Bijlage 2 - Programma van Eisen

Bijlage 6 - Programma van Eisen Omschrijving Algemene eisen 1. De Opdrachtnemer (en eenieder waarvan hij zich bedient bij de uitvoering van de Overeenkomst en daaronder gegeven opdracht(en)) handelt bij uitvoering van deze Overeenkomst conform de (Nederlandse en Europese) wetten, verordeningen, maatregelen en voorschriften- die door de rijksoverheid, de provinciale en/of gemeentelijke overheid dan wel door ander daartoe aangewezen organen zijn vastgesteld ten aanzien van de te leveren Producten en diensten. 2. De Opdrachtgever accepteert na gunning slechts die Onderaannemer(s) die gedurende de aanbestedingsprocedure als zodanig zijn aangemerkt en die voldaan hebben aan alle procedurele vereisten die hiervoor zijn beschreven. Na gunning is wijziging/toevoeging van onderaannemer(s) slechts mogelijk indien Opdrachtgever hiervoor schriftelijke goedkeuring heeft gegeven. 3. Alle communicatie (correspondentie, e-mail, facturatie, evaluatie etc.) tijdens de uitvoering van de Overeenkomst geschiedt in de Nederlandse taal. Nr. Omschrijving Controlewerkzaamheden 4. De certificerende functie is voorbehouden aan de beroepsgroep van Registeraccountants (als bedoeld in art. 393, 1 lid, boek 2 BW). 5.

De aard en omvang van de werkzaamheden bepaalt de accountant op basis van de nadere voorschriften controle- en overige standaarden (NV COS) zoals opgenomen in de Handleiding Regelgeving Accountancy (HRA). De opdrachtnemer houdt zich aan de fundamentele beginselen opgenomen in de 6. Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). De controle van de jaarrekening moet gebaseerd zijn op huidige (en toekomstige) regelgeving, waaronder:  Gemeentewet;  Besluit Begroting en Verantwoording; 7.  Nederlandse controlestandaarden (NV COS);  Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden;  Kadernota Rechtmatigheid;  Besluit Single Information en Single Audit (SiSa);  Geldende gemeentelijke regelingen en verordeningen Risico’s die de opdrachtgever loopt enerzijds gerelateerd aan de opgemaakte jaarrekening 8. en anderzijds door gewijzigde externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de exploitatie van de opdrachtgever, dienen actief gesignaleerd te worden. Voor de controle van deelverantwoordingen zijn doorgaans specifieke, per doelfinanciering bepaalde, regelgeving en controlevoorschriften van belang. Bij opdrachtnemer is er 9. voldoende aantoonbare kennis en ervaring aanwezig om de opdracht met expertise uit te voeren.

De opdrachtgever kan verzoeken om optionele werkzaamheden uit te voeren op het terrein van accountantscontrole, bijvoorbeeld het afgeven van specifieke controleverklaringen. In dat geval zal opdrachtgever hiervoor een aparte prijs opvragen. Indien deze offerte naar 10. oordeel van de opdrachtgever niet passend is, behoudt opdrachtgever zich echter het recht voor om de betreffende optie(s) alsnog aan een derde op te dragen of - indien vereist - aan te besteden. e

Accountantsdiensten

Gemeente ’s-Hertogenbosch

1

Nr. Omschrijving Producten 11. Producten ten behoeve van de Raad:  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen (inclusief in ieder geval ook managementsamenvatting, opsomming van de geconstateerde fouten en risicoinschatting) betreffende de jaarrekening in overeenstemming met daartoe opgestelde planning;  Presentatie van het verslag van bevindingen tijdens informeren en ontmoeten.  Incidentele opdrachten, per opdracht schriftelijk te verlenen. 12. Producten ten behoeve van het College: 

De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen betreffende de jaarrekening in overeenstemming met daartoe opgestelde planning;  De afstemming over de interim bevindingen betreffende de jaarrekening met de wethouder financiën uiterlijk 10 december;  De managementletter interim bevindingen, ten behoeve van het college, uiterlijk 31 december van ieder boekjaar;  Bespreking van voortgang en bevindingen van de geleverde producten met directeur Middelen & Dienstverlening  Incidentele opdrachten, per opdracht schriftelijk te verlenen. 13. De opdrachtnemer dient zich ervan te vergewissen dat gevraagd wordt enerzijds zorgvuldig en anderzijds effectief te acteren in een speelveld van college-raad en college-ambtelijke organisatie. Nr. Omschrijving Planning controlewerkzaamheden 14. De planning Jaarrekening zoals wordt gehanteerd door opdrachtgever. De planning is jaarlijks op hoofdlijnen hetzelfde, maar week in 2023 af in verband met implementatie Unit4. Derhalve is de planning van 2022 maatgevend. De planning is toegevoegd als Bijlage 8. 15. Voorafgaand aan de controle wordt een controleplan inclusief planning opgesteld wat besproken wordt met directeur Middelen & dienstverlening 16. Uitvoering van de interim-controle in de maand oktober/november en uitbrengen van de managementletter voor 31 december van ieder boekjaar. 17.

De gemeente gaat uit van de behandeling van de jaarstukken in de raadvergadering van juni wat betekent dat het verslag van bevindingen 3 a 4 weken eerder definitief klaar moet zijn. Uiterlijk op de datum van Informeren en Ontmoeten dient de controleverklaring getekend te worden. Nr. Omschrijving Accountantsverklaring bij de jaarrekening 18. De controlewerkzaamheden ten behoeve van de accountantsverklaring bij de jaarrekening is inclusief de regelingen die voor opdrachtgever onderdeel uitmaken van de SiSa-controle en –verklaring. In de bijlage 9 is de lijst van SiSa-controles voor de jaarrekening 2023 opgenomen. 19. Opdrachtnemer dient te specificeren welke informatie benodigd is, naar inhoud en termijnen van de door opdrachtgever op te leveren stukken (Prepared by Client List). Toekomstige veranderingen zullen jaarlijks voor aanvang van de accountantscontrole aan de opdrachtgever worden overlegd.

Accountantsdiensten

Gemeente ’s-Hertogenbosch

2

Nr. Omschrijving Controletoleranties 20. Conform artikel 2 van de Verordening controle financieel beheer en organisatie 2023 gemeente 's-Hertogenbosch (artikel 213 gemeentewet) dienen de volgende toleranties te worden gehanteerd:  de toe te passen goedkeuringstoleranties bedraagt 1%  de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid bedraagt 1%  de rapportagetoleranties is € 500.000 Genoemde verordening is als bijlage 11 bijgevoegd. Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening spelen de goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt een goedkeurend accountantsverklaring afgegeven. Als een der of beide goedkeuringstolerantie(s) wordt overschreden zal geen goedkeurende accountantsverklaring, maar een van de drie andere hieronder aangegeven oordelen, worden verstrekt door de accountant. Hierbij is aansluiting gezocht bij de bepalingen van het Besluit Accountantscontrole Gemeenten (BAG) en de lokale Verordening controle en financieel beheer 2023. Nr. Omschrijving Verslag van bevindingen 21.

Het verslag van bevindingen dient te voldoen aan de volgende vormvereisten:  Helder en transparant geschreven voor de Raad met, daartoe, een samenvatting van de aspecten die van belang zijn voor de controlerende taak van de Raad;  Aansluitend op en consistent met vorige verslagen van bevindingen;  Conform het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. 22. In het verslag van bevindingen besteedt de opdrachtnemer in ieder geval aandacht aan:  De door of namens de gemeenteraad geformuleerde speerpunten ten behoeve van de accountantscontrole;  De te rapporteren fouten en onzekerheden;  Signaleringen van tekortkomingen, risico’s en positieve ontwikkelingen ten aanzien van het financieel beheer en de financiële organisatie met, waar nodig en mogelijk, suggesties (adviezen) voor concrete maatregelen;  Beoordeling van de jaarlijkse planning en control cyclus, echter slechts indien en voor zover dit van bestuurlijke betekenis is.

Accountantsdiensten

Gemeente ’s-Hertogenbosch

3

Nr. Omschrijving Interim-controle 23. Rapportage vindt plaats door middel van een managementletter die primair ten dienste staat van de besturing van de organisatie van de opdrachtgever. Daarom wordt de managementletter aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders en ontvangt het gemeentelijk management team/concerncontroller (gelijktijdig) een afschrift. 24. De opdrachtnemer dient de rapportages transparant op te stellen dat wil zeggen dat de bevindingen duidelijk geformuleerd moeten zijn, in rapportages een consistente gedragslijn te worden gehanteerd en tekortkomingen en risico’s dienen tijdig signaleert te worden en hierbij wordt verwacht dat oplossingsgerichte adviezen worden gegeven. Tevens dient de opdrachtnemer positieve ontwikkelingen die in het oog springen in zijn rapportage op te nemen, de rapportages op elkaar af te stemmen en te zorgen voor eenzelfde niveau van rapporteren. 25. De opdrachtnemer dient in ieder geval aandacht te besteden aan:  De kwaliteit van de bedrijfsvoering/ financiële processen;  Het functioneren van de administratieve organisatie;  De kwaliteit van het systeem van interne beheersing;  De getrouwheid en rechtmatigheid op procesniveau;  De risicoanalyse per proces en in totaal;  De bijzonderheden en verbeterpunten ten aanzien van deelverklaringen;  De voorgestelde maatregelen (adviezen). 26.

De opdrachtgever gaat ervan uit dat de SiSa-regelingen integraal onderdeel uitmaken van de interim-controle. Nr. Omschrijving Deelcontroles 27. Deelcontroles binnen de certificerende functie, die buiten de SiSa-regeling vallen, zijn gericht op het verkrijgen en afgeven van deelverklaringen inzake bijvoorbeeld de besteding van doelfinancieringen verkregen van verschillende ministeries, provincies, de EU en overige fondsen. 28. Controles van deelverantwoordingen zullen telkens opnieuw en expliciet aan de opdrachtgever geoffreerd dienen te worden, waarbij laatstgenoemde zich het recht voorbehoud meerdere offertes op te vragen en een eventuele opdracht aan een derde partij te gunnen. De opdrachtgever gaat er vanuit dat de tarieven zoals gevraagd in paragraaf 5.1 ook gehanteerd zullen worden voor eventuele aanvullende werkzaamheden.

Accountantsdiensten

Gemeente ’s-Hertogenbosch

4

Nr. Omschrijving Samenstelling controleteams 29. Wisselingen in de samenstelling van het controleteam dienen, ten gevolge van extra interne belasting/ kosten voor de opdrachtgever, zoveel mogelijk te worden beperkt. 30. Binnen het team zal een goede kennisoverdracht plaats moeten vinden en de rolverdeling dient duidelijk te zijn. 31. Het team dat de tussentijdse controle uitvoert zal uit efficiency oogpunt in principe ook de eindcontrole uitvoeren. 32. De opdrachtnemer dient de intentie uit te spreken dat minimaal de verantwoordelijke partner en de eerst verantwoordelijke manager voor de uitvoering van de controle, de eerste drie jaar dezelfde personen blijven. Na verloop van tijd wordt echter wel een gestructureerde roulatie in de controleteams verwacht 33. In geval van wijziging door de opdrachtnemer in het controleteam heeft de opdrachtgever de mogelijkheid om na twee wisselingen van de desbetreffende partner of eerst verantwoordelijke manager het lopende contract binnen 6 maanden na deze wisseling zonder rechtelijke tussenkomst eenzijdig te ontbinden zonder daarvoor een opdrachtnemer ook maar enige vorm van schadevergoeding, hoe dan ook genoemd, verschuldigd te zijn.

Accountantsdiensten

Gemeente ’s-Hertogenbosch

5