbescherming aan te wijzen volgt rechtstreeks uit artikel 37 van de AVG. De gemeenteraad functioneert daarin als een afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke met eigen wettelijke taken, processen en gegevensverwerkingen. Tegelijkertijd opereert de raad binnen de organisatorische context van de gemeente, waarbij de ambtelijke ondersteuning en het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid integraal worden uitgevoerd. Het aanwijzen van één FG voor zowel het college als de raad is toegestaan binnen de AVG, mits onafhankelijkheid, deskundigheid en voldoende tijdsbesteding zijn geborgd. De voldoende tijdsbesteding van de FG is geborgd doordat de organisatie extra capaciteit heeft ingericht op het gebied van privacybescherming. Met de inzet van een privacy officer voor de uitvoering en coördinatie van privacy taken wordt de FG ontlast in de operationele en tactische werkzaamheden, waardoor de FG zich ook kan richten op de onafhankelijke toezichtstaak voor de raad. De onafhankelijkheid van de FG is geborgd doordat de FG is aangewezen, de werkzaamheden zonder instructies kan uitvoeren en rechtstreeks toegang heeft tot de hoogste leiding binnen de organisatie, zoals de AVG vereist.

De deskundigheid is geborgd doordat de FG aantoonbaar is opgeleid en gekwalificeerd conform de eisen uit de AVG en beschikt over de benodigde kennis van privacywetgeving en gegevensverwerking binnen de publieke sector. Binnen deze omstandigheden is het verlenen van mandaat aan het college een passend instrument om de wettelijke verplichtingen proportioneel, efficiënt en consistent te organiseren. Argumenten en alternatieven Het mandateren van de aanwijzing van de Functionaris Gegevensbescherming aan het college biedt een efficiënte en eenduidige invulling van de wettelijke verplichting uit artikel 37 AVG. Hiermee wordt geborgd dat zowel het college als de gemeenteraad onder toezicht staan van één onafhankelijke FG, wat bijdraagt aan consistent toezicht, minder administratieve lasten en een heldere governance-structuur. Een alternatief is dat de gemeenteraad zelf een afzonderlijk aanwijzingsbesluit neemt of zelfs een eigen FG aanwijst. Dit laatste is echter organisatorisch minder wenselijk vanwege mogelijke versnippering, dubbele kosten en het risico op inconsistent privacytoezicht binnen dezelfde gemeentelijke organisatie. Ook het structureel apart aanwijzen van dezelfde FG door de raad verhoogt de bestuurlijke belasting zonder inhoudelijke meerwaarde. Het mandaat aan het college vormt daarmee het meest proportionele, uitvoerbare en juridisch houdbare alternatief.

Duurzaamheid Niet van toepassing. Bestuurlijke vernieuwing Niet van toepassing. Financiële consequenties Het verlenen van mandaat aan het college om de Functionaris Gegevensbescherming voor de gemeenteraad aan te wijzen heeft geen directe financiële gevolgen. De werkzaamheden van de FG voor zowel het college als de raad worden reeds uitgevoerd binnen de bestaande formatie en middelen voor privacy- en gegevensbescherming. Ook leidt dit voorstel niet tot extra inhuur of aanvullende structurele lasten. Door de aanwijzing binnen één geïntegreerde governance-structuur te organiseren, blijven de kosten beheersbaar en worden efficiencyvoordelen behouden. Uitvoering en planning Na vaststelling van het raadsvoorstel kan het mandaat direct worden benut. Het college stelt vervolgens het formele aanwijzingsbesluit voor de Functionaris Gegevensbescherming voor de gemeenteraad vast. De griffie wordt hierover geïnformeerd zodat dit besluit wordt opgenomen in de registratie en bekendmaking. De FG wordt daarna officieel in kennis gesteld van de uitbreiding van het takenpakket. De uitvoering kan binnen enkele weken na het raadsbesluit worden afgerond, zodat de toezichtfunctie voor zowel college als raad tijdig en volledig volgens de AVG is geborgd.

Communicatie Na het raadsbesluit wordt de gemeenteraad via de griffie geïnformeerd over de uitvoering van het mandaat en het formele aanwijzingsbesluit van het college. Tevens wordt de Functionaris Gegevensbescherming op de hoogte gesteld van de formele uitbreiding van zijn of haar toezichtdomein. Externe communicatie is niet vereist, omdat het een interne governance-wijziging betreft zonder gevolgen voor inwoners of organisaties. Wel wordt het besluit conform gebruikelijke procedures openbaar gemaakt via het raads- en collegebesluitenregister. 0000567872- pag. 2 van 3

0000567872- pag. 3 van 3