Raadscommunicatieplan gemeenteraad De Wolden
Tekst van het document
Raadscommunicatieplan gemeenteraad De Wolden 2024-2028 Actief en betrokken
Zuidwolde, juli 2024
Inhoudsopgave Aanleiding ............................................................................................................ 3 4DeWolden ........................................................................................................... 4 Wat is raadscommunicatie? ..................................................................................... 5 Belang van raadscommunicatie ............................................................................... 5 Doelgroepen ......................................................................................................... 6 8 inwonersprofielen ............................................................................................... 7 Communicatiemiddelen .......................................................................................... 9 Doelstellingen raadscommunicatie ..........................................................................11 Uitkomsten werksessie gemeenteraad De Wolden .....................................................11 Initiatieven ..........................................................................................................12 Planning en uitvoering ...........................................................................................14
2
Aanleiding Het presidium heeft aangegeven de huidige vergadersystematiek 3DeWolden te willen evalueren. Uit de evaluatie blijkt dat er behoefte is om de huidige vergadersystematiek aan te passen. De gemeenteraad van De Wolden wil vanaf het nieuwe politieke seizoen in september 2024 naast de introductie van een nieuwe vergadersystematiek ook de communicatie nog verder verbeteren om inwoners te blijven betrekken en informeren over de lokale politiek. In dit voorliggende plan wordt gekeken naar hoe de raadscommunicatie in De Wolden zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld. Daarnaast wordt meegenomen wat er op dit moment gedaan wordt aan raadscommunicatie en waar de kansen en ruimte liggen voor verbetering van de zichtbaarheid van de gemeenteraad. De afgelopen jaren is er gebouwd aan een goede basis wat betreft raadscommunicatie. Het resultaat is dat de informatie van de gemeenteraad goed vindbaar is via het eigen raadsinformatiesysteem (Notubiz) van De Wolden. En de ontwikkelingen vanuit de gemeenteraad vindt via de gemeentelijke communicatiekanalen en de lokale media zijn weg naar de samenleving. Inwoners die de gemeentelijke communicatiekanalen en de lokale media volgen zijn daarmee in de mogelijkheid om goed op de hoogte te blijven van de lokale politiek.
In dit plan worden concrete voorstellen gedaan om het bereik verder te verbreden, de verbinding met lokale initiatieven op te zoeken en zo het contact en de interactie tussen inwoners en de raad verder tot stand te brengen.
Afbeelding 1. Nieuwe vergadersystematiek 4DeWolden op basis van het BOB-model.
3
4DeWolden De nieuwe werkwijze is gebaseerd op het BOB-model, dat staat voor beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Elke donderdagavond heeft de gemeenteraad een activiteit, met elk een eigen thema en een mix tussen dialoog, debat, participatie en besluitvorming. Met dit nieuwe plan kunnen inwoners van De Wolden beter zien hoe beslissingen genomen worden. Ook worden de debatten interessanter om te volgen en worden de drukke momenten beter verdeeld over de maand. Daarnaast is er met deze nieuwe werkwijze meer ruimte om de lange termijnplanning beter te laten aansluiten op het raadsbreedprogramma en is een snellere doorlooptijd van ingekomen stukken mogelijk. Uitleg nieuwe werkwijze Alle raadsactiviteiten vinden plaats op de donderdagavond. De agendacommissie deelt elke maand op basis van de aangeleverde informatie de maand in. Deur geven Op de eerste donderdagavond van de maand is er een informerende avond, waarbij informatie gedeeld wordt. Dit kunnen wethouders, ambtenaren, inwoners of experts zijn die vertegenwoordigers van onderwerpen zijn die op de agenda van de raad staan of komen te staan. Deze vergadering vindt plaats in de vorm van een presentatie of gesprek en daarna kunnen raadsleden (technische) vragen stellen. Deze avond is openbaar, tenzij de raad daarover een andere beslissing neemt.
Deur spitten Op de tweede donderdagavond staat een opiniërende vergadering op de agenda. Raadsleden vormen deze avond een mening en kunnen wethouders rechtstreeks vragen stellen of vooraf technische vragen stellen. Ook kunnen inwoners deze avond komen inspreken. Raadsleden kunnen die avond ook moties en amendementen aankondigen. De mogelijkheid bestaat dat er tijdens het tweede deel van deze avond gestemd wordt over hamerstukken en bestemmingsplannen zodat er sprake is van een snellere doorlooptijd. Deze avond is openbaar, tenzij de raad daarover een andere beslissing neemt. D’r op uut De derde donderdagavond van de maand staat in het teken van participatie, in het kader van de volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad waarbij bijvoorbeeld een dialoogbijeenkomst kan worden georganiseerd. Of raadsleden kunnen door inwoners worden uitgenodigd op locatie of de gemeenteraad gaat op werkbezoek, of de raadsleden kunnen een cursus of opleiding volgen. D’r op an Tot slot is er op de laatste donderdagavond van de maand de besluitvormende raadsvergadering, op dat moment komt het erop aan. Aan het einde van het proces neemt de gemeenteraad op basis van een debat en ingebrachte moties of amendementen uiteindelijk een besluit.
4
Wat is raadscommunicatie? Raadscommunicatie is communicatie vanuit de gemeenteraad en vertegenwoordigt de gemeenteraad als geheel. De communicatie wordt verzorgd door de communicatieadviseur van de griffie. (Partij)politieke standpunten communiceren is de verantwoordelijkheid van de politieke partijen of raadsleden zelf. Raadscommunicatie draagt bij aan de profilering en zichtbaarheid van de gemeenteraad en het raadswerk. Het heeft als doel om de samenleving te informeren en de betrokkenheid van de samenleving bij de lokale democratie te vergroten. De communicatie is politiek neutraal, feitelijk en heeft vier doelen: -
De samenleving informeren over de lokale politiek; De zichtbaarheid van de gemeenteraad vergroten; De bekendheid van het werk van de gemeenteraad vergroten; De inwoner betrekken (participeren) bij politieke besluitvorming.
Belang van raadscommunicatie Raadscommunicatie is belangrijk om verschillende redenen. Allereerst draagt het bij aan transparantie en openheid. Raadscommunicatie zorgt ervoor dat de besluitvorming en activiteiten van de gemeenteraad openbaar en transparant zijn voor inwoners, (maatschappelijke) organisaties, ondernemers en andere belanghebbenden. Dit helpt bij het versterken van het vertrouwen en de geloofwaardigheid in de lokale politiek. Ten tweede versterkt raadscommunicatie de burgerparticipatie. Door actief te communiceren met inwoners, kunnen zij op de hoogte worden gehouden van het werk van de gemeenteraad en worden zij uitgenodigd om deel te nemen aan het besluitvormingsproces. Dit draagt bij aan het vergroten van de betrokkenheid en participatie van inwoners in de lokale politiek. Daarnaast vergroot raadscommunicatie de informatievoorziening. Raadscommunicatie zorgt ervoor dat inwoners, (maatschappelijke) organisaties, ondernemers en andere belanghebbenden op de hoogte worden gehouden van belangrijke beslissingen, activiteiten en andere ontwikkelingen binnen de gemeente. Dit helpt bij het informeren en betrekken van de samenleving bij de lokale vraagstukken en projecten.
In de ‘Agenda Lokale Democratie’ van maart 2015 stelt de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties dat goede informatievoorziening een randvoorwaarde is voor een goed functionerende lokale democratie: Een goede informatievoorziening over de lokale beleids- en besluitvorming en de prestaties van politici en bestuurders is een randvoorwaarde voor een goed functionerende lokale democratie. Traditioneel zijn de media hierin een belangrijke intermediair, maar ook gemeenten zouden er zorg voor moeten dragen dat hun inwoners goed geïnformeerd worden en er voldoende mogelijkheden zijn om zich te laten informeren. Als laatste draagt raadscommunicatie bij aan verantwoording. Door transparant te communiceren over het werk van de gemeenteraad, kunnen raadsleden of het bestuur worden aangesproken op hun beslissingen en verantwoordelijkheden. Dit draagt bij aan de democratische controle en verantwoording van het lokale bestuur.
5
Uitgangspunten: -
-
Informeel taalgebruik op B1-niveau. Duidelijke, korte, makkelijke en actieve zinnen. De informatie die gedeeld wordt is politiek neutraal en feitelijk. (Partij)politieke standpunten communiceren is de verantwoordelijkheid van de politieke partijen of raadsleden zelf. De griffie (communicatieadviseur) is verantwoordelijk voor de uitvoering van de raadscommunicatie.
Doelgroepen Raadscommunicatie kan delen op interne communicatie (binnen de gemeenteraad of de interne organisatie), externe communicatie (richting samenleving en media) of de communicatie tussen gemeenteraad en college van B&W. De doelgroepen van dit communicatieplan zijn verdeeld in drie categorieën. De raadscommunicatie richt zich op: 1. Alle inwoners, (maatschappelijke) organisaties, ondernemers en andere belanghebbenden in De Wolden, die: - Geïnteresseerd zijn in de lokale politiek en de besluiten van de gemeenteraad willen volgen. - Een specifiek onderwerp willen volgen. - Invloed willen uitoefenen op een specifiek onderwerp of proces. - Mogelijk politiek actief willen worden. Inwoners moeten kunnen vinden wat de rol van de gemeenteraad is, wie er in de gemeenteraad zitten, wat de gemeenteraad besluit, hoe dat besluit tot stand komt en hoe inwoners daar invloed op kunnen hebben. Daarnaast moeten zij weten hoe ze in contact komen met de gemeenteraad of een individueel raadslid. Ook moeten inwoners op de hoogte kunnen zijn van de agenda van de gemeenteraad en het nieuws vanuit de gemeenteraad. 2. De interne organisatie - Ambtenaren, bestuur, college en gemeenteraad moet zich bewust zijn dat zij onderdeel zijn van een politieke organisatie en wat hun rol daarbinnen is.
- De interne organisatie moet op de hoogte zijn van de politieke verhoudingen en de stand van zaken binnen de gemeenteraad. - De interne organisatie moet weten hoe het voorgestelde beleid is ontstaan en wat de besluiten zijn van de gemeenteraad en de gevolgen daarvan op de interne organisatie. Door de gemeenteraad en de lokale politiek te volgen begrijpen ambtenaren beter waarom een voorstel steun krijgt of juist niet vanuit het bestuur, college of gemeenteraad en de mogelijke effecten van de beslissingen. 3. Lokale pers/ media - Lokale pers en mediakanalen die willen uitdragen en informeren wat er speelt in De Wolden en in de verschillende dorpen en kernen van de gemeente ondersteunen.
6
8 inwonersprofielen Om rekening te houden met de wensen en communicatievoorkeuren van de voornaamste doelgroep, de inwoners, is gebruik gemaakt van het segmentatiemodel van Citisens. Citisens heeft een segmentatiemodel met acht betrokkenheidsprofielen ontwikkeld op basis van eigen onderzoek en data van het CBS. De samenstelling van deze groepen inwoners vormen verschillend onderling van elkaar op basis van (zelf)vertrouwen, betrokkenheid, sociaaleconomische kenmerken, communicatievoorkeuren en participatievoorkeuren. De acht profielen zijn: -
Idealistische Globalisten Bescheiden Grijzen (Re)actieve Emptynesters Eigenzinnige Lokalen Ik-gerichte Starters Gehaaste Gezinnen Alerte Families (26% in De Wolden) Stille Overlevers
De kenmerken per profiel: Idealistische Globalisten Leeftijd: 18-40 Opleidingsniveau: theoretisch en wetenschappelijk opgeleid Inkomen: boven modaal Werk of studie: ZZP’ers, studenten en managers Houden zich bezig met: verkeer en bereikbaarheid en maatschappelijke thema’s als armoede Nieuwsbronnen: online nieuwsplatforms Huishouden: huisgenoten of met een partner Participatievoorkeuren: online bijeenkomst of online inwonerspanel Communicatievoorkeuren: online bewonersavond of online platform Bescheiden Grijzen Leeftijd: 65+ Opleidingsniveau: praktisch opgeleid Inkomen: iets beneden modaal Werk of studie: gepensioneerd Houden zich bezig met: zorg en veiligheid Nieuwsbronnen: tv of regionale krant Huishouden: alleen of met hun partner Participatievoorkeuren: e-mail, brief per post of een papieren enquête Communicatievoorkeuren: huis-aan-huisblad (Re)actieve Emptynesters Leeftijd: 45+ Opleidingsniveau: praktisch en theoretisch opgeleid Inkomen: boven modaal Werk of studie: (pre)pensioen Houden zich bezig met: veiligheid en zorg Nieuwsbronnen: tv of de krant Huishouden: samenwonend Participatievoorkeuren: bewonersbijeenkomst of e-mail Communicatievoorkeuren: (digitale) nieuwsbrief of huis-aan-huisblad
7
Eigenzinnige Lokalen Leeftijd: 30-70 Opleidingsniveau: praktisch opgeleid Inkomen: modaal/ iets beneden modaal Werk of studie: loondienst, ook vaker werkzoekend of arbeidsongeschikt Houden zich bezig met: veiligheid en werk en inkomen Nieuwsbronnen: tv of online nieuwsplatforms Huishouden: varieert Participatievoorkeuren: offline, bijvoorbeeld in een persoonlijk gesprek Communicatievoorkeuren: e-mail of sociale media Ik-gerichte Starters Leeftijd: tot 35 Opleidingsniveau: praktisch of theoretisch opgeleid Inkomen: modaal Werk of studie: loondienst Houden zich bezig met: asiel en integratie en verkeer en bereikbaarheid Nieuwsbronnen: online nieuwsplatforms Huishouden: alleenstaand of samenwonend Participatievoorkeuren: inwonerspanel of online platform Communicatievoorkeuren: online bewonersavond of sociale media Gehaaste Gezinnen Leeftijd: 30-65 Opleidingsniveau: theoretisch en wetenschappelijk opgeleid Inkomen: boven modaal Werk of studie: relatief vaak een managementfunctie of zelfstandig ondernemer Houden zich bezig met: onderwijs en school en cultuur en sport Nieuwsbronnen: tv of online nieuwsplatforms Huishouden: gezin met kinderen Participatievoorkeuren: online enquête of online platform Communicatievoorkeuren: (digitale) nieuwsbrief of online bewonersavond Alerte Families Leeftijd: 30-65 Opleidingsniveau: praktisch opgeleid Inkomen: beneden modaal Werk of studie:
loondienst in de technische sector of de gezondheidszorg Houden zich bezig met: onderwijs en school Nieuwsbronnen: tv of online nieuwsplatforms Huishouden: gezin met kinderen Participatievoorkeuren: (online) enquête of sociale media Communicatievoorkeuren: sociale media Stille Overlevers Leeftijd: 30-65 Opleidingsniveau: praktisch opgeleid Inkomen: beneden modaal Werk of studie: loondienst of werkzoekend Houden zich bezig met: werk en inkomen en maatschappelijke thema’s als armoede Nieuwsbronnen: tv, online nieuwsplatforms of sociale media Huishouden: vaker alleenstaand Participatievoorkeuren: sociale media of een (papieren) enquête Communicatievoorkeuren: brief per post
8
Communicatiemiddelen In dit voorliggende plan wordt gekeken naar hoe de raadscommunicatie in De Wolden zich de afgelopen jaren heeft ontwikkeld en wat er op dit moment wordt gedaan aan raadscommunicatie. Hieronder volgt een overzicht van de middelen waarmee de gemeenteraad nu communiceert. •
Westervelder Wolder Courant rubriek ‘Nieuws uit de raad’
De rubriek ‘Nieuws uit de raad’ is onderdeel van de twee pagina’s van De Wolden met wekelijkse informatie van de gemeente in de lokale krant: de Westervelder Wolder Courant. De rubriek ‘Nieuws uit de raad’ bevat publicaties over de gemeenteraad die geschreven worden door de griffie (communicatieadviseur). In deze rubriek worden opgenomen: -
De agenda van de raadsvergaderingen Uitleg vragenhalfuur en inspreekrecht Artikelen over nieuws uit de raadsvergaderingen
De Westervelder Wolder Courant verschijnt elke woensdag in de gemeenten Westerveld en De Wolden. De bezorging is huis-aan-huis en op afgiftepunten. Het lokale nieuwsblad heeft een wekelijkse oplage van 21.600 exemplaren. Doelgroep: inwoners (Bescheiden Grijzen en (Re)actieve Emptynesters) en lokale pers/ media. •
Gemeentelijke website en raadsinformatiesysteem
Op de website van gemeente De Wolden is algemene informatie te vinden over de gemeenteraad en het college via ‘raad en college’. Voor meer specifieke informatie over de gemeenteraad wordt de bezoeker doorverwezen naar de eigen website van de gemeenteraad: dewolden.raadsinformatie.nl. Daarop staat wat de raad precies doet, welke raadsleden er in de gemeenteraad zitten, het nieuws uit de raad en hoe de inwoner invloed kan uitoefenen. De raadsvergaderingen zijn live te volgen (audio en video) en kunnen ook achteraf worden teruggekeken. Na de vergaderingen worden ook de amendementen en moties aan de vergaderstukken toegevoegd, deze stukken zijn openbaar. Op het eigen raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad wordt het volgende gepubliceerd: -
De agenda met aankomende raadsvergaderingen en bijeenkomsten of activiteiten Livestream raadsvergadering met bijbehorende agenda en stukken Artikelen over nieuws uit de raadsvergaderingen Overzicht gemeenteraad Uitleg taken en werkwijze gemeenteraad Overzicht van raadscommissies en griffie Uitleg vragenhalfuur, inspreekrecht en burgerinitiatief Overzicht geheimhoudingsregister en geschenkenregister
Doelgroep: inwoners (Idealistische Globalisten, Eigenzinnige Lokalen, Ik-gerichte Starters, Gehaaste Gezinnen, Alerte Families en Stille Overlevers), interne organisatie en lokale pers/ media. De informatie op de gemeentelijke website en het raadsinformatiesysteem wordt beheerd en aangevuld door de griffie (communicatieadviseur) in samenwerking met de externe partij Notubiz in opdracht en onder toezicht van de griffie.
9
•
Social media
Namens de gemeenteraad worden via verschillende online communicatiekanalen informatie gedeeld om inwoners en andere belanghebbenden te informeren en de interactie aan te gaan. Er worden berichten geplaatst over belangrijke of interessante besluiten, activiteiten, ontwikkelingen, projecten en over raadsvergaderingen van de gemeenteraad. Daarnaast draagt het gebruik van de sociale media bij aan de vindbaarheid van de gemeentelijke website en het raadsinformatiesysteem. De communicatiekanalen bestaan uit: -
X (906 volgers)
X of beter bekend als Twitter is een social mediaplatform waar voornamelijk politici, media en opiniemakers met een gemiddelde leeftijd tussen de 26 tot 42 jaar gebruik van maken. X is als platform geschikt om snel nieuws te kunnen delen, in te kunnen spelen op actuele gebeurtenissen of voor crisiscommunicatie. Doelgroep: inwoners (Idealistische Globalisten, Eigenzinnige Lokalen, Ik-gerichte Starters, Gehaaste Gezinnen, Alerte Families en Stille Overlevers) en lokale pers/media. -
Facebook (511 volgers)
Facebook wordt voornamelijk gebruikt door mensen met een gemiddelde leeftijd boven de 35 jaar. Facebook is een geschikt platform om nieuws en informatie te delen. Het platform leent zich goed om de gemeenschap te betrekken, bewustzijn te vergroten en interactie te bevorderen. Daarnaast kan op Facebook goed gemeentelijke initiatieven en diensten worden gedeeld. Doelgroep: inwoners (Idealistische Globalisten, Eigenzinnige Lokalen, Ik-gerichte Starters, Gehaaste Gezinnen, Alerte Families en Stille Overlevers). Fracties of individuele raadsleden zijn in de gelegenheid berichten via eigen accounts te delen, waardoor het bereik van de gemeenteraad wordt vergroot. De informatie op de online communicatiekanalen wordt beheerd door de griffie (communicatieadviseur). •
Communicatie met de media
De ervaring is dat lokale media en journalisten vrijwel altijd (digitaal) aanwezig zijn bij de raadsvergaderingen. Persberichten over bijeenkomsten, activiteiten of nieuws uit de gemeenteraad worden opgesteld door de griffie (communicatieadviseur) en gedeeld met de media. Ook worden 37a-vragen van raadsleden doorgestuurd naar de pers. De (lokale) media bestaat uit: -
DNO Media Dagblad van het Noorden RTV Drenthe
Doelgroep: lokale pers/media. Voor eventuele vragen kan de pers zich wenden tot de communicatieadviseur van de griffie of de griffier. •
Weekmail
Wekelijks op woensdag wordt een weekmail samengesteld met een overzicht van het laatste nieuws voor raadsleden, steunfractieleden en college. In de weekmail worden de volgende onderdelen opgenomen: 10
-
Relevant nieuws Interessante artikelen en onderzoeken Algemene mededelingen Verzoeken en oproepen aan raadsleden, steunfractieleden en college Lijst van ingekomen stukken
Doelgroep: interne organisatie. De weekmail wordt samengesteld en verspreid door de griffie. •
Intranet
De interne organisatie kan via het interne intranet berichten publiceren via een ‘tegeltje’. De griffie plaatst op het intranet algemene mededelingen die voor de interne organisatie relevant zijn, zoals: -
Relevante aankondigingen of updates over belangrijke of interessante besluiten, activiteiten, ontwikkelingen of projecten. Afwezigheid van de griffie.
Doelgroep: interne organisatie. •
Podcast
Rondom de gemeenteraadsverkiezingen van 2022 en tijdens het afstuderen van de communicatieadviseur in 2023 zijn twee podcasts ontwikkeld. De podcasts zijn te beluisteren op Spotify. -
-
“Politieke Tour De Wolden” o 8 afleveringen met alle lijsttrekkers en bonusaflevering met burgemeester Inge Nieuwenhuizen. “Woldense Publiek & Politiek” o 3 afleveringen met politici, journalisten en inwoners.
Doelgroep: inwoners.
Doelstellingen raadscommunicatie Onze doelstellingen: -
Actief informeren over de taken, de (nieuwe) werkwijze en de besluiten van de gemeenteraad. De invloed van inwoners kenbaar maken en inwoners actief betrekken bij de besluitvorming en ontwikkelingen van de gemeenteraad. De zichtbaarheid, toegankelijkheid en naamsbekendheid van de gemeenteraad vergroten. Initiatieven en geluiden uit de samenleving ondersteunen door werkbezoeken en dialoogbijeenkomsten (participatie-avond) te organiseren om de dialoog met de samenleving verder te voeren en te versterken.
Uitkomsten werksessie gemeenteraad De Wolden Op 20 juni 2024 is een werksessie georganiseerd voor de raadsleden van De Wolden over de invulling van de raadscommunicatie. Tijdens deze sessie is de gemeenteraad meegenomen in de huidige stand van zaken. Daarnaast zijn de keuzemogelijkheden op het gebied van communicatie gepresenteerd. Vervolgens heeft er een inspiratiesessie plaats gevonden waarbij het belang van reputatie en passende communicatie is gedeeld. Afsluitend is feedback van de raadsleden opgehaald met behulp van Mentimeter. De 11
uitkomsten zijn opgenomen in de bijlage: Uitkomsten werksessie communicatiestrategie gemeenteraad De Wolden.
Initiatieven Met de introductie van een nieuwe vergadersystematiek en meer openbare bijeenkomsten zijn er kansen voor communicatie. De initiatieven uit dit voorstel richten zich op de interne en externe communicatie vanuit de gemeenteraad richting de interne organisatie en richting de samenleving en media. Interne communicatie: •
Intranet
De interne organisatie kan via het interne intranet berichten publiceren via een ‘tegeltje’. De communicatieadviseur van de griffie schrijft: -
Een bericht over de invoering van de nieuwe vergadersystematiek en een introductie over de nieuwe werkwijze en de nieuwe naam van het vergadermodel. De berichten met de nieuwsartikelen over raadsvergaderingen uit de Westervelder Wolder Courant. Een kort weekbericht: “Wat doet de raad deze week?”. In dat bericht staat een korte opsomming en toelichting van de activiteiten die er die week plaatsvinden voor de gemeenteraad, verschillende werkgroepen of de rekenkamercommissie.
Doelgroep: de interne organisatie. Externe communicatie: •
Westervelder Wolder Courant rubriek ‘Nieuws uit de raad’
De rubriek ‘Nieuws uit de raad’ bevat publicaties over de gemeenteraad die geschreven worden door de griffie (communicatieadviseur). In deze rubriek zal worden opgenomen: -
Een aankondiging over de invoering van de nieuwe vergadersystematiek en een introductie over de nieuwe werkwijze en de nieuwe naam van het vergadermodel Interviews met of columns van raadsleden Uitnodigingen voor informatiebijeenkomsten
De aanlevering van artikelen of andere content aan de Westervelder Wolder Courant valt onder de verantwoordelijkheid van de griffie. Op deze manier is er directer contact tussen de vormgever en de uitgever van de krant en de griffie zonder onnodige tussenkomst van andere partijen. Doelgroep: inwoners (Bescheiden Grijzen en (Re)actieve Emptynesters) en lokale pers/ media. •
Gemeentelijke website en raadsinformatiesysteem
Op de eigen website van de gemeenteraad staat wat de raad precies doet, welke raadsleden er in de gemeenteraad zitten, het nieuws uit de raad en hoe de inwoner invloed kan uitoefenen. Op het eigen raadsinformatiesysteem van de gemeenteraad zal worden gepubliceerd: -
Een pagina met uitleg over de nieuwe vergadersystematiek en wanneer en hoe inwoners invloed kunnen uitoefenen. Het nieuwsartikel met de aankondiging over de invoering van de nieuwe vergadersystematiek en een introductie over de nieuwe werkwijze en de nieuwe naam van het vergadermodel. 12
In overleg met Notubiz en team Web wordt gekeken naar de mogelijkheden om de website en het raadsinformatiesysteem verder te ontwikkelen. Een overzicht van de wensen: -
-
-
Duidelijke tegels op homepagina van gemeenteraad en overzicht raadsleden, sociale media, de agenda en vergaderstukken, griffie, live-uitzending vergadering Duidelijk en uitgelicht overzicht op homepagina van (nieuws)artikelen en columns of andere visuele content. Overzicht op homepagina van veelgestelde vragen Contactformulier op homepaginavoor vragen aan griffie Pagina voor informatie over de gemeenteraad o Raadsleden o Wat doet de gemeenteraad? o Raadscommissies o Columns van raadsleden o Raadsprogramma Pagina over invloed van inwoners o Inspreken o Contact met fracties of raadsleden o Burgerinitiatief o Brief of e-mailen naar de raad Pagina over de griffie Geheimhoudingsregister Nieuws
Doelgroep: inwoners (Idealistische Globalisten, Eigenzinnige Lokalen, Ik-gerichte Starters, Gehaaste Gezinnen, Alerte Families en Stille Overlevers), interne organisatie en lokale pers/ media. •
Social media
Namens de gemeenteraad zal er actief worden gecommuniceerd via de verschillende, al bestaande online communicatiekanalen om inwoners en andere belanghebbenden op de hoogte te blijven houden. Daarnaast worden de volgende kanalen toegevoegd waarop de gemeenteraad actief zal zijn: -
LinkedIn is een social mediaplatform waarop een professioneel netwerk kan worden onderhouden. Voornamelijk professionals met een gemiddelde leeftijd tussen de 20 tot 65 jaar maken vooral doordeweeks gebruik van dit platform. Gemeente De Wolden heeft ook een profiel op LinkedIn. LinkedIn leent zich vooral in het opbouwen van een (professioneel) netwerk en de gemeente kan via dit platform gemeentelijke projecten en vacatures delen. Namens de gemeenteraad kunnen er dan ook op dit platform berichten worden geplaatst over belangrijke of interessante besluiten, activiteiten, ontwikkelingen, projecten en over raadsvergaderingen van de gemeenteraad. Op de sociale media wordt naast de eerdergenoemde berichten nog de volgende content gedeeld: - Een kort weekbericht: “Wat doet de raad deze week?”. In dat bericht staat een korte opsomming en toelichting van de activiteiten die er die week plaatsvinden voor de gemeenteraad, verschillende werkgroepen of de rekenkamercommissie. Doelgroep: inwoners (Idealistische Globalisten, Eigenzinnige Lokalen, Ik-gerichte Starters, Gehaaste Gezinnen, Alerte Families en Stille Overlevers).
13
-
Instagram is een kanaal waarop visuele content wordt gedeeld. Een breed publiek maakt gebruik van dit platform. Op Instagram kan visuele content worden gedeeld van bijvoorbeeld de schoonheid van een stad of dorp of de natuur. Maar het platform is ook geschikt om het bewustzijn te vergroten. Instagram leent zich ook goed voor het delen van gemeentelijke initiatieven en de branding van de gemeente. Doelgroep: inwoners (Idealistische Globalisten, Eigenzinnige Lokalen, Ik-gerichte Starters, Gehaaste Gezinnen, Alerte Families en Stille Overlevers). Fracties of individuele raadsleden zijn in de gelegenheid berichten via eigen accounts te delen, waardoor het bereik van de gemeenteraad wordt vergroot.
•
Digitale nieuwsbrief voor inwoners: praat van de raad
Voor inwoners of andere belanghebbenden die geen gebruik maken van sociale media wordt een wekelijkse nieuwsbrief ontwikkeld met het laatste nieuws uit de gemeenteraad. Deze doelgroep kan zichzelf via een aanmeldformulier op de website abonneren en ontvangt per e-mail de nieuwsbrief. In de nieuwsbrief worden berichten gebundeld die ook via sociale media worden gedeeld, zoals nieuwsartikelen en berichten over belangrijke of interessante besluiten, activiteiten, ontwikkelingen, projecten en over raadsvergaderingen van de gemeenteraad. Doelgroep: inwoners (Bescheiden Grijzen(Re)actieve Emptynesters Eigenzinnige Lokalen Gehaaste Gezinnen). Educatie voor kinderen en scholieren Binnen de griffie wordt gewerkt aan een nieuwe vorm van de ‘kindergemeenteraad’. Het idee is om basisschoolklassen op een laagdrempelige manier kennis te laten maken met de gemeenteraad door ze een korte opdracht ter voorbereiding te geven, zij komen dit vervolgens presenteren aan de gemeenteraad en krijgen een rondleiding. Doelgroep: basisschoolkinderen.
Planning en uitvoering Extra inzet en uitbreiding van de communicatie(werkzaamheden) kost extra investering. Hieronder volgt een overzicht van de geplande uitvoering. Wekelijks: - Plaatsen van (nieuws)berichten, belangrijke of interessante besluiten, activiteiten, ontwikkelingen, projecten op de website, intranet en sociale media. - Versturen van weekmail aan raadsleden. - Plaatsen van weekbericht op het intranet en sociale media. - Versturen van nieuwsbrief voor inwoners Maandelijks: - Plaatsen artikelen over nieuws uit de raadsvergaderingen in de Westervelder Wolder Courant, op de website en het intranet - Plaatsen aankondiging agenda van de raadsvergaderingen in de Westervelder Wolder Courant en op de website - Plaatsen uitleg vragenhalfuur en inspreekrecht inwoners in de Westervelder Wolder Courant - Plaatsen van interview met of columns van raadsleden in de Westervelder Wolder Courant, op de website en het intranet 14
Doorlopend: - Versturen van persberichten en onderhouden van contact met de media - Monitoren van reacties en vragen via sociale media en de nieuwsbrief en hier actief op reageren - Aanbieden van inspraakmogelijkheden en open communicatie met inwoners en andere belanghebbenden - Bijhouden en doorontwikkelen van de website en het raadsinformatiesysteem - Plaatsen van uitnodigingen voor informatiebijeenkomsten in de Westervelder Wolder Courant, op de website en op sociale media Met dit communicatieplan zorgt de griffie namens de gemeenteraad ervoor dat inwoners op een transparante en proactieve manier worden geïnformeerd en betrokken bij de besluitvorming en ontwikkelingen binnen de gemeente.
15