Overzicht technische vragen 2 juni

Technische vragen bij Raadsplein 2 juni 2022 Opmerking vooraf over bijlage 6 bij GR BUCH: Bij de vragen zitten ook vragen over het rapport van bevindingen. Het rapport van bevindingen is op basis van eerdere afspraken ter informatie meegestuurd door het bestuur aan de colleges. Deze rapportage is voor het bestuur van de werkorganisatie. Deze rapportage vormt geen onderdeel voor de zienswijze die op basis van de gemeenschappelijke regeling gevraagd wordt. Wij stellen voor dat als hier behoefte aan bestaat, er een afzonderlijke sessie belegd gaat worden waarin deze vragen gesteld kunnen worden aan een afvaardiging van de werkorganisatie BUCH. Steller GroenLinks

Onderwerp RKC Schuldhulpverlening

GroenLinks

RKC Schuldhulpverlening

GroenLinks

RKC Schuldhulpverlening

CDA

RKC Schuldhulpverlening, bestuurlijk rapport

Vraag Uit de bestuurlijke reactie(s) van de colleges blijkt dat er een lijst beschikbaar is van kleine verschillen in de verordeningen e.d. Kunnen we die lijst krijgen? Kan nog iets duidelijker worden uitgelegd op welke manier privacybepalingen uit de AVG kunnen wijken voor goede dienstverlening? (Aanbeveling 9, pag. 11) Is de aanbeveling, gericht op het instellen van een Regionale radenadviescommissie (nr. 10 op pag. 12), specifiek bedoeld voor het armoedebeleid (of misschien alleen de schuldhulpverlening) of voor het sociale domein in bredere zin?

Antwoord De lijst is bijgevoegd als bijlage. Deze kunt u vinden op Notubox.

Uitvoerende professionals ervaren sinds de ambtelijke fusie van de BUCH-gemeenten dat het moeilijker is geworden om beleidsmedewerkers te benaderen. Zo is de afstand tussen beleid en praktijk groter

Recent zijn de ambassadeurs van de Sociaal Teams onderdeel geworden van het team beleid. De ambassadeurs halen signalen op bij hun collega’s in de uitvoering en zijn daarmee de schakel tussen beleid en uitvoering. Hiermee wordt de kloof tussen praktijk en beleid verkleind.

Deze vragen zijn uitgezet bij de RKC en worden beantwoord in de presentatie van de RKC op de BUCH avond van 1 juni.

Deze vragen zijn uitgezet bij de RKC en worden beantwoord in de presentatie van de RKC op de BUCH avond van 1 juni.

geworden, volgens het rekenkamerrapport BUCH, blz 7.

CDA

RKC Schuldhulpverlening, bestuurlijk rapport

Wat gaan de gemeenten in BUCH-verband nog meer doen naast een overlegplatform (aanbeveling 3) om deze genoemde kloof te verkleinen, ook met het oog op de totstandkoming van Zaffier in 2023? De colleges geven in hun bestuurlijke reacties aan dat een overleg tussen beleidsmakers en uitvoerende professionals al bestaat, zie aanbeveling 3, blz 15. Wat houdt zo’n overleg in en hoe verlopen zulke overleggen tot nu toe?

CDA

RKC Schuldhulpverlening, bestuurlijk rapport

En als tweede, hoe kan de raad geïnformeerd worden over deze ontwikkelingen op hoofdlijnen en de uitkomsten uit zulke overleggen? Op blz 9 is te lezen dat in het najaar van 2021 preventieteams van Sociaal team zijn opgestart.  

Wat houdt zo’n preventieteam in en uit welke mensen bestaat dit team? Verschilt het daadwerkelijk van een sociaal team?

Tweewekelijks vinden er ketenuren participatie plaats, waarbij zowel beleid als de uitvoering aansluit. Hier wordt kennis uitgewisseld over nieuwe ontwikkelingen vanuit beleid of de praktijk, en is er ruimte voor vragen en casusbespreking. Deze overleggen zorgt voor verbinding en korte lijnen tussen de praktijk en de uitvoering. De overleggen zijn laagdrempelig en spelen in op de actualiteit. De gemeenteraad kan het college verzoeken om bijgepraat te worden op hoofdlijnen in de ontwikkeling op specifieke thema’s.

Er zijn preventiemedewerkers gestart die onderdeel zijn van het Sociaal Team. Deze medewerkers hebben verschillende taken op het gebied van preventie. Zo bemensen zij de inloopspreekuren van de Sociaal Teams waarmee zij een laagdrempelig eerste aanspreekpunt zijn. Een belangrijke preventietaak is daarnaast de uitvoering van de vroegsignalering van schulden. Hier krijgt de gemeente inwoners met beginnende (financiële) problematiek in beeld. Bij hen werken we vanuit de preventiegedachten met als uitgangspunt: ‘we doen wat nodig is.’

CDA

VVD

VVD

RKC Schuldhulpverlening, bestuurlijk rapport

GR BUCH, bijlage 1

GR BUCH, bijlage 5

In het rapport op blz 9 wordt aangegeven, ‘Vóór de corona-crisis konden inwoners zonder voorwaarden langskomen bij de inloopuren van de Sociaal teams of bij inloopuren in hun eigen gemeenten’

In de corona-periode is de inloopfunctie van de spreekuren vervallen. Inwoners namen in deze periode contact op om langs te komen. Er werden geen voorwaarden gesteld aan de hulpvraag, mits dit een financiële vraag betrof. Voor overige vragen werd doorverwezen naar de reguliere hulpverlening van de Sociaal Teams.

Welke voorwaarden zijn, in corona-tijd, daaraan verbonden? Is dat klachtengerelateerd of worden de inloopuren nu op afspraak gedaan? En hoe zit het nu, nu de pandemie over is? Zie ook aanbeveling 8.

Met ingang van 1 mei ’22 zijn de inloopspreekuren hervat. Hierdoor kunnen mensen zonder afspraak langskomen op het inloopspreekuur. Op het spreekuur zijn professionals van Budgetondersteuning Nederland, MEE & De Wering / Socius aanwezig, met het Sociaal Team als achterwacht.

Het raadsvoorstel onder 1.a vraagt het bestuur van de GR BUCH aandacht te hebben voor het juist toepassen van het vastgestelde aanbestedingsbeleid.  Wat verstaat het College precies onder de duiding “aandacht hebben” c.q. wat zou er veranderd moeten zijn en per wanneer wil het College tevreden zijn?  Welke discussies heeft het College gevoerd met de directie van de GR BUCH ten aanzien van het (onvoldoende) toepassen van het vastgestelde aanbestedingsbeleid? Op pagina 10 wordt verwezen naar Medewerkerstevredenheid. De BUCH heeft haar doelstelling niet gehaald. Wat zijn de belangrijkste zorgen bij medewerkers die hier aan ten grondslag liggen?





Met aandacht hebben bedoeld het college dat de Werkorganisatie zich houdt aan het vastgestelde aanbestedingsbeleid en er op deze post geen uitgaven als onrechtmatig worden gekwalificeerd. Het college heeft nog geen gesprekken gevoerd met de directie van de GR BUCH. Gesprekken worden wel binnenkort gevoerd.

Het onderzoek is heel breed en geeft inzicht in een heel breed scala aan onderwerpen. De belangrijkste uitkomsten zijn dat het management minder zichtbaar aanwezig is, mede door de pandemie, waarbij medewerkers thuis aan het werk waren. Ook het vieren van speciale gelegenheden werd gemist. Positief is dat vooral de tevredenheid over de inhoud van het werk en de werkomgeving is gegroeid.

VVD

VVD

GR BUCH, bijlage 5

GR BUCH, bijlage 5

Welke maatregelen is het College voornemens te nemen om deze zorgen (eventueel) te adresseren?

Het college is van mening dat de werkorganisatie meer bedrijfsmatig en minder politiek bestuurlijk moet worden aangestuurd. Binnenkort zal hierover worden gesproken met de directie van de Werkorganisatie.

Op pagina 10 wordt verwezen naar de strategische personeelsplanning. Het proces zal in 2022 worden uitgerold. Hoe ziet een meer detailplanning van deze uitrol eruit en wanneer worden de eerste inzichten verwacht?

In 2022 wordt het proces van strategische personeelsplanning binnen de organisatie uitgerold. In het eerste kwartaal van 2022 is er een inventarisatie gemaakt van de huidige situatie en de interne en externe ontwikkelingen. In het tweede en derde kwartaal wordenm per domein, team en organisatie de toekomstige ontwikkelingen en de effecten daarvan op de toekomstige dienstverlening in beeld en welke functies, vaardigheden en talenten er straks nodig zijn om de huidige dienstverlening toekomstproof te maken. In het derde kwartaal wordt daarna bepaald welke maatregelen nodig zijn om het verschil tussen het huidige en gewenste personeelsbestand op orde te krijgen. Eventuele financiële effecten zijn na dit proces ook bekend.

Wanneer denkt het College financiële effecten te kunnen delen?

Afhankelijk van de datum afronding van het proces worden de financiële effecten bekend gemaakt in de 2e voortgangsrapportage 2022 GR BUCH, de 1e voortgangsrapportage 2023 GR BUCH en/of begroting 2024 van de GR BUCH. Op dit moment wordt de 1e voortgangsrapportage 2022 van de werkorganisatie opgesteld. Daarin wordt oo gerapporteerd over de voortgang van de harmonsatievoorstellen. Deze voortgangs-rapportage wordt op 11 juli in het bestuur van de werkorganisatie behandeld en wordt daarna aan de colleges verstrekt.

Op pagina 27 staat onder paragraaf “Harmoniseren werkprocessen” dat een financieel voordeel van €440.000 wordt verwacht uit hoofde van harmonisatie (dit betreft de 18 meest kansrijke voorstellen). De planning van fase 1 loopt tot en met juni. Het is nu eind mei, wat is de voorlopige tussenstand? Ligt het nog in de lijn der verwachting dat het begrote voordeel zal worden gerealiseerd?

VVD

GR BUCH, bijlage 6

Op pagina 4 stelt de accountant opnieuw aandacht te hebben gevraagd voor het ontwikkelen van een contracten- en verplichtingenadministratie BUCH-breed als interne beheersmaatregel. Inzet op het informeren en aanspreken van budgethouders bij niet-naleven van afspraken blijft van belang. a. Wanneer denkt de GR BUCH dat zij haar processen dusdanig op orde heeft dat de accountant deze opmerking niet meer hoeft te maken? b. Welke afspraken zijn kennelijk niet nageleefd door de budgethouders? c. Welk (financieel) nadeel heeft BUCH (en indirect Castricum) hierdoor ondervonden?

Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document.

VVD

GR BUCH, bijlage 6

VVD

GR BUCH, bijlage 6

Op pagina 5 wordt verwezen naar de Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document. reactie van de algemeen directeur. Graag ontvangen wij inzage in deze reactie. Op pagina 6 wordt een Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document. rechtmatigheidsfout beschreven van €240.000,- omdat een opdracht van een ingehuurde medewerker meerdere keren is

VVD

GR BUCH, bijlage 6

VVD

GR BUCH, bijlage 6

VVD

GR BUCH, bijlage 6

verlengd en dit vervolgens strijdig met de Europese aanbestedingsregels bleek te zijn. Welke werkzaamheden betrof dit? Waarom heeft geen aanbesteding plaatsgevonden? Welke maatregelen zijn inmiddels genomen om processen te verbeteren opdat dit voortaan wordt voorkomen? Wat vindt het College hiervan? Op pagina 6 wordt een andere rechtmatigheidsfout beschreven van €403.400,- omdat de aanschaf van een nieuwe applicatie had moeten worden uitbesteed. Waarom heeft geen aanbesteding plaatsgevonden? Welke maatregelen zijn inmiddels genomen om processen te verbeteren opdat dit voortaan wordt voorkomen? Wat vindt het College hiervan? Onder paragraaf 3.4.2 Overige afwijkingen stelt de accountant dat er meer afwijkingen zijn geconstateerd rondom het naleven van het aanbestedingsbeleid. Zo wordt er niet aanbesteed maar worden opdrachten een-op-een verleend. Wat vindt het College hiervan? Is hier vervolgonderzoek naar geweest? In hoeverre is sprake van integriteitsschendingen? Onder paragraaf 3.4.4 staat vermeld dat bij gebruik van inhuur geen gebruik meer wordt gemaakt van een DAS-systeem en dat dit mogelijk tot een risico kan leiden

Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document.

Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document.

Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document.

VVD

VVD

GR BUCH, bijlage 6

GroenLinks

GR BUCH, bijlage 6

GroenLinks

GR BUCH, bijlage 6

voor het niet goed naleven van de aanbestedingsprocedure bij inhuur. Waarom wordt geen gebruik meer gemaakt van dit DAS-systeem? Wat vindt het College hiervan? Paragraaf 5.6 gaat in op het bovenwettelijk verlof. Het is de accountant opgevallen dat er medewerkers zijn die in 2 jaar tijd ruim 500 bovenwettelijke verlofuren hebben opgebouwd. De accountant stelt de vraag of deze uren ook daadwerkelijk zijn gemaakt. Wat heeft het College gedaan met deze opmerking? De urenverantwoording gebeurt kennelijk door medewerkers zelf en het is niet bekend of leidinggevenden die actief beoordelen. Wat vind het College hiervan? Op pagina 12 staat een aanbeveling van de accountant om een business continuity plan voor de IT-omgeving op te laten stellen. Wat heeft het College gedaan met deze opmerking? Pag.3; …er meer focus zou moeten zijn op de kwaliteit van dossiervorming. Deze VICopmerking zien wij terug bij meerdere processen, bijvoorbeeld bij inkopen en aanbesteden.” Is er inmiddels al een nieuwe werkwijze om dit structureel aan te pakken? Of wordt deze inmiddels voorbereid? Pag. 4; Wij blijven aandacht vragen voor het (verder) ontwikkelen van een contracten verplichtingenadministratie BUCH-

Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document.

Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document.

Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document.

Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document.

GroenLinks

GR BUCH, bijlage 6

GroenLinks

GR BUCH, bijlage 6

GroenLinks

GR BUCH, bijlage 8

breed als interne beheersmaatregel1. Voor de BUCH Werkorganisatie is in 2021 voor bijna 80% van de opdracht een verplichting aangemaakt; voor de gemeenten schommelt dit percentage op dit moment rond de 55%. Inzet op het informeren en aanspreken van budgethouders bij nietnaleven van de afspraken zoals vastgelegd in de budgethoudersregeling (2020) blijft van belang.” Gaat het hier over hetzelfde als bij de vraag hierboven over betere dossiervorming? Voor welk percentage van de opdrachten is hiervoor voor de gemeente Castricum een verplichting aangemaakt? Is er voor het sociaal domein ook een dergelijke percentage bekend, of moeten voor alle inkoopcontracten in dit domein al verplicht een dossier worden aangelegd? Pag 6; over welke onrechtmatigheden gaat het in Paragraaf 3.4.2.? Pag. 9. De accountant had geadviseerd om periodiek te checken of de materiele vaste activa nog aanwezig zijn en nog functioneren zoals bij de aanschaf bedoeld was, maar constateert dat dit niet gebeurd. Is hiervoor inmiddels wel een periodieke planning gemaakt? blz. 10/11; de wet WOO ging per 1 mei van kracht. Waarom ligt het voorstel over hoe dit op te vangen pas in de tweede helft van dit jaar voor, en was het er niet al voor 1 mei?

Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document. Zie hiervoor de opmerking vooraf, boven in dit document.

De Wet open overheid (Woo) is op 1 mei 2022 gedeeltelijk in werking getreden. De verplichtingen in de Woo worden fasegewijs ingevoerd in een periode van naar verwachting 8 jaar. Binnenkort wordt aan de werkorganisatie de formele opdracht verstrekt tot het implementeren en uitvoeren van deze wet. Daarbij zullen de door het Rijk beschikbaar

gestelde en op de gemeentelijke begroting geserveerde gelden worden overgedragen naar de werkorganisatie.

VVD

GR BUCH, bijlage 8

D66

GR BUCH

In de begroting wordt rekening gehouden met een budget voor personele ontwikkelingen. Dit is bedoeld om dekking te vinden voor een aantal structurele maatregelen, zoals het inzetten van (duurdere) inhuur, of het invoeren van een arbeidsmarkttoelage, een (structurele) opwaardering van functies en extra aandacht voor vitaliteit. Het begrote bedrag voor 2023 is eur 583k en dit loopt op tot eur 709k in 2026. Graag ontvangen wij een uitsplitsing van deze jaarbedragen in de individuele elementen zoals hiervoor uiteengezet. Op bladzijde 29 van de Jaarstukken (Jaarverslag) Buch worden bij de Beheersmaatregelen diverse zaken opgesomd die via inhuur zijn uitgevoerd. Vraag: Zijn de kosten hiervan al ingecalculeerd?

Vooruitlopend op de opdracht heeft de BUCH-werkorganisatie een team specialisten geformeerd om alle Woo gerelateerde vragen af te kunnen handelen en per 1 mei aan de verplichte onderdelen van de Woo te kunnen voldoen. Zo is een medewerker van dit team aangewezen als Woo-contactpersoon. Zodra de gelden zijn overgedragen wordt een programmamanager Woo geworven en wordt de Woo organisatie breed opgepakt. Dit bedrag is een eerste inschatting aan benodigde middelen, rekening houdend met een structureel gelijkblijvende reguliere bijdrage. Zoals aangegeven in de begroting streeft de werkorganisatie er naar dit verder uitgewerkt te hebben in de tweede voortgangsrapportage.

De kosten die daar genoemd zijn, zijn verwerkt in de jaarrekening.

CDA

GR RAUM

Wat is de motivatie van het RAUM bij het aankopen van het erfpachtrecht pontje Akersloot? Op basis van welk mandaat gaat het RAUM over tot deze aankoop?

Op 13 januari 2021 heeft het Dagelijks Bestuur ingestemd met de terugkoop van het erfpachtrecht van ’t Pontje op de locatie “De Uiterdam” te Akersloot. Als voornoemde terugkoop door het recreatieschap gerealiseerd kan worden, is het mogelijk om het terrein te revitaliseren met o.a. een grotere horecalocatie (inclusief terras aan het water), aanleg- en vissteigers, camperplaatsen en parkeerplaatsen voor botentrailers. De Uiterdam is een van de laatste locaties in het AUMgebied waar een recreatieve opwaardering kan plaatsvinden. Het Dagelijks Bestuur maakt deze beslissing zelf en niet op basis van mandaat. Deze bevoegdheid tot private rechtshandelingen staat omschreven in de Gemeenschappelijke Regeling van het RAUM.