Bijlage bij beantwoording technische vraag Cocensus

Beantwoording vraag gemeente Castricum De accountant signaleert een rechtmatigheidsfout van € 783.000 bij het project 'Datagedreven Werken' door het niet volgen van de Europese aanbestedingsregels. Welke concrete, structurele maatregelen zijn in de begroting 2027 opgenomen om te voorkomen dat dit zich herhaalt? Is er een nieuwe inkoopprocedure of een ethisch kader voor inkoop ingevoerd? Antwoord Cocensus Cocensus was zich bewust van het feit dat de uitgaven de drempelbedragen voor Europese aanbesteding zouden kunnen overschrijden, heeft dit gecommuniceerd met de accountant, echter in het innovatie-ontwikkeltraject was er geen zicht op de mogelijke effecten en bijbehorende bedragen. Wel is er tussentijds gerapporteerd en gepresenteerd over de stand van zaken. In 2026 is nog steeds een effect te verwachten want de technieken ontwikkelen zich snel en er zijn ook resultaten te verwachten bij het waarderen van niet-woningen. Dit is een bijzonder project, heeft iets van pionieren in zich, maar wel met bewuste keuzes en uitgangspunten én met een bedrijfsmatige inslag. Voor de bedrijfsvoering wordt altijd het Inkoopbeleid en de aanbestedingsregels gevolgd en via de Spend-analyse over de voortgang gerapporteerd. In dat kader hoeven er geen specifieke maatregelen getroffen te worden. Meer uitgebreid is op de volgende pagina een weergave gegeven van hoe het proces in 2025 is verlopen.

De GR Cocensus heeft een bestuurlijk vastgesteld inkoopbeleid, waarin opgenomen de wettelijke voorwaarden voor aanbesteding, inclusief Europese aanbesteding. In de bestuursrapportages die worden besproken met de ambtelijke regiefunctionarissen is standaard de zogenaamde Spend-analyse opgenomen, waarin wordt gerapporteerd over de in dat jaar gedane uitgaven per leveranciers teneinde te anticiperen op eventuele overschrijdingen van drempelbedragen, zoals die zijn opgenomen in het Inkoopbeleid. Deze Spend-analyse wordt ook toegelicht. Dat is ook in 2025 gebeurd voor de uitgaven voor het datagedreven werken. Er waren een aantal aanleidingen om innovaties te onderzoeken: - In algemene zin de zich in een razendsnel tempo ontwikkelende technische mogelijkheden - Schaarste op de arbeidsmarkt, met name als het gaat om WOZ-medewerkers - De vraag van deelnemende gemeenten om besparingen aan te dragen (voortvloeiend uit zienswijzen met het op het (uitgestelde) ravijnjaar) Het Dagelijks Bestuur heeft zich daarbij uitgesproken voor het onderzoeken en toepassen van innovaties. Vervolgens heeft Cocensus begin 2025 een (kleine) opdracht verstrekt om te kijken welke kansen er lagen voor innovaties in de WOZ. Dat heeft geleid tot een zestal projecten.

In februari 2025 heeft een gesprek met de accountant plaatsgevonden waarin is meegedeeld dat er met een specifieke partij de mogelijkheden verder zouden worden onderzocht en uitgewerkt en dat in dat kader aanbesteden niet mogelijk was. Voor dit ontwikkel traject was het niet goed mogelijk om een programma van eisen te definiëren. De specifieke partij ValueMetrics waardeerde al het bezit van de woningbouwcorporaties en had naast kennis op het gebied van Robotisering, AI (Artificial Intelligence) en LLM (Large Language Models) ook veel kennis van de WOZ. Door die verbondenheid met de WOZ is deze leverancier uniek in Nederland. Er zijn wel eerder partijen geweest die op basis van AI WOZ-waardes kunnen genereren, echter de betrouwbaarheid was met 85% te laag en daarnaast ging het alleen om eindwaarden, terwijl je voor bijvoorbeeld het taxatieverslag deze waarde op diverse aspecten moet kunnen onderbouwen. Er is contact gezocht met de Waarderingskamer (de toezichthouder op de uitvoering van de wet WOZ) en daar is bevestigd dat de aanpak van leverancier ValueMetrics uniek was en (misschien nog wel verdergaande dan nu toegepast) kansen bood voor zowel besparingen als kwaliteitsverbetering voor de uitvoering van de wet WOZ. Vanuit het contact via Cocensus met de Waarderingskamer is ValueMetrics zelfs in contact gebracht met het Kadaster om een bestaand project over te nemen.

De projecten, die zich richten op de waardering van woningen, zijn onderzocht binnen de vakafdeling, verder uitgewerkt en voor elk project is een businesscase ontwikkeld, waarin opgenomen de kosten en de mogelijke besparingen op termijn. De kosten zijn ingerekend, en de besparingen in de komende jaren zijn verwerkt in het meerjarenperspectief. De voortgang is vervolgens gepresenteerd aan het Dagelijks Bestuur. Belangrijk is om daarbij ook een aantal uitgangspunten te benoemen die in de vergadering van het Dagelijks Bestuur zijn vastgesteld en die zijn meegenomen als basis voor de Kadernota en de begroting en meerjarenbegroting. 1. Expertise taxateur is leidend, zowel vooraf (ontwikkeling) als achteraf (fiattering) 2. Afgestemd met de Waarderingskamer 3. Afgestemd met gemeentelijk AI-beleid 4. Business Cases onderbouwd 5. Het moet bijdragen aan kwaliteitsverbetering en efficiency 6. De resultaten moeten automatisch kunnen worden ingelezen in de belastingapplicatie In maart 2026 zijn de resultaten van Cocensus gepresenteerd op de VNGbelastingconferentie, wat inmiddels al heeft geleid tot een drietal werkbezoeken van geïnteresseerde samenwerkingsorganisaties. Vanuit de vakdiscipline van de accountant is de onrechtmatigheid geconstateerd gelet op de uitgaven die zijn gedaan in de richting van één leverancier.

Deze constatering heeft een goedkeurende verklaring niet in de weg gestaan. Vanuit de visie van Cocensus is er samen met een leverancier een ontwikkeling in gang gezet die de organisatie voorbereid op de toekomst, waarbij alle uitgaven zijn ingerekend binnen de exploitatie van Cocensus en die niet hebben geleid tot een aanpassing van de gemeentelijke bijdragen, maar juist op termijn leiden tot kostenbesparingen en kwaliteitsverbetering. Er is hierbij een mogelijkheid om een presentatie te verzorgen voor de commissie van de gemeente Castricum (een dergelijke presentatie wordt aan alle gemeenten aangeboden en is inmiddels al ingepland voor de gemeente Haarlem).