Raadsbrief motie HGV technologische ontwikkelingen

Aan de leden van de Gemeenteraad

Datum: Onderwerp: Ons kenmerk:

Motie Hoogeveen “Versterken organisatie met samenwerkingen en technologische toepassingen” Geachte heer, mevrouw, Op donderdag 6 november jl. is in de raadsvergadering van Hoogeveen de motie “Versterken organisatie met samenwerkingen en technologische toepassingen” behandeld en aangenomen (zie de bijlage). De motie roept op om: 1. In kaart te brengen welke samenwerkingen en technologische toepassingen kunnen bijdragen aan het versterken van de organisatie, gericht op behoud van kwaliteit en continuïteit; 2. Hierbij specifiek te kijken naar kansen voor AI-toepassingen en samenwerking op schaarse functies binnen en buiten de regio; 3. De raad hierover te informeren in het eerste kwartaal van 2026, inclusief aanbevelingen voor een toekomstbestendige aanpak. De aanleiding voor het indienen van de motie waren enerzijds zorgen over de continuïteit en kwaliteit van onze dienstverlening en de realisatiekracht van ambities, anderzijds de kansen die technische ontwikkelingen ons bieden om het werk op een andere wijze gedaan te krijgen. In deze brief reageren we als bestuur SWO op deze motie. Organisatieontwikkeling De strekking van de motie sluit naadloos aan bij de fase van ontwikkeling waar de SWO de komende jaren aan werkt om te komen tot een professionele en wendbare organisatie waar het fijn is om te werken voor beide gemeenten.

Drie relevante speerpunten in deze ontwikkelingsfase zijn: 1. Strategische Personeelsplanning (SPP) Bij de uitvoering van het SPP kijken we, rekening houdend met interne- en externe factoren, vijf jaar vooruit op welke wijze we het werk gedaan krijgen en gedaan blijven krijgen. Hierbij kijken we niet alleen naar de personele ontwikkelingen maar ook naar de kansen die de techniek ons biedt en naar mogelijke samenwerkingen wanneer deze aantoonbaar meerwaarde bieden (sourcingsstrategie). De uitvoering van de SPP is in september 2025 gestart en zal naar verwachting in mei 2026 zijn afgerond. 2. Aantrekkelijk werkgeverschap De afgelopen jaren zien we dat de concurrentie in het aantrekken en behouden van gekwalificeerde medewerkers sterk aan het toenemen is. De tijd dat er voldoende keuze was in het aantal geschikte kandidaten op een vacature is voorbij. De komende jaren zullen we kandidaten moeten verleiden om te kiezen voor de SWO. Dat vraagt niet alleen om aantrekkelijk inhoudelijk werk maar ook om een aantrekkelijke en professionele werkomgeving, flexibiliteit, aantrekkelijke (secundaire) arbeidsvoorwaarden, goed leiderschap, bestuurlijke ambities, etc. In de eerste helft van 2026 zal dit speerpunt worden uitgewerkt tot concrete voorstellen.

3. Toekomstvaste informatievoorziening (TVIV) Externe rapporten hebben laten zien dat de SWO in onvoldoende mate beschikt over een goede informatiehuishouding en alles wat daarmee samenhangt. Door M&I partners is een adviesrapport uitgebracht om te komen tot een informatievoorziening van voldoende niveau. Naast allerlei beleidsmatige en inrichtingsvraagstukken gaat het ook over het implementeren van technologische ontwikkelingen om het werk efficiënter te organiseren en verder te professionaliseren. Op basis van het adviesrapport is een ambitieus project in gang gezet onder de noemer Toekomstvaste Informatievoorziening. De aanpak voorziet erin om een basis te leggen qua techniek en informatiehuishouding. Relevantie Relevant is de vraag is of de inhoud van de motie iets toevoegt aan de speerpunten waar nu al aan wordt gewerkt. Om die vraag te kunnen beantwoorden is het van belang om te weten op welke gebieden de komende jaren door uitstroom de dienstverlening onder druk komt te staan en in welke mate samenwerking of technologie kan bijdragen aan de continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening. Schaarste aan personeel zien we nu en in de komende jaren vooral bij specialistische functies in het ruimtelijk domein, bedrijfsvoering (Financiën en ICT), en het leidinggevend kader. De vacatures krijgen we niet of pas na langere tijd ingevuld met vaste medewerkers.

Dat betekent dat er op dit moment wordt ingehuurd voor deze functies, voor zover dat lukt. Kijken we naar andere gemeenten in Drenthe (VDG) dan zien we dat er veel overeenkomsten zijn in de vacatures. Kijken we naar de invulling van de vacatures dan zien we verschillen. Kleine gemeenten hebben de grootste problemen om de vacatures gevuld te krijgen. De grootste gemeenten hebben tot op heden minder problemen, maar ook daar gaat de arbeidsmarkt een uitdaging worden. De Drentse gemeenten onderzoeken op welke vlakken verdere samenwerking meerwaarde heeft. Dat heeft grotendeels te maken met de beschikbare kritieke massa en de hogere inschaling van de functies. De oplossing voor de SWO zal dus vooral gezocht moeten worden in aantrekkelijk werkgeverschap en in technologische ontwikkelingen. Vanuit dat perspectief is het waardevol om tijdelijk externe expertise in te huren om de kansen van technologische ontwikkelingen in zowel de business als bedrijfsvoering in kaart te brengen en te betrekken bij de uitvoering van het strategische deel van de SPP. Standpunt VNG Tijdens de ALV van de VNG stemden gemeenten met ruim 99% in met de resolutie ‘Als één sterke bestuurslaag regie op de Digitale Samenleving’. Doel hiervan is om de gemeentelijke digitalisering te collectiviseren. Samen de regie pakken op digitalisering heeft drie grote voordelen.

Het collectiviseren levert schaalvoordelen op bij de inkoop, de ontwikkeling en het beheer van ICTsystemen. Ambitie is om de kosten te drukken, het verhogen van het basisniveau van digitalisering bij gemeenten, weerbaarder te worden tegen cyberrisico’s en het verminderen van de digitale afhankelijkheid van grote technologiebedrijven. Deze ontwikkeling zal de komende jaren verder worden uitgewerkt. Daarnaast zetten gemeenten, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisaties en het rijk gezamenlijk in op generatieve AI voor betere en snellere publieke dienstverlening. Hiermee stimuleren ze innovatie die bijdraagt aan een betere dienstverlening. Overheidsorganisaties worden aangemoedigd om deze technologie te betrekken in het zoeken naar oplossingen voor problemen. Ambtenaren krijgen daardoor meer ruimte om generatieve AI te gebruiken in hun werk, bijvoorbeeld om vergunningsaanvragen te versnellen, vragen van inwoners en ondernemers

sneller te beantwoorden of om efficiënter besluiten te nemen. De VNG heeft hierover een handreiking ontwikkeld. Technologische ontwikkelingen Hoewel er binnen de organisatie op sommige onderdelen expertise over de technologische ontwikkelingen aanwezig is, missen we dat ook op veel andere onderdelen. Op het gebied van Artificial Intelligence (AI) en Robotics Process Automation (RPA) liggen de grootste kansen. Er zijn meerdere gemeenten die deze stappen succesvol in de praktijk hebben gebracht. Vanuit dat perspectief is het voorstel om externe expertise in te huren om de kansen voor de SWO in kaart te brengen. Voor implementatie van deze technische verbeteringen zullen eerst een aantal randvoorwaarden ingevuld moeten worden via de Toekomstvaste Informatievoorziening. AI en RPA zitten niet in scoop van dit project en voor daadwerkelijke implementatie zijn boven op de kosten om de kansen in beeld te brengen, aanvullende middelen benodigd. Verwachtingen Met het alleen inzetten op technologische ontwikkelingen gaan we het probleem van schaarste op de arbeidsmarkt niet geheel oplossen, maar kan het wel bijdragen aan continuïteit en efficiency van onze dienstverlening. Wij zien de motie vooral als een steun in de rug voor de ingezette koers van de SWO en de ontwikkelingen waaraan we volop werken en gaan hier graag mee aan de slag.

Kosten Het in kaart brengen van mogelijke samenwerkingen kunnen we opvangen binnen de bestaande capaciteit. Voor het in kaart brengen van de kansen op het gebied van technologische ontwikkelingen hebben we externe expertise nodig. De verwachte kosten van inhuren van externe expertise bedraagt eenmalig € 100.000. Hiervoor geldt de reguliere kostenverdeling: Hoogeveen 70%, De Wolden 30%. Dit bedrag is niet begroot en zal dus via de Hoogeveense Gemrap en de De Woldense Berap aan uw beide gemeenten gevraagd worden. Communicatie Uiteraard willen wij u op de hoogte houden van de voortgang en resultaten van deze verkenningen. Dit zullen wij doen via de reguliere communicatiemomenten zoals wij die hebben afgesproken in het kader van de Toekomstvaste Informatievoorziening. Met vriendelijke groet, Het bestuur van de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen

Martijn Breukelman voorzitter

Inge C.J. Nieuwenhuizen