RIB toezichtverslag informatiebeheer 2021

Raadsinformatiebrief Registratienummer

13987648

Onderwerp

Raadsinformatiebrief toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2021 De gemeente ’s-Hertogenbosch beheert veel informatie van en over haar burgers en bedrijven. In het toezichtverslag van de gemeentearchivaris is de staat van het informatie- en archiefbeheer in 2021 binnen de organisatie beoordeeld. Dit oordeel wordt in het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht ook gedeeld met Gedeputeerde Staten van NoordBrabant

Aanleiding In het kader van de Wet revitalisering generiek toezicht wordt ieder jaar het informatie- en archiefbeheer beoordeeld. De gemeentearchivaris schrijft in zijn rol als horizontaal toezichthouder een toezichtverslag. Het College stelt dit toezichtverslag vast en informeert de Raad. Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant wil ieder jaar vóór 15 juli het verslag over het voorgaande jaar en een concreet verbeterplan ontvangen. www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Beoogd doel Voorafgaand aan de aanlevering van het toezichtverslag informatiebeheer bij Gedupeerde Staten informeren wij uw Raad over het toezichtverslag informatiebeheer 2021 en het verbeterplan.

Relevante besluitgeschiedenis …

Inhoud

Modern informatiebeheer De gemeente ’s-Hertogenbosch valt onder de Archiefwet 1995 en heeft een modern archief- en informatiebeheer. Toezicht en verslag Op grond van artikel 14 van de Archiefverordening van de gemeente ’s-Hertogenbosch brengt de gemeentearchivaris aan het college verslag uit over de uitoefening van het toezicht op de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, en over het beheer van www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

de archiefbewaarplaats waar zich de archiefbescheiden bevinden die wel zijn overgebracht. Het verslag dat is opgesteld naar aanleiding van het genoemde artikel schetst een beeld van de stand van zaken van het informatie- en archiefbeheer van de gemeente ’s-Hertogenbosch in 2021 en de mate waarin de organisatie in dat jaar voldeed aan de vereisten van de Archiefwet 1995 en de daaraan gerelateerde regelgeving. Het verslag is als bijlage toegevoegd. Het verslag is opgesteld aan de hand van acht Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Deze KPI’s zijn ontwikkeld door de VNG op basis van de eisen die de archiefwetgeving stelt aan de overheid. Door het beantwoorden van de bij de archief-KPI’s behorende vragen blijkt in hoeverre de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. Ook de ingevulde KPI-vragenlijst is als bijlage toegevoegd. Verbeterplan 2022 Het informatie- en archiefbeheer is op orde maar in het toezichtverslag worden een aantal verbeterpunten gesignaleerd. Om deze verbeterpunten te realiseren is een SMART-verbeterplan opgesteld. De in het verbeterplan genoemde punten worden zoveel mogelijk nog in 2022 gerealiseerd. Het verbeterplan is eveneens als bijlage toegevoegd. Aanlevering bij provincie Op grond van de Wet revitalisering generiek toezicht legt ons college aan uw raad verantwoording af over het gemeentelijke archief- en informatiebeheer.

Daarnaast worden het toezichtverslag en www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

het verbeterplan naar Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Brabant gezonden. De provincie zal vervolgens een oordeel geven over het verslag en het verbeterplan. Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van ‘s-Hertogenbosch, De gemeentesecretaris,

De burgemeester,

drs. B. van der Ploeg

drs. J.M.L.N. Mikkers

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Toezichtverslag informatiebeheer 2021 Ingevulde KPI-vragenlijst 2021 Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2022 Brief aan Gedeputeerde Staten provincie Noord-Brabant

Registratienummer

13987648

Raadsvergadering Portefeuillehouder

12 juli 2022 RJJ Geers www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704

Sector/Afdeling Inlichtingen

M&D/SIM BAZ-M&D N. Schelstraete n.schelstraete@s-hertogenbosch.nl (073) 6159078

www.s-hertogenbosch.nl Correspondentie-adres: Postbus 12345 5200 GZ ’s-Hertogenbosch KvK nr 17278704