05 Agenda voor agendacommissie 8 mei 2023.pdf

Agenda voor de vergadering van de agendacommissie op maandag 8 mei 2023 om 18:00 in commissiekamer 2 aan de aan de Kerkgracht 1 te Den Helder. Aan de leden:

C.M. Bazen, M. Boessenkool, R.N. Bruin, M.E. Dijk, B. Niggendijker en M. Pastoor.

Cc-adviseurs: Raadsadviseur: Gemeentesecretaris: Afwezig:

M. Huisman (raadsgriffier). F. Blok. M. Pothast. J.A. de Boer (voorzitter van de raad).

AGENDA 1. Opening en mededelingen. 2. Beknopt verslag van de vergadering van de agendacommissie op 20 maart 2023. Voorgesteld wordt het verslag vast te stellen. 3. Evaluatie van de afgelopen raads- en commissievergaderingen. De agendacommissie wordt voorgesteld de afgelopen raads- en commissievergaderingen te evalueren. 4. Vooruitblik naar de komende raads- en commissievergaderingen en bespreking van de Bestuurlijke termijnkalender. De agendacommissie wordt voorgesteld de komende raads- en commissievergaderingen en de Bestuurlijke termijnkalender versie 20 april 2023 te bespreken. 5. Contact Jongeren Adviesraad met gemeenteraad en commissies. In de vergadering van 6 februari en 20 maart is gesproken over het contact tussen de Jongerenadviesraad (JAR) en de gemeenteraad en de commissies. De heer Niggendijker heeft in de vergadering van 20 maart aangegeven dat hij contact heeft gehad met de JAR. De JAR is enthousiast over het idee om aan hen de mogelijkheid te bieden per commissievergadering de standpunten van de JAR (voor de onderwerpen die de JAR van belang acht) naar voren te brengen. Daarnaast hebben de raads- en commissieleden op 20 april een ‘Meet & Greet’ met de JAR gehad waarbij over dit onderwerp is gesproken.

De agendacommissie dient de uitkomsten van de bijeenkomst van 20 april en de eerder genoemde optie om aan de JAR de mogelijkheid te bieden per commissievergadering de standpunten van de JAR (voor de onderwerpen die de JAR van belang acht) naar voren te brengen te betrekken bij de besluitvorming over hoe de JAR meer te betrekken bij gemeenteraad en commissies. 6. Toezeggingen in raads- en commissievergaderingen. In de raads- en commissievergaderingen is het altijd wat lastig te bepalen wat wél een toezegging is en wat niet. Daarom heeft de agendacommissie in het verleden daarover de volgende afspraken gemaakt: • De portefeuillehouder doet een toezegging. • De voorzitter herhaalt bij het afconcluderen van het agendapunt expliciet de toezegging van de portefeuillehouder en geeft hierbij expliciet aan dat het een toezegging betreft. • De portefeuillehouder, raad of raadscommissie koppelt, indien mogelijk, een tijdspad aan de toezegging. • De raadsadviseur neemt de toezegging op in de besluitenlijst van de desbetreffende vergadering. 1

Ondanks de nodige zorgvuldigheid kan het gebeuren dat er toezeggingen worden gedaan die tijdens de raads- of commissiebehandeling niet als zodanig worden opgepakt. Voorgesteld wordt daarom om bij het afconcluderen van het agendapunt niet alleen de reeds gedane toezeggingen te herhalen maar ook nogmaals expliciet te vragen of de commissie (of de wethouder) nog een toezegging mist. De agendacommissie wordt verzocht bovenstaande procedure te bespreken. 7. Roulatieschema commissievoorzitters. Regelmatig komt het voor dat de voorzitters van de commissie onderling ruilen. Om misverstanden te voorkomen dient de agendacommissie hier afspraken over te maken. 8. Datum volgende vergadering agendacommissie. De eerstvolgende ‘fysieke’ vergadering van de agendacommissie staat gepland op maandag 30 mei 2023 aanvang 18.00 uur. 9. Rondvraag. 10. Sluiting.

2