Overzicht technische vragen 11 december 2025

Technische vragen bij Raadsplein donderdag 11 december 2025 Steller PvdA

Onderwerp Auditcommissie – managementletter & auditissuelijst

Vraag Houding en gedrag t.o.v. de gemaakte afspraken leiden tot tekortkomingen in de interne beheersing vooral door de 1e en 2e lijn. Dit heeft met name gevolgen voor de beheersing van de processen en de dagelijkse handelingen hetgeen leidt tot extra werk. Dit fenomeen schijnt al een paar jaar voor te komen. Wat gaat de organisatie doen om dit z.s.m. op te lossen, zodat wellicht ook een besparing van FTE gerealiseerd kan worden? En wanneer is e.e.a. gerealiseerd?

PvdA

Auditcommissie – managementletter & auditissuelijst

Bij processen, die verhoogde aandacht behoeven, staan niet de processen/afdelingen waarbij vorig jaar problemen voorkwamen, zoals inkoop en aanbesteding. Kan hier extra gecontroleerd worden? En waarom is hier niet voor gekozen?

PvdA

Auditcommissie – managementletter & auditissuelijst

Er worden meerdere adviezen gegeven om de organisatie boekhoudkundig te verbeteren. Een aantal daarvan moeten zelfs voor 01jan2026 geregeld zijn (verordeningen). Hoe en wanneer

Pagina 1 van 5

Antwoord Als onderdeel van de interne beheersing zijn processen ingericht, waarbij vastgelegd is wie welke werkzaamheden verricht. Het naleven van deze afspraken is cruciaal om nog verder in control te komen en ervoor te zorgen dat achteraf de (verbijzonderde) interne controle geen aanvullende controles moet doen op die onderdelen. Het MT BUCH neemt maatregelen op verschillende fronten op de soft controls (houding en gedrag). Voorbeelden daarvan zijn dat bij bijvoorbeeld de prestatieverklaringen en het vastleggen van verplichtingen, rapportages worden opgesteld waarin namen van teams en medewerkers staan zodat gericht gestuurd kan worden. Daarnaast ontwikkelen we trainingen en e-learnings waarmee we medewerkers trainen op deze vaardigheden. Het is niet gezegd dat met deze maatregelen besparing op FTE mogelijk is. Het proces inkoop en betalingen staat in de tabel gekwalificeerd als “normaal”. Dit heeft zijn oorsprong in dat dit proces uit meerdere subprocessen bestaat, waarvan aanbesteden er één is. Aanbesteden heeft wel degelijk de verhoogde aandacht van de accountant en de interne organisatie, wat ook blijkt uit de tabel op pagina 19 waar aangegeven is dat er bij aanbestedingen belangrijke bevindingen zijn in het proces. Vanuit de organisatie is de (verbijzonderde) interne controle voor dit jaar uitgebreid ten opzichte van de controle van 2024.

Dit betreffen reguliere werkzaamheden en de accountant attendeert ons er enkel op dat dit speelt, zoals wij vanuit zijn adviserende rol mogen verwachten. Hier is intern reeds aan gewerkt. Voor wat betreft de verordeningen, deze behoeven niet voor 2026 afgerond te zijn, maar een ingangsdatum

PvdA

Auditcommissie – managementletter & auditissuelijst

PvdA

Auditcommissie – managementletter & auditissuelijst

PvdA

Auditcommissie – managementletter & auditissuelijst

PvdA

Auditcommissie – 2e FIRAP Castricum

worden deze zaken opgepakt. Is daar een planning voor? Er is een goedkeuringstolerantie van 2%. Bij de vorige jaarrekening bleek dat de tolerantie voor een groot deel werd opgesoupeerd door een of twee afdelingen. Is het mogelijk om te voorkomen dat een paar afdelingen over 'de schreef' gaan, door bijvoorbeeld een plafond in te stellen per afdeling? Auditissuelijst: er zijn een redelijk aantal issues die al langer dan 4 jaar lopen. Hoe kunnen we dit proces versnellen of afdwingen?

Algemene vraag: De Buch organisatie begroot niet de kosten van het jaarlijkse ziekteverzuim. Aan het einde van het jaar krijgen de gemeenten dan een flinke rekening gepresenteerd: 1. Is de accountant van mening dat dit de goede werkwijze is. Dan wel of het niet beter is om de kosten van het ziekteverzuim te begroten om een onverwachte stevige rekening achteraf te voorkomen. Graag onderbouwen. 2. Wordt er in de begroting van Castricum een post onvoorzien/reserve opgenomen, waaruit deze rekening betaald kan worden? Graag onderbouwen. 1b.17 De kosten voor de Jeugdhulp lopen behoorlijk op. Zijn deze oplopende kosten (evt. een schatting) Jeugdhulp verwerkt in de begroting 2026? Pagina 2 van 5

hebben op 1-1-2026. De financiële verordening komt begin 2026 voor behandeling in de gemeenteraad. De goedkeuringstolerantie ziet tot op de totale lasten in de begroting (planning) of jaarrekening (realisatie). Deze goedkeuringstolerantie kan niet verdeeld worden over afdelingen. De rechtmatigheidsverantwoording liet vorig jaar zien dat de afwijkingen met name zaten op de aanbestedingen. Dat is een organisatiebrede verantwoordelijkheid en ziet niet toe op 1 of 2 afdelingen. Per 2025 wordt actief gestuurd op de issues opgenomen in de auditissuelijst. Dit betekent dat er een proces is ingericht, waarbij de directeur periodiek gesprekken voert met de domeinmanagers en de internal auditor om de voortgang op de issues te bespreken en hier actief op te sturen. * Deze vraag kunt u aan de accountant stellen tijdens de commissievergadering. * In de begroting van Castricum is geen specifieke post onvoorzien opgenomen om deze kosten te dekken.

Nee, deze geconstateerde stijging is niet verwerkt in de begroting 2026. Bij de 1e Firap 2026/Kadernota 2027 wordt op basis van de jaarcijfers 2025 geanalyseerd of de geconstateerde stijging in 2025 een structureel effect heeft.

PvdA

Auditcommissie – 2e FIRAP Castricum

1b.25 Vluchtelingenwerk geeft in 2025 €109.000 vrij, maar vraagt datzelfde bedrag weer aan in 2026. 1. Bedoelt men hier de organisatie Vluchtelingenwerk of het werk voor onze statushouders? 2. Er was een bestuursopdracht voor het begeleiden en opvangen van statushouders welke liep tot 31-12-2025 met een waarde van €500.000. Welk deel van die opdracht is niet uitgevoerd zodat men €109.000 overhoudt? 3. Er wordt gesproken over een nieuwe bestuursopdracht welke loopt t/m mei 2026 en daar vraagt men kennelijk €109.000 voor aan. Wat is de opdracht welke €109.000 kost?

PvdA

Auditcommissie – 2e FIRAP Castricum

3a.4 Ingeleend personeel voor Cunera voor 3 jaar. 1. Betreft het hier een projectleider voor de nieuwbouw van Cunera? Zo nee, wat dan wel? 2. Is dit bedrag onderdeel van het investeringskrediet voor de nieuwbouw van Pagina 3 van 5

1. Dit gaat over de bestuursopdracht huisvesting en begeleiding statushouders en heeft niet te maken met vluchtelingenwerk. 2. De taken voor huisvesting en begeleiding statushouders zijn conform de afspraken uitgevoerd. De opdracht is uitgevoerd, maar loopt nog door in 2026. De inschatting is gemaakt ten behoeve van het 2e halfjaar 2024 en heel 2025. Echter de kosten voor de uitvoering in 2025 zijn lager dan van tevoren ingeschat. Deels wordt dit veroorzaakt door een latere start van het programma in 2024 waardoor middelen van 2024 ingezet konden worden in 2025. Met als gevolg dat in 2025 meer middelen beschikbaar zijn dan nodig voor de opgave in dit jaar. 3. Het betreft geen nieuwe bestuursopdracht, alleen de uitvoering van de opdracht loopt door in 2026. De bestuursopdracht loopt namelijk af in 2025, dit betreft een verlenging van de huidige bestuursopdracht om de taken voor huisvesting en begeleiding statushouders tot 31 mei 2026 te kunnen uitvoeren. In het eerste kwartaal 2026 wordt inzichtelijk gemaakt wat de totale verwachte kosten zijn en wordt een voorstel neergelegd voor aanvullend benodigd budget met betrekking tot geheel 2026. Ja, dit betreft de inhuur van een projectleider.De inhuur is opgenomen in het investeringskrediet, maar bij het opstellen van de 2e Firap 2025 was dit nog niet duidelijk.

Bij de 1e Firap 2026 zullen de opgenomen kosten 2026 en 2027 worden gecorrigeerd.

PvdA

Auditcommissie – 2e FIRAP Castricum

PvdA

Auditcommissie – 2e FIRAP Castricum

Cunera en wordt er feitelijk een voorschot op dat krediet gevraagd? Zo nee, waar wordt dit geld dan voor gebruikt/van betaald? Graag onderbouwing. Bij de investeringen staat het Ponthuisje in Akersloot genoemd, welke €70.000 minder zou kosten of is dit een uitgestelde investering tot 2026? 1. Als het Ponthuisje minder kost, waarom valt het bedrag dan niet terug in de algemene reserve? En als het een uitgestelde investering is waar wordt het Ponthuisje dan van betaald als dit bedrag doorgeschoven wordt naar een krediet voor de 'wegvervanging riool bij Limmen'? 2. Waarom wordt er voor de 'wegvervanging riool Limmen' niet op de reguliere manier bij de Raad om krediet gevraagd? Waarom wordt de Raad hierbij 'buiten spel gezet'? Bij de Investeringen staat genoemd dat het project Kerkplein €200.000 voordeliger uitvalt en dat dit bedrag toegevoegd wordt aan het tekort van het project Strandplateau. 1. Waarom valt de €200.000 niet terug naar de algemene reserve? 2. Waarom wordt de Raad niet om een extra krediet gevraagd voor het Strandplateau, net zoals gebeurd is bij de Rijksstraatweg, die duurder werd dan gepland?

Pagina 4 van 5

Het Ponthuisje wordt, zoals eerder opgenomen in de 2e financiële rapportage, in 2025 gerealiseerd. De lagere raming die daaruit volgt, leidt tot een onderschrijding van het toegekende investeringsbudget. Dit betreft dus geen uitgestelde investering. Binnen de financiële rapportage is toegelicht dat deze onderschrijding wordt voorgesteld om in te zetten ter dekking van hogere kosten binnen het project voor de weg- en rioolvervanging in Limmen. Dit project kent extra werkzaamheden die ten tijde van de oorspronkelijke raming niet volledig waren voorzien. Het college vindt het belangrijk hierover transparant te zijn. Daarom is deze herschikking opgenomen in de FIRAP, zodat de raad volledig inzicht heeft in de budgetmutaties.

In de 2e financiële rapportage is opgenomen dat het project Kerkplein lager uitvalt dan het verleende krediet. Deze onderschrijding komt daarmee vrij binnen het investeringsprogramma. Zoals toegelicht in de rapportage is ervoor gekozen om voor te stellen een deel van deze middelen in te zetten bij het project Strandplateau, waar hogere kosten zijn ontstaan. Dit maakt het mogelijk dit project binnen de bestaande financiële ruimte uit te voeren. Het terugstorten in de algemene reserve is niet noodzakelijk wanneer er binnen het investeringsprogramma andere projecten zijn die deze middelen doelmatig kunnen benutten. Dit is een gebruikelijke werkwijze om lopende investeringen binnen de afgesproken kaders voort te zetten. De situatie bij het project Rijksstraatweg is van andere aard:

daar waren geen beschikbare middelen binnen het programma beschikbaar, waardoor een aanvullend krediet aan de raad is voorgelegd. Deze oplossing voor Kerkplein/strandplateau blijft dus binnen de reguliere financiële kaders en wordt volledig inzichtelijk gemaakt via de financiële rapportage.

Pagina 5 van 5