09 Verslag Agendacommissie 12 december 2022.pdf

Beknopt verslag van de vergadering van de agendacommissie van 12 december 2022 Aanwezig: C.M. Bazen, R.N. Bruin, H.M. Krul, B. Niggendijker, M. Pastoor, leden; J.A. de Boer, adviseur; M. Huisman, adviseur; F.V.A. Hoogervorst, raadsadviseur; K. van Veen, gemeentesecretaris. Afwezig: M.E. Dijk, lid.

1. Opening en mededelingen. De heer Krul zit deze vergadering voor. Er is een bericht van verhindering ontvangen van mevrouw Dijk. 2. Beknopt verslag van de vergadering van de agendacommissie op 14 november 2022. Het verslag is ongewijzigd vastgesteld. 3. Evaluatie van de afgelopen raads- en commissievergaderingen. De agendacommissie staat stil bij het hanteren van twee spreektermijnen in de raadsvergadering van 6 december 2023. Deze wijze van behandelen is ingegeven wegens het feit dat het (gewijzigde) raadsvoorstel niet was behandeld in commissieverband. Hiermee werd de mogelijkheid gecreëerd om ook het college van burgemeester en wethouders te bevragen. Afgesproken is dat behandeling in één termijn (met de mogelijkheid van interrumperen) de vaste werkwijze blijft. Als het wenselijk is, dan kan hiervan worden afgeweken. Dit moet dan wel vooraf kenbaar worden gemaakt aan de raad. Verder is aan de orde gekomen dat een aantal fracties twee woordvoerders hadden per onderwerp, maar ook dat vragen over sommige voorstellen door twee wethouders werden beantwoord. De discussie over de (on)wenselijkheid hiervan wordt doorverwezen naar het presidium. 4. Vooruitblik naar de komende raads- en commissievergaderingen en bespreking van de Bestuurlijke termijnkalender.

De agendacommissie bespreekt de volgende agenderingsverzoeken: Agenderingsverzoek voorstel tot vervangen traditionele sportveldverlichting voor LED verlichting. De agendacommissie stemt in met agendering in de commissie Maatschappelijke ontwikkeling van 10 januari 2023. Agenderingsverzoek Behoorlijk Bestuur v D-H & Julianadorp presentatie conceptplan FC Den Helder. De agendacommissie stemt in met agendering in de commissie Maatschappelijke ontwikkeling van 14 maart 2023 met de opmerking dat de fractie zelf verantwoordelijk is voor het uitnodigen van betrokkenen zoals die genoemd zijn in het agenderingsverzoek, waarbij de afvaardiging in de commissie beperkt dient te blijven tot de architect, één persoon als vertegenwoordiger van FC Den Helder en één persoon als vertegenwoordiger van de Sportfederatie. De agendacommissie adviseert de presentatie voorafgaand aan het voorstel van het college van burgemeester en wethouders met betrekking tot het Plan van aanpak accommodatie FC Den Helder te agenderen. Agenderingsverzoek Rapport Rekenkamercommissie Den Helder Effectiviteit milieu-gerelateerde VTHtaken Omgevingsdienst NHN. De heer Huisman deelt mee dat dit agenderingsverzoek inmiddels is achterhaald en dat de agendacommissie op korte termijn een nieuw agenderingsverzoek tegemoet kan zien.

1

Agenderingsverzoek Verhogen budget startersleningen Den Helder. De agendacommissie stemt in met agendering van dit onderwerp in de commissie Stadsontwikkeling en -beheer van 11 januari 2023. Als gevolg hiervan wordt de behandeling van de Omgevingsverordening, die ook op deze datum was voorzien, verplaatst naar de commissievergadering van 21 februari 2023. Vervolgens bespreekt de agendacommissie de bestuurlijke termijnkalender. De agendacommissie spreekt haar ongenoegen uit over het feit dat over een groot aantal moties en toezeggingen nog niet is vermeld wat de stand van zaken is, terwijl dit -gezien het tijdsverloop- al mogelijk zou moeten zijn. Daarnaast lopen een groot aantal moties/toezeggingen tegen een uiterste termijn (voor het kerstreces). De heer Van Veen zegt, na enige discussie, dat de agendacommissie ervan uit mag gaan dat de termijnen van de laatste toezeggingen op de lijst, waarbij de stand van zaken niet is ingevuld, worden gehaald. Eind deze week is hierover meer duidelijkheid. De heer Van Veen verzoekt om een afzonderlijke bijeenkomst met de agendacommissie over het plannen van de onderwerpen uit het collegeprogramma 2022-2026. Hij komt hierover nog in de lucht waarna dan een concrete datum kan worden gezocht. 5. Presentatie eigen bijdrage Wmo-taxivervoer. De agendacommissie neemt kennis van de hierover uitgebrachte raadsinformatiebrief.

Een verdere bespreking van dit onderwerp in commissieverband wordt voorzien in het tweede kwartaal van 2023. 6. Kwaliteit en aanlevering stukken voor raads- en commissievergaderingen. De heren Huisman en Hoogervorst lichten toe dat de kwaliteit van de raadsvoorstellen en conceptraadsbesluiten niet altijd goed is. Dit is vooral lastig omdat er tussen de aanlevering van de voorstellen bij de griffie en het moment dat de vergaderstukken moeten worden gepubliceerd weinig tijd zit om correcties aan te (laten) brengen. In voorkomende gevallen kan worden gewerkt met een zogenaamde oplegnotitie van de griffie, maar dit zorgt weer voor een ‘rommelig’ beeld en dito agendering en besluitvorming. Een oplegnotitie zou meer uitzondering dan regel moeten zijn. Hoewel het college over de raadsvoorstellen gaat en de raad over de raadsbesluiten, is het van belang dat beide op een goed kwaliteitsniveau worden gebracht. Dit is een regelmatig terugkerend onderwerp van bespreking bij de overleggen tussen de griffier en de gemeentesecretaris. De agendacommissie neemt kennis van de situatie. 7. Datum volgende vergadering agendacommissie. De eerstvolgende ‘fysieke’ vergadering van de agendacommissie staat gepland op maandag 16 januari 2023 aanvang 18.00 uur. 8. Rondvraag.

De heer Bruin wijst op een aantal bijeenkomsten die voorafgaand aan de raads- of commissievergaderingen worden gehouden (bijvoorbeeld de bijeenkomst van de Rekenkamercommissie op 19 december 2022) en vraagt zich af wat de rol van de agendacommissie hierin moet zijn. De agendacommissie vervult immers op basis van de verordening een coördinerende rol bij zaken voor de raad en raadscommissies. De vraag wordt gesteld wat allemaal onder de reikwijdte van deze bepaling zou moeten vallen. Daarnaast gaat het vaak om bijeenkomsten waarbij ‘derden’ de uitnodigende partij zijn. De agendacommissie dient in een later stadium te bezien over welke bijeenkomsten en op welke wijze hij zich een rol ziet toebedeeld. 9. Sluiting. De voorzitter sluit de vergadering rond 19.20 uur.

2